كيفية صياغة سياسة فعالة للشركة [مع أمثلة]

تساعدك سياسات الشركة على بناء ثقافة مؤسسية فعّالة، والتعامل مع الحوادث التي تقع في مكان العمل، وضمان الامتثال، وتمكين إدارة المخاطر، وتعزيز بيئة العمل الإيجابية.

ولكن، قد تكون صياغة سياسات الشركة أمرًا شاقًا - فأنت بحاجة إلى التحقق من المتطلبات القانونية، ومواءمة السياسة مع ثقافة الشركة وقيمها، ومراعاة احتياجات مختلف أصحاب المصلحة، والقيام بالكثير من الأمور الأخرى.

لذا، إذا كنت مديراً للموارد البشرية أو صاحب عمل تبحث عن طرق مفصلة وبسيطة في الوقت نفسه لوضع سياسات فعالة للشركة، فأنت في المكان المناسب.

لقد أنشأنا دليلاً مفصلاً خطوة بخطوة لصياغة السياسات، بالإضافة إلى أمثلة لسياسات الشركة، ونصائح وأدوات لمساعدتك على تسريع عملية وضع السياسات.

ولكن أولاً، دعنا نناقش ما هي سياسات الشركة.

ما هي سياسات الشركة؟

سياسات الشركة هي الأطر التي تنص على قواعد ولوائح مكان العمل. فهي تحدد الممارسات والمبادئ التوجيهية لإدارة مشكلات العمل المحتملة. توجه سياسات الشركة كيفية تفاعل الموظفين وأرباب العمل وتحدد التوقعات الخاصة بتصرفاتهم في سيناريوهات مختلفة.

• من خلال تحديد الآداب والحدود المهنية، تمنع سياسات الشركة وقوع حوادث في مكان العمل وتساعد الموظفين وأصحاب العمل على تجاوز الأزمات
• كما أن هذه السياسات تضمن حماية البيانات الحساسة، وتعزز الإنصاف، وتسهل إدارة التغيير بسلاسة، وتتيح اتخاذ قرارات مستنيرة
• مع توسع الأعمال التجارية، تضمن سياسات الشركة ما يليتوحيد العمليات وتحسين الكفاءة. فهي توضح الإجراءات وتجعل الموظفين يفهمون كيفية تقديم قيمة متسقة للعملاء
• سياسات الشركة أيضًا تحسّن الامتثال للقيم التنظيمية واللوائح القانونية

مع وجود هذه السياسات، يمكنك مراجعة بيئة الامتثال الحالية، بما في ذلك امتثال المشروع وتغيير السياسات بناءً على القوانين المحدثة وأفضل الممارسات في هذا المجال.

نظرة عامة على أنواع سياسات الشركة

فيما يلي بعض السياسات القياسية التي يجب أن تكون مكتوبة:

الصحة والسلامة في مكان العمل

تنص إجراءات وسياسات الصحة والسلامة في مكان العمل على إجراءات منع الحوادث في مكان العمل. إدارة السلامة والصحة المهنية (OSHA) وهي وكالة فيدرالية في الولايات المتحدة الأمريكية، تضع إرشادات لحماية العمال وإنشاء مكان عمل آمن. على سبيل المثال، توفر خطوات التعامل مع المواد الخطرة، وتقديم الشكوى، والإبلاغ عن الإصابات الخطيرة والوفيات، وغير ذلك.

مدونة قواعد سلوك الموظفين

تحدد مدونة قواعد سلوك الموظفين كيفية تصرف الموظفين في مكان العمل. وهي تحدد قواعد محددة فيما يتعلق بقواعد اللباس، والمساءلة، والامتثال للقوانين، وأمن البيانات، والسرية، والتحرش الجنسي، وتعاطي المخدرات، وحتى استخدام وسائل التواصل الاجتماعي أثناء ساعات العمل.

