إذا سألت أحد المتخصصين في مجال المشتريات عن حياته العملية - سيقدم لك نظرة على عالمه الفوضوي. مديرو المشتريات دائمًا ما يوازنون بين عدة أولويات في آن واحد.

فمن ناحية، يتعرضون لضغوط من مختلف أصحاب المصلحة الداخليين لشراء المواد والتعاقد مع البائعين لضمان توفير إمدادات وخدمات عالية الجودة في الوقت المناسب.

ثم هناك الضغط الإضافي المتمثل في ضمان أن تتم جميع عمليات الشراء في حدود الميزانيات الصارمة. كما أن وظيفة المشتريات مشوبة بتحديات سلسلة التوريد، بما في ذلك الحصول على أسعار معقولة وإمدادات عالية الجودة ومدفوعات البائعين في الوقت المناسب.

لماذا يواجه أخصائيو المشتريات تحديات؟ ما هي تحديات المشتريات الأكثر شيوعاً؟ كيف ستساعد التكنولوجيا في حل تحديات المشتريات؟

ندرس هذه المجالات بالتفصيل في هذه المدونة، بالإضافة إلى حلول لتبسيط إدارة سلسلة التوريد و عملية الشراء .

## فهم تحديات المشتريات

قبل أن نصل إلى التحديات الرئيسية التي تعاني منها فرق المشتريات، دعنا نحلل سبب التحديات التي تواجهها وظيفة المشتريات.

كان يُنظر إلى قسم المشتريات على أنه وظيفة إدارية في مجال الأعمال التجارية، حيث يضمن توافر المواد عالية الجودة في الوقت المناسب. ومع ذلك، منذ العقد الأول من القرن الحادي والعشرين، اتسع دور قسم المشتريات بشكل أكبر، بما في ذلك الاهتمامات الاستراتيجية للمؤسسة.

واليوم، أصبح أخصائيو المشتريات مسؤولين عن وضع استراتيجيات تؤثر إيجابًا على صافي أرباح الشركة. كما يجب عليهم أيضًا تحسين عملياتهم اليومية، مثل إدارة طلبات الشراء والبائعين وإجراء عمليات التحقق من الامتثال.

إن إدارة الموردين والبائعين وسلسلة التوريد وتحسين التكلفة وتخفيف المخاطر هي المسؤوليات الإضافية لمدير المشتريات الحديث.

ومع ذلك، فإن مخاطر السوق، والنقص الحاد في المواد الخام، وقضايا التجارة العالمية المتقلبة، والنهج المتهاون تجاه التقنيات الجديدة من قبل قادة الأعمال يدفع قسم المشتريات إلى حافة الانهيار.

## 8 تحديات مشتركة في مجال المشتريات

إن الطبيعة التوسعية لعملية الشراء تعرضها لمخاطر وتحديات مختلفة. أكثر تحديات المشتريات شيوعًا هي

ارتفاع التضخم

يؤدي ارتفاع تكلفة المواد الخام إلى إزعاج العاملين في مجال المشتريات. وقد أدت عوامل مثل اضطرابات سلسلة التوريد، ومخاطر التسليم، وضيق أسواق العمل، والسياسات الاقتصادية غير الداعمة إلى زيادة التكاليف.

إن كوفيد-19 والحروب المستمرة هما العاملان الرئيسيان الدافعان الرئيسيان لارتفاع تكلفة المواد. فقد أدى الإغلاق المتقطع إلى انخفاض الإنتاج، مما أدى إلى اتساع الفجوة بين الطلب والعرض، مما أدى في النهاية إلى ارتفاع الأسعار.

تُعد روسيا وأوكرانيا مصدرين رئيسيين للطاقة، ولكن بسبب الصراع، انخفض الإنتاج، مما زاد من الضغط على فرق المشتريات لترتيب الموارد الأساسية بسعر أعلى. بعد الغزو، ارتفعت أسعار الطاقة بنسبة 20% لمدة خمسة أشهر .

يحتاج مديرو المشتريات إلى المساعدة في الحفاظ على استراتيجيات مشتريات فعالة من حيث التكلفة بسبب الارتفاع السريع في الأسعار. وهذا يجعل ارتفاع التضخم أحد أهم تحديات المشتريات في عام 2024 التي يتعين على قادة الأعمال التغلب عليها.

