مع 28% من الموظفين الذين يعملون من المنزل لبعض الوقت على الأقل، أصبح العمل عن بُعد جزءًا ثابتًا من الحياة العملية. ومعها تأتي الاجتماعات عبر الإنترنت والتقاطع الغريب بين العمل الرسمي وغير الرسمي، والذي يعاني منه الكثيرون.

واليوم، أصبحت الاجتماعات الافتراضية شائعة ومقبولة كما كان العمل من المكتب خمسة أيام في الأسبوع قبل عقد من الزمن.

ولكن مع هذا النوع من التواصل تأتي الحاجة إلى مدونة سلوك افتراضية. كيف تضمن أن يشعر كل شخص في المكالمة بأنه مسموع ومتفاعل وقادر على المشاركة في محادثات هادفة؟

تساعد آداب الاجتماع الافتراضي فرق العمل على تعزيز الإنتاجية وتقديم أفضل ما لديهم وبناء علاقات مهنية.

تابع القراءة بينما نستكشف القواعد الأساسية لآداب الاجتماعات الحديثة، بما في ذلك ما هي آداب الاجتماع الافتراضي، وفوائدها، وعشر قواعد أساسية لأي بيئة مهنية عبر الإنترنت.

ما هي آداب الاجتماع الافتراضي؟

تضع آداب الاجتماعات الافتراضية معياراً لكيفية تصرف الفرق والقادة وتعاملهم مع الآخرين خلال الاجتماعات عبر الإنترنت. فكر في الأمر على أنه مجموعة موحدة من الإرشادات لدعم الاحترافية في جميع المجالات. 🫱🏼‍🫲🏾

آداب الاجتماع عبر الإنترنت هي البروتوكول المحدد الذي يُتوقع منك اتباعه عند التواصل مع الإدارات الأخرى، مما يؤدي إلى اجتماعات بدء المشروع أو أفكار العصف الذهني مع فريقك. ترتبط آداب الاجتماعات عن بُعد في المؤسسة بـ القيم الأساسية والفلسفات والأهداف 🎯

في حين أن بعض الجوانب يمكن أن تكون خاصة بالمنظمات، إلا أن هناك بعض القواعد المشتركة للاجتماعات الافتراضية التي يمكن أن تساعدك على ترك انطباع دائم وإيجابي لدى كل من تقابله. ⬇️

ضع في اعتبارك أن الاحترام المتبادل وآداب العمل العامة ليست شيئًا جديدًا! ولكن هناك بعض الاختلافات الرئيسية بين الاجتماعات الافتراضية والاجتماعات الشخصية التي يجب أن تأخذها في الاعتبار من أجل البقاء على المسار الصحيح وفي الوقت المحدد وعلى اطلاع.

لماذا تعتبر آداب الاجتماعات الافتراضية مهمة؟

تضفي آداب الاجتماعات الافتراضية طابعاً احترافياً على الاجتماعات عن بُعد وتعزز علاقات العمل القوية.

بدون قواعد المشاركة هذه، من السهل أن تستهلك دقائق ثمينة أو حتى ساعات من أسبوعك في اجتماع "كان من الممكن أن يكون اجتماعاً عبر البريد الإلكتروني" - حيث يقوم بعض أعضاء الفريق بالإسقاط النجمي في الفضاء بينما يقوم آخرون بتوجيه النقاش خارج الموضوع.

إن الوقت الذي تقضيه في انتظار انضمام الآخرين، أو الانخراط في المحادثة، أو استدراك ما فاتك من نقاط الحديث يتراكم حقاً. وعلى الرغم من أنه من الجميل أن نرى أعضاء فريقنا على الشاشة، إلا أن هناك طرقًا أكثر تعمدًا لقضاء وقتنا جميعًا. ⏳

مزامنة اجتماعاتك من أدوات العمل الأخرى مع ClickUp لإدارة يومك بالكامل في عرض التقويم

بالإضافة إلى تقويمك اليومي، هناك فوائد أخرى مهمة للحفاظ على آداب الاجتماعات الافتراضية المناسبة - بدءاً من احترام زملائك.

يرتبط كل جانب من جوانب آداب اجتماعات العمل تقريبًا بـ كونك مستعدًا.