💡 نصيحة احترافية: إذا لم تكن قد وضعت بعد سياسة متينة لقواعد السلوك داخل مؤسستك، فاستخدم نماذج مدونة قواعد السلوك لوضع المبادئ التوجيهية المناسبة لسلوك الموظفين وممارسات مكان العمل المحترمة التي تتماشى مع قيم شركتك.

سياسة تكافؤ الفرص

تنطبق سياسة تكافؤ الفرص على جميع موظفي الشركة الحاليين والمستقبليين. وهي تسلط الضوء على التزام الشركة بتوفير فرص عمل متكافئة دون تمييز.

تلتزم هذه السياسة بـ تكافؤ فرص العمل (EEO) القوانين التي تمنع التمييز في مكان العمل على أساس العرق أو الدين أو اللون أو الجنس أو الجنسية أو الإعاقة. سياسة تكافؤ الفرص ضرورية لضمان الشمولية والتنوع داخل الشركة.

الإجراءات التأديبية للموظفين

تحدد السياسة التأديبية الإجراءات التأديبية المناسبة التي يمكن لأصحاب العمل اتخاذها رداً على سوء سلوك الموظف أو سوء أدائه أو انتهاكه للقواعد. وهي تغطي مختلف التوبيخات - من التحذيرات للمخالفات البسيطة إلى الإجراءات الصارمة مثل تخفيض الرتبة الوظيفية، والإيقاف عن العمل، وإنهاء الخدمة في حالة المخالفات الجسيمة.

سياسة الحضور والإجازات

توضح سياسة الحضور والإجازات بالتفصيل مقدار الإجازة التي يحصل عليها الموظفون بناءً على مركزهم الوظيفي، وكيفية طلب الإجازة، والجهة التي يجب عليهم الاتصال بها، وعملية الموافقة. تتضمن سياسات الإجازات أيضاً تفاصيل حول أنواع الإجازات في الشركة، والاستحقاقات، والإجازات الإلزامية، والإجازات العائمة، وغير ذلك. سياسة الحضور والإجازات تضمن التزام الموظفين بالجداول الزمنية.

سياسة العمل الهجين والعمل عن بُعد

تنظم هذه السياسة كيفية عمل الموظفين من المنزل وفي مكان العمل. وفقًا لـ تقرير استطلاع غالوب 2024 ، 27٪ من الموظفين الأمريكيين يعملون عن بُعد، و53٪ يعملون في بيئات مختلطة. لذلك، تحتاج إلى أن يكون لديك سياسة العمل المختلط التي تجيب على أسئلة مثل

• كيف يمكن للموظفين العمل من مكتبك المنزلي؟
• متى يتم تسجيل الدخول؟
• هل يمكن للجميع تحديد ساعات العمل الخاصة بهم؟
• كيف سيتم قياس العمل عن بُعد؟
• ما الدعم الذي سيكون متاحاً للعمل عن بُعد؟
• ما هي الحقوق القانونية للموظفين عن بُعد؟

كيفية إنشاء سياسة الشركة؟ صياغة السياسات والإجراءات تتطلب خطة واضحة بشأن ما يجب تضمينه، وكيفية التعبير للمشاركين، ومن يجب أن يتبع السياسة، ومتى تصبح السياسة سارية المفعول.

إليك جميع التفاصيل المتعلقة بالسياسات لمساعدتك في صياغة سياسات الشركة المثالية.

خطوات إنشاء سياسة الشركة

إليك عملية خطوة بخطوة لمساعدتك في إنشاء سياسة الشركة.

1. تحديد الحاجة إلى السياسة وتحديد أصحاب المصلحة

ابدأ بتحديد الحاجة إلى السياسة - سواء كنت ترغب في تنفيذ سياسة لتلبية المتطلبات القانونية أو وضع إجراءات قياسية في مكان العمل لتحسين الكفاءة. تواصل مع مختلف الفرق والمدراء لفهم المتطلبات الكاملة للسياسة.

