هل سبق لك أن رأيت ألقاب SDE-1، SDE-2 في التوصيف الوظيفي؟ أو تسميات مثل "مدير"، "مدير"، إلخ؟ في عالم الأعمال، تشير هذه الألقاب في عالم الأعمال إلى الخبرة والتوقعات والمكانة التي يتمتع بها دور معين في الهيكل التنظيمي.
وهي تشير إلى موقع في التسلسل الهرمي التنظيمي، وعادةً ما يتم تمثيلها على شكل مخطط يُعرف باسم مخطط تنظيمي. يلعب هذا التمثيل المرئي للهيكل التنظيمي دورًا حاسمًا في تصميم المؤسسة والإنتاجية والكفاءة وأداء الفريق والثقافة.
في منشور المدونة هذا، نستكشف كيفية إنشاء المخططات التنظيمية وتحسينها لتحقيق نتائج أعمال ناجحة.
## فهم المخططات التنظيمية
المخطط التنظيمي هو تمثيل مرئي لهيكل الشركة. ويتضمن عادةً ما يلي:
- الأدوار الفردية في جميع أنحاء المؤسسة
- تقسيم الأقسام/الفرق
- التسلسل الهرمي داخل كل قسم/فريق عمل
- العلاقات بين الأفراد والفرق والأقسام
مثال على المخطط التنظيمي البسيط (المصدر: ويكيميديا كومنز )
يمكن أن يكون المخطط التنظيمي، الذي يُطلق عليه أيضًا المخطط التنظيمي أو المخطط التنظيمي، بسيطًا يُظهر أجزاء من المنظمة، مثل المكاتب أو الأقسام الإقليمية والوظائف وكيفية ارتباطها. كما يمكن أن يكون معقدًا، مع وجود تسلسل هرمي مفصل وإدارات ووحدات فرعية.
مثال على المخطط العضوي الشامل (المصدر: ويكيميديا كومنز )
استخدامات المخطط البياني التنظيمي
المخطط التنظيمي في جوهره هو تمثيل مرئي لمختلف أجزاء الشركة. فهو يساعد الجميع في الشركة على فهم الصورة الكبيرة. بالإضافة إلى ذلك، يساعد المخطط التنظيمي أيضًا في:
تصميم المنظمة: تساعد الصورة المرئية الواضحة للمؤسسة القادة على ضمان تزويد كل قسم بالعدد الكافي من الموظفين. على سبيل المثال، إذا كان ينقصك رئيس قسم الهندسة، فإن وجود كتلة فارغة في المخطط التنظيمي سيشير إلى ذلك خلال اجتماعات المراجعة. إذا قام رئيس قسم الهندسة بانتقال أفقي ليصبح رئيس قسم التكنولوجيا، فسترى ذلك بوضوح أيضًا!
تقديم الوضوح: فهي توضح هياكل الإبلاغ داخل المؤسسة، مما يساعد الموظفين على تحديد الجهة التي يجب الاتصال بها للحصول على مشاكل أو معلومات محددة.
تحديد المسؤولية: تضمن المخططات التنظيمية تغطية جميع مجالات العمل بشكل كافٍ دون أي تداخل في المسؤوليات. تساعد في تحقيق التوازن بين أعباء عمل الموظفين، وخاصة القادة.
التأهيل: يعد المخطط التنظيمي أداة بسيطة وقوية لمساعدة الموظفين الجدد على فهم المؤسسة بأكملها. فهو يساعد على خلق الألفة والانتماء بشكل أسرع.
السهولة: يتيح التمثيل المرئي للمؤسسة - مع القدرة على التكبير والتصغير - تخصيص الموارد والتفويض والتعاون واتخاذ القرارات.
المحاكاة والتخطيط: عندما تكون إعادة هيكلة منظمة أو تمر بعملية اندماج، قد تحتاج إلى تصور إصدارات مختلفة من التصميم التنظيمي الجديد. تتيح المخططات التنظيمية مثل هذه المحاكاة دون التأثير على الديناميكيات على أرض الواقع.
المخططات التنظيمية هي في النهاية أدوات تواصل. فهي تساعد المؤسسات على توصيل الهياكل الحالية والخطط المستقبلية والتغييرات وغيرها. وبطبيعة الحال، هناك أكثر من طريقة للقيام بذلك.
أنواع المخططات التنظيمية
إن المخطط التنظيمي في جوهره عبارة عن تمثيل بياني يحتوي على عقد وموصلات. وبناءً على هيكل مؤسستك، يمكن أن يكون:
هرمي
يشبه هذا المخطط التنظيمي الهرم، حيث توجد أعلى سلطة في الأعلى، تليها الإدارة الوسطى والموظفون.