نقص المواهب

يتمثل أحد التحديات الكبيرة التي تواجهها الشركات في الحاجة إلى المزيد من المهنيين المهرة في وظيفة المشتريات وسلسلة التوريد. الاستقالة الكبرى التي أثرت في المقام الأول على السوق الأمريكية، وما تبعها من رياح خلفية شبيهة بالركود أدت إلى اضطراب سوق العمل.

تضغط الشركات على الموظفين الحاليين للقيام بالمزيد من العمل بموارد أقل لملء الفراغ. وبالتالي، فإن الموظفين الحاليين يعملون فوق طاقتهم ويستنزفون باستمرار. وقد وصلت الإنتاجية إلى أدنى مستوياتها على الإطلاق، كما أن تغيب العمالة آخذ في الارتفاع، مما يزيد من تعقيد استراتيجية المشتريات.

في عام 2024، يجب على قادة المشتريات تحديد العمليات غير الفعالة التي تستنزف وقت وطاقة القوى العاملة وإيجاد طرق لأتمتتها.

إدارة العقود

إدارة العقود هي الأساس للحفاظ على العلاقات مع الموردين. في حين أن العقد هو وثيقة قانونية تشير إلى بداية علاقة جديدة مع المورد، إلا أن أهدافه أوسع من ذلك بكثير.

فالهدف هو تمكين الشركة من تسليم المنتجات بسعر تنافسي. يضمن العقد تسليم المواد بشكل مستقر وعالي الجودة وفعالية التكلفة الإجمالية للصفقة.

ومع ذلك، لا يمكن لمعظم فرق المشتريات أن تعمل بكامل طاقتها بسبب الوقت الطويل الذي تستغرقه عملية التسليم، والعمليات اليدوية، والمشاكل المتعلقة بالموردين، ونقص التواصل والتنسيق، والعقود المفقودة.

ويؤدي ذلك إلى ضياع فرص تحقيق وفورات في التكاليف، ومخاطر عدم الامتثال التنظيمي، والعلاقات المتوترة مع الموردين، وضعف عملية اتخاذ القرارات. تحتاج الشركات إلى نظام مشتريات فعّال لأتمتة عملية إدارة سلسلة التوريد وإضفاء الطابع المركزي عليها.

عدم دقة البيانات

في معظم الشركات، تقوم فرق المشتريات بإدارة إدخال البيانات يدويًا. فهم يقومون بإدخال البيانات على جداول البيانات والأنظمة القديمة ذات القدرات الأوتوماتيكية والتحليلية المحدودة. نظرًا لأن البيانات يتم التعامل معها يدويًا، فهي في المقام الأول غير متسقة وعرضة للخطأ البشري.

وتؤدي نتيجة سوء جودة قاعدة البيانات إلى ضعف وبطء عملية اتخاذ القرار. تخسر الشركات فرصًا حاسمة وتُعرّض نفسها لمخاطر غير مرغوب فيها مثل طلب مخزون زائد بسبب التناقضات في بيانات مستوى المخزون.

من ناحية أخرى، تسمح البيانات الدقيقة والموثوقة لقادة المشتريات باتخاذ قرارات سليمة والحصول على رؤية واضحة لعمليات الشراء.

فهم يحصلون على رؤى في الوقت الفعلي وبيانات دقيقة حول أنماط الطلب ومخاطر السوق وطلبات التسليم ومؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بالموردين مثل مهلة التسليم والعائد على الاستثمار.

يجب أن يفكر قسم المشتريات في الشركات سريعة النمو في استخدام حل مركزي للبيانات لأتمتة جمع البيانات وتحليلها لتسهيل عملهم وعمليات التدقيق المالي.

غياب التواصل الداخلي

يعد ضعف التواصل الداخلي من أكثر التحديات المذهلة في مجال المشتريات لأنه يتعارض صراحةً مع توقعات الإدارة العليا من فريق المشتريات الذي يتولى دور القائد الاستراتيجي.

يعمل فريق المشتريات بشكل مستقل؛ لذلك يعتمد فريق المشتريات بشكل أساسي على موارد الفرق الأخرى، مثل المعلومات المالية والتعاون متعدد الوظائف.