فتكريس الوقت والتفكير والجهد للاجتماع قبل انعقاده يُظهر لفريقك وقادتك وعملائك المحتملين أنك تحترمهم. بالإضافة إلى ذلك، فإنه يحافظ على سير اجتماعاتك بسلاسة من خلال إعداد وتوجيه المحادثة لتحسين التعاون والإنتاجية والتواصل بين أعضاء الفريق بشكل عام! ✅

تترك آداب الاجتماعات الافتراضية المدروسة الكثير من الوقت للاستماع والتفكير والرد على بعضنا البعض. لا يؤدي ذلك إلى ترسيخ الثقة بين الحاضرين فحسب، بل يهيئ الجميع للنجاح من خلال إعلامهم بما يمكن أن يتوقعوه منك وما تتوقعه منهم في المقابل.

10 قواعد آداب الاجتماع الافتراضي

حتى لو كنت تشعر بأنك تجسد بشكل عام آداب الاجتماع الافتراضي الصحيح، فإن التفاصيل الصغيرة تحدث فرقاً كبيراً.

لا يكفي أن تكون في الوقت المحدد ومهذباً ومنتبهاً لتظهر لزملائك ومنظمي الاجتماع مدى الجهد أو المعرفة التي بذلتها في الاجتماع.

لهذا السبب قمنا بتجميع قواعد آداب الاجتماعات الافتراضية هذه لأي بيئة عمل عبر الإنترنت. شاركها مع فريقك حتى تتمكنوا جميعًا من رفع مستوى اجتماعاتكم عبر الإنترنت معًا.

بالإضافة إلى ذلك، هناك الكثير من الموارد والقوالب والنصائح التي ستجدها أمامك لمزيد من الدعم بينما تتقن هذه المهارة الجديدة - في الوقت المناسب تماماً لاجتماعك التالي اجتماع رشيق . 😎

1. تعرف على منصة الاجتماعات الخاصة بك

على غرار الطريقة التي تزور بها الفصول الدراسية قبل اليوم الأول في المدرسة أو تحديد موقع غرفة الاجتماعات في جولتك في مكتب جديد، من المهم أن تعرف برنامج مؤتمرات الفيديو الذي تستخدمه للاجتماعات الافتراضية.

إذا كنت تستضيف الاجتماع، أثبت نفسك كخبير في منصة الاجتماعات الافتراضية من خلال ثقتك في استخدامك للبرنامج. إذا كنت تستخدم أداة لا يعرفها الأشخاص، فكن مستعدًا للإجابة عن الأسئلة بسرعة وساعدهم على التركيز على الاجتماع من خلال عدم الاضطرار إلى التركيز على التجربة التقنية.

وبما أننا نتحدث عن هذا الموضوع... إذا كان الأمر متروكًا لك لاختيار منصة الاجتماعات، فاختر منصة من المحتمل أن يكون الأشخاص قد استخدموها من قبل أو سيتعرفون عليها بسرعة مثل Zoom أو Microsoft Teams أو Google Meet.

جزء كبير آخر من معرفة منصة اجتماعاتك الافتراضية هو معرفة ميزاتها. إذا كان اجتماعك يتطلب القدرة على إنشاء غرف استراحة أو مشاركة الشاشة أو التعاون على مورد مشترك، فتأكد من أن المنصة تدعم ذلك.

استخدام الديناميكية برنامج إدارة الاجتماعات مثل انقر فوق طريقة رائعة للتأكد من أن تجربتك في استخدام أدوات مؤتمرات الفيديو مثل Zoom سلسة ومنتجة في كل مرة.

ابدأ الاجتماعات وانضم إليها مباشرةً من مهامك باستخدام تكامل Zoom الخاص ب ClickUp تكامل Zoom في ClickUp يساعدك على التحكم في مساحة اجتماعك الافتراضي بشكل أفضل، ومتابعة جدول أعمالك، وقيادة المناقشات دون الحاجة إلى التنقل بعيدًا عن مساحة العمل .

ابدأ اجتماعات Zoom، أو شاهد التسجيل لاحقًا، أو راجع ملخص الاجتماع - كل ذلك من داخل انقر فوق المهمة ! وإذا كان اجتماعك قيد التنفيذ بالفعل، فسيقوم ClickUp تلقائيًا بنشر تعليق مع الرابط لجميع المشاركين للانضمام في أسرع وقت ممكن.

