5 lời khuyên để quản lý nhóm thiết kế phân phối

Owen Jones là Nhà tiếp thị nội dung cấp cao tại ZoomShift, một ứng dụng lập lịch trực tuyến. Anh là một nhà tiếp thị SaaS giàu kinh nghiệm, chuyên về tiếp thị nội dung, CRO và quảng cáo FB. Anh thích chia sẻ kiến thức của mình với người khác để giúp họ đạt được kết quả tốt hơn.

Một trong những điều tuyệt vời nhất khi có một nhóm thiết kế phân phối là sự tự do trong việc tuyển dụng những người giỏi nhất, bất kể họ sống ở đâu. Với các kỹ năng và công cụ quản lý nhóm phân phối phù hợp, bạn sẽ có thể điều hành nhóm thiết kế trong mơ của mình để đạt được thành công.

Trong tất cả những thách thức khi quản lý một nhóm làm việc từ xa, đảm bảo mọi người duy trì năng suất, sáng tạo và hợp tác khi không có ai khác xung quanh là điều khó khăn nhất. Là người quản lý, bạn phải đảm bảo nhân viên của mình luôn làm việc với hiệu suất cao nhất.

5 chiến lược có thể giúp duy trì hoạt động của nhóm phân phối

1. Thiết lập các mục tiêu kinh doanh và cá nhân có thể đo lường được

Không có gì bí mật khi nói rằng giao tiếp thường dễ dàng hơn khi làm việc tại văn phòng. Đó là lý do tại sao việc viết và nói một cách rõ ràng, dễ hiểu đồng thời thống nhất các công việc và thời hạn thực tế là rất quan trọng.

Cài đặt Chỉ số hiệu suất chính (KPI) là một ý tưởng tuyệt vời để thiết lập kỳ vọng của bạn với tư cách là nhà tuyển dụng. Nó sẽ bao gồm mọi thứ bạn mong đợi từ họ. Dưới đây là bảng ví dụ về KPI cho các bộ phận khác nhau của một công ty.

Trong trường hợp của bạn, các chỉ số KPI sẽ bao gồm các yếu tố như:

Khi các thành viên trong nhóm biết bạn mong đợi gì ở họ, họ có thể xây dựng chiến lược để đạt được những mục tiêu đó ngay từ đầu. Thiết lập một quy trình công việc thiết kế vững chắc cho toàn bộ nhóm để đạt được mục tiêu của nhóm cũng là điều bắt buộc để đạt được hiệu quả.

2. Lên lịch các cuộc họp riêng mỗi tuần một lần

Các cuộc họp thường xuyên là điều bắt buộc. Bạn cần biết rằng các công việc đang được hoàn thành và các mục tiêu có đang được đạt được hay không. Các cuộc họp riêng sẽ giúp bạn theo dõi các kết quả công việc. Bạn sẽ có thể hiểu các thành viên trong nhóm của mình hơn và ghi chú bất kỳ mối quan tâm nào mà họ có thể có.

Luôn sắp xếp cuộc họp của bạn một cách có cấu trúc.

Trước mỗi cuộc họp, hãy lập một chương trình họp. Chương trình họp sẽ giúp cuộc họp diễn ra theo đúng kế hoạch. Dưới đây là một số lý do tại sao chương trình họp là cần thiết:

Một ý tưởng hay khác là các cuộc họp đứng hàng ngày. Đây là những phiên họp nhanh với các thành viên nhóm làm việc từ xa để cập nhật các thông tin mới nhất trong ngày. Đừng lo lắng, bạn không cần phải thực sự đứng lên khi tiến hành các cuộc họp này.

Bạn có thể thảo luận về các công việc hiện tại, vấn đề, những điều cần cải thiện, xu hướng thiết kế và các hành động tốt nhất. Bạn muốn nhóm thiết kế của mình có cái nhìn tổng quan về mọi công việc đang được thực hiện, phân bổ công việc hiệu quả, giải quyết những hiểu lầm và cập nhật những tin tức mới nhất về thiết kế.

