أوه لا، لا توجد خيارات طعام كافية للضيوف! لقد وصل عدد الضيوف الذين وصلوا أكثر من عدد المدعوين الذين أجابوا على الدعوة. لذا لا توجد الآن مساحة كافية لجميع الحاضرين في المكان! وعلاوة على ذلك، لدينا نقص في عدد الموظفين. 🤦
بصفتك منظم مناسبات، يجب أن تكون هذه السقطات جزءًا من روتينك.
من المفهوم أنه بين التخطيط للفعالية وتنفيذها، فإن البقاء على رأس كل شيء يميل إلى أن يصبح مرهقاً.
ماذا لو قلنا لك أن هناك طريقة أسهل لضمان سير كل شيء بسلاسة دون مفاجآت؟ برنامج إدارة المشاريع للفعاليات يقوم بكل المهام الشاقة نيابةً عنك. 🏋️
سواء كان الأمر يتعلق بإدارة جداول الفعاليات، أو التنسيق مع العديد من الفرق والموردين، أو إدارة الميزانيات وكل ما بينهما.
وسواء كنت موظفاً تخطط لحدث كجزء من عملك أو مديراً لحدث، سنساعدك على فهم ما يجب أن تبحث عنه في برنامج إدارة الفعاليات والخيارات المتاحة، والأهم من ذلك، أفضل برنامج تخطيط الفعاليات التي تناسب متطلباتك.
ما هو برنامج إدارة الفعاليات؟
يسمح برنامج إدارة الفعاليات لمنظمي الفعاليات بتخطيط وتنفيذ وإدارة جميع الفعاليات في مكان واحد. ويمكن أن تتراوح بين المؤتمرات والمعارض التجارية والحفلات والأحداث الرياضية وغيرها.
ستجد معظم برامج إدارة الفعاليات تنقسم إلى فئتين:
- منصة إدارة المشاريع المتكاملة لفرق التخطيط للفعاليات
- منصة تتعامل مع عناصر فردية من قائمة مراجعة التخطيط (على سبيل المثال، التسجيل، وتنظيم الحدث، والميزانية، وتحليلات ما بعد الحدث)
يعتمد البرنامج الذي تختاره على متطلباتك. خاصةً بعد الجائحة، أصبحت التكنولوجيا مخصصة للفعاليات المختلفة. على سبيل المثال، بعض البرمجيات أفضل لاستضافة الفعاليات الافتراضية، في حين أن البعض الآخر لديه مجموعة أوسع من الميزات للفعاليات الفعلية والهجينة.
خطط ونظم فعاليات لا تنسى الفعاليات مع أفضل أداة لإدارة الفعاليات
لنفترض أنه بالنسبة لمؤتمرك الذي يستمر لعدة أيام حول "مستقبل البيع بالتجزئة في عام 2024"، ستعقد عدة فعاليات في وقت واحد - سواء كانت مادية أو عبر الإنترنت. في هذه الحالة، من الأفضل لك في هذه الحالة استخدام نظام إدارة الفعاليات المتكامل.
فيما يلي بعض الميزات التي يجب عليك تقييمها للتخطيط السلس للفعاليات في منصة إدارة الفعاليات. 🧐
ما الذي تبحث عنه في برنامج تخطيط الفعاليات؟
إذاً، ما الذي تبحث عنه في أداة إدارة الفعاليات؟ دعنا نبسط اختياراتك.
- الميزات: هل تحتوي الأداة على الميزات التي تحتاجها لتخطيط فعالياتك والترويج لها وتنفيذها
- تذاكر الفعاليات المخصصة والتسجيل مع قائمة الانتظار والتسجيل الجماعي والتذاكر المبكرة
- معالجة دفع متكاملة بحيث يمكن للحضور شراء التذاكر عبر الإنترنت من خلال موقعك الإلكتروني
- إمكانية الوصول عبر الهاتف المحمول لمنظمي الفعاليات والفرق التي تتنقل من مكان لآخر
- تتبع النفقات آلياً حتى تتمكن من الحفاظ على ميزانيتك
- السمعة: اسأل أصدقاءك من منظمي الفعاليات عن أدواتهم وتحقق من المراجعات على جوجل ومتجر التطبيقات ومواقع الجهات الخارجية.
