أن تصبح جزءًا من فريق أو منظمة جديدة يشبه الدخول إلى عالم جديد تمامًا. يتضاعف الشعور بعدم اليقين والتثبيط عندما يبدأ فريقك بأكمله من جديد.
تبدو فكرة الاندماج في مجموعة جديدة تمامًا أمرًا مربكًا ولكن يمكن التعامل معها بسهولة في ظل القيادة الصحيحة.
تُعرف هذه المرحلة الأولية المعروفة باسم مرحلة التشكيل في نموذج بروس تاكمان لتطوير الفريق، وهي مرحلة حاسمة لبناء فريق قوي ومتماسك. إنها مرحلة تكوين الروابط، وكسر الحواجز، وبناء الثقة، والاستعداد للنجاح في المستقبل.
ترسي مرحلة التشكيل الأساس لبيئة فريق صحية ومنتجة، حيث يكون أعضاء الفريق مستعدين لمواجهة التحديات وتحقيق أهداف الفريق.
دعنا نلقي نظرة على كيفية إتقان مرحلة التشكيل لتحقيق التميز التنظيمي!
## فهم مراحل توكمان لتكوين المجموعات
قبل التعمق أكثر في مرحلة التشكيل وأهميتها، دعنا نبدأ بفهم مراحل توكمان لتطور المجموعة.
توضح نظرية أو نموذج توكمان الذي اقترحه عالم النفس بروس توكمان في عام 1965، التطور الطبيعي لتطور الفريق عبر مراحل مختلفة. اقترح أن تطور الفريق يمر عبر خمس مراحل مراحل تطور الفريق : التكوين، والعصف، ووضع المعايير، والأداء، والفضّ
إليك ما تدل عليه مراحل تطور الفريق هذه:
المرحلة 1: مرحلة التشكيل
مرحلة التشكيل هي المرحلة الأولى. هذه المرحلة هي المرحلة التي يجتمع فيها أعضاء الفريق معًا ويبدأون في إقامة علاقة وتعيين الأدوار وتحديد التوقعات. كونها أولى المراحل السابقة، فإنها تتسم بعدم اليقين والحذر والاعتماد على القائد.
تتضمن بعض السمات الرئيسية لمرحلة التشكيل ما يلي:
- يلعب قائد المجموعة دورًا مهيمنًا في تقديم التوجيه والإرشاد خلال هذه المرحلة
- يشعر أعضاء الفريق بالتردد في مشاركة الأفكار أو التعبير عن الآراء أو المخاطرة
- قد تقوم الفرق باختبار واستكشاف الحدود والتوقعات وأساليب العمل وأنماط التواصل والقواعد الأساسية وما إلى ذلك.
المرحلة 2: مرحلة الاقتحام
المرحلة التالية، مرحلة الاقتحام، وهي مرحلة العاصفة، هي عندما تنزع القفازات وتظهر المخالب. ستلاحظ تحولاً في ديناميكيات الفريق, مع وجود صراع ومنافسة ومقاومة تعترض طريق أهداف الفريق. سيحاول كل عضو في الفريق تأكيد نفسه وتحدي الوضع الراهن، مما يؤدي إلى صراعات على السلطة.
تشمل السمات الرئيسية لمرحلة العاصفة ما يلي:
- يلعب قائد الفريق الآن دور الوسيط أثناء مشاركته في أنشطة مكافحة الحرائق
- يبدأ أعضاء الفريق بالتعبير عن عدم موافقتهم على الأهداف والأدوار والإجراءات وغيرها
- قد يكون هناك بعض المقاومة لقرارات الفريق ومعاييره، حيث يشكك أعضاء الفريق في القيادة أو في الاتجاه العام
المرحلة 3: مرحلة وضع المعايير
لحسن الحظ، تمهد مرحلة العاصفة الصاخبة الطريق للمرحلة الثالثة - مرحلة وضع المعايير. هنا تبدأ الفرق في وضع المعايير وتحديد الأدوار ووضع التوقعات بشكل واضح وودي##.
وبكلمات أبسط، تهدأ الأمور وتعود الأمور إلى طبيعتها حيث يشعر أعضاء الفريق بالانتماء والالتزام تجاه الهدف المشترك المتفق عليه بشكل متبادل.
