في بعض الأحيان، يكون توقيت الرسالة بنفس أهمية محتواها.
سواء كنت ترغب في ضمان رؤية الرسالة في الصباح الباكر أو تسليمها في وقت محدد لتحقيق أقصى قدر من التأثير، فإن الجدولة الزمنية توفر لك تحكماً قيماً.
على الرغم من أن Google Chat يفتقر إلى ميزة جدولة أصلية، إلا أنه توجد حلول ذكية لمساعدتك في تحقيق ذلك.
تقدم هذه المدونة دليلاً شاملاً حول كيفية جدولة الرسائل على محادثة Google Chat وتقدم بديلاً أكثر ذكاءً للتواصل الفعال والسلس.
⏰ 60 ثانية ملخص
- تفتقر دردشة جوجل إلى ميزة جدولة الرسائل المدمجة
- يمكن تحقيق الجدولة باستخدام تذكيرات تقويم Google، أو تذكيرات مهام Google، أو تطبيقات الطرف الثالث
- الجدولة مفيدة للتواصل عبر المناطق الزمنية، والتحديثات في الوقت المناسب، والتذكير التلقائي
- يمكن أن يؤدي استخدام أدوات خارجية للجدولة إلى حدوث اضطرابات في سير العمل
- خيارات الجدولة ضمن محادثة Google محدودة في التخصيص
## كيفية جدولة الرسائل على دردشة Google
تتطلب جدولة الرسائل على دردشة جوجل نهجًا يدويًا. ومع ذلك، مع بعض الإبداع، يمكنك جعلها تعمل. قبل أن نتعمق في الكيفية، دعنا نبدأ في الإعداد. إليك ما عليك القيام به:
- افتح دردشة جوجل و سجّل الدخول (إذا لم يكن لديك حساب في Gmail، سجّل الدخول)
- انقر دردشة جديدة وابحث عن معرّف Google الذي تريد الاتصال به. سيُفتح صندوق الدردشة، وكل ما يتبقى لك هو كتابة رسالتك في اللحظة المناسبة
هل سئمت من نسخ المهام من الدردشة وإنشاء مهام منها؟ لقد سمعناك!
إليك الحل 👇🏼
الآن بعد أن قمت بتسجيل الدخول، إليك بعض الطرق المبتكرة لجدولة الرسائل على هذه الأداة:
باستخدام مجموعة التقويم والبريد الإلكتروني
هذا هو الحل الأسهل الذي يفضله الكثيرون. بالإضافة إلى أنه لا يستغرق سوى ثلاث نقرات وقليل من الرسائل.
الخطوة 1: إنشاء مسودة رسالة
باستخدام معرف Google نفسه، قم بتسجيل الدخول إلى Gmail. ثم اختر إنشاء واكتب الرسالة.
💡 نصيحة احترافية: لا تقم بإضافة مستلمين في قسم إلى:. بهذه الطريقة، حتى لو ضغطت على إرسال عن طريق الخطأ، لن تطير الرسالة من صندوق الوارد الخاص بك.
الخطوة 2: جدولة حدث في تقويمك
بعد ذلك، افتح تقويم Google الخاص بك وانقر على إنشاء. يمكنك اختيار إما حدث أو مهمة.
في مربع الحوار المنبثق، أضف اسم الحدث، واضبط التاريخ والوقت المحدد، والصق النص الذي كتبته في مسودة البريد الإلكتروني، وانقر على حفظ.
نصيحة الخبراء: قد يكون لديك قوائم مهام متعددة إذا كنت تستخدم مهام Google بشكل متكرر. للحفاظ على تنظيم مهمتك، اختر قائمة المهام المناسبة لرسالتك (على سبيل المثال، قائمة العمل أو قائمة المشاريع أو حتى قائمة "مسودات الرسائل")
الخطوة 3: تشغيل الإشعارات
يمكنك تمكين الإشعارات باستخدام المتصفح أو تطبيق الهاتف المحمول. بهذه الطريقة، ستتلقى إشعارات عندما يحين وقت العمل على أحداث التقويم والمهام الخاصة بك.
في هذه الحالة، سيُخطرك التطبيق عندما تحتاج إلى إرسال رسائلك.
جدولة الرسائل من خلال التذكيرات
هناك طريقة أخرى للقيام بذلك وهي استخدام أداة إدارة المهام لتخطيط الرسالة. على الرغم من أن هذا لا يمنحك عرضًا لجدولك الزمني، إلا أنه حل آخر سريع وبسيط.
