أنت على وشك إرسال بريد إلكتروني مهم. لكنك تتوقف بعد ذلك. تتساءل، كيف يمكنك مخاطبة المستلمين بشكل مناسب دون أن تبدو غير شخصي أو أن تتجاهل شخصاً ما؟

إذا كنت رسميًا للغاية، فإنك تخاطر بأن تبدو آليًا.

وإذا كنت غير رسمي أكثر من اللازم، فقد تبدو غير مهني.

سواء كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى مجموعة من الزملاء أو ترسل تحديثًا للمشروع إلى العملاء، فأنت بحاجة إلى ضبط النغمة بشكل صحيح.

إذا كنت تتساءل عن كيفية مخاطبة عدة أشخاص في رسالة بريد إلكتروني، دعنا نقيّم بعض النصائح المتعلقة بآداب التعامل مع الرسائل الإلكترونية الجماعية. ✉️

## متى تخاطب عدة أشخاص في رسالة إلكترونية

يمكن أن تكون معرفة متى تخاطب عدة أشخاص في رسالة بريد إلكتروني أمراً صعباً بعض الشيء.

فأنت تريد أن تُبقي الجميع على اطلاع، ولكن قد يكون التحميل الزائد على البريد الوارد بردود غير ضرورية أمرًا محبطًا. إذن، متى يكون من المناسب الضغط على الرد على الكل أو إضافة عدة مستلمين من البداية؟

هذه بعض السيناريوهات الشائعة:

• تحديثات الفريق: تحديث فريقك بالكامل حول تقدم المشروع أو المواعيد النهائية أو أخبار الشركة
• المشاريع الجماعية: الشراكة مع العديد من أصحاب المصلحة في مبادرة أو مهمة مشتركة
• التواصل بين الإدارات: تنسيق الجهود بين الفرق أو الأقسام المختلفة
• الاتصالات مع العملاء: تحديث جهات اتصال متعددة مع العملاء بشأن حالة المشروع أو المنجزات
• طلبات التغذية المرتدة: التماس مدخلات من أعضاء الفريق المختلفين بشأن اقتراح أو مستند
• تخطيط الفعاليات: تنظيم الاجتماعات أو المؤتمرات أو أنشطة بناء الفريق
• إدارة البائعين: التواصل مع العديد من ممثلي البائعين في مشروع واحد
• المواقف الطارئة: عندما تتطلب رسالة بريد إلكتروني أو رسالة اهتماماً عاجلاً وتحتاج إلى حلها بسرعة

💡 نصيحة احترافية: إذا استغرق البريد الإلكتروني أقل من دقيقتين للتعامل معه، فقم بمعالجته على الفور. هذا يمنع المهام الصغيرة من التراكم ويساعد في الحفاظ على صندوق الوارد صفر .

### أهمية مخاطبة عدة أشخاص في رسالة بريد إلكتروني بشكل صحيح

يعد مخاطبة عدة مستلمين بشكل صحيح في رسالة بريد إلكتروني أمرًا بالغ الأهمية للتواصل الفعال عبر البريد الإلكتروني والحفاظ على آداب المهنة. فهو يظهر الاحترام لدور كل عضو ويضمن شعورهم بالتقدير.

تذكّر أن مخاطبة المستلمين بشكل صحيح يساعدهم على فهم مستوى مشاركتهم والإجراءات المتوقعة منهم، مما يزيل الارتباك ويعزز معدلات الاستجابة.

بالإضافة إلى ذلك، تمنع الأخطاء المحتملة مثل الردود غير المقصودة "الرد على الجميع" أو الاستثناءات غير المقصودة.

إضفاء الطابع الشخصي في التواصل عبر البريد الإلكتروني

إن إضفاء الطابع الشخصي على رسائل البريد الإلكتروني، حتى عند مخاطبة عدة أشخاص، يضيف طبقة من الاحترافية والإخلاص.

إن تضمين الأسماء الشخصية أو تخصيص التحية بناءً على علاقتك بالمجموعة يضمن شعور المتلقين بالتقدير بدلاً من أن يكونوا جزءًا من رسالة بريد إلكتروني عامة.

