هل سبق لك أن تحدثت مع زميلك في الفريق عن مهمة مهمة في المشروع لتكتشف أنكما نسيتماها فقط؟ يمكن أن يحدث ذلك عند العمل على مشاريع متعددة في فريق، أليس كذلك؟

مع أماكن العمل عن بُعد والموزعة والمختلطة، قد تواجه ما يُعرف الآن رسميًا باسم الحمل الزائد للمعلومات. هذا أمر شائع في الوقت الحاضر، وذلك بفضل الطنين المستمر للإشعارات على دردشة الفريق والرسائل الشخصية ورسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية، سمِّ ما شئت!

لذا، كيف يمكنك إعداد قناة تواصل فعّالة لفريقك دون أن تكون مربكة للغاية؟ سيقوم هذا الدليل بتفصيل الأنواع المختلفة لقنوات التواصل، وكيفية عملها، ومتى يجب استخدامها.

## فهم قنوات التواصل

قناة التواصل هي وسيلة تساعدك على مشاركة المعلومات أو نقل أفكارك أو توقعاتك إلى المرسل. يمكن أن يكون هذا المرسل عضوًا في فريقك، أو فرقًا أخرى داخل مؤسستك، أو كبار المسؤولين، أو الشركاء، أو العملاء.

يمكن أن تتراوح هذه القنوات من الاتصالات المكتوبة مثل البريد الإلكتروني والدردشة والرسائل الفورية والرسائل النصية القصيرة إلى الاتصالات الرقمية مثل المكالمات الصوتية ومكالمات الفيديو والاجتماعات الجماعية وغيرها.

إذن، ما هي قناة التواصل الأكثر فعالية اليوم؟ الإجابة، ببساطة، هي تلك التي يرتاح لها الطرفان ويتحققان منها بانتظام حتى لا يفوت أي تحديث.

يتيح لك اختيار قناة الاتصال المناسبة التعامل مع:

التواصل الداخلي

من مشاركة تحديثات المشروع إلى نقل سياسات الشركة، تتيح لك قنوات الاتصال الداخلية مشاركة المعلومات داخل المؤسسة. تشجع قنوات التواصل الجماعي هذه على التعاون، وتبني الروح المعنوية للموظفين، وتوائم الفرق نحو الأهداف المشتركة.

ونظراً لأن هدفها الرئيسي هو دعم التواصل بين الفرق ومع الأقسام الأخرى، فإن الأدوات المناسبة توفر خيارات قوية للأمان وخصوصية البيانات. وهي سهلة الاستخدام لجميع أعضاء الفريق داخل الشركة.

التواصل الخارجي

تعد قنوات التواصل في مكان العمل أو خيارات التواصل مع العملاء ضرورية للتفاعل مع العملاء والشركاء والجمهور وأي شخص خارج الشركة. فهي تساعد في بناء سمعة العلامة التجارية، وإدارة علاقات العملاء، والترويج للمنتجات أو الخدمات لعملائك المحتملين.

اقرأ أيضًا:_ كيفية تحسين التواصل في مكان العمل المختلط

أنواع قنوات التواصل

اعتمادًا على التفضيلات الشخصية والوسائط، هناك مجموعة من قنوات التواصل اليوم. وعلى الرغم من وجود الكثير من الخيارات، إلا أنها تُصنف بشكل عام بناءً على أسلوب التواصل، مثل

1. قنوات التواصل الشخصي أو وجهاً لوجه

يتضمن التواصل وجهًا لوجه التفاعل المباشر بين الأفراد. ويمكن أن يكون أغنى أشكال التواصل حيث يمكننا تبادل المعلومات باستخدام الإشارات اللفظية وغير اللفظية.

