โมเมนตัมเหนือการเคลื่อนไหว: วิธีที่ผู้นำสามารถปลดล็อกศักยภาพของมนุษย์ด้วยการดำเนินการและปัญญาประดิษฐ์

เป็นคืนวันอาทิตย์ และคุณกำลังตรวจสอบการอัปเดตประจำสัปดาห์ของทีม บนกระดาษ ทุกคนดูยุ่ง โครงการต่างๆ "กำลังดำเนินการ" ทีมต่างๆ กำลังทำงานอย่างหนัก แต่ไม่รู้ทำไม โครงการที่สำคัญที่สุด—โครงการที่เชื่อมโยงกับเป้าหมายรายไตรมาสของคุณ—กลับรู้สึกเหมือนติดอยู่ในทรายดูด

ฟังดูคุ้นๆ ไหม?

หากคุณกำลังพยักหน้า นั่นหมายความว่าคุณกำลังประสบกับสิ่งที่ฉันเรียกว่า "ภาษีที่มองไม่เห็น" ของการดำเนินโครงการที่ไม่ดี นี่คือต้นทุนที่ซ่อนอยู่ซึ่งแยกองค์กรที่ประสบความสำเร็จออกจากองค์กรที่ทำงานหนักพอๆ กันแต่กลับล้มเหลวอย่างต่อเนื่อง

ต้นทุนที่แท้จริงของความวุ่นวายในการดำเนินงาน

ในฐานะประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายปฏิบัติการของ ClickUp ผมดูแลทีมงานเกือบ 700 คนในหลากหลายทีม ตั้งแต่ฝ่ายการตลาดและการขาย ไปจนถึงฝ่ายข้อมูลและระบบต่างๆ ในแต่ละช่วงเวลา ทีมงานของผมกำลังดำเนินงานโครงการสำคัญๆ อยู่ประมาณ 30 ถึง 40 โครงการทั่วโลก จากประสบการณ์นี้ รวมถึงการพูดคุยกับผู้บริหารท่านอื่นๆ อย่างมากมาย ผมได้เรียนรู้ว่าความล้มเหลวในการบริหารโครงการแทบจะไม่เกิดขึ้นในชั่วข้ามคืน

แทนที่จะเป็นเช่นนั้น โครงการกลับค่อย ๆ ตายลงอย่างช้า ๆ ด้วย "การถูกตัดทีละเล็กทีละน้อย"

มันคือการอนุมัติที่ควรเกิดขึ้นในขั้นตอนแรกแต่กลับไม่ปรากฏจนกระทั่งถึงขั้นตอนที่ห้า มันคือทีมต่างๆ ที่ต้องคิดค้นสิ่งเดิมซ้ำแล้วซ้ำอีกเพราะ กระบวนการทางธุรกิจ ไม่เป็นมาตรฐาน มันคือผู้ร่วมงานที่มีความสามารถโดดเด่นต้องหมดไฟเพราะจมอยู่กับประชุมอัปเดตสถานะ แทนที่จะได้สร้างคุณค่า

นี่ไม่ใช่ความล้มเหลวที่น่าตื่นเต้นจนเป็นข่าวใหญ่ แต่เป็นการกัดกร่อนอย่างเงียบ ๆ ของแรงผลักดันที่สะสมเพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ จนกลายเป็นสิ่งที่ผมเรียกว่า "โครงการซอมบี้" — โครงการที่ดูเหมือนมีชีวิตอยู่บนผิวเผิน แต่แท้จริงแล้วหยุดนิ่งอยู่ข้างใต้

ผลกระทบต่อผู้บริหารเป็นเรื่องจริง:

ทำไมเครื่องมือแบบดั้งเดิมสร้างปัญหาได้มากกว่าที่แก้ไข

ส่วนใหญ่แล้วองค์กรต่าง ๆ ยังคงบริหารโครงการที่ซับซ้อนและเกี่ยวข้องกับหลายแผนกโดยใช้สเปรดชีตและอีเมลเป็นเครื่องมือประสานงานหลัก ก่อนที่จะเข้าร่วมกับ ClickUp นี่คือความเป็นจริงของเราเช่นกัน—การดำเนินโครงการบนสเปรดชีตที่วิธีที่ดีที่สุดในการเชื่อมช่องว่างการสื่อสารคือการส่งอีเมลถึงกันในหัวข้อเดียวกัน ลองนึกภาพการประสานงานวงออร์เคสตราที่แต่ละส่วนกำลังอ่านโน้ตเพลงที่แตกต่างกัน และวาทยกรสามารถได้ยินเพียงเครื่องดนตรีเดียวในแต่ละครั้ง

