أدى عدم اليقين في سوق العمل، واتجاه الجيل Z إلى العيش البطيء والفرص العالمية إلى تغذية اقتصاد الوظائف المؤقتة. يبحث الأفراد عن قدر أكبر من الاستقلالية والمرونة - وهو أمر لا توفره الأدوار الداخلية التقليدية.
في الواقع، 36% من استبيان ماكينزي للفرص الأمريكية لعام 2022 حدد المستجيبون أنهم عمال مستقلون. أي حوالي 58 مليون أمريكي.
يعد إنشاء عمليات فعالة لإدارة المتعاقدين المستقلين أكثر أهمية من أي وقت مضى بالنسبة للمديرين الداخليين - أو فرق العمل المكونة من شخص واحد، كما هو الحال على الأرجح مع معظم الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم.
في منشور المدونة هذا، سنستكشف كيفية إدارة المتعاقدين المستقلين - حيث يمكنك دمجهم في عمليات فريقك مع الحفاظ على حدود صحية.
في النهاية، القاعدة الأساسية للإدارة الناجحة للمتعاقدين هي إدراك أنهم ليسوا موظفين بدوام كامل.
كيفية إدارة المتعاقدين بفعالية: 10 نصائح
إدارة المتعاقدين بشكل جيد تعود بالنفع على الجميع. عندما تضع توقعات واضحة وتتواصل بصراحة، فإن المقاولين يقدمون عملاً أفضل ويبقون متفاعلين. أما من جانبك، فهذا يعني مشاريع أكثر سلاسة ونتائج عالية الجودة.
دعنا نستكشف كيفية تعظيم علاقاتك مع المقاولين لتحقيق نتائج مربحة للجميع.
1. تقييم المقاولين المناسبين وتحديد مصادرهم
تتمثل الخطوة الأولى في العثور على المقاولين المناسبين - الأشخاص الذين يجيدون مواصفات العمل، ويقومون بعمل عالي الجودة، ويتوافقون مع ثقافة وروح العمل في مؤسستك. لسوء الحظ، القول أسهل من الفعل.
فعلى عكس المتعاقدين المتفرغين، الذين يسعدهم حضور العديد من جولات المقابلات واختبار المشاريع، يفضل المتعاقدون عمليات المقابلات السريعة - حيث تقوم بتوظيفهم بناءً على أعمالهم السابقة (ملفهم).
إليك بعض النصائح لإجراء مقابلات مع المتعاقدين المستقلين وتوظيفهم بسرعة:
- خطط للمقابلات بناءً على خبراتهم: اضبط أسئلتك بناءً على مستوى خبراتهم. بالنسبة للمبتدئين، ركز على المهارات التقنية، أما بالنسبة للخبراء، ركز على أسلوب عملهم ونهجهم في المشاريع
- ابدأ بمشروع تجريبي مدفوع الأجر: يسمح لك ذلك بتقييم جودة عمل المقاول ومهاراته في التواصل وملاءمته الثقافية لفريقك
- اسأل عن مراجع من عملاء سابقين: تواصل مع عملاء سابقين للحصول على آراء مباشرة حول جودة عمل المقاول وموثوقيته ومهارات التواصل لديه
إليك بعض الأسئلة التي تركز على الثقافة من مؤسس 37 Signals، جيسون فرايد . يطرح مراجع "أسئلة أقل وضوحًا" لتقييم مدى ملاءمة ثقافة المرشح وأسلوب عمله.
2. وضع عقود واتفاقيات واضحة لتجنب المزالق القانونية
بمجرد تعيين المتعاقدين المناسبين، فإن الخطوة الحاسمة التالية هي إضفاء الطابع الرسمي على علاقة عمل ناجحة بعقود واضحة وملزمة قانوناً. تحدد هذه الاتفاقيات نطاق العمل، وشروط الدفع، وحقوق الملكية الفكرية، وعدم الإفصاح، والجوانب الأخرى للشراكة.
