การสำรวจโดย McKinsey พบว่า โดยเฉลี่ยแล้ว โครงการต่างๆมักใช้งบประมาณและเวลาเกินกว่าที่กำหนดไว้ถึง 30-45% เมื่อพิจารณาอย่างละเอียดจากการศึกษา 'เมกะโปรเจกต์' ซึ่งบางโครงการมีมูลค่ามากกว่า 1 พันล้านดอลลาร์ พบว่าต้นทุนเกินกว่าประมาณการงบประมาณเริ่มต้นถึง 79%
สิ่งนี้ชี้ให้เห็นถึงความท้าทายที่ชัดเจนในการดำเนินงาน แต่ก็ยังชี้ให้เห็นถึงการประมาณการต้นทุนและกำหนดการที่ไม่ดีในขั้นตอนการอนุมัติโครงการ
สิ่งนี้ชี้ให้เห็นถึงความท้าทายที่ชัดเจนในการดำเนินงาน แต่ยังชี้ให้เห็นถึงการประมาณการต้นทุนและกำหนดการที่ไม่ดีในขั้นตอนการอนุมัติโครงการ
หนึ่งในสาเหตุหลักที่ทำให้โครงการเกินงบประมาณและล่าช้าคือ: การประมาณการที่ไม่ถูกต้อง ผู้จัดการโครงการมักเผชิญกับปัญหานี้และได้สร้างกรอบการทำงานต่างๆ เพื่อแก้ไขปัญหานี้ แนวคิดของการประมาณการเมื่อเสร็จสิ้น (EAC) เป็นหนึ่งในนั้น
ในบล็อกโพสต์นี้ เราจะเข้าใจเทคนิคการประมาณการโครงการนี้ เรียนรู้วิธีการคำนวณ eac และสำรวจการใช้งานในธุรกิจ
⏰ สรุป 60 วินาที
ประมาณการเมื่อเสร็จสิ้น (EAC) เป็นการคาดการณ์ต้นทุนโครงการทั้งหมดโดยอิงจากค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริงและงานที่เหลืออยู่ ใช้เพื่อป้องกันการใช้งบประมาณเกิน คาดการณ์ทางการเงินให้แม่นยำยิ่งขึ้น และช่วยให้ตัดสินใจได้อย่างมีข้อมูล
สูตรที่ใช้บ่อยที่สุดในการคำนวณ EAC คือ: EAC = AC + (BAC – EV)
อย่างไรก็ตาม ขึ้นอยู่กับลักษณะของโครงการ ตัวชี้วัดที่คุณติดตาม กำหนดเวลา และปัจจัยอื่นๆ คุณอาจจำเป็นต้องใช้สูตรอื่นๆ
ขั้นตอนในการคำนวณ EAC
เพื่อใช้สูตรข้างต้นและคำนวณ EAC ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้
- รับงบประมาณเมื่อเสร็จสิ้น (BAC)
- ระบุต้นทุนที่เกิดขึ้นจริง (AC)
- คำนวณมูลค่าที่ได้ (EV), ดัชนีประสิทธิภาพต้นทุน (CPI), ดัชนีประสิทธิภาพตารางเวลา (SPI) เป็นต้น ตามที่ต้องการ
- ใช้สูตร EAC ที่เกี่ยวข้องตามสภาพของโครงการ
- คำนวณ EAC ตามตัวชี้วัด KPI การบริหารโครงการเหล่านี้
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้สูตรเหล่านี้ ประโยชน์ของการใช้สูตรเหล่านี้ และข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่ควรหลีกเลี่ยง โปรดอ่านต่อ!
อะไรคือ EAC (ประมาณการเมื่อเสร็จสิ้น)?
