كيفية الرد على الشطب في العمل

يعد الحفاظ على معايير عالية للأداء والسلوك أمرًا بالغ الأهمية للحفاظ على بيئة عمل منتجة ومحترمة.

وتلعب الوثائق التأديبية في مكان العمل دوراً حيوياً في هذه العملية. تُستخدم هذه الوثائق التأديبية عندما لا يرقى سلوك الموظف أو أدائه إلى مستوى توقعات الشركة وسياساتها.

والفرق بين الإنذار والكتابة هو أن الإنذار هو تنبيه غير رسمي بشأن مشكلة ما. وعلى النقيض من ذلك، فإن الكتابة هي سجل رسمي للإجراءات التأديبية المتخذة عند استمرار المشكلة.

يعد التعامل مع هذه التجربة بمهنية ومسؤولية أمرًا بالغ الأهمية بالنسبة لأولئك الذين تلقوا إنذارًا كتابيًا. تابع القراءة بينما نناقش كيفية الاستجابة بفعالية وتحويل الموقف إلى فرصة للنمو والتحسين.

## فهم حالات الشطب في العمل

تشير الملاحظات المكتوبة في العمل بشكل أساسي إلى الوثائق التأديبية التي يصدرها صاحب العمل عندما يفشل سلوك الموظف أو أدائه في تلبية معايير الشركة. تعالج المذكرات الكتابية للموظف بشكل رسمي المشاكل، وتحدد توقعات التحسين، وتوجه الموظفين لتصحيح مشاكل الأداء أو السلوك. يمكن أن تكون هذه عملية تأديبية تدريجية.

يستخدم أصحاب العمل بشكل عام نماذج مراجعة الأداء و أدوات البرمجيات لإنشاء خطط مفصلة لتحسين الأداء (PIPs)، والتي تساعد الموظفين على فهم ما يحتاجون إليه لتحسين أدائهم الضعيف.

يمكن لصاحب العمل أن يصدر عدة أنواع من الكتابات لإنشاء سجل ورقي. كل كتابة هي تصعيد للكتابة السابقة في حالة عدم معالجة التحذيرات الأولى وتهدف إلى تنفيذ التأديب التدريجي:

• التحذير الشفهي: هو عبارة عن محادثة خاصة يقوم فيها المدير بمعالجة مشاكل الأداء أو السلوك السيئة مع الموظف. ويعد هذا التحذير الشفهي بمثابة أول تنبيه غير رسمي
• التنبيه المكتوب: يمكن أن يتبع التحذير الشفهي مستند رسمي يشرح بالتفصيل مشاكل محددة ويحدد توقعات الشركة للتحسين ويكون جزءًا من ملف الموظف
• خطة تحسين الأداء (PIP): وثيقة شاملة تتضمن خطة مفصلة لمساعدة الموظف على تحسين أدائه وسلوكه

قراءة المزيد: 10 نصائح لمراجعة الأداء للموظفين

### تأثير ودور المراجعات الكتابية

فيما يلي لمحة سريعة عن تأثير ودور المراجعات الكتابية للموظفين في مكان العمل:

• إنهاء الخدمة: تُستخدم الملاحظات المكتوبة كدليل موثق على السلوك غير المهني. وإذا لم تتم معالجة المشكلة، فإنها يمكن أن تساهم في إنهاء الخدمة
• الحماية القانونية: فهي توفر الحماية القانونية لأصحاب العمل من خلال إثبات اتخاذ الخطوات المناسبة لمعالجة سلوك الموظف، والتي يمكن أن تبرر إنهاء الخدمة إذا لزم الأمر
• التأديب في مكان العمل: تُعد عمليات الشطب جزءًا من عملية تأديبية متسقة، مما يضمن معاملة جميع الموظفين بشكل عادل وموحد
• تحذير: بالنسبة للموظفين، تُعد عمليات الشطب فرصة لتصحيح سلوكهم أو أدائهم بينما لا تزال هناك فرصة لتحسين أدائهم والاحتفاظ بوظيفتهم

إذا فشل الموظف في معالجة القضايا التي أثيرت في عملية كتابة التقارير، فقد يؤدي ذلك إلى إنهاء الخدمة والتأثير على فرص العمل المستقبلية، حيث قد تظهر هذه القضايا في المقابلات المستقبلية. في مثل هذه الحالات، من الأهمية بمكان الحفاظ على الهدوء، وفهم كيفية الرد على عملية الكتابة والتركيز على تحسين الأداء والسلوك.