وهذا يمكن أن يحمي مصالحك التجارية ويحدد توقعات واضحة ويقلل من مخاطر سوء الفهم أو النزاعات القانونية
إذا كنت تعتمد على المتعاقدين في جزء كبير من عملك، فسوف ترسل العديد من العقود. إحدى طرق تبسيط هذه العملية هي برنامج إدارة العقود والقوالب. يمكن أن تساعدك هذه الأدوات على توحيد العملية وتقليل الأخطاء وضمان الامتثال للمتطلبات القانونية والتنظيمية. ClickUp هو برنامج لإدارة المشاريع والعقود، وهو أداة شاملة لإدارة المتعاقدين المستقلين. البرنامج قالب اتفاقية المقاول ClickUp لا يعتمد على المجالات، ويمكنك تخصيصه لمختلف المشاريع والمواقع.
قم بتوحيد اتفاقيات العقود على مستوى المؤسسة مع قالب اتفاقية المقاول ClickUp
هذا قالب العقد يغطي جميع الأقسام الرئيسية، بما في ذلك:
- التزامات العميل: تحديد مسؤولياتك، مثل توفير الأدوات اللازمة، وعملية الموافقة، وما شابه ذلك
- نطاق المشروع: تحديد الحدود المحددة للمشروع، بما في ذلك المخرجات والجداول الزمنية والتوقعات
- شروط الدفع: تحديد جدول السداد وطرقه وأي غرامات تأخير في السداد
- بند السرية: حماية المعلومات الحساسة المشتركة بين الطرفين
- شروط الاستمرارية: تحديد الشروط الواردة في العقد، والتي ستكون سارية حتى لو تم اعتبار العقد باطلاً أثناء النزاعات
- القانون الحاكم: ذكر الاختصاص القضائي القانوني الذي سيحكم العقد في حالة وجود نزاعات
اقرأ أيضًا: 10 قوالب للعمل المستقل لإدارة أعباء العمل
3. قم بإعداد عملية تأهيل (وإلغاء تأهيل) المتعاقدين
تمامًا كما هو الحال مع الموظفين بدوام كامل، تأكد من أن لديك سير عمل لإلحاق المتعاقدين. وعلى الرغم من أنه يمكنك أخذ بعض المكونات من عملية تأهيل الموظفين بدوام كامل، إلا أنها عادةً ما تكون أقصر وأسرع.
إليك عملية من 3 خطوات لإلحاق العاملين المتعاقدين:
- وثيقة التأهيل: تقوم بإنشاء مستند لتحديد نطاق المشروع والمواعيد النهائية والمراحل الرئيسية ذات الصلة وكيفية دعم الفريق الداخلي لهم. يمكنك أيضًا استخدام هذه المرحلة لمنحهم إمكانية الوصول إلى أي أدوات وإضافتهم إلى قنوات الاتصال الخاصة بك
- اللقاء: قم بإعداد مكالمة مع الموظف المستقل والزملاء الداخليين الآخرين المشاركين في المشروع. هذا هو الوقت المناسب لإعادة التأكيد على ثقافة عملك وإجراءاتك وإخبار الموظفين المستقلين بالمزيد عن منتجاتك وخدماتك
- المرحلة الأولى: هنا حيث تعمل مع الموظف المستقل في المشروع الأول - لمساعدته على حل العوائق الأولية وبناء الزخم
وبالمثل، تأكد من وجود عملية تأهيل جيدة لتبسيط عملية تسليم المشروع وتسوية الأمور القانونية العالقة. فيما يلي بعض الأمور التي يمكنك تضمينها في عملية التسليم خارج نطاق العمل:
- التأكد من معالجة جميع المدفوعات النهائية بدقة وفي الوقت المحدد
- التخطيط لتسليم سلس للأعمال غير المنجزة لضمان الاستمرارية
- احصل على ملاحظات من خلال مقابلة خروج من العمل لتحديد مجالات التحسين
اقرأ أيضًا: 10 قوالب مجانية لاتفاقية عقد الخدمة في Word & ClickUp
4. حدد توقعاتك مقدمًا
لقد مر معظم المتعاقدين بقصة رعب واحدة على الأقل حيث بدأ المشروع على أنه شيء ما وانتهى بشيء مختلف تمامًا. لا تكن ذلك العميل.
لتجنب زحف نطاق المشروع وضمان الحصول على نتيجة ناجحة، ضع أهدافًا واضحة ومعالم واضحة مع بيان وثيقة العمل من البداية. سيساعد ذلك على منع المشروع من الانحراف عن مساره ويضمن أن تكون أنت والمقاول على نفس الصفحة فيما يتعلق بالأهداف.
