يُعزى الحادث الأكثر دموية في تاريخ الطيران، والمعروف باسم كارثة مطار تينيريفي، إلى " سوء تفاهم بين برج المراقبة والطائرة. " في الأساس، مشكلة في الاتصال.

سواء كنت تقود طائرة، أو تكتب نسخة لموقع إلكتروني، أو تنشئ برنامجًا، فإن التواصل غير الفعال يمكن أن يكون له عواقب غير عادية. في منشور المدونة هذا، نستكشف عوائق التواصل وكيف يمكنك التعامل معها.

## فهم عوائق التواصل

عائق التواصل هو أي شيء يعيق أحد الأشخاص من التواصل بوضوح ويعيق الشخص/الأشخاص الآخرين من فهم الرسالة. يمكن أن تكون حواجز التواصل ضارة بالأداء التنظيمي عبر عدة أبعاد.

❗️الجودة: يؤدي التواصل غير الفعال إلى خلق فجوات في الفهم، مما يؤدي إلى مخرجات عمل دون المستوى الأمثل.

❗️الإنتاجية: من دون فهم كامل للتعليمات، قد يستغرق أعضاء الفريق وقتًا طويلاً جدًا في المعالجة، أو قد يستغرقون وقتًا طويلاً في محاولة تنفيذ العمل أو قد يفشلون في ذلك، أو قد لا يكونون فعالين في عملهم.

❗️الفعالية: تخيل حواجز التواصل بين الموظف والعميل/المدير، مما يؤدي إلى سوء الفهم. سيكافح الموظف لتقديم ما هو متوقع منه/منها بفعالية.

❗️فقدان التواصل: عندما يصبح التواصل أكثر صعوبة - التغلب على العوائق كل يوم - يصاب أعضاء الفريق بالإرهاق وينفصلون عن العمل. ويمكن أن يؤثر ذلك بشكل كبير على الأداء في مكان العمل.

❗️الإبداع: يتطلب الإبداع الجماعي التواصل السلس. وبدون ذلك، سيكون الابتكار حلماً بعيد المنال.

❗️الثقافة: التواصل الجيد يخلق إحساسًا بالهدف الجماعي. ويؤدي الافتقار إليه إلى خلق ثقافة مختلة حيث يكون الناس متباعدين أو حتى غير واثقين. في الواقع، تعد حواجز التواصل سببًا مهمًا للاستقالة الكبرى والاستقالة الهادئة.

إذا بدا ذلك مبالغة، فلنرَ كيف يحدث ذلك في مكان العمل.

حواجز التواصل الشائعة في مكان العمل

التواصل الجيد هو عندما يعبّر الشخص عن رسالته بوضوح وبطريقة يفهمها الجمهور المستهدف بسهولة وبشكل كامل. أي شيء يعترض طريق ذلك يمكن اعتباره عائقاً للتواصل. فيما يلي أهم عشرة أمثلة.

1. الحواجز المادية

أبسط حواجز التواصل هي الحواجز المادية. سواء كنت تحاول التواصل مع شخص ما على بعد أقدام قليلة منك في حفل موسيقي أو تقديم عرض تقديمي على معدات معيبة، فإن الحواجز المادية موجودة في كل مكان.

إنها بسيطة لأنها واضحة وملموسة. يمكن إصلاحها بتغييرات في النظام.

على سبيل المثال، إذا كنت تواجه مشكلة في شرح مفهوم ما لشخص ما على الهاتف، يمكنك استخدام أداة مؤتمرات الفيديو مع مشاركة الشاشة لحل مشكلة حاجز التواصل هذا.

2. الحواجز النفسية

على عكس الحواجز المادية، فإن الحواجز النفسية موجودة في أذهان الناس، وبالتالي فإن التعامل معها أكثر تعقيدًا بشكل كبير. وتشمل بعض العوائق النفسية الشائعة لدى المتحدثين رهبة المسرح، والقلق الاجتماعي، واضطرابات النطق، ومشاكل احترام الذات، وما إلى ذلك.

