عند إدارة مهام متعددة في وقت واحد، يمكن أن يكون الاعتماد على قائمة مهام ذهنية أو تدوينها في دفتر ملاحظات غامض وصفة لكارثة.
وقبل أن تدرك ذلك، تكون المواعيد النهائية قد حانت وذهبت، وتبقى المهام في طي النسيان حتى تصبح عقبات في طريق المشاريع الهامة.
هل هناك حل أكثر فعالية؟ المخطط الانسيابي لإنجاز المهام (GTD). إنه مخطط مرئي لتخطيط وتتبع المهام التي من المفترض أن تنجزها.
من السهل تطبيق المخطط الانسيابي لإنجاز المهام (GTD)، ويستخدمه بشكل متزايد في أماكن العمل من قبل عشاق الإنتاجية والمهنيين والأفراد لزيادة الكفاءة.
دعنا نطلعك على أساسيات طريقة GTD ثم نوضح لك كيفية إنشاء واحد باستخدام ClickUp.
ما هي طريقة إنجاز المهام (GTD)؟
تم تصميم طريقة إنجاز المهام (GTD) من قبل ديفيد ألين للمساعدة في إدارة المهام والمشاريع والالتزامات بشكل أكثر فعالية. تتضمن مبادئها الأساسية تسجيل جميع المهام والأفكار في نظام خارجي، وتنظيمها في خطوات قابلة للتنفيذ، والعمل عليها بشكل منهجي لتقليل التوتر وتحسين التركيز.
عبر كتب جوجل دعنا نلقي نظرة على المبادئ الأساسية لطريقة GTD التي تساعدك على أن تصبح نجمًا خارقًا في الإنتاجية.
المبادئ الأساسية للمخطط الانسيابي لطريقة GTD
الالتقاط
اجمع جميع المهام والأفكار والالتزامات في نظام خارجي (على سبيل المثال، دفتر ملاحظات، تطبيق) بدلاً من محاولة الاحتفاظ بها في ذهنك.
📚 مثال: تخيل أنك في اجتماع وتذكرت فجأة أنك بحاجة إلى تحديد موعد مع طبيب الأسنان. بدلًا من محاولة تذكره لاحقًا، يمكنك تدوينه بسرعة في تطبيق المخطط اليومي .
توضيح
حدد معنى كل عنصر تم التقاطه والإجراء الذي يجب عليك اتخاذه لإنهاء المهمة.
📚مثال: بالنسبة لمهمة "إنهاء تقرير المشروع"، يجب عليك توضيح الخطوات التالية مثل "البحث عن البيانات" أو "كتابة المسودة". استخدم قوالب إدارة المهام لتوحيد الخطوات لكل عملية في طريقة GTD.
تنظيم
ضع العناصر في المكان الذي تنتمي إليه. يمكنك إضافة المهام إلى التقويم أو قائمة المهام أو الملفات المرجعية إلى قائمة المشروع.
📚مثال: "شراء البقالة" توضع تحت قائمة "المهمات" و"كتابة تقرير المشروع" توضع تحت قائمة "مشاريع العمل". استخدم قوالب GTD المجانية لأتمتة جمع المهام وتنظيمها وتحديد أولوياتها مع تتبع التقدم المحرز في كل خطوة.
Reflect
قم بمراجعة قوائمك وتحديثها بانتظام للبقاء على اطلاع على مواعيدك النهائية.
📚مثال: في نهاية كل أسبوع, باستخدام تطبيق GTD -مراجعة قائمة مهامك وتعديل المواعيد النهائية والتحقق من المهام المكتملة. وبهذه الطريقة، يمكنك تجنب ازدحام مخطط GTD الخاص بك.
إشراك
استخدم نظامك المنظم لاتخاذ الإجراءات وإكمال المهام.
📚مثال: الآن بعد أن قمت بتسجيل مهامك وتنظيمها, بناء نظام GTD فعال لإنجاز المهام. اتبع "الخطوات التالية" في القائمة للبقاء على المسار الصحيح.