فيما يلي طريقتان للقيام بذلك:
- ضع اللمسات الأخيرة على نطاق المشروع وأهدافه عند صياغة الاتفاقية. اطلب مراجعتها من قبل جميع أصحاب المصلحة الداخليين لضمان عدم وجود أي تغيير عندما يكون المشروع في منتصف الطريق
- قم بإعداد أداة تعقب الأهداف فيمنصة إدارة المشروع لمراجعة التقدم المحرز في المشروع في المراحل الرئيسية للتأكد من أنك على المسار الصحيح
تتبع مراحل المشروع الرئيسية باستخدام أهداف ClickUp Goals
أضف تفاصيل مشروعك والمخرجات الرئيسية إلى أهداف النقر فوق الأهداف . يمكن تقسيم كل هدف شامل إلى مهام ومهام فرعية، مع تحديد ما ينطوي عليه بوضوح. يساعدك ذلك على تتبع إنجاز كل مهمة رئيسية ويضمن المساءلة.
وضع أهداف المشروع ومراجعة التقدم المحرز وتحديد الاختناقات باستخدام ClickUp Goals
يمكنك استخدام الأهداف لإجراء مراجعات الأداء وقياس مستويات إنتاجية المقاولين لديك.
اقرأ أيضًا: الاستعانة بمصادر خارجية لإدارة المشاريع: فوائد الاستعانة بمصادر خارجية لإدارة أعمالك التجارية
5. تحديد قنوات الاتصال الخاصة بك
غالباً ما يشعر المتعاقدون بأنهم بعيدون عن أعضاء الفريق الداخليين. ففي النهاية، هم ليسوا أعضاءً رسميين في الفريق - ليس لديهم إمكانية الوصول إلى IRL أو الافتراضي محادثات مبرد المياه والتي تعد جزءًا كبيرًا من بناء علاقات الفريق.
تحتاج إلى اتخاذ الخطوة الأولى وجعلهم يشعرون بأنهم مشمولون. يمكنك القيام بذلك من خلال تحديد تفضيلات التواصل الخاصة بك بوضوح، مثل القنوات، وتواتر الاجتماعات، ونقطة الاتصال الرئيسية.
إليك بعض النصائح لتحديد قنوات تواصل واضحة ومتسقة:
اختر قناة التواصل الخاصة بك
حدد منصة التواصل الأساسية الخاصة بك بناءً على تفضيلات فريقك ومتطلبات المشروع (على سبيل المثال، البريد الإلكتروني، برنامج إدارة المشروع، الرسائل الفورية). ثم انتقل إلى ما هو أبعد من ذلك وقم بتضمين قنوات احتياطية حتى يمكن الوصول إليك دائماً.
يمكنك أيضًا التفكير في تقديم أدوات غير متزامنة ومتزامنة مفضلة للحصول على مرونة أفضل. على سبيل المثال، لنفترض أنك تقوم بمراجعة مستند أو تحرير قاعدة بيانات. في هذه الحالة، يمكنك استخدام انقر فوق اكتشاف التعاون ميزات مثل التعليقات والعلامات والتحرير في الوقت الفعلي لإبقاء المحادثات داخل المستند.
استخدم ميزات التعاون في ClickUp لتقديم ملاحظات فورية في السياق
عند مراجعة تقدم المشروع، جرّب إجراء جميع المحادثات في مكان واحد لتجنب انعزال المعلومات. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء مجموعة في انقر فوق الدردشة وتفويض إجراء التحديثات في تلك القناة فقط. وبهذه الطريقة، يتم إبقاء الجميع على اطلاع دائم.
جعل مناقشات المشروع مركزية مع المحادثات الجماعية في ClickUp Chat
جدولة عمليات تسجيل الوصول المنتظمة
خطط لاجتماعات تسجيل الوصول المنتظمة لمناقشة التقدم المحرز ومعالجة أي مشاكل وتقديم الملاحظات. ويمكنك تحديد عدد مرات تسجيل المراجعات بناءً على مدى تعقيد المشروع وجدوله الزمني.
