Финансовата прозрачност е от решаващо значение при управлението на бюджетите на отделите и проектите в рамките на разходите на компанията. От маркетингови кампании до софтуер, пътувания и др., разходите бързо се натрупват. Без последователен надзор става трудно да се обоснове стойността.
Оптимизираната система за проследяване на разходите е от съществено значение за ясната финансова отчетност. Персонализираната документация осигурява подробна информация за разпределението на средствата по проекти, отдели и екипи. По-точните прогнози и доказателствата за възвръщаемостта на инвестициите стават възможни за големи и малки инициативи. 🏆
Чрез стъпка по стъпка инструкции ще научите как да създавате отчети за управление на разходите в Excel. Използвайте това ръководство като отправна точка за дискусии относно оптимизирането на прилагането на политиката за разходите във вашата компания!
И така, какво точно е отчет за бизнес разходи? Нека разгледаме някои ключови характеристики на отчетите за разходи с голямо въздействие.
- ⏰ 60-секундно резюме
- Какво е отчет за бизнес разходи?
- Как да създадете отчет за бизнес разходи в Excel Стъпка 1: Изтеглете нашия безплатен шаблон за проследяване на разходи Стъпка 2: Настройте информацията в заглавната част Стъпка 3: Настройте категориите разходи Стъпка 4: Попълнете шаблона с позиции Стъпка 5: Общо разходи по категория Стъпка 6: Добавете разписки и съответните изходни документи
- Стъпка 1: Изтеглете нашия безплатен шаблон за проследяване на разходи
- Стъпка 2: Настройте информацията в заглавната част
- Стъпка 3: Настройте категориите разходи
- Стъпка 4: Попълнете шаблона с отделни позиции
- Стъпка 5: Общи разходи по категории
- Стъпка 6: Добавете разписки и съответните изходни документи
- Шаблони за отчети за разходи 1. Шаблон за бизнес разходи и отчети в ClickUp 2. Шаблон за отчет за разходите на малкия бизнес в ClickUp 3. Шаблон за отчет за разходи в ClickUp
- 1. ClickUp Шаблон за бизнес разходи и отчети
- 2. Шаблон за отчет за разходите на малкия бизнес в ClickUp
- 3. Шаблон за отчет за разходи в ClickUp
- Допълнително обучение за Excel Управление и проследяване на времето Визуализация на данни и табла Управление на проекти Организация
- Управление и проследяване на времето
- Визуализация на данни и табла
- Управление на проекти
- Организация
- Проследявайте разходите с ClickUp
- Стъпка 1: Изтеглете нашия безплатен шаблон за проследяване на разходи
- Стъпка 2: Настройте информацията в заглавната част
- Стъпка 3: Настройте категориите разходи
- Стъпка 4: Попълнете шаблона с отделни позиции
- Стъпка 5: Общи разходи по категории
- Стъпка 6: Добавете разписки и съответните изходни документи
⏰ 60-секундно резюме
- Финансовата прозрачност е от решаващо значение за управлението на бюджетите и обосноваването на разходите, а оптимизираното проследяване на разходите предоставя информация за моделите на разходите, което позволява по-добро прогнозиране и демонстриране на възвръщаемостта на инвестициите.
- Отчетът за бизнес разходи проследява разходите на компанията за различни позиции, включително подробности като дата, описание, доставчик, сума и категория, а Excel може да се използва за организиране и изчисляване на общите суми по отдели, проекти или лица.
- Въпреки че Excel се използва широко, той има ограничения по отношение на управлението на разходите, особено при прикачването на разписки и други изходни документи, а също така може да създава предизвикателства при сътрудничеството и контрола на версиите.
- ClickUp се представя като по-надеждна алтернатива на Excel, предлагаща персонализирани шаблони, автоматизирани работни процеси, подобрени функции за сътрудничество и интеграции с други инструменти за оптимизиране на управлението на разходите.