ประมาณการเมื่อเสร็จสิ้น (EAC) เป็นคำที่ใช้ในการคาดการณ์ต้นทุนรวมของโครงการเมื่อเสร็จสิ้นแล้ว เป็นการคำนวณอย่างต่อเนื่องที่ติดตามการเปลี่ยนแปลงใดๆ ในประมาณการตลอดวงจรชีวิตของโครงการ
ก่อนที่โครงการจะเริ่มต้นขึ้น EAC ควรเท่ากับงบประมาณ ซึ่งหมายความว่า เมื่อสิ้นสุดโครงการ คุณจะได้ใช้จ่ายตามที่คุณประมาณการไว้
อย่างไรก็ตาม ในระหว่างดำเนินโครงการ คุณอาจเผชิญกับความท้าทายหรือเหตุการณ์ภายนอกหลายประการ
ตัวอย่างเช่น โครงการก่อสร้างของคุณอาจล่าช้าเนื่องจากวัตถุดิบไม่พร้อมใช้งานอันเนื่องมาจากปัญหาห่วงโซ่อุปทาน โครงการซอฟต์แวร์ของคุณอาจเกินงบประมาณเริ่มต้นเพราะคุณต้องจ้างที่ปรึกษาภายนอกเพื่อสนับสนุน
ค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิดเหล่านี้เพิ่มเข้าไปในค่าใช้จ่ายของโครงการ. คณะกรรมการการประเมินผลกระทบ (EAC) ช่วยทำนายค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่ปรับปรุงแล้วของโครงการในเวลาจริง โดยรองรับค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมเหล่านี้.
วิธีคำนวณ EAC?
ประมาณการเมื่อเสร็จสิ้น (EAC) = งบประมาณเมื่อเสร็จสิ้น (BAC) + [ต้นทุนที่เกิดขึ้นจริง (AC) – มูลค่าที่ได้ (EV)]
ก่อนอื่นเรามาให้คำนิยามของคำเหล่านี้ก่อน แล้วจึงดูวิธีการคำนวณผ่านตัวอย่าง
- งบประมาณเมื่อเสร็จสิ้น (BAC): จำนวนเงินทั้งหมดที่คุณวางแผนจะใช้เพื่อดำเนินโครงการให้เสร็จสมบูรณ์ ซึ่งก็คืองบประมาณเริ่มต้นของโครงการของคุณ
- ต้นทุนที่เกิดขึ้นจริง (AC): จำนวนเงินทั้งหมดที่คุณได้ใช้จ่ายไปกับโครงการจนถึงขณะนี้ กล่าวคือ ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริงในโลกปัจจุบันจนถึงจุดปัจจุบัน
- มูลค่าที่ได้ (EV): งานที่คุณได้ดำเนินการเสร็จสิ้นแล้วในแง่ของมูลค่าที่ตั้งงบประมาณไว้
สมมติว่าคุณได้เริ่มโครงการพัฒนาซอฟต์แวร์ที่มีงบประมาณรวม (BAC) อยู่ที่ 20,000 ดอลลาร์
จนถึงตอนนี้ คุณได้ทำเสร็จแล้ว 50% ของงานในเวลา 40% และใช้เงินไป 12,000ดอลลาร์ ค่าที่ได้ในโครงการ (Earned Value)คือจำนวนงานที่คุณได้ทำเสร็จแล้วในแง่ของมูลค่าที่ตั้งไว้ตามงบประมาณ ดังนั้น เพื่อให้การคำนวณง่ายขึ้น 50% ของงานควรมีค่าใช้จ่าย 10,000 ดอลลาร์ ซึ่งเป็นค่าที่ได้ของคุณ
ดังนั้น สูตรประมาณการของคุณเมื่อเสร็จสิ้นจะเป็น 20,000 + (12,000-10,000) = $22,000
ตอนนี้ หากคุณกำลังคิดว่า "คุณจะแน่ใจได้อย่างไรว่าส่วนต่อไปของโครงการจะไม่เสียค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นอีก?" ยอดเยี่ยมมาก!
มาดูวิธีการคำนวณ EAC ที่ละเอียดและซับซ้อนมากขึ้นกันเถอะ
ประมาณการเมื่อแล้วเสร็จ (EAC) = งบประมาณเมื่อแล้วเสร็จ (BAC) / ดัชนีประสิทธิภาพต้นทุน (CPI)
ดัชนีประสิทธิภาพต้นทุน (CPI): อัตราส่วนของประสิทธิภาพการใช้จ่ายของโครงการของคุณ คำนวณโดยการหารมูลค่าที่ได้รับด้วยต้นทุนที่เกิดขึ้นจริง หาก CPI > 1 แสดงว่าคุณใช้จ่ายน้อยกว่าที่วางแผนไว้ และหาก CPI < 1 แสดงว่าคุณใช้จ่ายเกินกว่าที่วางแผนไว้
ขยายตัวอย่างก่อนหน้านี้ ค่ามูลค่าที่ได้คือ $10,000 และค่าใช้จ่ายจริงคือ $12,000 ดังนั้น CPI = 10,000/12,000 = 0. 83.