شارك سياسة الاتصالات الخاصة بك
إذا كانت لديك سياسة تواصل على مستوى الشركة، فشاركها مع العاملين المستقلين لديك. وبهذه الطريقة، سيعرفون كيف يتحدثون معك - بشكل رسمي وغير رسمي وما إلى ذلك - وما إذا كانت شركتك تفضل تحديثات الحالة غير المتزامنة أو في الوقت الفعلي.
💡 نصيحة احترافية: أنشئ نموذج مستند "كيف تعمل معي" واطلب من المتعاقدين معك تعبئته. سيساعدك هذا على تحديد تفضيلاتك وتوقعاتك وفهم أسلوب عمل كل منكما. ويمكن أن يتضمن معلومات مثل قنوات الاتصال المفضلة وأوقات الاستجابة.
يمكنك أيضاً مشاركة قالب ClickUp العمل معي \[المساهم الفردي] واطلب منهم استخدامه كمرجع عند إنشاء مستندهم.
6. إنشاء حلقة تغذية راجعة
يمكن أن تساعدك التعليقات المنتظمة على تحديد مجالات التحسين وتقوية العلاقة بين المقاول والعميل. ولكن تذكر أن التغذية الراجعة هي عملية ذات اتجاهين - تحتاج إلى إعداد سير عمل يسمح لك بإعطاء المتعاقدين التغذية الراجعة والسماح لهم بمشاركة ملاحظاتهم.
إليك كيفية القيام بذلك:
- قدم ملاحظات بناءة: قدم ملاحظات محددة وقابلة للتنفيذ تركز على تحسين الأداء بدلاً من الانتقاد
- التماس الملاحظات: اسعَ بنشاط للحصول على تعليقات من المتعاقد على أدائك كعميل أو مدير مشروع أثناء عمليات التحقق من الأداء
- استخدم أداة للتغذية الراجعة: فكر في استخدام نموذج أو استبيان لجمع الملاحظات من المقاولين دون الكشف عن هويتهم
على سبيل المثال، يمكنك استخدام النقر فوق النماذج لفحوصات النبض الشهرية أو الفصلية مع مقاوليك. يحتوي مُنشئ النماذج على أنواع مختلفة من الحقول والأسئلة المشروطة للمساعدة في تخصيص تجربة الاستبيان.
قم بتخصيص استبياناتك على نطاق واسع باستخدام ميزات المنطق الشرطي لنماذج ClickUp Forms
يمكنك أيضًا تنظيم الردود في قاعدة بيانات. يمكن أن يكون هذا الأخير مفيدًا بشكل خاص في العثور على الأنماط في ردود المتعاقدين بمرور الوقت أو فحص كيفية عرض جميع المتعاقدين (بشكل جماعي) لعملياتك.
يمكن أن يساعدك ذلك في إنشاء علاقة تعاونية ومثمرة مع المتعاقدين لديك.
اقرأ أيضًا: كيفية تحسين العلاقات بين الوكالات والعملاء لتحقيق النمو في عام 2024
7. توحيد سياسة وعملية الدفع الخاصة بك
يمكن لسياسة وعملية الدفع الموحدة أن تبسط العمليات وتقلل من الأخطاء وتحسن العلاقات مع المتعاقدين المستقلين. عندما تنص على كيفية عمل ذلك، لن تضطر إلى متابعتهم للحصول على الفواتير، ولن يضطروا هم إلى مطاردتك للحصول على المدفوعات.
إليك بعض الأشياء التي يجب تضمينها في سياسة الدفع الخاصة بك:
- تكرار السداد: حدد جدول السداد (على سبيل المثال، أسبوعي أو كل أسبوعين أو شهرياً)
- طريقة الدفع: اختر طريقة الدفع المفضلة (على سبيل المثال، إيداع مباشر، شيكات، باي بال)
- قالب الفاتورة: قم بإنشاء قالب فاتورة موحد يحتوي على جميع المعلومات اللازمة لمشاركتها مع المقاولين
- تقديم الفواتير: اذكر موعد تقديم المقاولين للفواتير
- الموافقة على الفواتير: تنفيذ عملية موافقة واضحة لضمان الدقة والدفع في الوقت المناسب
صياغة سياستك باستخدام ClickUp Docs
استخدم أداة مثل مستندات ClickUp لتحديد سياسات وعمليات الدفع الخاصة بك ومشاركتها مع فرقك الداخلية والمتعاقدين المستقلين. سيضمن ذلك الشفافية الكاملة ويمنح المتعاقدين الوضوح بشأن إجراءات الدفع الخاصة بك.