يمكن أن يكون لدى المتلقي أيضًا حواجز نفسية مثل التحيزات والأحكام والافتراضات غير المختبرة، مما يجعل المحادثات خلف الأبواب المغلقة غير فعالة.

3. الحواجز اللغوية

الحاجز اللغوي الأساسي هو عندما لا يتحدث شخصان نفس اللغة. على سبيل المثال، قد يواجه متحدث اللغة الإنجليزية من الولايات المتحدة الأمريكية عوائق لغوية أثناء التواصل مع زملائه في فرنسا أو ألمانيا أو اليابان، حيث لا تكون الإنجليزية هي اللغة الأولى.

ولكن هذا ليس العائق اللغوي الوحيد. فاللهجات، واللهجات، والمصطلحات التقنية، واللغة المحلية، أو حتى الاستعارة غير المألوفة يمكن أن تعيق التواصل. على سبيل المثال، إذا طلبت رقائق البطاطس المقلية، ستحصل على شيئين مختلفين تماماً في الولايات المتحدة والمملكة المتحدة!

من ناحية أخرى، يمكن أن يكون للفرق والمنظمات لغتها الخاصة بها.

على سبيل المثال، مصطلحات مثل "تقشير الستار" و"السقوط في جحر الأرنب" و"الشريط الجانبي" وما إلى ذلك من المصطلحات الشائعة، في حين أنها ليست مألوفة لمن لا يتحدثون تلك اللغة.
فريقنا الاجتماعي لديه الكثير ليقوله عن ذلك!

4. الحواجز الثقافية

تخلق الاختلافات الثقافية حواجز تواصل. على سبيل المثال، يمكن أن تكون مسافة القوة في بعض الثقافات الشرقية عالية، مما يجعل أعضاء الفريق المبتدئين مترددين في تحدي رؤسائهم.

قد يكون لدى بعض المؤسسات، خاصةً تلك القائمة منذ فترة طويلة، ثقافة عمل رسمية حيث يجب أن تكون جميع الاتصالات مكتوبة بصيغ محددة. يمكن أن يؤدي ذلك إلى ترك الكثير من المعلومات دون أن تُقال، مما يخلق ثغرات في التواصل في مكان العمل .

قد يكون لديك أيضًا عضو جديد في الفريق كان يعمل حتى الآن في ثقافة مختلفة، ويحتاج إلى إعادة تنظيم للتواصل معك بشكل فعال.

5. الحواجز التنظيمية

يمكن أن تكون الخصوصيات التنظيمية في كثير من الأحيان عوائق تواصل.

على سبيل المثال، قد تشعر الشركة الناشئة التي أنشأتها مجموعة صغيرة من الأصدقاء المقربين بأنها مستبعدة للموظفين الجدد من خارج شبكتهم.

فريق العمل عن بُعد الذي لا يملك أدوات التواصل في مكان العمل يمكن أن تخلق أيضًا حواجز. فبدون وجود مكان مشترك لإجراء جميع المحادثات، ينتهي الأمر بالفرق إلى تشتيت المعلومات عبر الأدوات، مما يخلق فجوات في الفهم.

6. حواجز العمليات

أي منظمة هي مجموعة من العمليات. ولكي يتم إنجاز مهمة ما، يقوم عدة أشخاص بأداء أجزاء منها، ثم يتم تسليمها إلى آخرين كجزء من عملية متماسكة. والآن، فكر في موقف لا يعرف فيه شخص واحد من يقوم بالتسليم أو كيفية القيام بذلك بشكل صحيح.

في فرق تطوير البرمجيات، يعتبر تسليم المهام بين المصمم والمطور تحديًا شائعًا جدًا.

7. حواجز السياق

حاجز السياق هو عندما لا يكون لدى الأشخاص الذين يتواصلون مع بعضهم البعض نفس المعلومات عن خلفية المشروع وأهدافه واحتياجاته وما إلى ذلك.