- Платформата предлага различни шаблони за отчети за разходи, пригодени за различни бизнес нужди, като предлага предимства като персонализирани изгледи, подобрено сътрудничество, безпроблемна интеграция с други инструменти и подобрени възможности за отчитане.
Какво е отчет за бизнес разходи?
Отчетът за бизнес разходите е документ, който проследява разходите на компанията за продукти, услуги, заплати и други разходи. Документът съдържа редове и колони, в които се записват датата, описанието, доставчикът, сумата, категорията и други подробности за изброените разходи.
Разделите в Excel в електронната таблица се използват за разделяне на разходите по отдели, проекти, лица или други типове. Формулите изчисляват общите разходи по седмици, месеци, тримесечия или всеки друг зададен период.
С проследяването на разходите мениджърите могат да отговорят на важни въпроси, засягащи работата по проектите и разпределението на ресурсите: Съответстват ли бюджетите на проектите на действителните разходи? Разходите отразявани ли са в правилните кодове на главната книга? Кои разходи нарастват бързо?
Предимствата на използването на Excel за организиране на разходни листове включват:
- Проследяване на бюджета на отдела: Прегледайте тримесечните или годишните разходи в сравнение с отпуснатия бюджет.
- Точност на прогнозите: Открийте тенденциите в разходите от миналото, за да предвидите бъдещите разходи на компанията.
- Организация: Поддържайте единен, стандартизиран шаблон и система за отчети за разходи, за да улесните проверката на разписки и фактури.
Надяваме се да постигнете добро ниво на организирани данни, за да не бъдете изненадани от промени в бюджета в последния момент и да имате най-точна финансова картина. Това ни води до основното събитие: Настройка на управлението на разходите!
Как да създадете отчет за бизнес разходи в Excel
Преди да започнем, нека разгледаме основните необходими компоненти:
- Всяка версия на Excel: Ще използваме универсалната функционалност на електронните таблици.
- Разходни бележки и документация: Всички записи на транзакции за въвеждане (Защо да не започнете с следващия си отчет за разходите?)
- Категории разходи: Определете списък с видове разходи, които са свързани с вашата дейност.
След като събрахме най-важните елементи, разполагаме с всички необходими съставки, за да персонализираме шаблон за отчет за разходи в Excel. Да преминем направо към стъпка по стъпка ръководството!
Стъпка 1: Изтеглете нашия безплатен шаблон за проследяване на разходи
Вместо да създавате от нулата инструмент за проследяване на разходите, използвайте нашия безплатен шаблон за отчет за разходи в Excel като начало. Той вече съдържа стандартните полета за проследяване на дати/доставчици/суми и предварително създадени формули за автоматично сумиране по категории. Заместете примерните данни с вашите бизнес разходи, като запазите вградените формули. 🧪
Просто отворете файла за изтегляне и следвайте стъпките по-долу!
Стъпка 2: Настройте информацията в заглавната част
В горната част въведете ключови данни за идентифициране на отчета:
- Подготвено за: Добавете името на служителя или отдела, който е направил разходите.
- Изпратено от: Посочете кой е подготвил/допринесъл за информацията за разходите и електронната таблица.
- Цел: Кратко обяснете причината за отчета (седмична среща за бюджета, искане на мениджъра, общи операции на отдела).
- Период на разходите: Въведете началната и крайната дата (ден, месец и 4-цифрена година), обхващащи диапазона от дати за всички документирани транзакции.
📮ClickUp Insight: 92% от работниците използват непоследователни методи за проследяване на задачите, което води до пропуснати решения и забавено изпълнение.
Независимо дали изпращате бележки за проследяване или използвате електронни таблици, процесът често е разпръснат и неефективен. Решението за управление на задачите на ClickUp осигурява безпроблемно преобразуване на разговорите в задачи, така че екипът ви да може да действа бързо и да остане съгласуван.