فوائد تنفيذ المخطط الانسيابي لإنجاز المهام
تحديد أولويات المهام
تساعدك معالجة GTD على تقسيم المهام إلى خطوات تالية يمكن التحكم فيها. يمنحك هذا نظرة عامة واضحة على مشاريعك ويسمح لك بما يلي تحديد أولويات المهام بناءً على مدى إلحاحها وأهميتها.
إدارة أفضل للوقت
يمكنك تنظيم المهام في فئات قابلة للتنفيذ مثل المهام التي يجب القيام بها والمهام القادمة والمكتملة. تساعدك طريقة GTD على إنهاء كل مهمة بشكل أسرع حيث يتم وضع الخطوات التالية أمامك.
تحسين تحديد الأهداف
قم بتصنيف المهام بناءً على مساهمتها في الأهداف الأكبر بدلاً من التركيز على المهام الفردية بمعزل عن غيرها.
على سبيل المثال، يمكن لمهمة بسيطة مثل "كتابة رسالة بريد إلكتروني للعميل" أن تكون جزءًا من هدف أكبر، مثل "زيادة الاحتفاظ بالعملاء بنسبة 10% خلال هذا الربع."
خطوة مهمة في إنشاء الأهداف المهنية الذكية هو تصور كيفية ارتباط كل إجراء بالهدف الأوسع نطاقًا.
تعزيز اتخاذ القرارات
عندما يتم تسجيل مهامك وتنظيمها من خلال عملية GTD، يمكنك اتخاذ قرارات أفضل بشأن ما يجب التركيز عليه بعد ذلك.
فمع وجود مشتتات أقل ونظام منظم جيد التنظيم، ستستند اختياراتك على الأولويات والمواعيد النهائية والأهداف بدلاً من المشاعر الغريزية، مما يؤدي إلى نتائج أكثر فعالية.
إحساس أفضل بالتحكم
واحدة من أكبر فوائد عملية GTD هي أنها تمنحك إحساسًا أفضل بالتحكم في عبء العمل الخاص بك.
## فهم منهجية إنجاز المهام (GTD)
المكونات الأساسية لمنهجية إنجاز المهام
صندوق الوارد: حيث يتم تسجيل جميع المهام في البداية بحث حول "تأثير زيغارنيك" أن المهام غير المكتملة تخلق توترًا ذهنيًا وتشغل أفكارنا. من خلال التقاط هذه المهام خارجيًا، يمكننا تقليل هذا العبء المعرفي.
يعمل صندوق الوارد كنقطة تجميع أولية لجميع المدخلات في حياتك. ويستند هذا المفهوم إلى مبدأ ديفيد ألين في "التقاط" فكرة أن عقلك هو لامتلاك الأفكار وليس للاحتفاظ بها.
تم تصميم صندوق الوارد لالتقاط كل شيء - المهام، والأفكار، والالتزامات، أو أي شيء يسترعي انتباهك. يمكن أن يكون ماديًا (مثل درج على مكتبك أو دفتر ملاحظات) أو رقميًا (مثل تطبيق أو مجلد بريد إلكتروني). الهدف هو جعل الالتقاط بدون احتكاك قدر الإمكان. كلما كانت إضافة العناصر إلى صندوق الوارد أسهل، زادت احتمالية استخدامك له باستمرار.
الإجراءات التالية: العناصر الجاهزة للعمل الفوري
بعد ذلك، حدد "الإجراءات التالية" للمضي قدماً في المشروع.
إن تدوين "الخطوات التالية" يوضح ما يجب القيام به، مما يساعد أيضًا على الحد من المماطلة وشلل القرار.
💡 نصيحة احترافية: بدلاً من المهام الغامضة مثل "العمل على التقرير"، يجب عليك إضافة إجراءات محددة مثل "صياغة فقرة مقدمة للتقرير الفصلي"
في الانتظار: المهام التي تنتظر إجراءات من الآخرين
تساعدك قائمة "في انتظار" في نظام GTD على إدارة التبعيات - خاصة عندما تقوم بتفويض العمل.
ستتضمن القائمة:
- المهمة
- الشخص المسؤول عنها
- تاريخ التفويض
المشاريع: المهام متعددة الخطوات التي تتطلب التخطيط
في نظام GTD، يُعرّف "المشروع" بأنه أي نتيجة تتطلب أكثر من خطوة عمل واحدة. وقد يتراوح ذلك من التخطيط لمهامك الشخصية الأسبوعية إلى إطلاق منتج جديد في العمل.
