نظّم فرق مشروعك: الدليل الكامل لإطار عمل حوكمة المشاريع

بدون حوكمة، تسود الفوضى. تنطبق هذه العبارة على أي موقف يتطلب هيكلة ومثابرة منهجية. وفي عالم إدارة المشاريع الذي يتسم بالتنافسية الشديدة والمبني على النتائج، لا يوجد أي مجال للفوضى في مكان العمل. تخيل محاولة إدارة شركة تقنية عملاقة بدون قواعد أو ضوابط أو خطة استراتيجية. هذه وصفة لكارثة!

فكّر في حوكمة المشروع بصفتك بطل مشروعك الخارق، مع إحضار

• عمليات زن: عملياتك الداخلية جيدة التواصل وواضحة وخالية من الأخطاء
• الوقت هو أفضل صديق للوقت: تصبح المواعيد النهائية نزهة في الحديقة
• ابتهاج العميل: عملاء سعداء؟ اعتبر الأمر قد تم 🥳

في هذه المقالة، سنقوم في هذه المقالة بشرح قوة حوكمة المشاريع، وربط النقاط بين مبادئ الحوكمة ذات الصورة الكبيرة تلك وبين التفاصيل الدقيقة لمشروعك اليومي. سنغطي:

1. مفاهيم حوكمة المشروع
2. خطوات تطوير إطار حوكمة المشروع

ما هي حوكمة المشروع؟

إن المفهوم الأساسي للحوكمة واضح ومباشر إلى حد كبير: فهو يشير إلى العمليات الجماعية التي تسمح لعناصر متنوعة في المجتمع بممارسة السلطة والنفوذ والنفوذ. ويتمثل الهدف النهائي في صياغة السياسات التي تصيغ أساليب عمل الحياة العامة والاقتصاد والتنمية الاجتماعية.

عندما ننتقل إلى إدارة المشاريع، نواجه مفهومًا مشابهًا مصممًا خصيصًا لصنع القرار الخاص بالمشروع -حوكمة المشروع. حسب التعريف فإن حوكمة المشروع هي وظيفة رقابية تتماشى مع نموذج حوكمة المؤسسة وتشمل دورة حياة المشروع

لكن هذا الوصف التقني قد يكون من الصعب هضمه بالنسبة للكثيرين منا. وبعبارات أبسط، حوكمة المشروع هي الهيكلية التي يتم اللجوء إليها - وتسمى أيضًا نموذج الحوكمة أو إطار العمل - لاتخاذ القرارات: طرق معالجة المشاريع هل تحتاج إلى إنتاجها؟ تأكد من أن هذه النتائج واقعية وتتوافق مع الاستراتيجية العامة لمؤسستك

• نطاق المشروع: هذا يحدد حدود مشروعك. ما الذي سيتم تضمينه وما الذي لن يتم تضمينه؟ كن محددًا لتجنب زحف النطاق لاحقًا
• وثق كل شيء: اكتب كل شيء في ميثاق المشروع أو وثيقة مماثلة. يمكنك استخدامقوالب ميثاق المشروع للحصول على مساعدة إضافية

إليك الدليل: استكشف انقر فوق الأهداف ميزة! تتيح لك تحديد الأهداف والجداول الزمنية بمقاييس قابلة للقياس، وتتبع التقدم المحرز في الوقت الفعلي، والحفاظ على كل شيء منظمًا للغاية باستخدام المجلدات. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك الحصول على هذه الميزة المرئية الرائعة لمراقبة جميع إنجازاتك في مكان واحد.