ดังนั้น โดยใช้สูตรนี้ ค่า EAC ของคุณคือ 20,000 / 0. 83 = $24,390
ในกรณีนี้ คุณจะเห็นว่าสูตรสมมติว่าค่าใช้จ่ายในอนาคตของคุณจะเปลี่ยนแปลงในอัตราเดียวกับในอดีต
ประมาณการเมื่อเสร็จสิ้น (EAC) = ต้นทุนที่เกิดขึ้นจริง (AC) + [{งบประมาณเมื่อเสร็จสิ้น (BAC) – มูลค่าที่ได้ (EV)} / ดัชนีประสิทธิภาพต้นทุน (CPI)]
ในตัวอย่างเดียวกันนี้ ด้วยสูตรนี้ EAC = 12,000 + [(20,000 – 10,000)/0. 83] = $24,048.
ประมาณการเมื่อเสร็จสิ้น (EAC) = ต้นทุนที่เกิดขึ้นจริง (AC) + [{งบประมาณเมื่อเสร็จสิ้น (BAC) – มูลค่าที่ได้รับ (EV)} / {ดัชนีประสิทธิภาพต้นทุน (CPI) x ดัชนีประสิทธิภาพแผนงาน (SPI)}]
มีตัวชี้วัดอีกตัวหนึ่งที่นี่ คือ ดัชนีประสิทธิภาพตามกำหนดการ มาให้คำจำกัดความกันเถอะ
ดัชนีประสิทธิภาพตามกำหนดการ (SPI): SPI คือค่าเทียบเท่าเวลาของ CPI ใช้เพื่อวัดประสิทธิภาพของความคืบหน้าของคุณเมื่อเทียบกับเวลาที่ประมาณการไว้ในการเสร็จสิ้นงาน คำนวณโดยนำมูลค่าที่ได้รับ (Earned Value) หารด้วยมูลค่าตามแผน (Planned Value) หาก SPI > 1 หมายความว่าคุณทำงานได้เร็วกำหนด หาก SPI = 1 หมายความว่าคุณทำงานได้ตามกำหนด หาก SPI < 1 หมายความว่าคุณทำงานล่าช้ากำหนด
เช่นเดียวกับตัวอย่างข้างต้น หากคุณทำงานเสร็จ 50% ในเวลา 40% ของเวลาทั้งหมด SPI ของคุณคือ (50% ของ BAC) / (40% ของ BAC) = 10,000/8,000 = 1.25
ดังนั้น EAC ของคุณคือ 12,000 + [(20,000 – 10,000) / (0. 83 x 1. 25)] = $22,375
ประมาณการเมื่อเสร็จสิ้น (EAC) = ต้นทุนที่เกิดขึ้นจริง (AC) + ETC แบบล่างขึ้นบน
การประมาณการจากล่างขึ้นบนเพื่อเสร็จสิ้น หมายถึงการประมาณการแก้ไขสำหรับงานที่เหลือทั้งหมด ซึ่งมักทำด้วยมือ
หากคุณสับสนกับสูตรห้าแบบสำหรับการคำนวณเดียวกัน เราได้นำความช่วยเหลือมาให้คุณแล้ว
💡คุณทราบหรือไม่? คุณสามารถใช้วิธีการประมาณการแบบอื่นที่คล้ายคลึงกันในการบริหารโครงการเพื่อคำนวณค่า EAC ของคุณได้เช่นกัน
เมื่อใดควรใช้สูตร EAC แต่ละสูตร
วัตถุประสงค์ของสูตรเหล่านี้เหมือนกัน คือ เพื่อหาค่า EAC อย่างไรก็ตาม สูตรที่คุณใช้ในการคำนวณ EAC จะขึ้นอยู่กับบริบท ซึ่งรวมถึงลักษณะของโครงการ เหตุการณ์ที่มีผลกระทบ และผลกระทบต่อค่าใช้จ่ายของเหตุการณ์เหล่านั้น มาดูตัวอย่างสถานการณ์กันสักสองสามกรณี
ประสิทธิภาพด้านต้นทุนมีความเสถียร + แนวโน้มในอดีตจะยังคงดำเนินต่อไป
EAC = BAC / CPI
หากคุณพบว่าโครงการของคุณมีประสิทธิภาพต่ำหรือเกินงบประมาณ และคาดว่าจะดำเนินต่อไปในอัตราเดิม ให้ใช้สูตรข้างต้น