يزيد التخصيص أيضًا من معدلات التفاعل مع بريدك الإلكتروني ويساعد على تجنب سلبيات أسلوب الرسائل غير الشخصية.

💡 نصيحة احترافية: عند إرسال رسائل بريد إلكتروني إلى عدة أشخاص، تأكد من وجود سطر موضوع واضح. يساعد ذلك المستلمين في الحصول على نظرة عامة سريعة على محتوى البريد الإلكتروني، ويمكنهم اختيار المشاركة أو عدم المشاركة بناءً عليه.

## كيفية مخاطبة عدة أشخاص في رسالة إلكترونية

يتطلب مخاطبة عدة مستلمين في رسالة إلكترونية رسائل مدروسة لضمان الاحترافية والوضوح والشمولية.

إليك بعض أفضل الممارسات التي يجب مراعاتها عند مخاطبة عدة أشخاص في رسالة إلكترونية:

1. استخدم الأسماء الفردية أو أسماء المجموعات في التحية

عند التواصل مع عدة أشخاص من خلال رسالة بريد إلكتروني واحدة، فإن استخدام الأسماء الفردية في التحية يمكن أن يشعرك بمزيد من الخصوصية والجاذبية.

على سبيل المثال، بدلًا من قول "مرحبًا أيها الفريق"، اختر "مرحبًا ريتشا وشوني وجايسون" إذا كانت المجموعة صغيرة ويفضل الجميع التقدير المباشر.

يثبت هذا الأسلوب أنك أخذت الوقت الكافي للتعرف على كل مستلم وإنشاء اتصال أكثر تخصيصًا.

ومع ذلك، بالنسبة للمجموعات الأكبر، من المقبول استخدام أسماء المجموعات مثل "مرحبًا قسم التسويق" أو "أعزائي الفريق"، خاصةً عندما تكون الرسالة ذات صلة بالجميع بشكل جماعي.

هذا يريحك من رسائل البريد الإلكتروني المملة عندما ترغب في تحية عدة مستلمين.

يمكنك أيضًا استخدام أدوات إدارة صندوق الوارد وقوالب البريد الإلكتروني لتصنيف رسائل البريد الإلكتروني حسب مجموعات معينة بشكل أفضل.

2. اختر لغة محايدة بين الجنسين في نص البريد الإلكتروني

قد يبدو استخدام لغة شاملة ومحايدة بين الجنسين في نص بريدك الإلكتروني أمراً صغيراً، لكنه يُظهر نبرة صوت محترمة. يمكنك تجنب الافتراضات حول جنس الشخص وتعزيز الشمولية في النظام البيئي الرقمي.

على سبيل المثال، اختر بدائل محايدة مثل "الجميع" أو "الفريق" أو "الكل" أو "الناس" بدلاً من المصطلحات الخاصة بالجنسين مثل "الرجال"

أيضاً، عند الإشارة إلى شخص لا يُعرف جنسه أو عند التحدث بشكل عام، اختر "هم" بدلاً من "هو" أو "هي" هذا التغيير البسيط يمنعك من وضع افتراضات ويجعل المتلقين يشعرون بمزيد من الاعتراف.

وبالمثل، تجنب الألقاب الوظيفية الخاصة بالجنسين مثل "رئيس مجلس الإدارة" أو "بائع" واختر بدلاً من ذلك "رئيس مجلس الإدارة" أو "بائع"

3. خاطب الأشخاص بالاسم عند الاقتضاء

في العديد من الحالات، من الحكمة أن تنادي الأفراد بالاسم في نص البريد الإلكتروني عندما يتطلب الأمر إجراءات أو مسؤوليات محددة. مثل هذه العادات تمنع الغموض حول عضو الفريق المكلف بأي إجراء، خاصة في بيئة إدارة المشروع.

على سبيل المثال، لنفترض أنك ترسل تحديثًا عن مشروع مبيعات للفريق بأكمله. تحتاج إلى مخاطبة موظفين اثنين على وجه التحديد باسميهما لتكليفهما بمهام تتبع المبيعات والمتابعة.