إنه يشبه وجود خريطة توضح جميع الأماكن التي تحتاج إلى الذهاب إليها بدلاً من التركيز فقط على المنعطف التالي.
يجب أن يكون لكل مشروع في قائمتك خطوة تالية واحدة واضحة على الأقل. بهذه الطريقة، أنت تربط أهدافك الأكبر بالإجراءات الصغيرة التي يمكنك اتخاذها الآن.
يقترح نظام GTD حيلة مفيدة تسمى "التخطيط الطبيعي" لمشاريعك. إنها بسيطة للغاية:
- حدد خطوتك التالية
- اكتشف سبب قيامك بالمشروع
- تخيل كيف يبدو النجاح
- طرح بعض الأفكار
- قم بتنظيم جميع المهام
كيف يعمل مخطط GTD الانسيابي؟
التقاط
التقط مهامك واكتب أي شيء وكل شيء يدور في ذهنك. أمور العمل، والمهمات الشخصية، والأفكار العشوائية - كل شيء يدخل في ذلك. يمكنك استخدام أي شيء يناسبك: دفتر ملاحظات، تطبيق، مذكرات صوتية.
فكر في الأمر مثل إفراغ جيوبك في نهاية اليوم. أخرج كل شيء هناك!
توضيح
التوضيح يشبه الفرز من خلال تلك الكومة. التقط كل مهمة ذات صلة واحدة تلو الأخرى واسأل نفسك: "هل هي قابلة للتنفيذ؟
لكل عنصر غير قابل للتنفيذ:
- تخلص منه إذا لم تكن بحاجة إليه
- ضعه في ملف للرجوع إليه إذا كنت قد تحتاج إليه لاحقًا
- ضعه في قائمة "يومًا ما/ربما" إذا كان احتمالاً مستقبليًا
للعناصر القابلة للتنفيذ:
- قم بها على الفور إذا كانت تستغرق أقل من دقيقتين
- تفويض المهام القادمة إذا كان يجب على شخص آخر القيام بها
- قم بتأجيلها إذا كنت بحاجة إلى القيام بها في وقت لاحق
التنظيم
الآن، حان الوقت لوضع الأشياء في مكانها الصحيح. توضع كل مهمة في المربع الصحيح، مثل:
- الإجراءات التالية: قائمة مهامك للمهام ذات الخطوة الواحدة
- خطط المشروع: أي شيء يحتاج إلى أكثر من خطوة واحدة
- الانتظار: الأشياء التي تنتظر من الآخرين القيام بها
- مجدولة: الأشياء التي تحتاج إلى أن تحدث في تاريخ أو وقت محدد
المشاركة
ابحث عن المهام ذات الصلة بناءً على ما يلي:
- السياق (مكان تواجدك والأدوات التي لديك)
- الوقت المتاح
- مستوى الطاقة
- الأولوية
💡 نصيحة احترافية: للمشاريع المعقدة, إنشاء مخطط سير العمل لتصور مهامك وتحديد الأولويات في لمحة سريعة.
دليل خطوة بخطوة لبناء المخطط الانسيابي لسير العمل
في حين أن دفتر الملاحظات البسيط أو تطبيق تدوين الملاحظات يمكن أن يساعدك على البدء، فإننا نوصي باختيار نظام أكثر قوة (ويمكن الاعتماد عليه) لبناء المخطط الانسيابي لإدارة اليوميات.
ففي النهاية، أليس الهدف هو أن تكون أكثر تنظيماً وإنتاجية؟
أداة إدارة المشاريع مثل انقر فوق يحتوي على
- ميزات تحديد الأهداف وإدارة المهام لالتقاط وتوضيح مهامك التي يجب عليك القيام بها
- طرق عرض وقوالب متعددة لتنظيم مهامك بشكل أفضل، و
- مساعدة الذكاء الاصطناعي المتقدمة للتفاعل مع مشاريعك لتحقيق نتائج أفضل
فيما يلي دليل تفصيلي خطوة بخطوة لإنشاء مخطط انسيابي GTD داخل ClickUp.
