أحد أكبر التحديات التي يواجهها جميع القادة هو تحقيق التوازن بين استقلالية الموظفين والحاجة إلى التنظيم والتوجيه.

وقد سلطت دراسة استقصائية أجراها المحللان الكبيران بريانكا مهروترا وستاسيا غرار الضوء على هذا التوتر 88% من المشاركين في الاستطلاع يفضلون نهجًا عالي الثقة ومنخفض الإدارة غير المتحيزة، لكن 70% منهم لا يزالون يرغبون في إجراء عمليات مراجعة منتظمة مع المديرين.

وهذا يقودنا إلى السؤال: كيف يمكن للمدراء التوفيق بين هذه الاحتياجات التي تبدو متناقضة وضمان رضا الموظفين؟

تتمثل إحدى طرق القيام بذلك في طرح أسئلة مراجعة منتظمة تركز على احتياجات فريقك وأهدافه المهنية. من خلال تحويل التركيز من المخرجات (إنجاز المهام) إلى مواءمة الأهداف، يمكن للمدراء الحفاظ على الشعور بالتواصل دون إدارة دقيقة. يشعر الموظفون بالدعم، ومع ذلك يحافظون أيضًا على ملكية عملهم.

في منشور المدونة هذا، سنستكشف كيفية استضافة عمليات التحقق التي تركز على الموظفين في الاجتماعات، إلى جانب 100 سؤال جاهز للاستخدام لسيناريوهات مختلفة.

ما هي أسئلة تسجيل الدخول؟

أسئلة تسجيل الوصول هي أسئلة مفتوحة أو مغلقة تُستخدم لتقييم السلامة العاطفية والعقلية والجسدية للأفراد، وغالباً ما تكون في إعدادات مثل اجتماعات الفريق أو مراجعات الأداء 1:1. تُعد أسئلة تسجيل الوصول الممتعة أيضًا طريقة رائعة لبناء الألفة وتخفيف التوتر، خاصةً في إعدادات الفريق الجديدة أو أثناء اجتماعات المشروع وانطلاقته .

فيما يلي بعض المواقف التي يمكنك فيها استخدام أسئلة تسجيل الدخول.

أسئلة تسجيل الوصول الأسبوعية

كمدير، البقاء على اتصال منتظم مع أعضاء فريقك أمر بالغ الأهمية. يمنحك تسجيل الوصول الأسبوعي فكرة عادلة عما يمر به أعضاء فريقك وكيف يمكن أن يؤثر ذلك على عملهم وإنتاجيتهم. بعض الأفكار التي يمكنك تجربتها هي

• أيام الإثنين المحفزة: تحديد النوايا والأهداف للأسبوع
• أربعاء الرفاهية: تناوب أسئلة الوقوف لتقييم رفاهية أعضاء الفريق
• الخميس الشكر: اسأل زملاء الفريق عما يشعرون بالامتنان له خلال اجتماعات الوقوف يوم الخميس

الاجتماعات بأثر رجعي

الاجتماعات الاستعراضية هي جلسات منظمة تتيح للفرق التفكير في المشاريع المنجزة وتحديد مجالات التحسين. خلال هذه الاجتماعات، يمكنك طرح أسئلة مراجعة أثناء:

• افتتاح الاجتماع: استخدم أسئلة المراجعة لخلق مساحة آمنة لإبداء الملاحظات الصادقة
• اختتام الاجتماع: التفكير في الدروس المستفادة حتى تتمكن من تطبيقها في العمل المستقبلي

ورش العمل

عند إجراء ورش العمل، قد يكون العديد من المشاركين جدد عليك وعلى بعضهم البعض. يمكن أن يساعدك الاطمئنان عليهم في جعلهم يشعرون بالراحة وتهيئة الأجواء لبقية الجلسة. يمكنك تجربة ما يلي:

• تسجيل الوصول قبل ورشة العمل:كاسحات الجليد لبناء الألفة وتقييم قدرة المشاركين الذهنية على استيعاب المعلومات الجديدة
• مراجعة ما بعد ورشة العمل: الحصول على تعليقات من المشاركين وتقييم فعالية ورشة العمل الخاصة بك

يمكن أن يساعدك دمج أسئلة تسجيل الحضور في اجتماعات الفريق في الحصول على نبض مشاعر الموظفين وخلق بيئة عمل داعمة.