2. تعالوا مستعدين بجدول أعمال الاجتماع

لقد ذكرنا ذلك من قبل ولا يمكننا التشديد عليه بما فيه الكفاية - حضّر، حضّر، حضّر، حضّر!

ضع خطة للاجتماع قبل بدئه وقم بإعداد جدول أعمال لإعطاء مناقشتك اتجاهاً واضحاً من البداية إلى النهاية. لاجتماعات الفريق الافتراضية من الدرجة الأولى، شارك جدول أعمال الاجتماع مع المشاركين قبل الاجتماع بوقت كافٍ حتى يكون لديهم الوقت للاطلاع عليه ومعرفة ما يمكن توقعه وإضافة أي شيء ضروري.

إذا كانت هناك أي مواد يحتاج الحاضرون إلى قراءتها أو الرد عليها في وقت مبكر من أجل المشاركة في المناقشة، تعامل مع جدول أعمالك كمجموعة من التوجيهات وامنح الحاضرين الوقت والموارد المناسبة للتحضير من جانبهم.

إن أفضل طريقة للتأكد من استعدادك لأي اجتماع هي استخدام قالب جدول أعمال اجتماع قابل للتخصيص يغطي جميع القواعد الخاصة بك. مكتبة قوالب ClickUp الواسعة مليئة بالموارد المجانية لكل حالة استخدام - بما في ذلك هذه الحالة!

يمكنك بسهولة إدارة الخدمات اللوجستية والوقت والتخطيط لاجتماع شركتك التالي مع اجتماع كل الأيدي قالب بواسطة ClickUp

تعال مستعدًا بجدول أعمال خاص بموقفك باستخدام هذا نموذج اجتماع كل الأيدي من ClickUp أو نموذج تقرير اللجنة لتوصيل أهداف واضحة

يعمل كلا النموذجين على تعزيز الشفافية عبر فريقك أو مؤسستك ومواءمة الأعضاء على الأهداف أو الغايات الرئيسية باستخدام ميزات مثل مستندات ClickUp , الحالات المخصصة و طرق عرض متعددة للمشروع لإرساء الوضوح وتشجيع التعاون.

يتيح ClickUp Docs التنسيق المنسق و أوامر الشرطة المائلة للعمل بكفاءة أكبر

طريقة أخرى للتحضير للاجتماع؟ تعرف على ما هو موجود على شاشتك قبل أن تشاركه. إن وجود 1000 علامة تبويب مفتوحة ليس مظهراً جيداً. وعلى الرغم من أنها لن تكون المرة الأولى التي يقوم فيها شخص ما بمشاركة معلومات حساسة للشركة عن طريق الخطأ، أو محادثة Slack خاصة، أو قائمة التشغيل الخاصة به على Spotify Wrapped - فأنت لا تريد أن يحدث ذلك لك.

3. احترموا وقت بعضكم البعض

أولاً، كن في الوقت المحدد. ⏱

بصفتك مضيف اجتماع، ليس من آداب الاجتماعات الافتراضية أن تجعل فريقك ينتظر، وخاصة العملاء المحتملين.

لكن نفس القاعدة تنطبق على الحاضرين في الاجتماع - لا تجعل مضيفك ينتظر! من المرجح أن يكون مضيفك على الأرجح أحد زملائك في الفريق أو عضو من قسم آخر أو مدير. من المحتمل أنك تعمل معهم بشكل يومي أو حتى تربطك بهم صداقة. عاملهم بالاحترام الذي نستحقه جميعًا من خلال الحضور مستعدًا لبدء الاجتماع في الوقت المحدد.

إذا كنت شخصًا يعاني أحيانًا من صعوبة في إدارة الوقت اليومي، استخدم انقر فوق لتعيين تذكير ! ستشكرك نفسك في المستقبل على التنبيه. 🙌🏼

تعيين تذكيرات في ClickUp للبقاء على رأس العادات الإيجابية الجديدة

بالإضافة إلى ذلك، لدينا جميعًا جداول أعمال مزدحمة، ولكن مصادر مثل هذه الموارد التفاعلية قالب جدول الفريق من ClickUp سيتأكد من أن كل عضو على اطلاع على مواعيد الاجتماعات المتوقعة في الأسابيع القادمة. وبصفتك قائدًا، سترى أيضًا كيف أن خط سير الفريق حتى تتمكن من اتخاذ قرارات استراتيجية حول أفضل استخدام لوقتهم!