وتشمل العناصر الحاسمة للتواصل وجهاً لوجه ما يلي:

• الكلام: إنتاج اللغة المنطوقة
• الإصغاء: القدرة على فهم الرسائل المنطوقة والاستجابة لها
• الإشارات غير اللفظية: لغة الجسد وتعبيرات الوجه ونبرة الصوت التي تكمل الكلمات المنطوقة. في كثير من الأحيان، يمكننا أن نلتقط إشارات تدل على أن شخصًا ما قد لا يكون صادقًا أو ينقل المعلومات الصحيحة بناءً على هذه العوامل الخفية

2. قنوات التواصل اللفظي

يتضمن التواصل اللفظي استخدام اللغة المنطوقة لنقل المعلومات أو الأفكار أو الأفكار. كما يمكن أن يكون شخصيًا أو من خلال قنوات متعددة، مثل المكالمات الهاتفية أو الرسائل الصوتية.

يتطلب التواصل اللفظي الفعال التعبير الواضح والإصغاء الفعال والتكيف مع مختلف الجماهير.

3. قنوات التواصل المكتوبة

يتضمن التواصل الكتابي استخدام الكلمات المكتوبة لنقل المعلومات. ويشمل الرسائل، ورسائل البريد الإلكتروني، والتقارير، والمذكرات، وغيرها من الوثائق المكتوبة. يتطلب التواصل الكتابي الفعال الوضوح والدقة والقواعد النحوية السليمة.

4. قنوات التواصل الرقمي

في الماضي، كانت معظم محادثاتنا في الماضي عبارة عن تفاعلات شخصية أو تواصل وجهاً لوجه، وهو ما كان يحدث مع جميع أعضاء الفريق الموجودين في نفس المكان المكتبي.

لكن اليوم، ومع انتشار أماكن العمل عن بُعد وأماكن العمل المختلطة، هناك العديد من تحديات في التواصل في مكان العمل ، خاصة وأنه لا يوجد بديل للتواصل الشفهي الشخصي.

تساعد قنوات التواصل الرقمي في سد هذه الفجوة، حيث توفر طرقًا فريدة للتعاون وبناء العلاقات على الرغم من العمل عن بُعد. وتوفر هذه القنوات السرعة والكفاءة والوصول العالمي، مما يساعد على خلق تواصل مركزي محور لمكان عملك. تشمل هذه القنوات:

أ. أدوات عقد المؤتمرات عبر الفيديو

تُعد مؤتمرات الفيديو خيارًا ممتازًا لأولئك الذين يفتقدون التواصل وجهًا لوجه في مكان العمل البعيد والموزع. حيث تعمل هذه الأدوات على تقريب المسافات الجغرافية، مما يتيح التفاعل وجهاً لوجه في بيئة افتراضية

تحتوي هذه المنصات على ميزات تعاونية مثل مشاركة الشاشة، واللوح الأبيض، والخلفيات الافتراضية التي تعزز التعاون والإنتاجية. على سبيل المثال، يمكن لفريق التصميم التعاون في مشروع ما في الوقت الفعلي، ومشاركة العناصر المرئية وتقديم ملاحظات فورية كما لو كانوا في نفس الغرفة.

الأدوات الشائعة: Zoom وMicrosoft Teams وGoogle Meet وWebex وGoToMeeting

ب. مكالمات هاتفية

وفقًا لـ دراسة استقصائية حديثة ، كانت المكالمة الهاتفية البسيطة هي قناة الاتصال الأكثر تفضيلاً، حيث فضّلها 52% من العاملين في الموقع، و42% من العاملين عن بعد، و51% من العاملين المختلطين على القنوات الأخرى.

توفر المكالمات الهاتفية اتصالاً مباشراً وشخصياً أكثر، مما يسمح للمتصلين بإجراء محادثة في الوقت الفعلي والحصول على تعليقات فورية. هذا الأمر مفيد بشكل خاص للمسائل العاجلة أو المناقشات الحساسة، والتي لا يمكن إدارتها من خلال التواصل الكتابي.

على سبيل المثال، لنفترض أن العميل لديه مشكلة في نموذج التسعير. في هذه الحالة، يمكن لمندوب المبيعات أن يتصل به سريعاً لفهم ما يبحث عنه وإجراء التغييرات على الفور بدلاً من الاعتماد على البريد الإلكتروني أو غيره من الصيغ المكتوبة.

