Hur man beräknar uppskattad slutkostnad (EAC) i projekt

En undersökning av McKinsey visade att projekt i genomsnitt överskrider sina budgetar och tidsplaner med 30–45 %. En närmare titt på en studie av ”megaprojekt”, varav vissa är värda över 1 miljard dollar, visar att kostnadsöverskridningarna uppgår till 79 % i förhållande till de ursprungliga budgetberäkningarna.

Detta belyser uppenbara utmaningar i leveransen, men pekar också på bristfälliga kostnads- och tidsuppskattningar vid projektgodkännandet.

En av de viktigaste orsakerna till att projekt överskrider budgeten och blir försenade är felaktiga uppskattningar. Projektledare brottas ofta med detta problem och har skapat olika ramverk för att hantera det. Begreppet uppskattning vid slutförande (EAC) är ett sådant ramverk.

I det här blogginlägget förklarar vi denna teknik för projektberäkning, lär oss hur man beräknar EAC och utforskar dess användningsområden i affärslivet.

Vad är EAC (Estimate at Completion)?

Estimate at Completion (EAC) är ett begrepp som används för att prognostisera den totala kostnaden för ett projekt vid dess slutförande. Det är en löpande beräkning som övervakar eventuella förändringar i uppskattningarna under projektets livscykel.

Innan projektet påbörjas bör EAC vara lika med budgeten. Det innebär att du vid projektets slut kommer att ha spenderat det du beräknat.

Under ett projekts gång kan du dock stöta på flera utmaningar eller externa händelser.

Dessa oväntade utgifter ökar projektkostnaderna. EAC hjälper till att prognostisera den justerade totalkostnaden för projektet i realtid, med hänsyn till dessa extra kostnader.

Hur beräknar man EAC?

Låt oss först definiera dessa termer och sedan se beräkningen genom ett exempel.

Låt oss säga att du har påbörjat ett mjukvaruutvecklingsprojekt med en total budget (BAC) på 20 000 dollar.

Hittills har du slutfört 50 % av arbetet på 40 % av tiden och spenderat 12 000 dollar. Intjänat värde i projektledning är den mängd arbete du har slutfört i förhållande till det budgeterade värdet. För att förenkla beräkningen bör 50 % av arbetet ha kostat dig 10 000 dollar, vilket är ditt intjänade värde.

Därför skulle din formel för uppskattning vid slutförande vara 20 000 + (12 000-10 000) = 22 000 dollar.

Om du nu undrar: ”Hur kan du vara säker på att följande delar av projektet inte också kommer att kosta mer?” Bra gjort!

Låt oss också titta på andra, mer nyanserade sätt att beräkna EAC.

Kostnadsprestandaindex (CPI): Effektiviteten i dina projektutgifter. Det beräknas genom att dividera intjänat värde med den faktiska kostnaden. Om CPI > 1 spenderar du mindre än planerat, och om CPI < 1 spenderar du för mycket.

Om vi fortsätter med föregående exempel är ditt intjänade värde 10 000 dollar och din faktiska kostnad 12 000 dollar. CPI = 10 000/12 000 = 0,83.

Med hjälp av denna formel blir din EAC = 20 000 / 0,83 = 24 390 dollar.

I det här fallet ser du att formeln utgår från att dina framtida utgifter kommer att följa samma förändringstakt som tidigare.

I samma exempel, med denna formel, blir EAC = 12 000 + [(20 000 – 10 000)/0,83] = 24 048 $.

Här finns ytterligare ett mått, Schedule Performance Index. Låt oss definiera det.

Schedule Performance Index (SPI): SPI är tidsmotsvarigheten till CPI. Det mäter effektiviteten i dina framsteg jämfört med beräknad tid för slutförande. Det beräknas genom att dividera intjänat värde med planerat värde. Om SPI > 1 ligger du före schemat. SPI = 1 betyder att du ligger i schemat. Om SPI < 1 ligger du efter schemat.

Som i exemplet ovan, om du har slutfört 50 % av ditt arbete på 40 % av tiden, är ditt SPI = (50 % av BAC) / (40 % av BAC) = 10 000/8 000 = 1,25.