ومع ذلك، يجب عليك تجنب الإدارة الجزئية والتي يمكن أن تزيد من حدة التوتر وتؤدي إلى استياء الموظفين. يمكن أن تتسبب الإدارة التفصيلية في شعور الموظفين بالتقليل من قيمة الموظفين ومراقبتهم بشكل مفرط، مما يؤثر سلبًا على أدائهم ومعنوياتهم بشكل عام.

الأسباب الشائعة لكتابة التقارير

فيما يلي بعض الأسباب التي قد تؤدي إلى تلقي مستند رسمي مثل الكتابة في العمل:

• التأخير: يمكن أن يؤدي التأخير المنتظم إلى توجيه إنذار تأديبي، حيث أن الالتزام بالمواعيد أمر بالغ الأهمية لكفاءة مكان العمل. كما يمكن أن يعطل عمليات الفريق ويؤثر على الإنتاجية الإجمالية
• التمييز: يستحق جميع الموظفين في مكان العمل المعاملة المتساوية والاحترام المتبادل، وهو جزء من سياسات الشركة. إذا كنت قد شاركت في أعمال تمييزية لأي سبب من الأسباب، فقد تتعرض لإجراءات تأديبية
• الأداء المنخفض: تتوقع الشركات من موظفيها أن يقدموا الحد الأدنى من العمل حتى لا يعرقلوا سير العمل. إذا لم تكن قادراً على تلبية هذا الشرط، فقد تتعرض للتوقيف عن العمل
• سوء السلوك: الاحترافية أمر أساسي في مكان العمل وهي جزء من أدائك الوظيفي. إذا كان سلوكك ينتهك سياسات الشركة أو ينطوي على تصرفات ضارة، مثل سرقة ممتلكات الشركة، فقد تتلقى إنذارًا كتابيًا
• التحرش: مضايقة زملائك أو الآخرين في العمل يضر ببيئة العمل الإيجابية، ويتعارض مع عقد العمل الخاص بك، ويستدعي اتخاذ إجراءات تأديبية
• عدم الانضباط: يساعد التسلسل الهرمي الواضح في المؤسسة على تفويض العمل وإرساء مبدأ المساءلة، وهو جزء من سياسة الشركة. قد يؤدي عدم اتباعك لتعليمات معقولة ومنطقية إلى توجيه إنذار تأديبي لك

يمكن تفادي معظم الإجراءات التأديبية في مكان العمل إذا اتبع الموظفون سياسة الشركة وحافظوا على الكفاءة المهنية، مثل إعداد رسائل "خارج المكتب" أثناء الغياب، والرد بشكل صحيح على الاستفسارات، والحفاظ على معايير العمل، وما إلى ذلك.

كيف تستجيب للإخطار التأديبي في العمل؟

يمكن أن يكون تلقيك لرسالة شطب رسمية في العمل تجربة مرهقة، خاصةً مع احتمال تعرضك لخطر الفصل من العمل وعدم اليقين بشأن وظيفتك التالية. ومع ذلك، على الرغم مما تمثله عمليات الشطب، من المهم أن تحافظ على هدوئك في هذه المواقف وأن تستجيب بشكل مناسب.

يمكن أن يساعدك التوقف للحظة لتهدئة نفسك بعدة طرق:

• التفكير الواضح: يمكن أن يساعدك انخفاض مستويات التوتر على التفكير بشكل أكثر منطقية ووضوحًا
• تعزيز الفهم: بذهن أكثر هدوءًا، يمكنك قراءة وفهم ما كتبته بشكل أكثر شمولاً، واستيعاب الأسباب الكامنة وراءه

هذا الوضوح أمر بالغ الأهمية، لأنك تحتاج إلى ذهن متزن لتتمكن من التعامل مع الرسالة المكتوبة باحترافية وإعداد رد فعال.