ابقَ على اطلاع على عبء عمل اجتماعات فريقك مع قالب جدول الفريق من ClickUp قم بتنزيل قالب جدول الفريق من ClickUp

4. لباس النجاح

قد نمزح بشأن مزيج البنطلون الرياضي والأزرار السفلية، ولكن لا يزال عليك اتباعه في جميع الاجتماعات الافتراضية.

سواء في المكتب أو عبر الإنترنت، فإن ارتداء الملابس المناسبة أمر في غاية الأهمية. تقترح آداب السلوك المناسبة أن ترتدي في مؤتمر الفيديو ما ترتديه في بيئة العمل الشخصية. لكن الخبر السار هو أن هناك بعض الفسحة في الاجتماعات الافتراضية لأن الشاشة مقصوصة أعلى بكثير من الواجهة - وهذا يعني، نعم، يمكنك ارتداء حذاء Uggs!

بالإضافة إلى المظهر الجميل، يجب أن تتماشى خزانة ملابسك في الاجتماعات الافتراضية مع أسلوب الاجتماع نفسه. تجنب المجوهرات المشتتة للانتباه، أو الأنماط التي لن تترجم بشكل جيد على الفيديو، أو القمصان ذات الرسوم التي قد لا يفهمها الآخرون.

5. تجنب مشتتات الانتباه

يتضمن تجنب المشتتات تجنب الرغبة في القيام بمهام متعددة. حافظ على تركيزك على الاجتماع الذي بين يديك! إذا كان مضيفك قد أعد جدول الأعمال وشاركه مسبقًا، فيمكنك أن تفترض أن كل نقطة من نقاط الحديث مقصودة وذات صلة بالمحادثة. قبل الاجتماع، تذكر أن..

• ضع هاتفك جانباً
• أغلق التلفاز أو الموسيقى
• كتم صوت أي إشعارات
• أغلق علامات التبويب الإضافية

ومن فضلك، حباً بكل ما هو جيد ومنتج، لا تأكل أثناء المكالمة.

تُعد الخلفيات الفوضوية قاتلة شائعة أخرى للتركيز أثناء الاجتماعات الافتراضية. إذا كنت في مقهى، أو لديك أطفال في النهار، أو تشارك مساحة مكتبية مع شريكك، فاختر خلفية بديلة أو استخدم تأثير التشويش لإبقاء نفسك وجميع الحاضرين الآخرين في الاجتماع على اتصال بالجلسة.

ابحث عن شيء نظيف وبسيط ومحايد. بعد ذلك، يمكنك التركيز على العثور على المكان الأفضل إضاءة في منزلك بدلاً من التركيز على الحائط الأكثر جمالية.

لا داعي للبحث في الإنترنت عن إحدى هذه الخلفيات المثالية!

انقر فوق الصور أدناه لحفظ هذه الخلفيات المجانية وتجنب تشتيت انتباه الآخرين الذين يمشون في الجزء الخلفي من عرضك التقديمي الكبير. 📩 عبر كادو مايستو على بيكسلز /img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/11/pexels-marc-mueller-380768-1400x786.jpg خلفية صورة المخزون للتكبير /%img/ عبر مارك مولر على بيكسلز /img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/11/pexels-max-vakhtbovych-6180668-1400x933.jpg خلفية تكبير مجاني /%img/ عبر Max Vakhtbovych على Pexels

6. اعرف متى تتكلم ومتى تستمع

لا تمنح المستمعين النشطين الفرصة لكل فرد للتحدث فحسب، بل تُظهر أنك تهتم بما سيقولونه.

يجب على مستضيف الاجتماع والمشاركين إيجاد التوازن بين التحدث والاستماع وطرح الأسئلة لفهم شخص ما - وليس تقطيعه. سيساعد ذلك جميع المشاركين على تحقيق المزيد من الفائدة من المحادثة من خلال تعزيز الانفتاح الذهني وكذلك التواصل المفتوح!