Så, din EAC = 12 000 + [(20 000 – 10 000) / (0,83 x 1,25)] = 22 375 dollar

Bottom-up Estimate to Completion avser reviderade uppskattningar för alla återstående uppgifter. Detta görs ofta manuellt.

Om du är förvirrad av fem olika formler för samma beräkning har vi hjälp att erbjuda.

När ska man använda respektive EAC-formel

Syftet med dessa formler är detsamma, nämligen att beräkna EAC. Vilken formel du använder för att beräkna EAC beror dock på sammanhanget, inklusive projektets karaktär, händelser som påverkar projektet och deras kostnadskonsekvenser. Låt oss titta på några scenarier.

Kostnadsprestandan är stabil + tidigare trender kommer att fortsätta

EAC = BAC / CPI

Om du upptäcker att ditt projekt har vissa ineffektiviteter eller budgetöverskridanden och förväntar dig att detta kommer att fortsätta i samma takt, använd ovanstående formel.

Denna metod utgår från att eventuella kostnadsavvikelser är systematiska och kommer att bestå på ett enhetligt sätt under resten av projektets löptid. Den är tillämplig på stabila, välskötta projekt med liten variation i prestanda.

Kostnadsavvikelser förekommer + aktuell effektivitetstrend kommer att följa

EAC = AC + [(BAC – EV) / CPI]

Om du har upplevt kostnadsavvikelser men förväntar dig att de kommer att följa nuvarande resultatutveckling, använd formeln ovan. Denna metod är praktisk i projekt där avvikelser förväntas stabiliseras, vilket återspeglar den pågående kostnadseffektiviteten.

Med denna metod redogör du för tidigare avvikelser samtidigt som du prognostiserar framtida kostnader baserat på nuvarande produktivitetsnivåer, vilket gör den lämplig för dynamiska men hanterbara projekt.

Kostnadsavvikelser är avvikelser + framtiden kommer att stämma överens med de ursprungliga uppskattningarna

EAC = AC + (BAC – EV)

Om kostnadsavvikelserna är isolerade incidenter och du tror att projektet kommer att fortskrida enligt den ursprungliga budgeten för det återstående arbetet.

Denna metod är lämplig när engångshändelser, såsom oväntade initiala installationskostnader eller tidiga ineffektiviteter, orsakar avvikelser som projektteamet inte förväntar sig kommer att upprepas.

Kostnadsavvikelse + tidsplanavvikelse

EAC = AC + [(BAC – EV) / (CPI × SPI)]

Om tidsplanen är en viktig faktor för att prognostisera den totala kostnaden är ovanstående formel bäst. Den justerar kostnadsprognosen för återstående arbete genom att ta hänsyn till förseningar i tidsplanen och kostnadseffektivitet. Denna metod är särskilt användbar för projekt som både överskrider budgeten och ligger efter i tidsplanen.

Kostnadstrender är oförutsägbara

EAC = AC + Bottom-Up Estimate

Om ditt projekts resultat har varit oförutsägbart eller kostnadstrenderna inte längre är tillförlitliga indikatorer på framtida resultat, använd formeln ovan.

I stället för att förlita sig på formler baserade på CPI eller SPI innebär denna metod att man omvärderar det återstående arbetet från grunden och lägger till det till de faktiska kostnaderna hittills, vilket gör det mer exakt.

Om du fortfarande är lite osäker på hur man beräknar EAC, här är en kort introduktion.

Steg för att beräkna EAC

Top-down EAC-metod

Fyra av de fem formlerna ovan använder en top-down-metod. Det innebär att de baseras på redan befintliga budgetar och tidigare resultat.

Följ dessa steg för att använda ovanstående formel och beräkna EAC.

Bottom-up-metoden för EAC

Botten-upp-metoden innebär att man räknar om kostnaden för allt återstående arbete från grunden och lägger till den till den faktiska kostnaden hittills. Denna metod ger den mest exakta och detaljerade uppskattningen, eftersom den tar hänsyn till projektets aktuella förhållanden och eventuella förändringar i omfattningen.

Ett bra verktyg kan faktiskt göra allt detta mycket enklare.

Verktyg för EAC-beräkning

Beräkningen är enkel, det är grundläggande aritmetik. Så om du har alla data på plats räcker det med en miniräknare. Låt oss börja med det enklaste verktyget för att beräkna EAC.