تشمل الخصائص الرئيسية لمرحلة وضع المعايير ما يلي:
- سيشعر أعضاء الفريق بأنهم أكثر ارتباطًا بأعضاء الفريق الآخرين وبأهدافهم
- تقوم الفرق بتطوير عمليات وعمليات وسير عمل موحدة
- ستكون هناك زيادة فيتعاون الفريق والتعاون حيث تحدد الفرق الطرق المثلى للعمل على حل خلافاتهم، إن وجدت
المرحلة 4: مرحلة الأداء
عادة ما تكون مرحلة الأداء هي المرحلة الأخيرة من مراحل تطور المجموعة (الكلمة الرئيسية هنا هي "التطوير" لأن ما يليها هو حل الفريق). ولهذا السبب، تحتوي بعض الصيغ المختلفة لنموذج توكمان على أربع مراحل فقط، تنتهي بمرحلة الأداء.
هنا يكون الفريق قد حقق الانسجام المتزامن وذروة الأداء والإنتاجية القصوى. وتعمل الفرق عالية الأداء الناتجة عن ذلك بشكل مثالي معًا وتحقق النجاح في كل مرحلة.
تشمل السمات البارزة لمرحلة الأداء ما يلي:
- مستويات عالية من الأداء والإنتاجية للفريق مما يؤدي إلى تحقيق الأهداف دون عناء
- العلاقات القوية والثقة بين أعضاء الفريق
- الالتزام المشترك بنجاح الفريق والعمل المتضافر لتحقيقهأهداف الفريق ### المرحلة 5: مرحلة التأجيل
المرحلة الخامسة هي مرحلة التأجيل. هذه هي المرحلة التي يكون فيها الفريق قد حقق هدفه وأصبح جاهزًا للانتقال إلى المشروع التالي. في بعض الحالات، قد ينفصل الفريق أيضًا لتولي أدوار وتحديات جديدة وتشكيل فريق جديد بالكامل.
تتضمن بعض ميزات هذه المرحلة ما يلي:
- قد يتأمل الفريق في التجارب المشتركة ويحتفل بالإنجازات
- قد يقوم قادة الفريق بجمع التغذية الراجعة من أعضاء الفريق أو إجراء مراجعات ما بعد المشروع
- قد يثير الفراق أيضاً استجابة عاطفية، حيث يشعر أعضاء الفريق بالخسارة أو الحزن
هذه رؤية عالية المستوى لمراحل تطور الفريق الخمس، كما اقترحها توكمان.
⭐️ ملاحظة ودية: قد لا يكون الانتقال عبر المراحل الخمس لتطور الفريق خطيًا دائمًا. فقد تعيد الفرق النظر في المراحل السابقة أو تنتقل ذهابًا وإيابًا، بل وقد تنشئ نسختها الخاصة من معايير الفريق. ومع ذلك، فإن وجود إطار التسلسل التنموي هذا يسمح للقادة بتوجيه تطور الفريق أثناء انتقالهم من مجموعة من الغرباء إلى فرق متعددة الوظائف !
## أهمية مرحلة التشكيل في تطوير الفريق
قد تتساءل الآن إذا كانت هناك خمس مراحل لتطوير الفريق، فلماذا نركز بشكل كبير على مرحلة التشكيل وحدها دون غيرها؟
حسنًا، إن الاجتماع الأول مع فريق جديد يحدد مسار أداء الفريق على مدار فترة المشروع.