على سبيل المثال، "جورج، هل يمكنك الانتهاء من شرائح العرض التقديمي بحلول يوم الجمعة؟" أو "عزيزي جون، يرجى التنسيق مع فريق التصميم لإجراء التعديلات النهائية"

إذا لم تذكر اسميهما بشكل صريح، فقد يحدث خلط في المهام، حيث يقفز العديد من المستلمين إلى المهمة، مما يترك لك بيانات مبعثرة.

👀 قراءة إضافية: 10 حيل رائعة في Gmail لإدارة صندوق الوارد الخاص بك

4. تجنب مخاطبة مجموعة بالاسم عندما لا يكون ذلك ضروريًا

على الرغم من أن تسمية المستلمين بشكل فردي في رسائل البريد الإلكتروني الجماعية يمكن أن يكون مفيدًا في العديد من الحالات، إلا أنه قد يكون أيضًا زائدًا عن الحاجة أو محرجًا.

إذا كان البريد الإلكتروني عبارة عن تحديث أو إعلان عام ينطبق على الجميع على حد سواء، فلا داعي لمخاطبة الأفراد بالاسم، خاصة في التحية. هذا يحافظ على انسيابية رسالتك ويتجنب الفوضى التي لا طائل من ورائها.

على سبيل المثال، في تحديث على مستوى القسم بأكمله حيث لا يلزم اتخاذ إجراءات معينة من الأعضاء بشكل فردي، فإن التحية البسيطة مثل "مرحبًا بالفريق" أو "زملائي الأعزاء" تعمل بشكل جيد.

من المهم أيضًا أنه عندما ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى عدة مستلمين، يجب أن يكون لكل منهم دور يلعبه في سياق الرسالة الإلكترونية.

5. ضع في اعتبارك السياق لتقرر بين التحية الرسمية وغير الرسمية

غالبًا ما يحدد سياق بريدك الإلكتروني ما إذا كانت التحية غير الرسمية أو الرسمية تفي بالغرض.

من المتوقع عمومًا أن تكون التحية الرسمية أكثر رسمية عند إرسال بريد إلكتروني إلى عميل أو سلطة أعلى داخل الإدارة العليا في مؤسستك. وللحصول على أسلوب محترم، ضع في اعتبارك عبارة "عزيزي السيد ديف" أو "عزيزتي السيدة جوان".

من المقبول عادةً أن تكون أكثر عفوية في التواصل الداخلي مع زملائك. فعبارة "مرحباً بالفريق" أو "مرحباً بالجميع" تعمل بشكل جيد في هذه المواقف، مما يخلق بيئة ودية وودودة.

تأكد أيضًا من الفصل بين التفاعلات المهنية والشخصية، حتى في رسائل البريد الإلكتروني.

تذكير ودي: على الرغم من أن هذه قواعد عامة، إلا أنه من المهم أن تضع في اعتبارك ثقافة شركتك ودور المتلقي. عندما تكون في شك، اتجه إلى أن تكون رسميًا بعض الشيء، حيث من الأفضل أن تكون أكثر تهذيبًا من أن تكون غير رسمي.

## تبسيط التواصل عبر البريد الإلكتروني الجماعي مع ClickUp

قد تبدو إدارة الاتصالات الجماعية عبر البريد الإلكتروني أشبه بالتلاعب بالعديد من الكرات في وقت واحد. تضيع رسائل البريد الإلكتروني، وتفلت رسائل المتابعة من بين الجسور، وتصبح المهام مبعثرة وغير واضحة.

أداة إدارة المشروع تضمين الأفضل استراتيجيات إدارة البريد الإلكتروني والميزات يمكن أن تساعد هنا.

ضع في اعتبارك انقر فوق تم تصميمه كقناة اتصال شاملة لكل ما يتعلق بالبريد الإلكتروني، بما في ذلك المحادثات حول المهام والجداول الزمنية واللوحات البيضاء والمخططات الانسيابية وغيرها.