Ví dụ, bạn có thể bao gồm những việc mà các thành viên trong nhóm thiết kế của bạn sẽ làm vào thứ Hai và thứ Sáu trong tuần. Sử dụng phần mềm lập lịch là một cách tuyệt vời để theo dõi tất cả các lịch trình bận rộn. Dưới đây là một ví dụ về lịch trình từ Zoomshift hiển thị trên ứng dụng di động.

Bạn cũng nên lên kế hoạch trò chuyện nhóm hàng tháng với toàn bộ nhóm. Những cuộc trò chuyện này là cơ hội để mọi người gặp gỡ và kết nối với nhau.

Một điều khác cũng đáng đề cập là tầm quan trọng của việc thường xuyên ghi nhận công việc xuất sắc của nhân viên. Điều này đặc biệt đúng khi bạn đang trong một cuộc họp riêng, nơi nhân viên của bạn có toàn bộ sự chú ý của bạn.

Nếu bạn chưa biết điều này, hãy ghi chú trong đầu rằng nhân viên, bao gồm cả những người làm việc trong ngành sáng tạo, luôn tìm kiếm sự công nhận cho công việc của họ và có xu hướng thể hiện lòng trung thành hơn khi nhận được lời khen ngợi. Họ sẽ không ở lại nếu công ty không có văn hóa phản hồi. Ý kiến của họ phải được coi trọng, và một kênh giao tiếp cởi mở là đủ để đảm bảo điều đó.

Cuối cùng, đừng hoảng sợ khi thỉnh thoảng thấy trẻ em hoặc vật nuôi tham gia cuộc họp. Những tình huống này có thể xảy ra trong cuộc họp và là một phần của văn hóa làm việc tại nhà.

3. Sử dụng phần mềm quản lý dự án và các công cụ giao tiếp

Tôi không thể nhấn mạnh đủ tầm quan trọng của việc cài đặt các kênh giao tiếp rõ ràng cho một nhóm làm việc từ xa. Mỗi công ty nên có một kênh giao tiếp ưa thích. Kênh này phải rõ ràng và dễ tiếp cận. Skype là một ví dụ tốt về phần mềm giao tiếp đơn giản và miễn phí.

Để đảm bảo bạn đạt được kế hoạch kinh doanh và mục tiêu của nhóm, bạn cần một giải pháp quản lý dự án. Bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý dự án để chia sẻ thông tin và phân công công việc. Với phần mềm này, bạn có thể tạo một kênh thiết kế nơi các nhà thiết kế của bạn có thể dễ dàng giao tiếp.

Một quy trình được suy nghĩ kỹ lưỡng và phần mềm quản lý dự án giúp đảm bảo rằng mọi nhà thiết kế đều có chế độ xem toàn cầu về tình hình dự án. Khi tất cả thông tin được tập trung ở một nơi để mọi người có thể xem, việc theo dõi các thay đổi và quyết định sẽ dễ quản lý hơn. Theo nhiều nhà thiết kế, ClickUp là phần mềm quản lý dự án giúp họ sắp xếp các nhiệm vụ theo cách phù hợp với quy trình làm việc của họ.

Một trong những yếu tố quan trọng nhất trong việc điều hành một nhóm là quy trình phản hồi thiết kế hiệu quả. Bạn có thể sử dụng nền tảng quản lý dự án mà bạn đã chọn cho mục đích này. Dưới đây là một số cách bạn có thể sử dụng để phản hồi cho nhóm làm việc từ xa của mình:

Cố gắng giới hạn phản hồi về thiết kế ở một vài nơi khác nhau. Bạn muốn giúp nhà thiết kế dễ dàng tìm thấy và cho phép triển khai nhanh chóng.

4. Phát triển văn hóa “Hoàn thành công việc”

“Getting Things Done” (GTD) là một hệ thống năng suất cá nhân được phát triển bởi David Allen và xuất bản trong một cuốn sách cùng tên. Nó được mô tả như một hệ thống quản lý thời gian cho phép người dùng tập trung vào việc thực hiện từng công việc được liệt kê trong một bản ghi bên ngoài.