- الأمان: من المهم الحفاظ على خصوصية بيانات الحضور. ابحث عن الأدوات المتوافقة مع لوائح بلدك، مثل اللائحة العامة لحماية البيانات.
- المتانة: هل برنامج الإدارة لمنظمي الفعاليات مستقر حتى مع الاستخدام الكثيف؟
- ميزات قابلة للتخصيص: كل فعالية فريدة من نوعها، لذا تأكد من أن فعاليتكأداة التخطيط تلبي احتياجاتك. على سبيل المثال، هل توفر الأداة طريقة عرض التقويم للمواعيد النهائية القادمة أو طرق عرض مختلفة لرؤية المهام القادمة؟
- الدعم والتحديثات: الخاص بكأداة إدارة المشاريع يجب أن تقدم دعمًا موثوقًا للعملاء ويتم تحديثها بانتظام.
- التعاون: يجب أن تكون الأداة قادرة على التكامل مع الأنظمة الأخرى التي قد تستخدمها للحدث. على سبيل المثال، إذا قام البائع بتحديث الميزانية على أداة أخرى، فيجب أن ينعكس ذلك في أداتك. أو إذا قام المتحدث بتحديث الملاحظات في محرر مستندات Google، فيجب أن يكون هناك تكامل مع تطبيقات Google بحيث تكون التغييرات متزامنة دائمًا.
- النماذج: هل يوفر برنامج تخطيط الفعاليات نقاط انطلاق لأحداث مختلفة معالقوالب بدلاً من الاضطرار إلى إنشاء كل شيء من الصفر؟
أفضل 10 برامج لإدارة الفعاليات لاستخدامها في عام 2024
1. ClickUp
قم بتخطيط وإدارة العديد من الأحداث مع حالات مخصصة مفصلة وعرض شامل لكل ما أحرزته من تقدم أداة إدارة المشاريع المجانية من ClickUp تلبي احتياجات الفعاليات مهما كان حجمها وتتيح لك إدارة جميع خطط الفعاليات الخاصة بك، بدءاً من وضع الفكرة وحتى يوم التنفيذ.
تتميز منصة ClickUp بأنها لا تعتمد على الفعاليات، مما يعني أنه يمكنك تخصيص قوة المنصة لتناسب أي فعالية مهما كان حجمها. سواء كان ذلك عشاءً مفاجئًا لأحبائك أو حفل زفاف بحضور ألف شخص - تتوسع المنصة صعودًا وهبوطًا بناءً على تفضيلاتك.
يمكنك إنشاء خطط مفصلة لكل مرحلة من مراحل الفعالية، وتنظيم التفاصيل الرئيسية في مكان واحد، وتتبع الأهداف من أجل فعالية ناجحة مع قالب الخطة الاستراتيجية للفعالية من ClickUp .
