العملاء هم مفتاح نجاح عملك التجاري.
سواء كنت جديدًا في إدارة مشاريع العملاء أو محترفًا، فأنت تعلم أن التعامل مع حساباتهم قد يكون صعبًا. إدارة المشاريع أمر، لكن إدارة العملاء أمر مختلف تماماً.
فالأمر لا يتعلق فقط بالمهام اليومية والأهداف الفصلية والتركيز على العمل العميق. عليك الآن أن تضع حل النزاعات، والتواصل الدبلوماسي، وإدارة التوقعات في هذا المزيج.
سيقدم بعض العملاء طلبات في أطر زمنية ليست واقعية بالنسبة لمجال عملك. وقد يكون لدى البعض الآخر شخصيات تجعل التواصل أكثر صعوبة. ثم هناك الضغط لتحقيق الأرباح وتحقيق الأهداف.
مع كل هذا الذي يقع على عاتقك، من السهل أن ترى سبب صعوبة إدارة مشاريع العملاء. لحسن الحظ، فإن تعلم العميل استراتيجيات إدارة المشاريع يمكن أن تجعل الأمر أكثر سهولة وتجعلك أكثر فعالية في عملك - خاصةً مع وجود أداة إدارة المشروع .
سنقوم هنا بتغطية ما تعنيه إدارة المشروع للعملاء في الواقع وسنستعرض المراحل الأربع الرئيسية. بعد ذلك، سنشارك بعضًا من أفضل استراتيجيات فريق المشروع للعملاء لمساعدتك في التعامل مع أي موقف. 🙌
ما هي إدارة مشروع العميل؟
تنطوي إدارة مشروع العميل على إدارة اتصالات العميل والتوقعات و المنجزات بينما تشرف أيضًا على العمل الداخلي المطلوب لتلبية أهداف العميل. وهو يختلف عن إدارة المشاريع العادية من حيث أن العمل ينطوي على مدخلات مستمرة من العميل أو مخرجات خاصة بالعميل وليس عملك الخاص.
هناك بعض التداخل مع إدارة المشاريع العادية في العمل اليومي. حيث يقوم مديرو المشاريع أو قادة الفرق بجدولة المهام وتعيينها وإنشاء مخرجات وتخطيط المشروع من البداية إلى النهاية.
الفرق مع مشاريع العميل هو أنك ستحتاج أيضًا إلى وضع خطط التواصل مع العميل، وإدارة زحف النطاق، وبناء علاقات مع العميل. فكر في الأمر على أنه إدارة فريقك الداخلي وإدارة فريق خارجي من أصحاب المصلحة.
مشاركة المستندات مع أعضاء الفريق في المهمة وجمع الملاحظات حول أصول التصميم دون مغادرة ClickUp
أحد الاختلافات الكبيرة في إدارة العميل هو عنصر التواصل - وهذا غالبًا ما يجد مديرو المشاريع أنفسهم في مواقف صعبة. قد لا يفهم العملاء مجال عملك كما تفهمه أنت، ولديهم أيضًا ضغوطات الربح الخاصة بهم.
وقد يقدمون طلبات لا يستطيع فريقك تلبيتها. وفي أحيان أخرى، قد يستجيبون بشكل غير لطيف للتقارير المرحلية أو يطلبون تغييرات غير مجدية. تتمثل مهمتك كمدير مشروع العميل في استخدام تقنيات لإدارة التوقعات والتحكم في المحادثات وضمان نجاح العميل.
مراحل إدارة مشروع العميل
بصفتك مدير مشروع، فأنت تعرف كل شيء عن دورة حياة المشروع والتي تنقسم بشكل عام إلى أربع مراحل: البدء والتخطيط والتنفيذ والإغلاق. ما قد لا تعرفه هو كيف أن لكل مرحلة من هذه المراحل مكونات فريدة عند تطبيقها على مشاريع العملاء. سنغطي هنا كل مرحلة من هذه المراحل وما يجب مراعاته.
