لنفترض أن لديك عشر مهام لإكمالها. إن تجميع المهام المتشابهة وتفويضها وأتمتتها والتحقق من القائمة بأسرع ما يمكن هو الكفاءة. اختيار المهام الأكثر أهمية لاستثمار طاقتك فيها أولاً هو الفعالية.
نظريًا، يبدو الأمر بسيطًا. ومع ذلك، في المؤسسات التي تنجز مشاريع كبيرة تشمل عدة أشخاص، يمكن أن تكون الموازنة بين الكفاءة والفعالية تحديًا.
في منشور المدونة هذا، قدمنا المساعدة.
ما هي الكفاءة؟
تشير الكفاءة إلى القدرة على إنجاز المزيد بأقل قدر من الوقت والموارد. عندما تسعى إلى تحقيق الكفاءة، فإنك سوف:
تقلل من هدر الوقت والمواد. على سبيل المثال، يقوم خط التجميع الفعال بكل ما من شأنه أن يقضي على الفجوة الزمنية بين عمليتين متتاليتين ويتجنب استخدام موارد غير ضرورية.
تحسين العمليات من خلال تبسيط تدفق العمل والقضاء على الاختناقات. على سبيل المثال، سيضمن مدير مشروع الخدمات نقل المعلومات إلى جميع أعضاء الفريق من خلال الاجتماعات التحضيرية واستعراضات إعادة النظر وما إلى ذلك.
تعظيم الإنتاجية باستخدام الأدوات والأتمتة. على سبيل المثال، يقوم فريق تطوير البرمجيات بإنشاء ضمان جودة مؤتمت لضمان إجراء المزيد من الاختبارات في الساعة.
قياس كل شيء. أحد الجوانب الرئيسية للكفاءة هو المقاييس. تستخدم فرق العمل مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لكل جزء من العملية لضمان تحقيق أقصى قدر من المخرجات.
في حين أن الفعالية ليست عكس ذلك تمامًا، إلا أنها متميزة. دعنا نفهم ذلك.
ما هي الفعالية؟
الفعالية هي قدرة المنظمة على القيام بالأشياء الصحيحة لتحقيق النتائج المرجوة. عندما تسعى لتحقيق الفعالية، فإنك
- تحديد أهداف واضحة من شأنها توجيه عملية صنع القرار في جميع مراحل المشروع
- تحديد أولويات المهام التي ستساهم في تحقيق الأهداف التي حددتها لنفسك
- التركيز على خلق القيمة من خلال إعطاء الأولوية للأعمال المهمة على الأعمال العاجلة، ودفع الأهداف الاستراتيجية طويلة الأجل إلى الأمام
- رؤية الصورة الأكبر لقيمة الأعمال وتجربة العملاء والابتكار وقيمة المساهمين
الاختلافات الرئيسية بين الكفاءة والفعالية
ببساطة، الكفاءة هي القيام بالأمور بشكل جيد أو صحيح. أما الفعالية فهي القيام بالأشياء الصحيحة. كيف يعمل ذلك في العالم الحقيقي؟ لنكتشف ذلك.
التركيز على الموارد مقابل النتائج
تركز الكفاءة على تعظيم الموارد. يتعلق الأمر بالحصول على أقصى قدر من المخرجات من كل وحدة من المدخلات.
على سبيل المثال، إذا كنت تخبز كعكة، فستكون فعالاً إذا استخدمت كل حبة سكر أو كل قطرة زبدة في المنتج النهائي.
تركز الفعالية على تحقيق النتائج المرجوة. يتعلق الأمر بتحسين جودة المنتج وفائدته.
على سبيل المثال، في إطار السعي لتحقيق الفعالية، يمكنك استبدال السكر بالستيفيا لتلبية احتياجات مجموعة أكبر من العملاء الذين يعانون من مشاكل في النظام الغذائي، حتى لو كان ذلك مكلفًا.
قصير الأجل مقابل طويل الأجل
تركز الكفاءة عادةً على النتائج قصيرة المدى. فهي تهدف إلى تحسين كل جانب/جزء صغير من العملية للقضاء على الهدر. قد يستغل مندوب المبيعات الفعال كل دقيقة من يومه لإجراء المكالمات ليكون فعالاً.
تركز الفعالية على النتائج طويلة الأجل. ويهدف إلى تحسين التأثير على العميل لزيادة القيمة إلى أقصى حد. يقوم مندوب المبيعات الفعال بإجراء أبحاثه وتخصيص العرض التقديمي والاتصال بالنوع المناسب من العملاء المحتملين.