ومع ذلك، يمكن أن تصلهم هذه المعلومات عندما تكون هناك شبكة اتصالات داخلية قوية.

أحد التحديات الحرجة التي يواجهها فريق المشتريات هو أنهم يعملون بشكل منعزل؛ فهم غير مدركين للاستراتيجية على مستوى المؤسسة ولديهم فهم محدود للمتطلبات المستقبلية.

كما أن الافتقار إلى التكنولوجيا يجعل العمليات الرئيسية بطيئة، حيث أن إدخال البيانات يدوي وغير منظم. وهذا يقلل أيضًا من القدرة على حل المشاكل الحالية ويجعل الشركة أكثر عرضة للمخاطر. إن وجود نظام تقني ضروري للشركة للتكيف مع ظروف العمل المتغيرة والتغلب على تحديات المشتريات.

إدارة المخاطر

تقدم فرق المشتريات أفضل النتائج عندما يكون هناك أساس قوي لإدارة المخاطر. المشتريات عملية طويلة، وتؤثر عليها عدة عوامل داخلية وخارجية.

وتؤدي هذه العوامل أيضًا إلى مخاطر داخلية مثل سلوك الموظفين ومخاطر خارجية أكثر صعوبة في السيطرة عليها، مثل الأحداث العالمية.

ولكن، تأتي المخاطر التالية على رأس قائمة المخاطر التي يجب على مدير المشتريات أن يتحكم بها في إدارة المخاطر في سلسلة التوريد:

عدم استقرار الأسعار

يتسم سوق سلسلة التوريد في الوقت الحالي بالتقلب. وتؤدي التغيرات المستمرة في الأسعار إلى زيادة تكلفة المشتريات. ونظراً لأن الموردين يطلبون المزيد من الأموال، فإن وجود ميزانية مرنة أمر ضروري لتجنب نقص المخزون.

اضطراب سلسلة التوريد

يمكن أن تتعطل سلاسل التوريد بشكل غير متوقع بسبب عوامل مثل الحروب والقضايا السياسية والكوارث الطبيعية. ويتمثل التحدي الأكبر هنا في الحصول على المواد من مورد آخر في الساعة الحادية عشرة. المفتاح هنا هو إنشاء نظام استجابة لإدارة مثل هذه الحالات بكفاءة أكبر مع العمل مع خبير مشتريات.

الغش

عملية الشراء عرضة للاحتيال من مصادر مختلفة: الموظفون أو البائعون أو المقاولون. عادةً ما يحدث الاحتيال في الفواتير عندما يقوم الموردون بتضخيم التكلفة، ويوافق فريق المشتريات عليها دون التحقق منها. كما أن تحديد الأسعار هو احتيال آخر كثيرًا ما يحدث عندما يتعاون المقاولون لرفع التكلفة أو التنازل عن الخصومات.

مشاكل الموردين

يشكل الحفاظ على علاقات متينة وإيجابية مع الموردين حجر الأساس لحل تحديات المشتريات. ترجع العديد من مشكلات الموردين إلى عوامل داخلية مثل عدم وضوح المواصفات والمتطلبات. إذا قام الموردون بتوصيل توقعاتهم، سيكون من الأسهل إدارة التسليم عالي الجودة.

وبالمثل، فإن عدم بذل العناية الواجبة في تقييم الموردين لفهم قدراتهم وعدم الاتفاق على مؤشرات الأداء الرئيسية من العوامل الأخرى التي تزيد من التوترات في إدارة العلاقة مع الموردين.

غياب التكنولوجيا

يمثل الافتقار إلى الرقمنة في عمليات الشراء مشكلة للشركات التي لديها خطط قوية لتوسيع نطاق عمليات الشراء الخاصة بها. ما لم تصبح التقنيات الجديدة جزءًا لا يتجزأ من الأنشطة اليومية، فلن ترى أبدًا الإمكانات الكاملة لاستراتيجية المشتريات.