إليك ما عليك القيام به:
الخطوة 1: إنشاء مهمة
افتح مهام Google على تطبيق الويب أو الهاتف المحمول. ثم حدد إضافة مهمة
الخطوة 2: صياغة رسالتك
أضف عنوان مهمة وصياغة رسالتك. يمكنك أيضًا تضمين معرفات البريد الإلكتروني للمستلم.
لنفترض أنك بحاجة إلى إرسال رسائل مهمة إلى الإدارة التنفيذية لهذه الحالة. ستحصل على آخر التحديثات بحلول الساعة 3 مساءً، وتحتاج إلى إرسالها إلى الإدارة قبل مكالمتهم الساعة 3:30 مساءً. احتفظ بمسودة جاهزة مع مساحة للتفاصيل لتسريع الأمور.
الخطوة 3: تعيين التذكير
أخيراً، أضف الوقت الذي تريد تذكيرك به. في هذه الحالة، إنه في الساعة 3:15 مساءً في نفس اليوم. بمجرد الانتهاء من ذلك، يمكنك التركيز على المهام الأخرى أو الرسائل العادية حتى يحين الوقت.
➡️ اقرأ المزيد: 12 مثالاً على استراتيجيات التواصل في مكان العمل
الارتقاء بأدوات الطرف الثالث
بصرف النظر عن الحلول اليدوية، تتيح لك دردشة جوجل إضافة تطبيقات مثل إرسالها لاحقًا وحتى
ClickUp
كأدوات خارجية. تساعدك هذه التطبيقات على جدولة الإرسال وحتى إعداد عمليات تسجيل الوصول المتكررة.
إليك بعض الخطوات لمساعدتك في العثور عليها وتثبيتها:
الخطوة 1: انتقل إلى استكشاف التطبيقات
بمجرد العودة إلى الصفحة الرئيسية لدردشة Google، انقر على استكشاف التطبيقات
الخطوة 2: ابحث عما تريد
إذا كنت بحاجة إلى تطبيق للجدولة أو الإدارة، ابحث عنه عبر شريط البحث. هناك فرصة جيدة أن يتم وضع أفضل التطبيقات في القسم الأكثر شعبية.
الخطوة 3: انقر فوق تثبيت
حدد التطبيق الذي تريده وانقر على تثبيت. في غضون ثانيتين، سيكون متاحًا في نافذة الدردشة الخاصة بك.
خطوة إضافية:إذا قمت بتنزيل تطبيق إرسالها لاحقًا، إليك كيفية استخدامه:
- السماح بالوصول إلى التطبيق
- انتقل إلى صندوق الدردشة الذي تريده واكتب/لاحقاً
- قم بتحديث الوقت والرسالة. ثم حدد جدولة الرسالة
➡️ اقرأ المزيد: كيفية استخدام دردشة جوجل للتواصل الفعال مع الفريق
## متى يجب عليك جدولة الرسائل
الآن بعد أن تعرفت على كيفية جدولة الرسائل على دردشة جوجل، دعنا نفهم متى يكون من الأفضل جدولة الرسائل.
فيما يلي خمس حالات وتطبيقات رئيسية:
- التعاون عبر المناطق الزمنية: التواصل مع الفرق في مناطق زمنية مختلفة دون تعطيل جداولهم الزمنية. يؤدي ذلك إلى تجنب التأخير ويضمن الاستجابة السريعة. تساعد الرسائل المجدولة في الحفاظ على تدفق مستمر للتواصل عبر المناطق المختلفة
- إرسال تحديثات حساسة للوقت: إرسال تحديثات مهمة في الوقت المناسب لجذب الانتباه والتحفيز على اتخاذ إجراءات سريعة. يضمن توقيت هذه التحديثات رؤيتها والتصرف بناءً عليها دون متابعة غير ضرورية
- تعيين تذكيرات للفرق: قم بأتمتة التذكيرات الخاصة بالاجتماعات أو المواعيد النهائية أو المهام للحفاظ على توافق الجميع. يضمن ذلك عدم تفويت أي شيء ويوفر تنبيهات متسقة للمساءلة
- إدارة التخطيط خارج ساعات العمل: جدولة الرسائل بعد ساعات العمل دون إزعاج المستلمين أو تفويت المواعيد النهائية. هذا يوازن بين حدود العمل والحياة الشخصية مع ضمان عدم تأخير المهام
- تنسيق الاتصالات المجمعة: جدولة التحديثات أو الإعلانات المتكررة مسبقاً لتوفير الوقت والحفاظ على الاتساق. يتيح لك ذلك التركيز على الأولويات الأخرى مع ضمان التسليم في الوقت المناسب
قيود استخدام دردشة Google لجدولة الرسائل
تعد جدولة الرسائل ميزة تواصل رائعة. ولكن، تحتوي محادثة Google Chat على قيود يمكن أن تعقد الأمور، وغالبًا ما تتطلب حلولاً إبداعية لا يرغب الجميع في التعامل معها.