Стъпка 3: Настройте категориите разходи
Падащите списъци в шаблона на таблицата за разходи не са включени, за да прикрият, как да го кажем, „голата“ естетика на Excel.
Той служи за много необходимата цел на ясна категоризация и последователност във всички транзакции в цялата компания.
Това важи и за въвеждането на данни. Падащите менюта са надеждна гаранция за безгрешна обработка на данни и оптимизирана анализа. Една грешка в типа разход или кода на разхода може да наруши баланса. ⚖️
Ето как да фиксирате категориите си чрез падащи менюта:
- Кликнете върху елемента Офис консумативи (клетка B18) и ще се появи икона с падащо меню.
- Отидете в менюто с инструменти в горната част, кликнете върху Данни > Проверка на данните, и ще се отвори прозорец.
- Под текстовото поле Източник пренапишете списъка, за да съответства на категориите разходи във вашия бизнес. Разделете всяка категория със запетая. (Препоръчваме да ги подредите по азбучен ред, за да улесните навигацията!)
- Натиснете Приложи , когато приключите, и прегледайте новия си списък, като кликнете върху иконата с падаща стрелка.
- Повторете същия процес за останалите падащи менюта: Доставчик, Разходи Център Код, Начин на плащане и Статус на плащането.
- За да редактирате категориите в бъдеще, добавете или премахнете текст в текстовото поле Източник според нуждите.
Стъпка 4: Попълнете шаблона с отделни позиции
Накрая добавете всеки отделен бизнес разход като отделен ред. Всичко е в детайлите, затова включете колкото се може повече контекст за ясна финансова документация.
- Дата на разхода: Денят, месецът и годината, в които е направен разходът.
- Категория разходи: Категория на разхода (маркетинг, пътувания, професионални хонорари)
- Доставчик: Пълното юридическо име на лицето или компанията, което съответства на W-8 или W-9. (Не затруднявайте счетоводителя си с псевдоними)
- Код на разходен център: Вътрешният разходен център от вашата счетоводна схема, към който е свързана разходната позиция.
- Описание на разходите: Кратко описание, което подробно представя транзакцията.
- Сума: Сума на разходите в долари
- Начин на плащане: Как е платена сумата (кредитната карта, в брой, с чек)
- Статус на плащането: Разходи, които са платени или в очакване на плащане
Ще забележите, че сме добавили общо 7 опции за статус на плащане. Вашите доставчици не познават вашите усърдни финансови приятели толкова добре, колкото вие, така че тези нюансирани етапи на процеса на възстановяване на разходите създават прозрачност в графиците около направените разходи. Допълнителният контекст помага на проектните мениджъри да водят разговори с доставчиците, които очакват плащане. 💬
Малки, но значими възможности за персонализиране превръщат вашата таблица с разходи в инструмент за финансови анализи. Тези документи ще се съхраняват в архивите на вашата компания, така че повече атрибути добавят аналитична стойност.
Стъпка 5: Общи разходи по категории
Маркираните клетки имат предварително създадени формули, които предоставят суми за всяка категория разходи. Това позволява проследяване на разпределението на разходите.
Добра новина: не се изискват математически умения от ваша страна! 🤩
Лошата новина: има един проблем. 👀
В момента се бавим, защото следващата стъпка изисква джедайско ниво на търпение. Дотук имате всички позиции в разходния си отчет. Следващата стъпка е да прикачите разписки и други изходни документи.
💡Съвет от професионалист: Използвайте изкуствен интелект, за да автоматизирате досадните части от отчетите за разходи. Научете как! 👇🏼
Стъпка 6: Добавете разписки и съответните изходни документи
Бихме искали да ви кажем, че този процес е лесен в Excel, но прикачването на файлове бързо става тромаво. Първо, ще трябва да конвертирате всяка разписка в отделен PDF файл, вместо в JPEG. След това ги наименувайте в подходящ формат, който Excel може лесно да съхрани.
