PMMM veya Proje Yönetimi Olgunluk Modeli, Proje Tabanlı Kuruluşların proje yönetimi başarılarını değerlendirmelerine olanak tanıyan bir kavramdır. Bu modelin önerdiği ideolojiye göre, her işletmenin başarıya ulaşmak için geçmesi gereken beş proje yönetimi olgunluk seviyesi vardır.
Ayrıca, araştırmalar, proje yönetimi performansı zayıf olan işletmelerin, proje başına artan maliyetler ve düşük kaliteli çıktılar nedeniyle finansal kayıp yaşama olasılığının daha yüksek olduğunu göstermiştir.
Bu nedenle, iş süreçlerinizi iyileştirmenin yollarını arıyorsanız, PMMM'deki mevcut seviyenizi değerlendirmek ve bir sonraki aşamaya geçmenin yollarını bulmak faydalı olabilir. Bugünkü makalemizde, bu beş seviyeyi ele alacak ve proje yönetimi başarısında PMMM merdiveninde nasıl yükselebileceğinize dair kolay anlaşılır öneriler sunacağız.
PMMM'nin Beş Seviyesi
PMMM, 1980'lerin ortalarında Carnegie Mellon Üniversitesi Yazılım Mühendisliği Enstitüsü tarafından geliştirilen bir çerçeve olarak ortaya çıktı. Amacı, hükümetin karmaşık projeleri en iyi şekilde gerçekleştirecek yazılım yüklenicilerini değerlendirmelerine yardımcı olmaktı. Model, bir şirketin yazılım projeleri üzerinde çalışırken uyguladığı standart uygulamaları analiz etmek için tasarlandı.
Zamanla, çerçeve daha geniş bir endüstri aralığına uyacak şekilde ayarlandı, bu nedenle bugün birkaç olgunluk modeli mevcuttur. Ancak, PMMM, aşağıda bahsedilen beş farklı aşamayı kullanarak proje yönetimi yeteneklerinin değerlendirilmesine odaklanması dışında, orijinal modelle yakından uyumlu olan tek modeldir.
Seviye 1: İlk Süreç
Bu seviyede, kuruluş oldukça rastgele çalışır ve kontrol araçlarının kullanımı (varsa) düşüktür. Bu senaryoda, kuruluşun bir krizde nasıl davranacağını bilemeyeceğiniz için gelecekteki başarıyı tahmin etmek zordur.
Seviye 2: Yapılandırılmış Süreç ve Standartlar
İkinci seviyedeki şirketler temel proje yönetimi uygulamalarını yalnızca bireysel proje düzeyinde uygular. Bu, PM başarısı konusunda geniş bir yaklaşım olmadığı ve başarının muhtemelen organizasyondaki anahtar kişilere bağlı olduğu anlamına gelir.
Bazı yapıların olması en iyisi olmakla birlikte, acil bir durumla karşı karşıya kalındığında bu seviye hala düşüktür ve başarıyı kesin olarak tahmin etmek de aynı derecede zordur.
Seviye 3: Organizasyonel Standartlar ve Kurumsallaşmış Süreçler
Bu seviyede, işlerin standart şekilde yapıldığı, iyi tanımlanmış prosedürlerin olduğu farklı bir organizasyon yapısına adım atıyoruz. İş iyi organize edilmiştir ve yönetim, bu prosedürlerin uygulanması ve kullanımının desteklenmesinde rol almaktadır.
Bu seviyede, organizasyon bir krizle karşılaşmaya hazırdır, çünkü hem yönetimi hem de çalışanları atılması gereken adımlara yönlendirecek gerekli belgelenmiş prosedürlere sahiptir. Ayrıca, üçüncü seviyedeki bir organizasyon, yönetim ve çalışanlar (ve tersi) ile organizasyon ve müşteriler arasındaki ilişkiyi tanımlamaya yardımcı olacak belgelerin oluşturulmasına faiz duyar.
Diyelim ki bir danışmanlık işiniz var. Bu durumda, her bir müşterinizle ilişkinizi açıkça tanımlamak için iyi hazırlanmış bir danışmanlık sözleşmesi kullanabilirsiniz. Ayrıca, çalışanlarla ilişkinize yardımcı olacak gizlilik sözleşmeleri ve diğer türden belgeler hazırlamayı da düşünmelisiniz.
Seviye 4: Yönetilen Süreç
Seviye 4, yürürlükteki proje yönetimi prosedürleri ve standartlarına göre mevcut verimlilik seviyesini değerlendirmek için kullanılan ölçütleri tanıtır. Bu sayede yönetim, bir projenin başarıya ulaşıp ulaşmayacağını veya ele alınması gereken sorunlar olup olmadığını her an bilebilir.