2. إشراك جميع الأطراف

الخطوة الأولى هي الحصول على دعم بالإجماع للسياسة المقترحة من الإدارة والموظفين. اشرح لهم سبب ضرورة هذه السياسة، واطلب منهم اقتراحاتهم وتوضيح شكوكهم. بمجرد أن يصبح الجميع على وفاق، ابدأ التخطيط الحقيقي.

3. اجمع فريق وضع السياسة الخاصة بك

سواء أكنت تقوم بصياغة سياسة الشركة أو قالب وثائق العملية التعاون أمر لا بد منه. اجمع الفريق بأكمله معًا واستخدم أفكار الجميع لإنشاء رسالة سياسة أكثر توحيدًا.

تأكد من إشراك المدراء والقادة وغيرهم من الموظفين الخبراء في موضوع السياسة المحددة. على سبيل المثال، إذا كنت تقوم بوضع سياسة تكنولوجيا المعلومات للشركة، فاطلب مدخلات من فريق تكنولوجيا المعلومات.

💡 نصيحة احترافية: يمكن أن تساعدك جلسة العصف الذهني مع أصحاب المصلحة في جمع كل التوقعات والنتائج المثالية في مكان واحد. تعاونوا على ClickUp Whiteboards للحصول على مدخلات من جميع الفرق المعنية.

استخدم لوحات ClickUp Whiteboards لتبادل الأفكار حول سياسة الشركة

4. هيكلة السياسة

تختلف هياكل سياسة الشركة بناءً على احتياجات العمل. ومع ذلك، تأكد من وجود هيكلية موحدة. على سبيل المثال، إذا كنت تخطط لـ كتابة دليل الموظف تفاصيل جميع السياسات والإجراءات، تأكد من كتابة السياسات بصيغة موحدة.

إليك بعض الأشياء التي يجب عليك تضمينها في السياسة:

• بيان الغرض: شرح الغرض من السياسة
• نطاق السياسة: تقديم لمحة عامة عما تغطيه السياسة ومن يجب أن يلتزم بها
• بيان السياسة: بيان السياسة: ما هي أهداف السياسة وغاياتها؟ وصف القواعد والتعليمات المحددة
• الأدوار والمسؤوليات: تضمين المزيد من التفاصيل حول إمكانية تطبيق السياسة، وكيفية تطبيق السياسة ومراقبتها، واللجان المسؤولة عن مراجعتها
• الإجراءات: بناءقوالب إجراءات التشغيل الموحدة لتوفير التعليمات خطوة بخطوة للعمل الروتيني
• تاريخ السريان: اذكر تاريخ سريان السياسة
• السلوك المسموح به: اكتب الإرشادات المحددة للسلوك المقبول
• السلوكيات المحظورة: اذكر القيود المفروضة على السلوكيات: تضمين القيود المفروضة على سلوك الموظف
• متطلبات الإبلاغ: اذكر متطلبات الإبلاغ: تفصيل ما يجب على الموظفين القيام به للإبلاغ عن حادثة ما
• مسرد المصطلحات: تضمين قائمة بالمصطلحات الشائعة المستخدمة في السياسة مع تعريفاتها. سيؤدي ذلك إلى توضيح السياسة ويجنبك المشاكل القانونية

إليك نموذج لسياسة الشركة للرجوع إليها:

via كيكا 💡 نصيحة احترافية: توحيد هيكل السياسة ليس بالأمر السهل. استخدم كليك أب الجاهزة قوالب سياسة الشركة لتوفير الوقت والجهد.