ج. الرسائل الفورية

بالنسبة لأولئك الذين يفضلون التواصل الكتابي، توفر منصات المراسلة الفورية خياراً رائعاً. تسمح لك هذه الأدوات بإرسال رسالة بسرعة في دردشة جماعية أو شخصية مع تضمين خيارات الوسائط المتعددة مثل الفيديو والصور والصوت ومشاركة الملفات وغيرها من التنسيقات.

إنها مثالية عند توصيل المعلومات المهمة، أو مشاركة المواعيد النهائية للمشروع مع فرد، أو كجزء من التواصل التعاوني تحديث

على سبيل المثال، يمكن أن تكفي رسالة بسيطة إلى مالك المهمة أو الفريق إذا احتاج مدير المشروع إلى تحديث بشأن مهمة معينة غير عاجلة. يمكن للمستلمين الإجابة عندما يكون لديهم وقت، مما يجعلها مثالية للحالات التي لا تتطلب استعجالاً كبيراً.

الأدوات الشائعة: ClickUp Chat، وSlack، وواتساب، وMicrosoft Teams، وGoogle Chat

د. وسائل التواصل الاجتماعي

تُستخدم منصات وسائل التواصل الاجتماعي مثل Instagram وLinkedIn وغيرها بشكل أساسي للتواصل الخارجي. ويمكنها مساعدة الشركة في بناء الوعي بالعلامة التجارية ومشاركة المعلومات والتفاعل مع جمهورها المستهدف. من ناحية أخرى، يمكن للعملاء الاتصال بالعلامة التجارية بسرعة باستخدام هذه القنوات الاجتماعية، مما يساعد كلا الجانبين.

على سبيل المثال، يمكن لشركة تقنية ما استخدام LinkedIn لمشاركة وعرض رؤى الصناعة. وهذا يتيح لها الوصول إلى عملائها المستهدفين وجذب أفضل المواهب.

الأدوات الشائعة: إنستغرام، فيسبوك، X، لينكد إن، تيك توك

ه. البريد الإلكتروني

البريد الإلكتروني هو أحد أكثر قنوات التواصل فعالية ولا يزال يحظى بشعبية كبيرة في التواصل المهني. 18% من المهنيين يفضلون البريد الإلكتروني على قنوات التواصل الأخرى حيث بلغت النسبة 25% للعاملين عن بُعد.

فهو يوفر طريقة رسمية وغير متزامنة لمشاركة المعلومات والمستندات والتحديثات. في حين أن رسائل البريد الإلكتروني يمكن أن تكون عرضة لتحميل المعلومات بشكل زائد، إلا أنه يمكن جعلها أكثر فعالية من خلال سطور موضوع واضحة ومحتوى موجز وتنظيم مناسب.

على سبيل المثال، يمكن استخدام البريد الإلكتروني كقناة من قبل كل فريق لتلبية متطلباته الفريدة:

• يمكن للتسويق الاستفادة منه للتواصل ومشاركة رسائل العلامة التجارية باستخدام النشرات الإخبارية أو حملات البريد الإلكتروني المستهدفة
• يمكن لفرق المبيعات استخدامه للتفاعل الفردي مع العملاء ومشاركة المستندات الأساسية عبر قناة رسمية
• يمكن لفرق الموارد البشرية استخدامه للإعلان عن الأحداث المهمة أو توزيع سياسات الشركة أو مشاركة التواصل المباشر مع موظفيها

و. الرسائل النصية

توفر الرسائل النصية أو رسائل الجوال طريقة سريعة وغير رسمية للتواصل مع الموظفين أو العملاء أو الشركاء. وهي فعالة لأنها تمكّنك من الوصول إلى شخص قد لا يستطيع الوصول إلى الإنترنت أو توصيل رسائل عاجلة وقصيرة، خاصةً التذكير بالمواعيد أو تحديثات حول مشروع ما أو تفاصيل مهمة أخرى.

على سبيل المثال، يمكن لمدير المشروع أن يرسل رسالة نصية إلى أحد أعضاء الفريق الذي كان يحاول الوصول إليه عبر قنوات أخرى ولكنه لا يستجيب.

