Националният процент на задържане през втората есен е 69,5%, което означава, че приблизително 3 от 10 студенти не се връщат в институцията, в която са започнали. В общинските колежи почти половината от студентите на непълно работно време не успяват да продължат в втората си година. Съществуват системи за ранно предупреждение, но повечето институции все още разчитат на ръчни препратки и изолирани данни.
AI агент, вграден в платформа за управление на проекти, може да автоматизира идентифицирането на рискове, възлагането на интервенции, анализите на задържането и работните процеси за наставничество за успех.
По-долу е готов за копиране подсказък за AI агент, който можете да поставите в ClickUp, за да създадете пълноценно работно пространство за наблюдение на успеха на учениците за минути. Но преди да го използвате, е полезно да разгледате оперативните проблеми, които този вид система е предназначена да реши. За повечето екипи, занимаващи се с успеха на учениците, проблемът не е, че сигналите за риск не са налични. Проблемът е, че тези сигнали рядко се превръщат в бързи, координирани действия от страна на хората, отговорни за подпомагането на учениците да останат на правилния път.
Кой трябва да използва тази конфигурация за наблюдение на успеха на учениците
Тази конфигурация е предназначена за екипи за успех на студентите, служби за задържане, ръководители на консултантски услуги, треньори за успех, координатори на частни уроци и администратори за подкрепа на студентите, отговорни за идентифициране на риска, възлагане на интервенции и проследяване на изпълнението в различни отдели за подкрепа. Тя е особено полезна за институции, които вече използват платформа за предупреждения или инструмент за анализ, но все още разчитат на ръчна координация, за да прехвърлят студентите от категорията „маркирани“ към „подкрепени“.
Проблемът: Опитвате се да откриете 5 000 рискови ученици с помощта на електронна таблица и с надеждата, че ще се получи
Ако работите в областта на успеха на студентите, знаете какво е заложено на карта. Всеки студент, който отпада, представлява човешка и финансова загуба. Учебното заведение губи приходи от такси за обучение, студентът губи време и пари, а показателите за задържане, които акредитационните органи внимателно следят, понасят поредния удар. Въпросът никога не е бил дали ранната интервенция работи. Въпросът е дали вашият екип може да идентифицира и достигне достатъчно студенти достатъчно бързо.
Данните говорят сами за себе си: 39% от студентите , които за първи път се записват в редовна бакалавърска програма , не завършват образованието си в рамките на осем години. Разликите в задържането по расов признак остават големи, като задържането на испано-американски, афроамерикански и индиански студенти е съответно 63,6%, 56,6% и 52,8%, в сравнение с националната средна стойност от 68,2 %. Това не са просто цифри. Те представляват хиляди студенти, които се нуждаеха от помощ, но вашата институция или не можа да ги идентифицира, или не можа да ги достигне навреме.
Повечето системи за ранно предупреждение генерират сигнали. Малко от тях обаче управляват какво се случва след това. Член на преподавателския състав подава сигнал, но кой възлага интервенцията? Кой прави проследяване след 48 часа? Кой ескалира случая, когато студентът не отговори? Разликата между „сигнализиран“ и „помогнат“ е мястото, където студентите се провалят.
Как Университетът в Маями реши този проблем: Центърът за кариерно ориентиране и успех на Университета в Маями използва ClickUp, за да проследява и ангажира 19 107 студенти с успеваемост от 98%, като замени разпокъсаните инструменти с централизирана система за наблюдение на взаимодействията и резултатите на студентите.
Майкъл Търнър, заместник-директор
Благодарение на ClickUp успях да поддържам организация и да имам няколко изключително успешни години въпреки глобалната пандемия.
Това е възможността, която се предлага тук. Не става въпрос за замяна на вашите инструменти за предупреждения, а за създаване на един видим оперативен слой около работата, която се извършва, след като даден студент бъде маркиран. Най-бързият начин да тествате този модел е да създадете работеща конфигурация за мониторинг на успеха на студентите във вашата платформа за управление на проекти.
Искате ли да тествате подобен модел във вашата собствена дейност за успех на студентите? Започнете с указанията по-долу и ги адаптирайте към вашите рискови групи, модел на персонала и работни процеси за интервенция.
Как Университетът в Маями реши този проблем: Центърът за кариерно ориентиране и успех на Университета в Маями използва ClickUp, за да проследява и ангажира 19 107 студенти с успеваемост от 98%, като замени разпокъсаните инструменти с централизирана система за наблюдение на взаимодействията и резултатите на студентите.