แนวทางที่กระจัดกระจายนี้สร้างจุดล้มเหลวที่สำคัญสามประการ:

1. ความวุ่นวายในการสื่อสาร: เมื่อการอัปเดตโครงการอยู่ในเธรดอีเมล ข้อมูลสำคัญจะถูกฝังอยู่ ผู้ใดบางคนลืมใส่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญใน CC ทำให้เกิดเธรดใหม่โดยไม่มีบริบทครบถ้วน ไม่นานคุณจะมีหลายเวอร์ชันของความจริงและการตัดสินใจที่ทำขึ้นโดยมีข้อมูลไม่ครบถ้วน

2. จุดบอดในการมองเห็น: หากปราศจากการมองเห็นข้อมูลประสิทธิภาพและตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลักแบบเรียลไทม์ ผู้บริหารจะต้องดำเนินการโดยอาศัยข้อมูลที่ล้าสมัย เมื่อปัญหาปรากฏขึ้นในการทบทวนอย่างเป็นทางการ ก็มักจะสายเกินไปแล้ว และส่งผลให้เกิดความล่าช้าต่อเนื่องในโครงการที่เกี่ยวเนื่องทั้งหมด

3. ภาษีแบบแมนนวล ทีมงานใช้เวลาอย่างไม่สมส่วนไปกับงานเอกสารและงานธุรการ—การอัปเดตสเปรดชีต การเขียนรายงานสถานะ และการติดตามข้อมูลที่ควรจะมีให้โดยอัตโนมัติ ภาษีนี้ลดเวลาที่มีอยู่สำหรับงานที่มีมูลค่าสูงซึ่งส่งผลต่อการเปลี่ยนแปลงที่แท้จริง

วิธีที่ AI เปลี่ยนแปลงการดำเนินงานจากการตอบสนองไปสู่การคาดการณ์

ปัญญาประดิษฐ์ไม่ได้เพียงแค่ทำให้งานเป็นอัตโนมัติเท่านั้น—แต่ยังเปลี่ยนแปลงวิธีที่องค์กรที่ประสบความสำเร็จดำเนินการโครงการอีกด้วย นี่คือวิธีที่เครื่องมือและระบบ AI สร้างรูปแบบใหม่:

การรวบรวมข้อมูลเชิงลึก

แทนที่จะต้องค้นหาสถานะโครงการจากเครื่องมือต่าง ๆ หลายแหล่ง AI สร้างมุมมองแบบรวมศูนย์ที่รวบรวมงานทั้งหมด การสื่อสาร และการตัดสินใจไว้ในที่เดียว ทีมงานสามารถทำงานร่วมกันได้โดยตรงภายในแต่ละงาน และผู้บริหารสามารถมองเห็นความคืบหน้าแบบเรียลไทม์โดยไม่ต้องตรวจสอบบ่อยครั้ง

การแก้ปัญหาเชิงคาดการณ์

การจัดการโครงการแบบดั้งเดิมเป็นแบบตอบสนอง—คุณจะพบปัญหาหลังจากที่เกิดขึ้นและก่อให้เกิดความล่าช้าแล้ว AI วิเคราะห์ข้อมูลในอดีตเพื่อระบุรูปแบบที่เกิดขึ้นในโครงการทั้งหมดของคุณและระบุความเสี่ยงก่อนที่จะเกิดขึ้นจริง มันจะแจ้งเตือนการพึ่งพาที่มีความเสี่ยง ทรัพยากรที่กำลังกลายเป็นคอขวด และโครงการริเริ่มที่กำลังสูญเสียแรงผลักดัน สิ่งนี้มีคุณค่าอย่างยิ่งเมื่อจัดการข้อมูลที่ซับซ้อนระหว่างแผนกต่างๆ นี่คือพลังของการดำเนินโครงการเชิงคาดการณ์โดยใช้ข้อมูลเชิงลึกที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล

การประสานงานอัตโนมัติ

AI ช่วยลดภาระงานด้านภาษีที่ต้องทำด้วยตนเองโดยการทำงานอัตโนมัติในงานประจำ:

นี่ช่วยให้เวลาว่างเพิ่มขึ้นเพื่อให้ความสนใจกับการปรับปรุงข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับพฤติกรรมของลูกค้าและบรรลุเป้าหมายเชิงกลยุทธ์