دعنا نرى كيف تأخذ العصا لـ إدارة مهام البريد الإلكتروني والتواصل الجماعي إلى المستوى التالي:

إدارة مشروع البريد الإلكتروني

استخدم إدارة مشروع البريد الإلكتروني في ClickUp لإدارة مشروع البريد الإلكتروني للعمل جنبًا إلى جنب مع مركز بيانات ثابت تم إنشاؤه من جميع اتصالات بريدك الإلكتروني

جرب إدارة مشروع البريد الإلكتروني في ClickUp لتحويل رسائل البريد الإلكتروني ذات الصلة إلى مهام قابلة للتنفيذ مباشرةً داخل المنصة. فهو يركّز رسائل البريد الإلكتروني والمهام الخاصة بك، حتى لا تضطر إلى التبديل بين صندوق الوارد وأدوات إدارة المشاريع.

عندما تتلقى بريدًا إلكترونيًا جماعيًا يحتوي على مهام أو تحديثات مشروع، يمكنك بسهولة إنشاء مهام من رسائل البريد الإلكتروني هذه ببضع نقرات فقط. يساعد ذلك على منع سوء التواصل من خلال السماح لأعضاء فريقك بتتبع مهامهم وإدارتها داخل مساحة عمل المشروع.

أرسل رسائل البريد الإلكتروني مباشرةً من مساحة العمل الخاصة بك باستخدام ClickUp Email Project Management

يمكنك أيضًا:

• أتمتة رسائل البريد الإلكتروني والمهام
• ربط رسائل البريد الإلكتروني بالمهام والمهام الفرعية
• جدولة الردود والإرسالات عبر بيانات البريد الإلكتروني
• الرد على إشعارات البريد الإلكتروني من داخل المنصة

اقرأ أيضًا: ميزة جديدة: البريد الإلكتروني في ClickUp

التكامل مع Gmail التكامل مع Gmail في ClickUp يبرز كأداة لا بد من تجربتها لإدارة اتصالات البريد الإلكتروني مباشرةً داخل ClickUp.

يمكنك بسهولة تحويل رسائل البريد الإلكتروني إلى تعليقات أو تضمينها في الوثائق، مما يسهل التعاون بين الفرق. هذه الميزة مفيدة بشكل خاص لأولئك الذين يتعاملون مع أحجام كبيرة من البريد الإلكتروني، مما يتيح لك تحويل رسائل البريد الإلكتروني إلى مهام قابلة للتنفيذ بسهولة.

استفد من ميزة تكامل Gmail في ClickUp لتبسيط التواصل بين الفريق تكامل Gmail في تنظيم صندوق الوارد الخاص بك، مما يضفي وضوحاً ضرورياً على فوضى البريد الإلكتروني. بالإضافة إلى ذلك، يضمن لك ربط محادثات البريد الإلكتروني مباشرةً بالجدول الزمني لمشروعك عدم تفويت أي تفاصيل أو عنصر عمل مهم.

إنها طريقة بسيطة لتقليل التبديل بين علامات التبويب وتعزيز الإنتاجية.

اقرأ أيضًا: 10 بدائل لمساحة عمل جوجل

قوالب التشغيل الآلي للبريد الإلكتروني

تحميل هذا القالب

تم تصميم أتمتة البريد الإلكتروني مع قالب ClickUp لمساعدتك على أتمتة حملات التسويق عبر البريد الإلكتروني وتحسينها.

ال قالب أتمتة البريد الإلكتروني ClickUp يبسط التواصل عندما تحتاج إلى إرسال تحديثات المشروع أو تذكيرات بالموعد النهائي.

سواء كنت ترسل تحديثات أسبوعية عبر البريد الإلكتروني إلى العديد من أصحاب المصلحة أو ملاحظات العملاء التي تحتاج إلى دمجها، يقوم هذا القالب بجدولة وأتمتة إرسال هذه الرسائل الإلكترونية.

يمكنك أيضًا تصور خط أنابيب أتمتة البريد الإلكتروني بالكامل، بدءًا من إعداد المشغلات إلى تحسين التخطيط والتصميم. يقلل هذا النهج من الحاجة إلى الجهد اليدوي ويوفر وقت فريقك، مما يتيح لهم التركيز على الأعمال ذات الأولوية القصوى.