يؤدي الافتقار إلى التكنولوجيا إلى إبقاء العمليات الرئيسية بطيئة، حيث يكون إدخال البيانات يدوياً وغير منظم. وهذا يقلل أيضًا من القدرة على حل المشاكل الحالية ويجعل الأعمال أكثر عرضة للمخاطر. تحتاج الشركات إلى نظام تقني للتكيف مع ظروف العمل المتغيرة.

دور التكنولوجيا في مواجهة تحديات المشتريات

ستلعب التكنولوجيا دوراً رئيسياً في التغلب على أهم تحديات المشتريات في الشركات. وفيما يلي بعض المجالات التي ستشهد أكبر قدر من التحول بسبب الرقمنة:

العمليات الآلية

ستحدث التكنولوجيا التغيير الأبرز من خلال أتمتة المهام منخفضة القيمة مثل طلبات الشراء وأوامر الشراء ومعالجة الفواتير. وفي الوقت نفسه، مع الأتمتة، يقل الخطأ البشري مع الأتمتة.

سيؤدي ذلك إلى تحرير جداول مديري المشتريات بينما يركزون على المهام الهامة على المستوى الاستراتيجي مثل التخطيط للمبادرات الاستراتيجية الجديدة، وتطوير أفكار التفاوض مع البائعين، ومعالجة إدارة الموردين.

إنشاء نظام مشتريات إلكتروني

أنظمة الشراء الإلكتروني هي برامج إدارة المشتريات الذي يقوم بأتمتة عملية الشراء بأكملها من طلب عرض أسعار (RFQ) للدفع. كما أنها تلعب دوراً هاماً في إنفاذ السياسات وتوفير المزيد من الشفافية. يقوم البرنامج بتركيز جميع بيانات وأدوات المشتريات الداخلية بشكل مركزي، ويبين بوضوح أينما كانت المراقبة مطلوبة.

_مع الـ

_/مرجع/ _https://clickup.com/templates/request-for-quote-kkmvq-6103088 نقرة واحدة على نموذج طلب عرض الأسعار /%href/

، يمكنك التواصل بفعالية مع البائعين

تحليلات وإعداد تقارير متقدمة

سيمنح التحول الرقمي الشركات إمكانية الوصول إلى رؤى أعمق لبيانات المشتريات التي تشتد الحاجة إليها. باستخدام القدرات التحليلية المتقدمة، يمكن لفريق المشتريات تحليل البيانات الضخمة لتحديد أنماط الإنفاق وفرص توفير التكاليف لتقييم أداء الموردين.

ستعمل أدوات الذكاء الاصطناعي (AI) على تعزيزها من خلال التنبؤ بالطلب وتحديد اتجاهات السوق وتحسين استراتيجية المشتريات. ستعمل هذه الرؤى على تهيئة القيادة لتكون أكثر مرونة في مواجهة اضطرابات سلسلة التوريد واعتماد استراتيجية إدارة المخزون وفقًا لذلك.

تحسين التعاون

يؤدي إضفاء الطابع المركزي على البيانات من الأدوات المختلفة إلى جمع جميع الفرق معًا. التعاون في الوقت الحقيقي بين الأقسام المتعددة لم يعد حلماً بعيد المنال لأنه يمكن للفرق الوصول إلى جميع أنواع البيانات باستخدام برنامج إدارة المشتريات.

تعمل البرمجيات على مواءمة الجميع بشأن التقدم المحرز وتمنح أصحاب المصلحة رؤية شاملة للمشروع بأكمله.

وتعد هذه فرصة ممتازة لقسم المشتريات للحفاظ على الشفافية مع الموردين من خلال مركزية معلومات العقد وتقييم المخاطر باستخدام برنامج إدارة الموردين .

مزيد من الابتكار

سيصبح قادة المشتريات أخيرًا على طاولة أصحاب المصلحة للمساهمة في استراتيجية الشركة من خلال العمل على أفكار ابتكار المنتجات.

ويمكنهم التعاون مع قسم البحث والتطوير لطرح خطط مثل جعل عملية الشراء أكثر استدامة والتأكيد على العمل مع البائعين الذين يوفرون مواد صديقة للبيئة.

## نصائح عامة للتغلب على تحديات المشتريات باستخدام ClickUp

المشتريات عملية طويلة الأمد، والتكنولوجيا هي الحل لحل التحديات الأكثر إلحاحاً. ومع ذلك، يجب على الشركات اختيار البرنامج بعناية لتبسيط العمليات.