اقرأ أيضًا: كيف تقول مجرد تسجيل الدخول بشكل احترافي

فوائد استخدام أسئلة تسجيل الوصول

لنلقِ نظرة على كيفية استخدام أسئلة تسجيل الوصول و كاسحات الجليد الممتعة يمكن أن تحسن ديناميكيات الفريق والإنتاجية والرضا الوظيفي بشكل عام. هذا ما تهدف إلى تحقيقه:

• تحطيم التكتلات: يمكن أن تساعد اللقاءات المنتظمة في إزالة الحواجز الهرمية وتشجيع التعاون بين الوظائف
• تشجيع الضعف: من خلال إنشاء مساحة آمنة، يمكن لأعضاء الفريق مشاركة مخاوفهم وشكوكهم وتحدياتهم دون إصدار أحكام مسبقة
• تعزيز التعاطف: من خلال مشاركة التجارب والتحديات الشخصية، يمكن لأعضاء الفريق تطوير فهم أعمق لبعضهم البعض
• زيادة الإنتاجية: من خلال معالجة المشاكل في وقت مبكر، يمكن للفرق تجنب الاختناقات والتأخيرات المحتملة
• الحد من التوتر والقلق:مشاركة المخاوف والقلق يمكن أن يخفف من التوتر والقلق
• تقوية تماسك الفريق: يمكن أن تؤدي عمليات التحقق المنتظمة إلى بناء صداقة حميمة وشعور بالهدف المشترك، مما يحسن ثقافة الشركة

100 سؤال تفاعلي حول تسجيل الدخول

والآن إلى الجزء الأفضل: إليك أكثر من 100 سؤال تسجيل دخول لأي نوع من اجتماعات الفريق. يتضمن ذلك أسئلة للاجتماعات اليومية، والمراجعات الأسبوعية، والأهداف، والاجتماعات الفردية، وغيرها الكثير.

كاسحات الجليد والمرح

أسهل طريقة لتجنب الإحراج الحتمي للاجتماعات؟ افتتحوها بكاسحات الجليد الممتعة وأنشطة بناء الفريق قبل الانتقال إلى الحديث عن العمل. إليك بعض الأفكار لتبدأ بها:

1. إذا تم تصوير يوم عملك كفيلم سينمائي، فمن سيكون بطله؟
2. لو كان بإمكانك أن تعيش حياة شخص آخر ليوم واحد، من ستختار من ستختار؟
3. ما الرموز التعبيرية التي تمثل شخصيتك بشكل أفضل؟
4. هل تفضل الصمت أو الموسيقى أو الضوضاء الخلفية عند العمل بعمق؟
5. ما هي تجربة العمل الأكثر غرابة أو الأكثر غرابة التي مررت بها؟
6. ما هي صورة GIF المفضلة لديك المناسبة للعمل؟
7. ما هي أكثر أدوات العمل أو أدواتك المكتبية غرابة؟
8. إذا كان بإمكانك اختراع عطلة جديدة، فماذا ستكون؟
9. ما هو أسخف شيء قمت به في العمل؟
10. هل لديك نبتة مفضلة في المكتب؟

المكاسب الشخصية والرفاهية

من منا لا يحب الاحتفال والتحدث عن انتصاراته؟ فحتى المكاسب الصغيرة يمكن أن تكون بمثابة محفزات كبيرة وتضبط النغمة المناسبة لتلك الاجتماعات الموجهة نحو العمل.

إذا كنت تريد أن تبقي الأمر بسيطًا ولكن حقيقيًا، فحتى سؤال الناس عن يومهم وحالتهم المزاجية يمكن أن يقطع شوطًا طويلًا ويظهر لفريقك أنك تهتم بهم حقًا.