1. العصف الذهني للمهام: استخدم مستندات ClickUp لسرد جميع مهام صندوق الوارد الخاص بك وإعداد الأهداف
أولاً، تحتاج إلى مساحة لتفريغ جميع أفكارك وموادك المرجعية. يمكنك البدء بإنشاء مستند ClickUp جديد بعنوان "صندوق الوارد" هنا، يمكنك إضافة جميع مهامك ومشاريعك وأفكارك. لا تقلق بشأن التنظيم بعد؛ فقط ضع كل شيء هناك. يمكنك أيضًا إضافة المواد المرجعية التي قد تحتاجها لإنهاء مهامك - تدعم المستندات تنسيق النص المنسق والارتباطات التشعبية والوسائط المتعددة والمزيد.
بمجرد الانتهاء من سرد مهامك، ابدأ في تصنيفها إلى أهداف عامة. أهداف ClickUp تتيح لك ميزة تحديد الأهداف الشاملة لكل مهمة، وتوضيح كيفية ملاءمة كل مهمة للصورة الأكبر.
استخدم ClickUp Goals لإرفاق هدف لكل مهمة في نظام المخطط الانسيابي لإنجاز المهام
2. نظّم بصرياً: استخدم الخرائط الذهنية لتصنيف المهام وتحديد أولوياتها الخرائط الذهنية ل ClickUp أداة ممتازة لتجميع المهام ذات الصلة بصريًا وتحديد الأولويات.
رسم خريطة لسير العمل الخاص بك لإنجاز مهامك باستخدام الخرائط الذهنية ClickUp Mind Maps
أنشئ خريطة ذهنية جديدة، وابدأ في تفريع المهام من فئاتك الرئيسية (مثل العمل والشخصية والمشاريع). تحت كل فئة، يمكنك سحب المهام وإفلاتها من صندوق الوارد الخاص بك لتمثيل ارتباطها بشكل مرئي.
على سبيل المثال، تحت العمل، يمكنك إضافة "إرسال بريد إلكتروني إلى جوش" أو "إنشاء مجموعة للاجتماع التالي"
أثناء تخطيطك لمهامك، حدد المهام العاجلة والمهام التي يمكن تأجيلها.
3. قم بترميز المهام بالألوان: تطبيق الحقول المخصصة لمؤشرات الحالة المرئية
باستخدام ClickUp، يمكنك إنشاء مخطط انسيابي مرئي GTD لتتبع تقدم سير عملك. الحقول المخصصة في ClickUp بإضافة تفاصيل محددة مثل الحالة أو الأولوية أو مستويات الجهد لكل مهمة. وتتيح لك استخدام الترميز اللوني للحفاظ على تنظيم كل شيء.
انتقل إلى طريقة عرض المهام وأنشئ حقولًا مخصصة لتسجيل تفاصيل المهام، مثل "الحالة" (على سبيل المثال، "الحالة" (على سبيل المثال، "قيد التنفيذ، قيد التنفيذ، مكتملة") أو "الأولوية" (على سبيل المثال، عالية، متوسطة، منخفضة). ثم، قم بتعيين حالة لكل مهمة باستخدام ألوان مميزة.
إنشاء حالات مخصصة في ClickUp
لذا، ستراها باللون الأخضر كلما اكتملت مهمة ذات أولوية قصوى وباللون الأحمر للمهمة التي تحتاج إلى اهتمام. هذا يضيف طبقة أخرى من الوضوح إلى مخطط تدفق GTD الخاص بك.
4. ضع المخطط الانسيابي: استخدم طريقة عرض اللوحة لتمثيل المهام في مراحل مختلفة عرض لوحة ClickUp's Board View أداة قوية على غرار كانبان لتنظيم المهام بشكل مرئي أثناء تقدمها عبر مراحل مختلفة.
للبدء، قم بإنشاء أعمدة تتطابق مع المراحل الرئيسية في برنامج GTD مثل "صندوق الوارد" (حيث تستقر المهام في البداية)، "الإجراءات التالية" (المهام التي تخطط لمعالجتها بعد ذلك)، "في انتظار" (المهام المعلقة)، و"مكتملة" (للمهام المنتهية).