البدء
هذه هي مرحلة الإطلاق حيث تقوم بجمع المعلومات وتحديد توقعات المشروع والعميل. في هذه المرحلة، ستقوم في هذه المرحلة بتخطيط الميزانية، ووضع مخطط للجدول الزمني للمشروع، وتحديد المخرجات وتفاصيل المشروع. 🤔
أنشئ النموذج الذي تحلم به وحسِّن عملية الاستلام باستخدام ميزة النموذج القابل للتخصيص في ClickUp
هنا، ستأخذ احتياجات العميل بعين الاعتبار، وتجمع البيانات، وتضع إطارًا لمشروع ناجح داخليًا ومع العميل على حد سواء. وعلى الرغم من أن ذلك قد يبدو سهلاً، إلا أنه من المهم الانتباه إلى التفاصيل في هذه المرحلة.
ذلك لأنه من السهل أن تفوتك بعض المعلومات الحيوية التي يمكن أن تعرقل المشروع في وقت لاحق. قد لا يعرف العميل كيفية توصيل ما يريده أو يحتاجه. إذا لم تعمل على ذلك في وقت مبكر، فستواجه مشاكل في المستقبل عند إدارة التوقعات والتسليمات.
ركز على وضع توقعات واضحة, أهداف المشروع ونطاق المشروع في هذه المرحلة. اجتمع مع العميل عدة مرات، وتأكد من فهمك لما يريده، وكرر ذلك بوضوح لتظهروا جميعًا أنكم جميعًا على نفس الصفحة.
التخطيط
بعد ذلك، حان وقت التخطيط. تتداخل هذه المرحلة أحيانًا مع مرحلة البدء ولكنها تستحق الذكر لأنها تتطلب قدرًا كبيرًا من العمل. هنا، ستقوم بإنشاء بيان العمل وإنشاء الجدول الزمني للمشروع - عادةً في أداة إدارة المشروع مثل انقر فوق . 🗺️
بصفتك مدير مشروع، ستقوم بوضع خطة المشروع وقم بتقسيمه إلى مهام يمكن إدارتها لكل من أعضاء فريقك والعميل. هنا، ستقوم بإضافة تواريخ استحقاق لأعمال المشروع، وتحديد معالم واضحة للعمل، وتعيين العمل لكل شخص مشارك في المشروع.
قم بتعيين ترتيب واضح للعمليات عن طريق إضافة تبعيات "الحظر" أو "الانتظار" بين المهام وإبقاء فريقك على المسار الصحيح لمعرفة ما يجب العمل عليه أولاً
ينطبق هذا أيضًا على العملاء. فكر في الأماكن التي سيحتاج فيها العملاء إلى تقديم مدخلات مثل المراجعات والموافقات. ضع في اعتبارك ما إذا كان العميل بحاجة إلى تقديم شيء ما لفريقك لإكمال العمل.
قم بإنشاء مهام لعملائك، وحدد لهم جداول زمنية واقعية لإكمال العمل الذي بين يديك. تأكد من توصيل التوقعات وتسهيل الأمر على العميل للقيام بدوره.
التنفيذ
خلال مرحلة التنفيذ، تتحول وظيفتك من التخطيط إلى الإدارة. سيبدأ فريقك في العمل على إكمال المهام التي تقربهم خطوة واحدة من تحقيق أهدافك. يتضمن دورك الآن مراقبة الجدول الزمني لضمان بقاء كل شيء على المسار الصحيح. ✍️
ستحتاج إلى التدخل عند الضرورة لمساعدة أعضاء الفريق في التغلب على العوائق. بالإضافة إلى ذلك، سيكون لديك الإشراف على سير العمل وستحتاج إلى اتخاذ إجراء إذا فاتك شيء ما أو تأخر أو تم إنتاجه بشكل غير صحيح.
تخزن طريقة عرض الدردشة جميع تعليقاتك في ClickUp للعثور بسرعة على أي محادثة
تحتل وظيفتك كمتواصل أيضاً مركز الصدارة في هذه المرحلة من عملية إدارة العميل. ستحتاج إلى تقديم تحديثات منتظمة لفريقك والأقسام المختلفة والعميل.
بالإضافة إلى ذلك، ستحتاج إلى تحكيم أي خلافات والمساعدة في حل النزاعات التي تنشأ - سواء كان ذلك داخل فريقك أو بسبب مشكلة مع العميل. وهذا يعني تقديم الإرشاد لأعضاء الفريق الذين يخوضون محادثات صعبة أو التدخل لتولي المسؤولية إذا كانت هناك مشكلة حقيقية.