1. ما هو الشيء الإيجابي الوحيد الذي حدث هذا الأسبوع؟
2. ما هو الهدف الشخصي الذي تعمل على تحقيقه؟
3. ما هو الموضوع أو الهواية التي كنت مهتماً بها مؤخراً خارج العمل؟
4. كيف تشعر اليوم، جسدياً وعاطفياً؟
5. ما الذي يجهدك مؤخراً؟
6. ما الذي تفعله لتحسين التوازن بين العمل والحياة الشخصية؟
7. متى كانت آخر مرة أخذت فيها استراحة واسترخيت حقًا؟
8. كيف تتعاملين مع المشاعر السلبية؟
9. ما هو روتينك الرياضي المفضل؟
10. ما مدى حضورك في الوقت الحالي؟
11. ما مدى ارتباطك بشيء أكبر من نفسك؟
12. ما هي النصيحة المالية التي أحدثت فرقاً كبيراً في حياتك؟

تقدم العمل والتحديثات

قد يكون من الصعب التحدث عن صراعات المرء ومشاكله في العمل. يمكن أن تكون المراجعات الصريحة والمتعاطفة حول تقدم المهام والتحديثات بمثابة جسر عبور وتسمح للجميع بالحصول على الدعم الذي يحتاجونه للقيام بأفضل ما لديهم من عمل. إليك بعض الأسئلة المفيدة:

1. كيف تحدد أولويات عبء العمل لديك؟
2. هل تشعر بأنك أكثر إنتاجية في العمل من المنزل أم في المكتب؟
3. ما هي الاستراتيجيات التي تستخدمها لإدارة وقتك؟
4. ما الذي ينجح كما هو متوقع، وما الذي لا ينجح؟
5. ما الذي ستغيره إذا كان بإمكانك القيام بهذا المشروع مرة أخرى؟
6. هل هناك أي عوائق تمنعك من المضي قدماً؟
7. هل تحتاج إلى أي موارد أو دعم إضافي؟
8. ما الذي كان يمثل تحديًا مستمرًا لك في العمل؟
9. ما هو الشيء الوحيد الذي من شأنه أن يجعل حياتك العملية أسهل؟

ديناميكيات الفريق والتعاون

تُعد المراجعات الموجهة للفريق طريقة رائعة لتشكيل ديناميكيات أقوى للفريق والتواصل بشكل أفضل مع زملائك. جرب هذه الأسئلة لتبدأ بها:

1. قيّم معنويات الفريق على مقياس من 1 إلى 10.
2. شارك صورة GIF لوصف فريقك.
3. ما هو الشيء الوحيد الذي يمكننا القيام به لخلق ثقافة فريق أكثر إيجابية وشمولية؟
4. توجيه تحية لشخص ما في الفريق.
5. هل هناك أي شيء يمكن لأعضاء فريقك القيام به لمساعدتك على أن تكون أكثر فعالية؟
6. هل نستفيد من نقاط قوة كل عضو في الفريق؟
7. هل صوت الجميع مسموع؟
8. كيف يمكننا الاحتفال بالنجاحات معاً؟
9. كيف يمكننا تشجيع وجهات النظر المتنوعة في فريقنا؟
10. هل تشعر بتقدير الفريق لك؟
11. كيف يمكننا تحسين الثقة والاحترام بين أعضاء الفريق؟
12. هل تشعر بالدعم من قبل مدرائك وموظفي القيادة؟

الأهداف والأولويات

قم بمواءمة أهم أهدافك وأولوياتك مع فريقك من خلال هذه القائمة من الأسئلة المفيدة:

1. ما هي أهم ثلاث أولوياتك لهذا الأسبوع؟
2. ما هو الفوز السريع الذي جعلك تشعر بالرضا؟
3. هل تحرز تقدماً نحو أهدافك طويلة المدى؟
4. كيف ستقيس نجاح مشروعك؟
5. ما هو الشيء الذي ترغب في تحديد أولوياته في الأسابيع القادمة؟
6. كيف يمكننا تتبع تقدمنا نحو أهداف الفريق بشكل أفضل؟
7. ما الذي يعيقك عن تحقيق أهدافك؟
8. كيف تكافئ نفسك على تحقيق أهدافك؟
9. كيف تظل مسؤولاً عن تحقيق أهدافك؟
10. كيف تضمن ألا تعرقل المهام المخصصة أهدافك طويلة المدى؟

التغذية الراجعة والنمو

هل تريد أن تستمر أنت وفريقك في النمو كل يوم؟ أنشئ دورة منتظمة للتغذية الراجعة. توفر عمليات تسجيل الملاحظات خلال الاجتماعات اليومية والأسبوعية والشهرية فرصة ممتازة للقيام بذلك.