الحبيبية مقابل الصورة الكبيرة
تتعلق الكفاءة بالتفاصيل الدقيقة. إنها تتعلق بكل حبة سكر وقطرة زبدة. عادةً ما تركز الشركات على تحسين كفاءة الوحدات الأصغر في المؤسسة، مثل الفرد أو الفريق.
تتعلق الفعالية بالصورة الكبيرة - أي زيادة تأثير الكل. لقياس الفعالية، تركز الشركات على احتياجات العميل والقيمة والاستدامة والميزة التنافسية. وهنا، ستركز المؤسسات على التأكد من أن جميع الأجزاء المتحركة تتوافق معًا بشكل جيد.
المقاييس والقياس
تتم مراقبة الكفاءة وقياسها عن كثب على مستوى تنفيذ العملية/المشروع. تستخدم الفرق مؤشرات الأداء الرئيسية مثل الناتج في الساعة، ووقت الإنتاجية، ووقت الدورة، واستخدام الموارد، وما إلى ذلك.
تتم أيضًا مراقبة الفعالية عن كثب ولكن على مستوى الأعمال. وتستخدم الفرق مقاييس مثل رضا العملاء (CSAT)، ومعدل التحويل، ومعدل اعتماد المنتج/الميزات، وما إلى ذلك.
دعونا نلخص.
| الميزة | الكفاءة | الفعالية |
|---|---|---|
| التركيز | زيادة مخرجات المشروع | تحقيق نتائج الأعمال |
| الهدف | تعظيم الاستفادة | تعظيم قيمة الأعمال |
| الإطار الزمني | قصير الأجل، عادةً ما يكون يوميًا أو أسبوعيًا أو شهريًا أو ربع سنوي | طويل الأجل، عادةً من 1-5 سنوات |
| قابلية التطبيق | دقيقة، على مستوى العملية أو المشروع | الصورة الكبيرة، على مستوى القسم أو المؤسسة |
| المقاييس | معدل استخدام الموارد، وإنتاجية الموظفين، ومعدل العيوب، وعائدات المرحلة الأولى | التحديد، على مستوى العملية أو المشروع |
| المسؤولية | الأفراد وقادة الفرق ومدراء المشاريع | مدراء المشاريع ورؤساء الأقسام والفرق متعددة الوظائف |
الفروق بين الكفاءة مقابل الفعالية
عندما تنظر إلى الفروقات، قد يبدو لك أنه يجب عليك اختيار أحدهما على الآخر. إذا فعلت ذلك، فسيكون ذلك خطأ. لنجاح أي منظمة، فإن الكفاءة والفعالية مهمان لنجاح أي منظمة.
## لماذا كل من الكفاءة والفعالية مهمان
الكفاءة والفعالية كلاهما جانبان مهمان في أي عمل تجاري. فهما يساعدان على القيام بالأشياء الصحيحة بالطريقة الصحيحة. وهذا مزيج قوي. لنرى كيف يكون ذلك باستخدام مثال مشروع تطوير البرمجيات.
لا كفاءة ولا فعالية
عندما لا يكون فريق التطوير غير كفء ولا فعال، فإن مشاريعهم ستتأخر، وستكون جودة البرمجيات غير متناسقة، وسيكون أصحاب المصلحة في العمل غير راضين، ومن المرجح أن يفشل المشروع.
كفء ولكن غير فعال الكفاءة الهندسية ستضمن لك التسليم في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية. ستتم الاستفادة من فرقك بشكل جيد وتكون منتجة.
ولكن، بما أنهم غير فعالين، فقد لا يعطون الأولوية للمهام الأكثر أهمية. قد يقومون ببناء ميزات لا تلبي احتياجات العميل. وهذا يسبب عدم رضا العملاء، مما يؤدي إلى فشل المشروع.
فعالة ولكن غير فعالة
عندما تكون الفرق فعالة، فإنها تعطي الأولوية للأشياء الصحيحة. فهم يعملون على حل المشاكل الملحة والمهمة. إنهم يخلقون قيمة تجارية لكل مستخدم.
ومع ذلك، بسبب عدم كفاءتهم، قد يستغرقون الكثير من الوقت وينفقون الكثير من ميزانياتهم. لن يتمكنوا من التغلب على الاختناقات، مما قد يتسبب في عدم اكتمال المشروع أبدًا.