Seviye 5: Süreç Optimizasyonu
Son olarak, en üst düzeyde odak noktası optimizasyona yöneliktir. Tüm doğru prosedürler organizasyonel düzeyde uygulanır ve kullanılabilir hale gelir, yönetim ise kendi özel deneyimlerine dayanarak proje yönetimi performansını sürekli olarak iyileştirmeye faiz gösterir. Beşinci düzey, diğer organizasyonlar tarafından kullanılmayan ve rekabet avantajı sağlayabilecek yenilikçi tekniklere açılımdan da bahseder.
Bir Seviyeden Diğerine Nasıl Geçilir?
Gördüğünüz gibi, PMMM giderek daha sofistike hale gelen organizasyonel davranışların kullanımına dayanmaktadır. Ancak bunun katı bir ölçek değil, organizasyonların performans arayışında yardımcı olabilecek bir dizi kılavuzdan oluşan bir liste olduğunu bilmek önemlidir.
Bu nedenle, ana sektörlerine, organizasyon kültürlerine ve genel olarak çabalama isteklerine bağlı olarak, işlerden işlere farklılıklar olacaktır. Ayrıca, organizasyonun boyutu da PM'nin entegrasyonunda etkili olabilir.
Örneğin, bir startup şirketin odak noktası büyüme ve gelişme olduğu için karmaşık bir prosedür yapısına ihtiyacı yoktur. Ancak iş büyüdükçe, proje yönetiminin başarısının itici gücü olacak bir standartlar çekirdeği oluşturmak faydalı olacaktır.
Proje Yönetimi Olgunluk Modeli tarafından önerilen beş seviyeyi öğrendiğinize göre, işinizin mevcut durumunu belirlemek kolay olacaktır. Her durum için dikkate alınması gereken adımlara bir göz atalım.
İlk İki Seviye
Çalışanların ve yöneticilerin bir durumla (aciliyet derecesine bakılmaksızın) nasıl başa çıkacaklarını anlamalarını sağlayan iyi tasarlanmış prosedürleriniz yoksa, muhtemelen ilk iki seviyede bulunuyorsunuzdur.
Bu durumda, önceliğiniz organizasyonel kültürünüzün temelini oluşturacak kuralları ve standartları oluşturmak olmalıdır. Bu, "yeni bir çalışanı nasıl entegre edebilirim"den yeni bir ürün için en iyi dokümantasyon oluşturma yöntemine kadar her şey olabilir.
İş süreçlerini iyileştirmek ve verimlilikteki aksaklıkları ortadan kaldırmak için önemli olan her şey belgelenmeli ve incelenmek ve düzenlenmek üzere hazır olmalıdır.
Üçüncü Seviye
Bu seviyedeki bir iş, proje yönetimi verimliliği açısından oldukça ileri düzeydedir, ancak her zaman iyileştirme için yer vardır.
Örneğin, iletişim sürecini hızlandırmak ve kimsenin önemli ayrıntıları kaçırmadığından emin olmak için ClickUp gibi özel PM araçlarını kullanmak isteyebilirsiniz. Bu platform, lojistik konusunda çok fazla zaman kaybetmeden çok çeşitli takımları ve projeleri tek seferde yönetmenizi sağlar.
Ayrıca, bu tür platformlar diğer iş süreçleriyle entegre edilerek departmanlar arasında bağlantı kurulabilir ve bilgi akışı iyileştirilebilir
Dördüncü ve Beşinci Seviyeler
İyi tasarlanmış prosedürler ve etkili bir hiyerarşi ile iyi bir organizasyon kültürü oluşturduktan sonra, işleri daha da iyi hale getirebilecek faktörler üzerinde çalışmanın zamanı gelir. Bunun için çoğu işletme, ihtiyaçlarına uygun bir İş Zekası platformu kullanmaya başlar ve bu platformun sağladığı analizleri temel alır.
BI tam olarak yenilikçi bir teknoloji olmasa da, risk yönetimini değerlendirmek ve işinizin doğru yönde ilerleyip ilerlemediğini anlamak için harika bir yoldur.
Özet
Günümüzde teknoloji ve iş geliştirme arasında güçlü bir korelasyon vardır. Bu, yöneticilerin rutin faaliyetleri otomatikleştirebilen, mevcut verilere dayalı değerli içgörüler sağlayabilen ve genel takım iletişimini iyileştirerek proje paydaşlarının katılımını sağlayabilen geniş bir araç ve platform yelpazesine erişebildiği proje yönetimi iyileştirme konusunda daha da belirgin hale gelir.
Ancak, kuruluşunuzun yukarı doğru bir yolda ilerlediğinden emin olmak için teknolojinin iyi tasarlanmış iş süreçleri ve prosedürlerle desteklenmesi gerekir. Sonuç olarak, PMMM iş geliştirme söz konusu olduğunda hem insan faktörünün hem de teknolojik faktörlerin önemini göstermektedir.