خاتمة
لقد أنجزت العمل، وأكمل فريقك جميع الأهداف، وتلقى العميل التسليمات المحددة. لكن عملك هنا لم ينتهِ بعد. حان الوقت الآن لاستخلاص المعلومات ومراجعة المشروع. 🛠️
خصص وقتًا لمراجعة ما تم إنجازه بشكل جيد في المشروع وما يحتاج إلى تحسين. تعاون مع أعضاء الفريق لأرشفة العمل وحفظ النماذج التي قد تكون مفيدة للمشاريع المستقبلية. أغلق أي مهام غير ضرورية، وقم بتنظيف مساحة عمل إدارة المشروع للمشروع التالي.
قم بإنشاء قوالب في ClickUp لأتمتة البريد الإلكتروني بشكل فعال لتقليل المهام اليدوية وتوفير الوقت
الآن هو الوقت المناسب أيضًا للتواصل مع العميل ومعرفة ما إذا كان هناك أي عمل آخر يمكنك تقديمه للمضي قدمًا. ربما يكون هناك مشروع مماثل يحتاجون إلى المساعدة فيه، أو ربما يوصون بخدماتك الاحترافية لمؤسسة أخرى.
7 استراتيجيات لتحسين استراتيجية إدارة المشاريع الخاصة بك مع العملاء
الآن بعد أن عرفت النطاق العام لعملية إدارة المشاريع للعملاء، ربما تتساءل كيف يمكنك أن تكون أكثر فعالية.
لقد قمنا بتجميع عدد قليل من الاستراتيجيات التي يمكنك تجربتها اليوم للحصول على مشاريع أكثر نجاحاً مع العملاء. من برنامج إدارة المشاريع إلى نصائح التواصل، ستجد تقنيات لإنجاز المهمة. 💪
1. استخدم برنامج إدارة المشاريع
إدارة المشاريع ليست بالأمر السهل. اعتمادًا على حجم العمل، فأنت تقوم بالتوفيق بين مهام العديد من الأقسام، والتواصل مع العملاء، ومراقبة الجداول الزمنية عبر الفرق. 👨🏽💻
إن استخدام جدول بيانات مثل Excel لن يفي بالغرض. بدلاً من ذلك، انتقل إلى أداة مثل برنامج ClickUp لإدارة المشاريع . وهو يوفر مئات الميزات، بما في ذلك أتمتة المهام، وتحديد الأولويات، وطرق العرض المتعددة لتبسيط سير العمل.
قم بتعيين مهام متكررة لتبسيط عملك من خلال اختيار جدول اجتماعاتك ومعاينته في التقويم الخاص بك في ClickUp
برنامج إدارة المشاريع هذا قابل للتخصيص بالكامل حتى تتمكن من إنشاء مساحة عمل - أو عدة مساحات عمل - مصممة لتلبية احتياجات مشروعك. أنشئ لوحات تحكم لإدارة تقدم المشروع، وأنشئ لوحة تحكم للعملاء حيث يمكن للعملاء التعامل مع الموافقات والمراجعات وإبداء الملاحظات.
التكامل مع أدوات مثل Slack يجعل التواصل أسرع وأسهل من أي وقت مضى. تحافظ الإشعارات الفورية ومحفزات المهام على استمرار العمل في خط سير العمل وتحديث العملاء وأصحاب المصلحة عند تحقيق المعالم الرئيسية.
وتتضمن الوظائف الإضافية خرائط ذهنية للعصف الذهني في مرحلة البدء ومواقع الويكي لبناء قاعدة معرفية للتعامل مع التواصل مع العميل. بالإضافة إلى ذلك، هناك أكثر من ألف نموذج لإنشاء أشياء مثل ميثاق المشروع أو بيان العمل أو عقد العميل.
2. استفد من الأدوات المرئية لتهيئة العملاء
من السهل أن تضيع في صفحات وصفحات من الكلمات. فبدلاً من تحديث العملاء برسائل البريد الإلكتروني الطويلة والبيانات الرسمية، امنحهم أدوات مرئية لرؤية تقدم المشروع. طرق العرض المتعددة في ClickUp ، بما في ذلك لوحات كانبان ومخططات جانت، تتيح للعملاء تصور خط سير العمل ومعرفة أين تقف الأمور. يحصلون على نظرة في الوقت الفعلي على حالة المشروع حتى يتمكنوا من التحقق من حالة المشروع دون إزعاجك باستمرار.