تصوّر حالات المهام باستخدام طريقة عرض اللوحة في ClickUp
أثناء قيامك بمعالجة كل مهمة، اسحبها من عمود إلى آخر، مما يؤدي إلى إنشاء مخطط انسيابي ديناميكي GTD يعكس تقدمك. يوفر ذلك رؤية في الوقت الفعلي لما هو قيد التنفيذ، وما هو قيد الانتظار، وما تم إنجازه.
💡 نصيحة احترافية: يمكنك تخصيص "عرض اللوحة" بإضافة مراحل إضافية مثل "مراجعة" (للمهام التي تحتاج إلى مزيد من الدراسة) أو "يومًا ما" (للأفكار أو المشاريع التي تريد العودة إليها لاحقًا). لا تنسَ إضافة عمود "تم" لإعطاء نفسك شعوراً بالإنجاز عند اكتمال المهام.
5. الربط بالمشاريع: اربط المهام بمشاريع محددة لسهولة التتبع
يتيح لك ClickUp ربط المهام الفردية بمشاريع محددة، مما يبقي كل شيء متصلاً ويضمن لك سهولة الوصول إلى التفاصيل ذات الصلة.
بالنسبة لكل مهمة، حدد الخيار لربطها بمشروع محدد في مشروع معين في انقر فوق مساحة العمل . يضمن ذلك ظهور جميع المهام ذات الصلة في مكان واحد عند عرض مشروع ما.
تصور جميع مهامك معًا في مساحة عمل ClickUp الخاصة بك
يتيح لك ربط المهام بالمشاريع رؤية سياقها الأوسع، وتتبع التقدم العام للمشروع، وتجنب التكرار أو الارتباك.
6. تعيين الأتمتة: إنشاء تذكيرات ومواعيد نهائية
تؤكد عملية GTD على أهمية تواريخ الاستحقاق والتذكيرات. أتمتة ClickUp يتيح لك تعيين المواعيد النهائية تلقائيًا، وإرسال تذكيرات، وتشغيل إجراءات أخرى مفيدة بناءً على شروط محددة - ضمن خريطة سير عمل GTD الخاصة بك.
قم بإعداد تذكيرات للمراجعة الأسبوعية. يمكنك إنشاء قواعد مثل "عندما تنتقل إحدى المهام إلى "الإجراءات التالية"، قم بتعيين تذكير بعد يومين" أو "عندما تتأخر إحدى المهام، قم بإخطارنا"
ابقَ على المسار الصحيح دون تدخل يدوي باستخدام أتمتة ClickUp
ستبقيك هذه الأتمتة على المسار الصحيح دون الحاجة إلى التدخل اليدوي. يمكنك أيضًا إنشاء عمليات تلقائية تقوم بتعيين التبعيات بين المهام، مما يضمن عدم بدء المهمة (ب) حتى تكتمل المهمة (أ).
7. جدولة المراجعات: استخدم المهام المتكررة لإجراء مراجعات وتعديلات منتظمة.
تدعو طريقة GTD إلى إجراء مراجعات منتظمة للبقاء منظمًا والحفاظ على الزخم. استخدم المهام المتكررة في ClickUp لجدولة عمليات التحقق المنتظمة وتعديل نظامك حسب الحاجة.
قم بإعداد مهمة متكررة بعنوان "المراجعة الأسبوعية" أو "التخطيط الشهري" سيطالبك هذا بمراجعة تقدمك وإعادة ترتيب أولويات المهام والتأكد من تحديث كل شيء.
تعيين تذكير بالمراجعة باستخدام أتمتة المهام المتكررة في ClickUp
أثناء هذه المراجعات تأكد من توافق المهام مع أهدافك وقم بإجراء التعديلات عند الضرورة - سواء إعادة تعيين المهام أو تغيير المواعيد النهائية أو تحديث الأولويات.
8. تخلص من عبء العمل الشاق باستخدام قوالب GTD المعدة مسبقًا قالب ClickUp لإنجاز المهام (قائمة بسيطة) من ClickUp يساعدك على إدارة مشاريع أكبر من خلال تقسيمها إلى مهام أصغر مرتبطة بها.