ClickUp هو برنامج مشتريات متقدم يسد الثغرات من خلال أتمتة عمليات الشراء. البرنامج الأتمتة تتوافق الميزات تمامًا مع متطلبات فرق المشتريات.

أتمتة المهام المتكررة في عملية الشراء الخاصة بك باستخدام أتمتة ClickUp

هناك مهام معدة مسبقًا أتمتة العمليات مهام سير العمل التي يمكنك اختيارها وتخصيصها وفقًا للمتطلبات. تتبع طلبات الشراء المخصصة لأعضاء فريقك وتحديثات الحالة.

تتكامل ClickUp مع أدواتك الحالية مثل Slack وجداول بيانات Google، مما يمنحك القدرة على التعاون مع فريقك دون الحاجة إلى تبديل النوافذ والوصول إلى البيانات ضمن محادثات الفريق. ابدأ المناقشات مع أصحاب المصلحة الداخليين، واحصل على الموافقات، وشارك عروض الأسعار في القنوات ذات الصلة.

ClickUp قالب المشتريات يتيح لك تبسيط عملية إدارة سلسلة التوريد الخاصة بك. يمكنك تتبع جميع الأنشطة وإدارتها ومراقبتها بسهولة، مثل طلبات أصحاب المصلحة، وقبول عروض الأسعار من البائعين والموردين، والبقاء على رأس مفاوضات العقود وسير عمل الموافقة.

انتقل إلى عملية الشراء بأكملها بفعالية من خلال الجداول والقوائم والمستندات لأغراض مختلفة باستخدام قالب ClickUp للمشتريات

تساعدك قاعدة البيانات غير المشفرة على تصور التقدم المحرز في مكان واحد. قم بتحسين التواصل والتعاون مع البائعين وأعضاء فريق العمل، مما يضمن العدالة والشفافية.

هناك جانبان لإدارة سلسلة التوريد الناجحة: إنشاء خطة عمل للمشتريات واستراتيجية لتحسين سلسلة التوريد.

تضمن خطة العمل حصولك على جميع المستلزمات والخدمات في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية.

تساعدك الاستراتيجية على البقاء منظمًا وتحسين التواصل والبقاء متقدمًا في المفاوضات.

إن قالب خطة عمل المشتريات من ClickUp يساعدك على القيام بذلك من خلال:

• وضع كل مهمة وإسنادها إلى أعضاء الفريق وإضافة الجداول الزمنية
• تحديد أولويات الأهداف من أجل التنفيذ الفعال
• مشاركة تحديثات التقدم المحرز مع المديرين التنفيذيين بسرعة وسهولة

استخدم قالب خطة عمل المشتريات من ClickUp للتعامل مع مهامك بكفاءة وإعداد إجراءات فعالة للمشتريات

أفضل ما في الأمر هو أن ClickUp يجمع بين المشتريات والمستندات والأهداف والمخططات والمزيد، حتى لا تضيع الوقت في التنقل بين منصات متعددة لإكمال مهمة واحدة.

على سبيل المثال, عرض قائمة النقرات مثالية لعمليات الشراء وإدارة الميزانيات باستخدام الحقول المخصصة والعلامات وميزات الفرز. احصل على عرض عالي المستوى لمهامك وفرزها أو تصفيتها بسرعة. ClickUp AI يملأ تلقائيًا مستندات ونماذج إدارة المشتريات الخاصة بك لتعزيز إنتاجية فريقك وتقليل الأخطاء البشرية. بعد ذلك، قم بتحويل خطط المشتريات إلى مهام قابلة للتنفيذ في غضون ثوانٍ.

وأخيراً، قم بتخزين جميع وثائقك الداخلية والخارجية داخل ClickUp Workspace واستخدم ClickUp كمصدر واحد للحقيقة لجميع متطلبات المشتريات الخاصة بك.

هل أنت مستعد لمواجهة تحديات المشتريات الخاصة بك وجهاً لوجه؟ إنشاء حساب ClickUp مجاني وابدأ في تبسيط عمليات الشراء الخاصة بك.