За да добавите файлове, се нуждаете от разширените функции Objects и/или Object Linking and Embedding (OLE) на Excel. Изпълнението на това, което би трябвало да бъде основна задача, става досадно. Например, файловете, които не са на Microsoft, имат сложен процес на качване. Функциите в лентата с менюта, които би трябвало да са кликаеми, са неактивни, така че се налага да се правят няколко опита.
Ако вече използвате електронна таблица на Microsoft Excel в интернет, най-добрият и най-ефективен подход би бил да използвате OneDrive на Microsoft. Това би решило няколко проблема, с които екипите вероятно ще се сблъскат при работа с Excel приложения:
- Файловете в уеб-базирано хранилище за файлове ще направят данните достъпни чрез браузър.
- Екипите няма да се налага да инсталират Excel на всичките си устройства, за да работят съвместно с данните.
- Всеки може да работи с данни в Excel, дори и да използва различни версии.
Дори най-напредналите потребители трябва да използват същите стъпки, за да свържат външни файлове.
Но ако искате да сте от „тъмната страна на силата“, продуктивната платформа, която надхвърля обикновения шаблон за отчет за разходи, е мястото, където се сключват стратегическите съюзи и партньорства.
Запознайте се с ClickUp! 👋
Шаблони за отчети за разходи
Въпреки че Excel отдавна е традиционната програма за проследяване на разходите, неговите ограничения по отношение на сътрудничеството, гъвкавостта и функционалността са аргумент за прехвърлянето на важни финансови документи, като отчети за разходи, към специализирани платформи за продуктивност, като ClickUp.
С персонализирани автоматизирани работни процеси за одобрения, редактиране с плъзгане и пускане, разрешения на базата на роли, AI функционалност, формуляри за разходи и визуализации на тенденциите в разходите, вашият бизнес може да взема информирани решения по-бързо. 📊
Избрахме три шаблона за разходи в ClickUp, за да покажем как лесните за употреба инструменти на ClickUp ускоряват възможностите за счетоводна документация в сравнение със статичните Excel таблици, които са затруднени от проблеми с версиите.
Забележка: Няма повече лоши новини оттук!
1. Шаблон за бизнес разходи и отчети в ClickUp
Най-подходящо за: Заместване на трудностите, свързани с спазването на нормативните изисквания, с практически решения
Шаблонът за бизнес разходи и отчети на ClickUp и всички шаблони на ClickUp включват персонализирани изгледи за оптимизиране на конфигурациите за отчети, одобрения, етикети и др.
Ако не сте запознати с изгледите в софтуера за управление на проекти, представете си ги като различни папки или разделители в един шкаф за документи. Всеки изглед групира подбрана информация, но я показва по различен начин, за да отговаря на конкретни критерии въз основа на това, което е най-важно за дадения човек или цел.
Дълбочината на персонализиране на този шаблон отваря вратата за сътрудничество в рамките на екипа в платформата ClickUp. Счетоводството, финансите и другите отдели не трябва да създават допълнителни отчети или да търсят информация по имейл. 📥
Вместо това, ClickUp намалява двойната работа, като улеснява достъпа на всички членове на работната среда до споделената информация на едно място. По-добрият контекст означава продуктивни разговори, когато дойде време да се съгласуват отчетите за разходите.
Ситуации като нарушения на политиките или промени в бюджетите се откриват по-бързо. В резултат на това проектните мениджъри имат по-голяма видимост върху моделите на разходите, възможностите за спестявания и несъответствията.
Съчетайте този шаблон с Шаблон за подготовка на данъчни декларации в ClickUp , за да подобрите подготовката на данъчните декларации с функции за проследяване на времето, етикети, предупреждения за зависимости, имейли и др.!
2. Шаблон за отчет за разходите на малкия бизнес в ClickUp
Най-подходящ за: Управление на задачите по поддържане на реда и плащанията на доставчиците
Опростяването на отчитането е само повърхностната полза от шаблона за отчет за разходите на малкия бизнес в ClickUp. Съгласувайте управлението на проектите и счетоводството под един покрив. Интегрираните графици свързват разходите с резултатите, клиентите и фактурите, за да максимизирате финансовата и оперативната ефективност.