فيما يلي ملخص للقيود:
- لا توجد جدولة مدمجة: كل ما يتعلق بجدولة الرسائل على دردشة جوجل يدوي. وهذا يضيف خطوات غير ضرورية ويحد من الراحة
- الاعتماد على عمليات التكامل: يتطلب أدوات خارجية للجدولة. هذا يزيد من التعقيد، ويأتي مع مشاكل التكامل، ويبطئ سير العمل
- انفصال في سير العمل: لا يتكامل مع أي أدوات عمل ويعطل الإنتاجية. يجبر هذا أيضًا المستخدمين على التوفيق بين التواصل وإدارة المهام على نوافذ مختلفة
- عدم وجود محادثات مترابطة: يحول محادثة Google Chat رسائلك إلى محادثات بدلاً من سلاسل رسائل. قد تُدفن النقاط المهمة، مما يحول المناقشات إلى مهرجان من التمرير
- مرونة وتحكم محدودين: يوفر الحد الأدنى من خيارات التخصيص وإدارة أدوار المستخدمين. هذا يجعل التواصل أقل ملاءمة، خاصة عند الجدولة مع فرق أكبر
➡️ قراءة المزيد: أفضل 10 بدائل للدردشة على Google لتوسيع نطاق التواصل الجماعي
تعزيز التواصل الجماعي باستخدام ClickUp
افتقار Google Chat إلى عمليات التكامل وانفصاله عن المهام الموجهة نحو المهام تواصل الفريق غالبًا ما يتسبب في بحث الشركات عن بدائل على المدى الطويل.
لن تحتاج إلى البحث لفترة طويلة.
وباعتباره تطبيق كل شيء للعمل، فإن ClickUp يعتني بسير العمل وإدارة المشاريع والتواصل وكل ما بينهما.
تحتوي ترسانة ClickUp أيضًا على أدوات لرفع مستوى التعاون في مكان العمل، بدءًا من حل المراسلة الشامل .
ClickUp Chats كيفية جدولة الرسائل على دردشة جوجل
انقر فوق الدردشة
هي الطريقة الأكثر ذكاءً للتواصل مع فريقك في مكان عملك مباشرةً. تتيح لك الأداة ربط الدردشات مباشرةً بالمهام أو المشاريع. وهذا يضمن لك أن تظل محادثاتك منظمة وأن تكون التفاصيل الحيوية في متناول يدك دائماً.
تتيح لك الدردشة أيضاً فرز الرسائل. فبنقرة واحدة فقط، يقوم الذكاء الاصطناعي المدمج في الأداة بتلخيص المعلومات الأساسية على الفور. وهذا يوفر الوقت ويبقي الجميع على الصفحة نفسها، بغض النظر عن مدى ازدحام صندوق الوارد الخاص بك.
ومن الميزات الرائعة الأخرى بنقرة واحدة التذكير المدمج، مما يجعل جدولة الردود أمرًا سهلاً. بالإضافة إلى خيارات الإشعارات عبر البريد الإلكتروني، لتمرير المعلومات دون فقدان الزخم.
➡️ اقرأ المزيد: الدردشة معطلة. نحن نعمل على إصلاحه. إذا كنت تتطلع إلى وضع علامات والتواصل داخل المستندات أو المهام أو الدردشات، فإن ClickUp لديه ميزة أنيقة للاهتمام بذلك أيضًا.
تعليقات تعيين التعليقات في ClickUp كيفية جدولة الرسائل على دردشة Google
ClickUp تعيين التعليقات المعينة في ClickUp
يساعدك على إنشاء عناصر الإجراءات على الفور وتعيينها للآخرين أو لنفسك. الجزء الأفضل؟ يمكن حل التعليقات أو إعادة تعيينها من داخل التعليق نفسه. لا مزيد من البحث ولا مزيد من التعليقات الضائعة.
هل تتساءل كيف ستدير المهام من خلال التعليقات؟ يتم تنظيم التعليقات المعينة تلقائيًا ويسهل العثور عليها بسهولة فائقة. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك إسقاط التعليقات في أي مكان تريده.