ز. رسائل تطبيق الهاتف المحمول

تفضل العديد من الشركات استخدام قنوات الاتصال الخاصة بها، مثل تطبيق الهاتف المحمول، من أجل مشاركة المعلومات داخليًا أو مع العملاء. يمكن استخدام هذه التطبيقات لدعم العملاء وتتبع الطلبات والتواصل الشخصي.

على سبيل المثال، يمكن لمتجر بيع بالتجزئة استخدام تطبيقه لإرسال توصيات مخصصة للمنتجات إلى العملاء بناءً على سجل مشترياتهم. ويمكنه أيضاً إرسال تحديثات محددة عن طلب العميل لمساعدته على البقاء على اطلاع على تاريخ التسليم والتقدم المحرز.

قنوات الاتصال في الهيكل التنظيمي

على الرغم من وجود العديد من قنوات التواصل، إلا أن التواصل التنظيمي يتم تنظيمه في ثلاثة مجالات رئيسية:

قنوات الاتصال الرسمية

هذه هي قنوات الاتصال الرسمية للمؤسسة، والتي تتبع مجموعة من البروتوكولات والإجراءات المعمول بها، مما يضمن نشر المعلومات بدقة ومنهجية. يمكن أن يتخذ التواصل الرسمي الأشكال التالية:

• الاتصال الهابط: يتضمن تدفق المعلومات من الإدارة العليا إلى المرؤوسين. ويشمل المذكرات ورسائل البريد الإلكتروني والنشرات الإخبارية للشركة واجتماعات الموظفين
• التواصل الصاعد: يتيح للموظفين مشاركة الملاحظات والاقتراحات والمخاوف مع الرؤساء. تسهّل مراجعات الأداء وصناديق الاقتراحات وسياسات الباب المفتوح التواصل التصاعدي
• التواصل الأفقي: يحدث هذا النوع من التواصل بين الموظفين في نفس المستوى الهرمي، مما يعزز التعاون وتبادل المعلومات داخل الأقسام
• التواصل الأفقي: يتضمن هذا النوع من التواصل بين الأقسام والمستويات المختلفة في المؤسسة، مما يعززالتعاون متعدد الوظائف ### قنوات الاتصال غير الرسمية

قنوات التواصل غير الرسمية هي وسائط لم يتم تحديدها في الطريقة الرسمية أو الرسمية ولكنها تنشأ تلقائيًا مع نمو المنظمة أو بسبب التغيرات في بيئات العمل.

هذه القنوات ليس لها قواعد ولوائح، مما يساعد زملاء العمل على إجراء مناقشات غير رسمية وتوطيد الروابط فيما بينهم والمساهمة في بناء ثقافة تنظيمية إيجابية.

تتضمن بعض قنوات التواصل غير الرسمية ما يلي:

• المحادثات غير الرسمية بين الموظفين: يمكن أن تؤدي التفاعلات غير الرسمية بين الموظفين إلى تبادل المعلومات والأفكار
• نزهات الفريق: فعاليات الشركة وأنشطة بناء الفريق التي توفر فرصًا للتواصل غير الرسمي
• المحادثات الجماعية: مجموعات الفريق أو مجموعات على مستوى الشركة على واتساب أو سلاك حيث يمكن للفرق إجراء محادثات خارج نطاق العمل اليومي
• جلسات إرشادية غير رسمية: يمكن أن تسهل العلاقات بين الموظفين ذوي الخبرة والموظفين الجدد تبادل المعرفة والتطور الوظيفي خارج نطاق علاقة العمل

قنوات التواصل غير الرسمية: قنوات التواصل غير الرسمية

هناك قنوات تواصل غير رسمية يمكنها أن تتجاوز المناقشات في مكان العمل، بما في ذلك الرياضة والسياسة والترفيه والأحاديث الشخصية وغيرها. يمكن أن تشمل هذه القنوات

• التجمعات الاجتماعية: المناقشة الشفهية أو المحادثات غير الرسمية في مناسبة اجتماعية، والتي قد تشمل موظفي الشركة أو المستثمرين أو الشركاء أو البائعين أو أي شخص من خارج المؤسسة
• الثرثرة في المكتب: الشائعات أو المعلومات غير المؤكدة التي غالبًا ما تنتشر داخل المنظمة أو خارجها والتي يصعب عادةً تتبع مصدرها

قنوات التواصل غير الرسمية الشائعة: واتساب، X، إنستغرام، إلخ.