دليل تفصيلي للرد على المقال المكتوب خطوة بخطوة

1. تقييم الموقف

إن الحفاظ على الهدوء في مثل هذه المواقف أمر بالغ الأهمية. بمجرد أن تهدأ، قم بمراجعة مستند الكتابة بدقة. حدد ودوّن كل قلق أو مشكلة تم ذكرها، وتعامل مع كل منها على أنها فرصة للتحسين بدلاً من الهجوم الشخصي. سيساعدك ذلك على التركيز على المجالات التي يجب عليك معالجتها وفهم ما إذا كنت بحاجة إلى تدريب إضافي.

2. اطلب التوضيح

إذا كانت أي أجزاء من التقرير المكتوب غير واضحة أو غير معقولة، اطلب توضيحًا مهنيًا من جهة الإصدار أو من مديرك. حدد موعدًا لعقد اجتماع لمناقشة الكتابة وإعداد أسئلة توضيحية مثل:

• هل يمكنك توضيح أين كان أدائي أقل من التوقعات؟
• كيف يمكنني مواءمة عملي بشكل أفضل مع أهداف الفريق؟
• هل هناك مجالات محددة أحتاج إلى تحسين أدائي فيها؟ على سبيل المثال، إذا كان التقرير المكتوب يشير إلى مشاكل سلوكية، فاطلب المزيد من التفاصيل حول ذلك

بهذه الطريقة، يمكنك تجنب سوء الفهم، ومعالجة جميع المخاوف بدقة، وإظهار التزامك بحل المشكلات بفعالية.

3. اكتب ردًا احترافيًا

بمجرد فهمك الكامل للرسالة، اتبع هذه الخطوات لكتابة رد احترافي:

• جمع الوثائق: اجمع جميع الوثائق والأدلة ذات الصلة المتعلقة بالقضايا المذكورة، بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني وسجلات الأداء والتقارير ووثائق المشروع
• استدعاء الشهود: إن أمكن، قم بإدراج أي شهود يمكنهم دعم قضيتك أو تقديم أدلة مؤيدة إن أمكن
• صياغة ردك: قم بصياغة رد مهني وموجز. عالج أي سوء فهم أو تفسيرات خاطئة بحقائق وأدلة واضحة

اكتب رسائل البريد الإلكتروني السياقية مع ClickUp Brain وتسريع عملك

يجب عليك أيضًا الاعتراف بأخطائك وقبول الإجراءات التأديبية الموضحة. لهذا النهج فائدتان رئيسيتان:

• يظهر الالتزام: يظهر للشركة أنك على استعداد لمعالجة المشاكل، وتحسين أدائك، والتوافق مع أهداف الشركة
• يبني روايتك: يساعدك ذلك على صياغة ردك بشكل بنّاء، مما يعزز استعدادك لتصحيح الموقف والدفاع عن موقفك

4. المتابعة

بعد اجتماع المراجعة، ضع خطة منظمة للخطوات التالية. حدد موعدًا لاجتماع متابعة للحفاظ على التواصل المفتوح مع الأفراد المعنيين.

قبل اجتماع المتابعة، قم بالتحضير من خلال:

• تحديد خطة لتحسين الأداء: وضع استراتيجية واضحة لتحسين أدائك
• رصد التقدم الذي تحرزه: إعداد نظام لتتبع مدى التزامك بالإجراء التأديبي وتحسين أدائك
• إنشاء حلقة للتغذية الراجعة: اطلب ملاحظات منتظمة من المشرفين عليك للتأكد من أنك على المسار الصحيح

قم بمراجعة سياسات الشركة ووثائق التأهيل للتأكد من أنك على دراية تامة. يساعدك هذا الإعداد على معالجة المزيد من المخاوف ويدعم موقفك إذا شعرت بأن الإجراء التأديبي غير متناسب أو غير مبرر. كما يساعدك أيضاً على التعامل مع العواقب المحتملة.

الحالات الاستثنائية: الرد على الشطب الذي لا أساس له من الصحة

إذا تلقيت كتابةً تبدو غير عادلة أو غامضة، فمن الضروري معالجتها على الفور وبشكل احترافي.

اتبع هذه الخطوات لصياغة رد قوي مع الحفاظ على الاحترام والوضوح:

1. اعرف حقوقك

تعرف على قوانين ولوائح التوظيف التي تنطبق على مكان عملك. على سبيل المثال قانون الحقوق المدنية لعام 1964 بما في ذلك الباب السابع، يمنع التمييز في مكان العمل.