การเร่งความเร็วที่ตระหนักถึงบริบท

AI ไม่ได้เพียงแค่ทำให้เป็นอัตโนมัติเท่านั้น—แต่ยังเร่งกระบวนการตัดสินใจด้วยการให้บริบทที่เกี่ยวข้องอย่างแม่นยำในจังหวะที่เหมาะสม สามารถนำเสนอการตัดสินใจในอดีตที่คล้ายคลึงกัน ระบุผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน และแม้แต่ร่างข้อเสนอแนะเบื้องต้นโดยอ้างอิงจากข้อมูลโครงการในอดีต

คู่มือผู้บริหาร: การเป็นผู้นำในยุคของปัญญาประดิษฐ์

จากประสบการณ์ของฉันในการขยายการดำเนินงานที่ ClickUp นี่คือวิธีที่ผู้นำสามารถใช้ประโยชน์จาก AI เพื่อเปลี่ยนแปลงการดำเนินงานขององค์กร:

1. ตรวจสอบภาษีการดำเนินการของคุณ

อย่างที่ฉันได้กล่าวไปแล้ว ทีมต่างๆ มักจะต้องจ่ายภาษีที่มองไม่เห็นเพราะพวกเขากำลังประดิษฐ์ล้อขึ้นมาใหม่ซ้ำแล้วซ้ำเล่า กระบวนการตรวจสอบมีปัญหา และกระบวนการอนุมัติก็มีปัญหา สิ่งที่พวกเขาควรจะได้พูดคุยกันตั้งแต่ขั้นตอนแรก กลับกลายเป็นว่าต้องมาพูดคุยกันในขั้นตอนที่ห้า ภาษีนี้มักจะเป็นตัวตัดสินระหว่างความสำเร็จและความล้มเหลว

2. ต้องการการมองเห็นแบบเรียลไทม์

หยุดยอมรับรายงานสถานะรายสัปดาห์เป็นแหล่งข้อมูลหลักของคุณเกี่ยวกับโครงการ. ดำเนินการระบบที่ให้คุณมองเห็นอย่างต่อเนื่องเกี่ยวกับสุขภาพของโครงการ, การจัดสรรทรัพยากร, และความเสี่ยงที่เกิดขึ้น. แดชบอร์ดที่ขับเคลื่อนด้วย AI ควรส่งมอบข้อมูลเชิงลึกที่สามารถนำไปใช้ได้เพื่อช่วยคุณนำทางอย่างมีการวางแผนล่วงหน้า ไม่ใช่การตอบสนองอย่างฉุกเฉิน.

3. ขจัดหนี้สินจากการตัดสินใจ

หนี้สินจากการตัดสินใจ—การตัดสินใจที่ล่าช้าหรือหลีกเลี่ยง—มักเป็นสาเหตุหลักของความล่าช้าในโครงการ ใช้ AI เพื่อปรับปรุงกระบวนการตัดสินใจในการบริหารโครงการให้มีประสิทธิภาพ: ส่งการตัดสินใจไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เหมาะสมโดยอัตโนมัติ, ให้บริบทที่เกี่ยวข้องและตัวอย่างในอดีต, และติดตามความเร็วในการตัดสินใจเป็นดัชนีชี้วัดสำคัญ

4. ลงทุนในการสร้างแรงขับเคลื่อน

การดำเนินการที่ยอดเยี่ยมไม่ได้หมายถึงแค่การเสร็จสิ้นงานเท่านั้น แต่ยังหมายถึงการสร้างแรงขับเคลื่อนที่ไม่มีอะไรหยุดยั้งได้อีกด้วย AI ช่วยได้ดังนี้:

5. ขยายผลกระทบของความเป็นผู้นำของคุณ

ในฐานะผู้บริหาร ความสามารถของคุณในการแก้ไขปัญหาและให้ทิศทางแก่ทีมคือกิจกรรมที่มีอิทธิพลสูงสุดของคุณ AI ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพนี้โดย:

ความจำเป็นในการเป็นผู้นำ: การเคารพศักยภาพของมนุษย์

นี่คือสิ่งที่ทำให้ฉันนอนไม่หลับ: คนที่มีความสามารถทำงานอย่างหนักมากแต่ไม่ประสบความสำเร็จเพราะกรอบการทำงานที่ล้มเหลว

ฉันเคยอยู่ในสถานการณ์ที่สมาชิกในทีมทำงานตลอดทั้งคืนเพื่อทำบางสิ่งบางอย่าง แต่กลับพบว่าตัวเองต้องแก้ไขและแก้ไขซ้ำอยู่ตลอดเวลา เพราะกระบวนการตรวจสอบและอนุมัติไม่ชัดเจนตั้งแต่แรกเริ่ม พวกเขาต้องทำงานในสภาวะที่วุ่นวายและตื่นตระหนก ไม่ใช่เพราะขาดความสามารถ แต่เพราะระบบล้มเหลว