لهذا السبب نعتبر مرحلة التشكيل خطوة أساسية لنجاح الفريق:
- بناء الثقة والاطمئنان: تتيح مرحلة التشكيل لأعضاء الفريق الفرصة للتعرف على بعضهم البعض وزرع الثقة. ويؤدي بناء الألفة إلى غرس الثقة بينما يستعد الفريق لحل المشاكل والعمل معًا
- تحديد أدوار واضحة: تتضمن المرحلة الأولية تحديد أدوار ومسؤوليات وتوقعات واضحة. إن تحديدها في بداية عملية تطوير الفريق لا يترك مجالًا كبيرًا لسوء الفهم وسوء التواصل
- تعزيز ثقافة العمل الإيجابية: في الوقت والعصر الحاليين، يعد التعاون والتعاون ركيزتين أساسيتين للنجاح. وتتيح مرحلة التشكيل تحقيق ذلك من خلال خلق بيئة عمل إيجابية وشاملة يشعر فيها كل عضو في الفريق بالتقدير
- وضع الأساس لنجاح الفريق: عندما يشجع قادة الفريق أعضاء الفريق على المشاركة ويشعرون بأنهم جزء من المجموعة، سيكون هناك تماسك أكبر بين أعضاء الفريق. وتساعد مثل هذه المشاعر في التغلب على التحديات وحل النزاعات التي قد تنشأ لاحقًا خلال المراحل الأخرى من تطوير الفريق
## التحديات في مرحلة التشكيل
مما لا شك فيه أن مرحلة التكوين هي مرحلة نشأة هيكل الفريق . ومع ذلك، فإنه ليس بمنأى عن نصيبه العادل من التحديات.
فيما يلي بعض التحديات التي يمكن أن يتوقعها قادة الفرق خلال مرحلة التشكيل:
- التغلب على عدم اليقين والغموض، خاصة عندما يكون أعضاء الفريق غير متأكدين من أدوارهم ومسؤولياتهم وأهدافهم. يمكن أن يؤدي ذلك أيضًا إلى عدم الكفاءة أو الأنماط غير المنتجة
- الاعتماد بشكل كبير على قادة الفريق لتقديم الدعم والإرشاد والتوجيه. كما أنه يخنق الاستقلالية والإبداع بين أعضاء الفريق الذين لديهم دوافع ذاتية
- التصدي لمقاومة التغيير حيث قد لا يكون أعضاء الفريق على استعداد لتجربة طرق جديدة للعمل أو البقاء منفتحين على الأفكار الجديدة. قد تكون هذه المشكلة سائدة بشكل خاص عندما يكون أعضاء الفريق معتادين على العمل بطريقة معينة
- يستغرق بناء الثقة والعلاقة داخل فريق جديد وقتاً وجهداً متواصلاً. لا توجد وصفة سحرية لبناء أساس متين من الثقة ما لم يكن الفريق بأكمله على استعداد لبذل الجهد
- التغلب على الخوف من الفشل حيث قد يخشى أعضاء الفريق من ارتكاب الأخطاء. وهذا يحد أيضًا من رغبتهم في المخاطرة وقدرتهم على تجربة أشياء جديدة
أفضل الممارسات للتغلب على تحديات مرحلة التشكيل
بالتأكيد، قد تكون هناك تحديات، ولكن لا يوجد شيء لا يمكن للقيادة الفعالة ومهارات إدارة النزاعات المختصة التعامل معه. وبالطبع، فإن وجود ClickUp لإدارة المشاريع تحوط الرهانات لصالحك.
ClickUp هو الأداة الإنتاجية المثلى التي تربط الفرق معًا. في حين أننا سنتطرق إلى كيفية الاستفادة من ClickUp في مراحل التشكيل، يمكنك توظيفها عبر المراحل الخمس لتطوير الفريق.
من إضافة أعضاء الفريق الجدد إلى تتبع تقدم الفريق، يمكنك تولي مسؤولية كل شيء باستخدام ClickUp. ومع ذلك، إليك بعض استراتيجيات القيادة لتخفيف آلام تشكيل الفريق:
صياغة ميثاق الفريق
استخدام أدوات مثل ClickUp Docs لتوثيق ميثاق الفريق ومشاركته مع أعضاء الفريق
يجب على قادة الفريق وضع الفريق الجديد على نفس الصفحة. وللقيام بذلك، يجب عليهم إضفاء الطابع الرسمي وتوثيق الهدف الأساسي من تشكيل هذا الفريق في المقام الأول.
إنشاء ميثاق الفريق هي إحدى الطرق للقيام بذلك. إنه يجسد مهمة الفريق وأهدافه وأدواره ومسؤولياته وعملياته. وهو يعمل كنجمة الشمال للفريق، ويؤثر على قراراته ومعايير عمله.