توفر طرق عرض ClickUp التي يزيد عددها عن 15 طريقة عرض للمؤسسات حلاً لكل فريق عمل
التحكم في الوصول عن طريق تعيين الأذونات وقصر عرض العميل على المهام التي يحتاج إلى رؤيتها فقط مشاركة بوابة العميل في وقت مبكر وتقديم دورة تدريبية سريعة أو ندوة عبر الإنترنت لمساعدتهم على التنقل في الأداة إذا كانوا لا يعرفون كيفية القيام بذلك.
أفضل ما في الأمر أن بوابة العميل تجعل تأهيل العميل وإطلاق المشروع بشكل أسهل. أضف مهام للعميل لتوقيع العقد الخاص به وتقديم الملاحظات على المخرجات المقترحة. عيّن تواريخ الاستحقاق، واستخدم البوابة لتتبع التواصل والتقدم المحرز مع بدء المشروع.
3. وضع خطط تواصل واضحة
إحدى المشاكل الرئيسية في مشاريع العملاء هي التواصل. لدينا جميعًا طرق مختلفة للتواصل، وبعضنا أكثر وضوحًا من البعض الآخر. اخترق الضوضاء وادخل في صميم ما يتوقعه عميلك من خلال وضع خطط وقنوات تواصل واضحة. 🎙️
مجموعة كليك أب لـ قوالب خطة التواصل تساعدك على إدارة وتيرة ومحتوى وأهداف مناقشاتك مع العملاء. استخدمها لإنشاء تحديثات منتظمة للمشروع، واستراتيجيات المراسلة، ومصفوفات التواصل لإبقاء الجميع على اطلاع دائم حسب الحاجة.
استخدم قالب خطة التواصل ClickUp لإنشاء خارطة طريق للعملية من أجل تواصل سلس بين الفريق والعملاء
بمجرد وضع خطة التواصل، قم بأتمتة الإشعارات في منصة إدارة المشروع لإرسال تحديثات أو تذكيرات للتواصل مع العميل.
4. إنشاء عملية موافقات بسيطة
هناك عقبة أخرى يواجهها المديرون في المشاريع التي تواجه العميل وهي التأخير في الموافقات من جانب العميل. وسواء كنت تقوم بإعداد الفواتير أو إرسال عقود التسعير أو السعي للحصول على الموافقة على مسودة النواتج، فإن الحصول على موافقة العميل هو المفتاح.
ClickUp Whiteboards هي مركزك المركزي المرئي لتحويل أفكار الفريق بشكل تعاوني إلى إجراءات منسقة
استخدم ClickUp لإنشاء لوحة بيضاء مبسطة سير عمل الموافقة لطلب الخطوات التالية وتتبعها والموافقة عليها. انتقل إلى المرئي السبورة لطرح الأفكار حول عملية الموافقة مع أعضاء الفريق أو عرض ما يمكن للعميل توقعه. قم بإنشاء المهام وتحديث المكلفين وإضافة علامات لتسريع عملية المراجعة.
5. قم بإنشاء أهداف واقعية وقابلة للتحقيق وشفافة
من الطرق المؤكدة لإفشال مشروعك من البداية وضع أهداف غير واقعية أو واضحة أو قابلة للتحقيق. نظرًا لأن العملاء ليسوا خبراء في إدارة المشاريع، فقد يقترحون أفكارًا لن تنجح في مجال عملك.
الأمر الآخر الذي يجب الحذر منه هو العملاء الذين يعتقدون أنهم يعرفون ما يريدون، ولكن قد لا تعكس أقوالهم أو أفعالهم تلك الرغبات. مهمتك هي إدارة توقعاتهم من خلال شرح ما هو ممكن وما هو غير ممكن. وكلما كنت أكثر وضوحاً، كلما هيأت نفسك للنجاح بشكل أفضل. 👀
استخدم أداة مثل نموذج نجاح العميل الخاص ب ClickUp للدخول إلى عقل عميلك وفهم توقعاته. إنها طريقة رائعة لإظهار اهتمامك بتجربة العميل. بالإضافة إلى ذلك، سوف تكون على نفس الصفحة أو على الأقل تولد أفكارًا للمناقشة عندما يتعلق الأمر بالتسليمات.