على سبيل المثال، قد لا يعرف عضو جديد في الفريق جميع الحلول السابقة التي تمت تجربتها لحل مشكلة معينة، مما يؤدي إلى إعادة العمل. عندما لا يكون لدى فريق المحتوى دليل للأسلوب، يمكن أن يكون هناك تناقضات في مخرجاتهم.

8. العوائق التكنولوجية

معظم الاتصالات اليوم رقمية. ومع ذلك، لا يرتاح الجميع للتواصل الرقمي بنفس الطريقة.

فالبعض قد لا يفهم الرموز التعبيرية - هل تعرف أي شخص يعتقد أن رمز الإبهام لأعلى هو رمز وقح؟ وقد يخطئ آخرون في وضع كاميرا الفيديو الخاصة بهم أثناء الاجتماع. يمكن أن تخلق إمكانية الوصول عوائق أيضاً.

9. الحواجز العاطفية

لقد أفسحت أيام الاحتفاظ بمشاعرنا في المنزل الطريق لجلب ذاتك بالكامل إلى العمل. وفي كلتا الحالتين، فإن كل مكان عمل هو عبارة عن مزيج من الأشخاص الذين يغذون مشاعر ومواقف مختلفة.

قد يكون الشخص الذي مرّ بصباح سيء منغلقًا على تلقي الملاحظات النقدية. وقد يكون عضو الفريق المتوتر غير راغب في بذل جهد إضافي.

10. حواجز نظام القيم

عادةً ما يتم إنجاز أفضل الأعمال من قبل أشخاص لديهم معتقدات مشتركة، مثل الشفافية والنزاهة والتركيز على العملاء، إلخ. عندما تتعارض أنظمة القيم لدى الأشخاص، ينهار التواصل.

على سبيل المثال، عندما يعتقد المدير أن العمل الجيد يتم إنجازه عندما يجتمع الفريق شخصيًا، لكن الفريق يفضل بعض العمل عن بعد، فقد يصبح كل طرف متحيزًا لوجهة نظره ويخلق حواجز تواصل، حتى لو كان ذلك عن غير قصد.

في حين أن حواجز التواصل يمكن أن يكون لها عواقب وخيمة، إلا أنها من الأمور الشائعة في كل مؤسسة. فهي نتيجة طبيعية للجمع بين أشخاص متنوعين للعمل على تحقيق أهداف مشتركة.

لذا، لا تخشى حواجز التواصل. قم بإنشاء أنظمة للتغلب عليها. وإليك الطريقة.

## التغلب على حواجز التواصل

حواجز التواصل أمر لا مفر منه. لذا، فإن الخطوة الأولى للتغلب عليها هي ملاحظتها وفهمها. ابدأ من هنا.

تحديد عوائق التواصل

قم بإعداد ضرورات استراتيجية لملاحظة وتحديد وفهم العوائق الشائعة.

• اجعل مراقبة تعطل التواصل جزءًا من مؤشرات الأداء الرئيسية لكل مدير لرصد تعطل التواصل
• شجع الموظفين على تصعيد المخاوف المتعلقة بالتواصل والتعاون في مكان العمل
  • دعوة أعضاء الفريق لتقديم ملاحظات منتظمة حول فعالية الفريق

تعزيز ثقافة التواصل

قم بإنشاء ثقافة التواصل الفعال في مؤسستك. شجع مرسل الرسالة على تحمل مسؤولية فهمها. تمكين المتلقين من طرح الأسئلة أو الاعتراض على الأفكار عندما يحتاجون إلى توضيح. كن مثالاً يُحتذى به، وأظهر الشفافية والانفتاح والتعاون.

إجراء دورات تدريبية منتظمة

يمكن للجميع التواصل، ولكن التواصل الفعال هو لعبة مختلفة تمامًا. قم بتمكين الجميع من التواصل الفعال من خلال التدريب المنتظم.

