مديرو المشاريع مثل قباطنة السفن - فهم يوجهون طواقمهم في الاتجاه الصحيح ويتجنبون العواصف للوصول إلى وجهاتهم في الوقت المناسب وبأمان. وفي رحلاتهم، لا يعتمد مديرو المشاريع ولا القباطنة في رحلاتهم على المشاعر الغريزية أو الحدس. فهم يتخذون أفضل القرارات بناءً على المعلومات المتاحة. 🛳️
للإبحار بسلاسة وتمكين نجاح المشروع، يجمع مديرو المشاريع جميع أنواع البيانات ويبحثون عن الاتجاهات والأنماط الخفية فيها. هذه الرؤى، أو تحليلات المشاريع، هي بمثابة نجوم إرشادية، توضح لك المسار الذي يجب أن تسلكه لتحسين أداء المشروع مع تقليل المخاطر.
في هذه المقالة، سوف نشرح أهمية تحليلات إدارة المشاريع لتتبع تقدم المشروع وتحسين نتائج المشروع و تخصيص الموارد . سنناقش أيضًا بعض المقاييس الأساسية التي يجب أن تراقبها إذا كنت ترغب في اتخاذ قرارات تعتمد على البيانات.
وأخيرًا، سنوصي ببرنامج إدارة مشروع تحليل البيانات لمساعدتك في جمع بيانات المشروع المعقدة وتتبعها وتحليلها.
فهم تحليلات إدارة المشاريع
يعرف أي مدير مشروع ناجح أن البيانات يمكنها التحدث - ما عليك سوى تعلم كيفية الاستماع إليها وفهمها. تتمحور تحليلات إدارة المشروع حول تحويل البيانات الأولية إلى معلومات قابلة للتنفيذ يجب أن توجه كل قرار يتعلق بالمشروع.
وتتألف تحليلات إدارة المشاريع من مبادئ ومكونات تقود عملية صنع القرار وتساعدك على جمع البيانات ذات الصلة وتفسيرها:
- التحليلات التنبؤية: تنطوي على تحليل البيانات السابقة للكشف عن الأنماط والاتجاهات واستخدام تلك الرؤية للتنبؤ بالمستقبل
- مؤشرات الأداء الرئيسية :مؤشرات الأداء الرئيسية لإدارة المشاريع تقيس تقدمك نحو تحقيق هدف محدد مسبقًا. إنها تحافظ على تركيزك أنت وفريقك وتحدد أوجه القصور المحتملة
- التعلم الآلي : تقوم الخوارزميات بتحليل البيانات التاريخية (مع تدخل بشري ضئيل أو بدون تدخل بشري) للتنبؤ بالمخاطر وتحديد الاتجاهات ومساعدتك على اتخاذ قرارات مستنيرة قائمة على البيانات
- تصور البيانات : ينطوي على تمثيل البيانات من خلال المخططات والرسوم البيانية لتسهيل فهمها 📊
- ذكاء الأعمال : هو مصطلح شامل للأدوات والتقنيات التي تستخدمها للحصول على رؤية واضحة لأداء الأعمال واكتساب رؤى قيمة
- البيانات الضخمة: مجموعات البيانات الضخمة والمعقدة التي لا تستطيع أدوات معالجة البيانات التقليدية التعامل معها. يساعدك تحليل البيانات الضخمة في الكشف عن الاتجاهات التي قد لا يمكنك ملاحظتها على نطاق أصغر
أهمية التحليلات المستندة إلى البيانات في إدارة المشاريع
تخيل أن يتم إسقاطك في الغابة بدون هاتف أو بوصلة أو أي تعليمات حول المكان الذي يجب أن تذهب إليه - هذا هو شعور مدير المشروع بدون بيانات.
فبدون تحليلات المشاريع، لا يملك مديرو المشاريع أي نظرة ثاقبة لأداء المشروع ولا يمكنهم معرفة القرارات الاستراتيجية التي يجب اتخاذها لتحسينه. 🧭
فيما يلي بعض الفوائد المحددة التي ستحصل عليها من الاعتماد على تحليلات البيانات لإدارة المشاريع:
- تحسين الإنتاجية : يساعدك تحليل البيانات على الكشف عن الاختناقات وأوجه القصور والتصرف بشأنها بسرعة لإعادة مشروعك إلى المسار الصحيح
- التخطيط الدقيق للمشروع : النظر إلى الماضي للتنبؤ بالمستقبل ووضع أهداف واقعية
- التخصيص السليم للموارد : تحديد وإزالة هدر الموارد والتخلص من هدر الموارد لـتحسين العمليات
- تعزيز التواصل الخارجي: تقديم البيانات المتعلقة بتقدم المشروع والأداء إلى أصحاب المصلحة لإبقائهم على اطلاع دائم والحفاظ على التواصل
- تحسين تعاون الفريق : توفر رؤى البيانات الشفافية وتساعدك على تحديد نقاط القوة والضعف في فريقك. استخدم هذه الحكمة لتوجيه فريقك في الاتجاه الصحيح ومساعدته على التحسن ✨
المقاييس الأساسية للمراقبة في تحليلات إدارة المشاريع
لا توجد مقاييس جيدة أو سيئة في تحليلات إدارة المشاريع، ولكن هناك مقاييس غير ذات صلة.