اقرأ أيضًا: كيفية إنشاء قوالب البريد الإلكتروني في Gmail

أساسيات آداب البريد الإلكتروني: ما يجب فعله وما لا يجب فعله

تعتبر آداب البريد الإلكتروني مهارة أساسية يمكن أن تعزز علاقتك بالعملاء والموظفين الداخليين أو تقلل من شأنها. سواء كان البريد الإلكتروني ملاحظة سريعة إلى الزملاء أو رسالة رسمية إلى العملاء، فإن آداب البريد الإلكتروني الأساسية تحدد الأسلوب الصحيح.

إليك بعضاً منها:

### الواجبات

• ✅ كن واضحًا ومختصرًا: ليس لدى المهنيين المشغولين وقت لقراءة رسائل البريد الإلكتروني المطولة، ويعتمدون على أن تكون رسالتك واضحة ومختصرة. أضف سطر موضوع مناسب للوضوح
• ✅ استخدم التحية المناسبة: ابدأ بتحية مناسبة حسب شكل علاقتك مع المتلقي
• ✅ استخدم نسخة مخفية ونسخة مخفية بشكل مناسب: نسخة مخفية (نسخة كربونية) هي لمن يجب أن يشارك في المحادثة ويرى الردود. يمكن استخدام BCC (نسخة كربونية عمياء) لرسائل البريد الإلكتروني الجماعية للحفاظ على خصوصية عناوين المستلمين وتجنب قوائم المستلمين الطويلة

محاذير

• 🚩 تجنب استخدام الأحرف الكبيرة: يعتبر هذا الأمر مكافئًا رقميًا للصراخ، حيث يبدو عدوانيًا وغير مهني
• 🚩 لا تفرط في استخدام علامات التعجب: حافظ على نبرة صوتك مهنية من خلال الحد من استخدام علامات التعجب في البريد الإلكتروني
• 🚩 الامتناع عن استخدام اللغة غير الرسمية: يجب التقليل من استخدام اللغة العامية والرموز التعبيرية إلى الحد الأدنى في بيئة مهنية أو رسمية، خاصة في المراسلات التي تتم لأول مرة

الأهم من ذلك الاستفادة من أدوات إدارة البريد الإلكتروني مثل ClickUp لمساعدة فرقك على التواصل بكفاءة. يساعد ClickUp على دمج رسائل البريد الإلكتروني وإدارة المهام وإبقاء الجميع على اطلاع دائم حتى تتمكن من تجنب سلاسل البريد الإلكتروني التي لا تنتهي.

💡 نصيحة احترافية: أ برنامج صندوق الوارد المشترك (مثل ClickUp) يسمح للعديد من أعضاء الفريق بالوصول إلى حساب البريد الإلكتروني نفسه وإدارته، مما يحسّن التعاون ويضمن عدم بقاء أي رسالة دون رد.

أتمتة الردود القياسية على البريد الإلكتروني باستخدام ClickUp

في نهاية المطاف، الهدف هو مخاطبة عدة أشخاص عبر البريد الإلكتروني بإرشادات بسيطة - مثل استخدام لغة مهنية ومحترمة، وتطبيق نسخة مخفية (CC) ونسخة مخفية (BCC) بشكل صحيح، والحفاظ على نبرة مهذبة ورسائل البريد الإلكتروني موجزة.

يمكن أن يؤدي إدخال برنامج مثل ClickUp إلى مجموعة أدوات إدارة المشروع والبريد الإلكتروني إلى الاستغناء عن الحاجة إلى أدوات إضافية من طرف ثالث.

من تبسيط سير العمل إلى الحفاظ على معايير عالية الجودة عبر الاتصالات الجماعية، يتيح لك ClickUp تجنب رسائل البريد الإلكتروني المتبادلة غير المجدية.

لا تدع صندوق الوارد الخاص بك يكون مكباً رقمياً! اجعله نظيفاً وخالياً من الفوضى. اشترك في ClickUp مجانًا اليوم.