سيساعدك فهم هذه القوانين في تحديد ما إذا كانت كتابتك مبررة قانونياً. لذا، راجع حقوقك كموظف. اطرح أسئلة توضيحية واطلب المشورة من ممثل النقابة أو محامي التوظيف لمعالجة مخاوفك بشكل مناسب.

2. فهم التوظيف حسب الرغبة

في الولايات المتحدة، يعني التوظيف حسب الرغبة في الولايات المتحدة أنه يمكن لصاحب العمل إنهاء العمل في أي وقت ولأي سبب، طالما أن ذلك غير قانوني. إذا كانت كتابتك تندرج ضمن هذه الفئة، فتعامل مع دفوعك باستراتيجية مهنية قائمة على الأدلة. يمكن أن يساعدك التشاور مع المهنيين المعنيين ومناقشة الموقف مع مديرك في توضيح موقفك.

3. جمع الأدلة والتعبير عن اعتراضك

اجمع الأدلة التي تدعم قضيتك ضد ما تم كتابته. قد يشمل ذلك الجداول الزمنية أو رسائل البريد الإلكتروني أو المستندات أو المراسلات التي تتعارض مع الادعاءات. اطلب إفادات من الزملاء الذين يمكنهم أن يشهدوا على سلوكك وأدائك. قم ببناء قضية موثقة توثيقًا جيدًا لدحض ما تم كتابته بفعالية.

4. اطلب المساعدة القانونية إذا لزم الأمر

إذا لم تفلح المناقشات الخاصة مع مديرك أو السلطة المُصدرة في حل المشكلة، ففكر في طلب المشورة القانونية. يمكن للمحامي توضيح موقفك القانوني وإرشادك خلال الخطوات التالية لمعالجة الموقف بشكل مناسب.

استخدام الأدوات للتغلب على المشكلات في مكان العمل

إن معالجة الشكاوى المكتوبة في العمل أمر بالغ الأهمية، ويمكن أن يساعد استخدام الأدوات التكنولوجية بشكل كبير في بناء قضية قوية وجمع الأدلة وصياغة رد احترافي.

إليك كيف يمكنهم المساعدة:

• مركزية الاتصالات: استخدم البريد الإلكتروني وأدوات المراسلة لدمج جميع المحادثات والإشعارات ذات الصلة في مكان واحد، مما يضمن حصولك على سجل شامل للاتصالات ذات الصلة بالكتابة
• التنظيم والتخطيط: استخدم أدوات إدارة المشروع والتخطيط لتحديد استراتيجية استجابتك، وتنظيم الأدلة، ووضع خطة منظمة لمعالجة القضايا المطروحة
• توثيق الأدلة وتتبعها: استخدم أنظمة إدارة المستندات لجمع وتخزين جميع الأدلة ذات الصلة، مثل رسائل البريد الإلكتروني وتقارير الأداء وغيرها من المستندات ذات الصلة، لسهولة الوصول إليها والرجوع إليها
• صياغة ردود احترافية: استفد من أدوات تحرير المستندات وتنسيقها لإنشاء رد واضح وموجز واحترافي. يمكن للأدوات التي تحتوي على قوالب وخيارات تنسيق أن تحسّن من جودة التواصل المكتوب
• رصد التقدم المحرز ومراجعته: استخدم أدوات التتبع لرصد التقدم الذي تحرزه في معالجة المشكلات، وقم بتعيين تذكيرات لإجراءات المتابعة، وتأكد من التزامك بأي التزامات أو خطط تحسين

في هذا الصدد انقر فوق هو حل شامل لتحسين التواصل في مكان العمل والتعاون.

إليك كيفية المساعدة

1. تبسيط إدارة البريد الإلكتروني

_تتبع جميع محادثاتك ومهامك باستخدام إدارة البريد الإلكتروني في ClickUp

مع إدارة البريد الإلكتروني ClickUp يمكنك إرسال واستقبال رسائل البريد الإلكتروني مباشرةً من المهام، مع الحفاظ على تنظيم جميع المحادثات ذات الصلة في مكان واحد. تسهل هذه الميزة تتبع وإدارة جميع سلاسل رسائل البريد الإلكتروني المرتبطة بالكتابة.