يمكنك إيقاف تذبذب العملاء في مساراته مع هذا القالب من ClickUp
بمجرد التوصل إلى اتفاق بشأن مخرجات المشروع والأهداف، اكتبها في أداة مثل مستندات ClickUp . وبهذه الطريقة، يكون لديك سجل لمناقشاتك ويمكنك إدارة زحف النطاق مقابل الخطة المتفق عليها. بالإضافة إلى ذلك، فإن هذه المستندات قابلة للمشاركة، مما يسهل عليك التواصل مع فريقك الداخلي مباشرةً بشأن التغييرات والأهداف.
6. تصور الجداول الزمنية، ووضع مواعيد نهائية وجداول زمنية ومعالم واضحة
كما هو الحال مع جميع المشاريع، فإن الحفاظ على التنظيم والتخطيط المسبق هو مفتاح النجاح. ابدأ باستخدام أداة مثل ClickUp من أجل إدارة المهام ووضع جداول زمنية للمشروع. استخدم طرق العرض المختلفة للحصول على فكرة عن عبء عمل كل عضو من أعضاء الفريق وتعيين المهام وفق جدول زمني واقعي.
تسجيل الوقت المستغرق في المهام والمشروعات بدقة في ClickUp
دمج أداة تتبع الوقت لمعرفة المدة التي تستغرقها كل مهمة، وتعديل الجدول الزمني حسب الحاجة. أنشئ قوائم تدقيق لإبقاء فريق المشروع على اطلاع دائم بحالة المشروع وما هو التالي في الجدول الزمني.
7. استخدام نظام إدارة علاقات العملاء لإدارة علاقات العملاء وتحسين إعداد التقارير
إذا كنت تعمل في مجال العمل المرتكز على العملاء، فمن المحتمل أنك تعمل مع أكثر من عميل واحد في كل مرة. قد يكون تتبع بياناتهم واتصالاتهم ومشاريعهم أمرًا صعبًا إذا لم تكن منظمًا. استخدم CRM الخاص بـ ClickUp لمراقبة رضا العملاء، ومركزية التواصل مع العملاء، وبناء قواعد بيانات لتحسين إعداد التقارير. 📈
تخزين جهات الاتصال لتسهيل التواصل مع العملاء في أي لحظة، وإضافة حقول مخصصة للحسابات والمشاريع وأنماط التواصل. استخدام قوالب إدارة علاقات العملاء لتوفير الوقت عند صياغة معلومات العميل وتتبع صحة العميل وتحسين عمليات إعداد التقارير.
قم بإنشاء حقول مخصصة وتحريرها وتنظيمها في ClickUp 3.0 باستخدام مدير الحقول المخصصة المرن للغاية
استخدم نقاط البيانات التاريخية ومقاييس المشروع من إدارة علاقات العملاء لديك لتحسين تقارير العملاء . تتيح لك طرق عرض اللوحة والرسم البياني إنشاء تفاصيل مرئية سريعة لحالة المشروع. ثم خذ المقاييس وحوّلها إلى عرض تقديمي مذهل لعميلك.
يجعل CRM من السهل تتبع جميع تفاعلات العميل ونتائج تلك المناقشات. بالإضافة إلى ذلك، تتيح المقاييس لفريقك إعداد تقارير الحالة في دقائق بدلاً من ساعات.
إدارة مشاريع العملاء باستخدام ClickUp
قد تكون إدارة المشاريع للعملاء صعبة، ولكنك سترتقي إلى مستوى التحدي بفضل استراتيجيات النجاح هذه. من برامج الإدارة التي تبسّط عملية تأهيل العميل وتبسط سير العمل إلى نصائح التواصل، هناك طرق سهلة لتحسين مشاريع عملائك. اشترك في ClickUp اليوم وابدأ في بناء علاقات أفضل مع العملاء وإدارة مشاريع عملاء ناجحة. مع أتمتة سير العمل والميزات ولوحات المعلومات وقواعد البيانات، لديك كل ما تحتاجه لتحقيق المعالم لجميع أنواع العملاء. ✨