วิธีนี้ถือว่าความแตกต่างของต้นทุนใด ๆ เป็นระบบและจะคงอยู่สม่ำเสมอในขอบเขตโครงการที่เหลืออยู่ วิธีนี้เหมาะสำหรับโครงการที่มีเสถียรภาพ มีการจัดการที่ดี และมีปัจจัยแปรปรวนน้อยในประสิทธิภาพ
มีความแตกต่างของต้นทุน + แนวโน้มประสิทธิภาพปัจจุบันจะตามมา
EAC = AC + [(BAC – EV) / CPI]
หากคุณเคยพบความแตกต่างของต้นทุนแต่คาดว่ามันจะสอดคล้องกับแนวโน้มการดำเนินงานในปัจจุบัน ให้ใช้สูตรข้างต้น วิธีการนี้เหมาะสมในโครงการที่คาดว่าความแตกต่างจะคงที่ สะท้อนถึงประสิทธิภาพด้านต้นทุนที่ดำเนินอยู่
ด้วยวิธีนี้ คุณจะคำนึงถึงความคลาดเคลื่อนในอดีตในขณะที่คาดการณ์ต้นทุนในอนาคตโดยอิงจากระดับผลผลิตปัจจุบัน ทำให้เหมาะสำหรับโครงการที่มีความเปลี่ยนแปลงแต่สามารถจัดการได้
ความแตกต่างของต้นทุนคือความผิดปกติ + อนาคตจะสอดคล้องกับการประมาณการเดิม
EAC = AC + (BAC – EV)
หากความแตกต่างของต้นทุนเป็นเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นเป็นครั้งคราว และคุณเชื่อว่าโครงการจะดำเนินไปตามอัตราที่ตั้งงบประมาณไว้เดิมสำหรับงานที่เหลืออยู่
วิธีนี้เหมาะสมเมื่อเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นเพียงครั้งเดียว เช่น ค่าใช้จ่ายในการตั้งค่าเริ่มต้นที่ไม่คาดคิด หรือความไม่มีประสิทธิภาพในช่วงแรก ซึ่งทำให้เกิดความแตกต่างที่ทีมโครงการไม่คาดว่าจะเกิดขึ้นซ้ำอีก
ความแปรปรวนของต้นทุน + ความแปรปรวนของกำหนดการ
EAC = AC + [(BAC – EV) / (CPI × SPI)]
หากตารางเวลาเป็นปัจจัยสำคัญในการคาดการณ์ต้นทุนรวม สูตรข้างต้นเป็นวิธีที่ดีที่สุด เนื่องจากสามารถปรับการคาดการณ์ต้นทุนของงานที่เหลืออยู่โดยคำนึงถึงความล่าช้าของตารางเวลาควบคู่ไปกับประสิทธิภาพด้านต้นทุน วิธีนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับโครงการที่มีทั้งงบประมาณเกินและล่าช้ากว่ากำหนด
แนวโน้มต้นทุนไม่สามารถคาดการณ์ได้
EAC = AC + การประมาณจากล่างขึ้นบน
หากประสิทธิภาพของโครงการของคุณไม่สามารถคาดการณ์ได้หรือแนวโน้มค่าใช้จ่ายไม่สามารถเป็นตัวบ่งชี้ที่เชื่อถือได้ของประสิทธิภาพในอนาคต ให้ใช้สูตรข้างต้น
แทนที่จะพึ่งพาสูตรที่อิงกับ CPI หรือ SPI วิธีการนี้จะเกี่ยวข้องกับการประมาณการงานที่เหลือใหม่อีกครั้งจากศูนย์และเพิ่มเข้ากับต้นทุนที่เกิดขึ้นจริงจนถึงขณะนี้ ทำให้มีความแม่นยำมากขึ้น
หากคุณยังรู้สึกสับสนเล็กน้อยเกี่ยวกับการคำนวณ EAC นี่คือบทแนะนำสั้นๆ
ขั้นตอนในการคำนวณ EAC
แนวทาง EAC แบบบนลงล่าง
สูตรทั้งสี่จากห้าสูตรข้างต้นใช้วิธีการจากบนลงล่าง ซึ่งหมายความว่าสูตรเหล่านี้อาศัยงบประมาณที่มีอยู่เดิมและผลการดำเนินงานที่ผ่านมา
เพื่อใช้สูตรข้างต้นและคำนวณ EAC ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้