تتبّع أهدافك وصولاً إلى أهم مؤشرات الأداء الرئيسية واحصل تلقائيًا على عروض مفصّلة لتقدمك

الخطوة 2: تحديد أصحاب المصلحة الرئيسيين في المشروع وأدوارهم

الآن، دعنا نتحدث عن الأشخاص الذين سيكونون معك في هذا المشروع. حدد أصحاب المصلحة الرئيسيين وحدد أدوارهم. من يلعب أي دور؟ معرفة هذا يساعد على إنشاء فريق داعم حيث يعرف كل شخص دوره لتحقيق نجاح المشروع. تشمل أدوار أصحاب المصلحة راعي المشروع أو مدير المشروع أو فريق المشروع أو حتى الأطراف الخارجية مثل العملاء أو الموردين. 🔑

هناك خطوتان بسيطتان لتنظيم أصحاب المصلحة في المشروع باستخدام ClickUp:

1. إنشاء سجل أصحاب المصلحة: يمكنك إنشاء مهام فردية داخلقائمة النقر فوق أوالمجلد لكل صاحب مصلحة. املأ المجلدالحقول المخصصة بمعلومات أصحاب المصلحة المقابلة لكل مهمة، واستخدم حقل الوصف لتقديم تفاصيل إضافية حول كل مهمة، مثل الخلفية والاهتمامات وحالة الأولوية والتوقعات
2. حدد الأدوار بوضوح: يحتوي ClickUp على عدة قوالب لمساعدتك في ذلكتحديد الأدوار والمسؤوليات لضمان المساءلة وتبسيط تنفيذ المشروع. على سبيل المثال، معClickUp RACI Matrix (أو قالب مصفوفة إسناد المسؤولية)، يمكنك تعيين المهام وتعيين سلطة اتخاذ القرار

استخدم قالب مصفوفة ClickUp RACI Matrix لتحديد أدوار موظفيك في المهام والأنشطة المختلفة

/ctaBtn/الأخضر https://app.clickup.com/signup?template=t-182148206 قم بتنزيل هذا القالب /%ctaBtntn/

الخطوة 3: تعيين معلمات المشروع عبر الأقسام

بمجرد تحديد أصحاب المصلحة، ضع في اعتبارك احتياجاتهم ورغباتهم عبر الأقسام. يمكنك عقد اجتماعات مع أصحاب المصلحة الرئيسيين أو لجنة الحوكمة لوضع معايير لجميع أنواع مكونات حوكمة المشروع، بما في ذلك:

• إنشاء جداول زمنية واقعية وفقًا لتوافر الموارد
• إعداد ميزانية المشروع
• الإبلاغ عن التوقعات
• تتبع واختبار نتائج الجودة
• نشر المشروع

هل يبدو الأمر مربكاً؟ هذه الخطوة بالتحديد هي السبب في حاجتك إلى أداة موثوقة لإدارة المشاريع مثل ClickUp لتركيز جميع المناقشات والوثائق المنبثقة عن تخطيط إدارة المشروع.

تم تجهيز ClickUp 3.0 بأداة ClickUp 3.0 مزودة بخاصية التعاون المتبادل, إدارة الوقت , إدارة الاجتماعات , تدوين الملاحظات والجدولة، و أدوات النشر لمساعدتك في التنقل والمراقبة تنفيذ المشروع من الألف إلى الياء. ستحب أيضًا استخدام ClickUp AI لإنشاء مستندات منظمة، والعصف الذهني للخطوات التالية، وتلخيص النصوص الطويلة، وجميعها وظائف مصممة لمساعدتك في إعداد إطار عمل الحوكمة في الوقت المناسب.

راقب تحديثات المشروع، وقم بإدارة مهام سير العمل، وتعاون مع الفريق، كل ذلك من مساحة عمل ClickUp الخاصة بك

وإليك الميزة الإضافية: تأتي ClickUp مع دعم التدريب . قم بتزويد فرق مشروعك وأصحاب المصلحة بالمهارات اللازمة للتنقل والاستفادة القصوى من أدواته.

الخطوة 4: إنشاء بروتوكولات التواصل داخل فرق المشروع

تشير الدراسات الاستقصائية الأخيرة إلى أن 75% من محترفي المشاريع يتوقعون زيادة الاعتماد على أدوات التعاون من أجل ديناميكيات الفريق . لا يمكننا أن نتفق أكثر من ذلك!