في حين أن هذه القنوات غير الرسمية يمكن أن تساعد في فهم الحالة المزاجية داخل المكتب، إلا أنه يمكن أن يكون لها أيضًا بعض العواقب السلبية، مثل

• نشر الخوف أو المعلومات الخاطئة
• خلق النزاعات
• إضعاف الثقة في مكان العمل

والأسوأ من ذلك، يمكن أن تؤثر سلباً على ثقافة المؤسسة وبيئة الفريق بشكل عام.

وبالتالي، يجب على المؤسسات أن تسعى إلى تقليل تأثير القنوات غير الرسمية من خلال تعزيز التواصل المفتوح والشفافية ونشر المعلومات الدقيقة في الوقت المناسب.

أدوات للتواصل التجاري

التواصل هو شريان الحياة لأي مؤسسة ناجحة وهو عامل حاسم في تحديد المؤسسات التي تعمل معًا بفعالية. ومع ذلك، يمكن أن تقصر أساليب التواصل التقليدية في بيئة الأعمال سريعة الوتيرة اليوم، حيث غالبًا ما تكون الفرق متباعدة جغرافيًا وتتطلب المشاريع تعاونًا في الوقت الفعلي.

هذا هو السبب في أن أدوات الاتصال يمكن أن تغير قواعد اللعبة في مؤسستك. يمكن لأدوات مثل ClickUp أن تساعدك على كسر صوامع التواصل وتعزيز التعاون عبر مؤسستك بأكملها.

تخيل منصة تدمج بسلاسة المهام والمناقشات ومشاركة الملفات والتحديثات في الوقت الفعلي - كل ذلك ضمن واجهة واحدة سهلة الاستخدام. يوفر ClickUp كل ذلك، مما يؤدي إلى تبسيط سير عمل التواصل لديك وتعزيز إنتاجية فريقك.

التواصل بسهولة مع فريقك وأصحاب المصلحة في مهمة أو مشروع باستخدام طريقة عرض ClickUp Chat

تبسيط التواصل في العمل باستخدام ClickUp

تتضمن بعض أهم ميزات ClickUp للتواصل في مجال الأعمال ما يلي:

• توحيد جميع محادثاتك في منصة واحدة: عرض دردشة ClickUp يلغي الحاجة إلى التبديل بين قنوات الاتصال المختلفة. يمكنك إنشاء طرق عرض الدردشة مباشرةً داخل المهام أو المستندات أو القوائم أو المشاريع، مما يعزز المناقشات في الوقت الفعلي واتخاذ القرارات في مكان العمل مباشرةً. هل تحتاج إلى تبادل الأفكار حول حملة تسويقية معينة؟ افتح طريقة عرض الدردشة داخل مشروعك التسويقي وابدأ في طرح الأفكار على فريقك في الوقت الفعلي

تخطيط الأفكار بسهولة وإنشاء مخططات انسيابية مفصلة باستخدام ClickUp Whiteboards لمناقشات فريقك

• عصف ذهني باستخدام لوحة افتراضية لمناقشاتك: معClickUp Whiteboardsلم تعد بحاجة إلى التواجد في غرفة واحدة لإجراء مناقشات العصف الذهني. يمكنك الحصول على نفس التجربة على لوحة افتراضية، مما يسمح لك بالتقاط الأفكار وتحويلها إلى خرائط ذهنية أو سير عمل، وتوصيل هذه الأفكار كمهام لفرقك. يتيح ذلك لفرقك التعاون والاحتفاظ بحماسهم الإبداعي، حتى في بيئة بعيدة