Майкъл Търнър, заместник-директор
Благодарение на ClickUp успях да поддържам организация и да имам няколко изключително успешни години въпреки глобалната пандемия.
Благодарение на ClickUp успях да поддържам организация и да имам няколко изключително успешни години въпреки глобалната пандемия.
Това е възможността, която се предлага тук. Не става въпрос за замяна на вашите инструменти за предупреждения, а за създаване на един видим оперативен слой около работата, която се извършва, след като даден студент бъде маркиран. Най-бързият начин да тествате този модел е да създадете работеща конфигурация за мониторинг на успеха на студентите във вашата платформа за управление на проекти.
Искате ли да тествате подобен модел във вашата собствена дейност за успех на студентите? Започнете с указанията по-долу и ги адаптирайте към вашите рискови групи, модел на персонала и работни процеси за интервенция.
Това е възможността, която се предлага тук. Не става въпрос за замяна на вашите инструменти за предупреждения, а за създаване на един видим оперативен слой около работата, която се извършва, след като даден студент бъде маркиран. Най-бързият начин да тествате този модел е да създадете работеща конфигурация за мониторинг на успеха на студентите във вашата платформа за управление на проекти.
Искате ли да тествате подобен модел във вашата собствена дейност за успех на студентите? Започнете с указанията по-долу и ги адаптирайте към вашите рискови групи, модел на персонала и работни процеси за интервенция.
Искате ли да тествате подобен модел във вашата собствена дейност за успех на студентите? Започнете с указанията по-долу и ги адаптирайте към вашите рискови групи, модел на персонала и работни процеси за интервенция.
Задачата: Създайте своя работна среда за наблюдение на успеха на студентите с изкуствен интелект
Копирайте този текст, поставете го в ClickUp Brain, за да създадете свой собствен ClickUp Super Agent, попълнете данните за вашата институция и ще получите цялостно работно пространство за успеха на студентите с ранни предупреждения, проследяване на интервенциите, анализи на задържането и работни процеси за наставничество за успех.
Резултатът трябва да ви даде солиден първоначален проект на вашата оперативна структура, включващ правила за насочване, графици за последващи действия, видимост на рисковете и работни процеси за обработка на случаите. След това вашият екип може да го персонализира, за да съответства на вашата студентска популация, модел на интервенция и приоритети за задържане.
Резултатът трябва да ви даде солиден първоначален проект на вашата оперативна структура, включващ правила за насочване, графици за последващи действия, видимост на рисковете и работни процеси за обработка на случаите. След това вашият екип може да го персонализира, за да съответства на вашата студентска популация, модел на интервенция и приоритети за задържане.
Подсказка:
→ Готови ли сте да създадете своя първи Super Agent?
Отворете ClickUp Brain и поставете горния текст, за да създадете персонализиран Super Agent за вашето работно пространство.
След като бъде създаден вашият план за агентите, следващата стъпка е да го превърнете в практична работна среда, която екипът ви за успех на студентите може да използва всеки ден.
Как да го настроите в ClickUp (4 стъпки)
Преди да настроите вашето пространство, съберете информацията, която вашият екип вече използва за идентифициране и подкрепа на учениците в риск. Това обикновено включва категории на предупреждения, видове интервенции, текущи правила за ескалация, индикатори за риск, структури на натовареността и нужди от отчети за кохорти. Започването с чисти входни данни прави вашите автоматизации, табла и работни процеси за интервенция много по-полезни.
- Създайте структурата на работното си пространство Настройте специално пространство, наречено „Успех на студентите“. Добавете четири папки, за да организирате работата през целия цикъл на успеха на студентите: „Ранни предупреждения и случаи“ за постъпващи предупреждения, активни случаи, разрешени случаи и препратки при кризи, „Интервенции и подкрепа“ за координация на частни уроци, допълнително обучение, наставничество за успех и менторство от състуденти, „Анализ на задържането“ за проследяване на кохорти, наблюдение на неравенствата, анализ на прогнозни показатели и сравнения между семестри, както и „Напредък по специалността“ за наблюдение на пробационния период, проследяване на проверката на специалността, проверки в средата на семестъра и подкрепа за подготовка за дипломиране.
- Конфигурирайте персонализирани полета за всяка задача на студент Добавете персонализирани полета към шаблоните за задачи за успеха на студентите, така че всеки случай да включва ключовите данни, от които екипът ви се нуждае, за да идентифицира риска, насочи подкрепата и следи за изпълнението. Включете полета за оценка на риска, ниво на риска, източник на предупреждението, назначен ментор, тип интервенция, дни от последния контакт, статус на първо поколение и право на стипендия „Pell“. Тази последователна структура прави таблата, автоматизацията и управлението на случаите много по-надеждни.