كفاءة وفعالية
من شأن الفريق الكفء والفعال أن:
- بناء الميزات التي يحتاجها العملاء ويريدونها
- حل المشاكل الصحيحة باستخدام برامج عالية الجودة
- التركيز على إنشاء تجربة مستخدم ممتازة
- التسليم في الوقت المحدد وفي حدود الميزانيات - الوصول إلى السوق بشكل أسرع
- استخدام مهارات فريق التطوير ووقته على النحو الأمثل
باختصار، الكفاءة والفعالية متكاملتان. تحتاج الفرق المحترفة إلى تحسين كليهما باستمرار. وإليك الطريقة.
استراتيجيات لتحسين الكفاءة والفعالية
في كثير من الأحيان، قد يؤثر تحسين أحدهما فقط سلبًا على الآخر. على سبيل المثال، إذا ركزت كثيراً على تقليل الفاقد، فقد تبتكر منتجات لا تلبي متطلبات العملاء.
السكر أرخص من الستيفيا بالطبع. ولكن بالنسبة للزبون الذي يريد كعكة كيتو، فإن الكعكة التي تحتوي على السكر غير فعالة - أي أن الناتج بأكمله مهدر.
يفهم قادة الأعمال الجيدون هذا الأمر. لذا، فهم يسعون جاهدين لإيجاد التوازن الصحيح بين الكفاءة والفعالية المثلى. للقيام بذلك بشكل جيد، تحتاج إلى أداة قوية لإدارة المشاريع مثل ClickUp .
أدوات وتقنيات لتحقيق الكفاءة
قبل أن تقوم بتحسين أي شيء، افهم ما يستلزمه ذلك. قم بإعداد الأنظمة المناسبة لتتبع الأداء الحالي بطريقة مفيدة.
خطط لعملك
اجعل الكفاءة هدفًا مهمًا في التخطيط التنظيمي . قسّم مشروعك إلى أجزاء صغيرة يمكن إدارتها. قم بتعيين المستخدمين وتتبع التقدم المحرز باستخدام نظام إدارة المهام مثل انقر فوق المهام . اجمع كل المعلومات ذات الصلة، واربط الموارد، وأضف قوائم التدقيق، واستخدم التعليقات المتداخلة لجعل هذه المهام المصدر الوحيد للحقيقة في المشروع.
مهام النقر فوق المهام كمتجر شامل لجميع المعلومات ذات الصلة
تتبع الوقت
الوقت المستغرق لإكمال شيء ما هو مؤشر رئيسي للكفاءة. لذا، سواء كنت تعمل في إدارة الإنشاءات أو تطوير البرمجيات، تتبع الوقت المستغرق في كل مهمة.
استخدم ClickUp تتبع وقت المشروع لتقدير المدة التي تعتقد أن مهمة ما ستستغرقها. عند اكتمال المهمة، قارن التقديرات بالتقديرات الفعلية لفهم الثغرات. استفد من الرؤى المستقاة من تقارير تتبع الوقت لزيادة الكفاءة في المشاريع المستقبلية.
على سبيل المثال، إذا قدرت أن تطوير ميزة معينة يستغرق ساعتين، ولكن في الواقع استغرق الأمر 4 ساعات، فإن العملية لم تكن فعالة كما كنت تعتقد.
قد يكون هذا بسبب التدفق غير السليم للمعلومات، أو نقص الأدوات اللازمة، أو عدم امتلاك مجموعة المهارات المناسبة. يساعد تحديد السبب الجذري في تقليل هذه الفجوة في الكفاءة.
تتبع الوقت > احصل على الكفاءة مع ClickUp
مراقبة النتائج
تُقاس الكفاءة في التحسينات الصغيرة والمستمرة في المقاييس. ولإجراء هذه التحسينات، تحتاج المؤسسات إلى مراقبة الأداء وتتبعه في الوقت الفعلي باستخدام التقارير القائمة على مؤشرات الأداء الرئيسية.
استخدم لوحات معلومات ClickUp لإنشاء التقارير التي تحتاجها والجدول الزمني الذي تحتاج إليها. سواء أكنت بحاجة إلى جداول زمنية شهرية أو استخدام الموارد الأسبوعية أو الإنتاجية اليومية، قم بإعداد الأدوات المناسبة وشاركها مع جميع أصحاب المصلحة المعنيين بشكل آمن.