- รับงบประมาณเมื่อเสร็จสิ้น (BAC)
- ระบุต้นทุนจริง (AC)
- คำนวณมูลค่าที่ได้ (EV), ดัชนีประสิทธิภาพต้นทุน (CPI), ดัชนีประสิทธิภาพตารางเวลา (SPI) เป็นต้น ตามที่ต้องการ
- ใช้สูตร EAC ที่เกี่ยวข้องตามสภาพของโครงการ
- คำนวณ EACตามตัวชี้วัดการจัดการโครงการเหล่านี้
แนวทาง EAC แบบล่างขึ้นบน
วิธีการจากล่างขึ้นบนเกี่ยวข้องกับการคำนวณต้นทุนของงานที่เหลือทั้งหมดใหม่ตั้งแต่ต้น และเพิ่มเข้ากับต้นทุนที่เกิดขึ้นจริงจนถึงขณะนี้ วิธีนี้ให้การประมาณการที่แม่นยำและละเอียดที่สุด เนื่องจากพิจารณาถึงสภาพปัจจุบันของโครงการและการเปลี่ยนแปลงใดๆ ในขอบเขตงาน
- ตรวจสอบงานที่เสร็จสมบูรณ์
- คำนวณ AC จนถึงตอนนี้
- แยกงานโครงการที่เหลือออกเป็นงานย่อยหรือส่วนประกอบที่ละเอียด
- ประมาณการค่าใช้จ่ายในการทำแต่ละงานให้เสร็จ โดยคำนึงถึงสภาพปัจจุบัน
- เพิ่มค่าใช้จ่ายที่คาดว่าจะเหลืออยู่ไปยังค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริง
ในความเป็นจริง เครื่องมือที่ดีสามารถทำให้ทั้งหมดนี้ง่ายขึ้นมาก
เครื่องมือสำหรับการคำนวณ EAC
การคำนวณนั้นง่าย เป็นเพียงการคำนวณพื้นฐาน ดังนั้น หากคุณมีข้อมูลครบถ้วน เครื่องคิดเลขก็สามารถทำงานนี้ได้ มาเริ่มกันด้วยเครื่องมือที่ง่ายที่สุดในการคำนวณ EAC
สเปรดชีตสำหรับคำนวณ EAC
ด้วยฟิลด์สูตร คุณสามารถทำให้การคำนวณ EAC เป็นอัตโนมัติได้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจติดตามค่าใช้จ่ายทั้งหมดในแท็บเดียว โดยมีเซลล์สำหรับยอดรวม คุณอาจติดตามความคืบหน้าของโครงการในแท็บอื่น โดยมีเซลล์สำหรับติดตามความแตกต่าง
จากข้อมูลเหล่านี้ คุณสามารถคำนวณมูลค่าที่ได้แล้วด้วยข้อมูลนี้
แม้ว่าจะได้รับความนิยมอย่างแพร่หลายและใช้งานง่าย แต่สเปรดชีตก็เป็นระบบที่ต้องทำด้วยมือทั้งหมด คุณจะต้องป้อนข้อมูลทั้งหมดลงในสเปรดชีตด้วยตัวเอง ซึ่งอาจเกิดข้อผิดพลาดได้ง่ายและน่าเบื่อ คุณสามารถทำได้ดีกว่าด้วยเครื่องมืออย่างClickUp สำหรับทีมการเงิน
การใช้ประโยชน์จาก EAC ด้วย ClickUp
การใช้แพลตฟอร์มการจัดการโครงการที่ครอบคลุมเช่นClickUpช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการสำหรับการคำนวณ EAC มีพร้อมให้คุณใช้งานแล้ว
การจัดการต้นทุนโครงการ: คุณสามารถผสานเครื่องมือภายนอกที่คุณใช้สำหรับการติดตามค่าใช้จ่ายเพื่อคำนวณ AC อัตโนมัติภายใน ClickUp ได้
การติดตามความคืบหน้า: ในฐานะเครื่องมือการจัดการโครงการ ClickUp ช่วยให้คุณมีมุมมองแบบเรียลไทม์ของความคืบหน้าของคุณ โดยอิงจากงานที่คุณได้ตั้งค่าไว้ มันจะคำนวณปริมาณงานที่เสร็จสมบูรณ์โดยอัตโนมัติ