1. ما هي طرقك المفضلة لإعطاء الملاحظات وتلقيها؟
2. هل تتلقى ملاحظات كافية؟
3. ما هو الجزء المفضل والأقل تفضيلاً في عملك؟
4. ما هو المجال الذي يمكنك تحسينه هذا الأسبوع؟
5. ما هو الشيء الوحيد الذي ترغب في القيام به بشكل مختلف الأسبوع القادم؟
6. ما هو الشيء الوحيد الذي تعلمته عن نفسك هذا الأسبوع؟
7. هل يتوافق دورك الحالي مع تطلعاتك المهنية؟
8. ما هي المهارة التي تمتلكها ولا تستخدمها في العمل ولكنك ترغب في استخدامها؟
9. هل شعرت بأنك فشلت في شيء ما مؤخراً؟ كيف يمكننا المساعدة في معالجة ذلك؟

إدارة المهام والموعد النهائي

يمكن أن تكون أسئلة التدقيق هذه هبة من الله في التنبؤ بعوائق المشروع ومعالجة المخاطر التي تؤثر على إنجازه في الوقت المناسب.

1. كيف يبدو عبء العمل لديك؟
2. هل هناك أي مهام يمكنك تفويضها أو تأجيلها؟
3. هل أنت على المسار الصحيح للوفاء بالموعد النهائي؟
4. هل مواعيدك النهائية تحفزك (أو تثبط من عزيمتك)؟
5. ما هو الشيء الوحيد الذي يمكنك القيام به لتحسين إنتاجيتك؟
6. ما الذي يستغرق معظم وقتك؟
7. كيف توازن بين الاجتماعات والعمل العميق؟
8. كيف تتجنب تعدد المهام؟
9. ما الذي يمنعك من بدء أو إنهاء مهمة ما؟
10. ما هي المهمة التي كانت مضيعة للوقت؟
11. ما الذي يجب الاحتفاظ به أو إيقافه مؤقتًا أو التوقف عن القيام به في المشروع؟

الابتكار والإبداع

تعبت من قول "هل لدى أحدكم أي أفكار؟"

أطلق العصف الذهني الإبداعي في اجتماعاتك بهذه الأسئلة الجديدة بدلاً من ذلك.

1. ما هي الحملة التي كنت ستديرها أو الميزة التي كنت ستنشئها إذا كانت لديك موارد غير محدودة؟
2. ما هي إحدى الطرق لتشجيع ثقافة الابتكار؟
3. ما هي التجربة التي ترغب في تجربتها، حتى لو كانت فرص الفشل أكبر؟
4. ما هي تقنية العصف الذهني التي تجدها مفيدة؟
5. ما هو منفذك الإبداعي المفضل؟
6. ما هي التكنولوجيا المستقبلية التي تثير حماستك؟
7. ما هو الشيء الوحيد الذي يمكننا فعله لتعطيل السوق؟
8. ما هو التمرين الذهني الذي حسّن من إبداعك؟
9. هل هناك منتج أو خدمة معينة يقدمها أحد المنافسين تعتقد أنه كان بإمكاننا تقديمها أولاً؟
10. ما هي الطريقة التي يمكننا من خلالها تمييزنا عن منافسينا؟

التواصل والتعاون

👀 هل تعلم؟

العاملون 12 مرة من المرجح أن يكونوا أكثر انخراطًا عندما يثقون في قادة فرقهم؟

تتيح لك هذه الأسئلة التواصل مع فريقك بمزيد من التعاطف وبناء الشفافية والثقة.