بالإضافة إلى ذلك، تسمح لك بإضافة المرفقات والنماذج والردود والتوقيعات وغيرها من المستندات الضرورية إلى سلاسل رسائل البريد الإلكتروني، مما يوفر نهجًا مبسطًا ورسميًا للتعامل مع الكتابة.

2. التنظيم والتعاون باستخدام اللوحات البيضاء

مشاهدة نشاط الجميع والعمل عن كثب كفريق واحد باستخدام ClickUp Whiteboards ClickUp Whiteboards تعمل على تحسين التعاون من خلال السماح للجميع برؤية مساحة العمل المرئية نفسها والمساهمة فيها في الوقت الفعلي. يمكنك بسهولة مشاركة رابط عام للحصول على تعليقات العملاء أو أصحاب المصلحة. ما عليك سوى مشاركة عنوان URL الخاص بالسبورة البيضاء لاجتماعات المشروع لتمكين العمل معًا بفعالية.

كما أنها تساعدك على تنظيم الاستراتيجيات وأفكار العصف الذهني لكتابتك، مما يسمح لك بالرسم وإضافة الملاحظات وربط أفكارك بصرياً.

3. تسهيل التعاون في الوقت الفعلي

_مشاركة التحديثات، وربط مختلف المصادر، والتعاون في كتابة رد على كتابة ما يُكتب باستخدام طريقة عرض ClickUp Chat طريقة عرض دردشة ClickUp تتيح لك التعاون في الوقت الفعلي مع أعضاء الفريق مع الاحتفاظ بكل شيء في مكان واحد. تدمج هذه الميزة المحادثات والموارد، مما يقلل من الحاجة إلى التبديل بين أدوات متعددة.

إليك كيف يمكن أن تساعدك هذه الميزة في كتابة الرد على ما تكتبه في العمل:

• احتفظ بجميع المناقشات والتحديثات حول الكتابة في مكان واحد، مما يقلل من الحاجة إلى التنقل بين أدوات متعددة ويقلل من التشتت
• تعاون مع أعضاء الفريق في الوقت الفعلي، مما يسمح لك بالحصول على الملاحظات والدعم الفوري، الأمر الذي يساعد على التحكم في التوتر والحفاظ على الوضوح
• استخدم قنوات الدردشة لهيكلة ردك من خلال ربط الموارد ذات الصلة وتعيين المهام، مما يضمن معالجة جميع النقاط بشكل منهجي
• شارك وتتبع التقدم المحرز في الرد مباشرةً داخل الدردشة، مع الاحتفاظ بجميع المعلومات والمراجعات ذات الصلة في موقع واحد يسهل الوصول إليه

4. إنشاء المستندات وإدارتها بكفاءة

صمم مستندات مذهلة واربطها بسلاسة بسير عملك باستخدام ClickUp Docs مستندات ClickUp Docs يساعدك على صياغة ردك الكتابي دون عناء. تتيح لك هذه الأداة متعددة الاستخدامات إنشاء مستندات متنوعة ودمجها بسلاسة مع سير عملك وأفكارك ومخرجاتك. يمكنك تخصيص مستنداتك بخيارات التصميم والقوالب والإشارات المرجعية والجداول وغيرها.

بالإضافة إلى ذلك, انقر فوق الدماغ يساعد الفرق على توفير الوقت والحفاظ على التركيز من خلال تقليل الاجتماعات وتقديم ملخصات سريعة وأتمتة المهام. يوفر رؤى حول نقل الأفكار بإيجاز واحترافية وإقناع.

تحسين العمليات وإدارة الموظفين بشكل كبير مع ClickUp Brain

اقرأ المزيد: قوة نماذج ClickUp

## تحسين عمليات الكتابة وسير العمل باستخدام ClickUp

التحديات جزء من كل وظيفة، وتوفر النماذج المكتوبة فرصة للنمو الشخصي والمهني. وفي هذا الصدد، يُعد ClickUp أداة مهمة لتبسيط عملياتك.

يقوم ClickUp بدمج الأدلة الرقمية والموارد الداعمة في مكان واحد، مما يضمن إدارة فعالة وتعاوناً محسّناً. وسواء كنت تقوم بصياغة الردود، أو إدارة المهام، أو التنسيق مع فريقك، فإن ClickUp يبسّط ويعزز سير عملك.

لا تنتظر أكثر من ذلك- اشترك في ClickUp وأحدث ثورة في طريقة عملك اليوم!