5. ابدأ بحثك

قم ببعض الواجبات المنزلية قبل البدء في كتابة السياسة. اجمع بيانات عن شركتك وموضوع السياسة لإنشاء سياسة متينة يلتزم بها الجميع. يمكن أن يساعدك البحث الشامل أيضًا في سد الثغرات في سياساتك الحالية بالمعلومات ذات الصلة. إليك بعض الطرق لجمع المعلومات:

• التحقق من نماذج السياسات كنقطة بداية
• إجراء استبيانات على مستوى المؤسسة وإجراء مقابلات مع الموظفين
• تبادل الأفكار مع فريق وضع السياسات الخاصة بك وإشراك خبراء في هذا الموضوع
• احصل على أحدث المعلومات عن قوانين الولاية والقوانين الفيدرالية ذات الصلة بسياستك وقم بإنشائها أو تحديثها وفقًا لذلك

💡 نصيحة احترافية: استخدم عرض نموذج ClickUp لإنشاء استبيانات ونماذج لجمع المدخلات من موظفيك.

6. اكتب المسودة الأولى وراجعها

لن تكون سياسة شركتك مثالية من المحاولة الأولى. بعد إنشاء المسودة الأولى، اجمع آراء الخبراء والقادة والموظفين. استخدم التعليقات لاكتساب رؤى قيمة وإجراء التغييرات حتى يوقع الجميع عليها. وأخيراً، اطلب الموافقة من الفريق القانوني والإدارة لتنفيذ السياسة.

💡 نصيحة احترافية: استخدم مستندات ClickUp لصياغة سياساتك بسهولة والتعاون مع الآخرين للحصول على تعليقات في الوقت الحقيقي

استخدم مستندات ClickUp Docs للتعاون مع فريقك وإنشاء سياسة الشركة

7. نشر المسودة النهائية

شارك سياسة شركتك في نظام مركزي يسهل الوصول إليه، مثل برنامج دليل الموظف . تساعدك هذه المنصات على إنشاء سياسات وإجراءات الشركة وتخصيصها وتوزيعها. فهي تجعل عملية تأهيل الموظفين أمرًا سهلاً، وتسهل التعاون والتواصل، وتتماشى مع لوائح الشركة وقيمها.

أمثلة على سياسات الشركة

تساعد كتابة سياسات فعالة للشركة على خلق بيئة عمل متماسكة. ولكن، قبل أن نقدم لك نصائح لصياغة سياسات فعالة، إليك بعض الأمثلة الواقعية لسياسات الشركة:

سياسة الصحة والسلامة في مكان العمل

via يونيليفر توجّه سياسة السلامة في مكان العمل في يونيليفر الموظفين في مواقع يونيليفر حول كيفية العمل بأمان مع أقسام "ما يجب" و"ما لا يجب". كما تنص السياسة أيضاً على موعد وكيفية الإبلاغ عن أي حادث.

مدونة قواعد سلوك الموظفين

via ستاربكس تشجع سياسة ستاربكس لقواعد السلوك في ستاربكس على توفير مكان عمل خالٍ من المضايقات والتسلط والتمييز. وهي تشرح أشكال التمييز وتقدم مثالاً لما يجب على المرء فعله عند التعرض للمضايقات في مكان العمل.

الإجراءات التأديبية للموظف

via أمازون ويب سيرفيسز تنص سياسة الإجراءات التأديبية لموظفي AWS على الإجراءات التصحيحية التي يمكن لمدير الموظف أو المشرف عليه إدارتها لاستعادة الانضباط في مكان العمل. وهي تغطي أشكال التوبيخ مثل جلسات المشورة والتحذيرات الشفهية والفصل والتوبيخ الكتابي.

سياسة الحضور والانصراف

via Qutrix.io تغطي سياسة الإجازات في Qutrix أنواع الإجازات التي يحق للموظفين الحصول عليها وأهلية كل نوع منها. وتتضمن السياسة أيضًا العطلات الرسمية وإجراءات طلب الإجازات والأشخاص المسؤولين عن الموافقة عليها.

سياسة العمل الهجين والعمل عن بُعد

via هبسبوت هذا ليس مثالاً نموذجياً لسياسة الشركة. تغطي سياسة العمل المختلط الخاصة بـ HubSpot ثلاثة خيارات عمل لموظفي HubSpotters - المنزل والمكتب والمرونة - وتوضح ما يحصل عليه الموظفون في كل وضع عمل. كما تحتوي السياسة أيضًا على علامات تبويب منفصلة لكيفية عمل النظام المختلط، ورمز ثقافة الشركة، والأسئلة الشائعة.