من خلال طرق العرض المبنية مسبقًا مثل القوائم والتقويمات واللوحات، يمكنك تتبع التقدم المحرز من خلال تصور مهامك في مراحل مختلفة من الإنجاز.
نموذج ClickUp لإنجاز المهام في ClickUp
قم بتخصيص فئات المهام، وحدد مستويات الأولوية، وأضف تواريخ الاستحقاق - مما يسهل تكييف القالب مع سير عمل GTD الخاص بك.
وفقًا لتعليمات ديفيد ألين، نظّم كل مهمة في فئات مناسبة وأعطها السياق المناسب. قم بفرز كل حقل مهمة إلى عناصر وقوائم قابلة للتنفيذ وغير قابلة للتنفيذ، مثل:
- مجدول: يتضمنعرض تقويم ClickUp للمهام المحجوزة زمنيًا
- قائمة المشاريع: تساعد في تقسيم المهام وتحديد أولوياتها
- المواد المرجعية: للمهام المستقبلية
التحديات الشائعة والحلول باستخدام GTD
بعض التحديات الشائعة التي يمكن للمهنيين حلها باستخدام خريطة سير العمل GTD:
حالة التحدي 1: رائد الأعمال متعدد المهام
التحدي: مؤسسة شركة ناشئة ترتدي قبعات متعددة - تطوير المنتجات، والتسويق، وجمع التبرعات، وإدارة الفريق. إنها غارقة في المهام وتكافح من أجل الحفاظ على تركيزها وإحراز تقدم على جميع الجبهات.
التغلب على التحدي باستخدام المخطط الانسيابي لإنجاز المهام
- تنفيذ صندوق وارد رقمي مثل المستندات في ClickUp لالتقاط جميع الأفكار والمهام
- إنشاء قوائم الإجراءات التالية لسياقات مختلفة: الكمبيوتر والهاتف والاجتماعات
- استخدم قائمة المشاريع لتتبع المبادرات المختلفة (ميزات المنتج، والحملات التسويقية، وعروض المستثمرين)
- تفويض المهام لأعضاء الفريق وتعيين عمليات تلقائية للتذكير والمواعيد النهائية
- قم بجدولة المراجعات لمواءمة المهام مع أولويات العمل الحالية في المخطط الانسيابي GTD
- استخدمنموذج ClickUp's ClickUp لإنجاز المهام لترتيب أولويات المهام وتتبعها وتنفيذها في موقع مركزي
حالة التحدي 2: العامل المستقل المبدع
التحدي: مصمم جرافيك يقوم بمهام متعددة، مثل إنهاء مشاريع العملاء، وإعداد الفواتير، وتطوير المهارات، والعثور على عملاء جدد. وهو يعاني من المماطلة والوفاء بالمواعيد النهائية.
التغلب على التحدي باستخدام المخطط الانسيابي لإنجاز المهام
- أولاً، قم بتسجيل جميع الأفكار وسرد المواد المرجعية في ClickUp Docs
- بعد ذلك، قسّم هذه الأفكار إلى مهام مرتبطة ونظمها باستخدام الحقول المخصصة المبنية مسبقًا
- استخدمنموذج إطار عمل إنجاز المهام من ClickUp لتحديد أولويات المهام حسب السياق وتواريخ الاستحقاق ومستوى الجهد المبذول
- استخدم الحالات لإنشاء فئات المهام، مثل "مفتوحة" و"قيد التنفيذ" و"قيد المراجعة" و"مغلقة
تنفيذ المخطط الانسيابي للمهام باستخدام ClickUp
_الآن هو الوقت المناسب للسيطرة على ما نستطيع، مع الأشخاص المناسبين، في الوقت المناسب
ديفيد ألين
يعد المخطط الانسيابي GTD حلاً رائعًا لتقسيم المشاريع المعقدة إلى مهام أصغر ذات صلة يمكن لأعضاء فريقك معالجتها بشكل فردي.
يستخدم عشاق الإنتاجية خريطة سير العمل GTD للتخلص من المهام غير الضرورية أو المكررة واستعادة الوقت للتفكير والإبداع.
يجعل ClickUp إنشاء مخطط سير العمل GTD أسهل وأكثر سهولة. ابدأ في التحكم في وقتك من خلال اشترك في ClickUp مجاناً .