การติดตามตารางเวลา: ด้วยวันที่เริ่มต้น วันที่สิ้นสุด และฟิลด์วันที่ที่กำหนดเอง คุณสามารถติดตามไทม์ไลน์ของโครงการของคุณได้อย่างละเอียดถี่ถ้วน ซึ่งช่วยให้คุณคำนวณความคลาดเคลื่อนของตารางเวลาได้ ซึ่งคุณจำเป็นต้องวัด EAC
การคิดต้นทุนทรัพยากร: หากคุณกำลังเรียกเก็บเงินโครงการตามรูปแบบเวลาและวัสดุ (T&M) คุณจำเป็นต้องให้สมาชิกในทีมทุกคนติดตามเวลาที่พวกเขาทำงาน ด้วย ClickUp Tasks ทีมของคุณสามารถติดตามเวลาจากอุปกรณ์ใดก็ได้ เพิ่มบันทึก กำหนดป้ายกำกับ และทำเครื่องหมายเวลาว่าสามารถเรียกเก็บเงินได้ (หรือไม่) นอกจากนี้ยังช่วยให้สามารถรวมเวลาจากงานและงานย่อยต่างๆ ได้อีกด้วย
การคำนวณอัตโนมัติ: ชอบความเรียบง่ายของสเปรดชีตในการตั้งค่าสูตรใช่ไหม? คุณสามารถทำได้ด้วย ClickUp! ใช้ข้อมูลตัวเลขจากงานและโครงการของคุณเพื่อคำนวณ EAC โดยอัตโนมัติ ซึ่งอัปเดตแบบเรียลไทม์
การรายงานแบบเรียลไทม์: EAC เป็นตัวชี้วัดสำหรับอนาคต; มันคือการคาดการณ์. อย่างไรก็ตาม เพื่อให้แน่ใจว่าคุณไม่ใช้งบประมาณหรือเวลาเกินกำหนด คุณจำเป็นต้องปรับแก้ไขในปัจจุบัน.ClickUp Dashboardsสามารถช่วยคุณได้ในเรื่องนี้.
การติดตามตรวจสอบการใช้จ่ายจริงอย่างต่อเนื่องเทียบกับงบประมาณที่วางแผนไว้ช่วยให้คุณสามารถระบุการเกินงบประมาณได้อย่างรวดเร็วและดำเนินการแก้ไขได้ทันท่วงที ช่วยป้องกันความประหลาดใจเกี่ยวกับงบประมาณและทำให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้รับข้อมูลเกี่ยวกับสถานะทางการเงินของโครงการอย่างต่อเนื่อง
บทบาทของเครื่องมือและเทคนิคคุณภาพในการประสบความสำเร็จของโครงการ
เครื่องคิดเลขหรือแม้แต่กระดาษและปากกาก็สามารถคำนวณ EAC ได้ อย่างไรก็ตาม เครื่องมือและเทคนิคที่มีคุณภาพสามารถทำให้กระบวนการมีความแม่นยำและมีประสิทธิภาพมากขึ้น นี่คือวิธีการ
คุณภาพของข้อมูล: เครื่องมือที่คุณใช้จะเป็นตัวกำหนดคุณภาพของข้อมูล เครื่องมืออย่าง ClickUp ที่รวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับโครงการไว้แล้ว จะช่วยรับประกันคุณภาพของข้อมูล เช่น ตารางงานที่อัปเดตอยู่เสมอ การประมาณเวลา ค่าใช้จ่าย ฯลฯ
การผสานรวม: เครื่องมือที่ครอบคลุมสามารถรวบรวมข้อมูลจากแหล่งภายนอกได้เช่นกัน ตัวอย่างเช่น หากคุณติดตามเวลาโดยใช้เครื่องมือภายนอก คุณสามารถนำข้อมูลนั้นมาสู่ ClickUp ได้ผ่าน API
ระบบอัตโนมัติ: การคำนวณตัวชี้วัดเช่น EAC อาจใช้เวลามากของแบนด์วิดท์ของผู้จัดการโครงการ. เพื่อให้ง่ายขึ้น เครื่องมือระบบอัตโนมัติสามารถช่วยได้. นอกจากนี้ยังช่วยให้การคาดการณ์ดีขึ้นได้ด้วยการวิเคราะห์แนวโน้มและการจำลองแบบมอนติคาร์โล.