واعتمادًا على مهارات القوى العاملة لديك، يمكن أن يكون ذلك حول الاستماع بعناية، أو كتابة رسائل البريد الإلكتروني، أو العمل عن بُعد، أو استخدام لغة شاملة، أو التواصل مع العملاء . ومن المفيد أيضًا أن يكون لديك دروس أو ملصقات أو قوائم مراجعة صغيرة الحجم على كيفية مشاركة المعلومات مع أعضاء الفريق أو كيفية تجنب سوء التواصل في مكان العمل .

إعداد أدوات وموارد للتواصل الفعال #### ### أدوات وموارد للتواصل الفعال

لا تتوقع أن يعرف الجميع كيفية التواصل الفعال. قم بإعداد أنظمة تشجعهم على القيام بذلك بشكل أفضل.

على سبيل المثال، يمكن لفرق تطوير البرمجيات استخدام قوالب أو نماذج لالتقاط جميع المعلومات ذات الصلة. يمكن لفرق المحتوى توظيف محررين/مدققي محتوى لضمان الاتساق.

في الواقع، يمكن أن تكون هذه الأنظمة بسيطة مثل تنسيق جدول أعمال لكل اجتماع. أو شاملة مثل منصة تعاون مثل ClickUp .

قراءة إضافية: فيما يلي بعض أدوات الاتصال غير المتزامن التي يمكن أن تساعد.

التعاون الجماعي

تتطلب فرق العمل الحديثة فعالية التواصل المختلط في مكان العمل . يحتاجون إلى مكان للتواصل في السياق، وربط المشاريع والمهام والتعليقات والمستندات ومؤتمرات الفيديو. ClickUp Chat مصمم لتمكين هذا بالضبط. استخدم ClickUp Chat من أجل الإفراط في التواصل في العمل . أنشئ قنوات تعكس طريقة تنظيم مساحة العمل الخاصة بك. أبقِ الجميع على اطلاع دائم بالمشاركات. اربط المهام الحالية أو أنشئ مهام جديدة من محادثات الدردشة. قم بإعداد مكالمات بنقرة واحدة مع الملخصات التلقائية وعناصر الإجراءات كل ذلك داخل ClickUp!

التواصل بفعالية مع ClickUp Chat

إدارة المهام

لكي يكون التواصل فعالاً، يجب أن يغطي ماذا وكيف ومن ومتى. في مصطلحات إدارة المشاريع، سيكون هذا ما يلي:

• ماذا: موجز أو طلب ميزة
• كيف: المعايير أو معايير القبول
• من: من: المكلف أو صاحب المهمة
• متى: الموعد النهائي: الموعد النهائي

أداة جيدة لإدارة المهام تمكنك من توثيق كل ذلك. يوفر ClickUp Tasks كل هذا وأكثر. فهي تمكنك من تقدير الوقت وتتبعه وتبادل التعليقات وإضافة أي عدد من الحقول المخصصة حسب حاجتك.

ما هو أكثر من ذلك؟ يمكنك أيضًا استخدام انقر فوق تعيين التعليقات لضمان مساءلة التواصل مع عضو الفريق المناسب.

من ناحية أخرى، مكِّن فرقك من التغلب على الحمل الزائد للإشعارات باستخدام ClickUp Inbox . يساعد فرقك على رؤية كل شيء في مكان واحد والتركيز على ما يهم.

إذا كنت جديدًا في هذا الأمر، جرّب قالب خطة التواصل في ClickUp للبدء. حسِّن الرسائل الداخلية والخارجية، وأنشئ بنوكًا للمعرفة، وشارك على نطاق واسع، وقلل من عوائق التواصل باستخدام هذا القالب.

⚡️أرشيف القالب: المزيد قوالب خطة التواصل لتختار من بينها.

التوثيق

إن عدم وجود معلومات أساسية كافية هو أحد أكبر المشاكل التي تواجهها تحديات الفريق الافتراضي . عالج ذلك بتوثيق واضح.