نصائح وأفضل الممارسات لصياغة سياسات الشركة

على الرغم من أن أمثلة سياسة الشركة ستساعدك على فهم وكتابة سياسات أفضل، إلا أن تطبيق بعض أفضل الممارسات سيصقل سياساتك أكثر. دعنا نرى ما هي أفضل الممارسات هذه.

• استخدم لغة مرنة ومباشرة: اكتبها بطريقة جذابة وسهلة الفهم لجميع أصحاب المصلحة. بهذه الطريقة، يمكنك توجيه سلوك الموظفين دون أن تكون صارمة للغاية
• حافظ على إيجاز السياسات: قسّم سياساتك إلى أقسام واستخدم الرموز النقطية حيثما أمكن لفهمها بسرعة
• قدم سيناريوهات واقعية: اشرح كيفية تطبيق السياسة في المواقف العملية. توضيحها بسيناريوهات وأمثلة من العالم الحقيقي لتعزيز الفهم والتطبيق بشكل أفضل
• إشراك الخبراء القانونيين: استعن بالخبراء القانونيين عند وضع سياسات الشركة. يضمن ذلك التوافق مع القوانين واللوائح ذات الصلة
• استخدم النماذج: سواء كانت قوالب السياسات أوقوالب دليل الموظففإنها تجعل حياتك أسهل دائماً. تعمل القوالب على توحيد سياساتك وتقليل عملك في بناء السياسات من الصفر

استخدام ClickUp لإنشاء سياسات الشركة

ولكن هل تكفي هذه النصائح لمساعدتك في صياغة السياسات دون أن تشعر بالإرهاق؟ يمكنك تبسيط عملية وضع السياسات باستخدام برنامج للتعاون وإدارة المشاريع مثل ClickUp.

إليك كيف يمكن أن يساعدك ClickUp، مقترناً بأفضل الممارسات، في إنشاء السياسات الأكثر فعالية. إدارة الموارد البشرية في ClickUp تساعدك المنصة على إنشاء مركز مركزي لمعلومات الموظفين وسياسات الشركة. وتتيح لك تتبع مشاركة الموظفين وأدائهم، وتوفر الوقت من خلال نماذج التأهيل والتوظيف ووضع السياسات.

تبسيط عمليات الموارد البشرية وعمليات الشركة وإنشاء أفضل تجربة تأهيل مع منصة إدارة الموارد البشرية المتكاملة من ClickUp

الاستخدام مستندات ClickUp للتعاون مع فريق بناء السياسات الخاص بك. يمكن لأعضاء الفريق اقتراح الأفكار، وتعديل السياسات في الوقت الفعلي، ووضع علامات على الأعضاء الآخرين في التعليقات، وتعيين المهام، وتحديث سير العمل داخل محرر المستندات لتسريع العملية.

يمنحك ClickUp Docs المساحة المثالية لنشر سياسات شركتك. يمكنك إنشاء مواقع ويكي مركزية و كتيبات للموظفين حيث يمكن للموظفين الاطلاع على آخر تحديثات السياسات.

وبفضل التحكم المتقدم في الإصدار، يمكنك إدارة من يمكنه الوصول إلى ما يمكنك الوصول إليه وعرضه وتعديله. وهذا يضمن عدم إتاحة المعلومات السرية، بما في ذلك تفاصيل الملكية الفكرية للشركة، إلا لقلة مختارة فقط.

كتابة سياسات الشركة وتحريرها ونشرها باستخدام مستندات ClickUp Docs

هذا ليس كل شيء; قالب كتيبات وسياسات وإجراءات الموظفين في ClickUp يجعل وضع السياسات أسهل بفضل محتواه الشامل. يساعدك هذا القالب على إنشاء دليل شامل للموظفين.