ความสามารถในการทำซ้ำ: เครื่องมือที่เหมาะสมยังให้กรอบการทำงาน,แม่แบบการวิเคราะห์ต้นทุนและผลประโยชน์,และแม่แบบการประมาณการเพื่อคำนวณและติดตามตัวชี้วัดของโครงการ
เทมเพลตการวิเคราะห์ต้นทุนโครงการของ ClickUpเป็นกรอบการทำงานที่พร้อมใช้งาน ปรับแต่งได้อย่างเต็มที่ และเหมาะสำหรับผู้เริ่มต้นสำหรับการวิเคราะห์โครงการ คอลัมน์การคำนวณอัตโนมัติสามารถให้โครงสร้างการแยกย่อยต้นทุนโดยละเอียด ทำให้การคำนวณง่ายขึ้น
ประโยชน์ของ EAC ในการบริหารโครงการ
หากการคำนวณทั้งหมดนี้รู้สึกมากเกินไป ลองชั่งน้ำหนักกับประโยชน์ที่มันมอบให้ดู
✅ การประหยัดค่าใช้จ่าย: คุณไม่สามารถประหยัดสิ่งที่คุณมองไม่เห็นได้ EAC ช่วยให้คุณสามารถสังเกตและวัดการใช้งบประมาณเกินได้ ซึ่งคุณสามารถควบคุมได้ด้วยกลยุทธ์การลดความเสี่ยง
✅ การตรวจจับความเสี่ยง: โดยการวิเคราะห์แนวโน้มของประสิทธิภาพ คุณสามารถระบุความไม่มีประสิทธิภาพที่อาจเกิดขึ้นและความเสี่ยงด้านต้นทุนของโครงการได้ก่อนที่จะลุกลามเป็นปัญหาใหญ่
✅ การสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย: EAC จัดเตรียมข้อมูลที่เป็นรูปธรรมเพื่อให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทราบถึงสถานะทางการเงินของโครงการ การอัปเดตข้อมูลอย่างสม่ำเสมอช่วยสร้างความเชื่อมั่นในหมู่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและแสดงให้เห็นถึงความรับผิดชอบ
✅ การตัดสินใจ: EAC มอบข้อมูลเชิงลึกที่สามารถนำไปปฏิบัติได้แก่ทีม เพื่อให้สามารถตัดสินใจได้อย่างมีข้อมูลเมื่อเกิดการเปลี่ยนแปลงที่ไม่คาดคิด คุณสามารถจัดสรรทรัพยากรใหม่ ปรับขอบเขตของโครงการ หรือดำเนินมาตรการลดต้นทุนตามข้อมูลที่ถูกต้องและเป็นปัจจุบัน
✅ การติดตามประสิทธิภาพ: EAC ช่วยให้คุณติดตามประสิทธิภาพของโครงการเมื่อเทียบกับต้นทุนและกำหนดการที่ได้วางแผนไว้ คุณสามารถใช้ข้อมูลนี้เพื่อให้ข้อเสนอแนะแก่ทีมต่างๆจัดการงบประมาณโครงการ วางแผนการขยายกำหนดการ ฯลฯ
✅ การคาดการณ์งบประมาณ: คุณจะได้รับประมาณการค่าใช้จ่ายรวมที่แม่นยำและต่อเนื่อง ช่วยให้คุณสามารถติดตามการปฏิบัติตามงบประมาณโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพ ข้อมูลนี้จะเป็นประโยชน์อย่างมากสำหรับการวางแผนงบประมาณ การวางแผนงานและการควบคุมโครงการในอนาคต
เพื่อที่จะได้รับประโยชน์เหล่านี้ มีข้อผิดพลาดทั่วไปบางประการที่คุณต้องหลีกเลี่ยง
ข้อผิดพลาดทั่วไปที่ควรหลีกเลี่ยงเมื่อคำนวณ EAC
แม้จะฟังดูง่าย แต่ความผิดพลาดเล็กๆ น้อยๆ สามารถนำไปสู่ข้อมูลเชิงลึกที่ไม่ถูกต้อง การตัดสินใจที่ไม่มีประสิทธิภาพ และส่งผลเสียได้ นี่คือข้อผิดพลาดทั่วไปบางประการและวิธีที่คุณสามารถหลีกเลี่ยงได้