أفضل ميزات ClickUp
- إضافة حالات مخصصة (مثل مفتوح، قيد التنفيذ، ومكتمل)، وتصنيف وإضافة سمات (الميزانية، والميزانية المتبقية، والميزانية المنفقة، وحالة الدفع)، وتصور جميع المعلومات في مكان واحد
- سواء كنت تنظم فعالية عمل أو مؤتمر عمل أو حفل زفاف,قوالب مخطط الجلوس تسمح لك بتخطيط وتصميم مخطط جلوس لأماكن جلوس الجميع لتجنب الاكتظاظ
- إذا كنت ستستضيف مؤتمراً كبيراً، فإن التخطيط سيشمل حجز الفنادق وإيجار السيارات، والتخطيط للرحلات الجوية وجداول السفر، والنقل والإقامة مع ضمان أن كل ذلك يناسب ميزانيتك. قوالب خط سير الرحلة توثيق تفاصيل الفعالية الخاصة بك وهي قوالب جاهزة للاستخدام يمكن استخدامها لكل أنواع الفعاليات
- أحد المساعدين المدعومين بالذكاء الاصطناعي لمنظمي الفعاليات,ClickUp AI يفرز حتى الأجزاء الأكثر صعوبة في عملية التخطيط للفعاليات، بما في ذلك كتابة خطط الفعاليات، وإنشاء المحتوى، والعصف الذهني لأفكار الفعاليات المؤسسية
- أكثر من 100+الأتمتة تبسيط مهام سير العمل في التخطيط للفعاليات وأتمتة المهام المتكررة حتى تتمكن من التركيز على الجوانب المهمة في عملية التخطيط
إنشاء أهداف قابلة للتتبع، ومراقبتها، وقياس الأهداف، وأتمتة تتبع التقدم باستخدامأهداف ClickUp
قيود ClickUp
- منحنى التعلم الأولي
- يتوفر ClickUp AI للمستخدمين المدفوعين فقط
تسعير #### ClickUp
- مجاني للأبد
- غير محدود: 7 دولارات شهريًا لكل مستخدم
- شركة: 12 دولارًا شهريًا لكل مستخدم
- المؤسسات: تسعير مخصص
ClickUp Brain: متاح على جميع الخطط المدفوعة مقابل 5 دولارات/عضو/شهر لعضو مساحة العمل
ClickUp التقييمات والمراجعات
- G2: 4.7/5 (أكثر من 8900 تقييم)
- Capterra: 4.7/5 (أكثر من 3800 تقييم)
2. أسانا
عبر أسانا سواء كنت تعمل في مؤسسة كبيرة أو فريق تخطيط مناسبات صغير، تتيح لك أداة إدارة المشاريع في Asana تتبع كل التفاصيل المتعلقة بفعاليتك في مكان واحد. 🗓️
تتيح "أسانا" للمستخدمين طرح الأفكار الخاصة بالفعاليات، وتعيين المهام لأصحاب المصلحة مثل منسقي المكان، ومنسقي البرامج، ومنسقي التسويق، وفريق التسويق، وتخصيص قوالب إدارة المشاريع وتتبع معالم الحدث.
أفضل ميزات #### أسانا
- تنظيم عملك في لوحات كانبان للاجتماعات مع البائعين، وعرض المهام بتنسيق قائمة مهام عمودية، وعرض الجداول الزمنية بتنسيقات مخطط جانت
- يمكن للمجموعات المختلفة العمل معًا علىالمشاريع والمهام باستخدام مساحات عمل أسانا
- أضف حقولًا مخصصة لتحديد المرحلة والأولوية والتكلفة المتعلقة بسير عمل الحدث
قيود أسانا
- إنه جهد لربط المهام الهرمية والمشاريع وتبعياتها
- يفتقر Asana، إلى جداول البيانات المضمنة، مما يعني أنه لا يمكن عرضها أو تعديلها مباشرةً من Asana
تسعير #### أسانا
- أساسي: مجاني للأبد
- قسط: 10.99 دولار لكل مستخدم شهريًا
- الأعمال: 24.99 دولارًا أمريكيًا لكل مستخدم شهريًا
تقييمات ومراجعات أسانا
- G2: 4.3/5 (أكثر من 9400 تقييم)
- Capterra: 4.5/5 (أكثر من 12,100 تقييم)
3. الاثنين
عبر Monday.com يستخدم منظمو الفعاليات موقع Monday للتخطيط للمؤتمرات الكبيرة والفعاليات عبر الإنترنت والفعاليات المختلطة إلى جانب أنواع أخرى من الفعاليات مثل حفلات الأطفال والفعاليات الخاصة.