سواء كان ذلك اتفاقية مستوى الخدمة (SLA) أو ثقافة الشركة، قم بتدوينها مع مستندات ClickUp . استخدم عناصر التصميم المختلفة للتأكيد على النقاط المهمة. قم بربط المستندات ذات الصلة، وربطها بسير العمل، ووضع علامات على الأشخاص، وتحريرها بشكل تعاوني.

إعداد أساس الاتصال باستخدام مستندات ClickUp Docs

إذا كنت تقوم بإنشاء مواد تدريبية وتعليمية، جرّب كليك أب كليب . استخدمه لتوضيح عمليتك بشكل لا لبس فيه مع تسجيل الشاشة.

عصف ذهني

إن أبسط طريقة لتحطيم حواجز التواصل هي جمعهم على نفس الصفحة، حرفيًا. قم بتدوير كليك أب السبورات البيضاء وطرح الأفكار، ورسم العمليات، ومناقشة الأنماط، أو وضع نماذج أولية للمنتجات.

وبمجرد حصولك على موافقة الفريق، قم بتحويل العناصر إلى مهام وابدأ العمل مباشرةً من السبورة البيضاء!

العصف الذهني التعاوني باستخدام سبورات ClickUp Whiteboards

التوحيد

إذا كنت تستخدم أدوات رقمية متعددة في مؤسستك، فلا بد أن يكون التواصل مبعثرًا. تجنب ذلك من خلال دمج جميع أدواتك في أداة واحدة التواصل المركزي المنصة يدمج ClickUp مع أكثر من 1000 أداة، مثل Slack وZoom وGoogle Workspace وGitHub وDiskord. يمكنك أيضًا استيراد المعلومات تلقائيًا من عشرات الأدوات إلى ClickUp.

الأتمتة

لا يجب أن تتم جميع الاتصالات يدوياً. أتمتة ClickUp يوفر لك أكثر من 100 قالب معدة مسبقًا لتبدأ العمل بسرعة. يمكن القيام بمهام مثل إخطار المطور عندما يقوم فريق الاختبار بإنشاء خطأ أو تنبيه المحرر بوجود مقال جديد في خطته تلقائيًا.

يمكن للذكاء الاصطناعي أن يرتقي بهذا إلى مستوى أعلى. يمكن لأعضاء الفريق المناقشة والتعاون والعصف الذهني مع الذكاء الاصطناعي بطرق لم تكن مستحيلة حتى الآن. الحصول على إجابات فورية على جميع أسئلتهم المتعلقة بالمشروع، وإنشاء ملخصات تلقائية، وإجراء تدقيقات إملائية، وإنشاء قوالب، ونسخ مقاطع الفيديو، وغير ذلك الكثير باستخدام ClickUp Brain .

التعاون المدعوم بالذكاء الاصطناعي مع ClickUp Brain

لقد جربت العديد من المؤسسات ونجحت في تقليل حواجز التواصل باستخدام الأدوات والاستراتيجيات المذكورة أعلاه. دعونا نلقي نظرة على بعضها.

أمثلة من العالم الحقيقي ودراسات حالة

إذا سبق لك أن شاهدت فيلماً بلغة أجنبية مع ترجمة، فهذا يعني أن الشركة قد تغلبت بكفاءة على أحد أشكال عوائق التواصل. سترى أن الشركات من حولك تتبع استراتيجيات وتكتيكات مختلفة للتواصل بشكل أكثر فعالية. وفيما يلي بعض الأمثلة على ذلك.

تعدد اللغات في الأمم المتحدة

تتألف الأمم المتحدة من 193 دولة عضو، يتحدث أفرادها نفس عدد اللغات تقريبًا. ويتطلب القضاء على الحواجز اللغوية في منظمة كهذه أن تكون منظمة مدروسة وشاملة وغير متحيزة استراتيجيات التواصل .

الأمم المتحدة هي واحدة من أكبر أرباب العمل في مجال اللغات في جميع أنحاء العالم. وهي تضع معايير عالية للترجمة الشفوية (من الكلام إلى الكلام) والترجمة التحريرية (من كلمة إلى كلمة مكتوبة) عبر اللغات.