فيما يلي بعض الطرق الأخرى لدمج آداب الاجتماع الافتراضي في أسلوب المناقشة:

• تحدّث بثقة، ولكن بإيجاز
• تجنّب تكرار كلامك أو المبالغة في توضيح وجهة نظرك
• ابق الميكروفون على وضع كتم الصوت ما لم يُطلب منك خلاف ذلك أو تتحدث
• احتفظ بالأسئلة لنهاية المناقشة ما لم يطلب منك المضيف ذلك

هناك مشكلة أخرى نواجهها جميعاً خلال الاجتماعات الافتراضية وهي التأخر الصوتي المخيف. 🙄

بغض النظر عن مدى قوة الواي فاي الخاص بك، لا يزال الاتصال ينقطع أحياناً أثناء الاجتماعات عبر الإنترنت! لتجنب التحدث فوق شخص ما أو تعطيل تدفق المحادثة، استخدم ميزة اليد المرفوعة على منصتك إن أمكن، أو عبّر عن رغبتك في التحدث في الدردشة. 🙋🏼‍♀️

7. قلل تدوين الملاحظات إلى الحد الأدنى

على الرغم من أن نواياك في المكان الصحيح، تجنب تدوين ملاحظات الاجتماع التفصيلية ما لم يتم توجيهك للقيام بذلك. بدلًا من ذلك، التزم بنقاط المحادثة الرئيسية وراجع محضر الاجتماع لاحقًا إذا كانت هناك أي ثغرات صارخة في ملاحظاتك.

من المزايا الرئيسية للاجتماعات الافتراضية القدرة على تسجيل الاجتماع بأكمله أو إنشاء ملخص للاجتماع. اعتمد على هذه الميزات لجعل الاجتماع نفسه قويًا قدر الإمكان - فالتوقف المتكرر في المحادثة يعطل تدفق المعلومات ويبطئ جدول أعمالك ويضيع وقتًا ثمينًا.

كمضيف للاجتماع، قم بتعيين أحد أعضاء فريقك للقيام بما يلي تتبع محضر الاجتماع وأعلم المشاركين أنه سيتم توزيعها على الفور بعد انتهاء الاجتماع. هذا يساعدك أنت والحاضرين على البقاء حاضرين ويمنعك من تكرار ما قلته!

اكتب بسرعة وتعاونية و ملاحظات الاجتماع القابلة للمشاركة والمحاضر في ClickUp Docs

تلخص محاضر الاجتماعات إطار العمل والنتائج الرئيسية من الاجتماعات المهمة. تتم مشاركتها مع جميع المعنيين وتحافظ على التقدم المحرز في تنفيذ المتابعة وعناصر العمل بشكل أسرع.

موارد مثل هذه نموذج محضر اجتماع مجلس الإدارة و قالب محضر الاجتماع بواسطة ClickUp اجعل هذه العملية أكثر تنظيماً وفعالية من خلال صفحات قابلة للتخصيص ومعدة مسبقاً لإدارة الفرق والملاحظات والتفاصيل في مستند ClickUp التعاوني!

قم بإنشاء محاضر اجتماعات سريعة ومفصلة وفعالة باستخدام قالب محضر الاجتماع من ClickUp قم بتنزيل قالب محضر الاجتماع من ClickUp هل تريد معرفة المزيد حول كيف يمكن للدقائق أن تحسن إنتاجيتك في الاجتماعات؟ اطلع على هذا الدليل الإرشادي لـ كتابة محاضر اجتماعات فعالة **_في كل مرة!

8. اجتماع طويل؟ جدولة الاستراحات

إذا كنت تعرف فقط أن الاجتماع سيكون طويلاً، فحدد وقتًا في جدول الأعمال لاستراحة سريعة.

اسمح لنفسك ولزملائك بأخذ لحظة للابتعاد عن الشاشة، أو تناول وجبة خفيفة، أو التمدد. لن يعيق ذلك المحادثة، بل سيحسنها بشكل كبير! ستساعد الاستراحات القصيرة الجميع على البقاء في حالة معنوية جيدة دون مقاومة التعب أو الصداع.

ليس من الضروري أن تكون طويلة، فقط قم بتعيين المؤقت في ClickUp لمدة خمس دقائق وافتح تلك المياه الغازية لأنك تستحقها.