يتضمن إنشاء قنوات اتصال وبروتوكولات فعالة إنشاء خطوط اتصال واضحة ومباشرة بين التواصل بين جميع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة واللاعبين الرئيسيين الآخرين المشاركين في المشروع. إبحار سلس، أليس كذلك؟ ⛵

لنقم بذلك

• وضع خطة تواصل: يجب أن تحدد هذه الخطة من يحتاجون إلى التواصل، وما هي المعلومات التي يحتاجون إلى مشاركتها، ومتى يجب عليهم مشاركتها، وكيف يجب عليهم نشرها
• استخدم قوالب قابلة لإعادة الاستخدام: استكشفقوالب ClickUp القابلة لإعادة الاستخدام لإضافة التوحيد إلى خطة التواصل والخدمات اللوجستية الخاصة بك
• تحديثات واجتماعات دورية: يمكن أن تساعد تحديثات حالة المشروع واجتماعاته في ضمان اطلاع الجميع على آخر المستجدات، مما يعزز الشعور بالانتماء والمشاركة

أضف أعضاء الفريق إلى المناقشات وتعاون مع ClickUp Chat في مساحة واحدة وتجنب التنقل بين البرامج

إليكم كيف يمكن لـ ClickUp رفع مستوى التواصل الشفاف لأي نموذج حوكمة مشروع

1. تفاعل مع فريقك على الفور باستخدام ميزة المراسلة داخل التطبيق في ClickUp,عرض الدردشة
   2. تحرير المستندات بشكل تعاوني دون تداخلات ومشاركتها بسهولة عبر عنوان URL باستخداممستندات ClickUp
      3. ينقل بصرياًتبعيات المهام والعلاقات معانقر فوق اللوحات البيضاء. ضمان فهم واضح لديناميكيات المشروع وجداوله الزمنية من أجل الحوكمة الفعالة للمشروع
2. تخصيص المهام وإدارتها لمواءمة عمليات الفريق مع متطلبات المشروع
3. ابقَ على اطلاع معإشعارات قابلة للتخصيص. تلقيتحديثات في الوقت الفعلي عندما يتم تعديل المهام، مما يضمن إطلاعك على آخر المستجدات ويمكنك تكييف استراتيجية الحوكمة الخاصة بك على الفور
4. تنزيل ClickUpلجهاز الأندرويد الخاص بك أوأجهزة iOS للاستمتاع بأداء سلس على الهواتف الذكية وحتى ساعات Apple Watch

الخطوة 5: تنفيذ آليات المراقبة وإعداد التقارير

سيتضمن نموذج الحوكمة المثالي إجراء عمليات تحقق منتظمة لاكتشاف المشكلات في وقت مبكر وإبقاء كل شيء على المسار الصحيح. تتطلب هذه الخطوة بناء نظام يكون بمثابة لوحة تحكم لمشروعك، مما يسهل مراقبة التقدم المحرز وإنشاء تقارير منتظمة. الأمر أشبه بجس نبض عن صحة مشروعك.

احصل على عرض شامل لحالات المشروع والمهام المتبقية في فريقك أو قسمك باستخدام لوحات المعلومات في ClickUp 3.0 لوحات معلومات ClickUp ينقض عليك ليجعل حياتك أسهل ويتيح لك إنشاء لوحة معلومات رائعة ومخصصة تعرض لك كل ما تحتاج إلى معرفته. تفتحها ثم تنفجر! 💣

الرافعة المالية البطاقات المخصصة والمخططات والرسوم البيانية وجميع الأشياء الجيدة لتقييم ما إذا كان مشروعك يسير على قدم وساق أو يحتاج إلى دفعة بسيطة. حافظ على التحكم في أي سيناريو عمل- إليك ثلاثة نماذج استخدامات لحالة العمل للوحات معلومات ClickUp Dashboards:

سباقات سرعة التطوير

قم بإدارة عبء عمل فريقك دون عناء، سواء كان ذلك من خلال نقاط سكروم أو المهام المعينة. قم بإجراء مناقشات حول أي تحديات في البناء، وتتبع التقدم المحرز، وقياس أداء الفريق، كل ذلك في مكان واحد بشكل ملائم.