ClickUp Dashboard لإعداد تقارير كفاءة المشروع
مكافأة: كيفية تتبع تقدم المشروع
أتمتة
بمجرد حصولك على جميع البيانات التي تحتاجها، قم بأتمتة كل ما لا يحتاج إلى جهود بشرية. مع أكثر من 100+ من ClickUp أتمتة إدارة المشاريع القوالب، يمكنك تبسيط عمليات سير العمل غير الفعالة. سواء كان ذلك تغيير الحالة تلقائيًا، أو إعادة تعيين المستخدمين، أو إرسال رسائل البريد الإلكتروني/الإشعارات، قم بإعداد الأشياء لتعمل بشكل مستقل وفعال.
عندما تحتاج إلى القليل من الإضافات، استخدم ClickUp Brain لإنشاء تحديثات المشروع، والحصول على الإجابات الصحيحة، وإنشاء تدفقات عمل تلقائية، وكتابة محتوى عالي الجودة، وغير ذلك الكثير.
كل إجابة في متناول يدك مع ClickUp Brain
بمجرد الانتهاء من الاهتمام بالكفاءات الدقيقة، حان الوقت للانتقال إلى الفعالية على مستوى الصورة الكبيرة.
المزيد عن كيفية تحسين كفاءة سير العمل هنا
طرق زيادة الفعالية
تحديد الأهداف
لكي تكون فعالاً، عليك أن تعرف ما تتطلع إلى تحقيقه. احصل على البداية الصحيحة مع أهداف ClickUp . ضع أهدافًا لسباقات السرعة والمبيعات والتسويق واكتساب المواهب والعمليات وغيرها. قم بتنظيمها في مجلدات وشاهد التقدم المحرز عبر أهداف متعددة للحصول على رؤية أفضل للكفاءة.
تصور المواعيد النهائية والمسؤوليات بشكل شامل من خلال جدول زمني منظم جيدًا باستخدام ClickUp Goals
تعاون
تتطلب زيادة الفعالية تدفق المعلومات والمعرفة من عضو في الفريق إلى آخر.
توثيق: استخدم مستندات ClickUp Docs لجمع كل المعلومات ذات الصلة في مكان واحد لجمع كل الفرق على نفس الصفحة. أنشئ إجراءات تشغيل قياسية (SOPs) لتتبعها الفرق. شارك بأمان مع جميع أعضاء الفريق. قم بدعوة التعليقات والاقتراحات. قم بتحديث إجراءات العمل الخاصة بك على طول الطريق.
مشاركة المعرفة مع مستندات ClickUp Docs
تصور
استخدم ClickUp Whiteboards لتخطيط العمليات المعقدة وسير العمل. اجتمعوا كفريق واحد لإنشاء عمليات تعمل على تحسين الفعالية إلى جانب الكفاءة. قم بتحديثها من وقت لآخر.
شاهد عملياتك أثناء العمل > تحسين الفعالية باستخدام ClickUp
تواصل
بالنسبة لكل شيء آخر، قم بإعداد منصة تعاون في الوقت الفعلي يمكنها تكييف نفسها مع جميع أنماط التواصل في مكان العمل .
الاستخدام انقر فوق الدردشة لتمكين الرسائل في السياق، وربط الاتصال بقنوات المشروع. انضم إلى المكالمات بنقرة واحدة، وملخصات تلقائية، وعناصر الإجراءات.
ClickUp Chat لكل احتياجاتك في التواصل
تحليل بيانات الأداء
لتحسين كفاءات العملية والفعالية بالتوازي، انظر إلى نقاط البيانات المختلفة وربط النقاط.
على سبيل المثال، إذا وجدت أن تكلفة اكتساب العملاء مرتفعة، فابحث في التسويق مقاييس الكفاءة التي قمت بإعدادها. إذا كانت مشاريعك تتأخر، راجع إدارة عبء العمل وإعداد تقارير الإنتاجية.
أثناء القيام بذلك، تذكر عدم الوقوع في المفاهيم الخاطئة الشائعة. دعنا نستكشف ذلك.
## مفاهيم خاطئة شائعة
تشكل الكفاءة والفعالية أساس إدارة الأداء في كل مؤسسة. ومع ذلك، يتم فهمها وتنفيذها وتحسينها بطرق مختلفة. في هذه العملية، قد ينتهي بك الأمر إلى تصديق بعض المفاهيم الخاطئة.
إليك كيف يمكنك تحديد ذلك وتجنب ذلك.