تحميل هذا النموذج

قالب كتيبات وسياسات وإجراءات الموظفين من ClickUp

باستخدام هذا القالب، يمكنك:

• وضع إرشادات واضحة
• ضمان الاتساق في السياسات والإجراءات
• توضيح الالتباس حول التعامل مع المواقف المختلفة

استخدم هذا القالب لجمع كل شيء تحت سقف واحد - من قواعد السلوك إلى سياسات الإجازات والرواتب. يمكنك إضافة القالب بسرعة إلى مساحة عمل ClickUp الخاصة بك والبدء في التعديل بناءً على احتياجات عملك.

قالب آخر يمكن أن يساعدك في تنفيذ عمليات واضحة المعالم في شركتك هو قالب العمليات والإجراءات في ClickUp .

تنزيل هذا القالب

نموذج العمليات والإجراءات في ClickUp

يتيح لك هذا القالب تنظيم عمليات الشركة وإجراءاتها باستخدام لوحات كانبان للوصول السريع. يمكنك إنشاء تعليمات للمهام المتكررة حتى تتمكن من التركيز على أشياء أخرى تتطلب انتباهك.

استخدم هذا القالب للحصول على نهج متسق لجميع المهام ذات الصلة للبقاء على المسار الصحيح، وتبسيط العمليات، وتحسين دقة قياس الأداء. يمكنك أيضًا استخدام طرق عرض متعددة، مثل طريقة عرض اللوحة، لتعيين وثائق العملية و طريقة عرض الجدول، لإنشاء تقارير وجداول بيانات مخصصة للعملية.

لم نكشف عن أفضل جزء حتى الآن- ClickUp Brain . الاستفادة من الذكاء الاصطناعي لتوثيق السياسات يعني أنك لست مضطرًا للقيام بكل شيء بمفردك. يمكن أن يساعدك ClickUp Brain في إنشاء مخططات متعددة لسياسة الشركة.

يمكنك أن تطلب من ClickUp Brain اقتراح أقسام لسياستك حتى لا يفوتك أي شيء مهم. بالنسبة لسياسات الشركة المحددة، يمكنك تقديم مطالبات لإنشاء المسودة الأولى للسياسة. بمجرد مراجعة أعضاء فريقك الآخرين للمسودة، استخدمها كمرجع لإعداد سياساتك اللاحقة. سيمنحك هذا قاعدة صلبة ويوفر عليك الوقت لبناء كل شيء من الصفر.

تسريع توثيق السياسات باستخدام ClickUp Brain

باستخدام ClickUp Brain، يمكنك تبسيط عملية إنشاء السياسة الخاصة بك، خاصةً إذا كانت لديك سياسات متعددة في ذهنك. ومع ذلك، بمجرد إنشاء السياسة، قم بتنقيح المحتوى لتلبية احتياجات عملك الفريدة.

بناء أساس متين مع سياسات الشركة المهيكلة

تستغرق كتابة سياسات الشركة الكثير من الوقت والجهد، خاصةً إذا كانت هذه هي سياستك الأولى. نوصي بمراجعة الخطوات وأمثلة سياسات الشركة وإيجاد الأفضل بالنسبة لك. يمكن أن يقلل استخدام أدوات مثل ClickUp من عملك اليدوي بشكل كبير.

بمجرد أن تقرر السياسة التي ترغب في إنشائها وتحديد أولوياتها، قم بتجربة ClickUp. فهو يوفر للموظفين والمديرين وجميع أصحاب المصلحة الآخرين وصولاً سهلاً إلى سياسات الشركة من خلال ميزات إدارة المستندات المركزية مثل ClickUp Docs. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك إنشاء سياسة الشركة بأكملها ببضع نقرات فقط باستخدام الذكاء الاصطناعي. اشترك في ClickUp الآن لوضع سياسات الشركة وتعزيز بيئة عمل صحية.