مثال مخطط عضوي هرمي (المصدر: ويكيميديا كومنز )
مصفوفة
يصور هذا المخطط التنظيمي هيكلاً يقدم فيه الموظفون تقاريرهم لأكثر من مدير واحد. ويُستخدم بشكل شائع في المؤسسات التي تتطلب المرونة والتعاون عبر مشاريع مختلفة.
مثال على الهيكل التنظيمي للمصفوفة عبر علاء الدين الجعيداني
مصفوفة
هذا النوع من المخطط التنظيمي رائع للمؤسسات ذات الهيكل المسطح، والذي يوجد بشكل أساسي في الشركات الناشئة والشركات الصغيرة.
هيكل المؤسسة المسطح (المصدر: ويكيميديا كومنز )
فيما يلي الاختلافات الرئيسية بين أنواع المخططات العضوية:
| الطرفي | الهرمي | المصفوفة | المسطح |
|---|---|---|---|
| مستويات الأدوار | تسلسل قيادي واضح حيث يعرف كل موظف من يتبعه | تسلسل واضح للسلطة، على الرغم من وجود عدة مديرين لكل موظف | كل موظف يتبع مباشرة للقائد، دون إدارة وسطى |
| مناسب ل | أدوار واضحة المعالم وهياكل خطية | فرق يتم تشكيلها وتفكيكها بناءً على المشاريع | فرق صغيرة ذاتية الإدارة |
| الأهداف التي تخدمها | الوضوح والاستقرار | المرونة والنمطية | البساطة والسرعة |
| المزايا | التخصص القائم على الإدارة، ومسار وظيفي محدد بشكل جيد | التعاون متعدد الوظائف، وتوافر المهارات المتنوعة | الملكية والمساءلة، والوضوح والاعتراف |
| المساوئ | البيروقراطية ونظم الموافقة المعقدة تأخر اتخاذ القرار | الغموض في مسؤوليات العمل، ومجال النفوذ الذي لا يمكن التحكم فيه | البيروقراطية ونظم الموافقة المعقدة؛ تأخر اتخاذ القرار |
الاختلافات بين الهياكل التنظيمية الهرمية والمصفوفة والمسطحة
اعتمادًا على النوع والحجم والثقافة، يمكن أن يكون لدى المنظمة مزيج من هذه الهياكل أيضًا.
على سبيل المثال، يمكن أن تستخدم المنظمة بأكملها هيكلًا هرميًا، بينما قد يستخدم فريق واحد متعدد الوظائف داخلها هيكلًا تنظيميًا مسطحًا.
في القسم التالي، سنتحدث عن كيفية اختيار الهيكل التنظيمي وتصميم الهيكل التنظيمي الخاص بك.
## خطوات إنشاء الهيكل التنظيمي
لنفترض أنك شركة ناشئة تضم خمسة موظفين. أحضر قلماً وورقة وارسم كيف يعمل أعضاء الفريق معاً. قم بوضع إطار للورقة. هذا هو مخططك التنظيمي الأول.
أتمنى لو كانت كل منظمة بهذه البساطة. مع زيادة عدد الموظفين، والأدوار، والأقسام، والمنتجات/الخدمات، ستحتاج إلى مخطط تنظيمي معقد. إليك كيفية إنشاء واحد باستخدام أداة مساحة عمل تعاونية مثل انقر فوق .
1. فهم الهيكل التنظيمي الخاص بك
تحدد الهياكل كيفية تواصل الأشخاص وأدوارهم في المنظمة. يمكن أن يؤدي التصميم السيئ إلى خلق فوضى مع التسلسلات الهرمية المتناقضة، وارتباك الأدوار، وانعدام التنسيق، والفشل في مشاركة الأفكار، وبطء عملية صنع القرار.
لذا، ابدأ نشاط المخطط التنظيمي الخاص بك من خلال فهم كيفية عملك الحالي. حدد ما يلي:
- جميع أدوار ومستويات الموظفين لديك (مطور، مصمم، مختبر، إلخ)
- جميع الأدوار والمستويات الإدارية (مدير المشروع، مدير الفريق، رئيس القسم، إلخ)
- علاقات الإبلاغ لكل فرد
- الاتصالات الجانبية، إن وجدت
أفضل طريقة للقيام بذلك هي التحدث إلى مختلف أصحاب المصلحة، بما في ذلك الموارد البشرية ورؤساء الأقسام. قد تجد أيضًا بعض المعلومات في قوالب ميثاق الفريق . تأكد من توثيق المعرفة بشكل كافٍ.