- Поставете подсказката в ClickUp Brain Отворете ClickUp Brain в новото си пространство и поставете подсказката отгоре. Попълнете променливите, включително името на институцията, броя на студентите, процента на задържане, процента на завършилите, текущите инструменти, броя на персонала и групите в риск. Използвайте генерирания резултат, за да създадете първи проект на вашите правила за маршрутизиране на предупреждения, работни процеси за интервенция, табла за задържане и структура на натоварването с случаи за наставничество, след което го усъвършенствайте за вашия модел за успех на студентите.
- Настройте автоматизации за текущо управление Създайте автоматизации, за да поддържате работата по успеха на студентите без необходимост от постоянно ръчно проследяване. Използвайте правила, за да насочвате сигналите според типа им, да ескалирате риска, когато се натрупат множество индикатори, да налагате крайни срокове за проследяване, да задействате проверки за интервенция и да сигнализирате за разширяващи се неравенства, преди те да се превърнат в изненади в края на годината.
Създайте специално пространство, наречено „Успех на учениците“. Добавете четири папки, за да организирате работата през целия цикъл на успеха на учениците: „Ранни предупреждения и случаи“ за постъпващи предупреждения, активни случаи, разрешени случаи и препратки при кризи, „Интервенции и подкрепа“ за координация на частни уроци, допълнително обучение, наставничество за успех и менторство от връстници, „Анализ на задържането“ за проследяване на кохорти, наблюдение на неравенствата, анализ на прогнозни показатели и сравнения между семестри, както и „Напредък в обучението“ за наблюдение на пробационния период, проследяване на проверката на дипломите, проверки в средата на семестъра и подкрепа за подготовка за дипломиране.
Добавете персонализирани полета към шаблоните за задачи за успеха на студентите, така че всеки случай да включва ключовите данни, от които екипът ви се нуждае, за да идентифицира риска, насочи подкрепата и проследи изпълнението. Включете полета за оценка на риска, ниво на риска, източник на предупреждението, назначен ментор, тип интервенция, дни от последния контакт, статус на първо поколение и право на Pell. Тази последователна структура прави таблата, автоматизациите и управлението на натовареността много по-надеждни.
Отворете ClickUp Brain във вашето ново пространство и поставете подсказката отгоре. Попълнете вашите променливи, включително името на институцията, броя на студентите, процента на задържане, процента на завършилите, настоящите инструменти, броя на персонала и групите в риск. Използвайте генерирания резултат, за да създадете първи проект на вашите правила за маршрутизиране на сигнали, работни процеси за интервенция, табла за задържане и структура на натовареността на наставниците, след което го усъвършенствайте за вашия модел за успех на студентите.
Създайте автоматизации, за да поддържате работата по успеха на учениците без необходимост от постоянно ръчно проследяване. Използвайте правила за насочване на сигналите според типа им, ескалиране на риска при натрупване на множество индикатори, налагане на крайни срокове за последващи действия, задействане на проверки за интервенция и сигнализиране на разширяващите се неравенства, преди те да се превърнат в изненади в края на годината.
💡 Съвет от професионалистите: Започнете с един работен процес, като например насочване на ранни предупреждения или последващи консултации, преди да внедрите системата в цялостната дейност за успех на студентите. По-малък пилотен проект помага на екипа ви да усъвършенства праговете, правилата за отговорност и времето за интервенция, преди да преминете към мащабиране.
Препоръчителни потребителски полета за задачи по наблюдение на успеха на студентите
Тези полета създават последователен оперативен архив, обхващащ сигнали, интервенции, анализи на задържането, координация на частните уроци и натовареността на менторите.