➡️ اقرأ المزيد: أفضل 15 أداة برمجية للتعاون الجماعي غالبًا ما تؤدي الكلمة المكتوبة إلى الارتباك وتكون مملة تمامًا عندما يتعلق الأمر بالمهام المعقدة. ولكن قبل أن تحدد موعداً لمكالمة فيديو، تحقق من أداة ClickUp التي تسجل ما تحتاج إلى قوله وفعله. كليك أب كليب هي أداة تسجيل شاشة شاملة مصممة لـ تصوير المعلومات المعقدة وتبسيطها. وهي توفر طرقًا سهلة لالتقاط الشاشة ومشاركة صوتك، كما أن خيارات مشاركة الشاشة القابلة للتخصيص تجعل إنشاء البرامج التعليمية أمرًا سهلاً.
كل مقطع يتم نسخ كل مقطع تلقائيًا ، مما يجعل من السهل التعرف على اللحظات الرئيسية وإعادة النظر فيها. تتيح لك طوابعه الزمنية القابلة للنقر التنقل بين مقاطع الفيديو بسلاسة. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك نسخ المقتطفات وإعادة توظيف المحتوى في أي مكان.
من السهل أيضًا تضمين كل مقطع فيديو في المهام والمستندات والمحادثات. باختصار، يُعد ClickUp Clips مثاليًا لتوصيل أي شيء بدءًا من البرامج التعليمية المفصلة وحتى الملاحظات السريعة.
ClickUp Clips كيفية جدولة الرسائل على دردشة Google
مع وجود هذا في ترسانتك، لن يتساءل فريقك عما يجب كتابته أو قوله. لهذا السبب تقدم ClickUp قوالب مصممة مسبقًا للمساعدة في كل شيء، بدءًا من المراسلة إلى توثيق مكان العمل آداب الدردشة .
إليك بعض الأمثلة الممتازة لتبدأ بها:
- قالب الرسالة الفورية لClickUp تم تصميمه للمساعدة في التنقل في التواصل على أي تطبيق للمراسلة الفورية. إنه مليء بمهام فرعية واضحة حول ممارسات الرسائل الجيدة التي يجب وضعها في الاعتبار للحصول على رسالة احترافية وفعالة في نفس الوقت
- قالب استراتيجية التواصل الداخلي وخطة العمل الخاصة بـClickUp للاتصالات الداخلية فريق القيادة أهداف التواصل بخطة واضحة وقابلة للتنفيذ. يتميز بتصور جدول زمني نابض بالحياة لتخطيط مراحل المشروع والمهام الرئيسية. باختصار، فهو يبسط كل شيء بدءًا من ما يجب القيام به وكيفية إدارة تدفق المعلومات
➡️ اقرأ المزيد: 15 نموذجًا مجانيًا لخطة اتصالات المشروع: Excel و Word و ClickUp بقدر ما تبدو هذه الميزات جيدة، هل فريقك مستقر في محادثة Google Chat بحيث لا يمكنه التبديل تمامًا؟ لا داعي للقلق. يتميز ClickUp أيضًا بـ
تكامل دردشة جوجل
للمساعدة في إدارة الرسائل والحفاظ على تنظيمها.
تتيح لك إضافة ClickUp إلى دردشاتك إرسال تحديثات المهام تلقائيًا إلى دردشة Google Hangouts. كما أنها توفر إشعارات غنية من أي مساحة أو مشروع أو قائمة في نافذة الدردشة نفسها.
## إعادة تشكيل كفاءة التواصل مع ClickUp
تُعد جدولة الرسائل تغييراً جذرياً للبقاء على اتصال وإدارة المهام بكفاءة. وعلى الرغم من أن القيام بذلك على دردشة Google أمر ممل، إلا أن حلولنا المبتكرة تساعد في سد الفجوة.
تعمل الجدولة على تحسين كل شيء من التسويق إلى إدارة عنق الزجاجة. على الرغم من أن Google Chat قد يفي بالغرض، إلا أن افتقاره إلى التكامل مع أدوات إدارة العمل يجعله مرهقًا.
وهنا تتفوق ClickUp.
فهو يتميز بالذكاء الاصطناعي في المراسلة، وإدارة المهام، والتعاون المتكامل، مما يجعله أكثر ذكاءً وفعالية. بالإضافة إلى ذلك، فهو يتميز بأكثر من 1000 تكامل (بما في ذلك Google Chat). هل تريد إعادة تشكيل كيفية جدولة وإدارة الاتصالات؟
اشترك مع ClickUp
اليوم!