استخدام @التعليقات لتعيين التعليقات والحصول على تحديثات سريعة من أعضاء فريقك داخل الدردشة الجماعية أو المستند

• ضع علامة على الرسائل والتعليقات المهمة باستخدام @الإشارات: يمكن أن تضيع الأمور في كثير من الأحيان بسبب تعدد سلاسل الاتصالات والدردشات، مما يؤدي إلى تفويت الإجراءات. باستخدام @الإشارات @، قم بإخطار أعضاء الفريق مباشرةً ضمن التعليقات أو المهام أو الدردشات. تعيين التعليقات إلى الزملاء، وتحويل المناقشات إلى عناصر قابلة للتنفيذ مع ملكية واضحة. لا مزيد من التساؤلات حول من هو المسؤول عن ماذا - يبقي ClickUp الجميع على نفس الصفحة ويضمن الوفاء بالمواعيد النهائية

أنشئ عرضًا تفصيليًا والتقط صورًا للشاشة باستخدام ClickUp Clips لتوضيح وجهة نظرك

• أنشئ مقاطع إرشادية مفصلة ومقاطع ويكي: الـمقاطع كليك أب بتسجيل لقطات شاشة قصيرة ومشاركتها مباشرةً ضمن المهام أو التعليقات أو الدردشات. هل تحتاج إلى توضيح عملية معقدة أو عرض نموذج تصميم بالحجم الطبيعي؟ سجّل مقطعًا سريعًا من ClickUp Clip وشاركه مع فريقك للحصول على توضيح وملاحظات فورية. وهذا يلغي الحاجة إلى التفسيرات المكتوبة المطولة ويعزز أسلوب التواصل المرئي والجذاب
• استخدم الذكاء الاصطناعي لتلخيص المناقشات: هل تحتاج إلى إجابات فورية أو ملخصات سريعة لرسالة بريد إلكتروني أو دردشة طويلة؟ باستخدام انقر فوق الدماغافعل ذلك بالضبط. استخدمه ليقدم لك جميع المعلومات بطريقة موجزة. ليس ذلك فحسب، بل يمكن لمساعد الذكاء الاصطناعي أن يساعدك في كتابة ردود فعالة، سواء كانت رسالة بريد إلكتروني أو رسالة دردشة بسيطة. كل ذلك باستخدام سياق عملك فقط

يقدم ClickUp أيضًا مكتبة قوية من قوالب اتصالات معدة مسبقًا مصممة لتبسيط التواصل الداخلي. توفر هذه القوالب أساساً متيناً لصياغة تواصل فعال، وتوفير الوقت الثمين، وضمان الاتساق عبر مؤسستك.

استخدم هذه القوالب لـ بناء خطة تواصل شاملة لمؤسستك. يجب أن تتضمن هذه الخطة إطاراً منظماً لتحديد أهداف التواصل الخاصة بك، وتحديد أصحاب المصلحة الرئيسيين، وتحديد قنوات التواصل.

تحميل هذا القالب

قالب خطة التواصل ClickUp

نموذج نموذج خطة الاتصال ClickUp يسمح لك بما يلي:

• إنشاء قوالب للرسائل وسير العمل لاستهداف جمهورك المطلوب بفعالية
• تحديد أفضل القنوات للوصول إلى جمهورك اعتمادًا على السياق والرسائل
• تخطيط وتنظيم مؤسستك بالكاملاستراتيجيات التواصل
  • تتبع وقياس نجاح جهود التواصل الخاصة بك

يضمن ذلك أن يكون جميع المعنيين على نفس الصفحة، مما يؤدي إلى تنفيذ المشروع بشكل أكثر سلاسة.

تحميل هذا القالب

قالب ClickUp للاتصالات الداخلية

استخدم ClickUp في اتصالاتك الداخلية لتحسين التجربة الكلية لفرقك باستخدام قالب ClickUp للاتصالات الداخلية . يسمح لك هذا القالب بـ

• توفير نهج متسق في اتصالاتك الداخلية باستخدام قوالب وتعليمات رسائل محددة مسبقًا
• إضفاء الطابع المركزي على جهود التواصل الداخلي
• ضمان حصول الجميع على المعلومات الهامة على الفور

يمكن استخدام هذا القالب لجميع اتصالاتك الداخلية، خاصةً أخبار الشركة أو تحديثات المشاريع أو إعلانات الأقسام. سيبقي فريقك بأكمله على اطلاع ومواءمة فريقك بأكمله.