1. هل هناك أي أعطال في التواصل نحتاج إلى معالجتها؟
2. ما هي إحدى الطرق لتحسين جلسات العصف الذهني لفريقنا؟
3. هل تفضل المحادثات المتزامنة أم غير المتزامنة؟
4. هل نتعامل مع النزاعات بصراحة وصدق؟
5. ما الأدوات التي يمكننا استخدامها للبقاء على اتصال؟
6. كيف يمكننا ممارسة الاستماع الفعال؟
7. ما هو أسلوبك في التواصل - كتابي أم شفهي أم مرئي؟
8. هل هناك أي مواقف تشعر فيها بالتردد في التحدث؟
9. ما الذي يمكننا فعله لتقليل التشتت وزيادة الإنتاجية خلال اجتماعات الفريق؟
10. هل هناك أي أعضاء محددين في الفريق ترغب في التواصل معهم بشكل أكبر؟
11. كيف يمكنناتشجيع الجميع على المشاركة في الاجتماعات?

التعلم والتطوير

أخيراً يتوق الموظفون حقًا إلى فرصة للتعلم والنمو . يساهم الاستثمار في الأشخاص - تطلعاتهم ودوافعهم - في بناء روابط بين أعضاء الفريق والمديرين والمؤسسة.

لذا، عليك أن تسأل موظفيك

1. ما المهارة الجديدة التي ترغب في تعلمها؟
2. هل تسعى إلى الحصول على التغذية الراجعة والإرشاد؟
3. ما الذي يمكنك فعله لتحسين معرفتك وخبرتك؟
4. ما هو الشيء الذي لطالما أردت تجربته ولكنك لم تفعل؟
5. أين ترى نفسك بعد خمس سنوات؟
6. ما الذي تقرأه أو تتعلمه حالياً؟
7. ما هو الشيء الذي تعلمته مؤخراً؟
8. كيف تواكب أحدث الاتجاهات والتقنيات؟
9. هل فكرت في بناء علامة تجارية احترافية؟
10. ما الأدوات التي تستخدمها لمراقبة تقدمك والبقاء مسؤولاً؟
11. ما هي المنصة أو المجتمع الإلكتروني الذي كان أكثر فائدة لتطورك المهني؟
12. هل سبق لك إعداد نظام مكافأة أو تحدٍ لتحفيز نفسك على التعلم؟
13. ما رأيك في التعلم التجريبي؟ هل هو مبالغ فيه أم مفيد؟

💡 نصيحة احترافية: انتبه إلى _متى وأين تطرح أسئلة تسجيل الدخول. يمكن طرح الأسئلة المتعلقة بالتسجيلات التمهيدية، والأسئلة المتعلقة بتحديثات العمل والتواصل، وما إلى ذلك، في بيئة جماعية. في المقابل، يجب طرح الأسئلة المتعلقة بالتغذية الراجعة والصحة في مكان خاص، على انفراد.

تعزيز عمليات تسجيل الوصول والاجتماعات باستخدام أدوات

مع تزايد شيوع العمل عن بُعد (والاجتماعات عبر الإنترنت)، يمكن أن تساعد التكنولوجيا في مكافحة الإرهاق الافتراضي، وتحسين تعاون الفريق، وتحسين عمليات الاجتماعات باستخدام أدوات مثل تدوين الملاحظات أو إنشاء جدول الأعمال المدعوم بالذكاء الاصطناعي.

لنلقِ نظرة على كيفية استخدام برامج إدارة العمل مثل ClickUp لتبسيط الاجتماعات وعمليات تسجيل الوصول وجعل المحادثات منظمة وعضوية.

زيادة التعاون باستخدام أدوات السبورة الرقمية

إذا كنت تستضيف جلسات العصف الذهني عبر الإنترنت، يمكن أن تساعدك أدوات السبورة البيضاء على تخطيط الأفكار بصريًا والتعاون في الوقت الفعلي وإثارة التفكير الإبداعي - سواء كان ذلك رسمًا يدويًا لشرح مفهوم إبداعي أو مخططات انسيابية لتصميم سير العمل المنظم. ClickUp Whiteboards ، على سبيل المثال، تسمح لك برسم الأشكال وإضافة الأشكال وإنشاء ملاحظات لاصقة وربط العناصر لتصور أفكارك. يمكنك أيضًا إضافة الصور والروابط والمستندات من مساحة عمل ClickUp إلى السبورات البيضاء الخاصة بك للحصول على جميع مواردك المعلوماتية في مكان واحد عند العصف الذهني.