تتبع الوقت، ووضع التقديرات، وإضافة الملاحظات، وعرض تقارير عن وقتك من أي مكان باستخدام مؤقت ClickUp العالمي

وإذا لم يذكر الاجتماع الذي تحضره ما إذا كان الاجتماع الذي تحضره لا ينص على ما إذا كان سيتم توفير فترات استراحة، فاترك "brb!" في الدردشة إذا كنت بحاجة إلى استراحة، بهذه البساطة. 💬

9. اترك مساحة للأسئلة

قم ببناء الجزء الخاص بالأسئلة والأجوبة من اجتماعك في جدول الأعمال حتى يتوفر لأقرانك الوقت المناسب لإعداد الأسئلة ذهنيًا أو التعبير عن آرائهم أو تقديم اقتراحاتهم.

... إذا كنت قد أخذت كل قواعد آداب الاجتماع الافتراضي هذه على محمل الجد، فمن المحتمل أنك أنهيت للتو محادثة ضخمة وجذابة - توقع أن يكون لدى الناس ما يقولونه بشأنها 🙂

نصيحة احترافية: شجع المشاركين في الاجتماع على التواصل معك بأسئلة أو أفكار أو تعليقات حتى بعد انتهاء الاجتماع.

10. قدم ملاحظة ختامية

أنت تعرف ذلك الشعور بالذعر قبل التقاط الصورة الذي يجعلك تصرخ "ماذا أفعل بيدي؟ حسنًا، إن قطع اجتماع افتراضي بدون بيان ختامي هو المكافئ المهني لذلك.

قبل أن ينهي زملاؤك الاجتماع، استعرض بإيجاز الخطوات التالية الفورية، وكيف ومتى ستقوم بالمتابعة، وأي مخرجات، والجدول الزمني للمضي قدمًا.

نصيحة احترافية: يمكن أن يساعدك ClickUp في تفويض عناصر العمل من المستندات, اللوحات البيضاء , تعليقات والمزيد، حتى تتمكن من إنجاز هذه المهام دون أن تفوتك أي فرصة! تحويل النص, تسجيلات الشاشة والعناصر إلى مهام متصلة مباشرةً بسير عملك لزيادة الكفاءة والحفاظ على زخم الاجتماع.

قم بتحويل الأشكال إلى مهام على لوحة ClickUp Whiteboard لوضع أفكارك موضع التنفيذ على الفور

ثم - والأهم من ذلك - اشكر فريقك على وقتهم! لقد قمتم جميعاً بعمل رائع اليوم. 👏

الأسئلة الشائعة والنصائح حول آداب الاجتماعات الافتراضية

ما هي آداب الاجتماع الافتراضي؟

غالباً ما يكون للاجتماعات الافتراضية توقعات مختلفة للمشاركة عن الاجتماعات الشخصية. ولضمان بقاء الجميع على المسار الصحيح ومساهمتهم في المحادثة، إليك بعض الإرشادات التي يجب اتباعها:

ما يجب فعله

1. كن دقيقاً في المواعيد. تسجيل الدخول إلى الاجتماع الافتراضي قبل بضع دقائق من الموعد المحدد يسمح لك بإجراء أي إعدادات تقنية ضرورية.
2. حافظ على تركيزك. انتبه إلى المتحدث كما لو كنت في اجتماع وجهاً لوجه.
3. كتم الصوت عند عدم التحدث. يساعد ذلك على تقليل أي ضوضاء في الخلفية.
4. استخدم الفيديو عندما يكون ذلك ممكناً. فهذا يساعد على خلق المزيد من التفاعل الشخصي.
5. قدم العرض في غرفة هادئة ومضاءة جيدًا. تساعد البيئة الواضحة الخالية من التشتيت الجميع على الحفاظ على تركيزهم.
6. حضّر مسبقًا. إذا كنت ستقدم عرضًا تقديميًا، تأكد من أن جميع المواد الخاصة بك جاهزة قبل بدء الاجتماع.