يمكنك أيضًا استخدام قالب التواصل مع الموظفين في ClickUp لضمان حصول كل موظف على الرسالة الصحيحة، مما يؤدي إلى عدم وجود أخطاء داخل فريقك.

اختيار قنوات التواصل الصحيحة

إذن، ما هي قناة التواصل التي يجب أن تختارها؟ القرار ليس قراراً مباشراً. فالأمر يتعلق بعدة عوامل، مثل:

• الإستعجال: تتطلب الرسائل العاجلة قنوات فورية مثل المكالمات الهاتفية أو الرسائل الفورية للحصول على استجابة فورية
• التعقيد: غالبًا ما تتطلب المعلومات المعقدة عقد اجتماعات وجهًا لوجه أو مؤتمرات فيديو للحصول على توضيحات مفصلة ومناقشات سريعة للأسئلة والأجوبة
• حجم الجمهور وموقعه: لمشاركة المعلومات مع جمهور كبير، قد يكون البريد الإلكتروني أو وسائل التواصل الاجتماعي مثاليًا، بينما قد تفضل الفرق الأصغر حجمًا والمتفرقة جغرافيًا عقد مؤتمرات الفيديو
• النتائج المرجوة: سواء كنت تهدف إلى الإعلام أو الإقناع أو التعاون، يجب أن تتماشى القناة المختارة معهدف التواصل
  • الثقافة المؤسسية: ضع في اعتبارك تفضيلات التواصل في مؤسستك ومعاييرها للمساعدة في اختيار أفضل قنوات التواصل. على سبيل المثال، قد لا يكون إرسال معلومات حول الأداء أو قرارات الرواتب عن طريق البريد الإلكتروني أمراً مثالياً. بدلاً من ذلك، يمكنك استخدام قناة مباشرة لتقديم الملاحظات، مثل المناقشة الشفهية مع أصحاب المصلحة. وعندها فقط يمكن مشاركة القرار عبر البريد الإلكتروني أو قنوات التواصل الرسمية الأخرى

كيفية اختيار أفضل قناة للتواصل الخارجي

يجب أن تعتمد القناة المثالية للجماهير الخارجية، وخاصة التواصل مع العملاء، على تفضيلات العميل أو الطرف الثالث. إليك بعض النصائح للمساعدة:

• التعاطف: افهم تفضيلات التواصل الخاصة بجمهورك وتكييفها وفقًا لذلك. فبينما يفضل بعض العملاء الاتصال الهاتفي لتحديث معلومات محددة، يفضل البعض الآخر التواصل عبر البريد الإلكتروني أو الدردشة
• الإصغاء الفعال: انتبه إلى الإشارات اللفظية وغير اللفظية لضمان توصيل الرسالة بفعالية ولاحظ تفضيلات العميل
• الرسائل: على غرار الاتصالات الداخلية، يجب تحديد قنوات الاتصال الخارجية بناءً على نوع الرسالة التي تتم مشاركتها. يمكن مشاركة تحديث مهم حول منتج ما باستخدام أداة مؤتمرات الفيديو أو ندوة عبر الإنترنت، تليها رسالة بريد إلكتروني مفصلة تشرح التفاصيل

من خلال النظر بعناية في هذه العوامل وتكييف نهج التواصل الخاص بك مع الموقف المحدد، فإنك تعزز التفاهم وتبني العلاقات وتحقق النتائج المرجوة مع الأطراف المعنية.

## إيجابيات وسلبيات قنوات التواصل المختلفة

على الرغم من أن كل قناة تواصل قوية بما يكفي لمساعدتك على التعاون وتقديم التحديثات في الوقت المناسب، إلا أنه يجب استخدامها بالطريقة الصحيحة. لذا، عندما يتعلق الأمر باختيار القناة المناسبة، فمن المفيد معرفة إيجابيات وسلبيات كل أداة.