وتُترجم الخطابات خلال فعاليات الأمم المتحدة إلى ست لغات رسمية في آنٍ واحد وهي العربية والصينية والإنجليزية والفرنسية والروسية والإسبانية. وبالنسبة لأولئك الذين يرغبون في التحدث بأي لغة أخرى، تيسر الأمم المتحدة الترجمة الفورية والترجمة التحريرية عند الطلب.

نزع المصطلحات في ويكيبيديا

هل شاهدتَ من قبل إشعار إزالة اللبس في أعلى صفحة ويكيبيديا؟ جرب، على سبيل المثال، البحث عن توب غان أو برنس. ستجد رسالةً تخبرك عن موضوع الصفحة الحالية وتقودك إلى مكانٍ آخر إذا كنت تبحث عن شيءٍ آخر.

سحابة من صفحة ويكيبيديا ل 'أمير'

يعد توضيح المصطلحات طريقة رائعة لتقليل العوائق الثقافية والسياقية أمام التواصل. فهو يساعد على استباق سوء الفهم المحتمل وإتاحة معلومات بديلة للمستخدم عبر الثقافات المختلفة. إنه يركز على المستخدم، ويتسم بالتعاطف والفعالية.

كيف يستخدم فريق التسويق في ClickUp ClickUp

يعمل فريق التسويق الموزع في ClickUp مع العشرات من العاملين المستقلين والوكالات لإنجاز العمل. ومع توسع الفريق وتشتت المناطق الجغرافية وتضاعف الميزانيات ثلاث مرات، ظهرت العديد من عوائق التواصل.

وللتعامل مع هذه العوائق، أنشأ فريق التسويق مساحة عمل افتراضية مع ClickUp، حيث يقوم الفريق بإطلاق حملة تلو الأخرى بسلاسة، بالإضافة إلى أعمالهم المعتادة، وذلك من خلال المجلدات الوظيفية والقوائم والأهداف ولوحات المعلومات.

هل تحتاج إلى بعض الإلهام؟ اقرأ المزيد عن كيف يستخدم فريق التسويق في ClickUp ClickUp .

الرئيس التنفيذي لشركة Airbnb يقلل من الاجتماعات الفردية

في مقابلة حديثة ، وصف بريان تشيسكي، الرئيس التنفيذي لشركة Airbnb، نموذج الاجتماع الفردي بأنه معيب. وقال

ما يحدث هو أنهم في كثير من الأحيان لا يتحدثون عن الأشياء التي تريد التحدث عنها.

براين تشيسكي، الرئيس التنفيذي لشركة Airbnb

لإزالة الحواجز النفسية والثقافية حول التواصل الشفاف، يفضل تشيسكي الاجتماعات التي تضم عدة مشاركين. فهو يعتقد أن ذلك يساعد المزيد من الأشخاص على المساهمة وتحدي بعضهم البعض، مما يسرع من تدفق المعلومات واتخاذ القرارات.

كسر حواجز التواصل لديك مع ClickUp

التواصل الجيد هو أساس كل شيء، سواء أكان ذلك في العلاقات الشخصية أو وظائف العمل أو التفاعلات العامة. يحتاج الجميع من الرئيس إلى طيار شركة الطيران إلى أن يكونوا قادرين على التواصل بوضوح وحزم وفعالية كل يوم.

يعتمد تحقيق ذلك على الأفراد بقدر ما يعتمد على المؤسسات التي يعملون بها، وهذا هو السبب في وجود متخصصين في التواصل مثل كتّاب الخطابات، وعمليات مثل برنامج التدريب على إدارة موارد الطاقم، وأدوات التعاون في مكان العمل مثل ClickUp.

باستخدام ClickUp، لا يمكنك التواصل بفعالية فحسب، بل يمكنك أيضاً أن تجعل التواصل فعالاً ومتعدد الوسائط وآلياً. تعرف على ما يمكن أن تقدمه لك أداة إدارة المشاريع الشاملة. جرّب ClickUp مجانًا اليوم .