يمكنك استخدام نماذج ClickUp لإنشاء استبيانات، أو يمكنك إعداد اجتماعات فردية وتسجيل الملاحظات على مستندات ClickUp . بمجرد توثيقها، شاركها بأمان مع أصحاب المصلحة المعنيين للحصول على تعليقاتهم، إن وجدت. تعاون في الوقت الفعلي وحوّل الملاحظات إلى مهام دون عناء.
توثيق دروسك باستخدام مستندات ClickUp Docs
2. تحديد الغرض والنطاق
لمن ولماذا تقوم بإنشاء مخططك التنظيمي؟ هل هو لأغراض داخلية لتصور هيكل الفريق أم كسجل للمستثمرين؟
إذا كان لأغراض داخلية، يمكنك إضافة رموز أدوار محددة (مثل SDE-1، مدير، إلخ)، بما في ذلك نطاق الراتب، أو حتى أسماء الأفراد، إذا لزم الأمر.
إذا كان للمستثمر، فقد ترغب في التركيز على القيادة وقوة المهارات. سيساعدك توضيح النطاق على تحديد المعلومات التي يجب تضمينها في المخطط.
3. اختر مخططك البياني
استنادًا إلى هيكل مؤسستك الحالية والغرض منها، اختر نمط المخطط التنظيمي، سواء كان تخطيطًا هرميًا أو مصفوفيًا أو مسطحًا. اختر أفضل ما يعكس مؤسستك. لا تتردد في استخدام تخطيطات متعددة داخل نفس المخطط، إذا لزم الأمر.
ضع في اعتبارك ما يلي أمثلة على الهيكل التنظيمي المصفوفة لفهم أفضل لكيفية استخدام الشركات في مختلف القطاعات لها.
4. اختر أداة تصميم المخطط التنظيمي المناسبة
بمجرد اختيار الهيكل، يحين وقت الرسم. للقيام بذلك، يمكنك استخدام دفتر ملاحظات أو حائط زجاجي أو حتى جدول بيانات. ومع ذلك، لا تسمح هذه الأدوات بالمرونة والقدرة على التكيف التي قد تحتاج إليها.
خريطة المخطط التنظيمي الخاص بك باستخدام ClickUp Whiteboards
الأفضل برنامج المخطط التنظيمي ، خاصة للفرق المختلطة، هو مساحة عمل تعاونية مثل ClickUp Whiteboards . باستخدام ClickUp، ارسم مخططاتك، وأضف العقد والوصلات، وقم بتضمين الصور/الملاحظات اللاصقة، وضمّن المستندات، وقم بوضع علامات على الأشخاص، والمزيد!
المربعات والزوايا لا تناسبك؟ اطّلع على انقر فوق الخرائط الذهنية لبرنامج المخطط التنظيمي الخاص بك. أضف القوائم والمهام وقوائم المراجعة، وتلاعب بالميزات حتى تتمكن من بناء المخطط.
5. تصميم المخطط العضوي الخاص بك
ابدأ العمل من الأعلى: أنشئ تسلسلاً هرميًا واضحًا من خلال البدء بالمستوى التنفيذي، ثم الإدارة العليا (نواب الرئيس والمدراء). ثم انتقل إلى أسفل كل قسم، وفريق، وأعضاء الفريق كل على حدة.
تخطيط المشاريع أو الأفكار أو المهام الحالية وتنظيمها في ClickUp
أضف التفاصيل: قم بتضمين اسم الموظف والمسمى الوظيفي والمسؤوليات ومقابض وسائل التواصل الاجتماعي والمواقع الإلكترونية والصور وغيرها من الحقائق الممتعة. بناءً على حالة الاستخدام، حدد المعلومات التي ستكون ذات صلة. يمكنك العثور على الملفات الشخصية للموظفين والبيانات من تحليلات القوى العاملة أو برنامج قاعدة بيانات الموظفين .
التنسيق والتقديم: حافظ على الاتساق في تصميم الرسم البياني الخاص بك. حافظ على اقتصار الشكل واللون والتنسيق وحجم الخط وما إلى ذلك على لغة تصميم مشتركة؛ وإذا كان بإمكانك مواءمته مع لغة علامتك التجارية، فهذا أفضل.
قالب المخطط التنظيمي
بالنقر فوق
إذا كان هذا هو أول مخطط تنظيمي لك، فلا تتعثر في سجل نظيف. جرّب قالب المخطط التنظيمي الخاص ب ClickUp للبدء. يساعدك هذا القالب متوسط المستوى على تصور شركتك، وإضافة/إزالة الأدوار، وإبقاء الجميع على نفس الصفحة، وتوسيع نطاق العمل بفعالية.