إليك نظرة على مزايا كل قناة التي ناقشناها في هذا الدليل:

• الاجتماعات وجهاً لوجه: مثالية لبناء العلاقات وحل النزاعات ونقل المعلومات المعقدة
• مؤتمرات الفيديو: فعالة للفرق البعيدة والمشاريع التعاونية والعروض التقديمية
• المكالمات الهاتفية: مناسبة للمناقشات السريعة والأمور العاجلة والاتصالات الشخصية
• البريد الإلكتروني: مناسب للتواصل الرسمي ومشاركة المستندات والتعاون غير المتزامن
• الرسائل الفورية: الأفضل للتبادل السريع وغير الرسمي والتعاون في الوقت الفعلي
• الوسائط الاجتماعية: فعالة للوصول إلى جمهور واسع، وبناء الوعي بالعلامة التجارية، والتفاعل مع العملاء

ومع ذلك، وبصرف النظر عن المزايا، يجب عليك أيضًا مراعاة سلبيات كل قناة من هذه القنوات لاتخاذ قرار مستنير:

• المحادثة وجهاً لوجه: تستغرق وقتاً طويلاً، كما أنها تستهلك وقتاً طويلاً، وتصل إلى جمهور محدود، وهي عرضة للتشتت واحتمال حدوث سوء فهم إذا لم يمتلك الشخص مهارات التواصل المطلوبة. أيضًا، نظرًا لأن المعلومات يتم مشاركتها شفهيًا بشكل أساسي، فقد لا يتم تدوينها بدقة، مما يؤدي إلى سوء الفهم
• مؤتمرات الفيديو: الاعتماد المفرط على التكنولوجيا في التواصل قد يؤدي إلى صعوبات تقنية، واحتمالية التأخر، وعدم وجود اتصال شخصي كما هو الحال في المناقشات المباشرة
• المكالمات الهاتفية: عدم وجود إشارات بصرية، أو احتمال حدوث مقاطعات أو مشاركة محدودة للمعلومات، أو مشاكل في الشبكة يمكن أن تعيق تجربة العملاء وتوقعاتهم
• البريد الإلكتروني: قناة اتصال رسمية مع احتمال وجود حمل زائد من المعلومات، واستهلاك الوقت في إدارتها، وعدم وجود ملاحظات فورية
• الرسائل الفورية: الافتقار إلى الطابع الرسمي، ومحدودية مشاركة المعلومات، واحتمالات سوء التواصل أو عدم معرفة القصد بسبب التركيز على التواصل الكتابي
• وسائل التواصل الاجتماعي: تستغرق وقتاً طويلاً في إدارتها، واحتمالية تلقي ردود فعل سلبية، وتغييرات في الخوارزمية، وقيود المنصة، والكثير من عوامل التشتيت

مركزية التواصل مع كليك أب

يمكن أن تساعد قنوات التواصل الحديثة فرق العمل على التواصل بفعالية في مكان العمل الرقمي والبعيد، بغض النظر عن الموقع أو المنطقة الزمنية. ومع ذلك، فإن كثرة القنوات قد تؤدي أيضاً إلى زيادة الحمل الزائد للمعلومات أو الشعور المستمر بالتذمر في بعض الحالات.

وبالتالي، من المنطقي دمج جميع اتصالاتك الداخلية والخارجية في منصة واحدة، مما يسهل على فريقك تلقي التحديثات دون الحاجة إلى إشعارات إضافية.ClickUp مصمم ليناسب سير عملك، مما يضمن سهولة مشاركة كل عنصر عمل ومعلومات ومستند مع صاحب المصلحة المناسب. يحتوي على العديد من قوالب خطة التواصل والتخصيصات، مما يسمح لك بتخصيصها حسب احتياجات فريقك الفريدة. اشترك في ClickUp اليوم وابدأ في تجربة الفرق الذي يمكن أن يحدثه نظام الاتصال المركزي.