🙅🏻♀️ الكفاءة 🙅🏻♀️ الكفاءة تساوي النجاح
تطارد المؤسسات بانتظام الكفاءة كوسيلة لتحقيق نجاح الأعمال. في حين أن تحسين الكفاءة يمكن أن يقلل التكاليف ويزيد من الإنتاج، إلا أنه لا يمكن أن يعد بالنجاح.
🙅🏻♀️ الفعالية هي كل ما يهم
الفعالية أقرب إلى النجاح من الكفاءة لأنها تركز على قيمة الأعمال ورضا العملاء. ومع ذلك، ليس هذا هو كل ما يهم لأنه مهما كانت فعاليتك، فإن العملية غير الفعالة يمكن أن تتحول إلى عملية مكلفة وغير مربحة، مما يجعلها غير مجدية.
🙅🏻♀️ الكفاءة/الفعالية هي أبيض أو أسود
غالبًا ما تعتقد الشركات أن الكفاءة أو الفعالية هي سؤال نعم أو لا. بمعنى، إما أن تكون فعالاً أو لا. وهذا اعتقاد خاطئ.
فكل عملية وكل عمل تجاري يكون في مرحلة ما من الكفاءة/الفعالية في أي وقت من الأوقات. يمكنك تحسين عملياتك لتحسين درجة كفاءتك وفعاليتك. هناك دائمًا فرصة لزيادة الكفاءة أو الفعالية إلى أقصى حد، وهو ما يجب أن يكون محور التركيز الرئيسي لاستراتيجيات التحسين المستمر الخاصة بك.
كيف سيبدو ذلك في العالم الحقيقي؟
## تطبيقات عملية في مكان العمل
عادةً ما يكون مديرو المشاريع، وقادة العمليات، ومهندسو العمليات، وما إلى ذلك، هم من الأشخاص المهتمين بالكفاءة. لا يجب أن يقتصر الأمر على تلك الأنواع من الأدوار فقط. يمكن لكل موظف وفريق عمل تحسين الكفاءة والفعالية في مجال عمله. بعض الأمثلة أدناه.
تحسين سير العمل الفردي
هل تتفقد بريدك الإلكتروني كثيرًا؟ هل تشتت انتباهك الرسائل النصية من أعضاء الفريق؟ كم ساعة في يومك تقضيها في الاجتماعات؟ يمكن لكل فرد النظر في عمله لتحديد طرق تحسين الكفاءة.
يمكن أن يساعد تحديد الأهداف الشخصية، والمراجعات، وتدوين اليوميات، والتأمل الذاتي، وما إلى ذلك في تحسين الفعالية.
تقييم أداء الفريق
يمكن للمدراء استخدام معايير الكفاءة والفعالية لإجراء مراجعات الفريق. خلال عمليات إعادة النظر، والاجتماعات الفردية، والمراجعات الجماعية، يمكن للمدراء تدريب فرقهم على العمل بشكل أفضل فرديًا وجماعيًا.
خلق ثقافة التوازن
من خلال التركيز على الكفاءة وحدها، قد يضع المديرون معايير عالية للإنتاجية والمخرجات لفريقهم. وهذا يمكن أن يؤدي إلى عدم رضا الموظفين في أحسن الأحوال والإرهاق في أسوأ الأحوال. ومن ناحية أخرى، قد يؤدي التركيز على الفعالية وحدها إلى إهدار الموارد.
يفكر المديرون الجيدون في كيفية تحسين توزيع سير العمل في فرقهم . فهم يجدون التوازن بين استخدام موارد أقل وتحقيق النتيجة المرجوة، مما يؤدي إلى إنشاء مؤسسة ذات أداء أفضل بشكل عام.
تحقيق الكفاءة والفعالية: حسِّن سير العمل لديك باستخدام ClickUp
الكفاءة مقابل الفعالية هي النظرة الخاطئة. فأحدهما ليس أفضل من الآخر، ولا يؤدي أحدهما إلى النتيجة المرجوة. في الواقع، يكمن النجاح في المنطقة المعتدلة بين الكفاءة والفعالية.
ويتطلب الحصول عليها أهدافًا هادفة وعمليات مدروسة وأدوات قوية مثل ClickUp.
من خلال العصف الذهني، وإدارة المشاريع، وإعداد التقارير، والأتمتة، والذكاء الاصطناعي، تقدم ClickUp كل ما تحتاجه لتكون فعالاً وكفؤاً. عندما تستخدمها باستمرار، تساعدك ClickUp على اكتشاف الرؤى والفرص المخفية في تعقيدات العمل اليومي.
جربه بنفسك. اشترك في ClickUp مجانًا اليوم .