قم بصياغة سياسة الدفع الخاصة بك وشاركها مع المقاولين باستخدام ClickUp Docs
أفضل من ذلك: تأتي ClickUp مع أدوات كتابة مدعومة بالذكاء الاصطناعي مثل ClickUp Brain . يمكنك تعديل سياستك وتوطينها بلغات مختلفة، وهو أمر مفيد بشكل خاص إذا كنت توظف متعاقدين عالميين.
أنشئ محتوى وترجم مستنداتك إلى أكثر من 10 لغات باستخدام ClickUp Brain
💡 نصيحة احترافية: قم بتعيين ألواح رسوم لأنواع مختلفة من أعمال العقود وحافظ على تحديثها لتجنب المفاوضات المتبادلة مع المقاولين وضمان توافق ميزانيتك مع التكاليف المتوقعة.
8. عزز علاقة طويلة الأمد
حلقات التغذية الراجعة هي إحدى الطرق لضمان استدامة العلاقة بين المقاول والعميل. ففي النهاية، تُبنى عقود العمل الحر على العلاقات والاحترام المتبادل.
فيما يلي بعض الطرق التي يمكنك من خلالها أن تُظهر للعاملين المستقلين أنك تحترمهم وتضع الأساس لعلاقة صحية طويلة الأمد:
- تقديم تعويض عادل: ضمان الدفع العادل وفي الوقت المناسب، والالتزام بالشروط والأحكام المتفق عليها
- تجنب الإدارة التفصيلية: امنح المتعاقدين الاستقلالية التي يحتاجونها لإكمال مهامهم بفعالية
- كن مرنًا: استوعب أسلوب عملهم، بما في ذلك ساعات العمل المرنة أو جدولة الاجتماعات. على سبيل المثال، بعض المتعاقدين لا يلتزمون بساعات العمل من 9 إلى 5 ساعات، بينما قد يفضل البعض الآخر إشعارًا بالاجتماع لمدة يومين على الأقل
- أرسل بعض الهدايا: أظهر تقديرك للمتعاقدين على المدى الطويل من خلال إرسال هدايا مخصصة لهم كوسيلة لتقدير مساهماتهم
9. احتفظ بقاعدة بيانات المتعاقدين
إن قاعدة بيانات المتعاقدين هي مستودع مركزي للمعلومات حول فريق العمل المستقل لديك - عبر الأقسام - بحيث يمكن للفرق الإدارية مثل الشؤون المالية أو الموارد البشرية تتبع تفاصيل المتعاقدين وضمان الامتثال لقوانين العمل واللوائح.
نوصي باستخدام أداة مثل ClickUp بدلاً من جداول البيانات أو أدوات المستندات التقليدية. فهي تأتي مع ميزات مفيدة للغاية لإدارة قاعدة البيانات، مثل الفلاتر والعلامات، للمساعدة في تصنيف المتعاقدين.
على سبيل المثال، يمكنك استخدام عرض جدول ClickUp لإنشاء قاعدة بيانات متعاقدين مركزية غير مشفرة. مع الفرز المتقدم، والتصفية، والحقول المخصصة، يمكنك بسهولة تقسيم المتعاقدين حسب القسم، وجمع تفاصيل محددة، وتخصيص تخطيط قاعدة البيانات وفقًا لاحتياجاتك الدقيقة.
نظّم تفاصيل المقاول باستخدام طريقة عرض جدول ClickUp Table View
فيما يلي بعض الحقول لتضمينها في قاعدة بيانات المقاول الخاص بك:
- معلومات المقاول: اسمه، وتفاصيل الاتصال به، ورقم التعريف الضريبي، وتفاصيل الدفع
- مواصفات العقد: مدة العقد، ونطاق العمل، وشروط الدفع، وروابط اتفاقية العقد، واتفاقية عدم الإفصاح، والمستندات القانونية الأخرى
- تفاصيل الامتثال: النماذج المتعلقة بالضرائب وتصنيف الموظفين، وسجلات الفواتير، والأوراق الحكومية الأخرى
اختياريًا، يمكنك إضافة حقل ملاحظات في قاعدة البيانات لتوثيق مهاراتهم المتخصصة وتفاصيل الاتصال بهم وروابط محفظة الأعمال. يكون هذا مفيداً بشكل خاص عندما تخطط لإعادة توظيف متعاقد قديم.