ما يجب تجنبه

1. لا تقم بمهام متعددة. إنه أمر غير محترم ويمكن أن يؤدي إلى فقدان معلومات مهمة.
2. لا تقاطع. اسمح للآخرين بإنهاء أفكارهم قبل أن تبدأ في الحديث.
3. لا تأكل أثناء الاجتماع. قد يكون ذلك مشتتًا وغير مهني.
4. لا تنسى أن تتحقق من التكنولوجيا الخاصة بك. تأكد من أن اتصالك بالإنترنت والميكروفون والكاميرا تعمل بشكل صحيح مسبقاً.
5. لا تغادر الاجتماع بشكل مفاجئ. إذا كنت بحاجة إلى مغادرة الاجتماع مبكراً، أبلغ المضيف مسبقاً.

كيف تقوم بلقاء افتراضي؟

يعد اللقاء والتحية الافتراضي طريقة رائعة لإقامة علاقة مع زملائك، حتى عند العمل عن بُعد. فيما يلي بعض النصائح لعقد لقاءات افتراضية ناجحة:

1. * ابدأ كل محادثة بالتعريف عن نفسك وسؤال الشخص الآخر عن أحواله.
2. اجعل المحادثة قصيرة ولطيفة. حاول أن تحافظ على تركيز المحادثة وحاول تجنب الانشغال عن الموضوع.
3. كن مستمعاً نشطاً. أنصت جيداً وكن منتبهاً لتعليقات الشخص الآخر.
4. تأكد من معرفتك بكيفية استخدام التكنولوجيا حتى يتمكن الجميع من التواصل في الوقت الحقيقي دون انقطاع أو صعوبات تقنية.
5. انتبهوا للغة الجسد، فبالرغم من أنكم لا تستطيعون رؤية بعضكم البعض، إلا أن لغة الجسد لا تزال مهمة. تأكد من الحفاظ على وضعية جيدة وانتبه لتعبيرات الوجه.
6. إنهاء المحادثة بشكل مهذب بشكر الشخص الآخر على وقته والتعبير عن نيتك في التواصل مرة أخرى في المستقبل.

كيف تتحلى بآداب الاجتماع الافتراضي كمشارك؟

للمشاركين في الاجتماعات دور مهم في التأكد من نجاح الاجتماعات الافتراضية. فيما يلي بعض النصائح حول آداب الاجتماع الافتراضي الجيد كمشارك:

• كن مستعدًا. اقرأ أي مواد تم إرسالها قبل الاجتماع وحضر مستعدًا بأسئلة أو تعليقات.
• شارك في المناقشة. لا تخف من التحدث ومشاركة أفكارك حول الموضوع المطروح.
• حافظ على تركيزك. تجنب تعدد المهام لأنه قد يشتت انتباه جميع المشاركين3.
• كن محترمًا. استمع بانتباه وكن مهذبًا مع المشاركين الآخرين في النقاش.
• شارك شاشتك. إذا كان لديك مواد تحتاج إلى المشاركة، تأكد من مشاركة شاشتك مع الجميع حتى يتمكنوا من المتابعة.
• استخدم التكنولوجيا بشكل مناسب. تأكد من أن جميع المشاركين يعرفون كيفية استخدام التكنولوجيا قبل بدء الاجتماع.
• ابقَ على المهمة ولا تخشَ من إعادة المحادثة إلى مسارها الصحيح إذا بدأت تبتعد عن الموضوع المطروح.

## تبدأ الاجتماعات الافتراضية الحديثة في ClickUp

بغض النظر عن مدى رسمية أو تكرار اجتماعاتك، فإن قواعد آداب الاجتماع الافتراضي العشرة هذه ستضمن لك إرسال الرسالة الصحيحة. سيظهر مجهودك من خلال جميع المشاركين، وسواء كنت ضيفًا أو مضيفًا، فإن الوقت الذي بذلته في احترافيتك سيكون موضع تقدير ومقابل عشرة أضعاف!

كل ذلك ببساطة من خلال احترامك لأقرانك. 💜 اتكئ على ClickUp الموارد التي يمكن الوصول إليها في هذه المدونة لتعزيز إنتاجيتك الإجمالية ووضع معيار لآداب الاجتماع الافتراضي الذي يجب أن تلتزم به أنت وفريقك في كل مرة.

اشترك في باقة ClickUp المجانية للأبد للوصول إلى جميع القوالب المرتبطة أعلاه، والعديد من ميزات إدارة الاجتماعات التعاونية، وأكثر من 1000 عملية تكامل، وغير ذلك الكثير! كل ذلك بدون تكلفة. 💸