يركّز البرنامج على تدفقات العمل المركزية لتسجيل الفعاليات، والتعاون بين الفرق، وإدارة تسويق الفعاليات، والمراقبة في الوقت الفعلي أثناء سير الفعاليات. 💫
Monday.com أفضل الميزات:
- قوالب الجدول الزمني للمشروع السماح لفرق الحدث بتضمين التفاصيل الخاصة بالمهام، مثل عدد الموارد المتاحة للحدث، إلى جانب الجداول الزمنية المقدرة لكل مهمة
- جمع بيانات الحدث للحصول على رؤى حول الجداول الزمنية وعبء العمل وحالة التقدم وعرضها على لوحات المعلومات
- لوحات رفيعة المستوى تعرض جميع الأحداث على منصة مركزية، والتي يمكن تقسيمها إلى مجموعات مثل فئات الأحداث
قيود يوم الاثنين
- لوحات المعلومات غير متاحة للمستخدمين المجانيين
- يمكن أن يكون تكامل التقويم أفضل لتمكين التنبؤ
تسعير موقع Monday.com
- مجاني: مجاني للأبد
- أساسي: 8 دولارات لكل مقعد شهرياً
- معيار: قياسي: 10 دولارات لكل مقعد شهرياً
- محترف: 19 دولارًا لكل مقعد شهريًا
- المؤسسات: تسعير مخصص
Monday.com التقييمات والمراجعات
- G2: 4.7/5 (أكثر من 8600 تقييم)
- Capterra: 4.6/5 (4200+ تقييم)
4. تريلو
عبر تريلو Trello هو أداة أبسط من برامج إدارة المشاريع الأخرى للأحداث.
وهو في الأصل أداة تعاون جماعي، وتستخدمه العديد من الفرق في تخطيط الأحداث و إدارة مشروع الحدث .
على سبيل المثال، إذا كنت تخطط لحفلة عيد ميلاد طفل، فإن لوحات Trello تساعد في إدارة سير العمل ومشاركة الأفكار وتحديد المواعيد النهائية وتعيين المشاريع ومراقبة التقدم المحرز. يجعلها تجربة ممتعة.
أفضل ميزات Trello
- تحتوي مساحة عمل Trello على بطاقات مهام حيث يمكنك إضافة المرفقات والمستندات والصور والبيانات الأخرى للتعاون مع الفرق الأخرى والموردين الخارجيين
- أتمتة مهام سير العمل بدون تعليمات برمجية تجعلها سهلة الاستخدام حتى للأشخاص غير التقنيين
- يتيح لك خادم Trello إنشاء أوامر لأتمتة مهام إدارة الأحداث مثل إدارة المواعيد النهائية
قيود Trello
- لا يقدم Trello دردشة في الوقت الفعلي
- بالنظر إلى أنه يفتقر إلى ميزات مثل البريد الإلكتروني المضمن، والقدرة على تعيين التعليقات، والدعم على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع، فهو غير مناسب للأحداث واسعة النطاق
تسعير Trello
- مجاني
- قياسي: 5 دولارات لكل مستخدم شهريًا
- قسط: 10 دولارات لكل مستخدم شهرياً
- مؤسسة: 17.50 دولارًا أمريكيًا لكل مستخدم شهريًا
تقييمات ومراجعات Trello
- G2: 4.4/5 (13390+ تقييم)
- Capterra: 4.6/5 (22800+ تقييم)
5. باسيكامب
عبر Basecamp دعنا نفترض أنك تخطط لعقد مؤتمر افتراضي مع مؤتمرات قمة متعددة الأيام. سيكون من المفيد أن يكون لديك أداة لإدارة المشروع مثل Basecamp لجمع البيانات مثل معدلات مشاركة الحضور وأرقام التسجيل ومعدلات الحضور.
أداة Basecamp إدارة المهام يسمح البرنامج لفرق متعددة بالتعاون، مثل مخططي الفعاليات، ومسوّقي الفعاليات، والمديرين التنفيذيين، والبائعين.
إن تكامل مخطط جانت الخاص بـ Basecamp يجعل منه برنامجاً رائعاً لتخطيط الأحداث. يمكن للمستخدمين ببساطة سحب وإسقاط مهامهم هنا، ويمكن للمديرين عرض ما يعمل عليه كل عضو في الفريق.
في هذه المرحلة، يمكنك تقييم ما إذا كنت ستحتاج إلى المزيد من الموظفين مع اقتراب الحدث.