على سبيل المثال، إذا كنت تدير حملة على وسائل التواصل الاجتماعي لصالح عميل، فإن أحد المقاييس الأساسية التي ستتبعها هو عدد الإعجابات والمشاركات على المنشورات. ولكن هذا المقياس نفسه لا يعني شيئًا عندما يكون مشروعك هو تحسين عمليات إدارة المستندات .
ومع ذلك، هناك أ عدد قليل من المقاييس "العالمية" التي يجب مراقبتها بغض النظر عن حجم مشروعك ونطاقه وأهدافه.
مقاييس تتبع الوقت
تسلط مقاييس تتبع الوقت الضوء على معدلات تقدم المشروع، وإنتاجية فريقك، والاختناقات المحتملة. ⏳
توفر هذه المقاييس رؤى حول مشروعك من منمنظور_الوقت وتساعدك على تحسين الموارد، واكتشاف التأخيرات وأوجه القصور، وبناء أساس متين للتنبؤ بنتائج المشروع المستقبلية.
أمثلة نموذجية هي:
- الوقت المقدر مقابل الوقت الفعلي: تقارن تقديرك للوقت الذي ستستغرقه مهمة أو مشروع ما لإكماله بالوقت الفعلي الذي استغرقه فريقك في إنجازه. يساعدك هذا في الحصول على فكرة واقعية عن أداء فريقك وصقل مهاراتك في التخطيط
- مدة المهمة: تنظر إلى المدة التي استغرقها إكمال مهمة واحدة. وتتيح لك هذه المعلومات تخصيص وقت كافٍ للمهام المماثلة في المستقبل وضمان الاستخدام الأمثل للموارد
- المعالم التي تم إنجازها: يسمح لك تقسيم مشروعك إلى مراحل رئيسية وتتبعها بفهم تقدم فريقك وأدائه وتحديد مدى قربك من هدفك
- الوقت اللازم للحل: يقيس الوقت الذي يستغرقه فريقك لحل مشكلة ما. يوفر نظرة ثاقبة على أداء فريقك والوظائف العامة للعمليات الداخلية
مقاييس إدارة التكلفة
تتيح لك مقاييس إدارة التكلفة تحليل مهامك ومشاريعك من وجهة نظر مالية ومعرفة ما إذا كانت الاستراتيجيات والعمليات المحددة تؤتي ثمارها ومدى مردودها. 💸
هذه المقاييس لا تقدر بثمن من أجل فهم الصحة المالية لمشروعك وإنشاء ميزانية مستدامة للمشروع، وضمان عدم إهدار المال على أنشطة منخفضة القيمة.
هذه هي مقاييس إدارة التكاليف الشائعة التي يجب أن تراقبها:
- التكاليف المتوقعة مقابل التكاليف الفعلية: يمكنك مقارنة تقديرك للتكاليف بالتكلفة الحقيقية لمهمة أو مشروع معين لفهم موقفك ووضع خطط للمستقبل بثقة
- العائد على الاستثمار (ROI): يقيس ويعرض ربحية المشروع بالنسب المئوية. تكشف هذه النسبة المئوية ما إذا كان الاستثمار يجلب قيمة لشركتك ويؤدي إلىاتخاذ قرارات أفضل
- مؤشر أداء التكلفة (CPI): تحليل القيمة المكتسبة والتكاليف الفعلية لتحديد الفعالية المالية
- تكلفة الجودة (COQ): يُظهر مقدار الأموال التي تستثمرها شركتك في الحفاظ على جودة المنتج ومقارنتها بالتكاليف الناتجة عن الإخفاقات. يساعدك هذا المقياس على فهم المبلغ الذي يجب أن تنفقه على تعزيز الجودة
مقاييس المخاطر والمشكلات
تركز هذه المقاييس على كل ما يمكن أن يعرض سلامة مشروعك وأدائه للخطر. فهي تتيح لك تحديد الاختناقات والتفاعل في أسرع وقت ممكن لتقليل تأثيرها على مشروعك. ❌
اطلع على بعض الأمثلة
- التعرض للمخاطر: يتوقع الخسارة المحتملة التي يمكن أن تتعرض لها من نشاط معين. يمكنك استخدام هذا المقياس "لتقييم" الخسائر واختيار أقلها إيلامًا
- مؤشر الخطورة: يحدد التأثير المحتمل لمشكلة محددة لمساعدتك في تحديد الأولويات ووضع خطط التخفيف من المخاطر
- تكلفة إدارة المخاطر: يشير إلى مقدار الموارد التي تنفقها على تحديد المخاطر وإدارتها وحلها. يُظهر المقياس كفاءةإدارة المخاطر العمليات
مقاييس الجودة
إذا كنت ترغب في فهم فعالية وأداء وقيمة منتجك أو خدمتك (وثق بنا، أنت بحاجة إلى مقاييس الجودة. فهي تساعدك على تحديد مجالات التحسين والعمل عليها لتقديم المزيد من القيمة لعملائك وتحسين العمليات.