استخدام مستندات ClickUp لبناء ميثاق يمكنك استخدامه للتكيف مع احتياجات فريقك الخاصة. وهو يتضمن ملاحظات الاجتماع وويكي للفريق، ويعمل كأداة ممتازة لإدارة المعرفة وتعاون الفريق.
من خلال الإعلان عن هدف الفريق في المراحل المبكرة، فإنك توضح التوقعات منذ البداية وتضع أساسًا للمساءلة والعمل المتسق.
🧠 تذكر: اجعل هذا الميثاق وثيقة حية. قم بمراجعته بشكل متكرر لإجراء التعديلات المناسبة لمواكبة تطور فريقك.
إجراء جلسات لكسر الجليد
تُعد استضافة جلسات كسر الجليد طريقة رائعة لتشجيع التواصل المفتوح، وكسر الحواجز، وتخفيف التوترات بين أعضاء الفريق.
ابدأ بأنشطة خفيفة وممتعة ولكنها هادفة. يمكن أن يشمل ذلك أنشطة البحث عن الكنز أو المسابقات التافهة في المكتب أو قضاء يوم في ممر للألعاب، فالهدف في النهاية هو اكتشاف الاهتمامات المشتركة لبدء العمل وبث الثقة.
إذا كنت تواجه صعوبة في إيجاد الأفكار، يمكنك البدء بما يلي قالب السبورة البيضاء لكليك أب في ClickUp .
قالب السبورة البيضاء ClickUp Icebreaker
يقدم هذا القالب:
- مساحة تعاونية لأعضاء الفريق للتفاعل مع بعضهم البعض
- بيئة ديناميكية مرئية مع عناصر تفاعلية لإثارة الاهتمام
- قائمة إرشادية بالأسئلة أو المطالبات لبدء المحادثات
- تخصيصات تتناسب مع متطلبات المجموعة وتزيد من مشاركة الأعضاء الأفراد
وسرعان ما ستلاحظ أن الفريق سيجتمع معًا عبر سبورة ClickUp Whiteboard ويزدهر!
إضافة هيكل للفرق
إن إنشاء هيكل لفريقك أمر بالغ الأهمية في مرحلة التشكيل.
يمكنك البدء بتحديد الأدوار باستخدام قوالب اجتماع الفريق وتوصيلها إلى جميع أعضاء الفريق. وينسب المساءلة عن مهام وإجراءات وأنشطة معينة ويحدد التوقعات الأساسية.
نموذج خطة إدارة فريق ClickUp لإدارة فريق العمل
بعد ذلك، يمكنك تعزيز ذلك باستخدام أدوات مثل قالب خطة إدارة فريق ClickUp الخاص بـ ClickUp . يساعد هذا القالب على:
- وضع مبادئ توجيهية واضحة للتواصل وعملية اتخاذ القرار وإدارة المهام
- تحديد الأدوار والمسؤوليات لضمان أن يبدأ الفريق في فهم كيفية مساهمة جهودهم الفردية في أهداف الفريق
- إضفاء الاستقرار وتقليل حالة عدم اليقين، مما يسمح للفريق ببناء الزخم والانتقال إلى مرحلة الاقتحام
### التخطيط لأنشطة بناء الفريق بناء الفريق سيكون موضوعًا شائعًا ومتكررًا في مرحلة التشكيل. ففي نهاية المطاف، إنه الغراء الذي يربط الفرق معًا.
قم بجدولة أنشطة بناء الفريق عن قصد لتعزيز الصداقة الحميمة وتقوية الترابط بين أعضاء الفريق. خطط لمزيج من الأنشطة التي تلبي احتياجات مختلف الشخصيات والمناطق الجغرافية والتوافر - بعضها يتطلب حل المشاكل بطريقة إبداعية، والبعض الآخر يساعد الفرق البعيدة على الترابط، وبعض التفاعلات الاجتماعية غير الرسمية المقررة خارج ساعات العمل.
علاوة على ذلك، اجعل بناء الفريق التزاماً مستمراً بدلاً من مبادرة لمرة واحدة. إن القيام بذلك باستمرار سيسمح لفريقك بالتواصل مع تحسين أداء الفريق والجهود التعاونية.