أفضل ميزات برنامج Basecamp
- لوحة تحكم من صفحة واحدة لجميع المشاريع والمهام والجدول الزمني
- دردشة جماعية مدمجة في الوقت الفعلي للتواصل مع الفرق المختلفة
- مساحة عمل منظمة لتخزين المستندات والملفات
قيود باسيكامب
- لا توجد خطط مجانية إلا إذا كنت طالبًا
- لا يحتوي Basecamp على تسجيل فيديو داخل التطبيق
تسعير باسيكامب
- شخصي: 15 دولارًا شهريًا
- شركة: 299 دولارًا شهريًا
تقييمات ومراجعات باسيكامب #### تقييمات ومراجعات باسيكامب
- G2: 4.1/5 (أكثر من 5200 تقييم)
- Capterra: 4.6/5 (14200+ تقييم)
6. وريك
عبر وريك إذا كنت تخطط لتنظيم أحداث عبر الإنترنت مثل الندوات عبر الإنترنت على نطاق أصغر، فإننا نوصي باستخدام برنامج Wrike لإدارة المشاريع.
فهو يحتوي على قوالب تخطيط الأحداث لإدارة تواريخ الاستحقاق، وتنظيم التقويمات المشتركة، وتتبع التقدم المحرز في اللوحات المرئية، ومراقبة الميزانية.
أفضل ميزات Wrike
- قوالب معدة مسبقًا لتبسيط التخطيط للأحداث المتكررة
- لوحات كانبان مع لوحات معلومات مخصصة، ومخططات جانت التفاعلية، وعروض التقويم الديناميكية
- تدفقات عمل مخصصة لمراقبة التقدم في الوقت الفعلي
قيود Wrike
- منحنى التعلم للمستخدمين لأول مرة
- طريقة عرض مخطط جانت متاحة فقط للمستخدمين المدفوعين
تسعير #### تسعير Wrike
- مجاني
- فريق: 9.80 دولار لكل مستخدم شهريًا
- شركة: 24.80 دولارًا أمريكيًا لكل مستخدم شهريًا
- المؤسسات: أسعار مخصصة
- Pinnacle: تسعير مخصص
تقييمات ومراجعات Wrike
- G2: 4.2/5 (أكثر من 3400 تقييم)
- Capterra: 4.3/5 (أكثر من 2400 تقييم)
7. نوتون
عبر فكرة إذا كنت تتطلع إلى إقامة حفلة عيد ميلاد مفاجئة لشريك حياتك، يمكن أن تساعدك منصة إدارة المشاريع من Notion في الحفاظ على التنظيم. يمكنك إنشاء مخططات المشروع مع القوالب المدمجة، وتسجيل الملاحظات، وتجميع التكاليف والأنشطة في مركز واحد.
أفضل ميزات #### Notion
- Notion AI هو شريك الكتابة الإبداعية لتبادل الأفكار وإنشاء محتوى الفعالية
- قوالب قابلة للتخصيص لتنظيم عملية التخطيط الخاصة بك
قيود مفهوم
- يقول بعض المستخدمين إنه يفتقر إلى أداة مدمجة لإعداد التقارير
تسعير Notion
- مجاني
- بالإضافة: 8 دولارات لكل مستخدم شهرياً
- الشركات: 15 دولارًا لكل مستخدم شهريًا
- المؤسسات: أسعار مخصصة
التقييمات والمراجعات
- G2: 4.7/5 (أكثر من 4800 تقييم)
- Capterra: 4.7/5 (1800+ تقييم)
8. سي فنت
عبر Cvent إذا كنت تنظم معرضاً تجارياً، فإن تقنية Cvent للفعاليات تتيح لك إنشاء تجربة لا تُنسى للحضور.
تقلل منصة إدارة الفعاليات من المهام الإدارية التي تسبق الحدث بحيث يمكنك التقاط العملاء المحتملين وتأهيلهم ومتابعتهم.