تعمق أكثر في أمثلة مقاييس الجودة:
- معدل العيوب: يشير إلى عدد الوحدات المعيبة من أصل عدد محدد من الوحدات. يساعدك على تحديد مشاكل الإنتاج وهدر الموارد وتصميم استراتيجيات لحلها
- معدل رضا العملاء: يوضح مدى رضا عملائك عن مشترياتهم أو تفاعلاتهم مع فريقك. احصل على نظرة ثاقبة على هذا المقياس من خلال الاستبيانات - تشير إجاباتهم إلى ما إذا كنت تتحرك في الاتجاه الصحيح وما يمكنك القيام به لتحسين علامتك التجارية وتقديم المزيد من القيمة
- صافي نقاط المروجين: يشير هذا المقياس الموجه للعملاء إلى مدى احتمالية أن يوصي عملاؤك بشركتك لأشخاص آخرين. وهو مؤشر ممتاز لولاء العملاء
مقاييس إدارة النطاق
تُظهر مقاييس إدارة النطاق مدى كفاءة إدارتك لنطاق عمل معين نطاق المشروع مقارنة بمعايير مختلفة مثل الميزانية أو الجداول الزمنية.
الأمثلة النموذجية هي:
- زحف النطاق الفهرس: يشير إلى مقدار التوسيع المستمر وغير المنضبط لنطاق المشروع مع مرور الوقت وتأثيره على الجدول الزمني الأولي وأداء وجودة النواتج
- معدل طلبات تغيير النطاق: يقيس تواتر طلبات التغيير وتأثيرها على النطاق
مقاييس أداء الفريق
تساعدك هذه المقاييس على فهم ديناميكيات الفريق والمشاركة وتحديد ما إذا كان أعضاء فريقك يعملون معًا ومدى جودة عملهم معًا. دعنا نتحقق من بعضها:
- سرعة الفريق: مقياس قياسي فيمنهجيات أجايل وسكرم يُظهر مقدار العمل الذي يمكن لفريقك إكماله خلال تكرار معين أو سباق سريع. يساعدك مقياس الأداء هذا على تخطيط أعباء العمل والتعرف على الانقطاعات والتأخيرات المحتملة
- مشاركة الموظفين المعدل: يقيس مدى رضا أعضاء فريقك عن عملهم. يمكنك الحصول على نظرة ثاقبة حول مشاركة الموظفين من خلال استطلاعات الرأي أو المقابلات
- التعاون متعدد الوظائف : يوضح مدى جودة عمل الأشخاص من فرق مختلفة معًا لتحقيق نفس الهدف. التعاون الفعال متعدد الوظائف هو دليل على ثقافة الشركة القوية، وخفة الحركة، ومشاركة المعرفة، والتواصل الداخلي الرائع
مقاييس أصحاب المصلحة
مقاييس أصحاب المصلحة هي انعكاس لمستويات ولاء العملاء ومشاركتهم ورضاهم. راقب المقاييس التالية:
- معدلات رضا أصحاب المصلحة: أظهر مدى رضا أصحاب المصلحة عن منتجاتك أو خدماتك
- معدلات الاحتفاظ بالعملاء: تشير إلى ما إذا كانت شركتك جيدة فيالاحتفاظ بالعملاء على المدى الطويل وتوليد الإيرادات المتكررة
- ثقة أصحاب المصلحة: يُظهر مستوى ثقة أصحاب المصلحة في شركتك أو في منتج أو خدمة معينة
## 4 نصائح لتطبيق تحليلات البيانات في إدارة المشاريع
تجعل تحليلات البيانات الشاملة والمباشرة إدارة المهام والمشاريع أسهل بكثير لأنه يمكنك التمييز بوضوح بين ما يعمل وما لا يعمل وتعديل عملياتك بشكل سريع.