Създаден за собственици на фирми и малки екипи, този шаблон помага за управлението на доставчиците, така че да не се пропускат плащания и регулаторни изисквания. 🔍
Всички ваши инструменти са на разположение в платформата:
- Функции за импортиране и вграждане за Excel, Google Sheets и други работни приложения
- Напомняния за автоматизация на задачите за управление на подновявания и прегледи
- Отчети на таблото за обща информация за разходите до момента
- Потребителски полета за проследяване на данните на доставчиците
С тези функции и стотици други инструменти за сътрудничество и интеграции в ClickUp, малките предприятия могат без усилие да координират вътрешни и външни партньорства.
Съчетайте този шаблон с шаблони за счетоводство , за да следите активите, пасивите и собствения капитал на вашия бизнес!
3. Шаблон за отчет за разходи в ClickUp
Най-подходящо за: Контрол над разходите на компанията
Утвърдените фирми и агенциите, които се грижат за разходите си, трябва да използват шаблона за отчет за разходите на ClickUp, за да получат бързо стратегически финансови данни. Получете цялостна картина и подробен преглед, необходими за оптимизиране на разходите за растеж. ⚡️
Изпробвайте вградените инструменти, за да прогнозирате бъдещите нужди от бюджет и ресурси въз основа на миналите резултати. Интеграциите свързват работата на клиента с разходите, докато инструментите за отчитане и работните потоци спестяват време на проектните мениджъри при проследяването на разходите, отбелязани от счетоводството.
С инструменти за опростяване на контрола върху разходите и изпълнение на необходимите служебни задължения, включително гъвкави полета за организиране на получатели и суми, мениджърите имат възможност да адаптират проследяването на разходите, за да отговарят на техните работни процеси.
Съчетайте този шаблон с Шаблон за формуляр за плащане в ClickUp , за да създадете лесни за използване онлайн формуляри!
Допълнително обучение за Excel
Макар че това ръководство се фокусира върху създаването на собствен отчет за разходи, Excel може да поддържа и други бизнес нужди, когато се използва правилно.
Предвид нещата, които разкрихме, че ClickUp предлага на бизнеса, имаме още ресурси, съвети и шаблони, които да добавите към вашите познания за Excel. Разгледайте тези допълнителни ръководства и най-добри практики за случаите, в които Excel трябва да блесне! ✨
Управление и проследяване на времето
Научете как да създавате календари, времеви разписания, графици и други в Excel, за да планирате деня си и да следите работата си.
Визуализация на данни и табла
Направете данните си в Excel впечатляващи с тези подробни уроци, за да превърнете информацията от вашата електронна таблица в елегантни визуализации!
Управление на проекти
Създавайте диаграми за изразходване, диаграми на Гант, табла Канбан и други в Excel, за да планирате и управлявате работните процеси.
Организация
Подредете информацията за компанията и служителите с организационни инструменти в Excel.
Бонус: Разгледайте шаблоните за отчети за разходи на Microsoft Excel!
Проследявайте разходите с ClickUp
В крайна сметка, ключът е да се гарантира прозрачност, достъпност и точност при отчитането на разходите, така че парите да се движат точно както е предвидено.
Надяваме се, че този наръчник ви е запознал с възможностите за подобряване на работните процеси по управление на разходите. Отчитането на разходите е истинска екипна работа, а екипите, които искат да отговорят на нуждите и предпочитанията за надзор, не трябва да се ограничават с Excel. 🧑💻
Независимо дали ще изберете изпитаните и доказани електронни таблици или по-новите централизирани хъбове, ние казваме: „Защо не и двете?“ Стартирайте безплатно работно пространство в ClickUp или импортирайте електронните си таблици в табличен изглед в ClickUp!