أفضل ميزات Cvent
- تبسّط عملية تحديد مكان إقامة الفعالية من خلال إدارة المكان
- تعمل إدارة العارضين على تبسيط مهام العارضين والاتصالات لتقليل التنسيق ذهاباً وإياباً
- تتيح لك منصة الندوات عبر الإنترنت إنشاء ندوات تفاعلية عبر الإنترنت للفعاليات الافتراضية
قيود Cvent
- المنصة باهظة الثمن مقارنة بالأدوات الأخرى في هذه القائمة
- قد تكون الميزات مربكة للمستخدمين غير المتمرسين في مجال التكنولوجيا والمستخدمين لأول مرة
تسعير #### تسعير Cvent
- التسعير المخصص
تقييمات ومراجعات Cvent #### تقييمات ومراجعات Cvent
- G2: 4.3/5 (أكثر من 1700 تقييم)
- Capterra: 4.4/5 (أكثر من 900 تقييم)
9. ووفا
عبر هوفا بدلاً من استخدام برامج مختلفة لإدارة حجز التذاكر والتواصل مع الحضور والتعامل مع الخدمات اللوجستية، يعمل برنامج Whova لتخطيط الفعاليات كحل شامل لمنظمي الفعاليات.
منصة Whova للفعاليات الهجينة الموحدة و برنامج إدارة الأماكن تحتوي على أكشاك رقمية لفعاليات مثل معارض التوظيف والمعارض والمعارض التجارية.
Whova أفضل الميزات
- إنشاء كتيبات تنفيس جاهزة للهاتف المحمول مع العلامة التجارية لشركتك
- إرسال إشعارات فورية بإعلانات مستهدفة
- إدارة تذاكر الحضور والفعاليات من نفس المنصة
قيود Whova
- تكامل محدود مع منصات الجهات الخارجية
تسعير Whova
- التسعير المخصص
Whova التقييمات والمراجعات
- G2: 4.8/5 (أكثر من 1200 تقييم)
- Capterra: 4.8/5 (أكثر من 1700 تقييم)
10. سكورو
عبر سكورو إنشاء ميزانيات المشاريع وتخصيص العمل غير القابل للفوترة والعمل القابل للفوترة وإدارة الاجتماعات والمهام والفواتير على أدوات إدارة الفعاليات في Scoro.
يمنحك مخطط Scoro نظرة عامة على أعباء العمل الفردية والخانات المتاحة والحجوزات الزائدة المحتملة والمواعيد النهائية.
تتبع ساعات العمل القابلة للفوترة والفعلية في كل مشروع أو عميل وقم بتحويلها إلى فواتير بأسعار مخصصة بعملات متعددة. يمكنك أيضًا إرسال رسائل تذكير بالفواتير المتأخرة تلقائيًا للأرصدة غير المدفوعة وتبسيط إدارة الدفع.
سكورو أفضل الميزات
- إمكانيات إعداد تقارير واسعة النطاق لتحليل وقياس أداء الحدث
- إنشاء مقترحات وتقدير تكاليف التسليم باستخدام قوالب معدة مسبقاً
- يضمن تخطيط الموارد تعيين المهام بناءً على قدرة مخططي الفعاليات
قيود Scoro
- لا توجد خطة مجانية
- أبلغ بعض المستخدمين عن عدم استجابة دعم العملاء
تسعير #### تسعير Scoro
- أساسي: 26 دولارًا لكل مستخدم شهريًا
- عادي: 37 دولارًا لكل مستخدم شهريًا
- محترف: 63 دولارًا لكل مستخدم شهريًا
- الأقصى: تسعير مخصص
تقييمات ومراجعات سكورو
- G2: 4.5/5 (380+ تقييمات)
- Capterra: 3.7/5 (1700+ تقييم)
احصل على التخطيط مع برنامج مناسبات معقد وقابل للتخصيص
مع أداة إدارة مشاريع الفعاليات، يمكنك أن تطمئن إلى أن فعالياتك لا تنسى للحضور وأن كل شيء يسير كما هو مخطط له. 🎭
تسمح لك الميزات الأساسية مثل قوالب تخطيط الفعاليات، وClickUp AI، والتكامل، والأهداف، وإدارة مهام المشروع بإطلاق فعاليات ناجحة سيتذكرها الحاضرون لفترة طويلة. 🏆
إذا كنت في طريقك إلى تنظيم فعاليتك التالية، جرِّب ClickUp مجاناً .