การใช้สูตรผิด: การคำนวณ EAC เป็น BAC / CPI ในโครงการที่มีความล่าช้าของกำหนดการอย่างมาก จะละเลยผลกระทบของความไม่มีประสิทธิภาพทางเวลา ซึ่งอาจทำให้การประมาณการมีความคาดหวังสูงเกินไป
พิจารณาทุกปัจจัยและเลือกสูตรที่เหมาะสมที่สุด
การตั้งสมมติฐานที่ผิดพลาด: การสันนิษฐานว่าผลการดำเนินงานในอดีตสะท้อนถึงผลการดำเนินงานในอนาคตได้อย่างสมบูรณ์แบบอาจทำให้การคำนวณ EAC บิดเบือนได้
ตัวอย่างเช่น หากค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นเพียงครั้งเดียวทำให้ต้นทุนเพิ่มขึ้นชั่วคราว การใช้ EAC = AC + (BAC – EV) อาจมองข้ามข้อเท็จจริงที่ว่าการดำเนินงานในอนาคตมีแนวโน้มที่จะเป็นไปตามอัตราของงบประมาณเดิม
ทำการตั้งสมมติฐานที่สมเหตุสมผลโดยมีพื้นฐานจากข้อเท็จจริง
มองข้าม AC หรือ EV: การคำนวณ EAC ขึ้นอยู่กับการคำนวณต้นทุนจริงและมูลค่าที่ได้รับอย่างแม่นยำเป็นอย่างมาก หากคุณพลาดค่าใช้จ่ายบางส่วนหรือคำนวณมูลค่าที่ได้รับไม่ถูกต้อง อาจส่งผลให้การคาดการณ์ที่ออกมาคลาดเคลื่อนได้
ให้ความสำคัญกับการตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลของคุณถูกต้อง
การละเลยความล่าช้าของตารางเวลา: การไม่รวมความล่าช้าของตารางเวลาในการคำนวณ EAC มักจะทำให้ต้นทุนรวมต่ำกว่าความเป็นจริง ตัวอย่างเช่น โครงการที่ล่าช้าเป็นเดือนเนื่องจากขาดแคลนทรัพยากร มักจะมีค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นในด้านเงินเดือน ค่าเช่าอุปกรณ์ หรือค่าปรับ
เพื่อขจัดปัญหานี้ ควรรวมผลกระทบของความล่าช้าต่อต้นทุนไว้เสมอ
การใช้ EAC ที่ล้าสมัย: EAC ไม่ใช่การคำนวณเพียงครั้งเดียว แต่เป็นดัชนีที่เปลี่ยนแปลงไปตามกาลเวลา หากขอบเขตเปลี่ยนแปลง ดัชนีประสิทธิภาพต้นทุนเปลี่ยนแปลง หรือเกิดความล่าช้าในกำหนดการ EAC เดิมจะไม่สะท้อนความเป็นจริงของโครงการอีกต่อไป
ดังนั้น ขอแนะนำให้คุณคำนวณ EAC เป็นประจำเพื่อให้สะท้อนสถานการณ์ปัจจุบันได้อย่างถูกต้อง
ติดตามเมตริกโครงการของคุณอย่างใกล้ชิดด้วย ClickUp
ในโลกที่การเกินงบประมาณเป็นเรื่องปกติ คุณสามารถสร้างความแตกต่างอย่างมหาศาลได้เพียงแค่ส่งมอบงานตรงเวลาและอยู่ในงบประมาณ วิธีเดียวที่จะบรรลุเป้าหมายนี้คือการติดตามต้นทุนและกำหนดการเทียบกับงบประมาณอย่างสม่ำเสมอ
แพลตฟอร์มการจัดการโครงการที่ทรงพลังของ ClickUp ทำให้สิ่งนี้เป็นเรื่องง่าย มันจับข้อมูลโดยอัตโนมัติ, อนุญาตให้คำนวณ, และให้การมองเห็นแบบเรียลไทม์เกี่ยวกับสถานะของโครงการ
แดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ ฟิลด์ต้นทุนที่ปรับแต่งได้ การติดตามไทม์ไลน์ และการจัดการปริมาณงาน มอบวิธีการที่มีประสิทธิภาพในการคำนวณและติดตาม EAC ได้อย่างง่ายดาย