| Област | Тип | Цел |
|---|---|---|
| Оценка на риска | Брой | Комбиниран резултат, базиран на академични, ангажираност и финансови показатели |
| Ниво на риск | Падащо меню | На прав път, Наблюдение, В риск, Висок риск |
| Източник на предупреждение | Падащо меню | Доклад на преподавателския състав, активност в LMS, оценка в средата на семестъра, посещаемост, финансово задържане, насочване към частни уроци, насочване към консултиране, инцидент, свързан с настаняването |
| Назначен ментор | Хора | Служител, отговорен за проследяване на интервенциите |
| Вид интервенция | Падащо меню | Коучинг за успех, консултиране, частни уроци, консултиране за финансова помощ, психологическо консултиране, менторство от връстници, семинари, подкрепа за храна или жилище |
| Дни от последния контакт | Брой | Време, изминало от последния успешен контакт или среща |
| Статус на първото поколение | Падащо меню | Първо поколение, Не е първо поколение, Неизвестно |
| Отговарящи на критериите за Pell | Падащо меню | Да, Не, Не знам |
| Статус на ангажираност | Падащо меню | Не е започнато, Изпратено съобщение, Установен контакт, Активна интервенция, Наблюдение, Завършено |
| Тип кохорта | Падащо меню | Първа година, продължаващи, прехвърлени, непълно работно време, изпитателен срок, други |
| Етикет на групата за равнопоставеност | Етикети | Pell, Първо поколение, Студент-спортен състезател, Прехвърлен, Живеещ в общежитие, Пътуващ, Други |
| Следваща дата за проследяване | Дата | Необходим следващ контакт или контролна точка |
📘 Прочетете също: Разгледайте всички типове потребителски полета, за да решите кои полета са най-подходящи за вашия работен процес по отпускане на стипендии.
Основни примери за автоматизация при мониторинг на успеха на студентите
След като настроите персонализираните си полета, създайте автоматизации, които поддържат сигналите, интервенциите, последващите действия и анализите без необходимост от повтарящи се ръчни действия.
| Кога… | След това… |
|---|---|
| Подадена е сигнал за загриженост от страна на преподавател или сигнал за липса на активност в LMS | Препратете го към съответния член на персонала въз основа на типа на предупреждението и групата ученици |
| Един ученик получава няколко сигнали в рамките на 7 дни | Обединете ги в един случай и увеличете приоритета на прегледа на риска |
| Оценката за риск преминава в категорията „Висок риск“ | Задействайте работния процес за интензивна интервенция и възложете задача за контакт в рамките на 24 часа |
| Изтича крайният срок за последващи действия, без да е регистриран контакт | Създайте задача за ескалация и уведомете супервайзора |
| Ученик пропуска среща за частни уроци или коучинг | Създайте задача за повторно ангажиране и регистрирайте пропуснатия контакт |
| Разликата в равенството надвишава прага за наблюдение | Маркирайте изгледа на кохортата и уведомете отговорника за задържането за преглед |
📘 Прочетете също: Научете как работят потребителските полета в автоматизациите
Какво обхваща агентът през целия цикъл на успеха на студентите
AI агентът за успеха на студентите не е модел за прогнозна аналитика. Това е система, която работи във вашето работно пространство за управление на проекти и управлява оперативния работен процес между идентифицирането на студентите в риск и реалното им подпомагане. Аналитиката ви показва кой се нуждае от помощ. Агентът се грижи помощта действително да бъде оказана.
| Етап от жизнения цикъл | Какво прави агентът | Какво замества |
|---|---|---|
| Ранни предупреждения | Насочва сигналите, консолидира повтарящите се сигнали и определя подходящия отговорник за последващи действия | Системи само за сигнализиране и ръчно сортиране на сигналите |
| Мониторинг на риска | Проследява показателите за академични резултати, ангажираност и финансови рискове и актуализира приоритетите за интервенция | Отделни таблици и непоследователни процедури за преглед |
| Работни процеси за интервенция | Назначава действия за подкрепа, проследява сроковете за последващи действия и ескалира случаите на липса на отговор | Системи за предупреждение, които спират до идентифицирането и никога не управляват последващите действия |
| Анализ на задържането | Наблюдава постоянството, тенденциите в кохортите и разликите между подгрупите през различните семестри | Еднократни отчети за задържането, изготвени след като вече е нанесена щетата |
| Координация на частните уроци и подкрепата за учене | Проследява препратките, сесиите, персонала и използването на подкрепата във връзка с резултатите на учениците | Отделни регистри за частни уроци и изолирани отчети за академична подкрепа |
| Коучинг за успех | Управлява натовареността, графиците за контакти, бележките, препратките и напредъка сред учениците | Локални бележници, напомняния в календара и ръчни прегледи на натовареността |
Искате ли да видите как работят Super Agents в реална ClickUp среда? Гледайте видеото по-долу, за да видите как генерираните от изкуствен интелект работни процеси, задачи и автоматизации се съчетават на практика.