⚡ أرشيف القوالب: هل تحتاج إلى طريقة أكثر تنظيماً لجمع فريقك معاً؟ اطلع على قالب ClickUp Meet the Team Template حتى تتمكن بسهولة من تقديم الموظفين الجدد وتسليط الضوء على المهارات وبدء العمل كمدير.
تحديد أهداف وتوقعات واضحة
حدّد أهدافًا وتوقعات واضحة منذ البداية لضمان توافق الفريق ومنحهم إحساسًا بالاتجاه. ضع أهدافًا صغيرة للمجموعات الصغيرة وأهدافًا مركبة للمجموعات الكبيرة.
استخدم ميزات مثل أهداف النقر فوق الأهداف لتحديد أهداف محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة ومحددة زمنياً (SMART). باستخدام أهداف ClickUp، يمكنك تتبع تقدم فريقك في الوقت الفعلي.
تابع تقدم فريقك في الوقت الفعلي باستخدام ClickUp Goals
تؤثر مواءمة الأهداف كمًا ونوعًا على كيفية عمل الفريق ونجاحه المأمول.
ستفهم المجموعات الكبيرة والصغيرة كيف يبدو النجاح ويمكنها العمل على تحقيقه بشكل أكثر جدوى.
إذا لزم الأمر، قم بتقسيم الأهداف الكبيرة المشعرة (وتسمى أيضًا أهداف BHAG) إلى أقسام أصغر وأكثر قابلية للتحقيق والغوص فيها مباشرة. هذا العمل المركز والموجه يحسن من فرص فريقك في تحقيق الأهداف بشكل أسرع.
تعيين وعرض وتتبع تقدم الفريق على ClickUp باستخدام طريقة عرض الأهداف
جدولة عمليات تسجيل الوصول والاجتماعات المنتظمة
تُعد جدولة عمليات تسجيل الوصول والاجتماعات المنتظمة استراتيجية قيادية لإبقاء فريقك على المسار الصحيح والاستجابة للتغييرات. كما تسمح الحوارات المتكررة لقادة الفريق بمعالجة أي مشاكل بشكل مباشر وخلال المراحل الأولى.
استخدم برنامج تعاون الفريق مثل ClickUp، لجدولة وإدارة نقاط الاتصال هذه.
سواءً من خلال التقويمات المشتركة أو أدوات مؤتمرات الفيديو، يضمن ClickUp عدم تفويت أي شخص أي شيء. حافظ على تركيز الاجتماع وفعاليته من خلال جدول أعمال واضح. خصص وقتًا للأعضاء الآخرين لإثارة المخاوف أو طلب توضيحات أو تقديم توصيات.
وخصص وقتًا للأعضاء الآخرين لإثارة مخاوفهم أو طلب توضيحات أو تقديم توصيات عرض تقويم ClickUp هو المنقذ عندما يتعلق الأمر بإجراء عمليات تسجيل وصول منتظمة مع الفريق. وبهذه الطريقة يعرف الجميع إيقاع العمل من واحد إلى واحد أيضًا، مما يخلق إمكانية التنبؤ من كلا الطرفين.
استخدام طريقة عرض التقويم في ClickUp لجدولة الاجتماعات الدورية وعمليات تسجيل الوصول مع الفريق
إليكم بعض الأسئلة التي يمكنك طرحها خلال اجتماعك الفردي:
- كيف تسير الأمور اليوم؟ أخبرني عن الأسبوع الماضي.
- ما الذي زاد من نشاطك وتحدّيك في دورك [على مدى فترة من الزمن]؟
- كيف تسير الأمور مع الأشخاص الذين تعمل معهم/في فريقك؟
- كيف تتقدم نحو أهدافك المهنية والحياتية الأكبر؟
- ما الذي تلتزم به من الآن وحتى المرة القادمة التي نلتقي فيها؟
💡 نصيحة احترافية: تذكّر أنه يجب أن يكون لقاء واحد على واحد مخصصاً لكل موظف تديره. قد لا ينجح نهج النسخ واللصق. استخدم مزيجًا من الأسئلة مثل الأسئلة العامة، والأسئلة المهنية، ومواءمة الأهداف/التطلعات وأسئلة العلاقات مع الفريق لإنجاح عملية تسجيل الدخول من كلا الطرفين. ولكن لا تلتزم بالنص المكتوب، وقم بتحسينه حسب الحاجة.