استضف اجتماعات افتراضية تفاعلية باستخدام ClickUp Whiteboards

الجزء الأفضل؟ يمكن للفرق البعيدة العمل على السبورة البيضاء معاً، مما يجعل كل اجتماع تجربة تفاعلية وتعاونية.

نظِّم تفاصيل اجتماعك

وفقًا لمعظم الاستطلاعات، يحضر الموظفون ما متوسطه 10 إلى 15 اجتماعًا في الأسبوع. بالنسبة للمدراء، يمكن أن يتضاعف هذا العدد ليصل إلى 30 اجتماعاً أسبوعياً.

إذن، كيف يمكنك تتبع اجتماعاتك؟ يشمل ذلك المشاركة في الاجتماع الفعلي وإدارة جميع الأعمال الإدارية، مثل جداول أعمال الاجتماعات والمحاضر والملاحظات.

الحل - أداة تساعدك على إنشاء نظام لتتبع وإدارة اجتماعاتك. على سبيل المثال، مع ClickUp Meetings يمكنك إعداد جداول أعمال الاجتماعات، وتوثيق ملخصات الاجتماعات، وتتبع بنود العمل - كل ذلك من مكان واحد.

قم بتوثيق جدول أعمال اجتماعك وعناصر الإجراءات والمزيد باستخدام ClickUp Meetings

بعض الأشياء التي يمكنك القيام بها هي

• تنظيم اجتماعات فريقك بكفاءة من خلال إنشاء قوائم منفصلة داخل مجلد "الاجتماعات
• قم بإنشاء مهمة لكل قائمة اجتماعات حتى تتمكن من تتبع التحديثات مباشرةً وملاحظات الاجتماع ضمن تلك المهمة
• استخدم المهام المتكررة للاجتماعات التي تحدث بشكل دوري، مثل الاجتماعات اليومية والمراجعات الفصلية
• استخدامعرض تقويم ClickUp لتصور اجتماعاتك بتنسيق التقويم التقليدي
• أضف ملاحظاتك إلىانقر فوق المفكرة حتى تتمكن من تحويلها بسهولة إلى مهام أو عناصر عمل بعد الاجتماع

ولكن هذا ليس كل شيء! يمكنك استخدام قالب جدول أعمال ClickUp لتحديد أهداف الاجتماع، وتحديد جدول الأعمال، وتتبع الحضور، وتوثيق القرارات الرئيسية في مكان واحد.

تحميل هذا القالب

قالب جدول أعمال ClickUp

يأتي قالب جدول أعمال ClickUp في ثلاثة أجزاء:

• معلومات الاجتماع: هنا، يمكنك تحديد الغرض من الاجتماع، والخدمات اللوجستية، ومن هوالمشاركة في الاجتماع
  • جدول الأعمال: هنا، ستدرج نقاط الحديث الخاصة بك إلى جانب اسم المشارك الذي سيطرح هذه النقطة خلال الاجتماع
• تفاصيل ما بعد الاجتماع: هنا، تضيف هنا تسجيلاً للاجتماع وملاحظات الاجتماع، إلى جانب تفاصيل حول موعد استضافة الاجتماع التالي

من خلال تكرار هذا المستند وإنشاء جدول أعمال لكل اجتماع من اجتماعاتك - 1: 1 والمجموعة - يمكنك توفير الوقت والحفاظ على تركيز الاجتماعات.

توثيق محضر الاجتماع الخاص بك

مع عدد الاجتماعات التي تحضرها كل أسبوع، فمن المحتم أن تنسى شيئًا ما. ولهذا السبب محاضر الاجتماعات -سجل مكتوب لما حدث في الاجتماع- أصبح بروتوكولًا قياسيًا للاجتماع.