Вариации за различни видове институции
Посоченото по-горе съобщение работи във всички висши учебни заведения, които използват ClickUp. Адаптирайте съобщението за вашето учебно заведение:
| Вид институция | Ключови промени |
|---|---|
| Изследователски университет R1 | Използвайте пълния текст на подсказката такъв, какъвто е. Добавете по-големи групи студенти, по-специализирани екипи за интервенция и по-силна сегментация между колежите и групите студенти. |
| Университет R2 | Запазете цялостната структура, но опростете маршрутизацията на екипите там, където персоналът е по-малко. Наблегнете на задържането, наставничеството и координацията между отделите за консултиране и подкрепа. |
| Колеж по хуманитарни науки | Насочете се към интервенции с висока степен на ангажираност, по-малък брой случаи и строго проследяване за студенти от първи курс и такива, които тепърва проучват възможностите си. |
| Общински колеж | Наблегнете на постоянството на студентите, които учат в непълно работно време, динамиката на прехвърлянията, насочването към услуги за задоволяване на основни нужди и гъвкавите мерки за подкрепа на студентите, които пътуват ежедневно. |
| Професионално училище | Фокусирайте се върху посещаемостта, напредъка по кохорти, академичната подкрепа, свързана с лицензирането, и краткосрочните интервенции за студентите, свързани с завършването. |
Извършвайте мониторинг на успеха на учениците на едно място
Мониторингът на успеха на студентите се проваля, когато предупрежденията, интервенциите, таблата за задържане, препратките за частни уроци и бележките за наставничество се намират в отделни системи без обща оперативна визия. С ClickUp Brain, Custom Fields и Automations вашата институция може да превърне операциите, свързани с успеха на студентите, в една повтаряема система, която поддържа по-бърза интервенция, по-ясна отговорност, по-силно проследяване и по-добра видимост на риска от отпадане.
Целта не е да замените платформата си за предупреждения или инструментите за анализ. Целта е да се намали координационната работа около тях, да се подобри видимостта на това, което се случва, след като даден студент бъде маркиран, и да се помогне на екипа ви да премине от идентифициране на риска към действителното му разрешаване. Започнете с горното указание, адаптирайте го към вашата студентска популация и модел на персонала и създайте конфигурация, която екипът ви може действително да използва всеки семестър.
Започнете безплатно с ClickUp.
Често задавани въпроси
Може ли изкуственият интелект да замести нашата система за ранно предупреждение като Starfish или EAB Navigate?
AI агентите не заменят вашата платформа за ранни предупреждения. Те я допълват, като управляват това, което се случва след задействането на предупреждението. Starfish и Navigate генерират сигнали. AI агентът гарантира, че тези сигнали се превръщат в интервенции с крайни срокове за последващи действия, пътища за ескалация и проследяване на резултатите. Повечето случаи на неуспех при задържането на студентите се случват не защото рисковите студенти не са били идентифицирани, а защото работният процес за интервенция е претърпял срив.
Как това отговаря на изискванията на FERPA за данните на учениците?
ClickUp притежава сертификати SOC 2, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 и ISO 42001 и поддържа SSO, разрешения на базата на роли и криптиране на данните в покой и при пренос. Разрешенията на ниво студент гарантират, че наставниците виждат само възложените им случаи. Преподавателите виждат само формулярите за подаване на сигнали, а не резултатите от случаите. Няма данни, които се използват за обучение на модели на изкуствен интелект. Пълни подробности на страницата за сигурност.
Как проследявате неравенствата, без да засилвате предразсъдъците?
Системата за оценка на риска използва наблюдаеми академични и поведенчески показатели (средна оценка, посещаемост, активност в LMS), а не демографски характеристики, като основни рискови фактори. Демографските данни се използват за разбивка на отчетите след факта, а не за първоначално определяне на риска. Този подход идентифицира неравенствата в резултатите, без да използва защитени характеристики за маркиране на отделни студенти.
А ако вече използваме собствена система за ранно предупреждение?
Много институции са изградили вътрешни системи, които обработват първоначалното предупреждение. Работното пространство на AI агента се намира над тях, като управлява оперативния работен процес: кой какво прави, до кога и какво се случва, ако не го направи. Това е нивото на управление на проектите за успеха на студентите, а не заместител на вашия източник на предупреждения.
Колко ментори за успех са ни необходими, за да постигнем това?
Системата работи с екип от всякакъв размер. Колкото повече наставници имате, толкова по-малко случаи се падат на всеки и толкова по-бързо е времето за реакция. Когато наставниците са по-малко, автоматизацията поема по-голяма част от сортирането и проследяването, така че наставниците да се фокусират само върху взаимодействията с най-висок приоритет. Типичната цел е 150–300 студенти на наставник за проактивно наставничество за успех, макар че автоматизираните работни процеси могат значително да разширят ефективния обхват.