خلق بيئة إيجابية وداعمة
يعد بناء بيئة إيجابية وداعمة، خاصة خلال مرحلة التشكيل، أمرًا بالغ الأهمية لإنشاء فرق عمل ناجحة. بالنسبة للمبتدئين، فإنها تحدد نغمة تعاون الفريق، مما يدفع الأداء والإنتاجية.
بعد ذلك، تزيل الخوف من الفشل وتشجع أعضاء الفريق على التجربة وتخطي الحدود. وأخيرًا، يجعل الفرق أكثر توافقًا ويعزز الثقة.
يمكن لقادة الفريق تشجيع ثقافة التواصل المفتوح من خلال البقاء ودوداً. من المهم تلقي التعليقات من خلال استبيانات واستمارات مجهولة المصدر. يمكنك تجربة نماذج ClickUp والتي تتميز بقابليتها الفائقة للتخصيص وسهولة جمع الملاحظات من الفرق.
🧠 تذكر: عبّر عن اهتمام حقيقي برفاهية فريقك وخلق مساحة آمنة لهم للتعبير عن مخاوفهم. اعترف بالإنجازات واحتفل بها واعملوا معًا للتغلب على التحديات. عالج سوء الفهم على الفور وعزز الاحترام المتبادل.
تساعد استراتيجيات القيادة هذه الفرق على الازدهار وتجعلها أكثر مرونة في مواجهة التحديات.
_نماذج النقر فوق النماذج تسمح لقادة الفريق بتطوير الاستبيانات ونماذج الملاحظات لالتقاط مدخلات الفريق
توفير الموارد والدعم اللازمين
إن تزويد فريقك بالأدوات والموارد المناسبة أمر ضروري لنجاحهم. يُعد ClickUp وسيلة رائعة لضمان وصول الجميع إلى الموارد الضرورية - سواء كانت معلومات أو تدريب أو برامج.
حدِّد طرقاً لزيادة أداء فريقك وتمكينه من خلال تزويده بالأدوات والموارد المناسبة في الوقت المناسب.
بالإضافة إلى ذلك، يمكنك دائمًا استخدام تكامل ClickUp للحفاظ على نظامك معياريًا. إنه يضم أكثر من 1000 تكامل مع أكثر من 1000 أداة تكامل مع أدوات في جميع المجالات، حتى لا يضطر فريقك إلى التبديل باستمرار أيضًا.
دمج ClickUp مع أدوات أخرى لإضافة الموارد اللازمة لدعم فريقك
إن دورك النشط في إزالة العوائق وتلبية متطلبات الفريق ومعالجة أي ثغرات يمكّن الفرق من الاستمرار في التركيز على تحقيق أهدافهم دون انتكاسات غير ضرورية.
## "تشكيل" النجاح مع ClickUp
باختصار، تُعد مرحلة تشكيل الفريق مرحلة حاسمة لأنها تضع الأساس لمستقبل فريقك. من خلال التعرف على التحديات المرتبطة بهذه المرحلة ومعالجتها بشكل استباقي، يمكن للقادة تحويل مجموعة من الأفراد المهرة إلى فريق عالي الأداء.
لقد شاركنا مجموعة متنوعة من الاستراتيجيات التي يمكن لقادة الفرق ومديري المشاريع تبنيها لتجاوز تعقيدات مرحلة التشكيل دون عناء. كما ستساعدك هذه الاستراتيجيات على تمهيد الطريق للنمو المستدام والتعاون بين فرق العمل في المستقبل.
وفي الوقت نفسه، يمكن أن يكون ClickUp شريكك في تطوير الفريق. فهو غني بالميزات وينجز المهمة بسهولة. فماذا تنتظر إذن؟ اشترك في ClickUp لتوظيف جميع الأدوات والقوالب والموارد التي تمت مشاركتها أعلاه، وابدأ في بناء فريق أحلامك اليوم!