إدارة الموارد

تصوّر مدى توافر الموارد في لوحة التحكم وخصص كل شيء بشكل استراتيجي. حدد الأصول والموظفين المستخدمين بكفاءة أو غير المستغلين بكفاءة بسرعة. أنشئ تقارير تقدم مع مرور الوقت للحصول على تقارير سلسة تحسين الموارد .

افهم في لمحة سريعة من في فريقك الذي يعاني من نقص أو إفراط في العمل حتى تتمكن من إعادة تخصيص مواردك بسهولة

إدارة الأعمال

يمكنك تخطيط الأهداف الدورية وعرضها وتتبعها وتقييمها عبر مهام متنوعة، مما يضمن وجود هيكل حوكمة موحد لجميع المشاريع. تعمل لوحة التحكم مثل مركز تحكم مخصص لمساعدتك في الكشف عن الاختناقات في سير العمل واتخاذ تدابير وقائية.

الخطوة 6: التقييم والتعديل باستمرار

المشاريع ديناميكية، تمامًا مثل الحياة. قم بمراجعة إطار عمل الحوكمة الخاص بك وتعديله بانتظام بناءً على أداء المشروع والتغيرات في الظروف. المرونة هي المفتاح - فهي تضمن بقاء إطار العمل الخاص بك ملائمًا ومتكيفًا مع الاحتياجات المتطورة للمشروع .

تعمل ClickUp على تبسيط مهام الحوكمة من خلال تقديم مجموعة من طرق العرض التي تتماشى تمامًا مع طبيعة المشاريع المتغيرة باستمرار، مما يضمن لك الحصول على العدسة المناسبة للإشراف والإدارة الفعالة.

توفر طرق عرض ClickUp التي يزيد عددها عن 15 طريقة عرض للمؤسسات حلاً شاملاً لكل فريق

إليك بعض طرق العرض المفضلة لدينا وفوائدها الرئيسية:

• عرض اللوحة للتتبع المرئي للمشروع: يسمح لك بمشاهدة المهام التي تتحرك عبر المراحل، مما يوفر تمثيلًا مرئيًا ديناميكيًا لتقدم مشروعك
• عرض القائمة لإدارة المهام التفصيلية: يتيح لك إدارة المهام بدقة، مما يسهل الإشراف على المهام الفردية وتتبع التقدم المحرز خطوة بخطوة
• عرض التقويم للجدولة: يضمن لك البقاء على رأس المواعيد النهائية والمهام الحساسة للوقت. اضبط إطار العمل الإداري الخاص بك بسهولة بناءً علىالجداول الزمنية للمشروع وضمان بقاء كل شيء في الموعد المحدد
• عرض مخطط جانت البياني لتغيير الجداول الزمنية للمشروع: إنهأداة الجدول الزمني الديناميكيتساعدك على تصور التبعيات وضبط الجداول الزمنية,تحديد فرص تحسين العمليةوتكييف نهج الحوكمة الخاص بك بناءً على مشهد المشروع المتطور
• عرض الجدول الزمني لتتبع المعالم الرئيسية: إنه بمثابة جدول زمني تاريخي لمشروعك، مما يسمح لك بمراجعة الإنجازات السابقة، والتخطيط للمستقبل، وإجراء تعديلات مستنيرة على مكونات إدارة المشروع
• عرض الفريق للتخطيط عالي المستوى للمشروع: هل تحتاج إلى رؤية الصورة الكبيرة؟ توفر طريقة العرض هذه نظرة عامة عالية المستوى للمشاريع والمهام وأعضاء الفريق. إنها مثالية لتخطيط القدرات وإدارة الأفراد

يمنحك ClickUp 3.0 القدرة على التحويل والتبديل بين طرق العرض المختلفة أثناء تحرير المهام مباشرةً باستخدام ClickUp AI

أهمية حوكمة المشاريع في إدارة المشاريع

في حين أن أهمية حوكمة المشروع واضحة في المشاريع المعقدة، إلا أن أهميتها تمتد إلى جميع المشاريع. إنها حيوية للغاية في هذه المجالات الخمسة:

1. إدارة المخاطر: تحديد وتقييم ومعالجة مخاطر تسليم المنتج أو الخدمة على الفور، مما يقلل من الاضطرابات ويعزز مرونة المشروع
2. مشاركة أصحاب المصلحة: ينشئ قنوات اتصال واضحة، ويعزز المشاركة والتعاون بين أصحاب المصلحة في المشروع
   3. المساءلة وصنع القرار: يحدد تسلسل المسؤوليات، مما يعزز المساءلة والتبسيطعمليات صنع القرار للحفاظ على استقرار المشاريع في البيئات غير المستقرة
3. قياس الأداء: ينشئالمقاييس ومؤشرات الأداء الرئيسية لقياس أداء المشروع عبر الأقسام، مما يسهلالتحسين المستمر والتعلم
4. الامتثال والالتزام بالمعايير: ضمان الالتزام بالسياسات التنظيمية ومعايير الصناعة والمتطلبات التنظيمية، وتخفيف المخاطر القانونية والمخاطر المتعلقة بالسمعة

من الجيد معرفة ذلك: حوكمة المشروع مقابل الحوكمة التنظيمية

يبدو أن حوكمة المشروع والحوكمة المؤسسية مفهومان متداخلان، ولكنهما يختلفان في النطاق والتركيز. فالأول خاص بالمشاريع، ويتضمن إطار عمل الإدارة لصنع القرار والتنفيذ طوال دورة حياة المشروع. ويحدد الأدوار والمسؤوليات والعمليات المصممة خصيصًا لتنسيق نجاح المشروع. 💫

من ناحية أخرى الحوكمة التنظيمية لها نطاق أوسع، تعالج هيكل المنظمة بأكملها وسياساتها وعمليات صنع القرار. فهي تحدد إطار العمل للعمليات المستدامة وطويلة الأجل، وتوجه الأهداف الاستراتيجية والوظائف العامة عبر مختلف العمليات والوظائف التجارية -مثل المبيعات والموارد البشرية داخل المؤسسة.

فيما يلي جدول يوضح الاختلافات الرئيسية بين حوكمة المشروع والحوكمة التنظيمية:

| حوكمة المشروع | حوكمة المشروع | الحوكمة التنظيمية |

| ---------------- | ----------------------------------------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------- |

| التركيز والنطاق | تهتم ببدء المشروع وتنفيذه ونجاحه | تشمل أنشطة المنظمة بأكملها |

| المدة | مؤقتة نسبيًا، تتماشى مع دورة حياة المشروع وتحولات السوق | دائمة، توفر إطار عمل دائم يمكن أن يستمر لعقود من الزمن |

| اتخاذ القرارات | القرارات الخاصة بالمشروع | التوجه الاستراتيجي على المستوى التنظيمي |

| المسؤوليات | تحديد المخرجات لمدراء المشروع وأعضاء الفريق | تعيين أدوار المديرين التنفيذيين والإدارات والموظفين |

| النطاق | المستوى الجزئي، يقتصر على تخطيط المشروع | المستوى الكلي، توجيه المنظمة ككل |

إدارة المشاريع الناجحة: استخدام ClickUp لحوكمة المشروع

إدارة مشروع بدون نظام يشبه القيادة معصوب العينين. جرّب ذلك بنفسك إذا لم تكن مقتنعاً بذلك، ولكن إذا كنت تقدّر النظام والكفاءة، فإنك ستدرك أهمية ذلك.

مع مجموعة الميزات التي يوفرها ClickUp، بدءًا من التعامل السلس مع المهام إلى أدوات التواصل وإدارة المشكلات من الدرجة الأولى، يصبح إعداد نموذج حوكمة المشروع الصحيح أمرًا سهلاً للغاية.

لذا، سواء كنت متشككاً أو مؤمناً متمرساً, ClickUp يستحق التجربة ! إنه مجاني، ويمكنك الاعتماد عليه دائمًا للمساعدة في تثبيت مشاريعك بدقة ثق بنا؛ ستتعجب كيف تدبرت أمورك بدونه حتى الآن. 😁