ابدأ بنموذج مثل قالب محضر اجتماع ClickUp حتى يكون لديك تنسيق موحد لجميع اجتماعات فريقك. يتيح لك هذا القالب إنشاء صفحات فرعية لكل اجتماع أو الحصول على جميع محاضرك في مستند قيد التشغيل - أيًا كانت طريقتك المفضلة.

تحميل هذا القالب

قالب محضر اجتماع ClickUp

يتضمن هذا القالب الأقسام التالية:

• الحاضرون: المشاركون الذين حضروا الاجتماع
• بنود العمل: المهام التي تم تأكيدها إلى جانب بنود الإجراءات والمواعيد النهائية
• حفظ لوقت لاحق: المواضيع أو الأفكار التي تتطلب المزيد من المناقشة
• تحديثات عامة: الإعلانات التي تم الإدلاء بها خلال الاجتماع
• العوائق: أي عوائق أو تحديات قد تعيق تقدم المشروع

باستخدام تنسيق موحد لمحاضر اجتماعك، يمكنك التأكد من سهولة الوصول إلى جميع المعلومات الأساسية، من بنود العمل إلى القرارات.

تسريع عمليات الاجتماعات باستخدام الذكاء الاصطناعي

كما رأينا بالفعل أدوات تدوين ملاحظات الاجتماعات بالذكاء الاصطناعي تدوين عناصر الإجراءات وإنشاء ملخصات الاجتماعات تلقائيًا. كل ما عليك فعله هو سحب المعلومات المهمة وإضافتها إلى مستند محضر الاجتماع.

ومع ذلك، لا ينتهي الأمر عند هذا الحد. يمكنك استخدام محرك GenAI مثل ClickUp Brain لتلخيص محاضر اجتماعاتك أو سحب عناصر إجراءات محددة. على سبيل المثال، إذا كنت تدير الكثير من عمليات تسجيل الدخول، فيمكنك أن تطلب من ClickUp Brain تقديم ملخص من سطر واحد لآخر خمس عمليات تسجيل دخول، بحيث تكون لديك فكرة شاملة عن مشاعر الفريق.

لخص تحديثات الاجتماع وعناصر العمل باستخدام ClickUp Brain

يمكنك أيضًا استخدام ClickUp Brain لتبادل الأفكار حول أسئلة تسجيل الحضور الإبداعية للاجتماعات أو الاستفادة من مطالبات الذكاء الاصطناعي لإنشاء أتمتة سير العمل للمهام الروتينية مثل جدولة الاجتماعات المتكررة أو دعوة المشاركين في الاجتماع.

احصل على ClickUp Brain لصياغة أسئلة تسجيل الحضور في الاجتماع

تابع المحادثات خارج أداة الاجتماع الخاص بك

إذا تعذرت مناقشة النقاط المهمة بشكل كامل خلال الاجتماع، يمكنك إنشاء محادثة جماعية أو إضافة تعليقات إلى مستند ملاحظات الاجتماع لمواصلة الحوار. يساعدك هذا أيضاً على مشاركة المعلومات التفصيلية وإجراء محادثات متعمقة بشكل غير متزامن على راحتك بدلاً من عقد اجتماعات تستمر لساعات طويلة.

على سبيل المثال، يمكنك إنشاء قناة لكل اجتماع في أداة التواصل الخاصة بفريقك، مثل ClickUp Chat لمشاركة الموارد وتتبع عناصر العمل وإجراء محادثات مخصصة حول الخطوات التالية.

تشغيل الاجتماعات غير المتزامنة وتحديثات الحالة باستخدام ClickUp Chat

يحقق ClickUp Chat نجاحاً كبيراً في مساعدتك على معالجة المشكلات بشكل فوري. لنفترض أنك ببساطة تسأل أحد أعضاء فريقك كيف يسير يومه، فيخبرك أنه مستعجل بعض الشيء بسبب بعض الأمور الشخصية التي طرأت.