بالإضافة إلى ذلك، تتكامل ClickUp مع معظم أنظمة الموارد البشرية وكشوف الرواتب. هذا يعني أنه يمكنك أتمتة مهام مثل تحديث معلومات المقاول أو وضع علامة على الفواتير على أنها مدفوعة داخل ClickUp عند معالجتها في نظام الرواتب الخاص بك.
ملاحظة: نظرًا لأن قاعدة البيانات تتضمن تفاصيل حساسة، قم بتنفيذ ضوابط وصول مناسبة لحماية المعلومات وضمان خصوصية البيانات.
10. الاستفادة من التكنولوجيا
يعد الامتثال القانوني جانبًا مهمًا من جوانب توظيف المتعاقدين، ويختلف باختلاف المنطقة. في الولايات المتحدة، لدى مصلحة الضرائب الأمريكية معايير محددة لتحديد ما إذا كان العامل متعاقداً مستقلاً أو موظفاً.
كما ستحتاج أيضاً إلى إصدار النموذج 1099-NEC للإبلاغ عن المدفوعات التي تتم للمتعاقدين المستقلين. يمكن أن تساعدك أداة إدارة المتعاقدين على أتمتة هذه التعقيدات ومعالجتها وضمان الامتثال لقوانين العمل والضرائب المحلية.
🌈 هل تعلم؟ بعض الولايات في الولايات المتحدة لديها قوانين تفرض ضريبة المبيعات عند التعاقد مع متعاقدين مستقلين؟ هذا يعني أنه قد يُطلب منك تحصيل ضريبة المبيعات وتحويلها على مشترياتك، حتى لو لم يكن لديك مكتب فعلي هناك.
هناك جانب آخر يمكن أن تساعد فيه التكنولوجيا وهو أتمتة الأعمال المشغولة، سواء إدارة المشاريع المستقلة أو العمليات النظامية مثل توقيع العقود. يتمثل أحد الخيارات في الأتمتة للموافقة على الفواتير وبدء عمليات التحقق مع المتعاقدين والتعامل مع المهام الإدارية الأخرى.
يمكن للفرق القانونية النظر في إضفاء الطابع المركزي على عملية طلب العقود وتحسين الكفاءة مع نموذج ClickUp لإدارة العقود .
قم بتمكين فريقك القانوني من تلقي طلبات إبرام العقود وتتبع تقدم العقود باستخدام نموذج طلب عقد ClickUp
إليك كيفية عمل هذا
- إرسال طلب نموذج طلب: ما عليك سوى ملء نموذج طلب العقد، مع تحديد الغرض من العقد ونوعه، إلى جانب الموعد النهائي المطلوب
- المراجعة القانونية: يقوم الفريق القانوني بمراجعة تفاصيل الطلب، والتأكد من تقديم جميع المعلومات الضرورية
- الصياغة والموافقة: يقوم الفريق القانوني بصياغة مسودة العقد، مع تضمين المتطلبات المحددة وضمان الامتثال للقوانين واللوائح ذات الصلة
والأفضل من ذلك: يأتي القالب مع عرض مجلس الإدارة الذي يسمح للفريق القانوني بتتبع حالة العقود الفردية - لضمان إغلاقها جميعًا في الوقت المحدد.
تبسيط إدارة المقاول باستخدام ClickUp
كما يقول المثل "النجاح مبني على الأنظمة" باستخدام ClickUp، يمكنك إنشاء إطار عمل موثوق به لإدارة المقاولين - نظام مركزي ومنظم وقابل للتطوير يمكن تخصيصه ليتناسب مع احتياجات الفرق المختلفة.
من صياغة العقود وإدارة المشاريع إلى تعزيز حلقات التغذية الراجعة ومركزية معلومات المقاول، يمكن لـ ClickUp مساعدتك في التعامل مع جميع عملياتك من مكان واحد. لذا، يمكنك تعيين نظام يناسبك في اليوم الأول والسنة 10\. اشترك في ClickUp مجانًا وشاهد كيف يؤدي ذلك إلى إدارة فعالة للمقاول.