قد يبدو تطبيق تحليلات البيانات في إدارة المشاريع أمرًا مربكًا في البداية، فقد تشعر بالارتباك بسبب عدد المقاييس المتاحة وطرق تفسيرها. فيما يلي بعض منأفضل الخطوات لمساعدتك على البدء.
نصيحة 1: تحديد الأهداف
قبل الدخول في تحليلات البيانات، يجب أن تسأل نفسك سؤالًا بسيطًا ولكنه أساسي: _لماذا أقوم بذلك؟ هل تريد تحسين الموارد؟ توحيد عملية معينة أو إدارة المخاطر أو تعزيز رضا العملاء؟
إذا لم تتمكن من تحديد الأهداف والغايات ، لن تتمكن من تحديد المقاييس ذات الصلة وقد ينتهي بك الأمر بالتجول بلا هدف.
نصيحة 2: تقديم التدريب والدعم
إذا لم يكن فريقك معتادًا على التحليلات التفصيلية لإدارة المشاريع، فقد يحتاجون إلى مساعدة إضافية لتعديل عقلياتهم وفهم ما هو متوقع منهم. أنت (المدير) بحاجة إلى التأكد من أن جميع أعضاء الفريق على دراية بأهمية تحليلات البيانات ودورهم في الصورة الأكبر.
ساعد فريقك من خلال إنشاء وثائق شاملة تصف العمليات المتعلقة بتحليل بيانات المشروع. وبهذه الطريقة، يمكنك تقليل الأخطاء وسوء الفهم وضمان قدرة فريقك على تطبيق مبادئ تحليل البيانات منذ البداية.
نصيحة 3: راقب باستمرار جهود تحليلات بيانات مشروعك وحسّنها
قد تكون استراتيجية تحليلات البيانات التي تعمل معك اليوم عديمة الفائدة غدًا. للتأكد من أن جهودك تؤتي ثمارها، يجب عليك مراجعة نهجك لتعديله بما يتناسب مع متطلبات السوق أو متطلبات المشروع المحددة.
النصيحة 4: اختر أدوات تحليل البيانات المناسبة لمديري المشاريع
يصبح تحليل البيانات وتصورها وتفسيرها أكثر سهولة مع وجود برنامج موثوق إلى جانبك. باستخدام أداة تحليل بيانات إدارة المشروع الصحيحة، ستتمكن من:
- تحليل وتصور المقاييس المطلوبة
- إدارة ومراقبة مشاريعك والمهام
- إنشاء استبيانات لأعضاء فريقك وأصحاب المصلحة والعملاء
- تعزيز التعاون والتواصل
- إنشاء وإدارة الوثائق ذات الصلة
- تصميمخرائط طريق المشروع ...وهذا مجرد غيض من فيض! إذا لم تكن متأكدًا من الأداة التي تختارها، فجرّب انقر فوق مهمة من الدرجة الأولى و منصة إدارة المشاريع للمؤسسات والشركات الصغيرة والمستقلين.
تعاون على الأفكار وأنشئ مستندات أو مواقع ويكي مذهلة مع صفحات متداخلة وخيارات تنسيق مخصصة لخرائط الطريق وقواعد المعرفة والمزيد
يمكن أن يساعدك ClickUp في تحويل البيانات إلى وقود لتبسيط العمليات وتعزيز ثقافة التحسين المستمر. دعنا نتعمق أكثر في ميزاته:
ClickUp لإدارة المشاريع انقر فوق إدارة المشاريع عبارة عن مجموعة من الميزات التي تجعل تصوير البيانات وتتبعها
المشاريع طوال دورة حياتها بالكامل في غاية السهولة
تتيح لك المنصة مراقبة المشاريع من أكثر من 10 وجهات نظر بفضل مشاهدات ClickUp . جميع طرق العرض قابلة للتخصيص بالكامل، حتى تتمكن من تعديلها بما يتناسب مع سير عملك في أي وقت من الأوقات.
اختر الكلاسيكية عرض القائمة لتجميع المهام وفرزها وتصفيتها استنادًا إلى معايير مثل المُعيَّن أو الأولوية أو تواريخ الاستحقاق أو معلمات مخصصة تمامًا تقوم بتعيينها من خلال الحقول المخصصة .
لتصور سير العمل وتتبع حالات المهام والمشروعات وتغييرها بسهولة، اختر نمط كانبان عرض اللوحة .