نظرًا لأن ClickUp Chat متصل بسير عملهم بالكامل في ClickUp، يمكنك استخدام ملخصات الذكاء الاصطناعي لاستعراض عبء العمل اليومي، والتشاور مع أعضاء الفريق الآخرين و/أو أصحاب المصلحة، وإعادة تحديد الأولويات، وإعادة الجدولة، و/أو إعادة تعيين المهام - كل ذلك من داخل الدردشة. لا يمكن تفويت أي شيء - لأن كل شيء متصل ببعضه البعض. ويبدأ كل ذلك بتسجيل وصول بسيط.

الحكم؟ دع أدوات الاجتماعات الذكية تتولى العمل المزدحم لاجتماعات تسجيل الحضور حتى تتمكن من التركيز على المحادثة الفعلية واستخدامها لتحقيق نتائج مؤثرة.

## ما يجب فعله وما لا يجب فعله من أجل تسجيلات الحضور الفعالة

لقد حان الوقت الآن لبعض آداب تسجيل الحضور حتى تكون أسئلتك أكثر تأثيراً خلال اجتماعات الفريق ولا تبدو غير حساسة أو تطفلية.

لنبدأ بالواجبات:

• قم بتأطير الأسئلة بشكل إيجابي لتشجيع التواصل المفتوح والصادق
• اخلق بيئة آمنة وداعمة يشعر فيها أعضاء الفريق بالراحة في مشاركة أفكارهم ومشاعرهم
• قم بتكييف أسلوبك في تسجيل الوصول مع احتياجات الأفراد وتفضيلاتهم
• حافظ على الإيجاز والتركيز في عمليات الاطمئنان لتجنب إضاعة الوقت
• إذا لزم الأمر، قم بمتابعة أي مخاوف أو مشاكل أثيرت أثناء تسجيل الدخول

والآن ننتقل إلى بعض الأمور التي يجب تجنبها:

• تجنب طرح أسئلة مفصلة أو تطفلية أكثر من اللازم
• لا تركز فقط على العمل احرص على تضمين المراجعات الشخصية لتعزيز العلاقات والرفاهية
• تأكد من عدم هيمنة أحد على المحادثة والسماح للجميع بمشاركة أفكارهم
• لا تخجل من المحادثات الصعبة. عالج النزاعات بشكل مباشر وقدم ملاحظات بنّاءة
• لا تكن رافضًا وخذ مخاوف وأفكار أعضاء الفريق على محمل الجد

💡 نصيحة احترافية:

قم بتأطير الأسئلة التي تساعدك على التحقق من زملائك في الفريق وليس التحقق من زملائك في الفريق

إليك الفرق بينهما:

• تكون عمليات الاطمئنان متعاطفة وغير قضائية وتركز على الفريق: "كيف تشعر حيال المشروع؟ هل هناك أي شيء محدد ترغب في مناقشته أو أي تحديات تواجهها؟
• تكون عمليات الفحص مباشرة وتركز على المخرجات: "ما هو الوضع الحالي للمشروع؟ هل انتهيت منه؟

إضفاء الطابع الإنساني على اجتماعات فريقك باستخدام ClickUp

يمكن لسؤال تسجيل الدخول المصمم بشكل جيد أن ينعش اجتماعات الفريق ويعزز بيئة العمل الإيجابية وديناميكيات الفريق القوية. من خلال طرح أسئلة مدروسة وغير حكمية، يمكنك إنشاء مساحة للتواصل المفتوح والتعاطف والتواصل الحقيقي مع كل عضو من أعضاء الفريق.

من خلال الجمع بين أسئلة تسجيل حضور الفريق وأدوات مثل السبورات البيضاء وتطبيقات تدوين الملاحظات، يمكنك تحسين وقت الاجتماع وتعزيز التعاون وتحقيق نتائج أفضل. لهذا السبب نوصي بتجربة أداة شاملة لإدارة العمل مثل ClickUp.

فهي تساعدك على تنظيم اجتماعاتك وجعلها تعاونية وأتمتة عمليات الاجتماعات حتى تتمكن من التركيز على تسهيل المناقشات الهادفة وقيادة القرارات.

هل ترغب في معرفة المزيد؟ اشترك في ClickUp مجانًا واطلع على كيفية تبسيطه لإدارة الاجتماعات.