Tác giả cho rằng bạn chỉ có thể làm tốt một công việc tại một thời điểm.

Dựa trên hệ thống GTD, ClickUp đã phát hành mẫu Getting Things Done (Hoàn thành công việc) giúp tổ chức các nhiệm vụ và dự án. Mẫu này ghi lại và chia nhỏ chúng thành các mục công việc có thể thực hiện được. Mẫu này đi kèm với các chế độ xem, trường tùy chỉnh và tài liệu tích hợp khác nhau để giúp người dùng sắp xếp thứ tự ưu tiên, theo dõi và thực hiện các nhiệm vụ tại một nơi.

Mẫu "Hoàn thành công việc" trong ClickUp

Tiền thưởng và phần thưởng là một tính năng khá tiêu chuẩn trong công việc chuyên nghiệp. Theo Reward Gateway, 90% nhân viên nhân sự đồng ý rằng một chương trình công nhận và khen thưởng hiệu quả giúp thúc đẩy kết quả kinh doanh. Nếu một nhân viên liên tục đạt được KPI và chứng tỏ họ là người đáng tin cậy, bạn nên khen thưởng họ.

5. Hãy linh hoạt và tin tưởng đồng nghiệp của bạn

Việc tất cả mọi người làm việc trong cùng một văn phòng không đảm bảo năng suất. Tuy nhiên, việc theo dõi công việc của mọi người sẽ dễ dàng hơn. Bạn phải có một nhóm nhân viên mà bạn có thể tin tưởng. Không thể giám sát công việc của mọi người khi họ làm việc từ xa.

Công việc tại nhà có nhiều lợi thế. Tính linh hoạt, tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại, không có quy định về trang phục, v.v.

Tuy nhiên, không phải ai cũng có khả năng đạt được mức độ mong đợi.

Làm việc tại nhà có thể đầy rẫy những yếu tố gây xao lãng, và một số nhân viên có thể cảm thấy khó phân biệt giữa công việc và cuộc sống riêng tư. Nhân viên của bạn phải hoàn thành công việc được giao và mang lại kết quả.

Nếu bạn quyết định trao cho các nhà thiết kế của mình mức độ tự do sáng tạo cao, hãy chắc chắn rằng bạn sẽ nhận được kết quả tuyệt vời. Hãy làm rõ rằng các nhà thiết kế của bạn sẽ phải chịu trách nhiệm về công việc và quyết định của họ. Nếu họ không hoàn thành nhiệm vụ, bạn sẽ phải đưa ra quyết định khó khăn về việc họ có phù hợp với công ty của bạn hay không.

Ngày nay, việc nhân viên làm việc ở các múi giờ khác nhau là điều không hiếm. Có thể khó liên lạc với ai đó khi ở múi giờ của họ là 2 giờ sáng. Bạn phải tôn trọng múi giờ của các thành viên trong nhóm. Nói cách khác, hãy cố gắng điều chỉnh thời gian sao cho phù hợp nhất với mọi người.

Luôn chỉ định múi giờ cùng với thời gian cuộc họp đã lên lịch. Nhớ kiểm tra các ngày lễ quốc gia hoặc tôn giáo tại các quốc gia của nhân viên.

Tóm tắt

Làm việc từ xa không phù hợp với tất cả mọi người, và điều đó không có gì sai. Công việc của bạn với tư cách là người quản lý một nhóm thiết kế phân phối là tìm ra những người thích làm việc từ xa và hiểu được đặc thù của công việc này. Ngành thiết kế và phát triển phần mềm không ngừng phát triển, và chúng ta phải nhanh chóng bắt kịp với những nhu cầu mới.

Đừng quên rằng không gì có thể thay thế được sự tương tác trực tiếp. Bạn nên cố gắng tổ chức các cuộc họp mặt định kỳ bằng các công cụ có sẵn, ngay cả khi làm việc từ xa.