ผู้นำมีหน้าที่ในการปลดล็อกศักยภาพของมนุษย์ ไม่ใช่เพิ่มภาระด้วยความซับซ้อนที่ไม่จำเป็น

เมื่อเราใช้ระบบบริหารโครงการที่ขับเคลื่อนด้วย AI เราไม่ได้เพียงแค่เพิ่มประสิทธิภาพเท่านั้น แต่เรายังแสดงความเคารพต่อเวลา ความสามารถ และความเชี่ยวชาญของทีมงานอีกด้วย เราช่วยให้โครงการประสบความสำเร็จมากขึ้นด้วยการลดความยุ่งยากและสร้างความชัดเจน

ความเป็นจริงของการแข่งขัน: การดำเนินการคือตัวสร้างความแตกต่างใหม่

ในตลาดปัจจุบัน การมีไอเดียดีเพียงอย่างเดียวไม่เพียงพอ องค์กรที่ประสบความสำเร็จคือองค์กรที่สามารถดำเนินการได้รวดเร็ว ปรับตัวได้ฉับไว และเรียนรู้จากรูปแบบการดำเนินงานของตนเอง AI มอบข้อได้เปรียบในการแข่งขันสามประการให้กับคุณ:

ความเร็ว: กระบวนการทำงานอัตโนมัติและการตัดสินใจแบบเรียลไทม์ช่วยลดระยะเวลาในการดำเนินงาน

ความคล่องตัว: ข้อมูลเชิงลึกที่คาดการณ์ล่วงหน้าช่วยให้คุณปรับเปลี่ยนกลยุทธ์ได้ก่อนที่ปัญหาจะกลายเป็นวิกฤต

ขนาด: AI ช่วยให้คุณสามารถรักษาคุณภาพการดำเนินงานได้แม้ในขณะที่ธุรกิจเติบโต โดยไม่ต้องเพิ่มค่าใช้จ่ายส่วนกลางตามสัดส่วน

องค์กรที่ยังคงพึ่งพาการดำเนินงานด้วยกระบวนการแบบแมนนวลและแยกส่วนจากกันนั้น กำลังแข่งขันกับเครื่องพิมพ์ดีดในโลกของคอมพิวเตอร์

ก้าวต่อไปของคุณ: ชมการดำเนินการของ AI ในสถานการณ์จริง

หากสิ่งนี้สอดคล้องกับประสบการณ์ของคุณในฐานะผู้นำ ฉันขอเชิญคุณเข้าร่วมกิจกรรมออนไลน์ที่กำลังจะมาถึงของเรา: การดำเนินโครงการในยุคของ AI ในวันที่ 23 กรกฎาคม เวลา 12:00 น. ตามเวลา PST

ในเซสชั่นนี้ เราจะแสดงให้คุณเห็นอย่างชัดเจนว่าการดำเนินโครงการด้วยระบบ AI สามารถรวมศูนย์, อัตโนมัติ, และเร่งการดำเนินการของคุณได้อย่างไร. คุณจะได้เห็นตัวอย่างจริงของการใช้ AI สำหรับ:

สิ่งที่คุณจะได้รับ:

ช่องว่างระหว่างความสำเร็จและความล้มเหลวขององค์กรไม่เคยแคบเท่านี้มาก่อน จากประสบการณ์ของผม ช่องว่างนั้นมักขึ้นอยู่กับคุณภาพของการดำเนินงานที่เป็นเลิศ

สำรองที่นั่งของคุณวันนี้ →

อย่าปล่อยให้ไตรมาสผ่านไปอีกโดยสงสัยว่าทำไมการทำงานหนักถึงไม่ส่งผลลัพธ์ที่โดดเด่น เข้าร่วมกับเราและค้นพบวิธีที่เครื่องมือที่ขับเคลื่อนด้วย AI สามารถเปลี่ยนแปลงศักยภาพของทีมคุณในการส่งมอบผลลัพธ์โครงการที่แท้จริงด้วยความล่าช้าน้อยลงและความชัดเจนมากขึ้น

Gaurav Agarwal เป็นประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายปฏิบัติการที่ ClickUp ซึ่งเขาดูแลการดำเนินงานด้านรายได้ทั้งหมดและเป็นผู้นำทีมงานเกือบ 700 คนในทีมทั่วโลก เขามีประสบการณ์ในการขยายการดำเนินงานในบริษัทเทคโนโลยีที่เติบโตสูงหลายแห่งและมีความหลงใหลในการปลดล็อกศักยภาพของมนุษย์ผ่านระบบอัจฉริยะ