تحديد مقاييس تتبع الوقت باستخدام عرض المخطط الزمني أو قم بتكبير أداء فريقك من خلال عرض عبء العمل ClickUp .
توفر طرق عرض ClickUp التي يزيد عددها عن 15 طريقة عرض للمؤسسات حلاً من الحائط إلى الحائط لكل فريق
طريقة العرض الأخرى التي ستعجبك هي عرض النموذج . استخدمه لتخصيص الاستبيانات والحصول على نظرة ثاقبة حول رضا العملاء, مشاركة الموظفين وتعاون الفريق، ومقاييس أخرى.
إحدى أفضل ميزات ClickUp لإدارة المشاريع هي مستندات ClickUp منصة رائعة لإنشاء المستندات وإدارتها وتخزينها. باستخدامه، يمكنك إنشاء مستندات تصف إجراءات التحليلات المختلفة أو تقديم التدريب والدعم لتنفيذ البيانات وتصورها.
إذا كنت ترغب في توفير الوقت عند إنشاء مستند، استخدم انقر فوق الدماغ شبكة البرنامج العصبية التي تعمل بالذكاء الاصطناعي والتي يمكنها الإجابة عن أي سؤال حول شركتك ومشاريعك.
أنشئ مستندات لا نهاية لها لتسريع عملك باستخدام ClickUp AI أتمتة ClickUp هي أيضًا جزء من حزمة إدارة المشاريع الخاصة بالمنصة - استخدمها لأتمتة المهام المتكررة، وتقليل الأخطاء، والسماح لفريقك بالتركيز على أنشطة أكثر قيمة.
أما الشيء المميز في إدارة المشاريع فهو تكامل ClickUp . تتصل المنصة بأكثر من 1000 تطبيق ومنصة، حتى تتمكن من توسيع وظائفها ومركزية العمل ومنع تشتيت الانتباه تبديل السياق .
ClickUp Dashboards
إنشاء لوحات معلومات مفصلة وإضافة بطاقات بسهولة لعرض التقدم المحرز في نقاط العدو، والمهام لكل حالة، والأخطاء لكل عرض
احصل على نظرة عامة عالية المستوى لعملك أو ركز على جوانب وعمليات محددة باستخدام ClickUp Dashboards مركز التحكم المثالي لمشاريعك
استخدم لوحات المعلومات لمراقبة تقدم المشروع وإجراء العمليات الحسابية وتقييم قدرة الفريق وتتبع الوقت وتكبير أي مقياس يهمك. استفد من الرؤى المستقاة من لوحة المعلومات للتنبؤ الدقيق واتخاذ قرارات مستنيرة قائمة على البيانات.
لوحات المعلومات قابلة للتخصيص بالكامل مع أكثر من 50 عنصر واجهة مستخدم تُعرف باسم البطاقات. اختر من بين الرسوم البيانية الدائرية والخطية والشريطية ومخططات التدرج والتدرج الزمني ومخططات التدرج الزمني وخيارات التصور الأخرى المتنوعة لترى بيانات إدارة مشروعك بالطريقة التي تريدها.
قوالب ClickUp
يحتوي ClickUp على مكتبة القوالب مع أكثر من 1,000 خيار لمختلف السيناريوهات وحالات الاستخدام, من التسويقوالموارد البشريةإلى المالية و استخدام شخصي . يدور أكثر من 200 قالب حول إدارة المشاريع ، ويمكن أن يكون العديد منهم حلفاء قيّمين في تحليلات إدارة المشاريع.
على سبيل المثال, قوالب مخطط تدفق البيانات تساعدك على تخطيط البيانات وتصور العمليات والأنشطة وضمان اتساق البيانات ودقتها. قوالب مؤشرات الأداء الرئيسية من ClickUp تتيح لك الاطلاع على مقاييس محددة، والتعلم من هذه البيانات، ودفع فريقك إلى الأمام. 💪
تتبّع مقاييس نجاحك من خلال قالب مؤشرات الأداء الرئيسية (KPI) من ClickUp
اجعل تحليلات إدارة المشاريع سهلة مع ClickUp
قد يكون الغوص في عالم تحليلات إدارة المشاريع أمرًا مربكًا بدون الأدوات المناسبة. مع برنامج إدارة المشاريع المتكامل مثل ClickUp، ستتمكن من تتبع وتصور أي مقياس تهتم به. ليس هذا فحسب، بل ستتمتع أيضًا بالتحكم الكامل في مشاريعك المعقدة والحرية الكاملة في تخصيص سير العمل. اشترك في ClickUpمجانًا واستكشف قدراته الخارقة في إدارة المشاريع! 🦸