6. اجعلها ديناميكية
المخططات التنظيمية هي وثائق حية تتطور جنبًا إلى جنب مع شركتك. عندما تنشئ مخططًا تنظيميًا، أفسح المجال لتحديثه بانتظام.
- قم بإعداد اللوحة لإضافة الأقسام والفرق والموظفين لاحقًا
- قم بتعيين تذكيرات بالتقويم وراجع مخططك التنظيمي بشكل دوري للتأكد من أنه يعكس طبيعة العمل واحتياجاته والتغييرات التي تطرأ عليه بدقة
- توثيق التغييرات والأسباب المقابلة لأغراض التدقيق
- إبلاغ أصحاب المصلحة بالتغييرات، وتوفير السياق، وتحديث المعلومات في جميع المواد التدريبية انقر فوق الأتمتة تبسيط عملية التحديث باستخدام المشغلات والإجراءات التي يمكنك تعديلها قبل الضغط على نشر. إذا كنت تستخدم ClickUp Mind Maps، فيمكنك تحديثها تلقائيًا عند تحديث الموارد المتصلة بها.
7. المراجعة والتحقق من صحة
قبل وضع اللمسات الأخيرة على المخطط التنظيمي، قم بمراجعته مرة أخرى مع أصحاب المصلحة المهمين لضمان دقته واكتماله. يساعد ذلك في تحديد أي معلومات مفقودة أو عدم دقة في هيكل العلاقة.
والآن بعد أن تعرفت على كيفية إنشاء مخطط تنظيمي، دعنا نرى كيفية استخدامه.
## المخططات التنظيمية ومشاركة القوى العاملة
يمكن أن يساعد المخطط التنظيمي الجيد في تخطيط القوى العاملة والمشاركة بطرق مختلفة. فيما يلي بعض الاستخدامات الأكثر شيوعًا.
الإعداد: تعمل المخططات التنظيمية على تسهيل عملية تأهيل الموظفين، مما يساعد الموظفين الجدد على فهم الأدوار وخطوط الإبلاغ بسرعة.
دعم الموظفين: يمكن لكل موظف استخدام المخطط التنظيمي لمعرفة من يتواصلون معه بشأن مخاوفهم. من هو رئيس لجنة منع التحرش الجنسي؟ من المسؤول عن حجز السفر؟ من هو الخبير في لغة البرمجة سكالا؟ يمكن للمخططات التنظيمية الإجابة عن كل هذا وأكثر.
التعاون: حتى داخل الهياكل التي تبدو مربكة، يمكن أن تجلب المخططات التنظيمية الوضوح.
على سبيل المثال، في الهيكل المصفوفي، يمكن أن يوفر المخطط التنظيمي وضوحًا حول تقاطعات الفرق المختلفة متعددة الوظائف.
الشفافية: يوضح المخطط التنظيمي من المسؤول أمام من، ويعمل أيضًا كمصفوفة تصعيد. وهذا يخلق الشفافية والانفتاح.
تخطيط التعاقب الوظيفي: تُعد المخططات التنظيمية أساسية لتحديد القادة المحتملين والأدوار الحاسمة داخل المؤسسة. فهي تساعد فرق الموارد البشرية على تصور مشهد المواهب الحالي، وتحديد الثغرات في المهارات، والاستعداد للتحولات المستقبلية.
تنظيم الهيكل التنظيمي لشركتك وتخطيطه والتنقل فيه باستخدام ClickUp
ربما تكون قد سمعت أن الأشخاص هم أهم الأصول في المؤسسة. هذا صحيح جزئيًا فقط. في الواقع، الأصل الحقيقي في المؤسسة هو أكثر من مجموع أجزائها. فهو يشمل الروابط والتعاون ونقاط القوة الجماعية لكل فرد.
يشبه المخطط التنظيمي خريطة الكنز التي تساعدك على اكتشاف الأصول المخفية. سواءً كان ذلك من خلال تسطيح النموذج الهرمي التقليدي أو توسيع نطاق الهيكل المصفوفي، فإن المخططات التنظيمية تسهل على الأشخاص فهم الصورة الكبيرة والتفاصيل.
باستخدام أداة إدارة المشاريع مثل ClickUp، يمكنك القيام بكل هذا وأكثر. يمكنك تجميع البيانات المتعلقة بالمشاريع والمهام والأشخاص لإنشاء مخططات تنظيمية ديناميكية. اشترك مجاناً اليوم للبدء!