Kalkylblad för beräkning av EAC

Med formelfält kan du automatisera beräkningen av EAC. Du kan till exempel spåra alla kostnader i en flik, med en cell för totalen. Du kan spåra projektets framsteg i en annan flik med en cell för att övervaka avvikelser.

Baserat på detta kan du beräkna intjänat värde med hjälp av dessa data.

Även om kalkylblad är mycket populära och lätta att använda, är de också helt manuella. Du måste själv mata in alla data i kalkylbladen. Detta är felbenäget och kan bli tråkigt. Du kan göra det bättre med ett verktyg som ClickUp för ekonomiteam.

Utnyttja EAC med ClickUp

Genom att använda en omfattande projektledningsplattform som ClickUp säkerställer du att all data du behöver för att göra EAC-beräkningar redan finns tillgänglig för dig.

Projektkostnadshantering: Du kan integrera alla externa verktyg som du använder för att spåra utgifter för att automatiskt beräkna AC i ClickUp.

Framstegsspårning: Som projektledningsverktyg ger ClickUp dig en realtidsvy av dina framsteg. Baserat på de uppgifter du har ställt in beräknar det automatiskt mängden arbete som har slutförts.

Schemaövervakning: Med startdatum, slutdatum och anpassade datumfält kan du spåra tidslinjerna för ditt projekt i detalj. Detta hjälper dig att beräkna schemavvikelser, vilket du behöver för att mäta EAC.

Resursberäkning: Om du fakturerar ett projekt enligt tids- och materialmodellen (T&M) måste alla teammedlemmar spåra den tid de har arbetat. Med ClickUp Tasks kan dina team spåra tiden från valfri enhet, lägga till anteckningar, tilldela etiketter och markera tiden som fakturerbar (eller inte). Det möjliggör också tidsuppsamling över uppgifter och deluppgifter.

Automatiska beräkningar: Gillar du enkelheten i kalkylblad för att ställa in formler? Det kan du göra med ClickUp! Använd numeriska data från dina uppgifter och projekt för att beräkna EAC automatiskt, uppdaterat i realtid.

Rapportering i realtid: EAC är ett mått för framtiden, det är en prognos. För att säkerställa att du inte överskrider budgetar eller tidsplaner måste du dock göra justeringar i nuläget. ClickUp Dashboards kan hjälpa dig med det.

Genom att kontinuerligt övervaka faktiska utgifter mot den planerade budgeten kan du snabbt identifiera kostnadsöverskridanden och vidta korrigerande åtgärder. Det hjälper till att förhindra budgetöverraskningar och säkerställer att intressenterna hålls informerade om projektets ekonomiska hälsa.

Kvalitetsverktygens och teknikernas roll för projektets framgång

Du kan beräkna EAC med en miniräknare eller till och med papper och penna. Men med hjälp av kvalitativa verktyg och tekniker kan processen bli mer exakt och effektiv. Så här gör du.

Datakvalitet: De verktyg du använder avgör datakvaliteten. Ett verktyg som ClickUp, som redan samlar in projektrelaterad information, säkerställer datakvaliteten, till exempel en löpande tidsplan, tidsuppskattningar, utgifter etc.

Integrationer: Ett omfattande verktyg samlar även in data från externa källor. Om du till exempel spårar tid med ett externt verktyg kan du importera den informationen till ClickUp med API:er.

Automatisering: Att beräkna mått som EAC kan ta upp betydande bandbredd hos projektledaren. För att underlätta detta kan automatiseringsverktyg vara till hjälp. Det kan också göra det lättare att göra bättre prognoser med trendanalyser och Monte Carlo-simuleringar.

Reproducerbarhet: Rätt verktyg tillhandahåller även ramverk, mallar för kostnads-nyttoanalyser och uppskattningsmallar för att beräkna och spåra projektmått.

Ladda ner den här mallen

ClickUps mall för projektkostnadsanalys är ett färdigt, helt anpassningsbart och nybörjarvänligt ramverk för projektanalys. Den automatiska beräkningskolumnen kan ge en detaljerad kostnadsfördelningsstruktur, vilket underlättar beräkningarna.

Fördelarna med EAC i projektledning

Om alla dessa beräkningar känns lite överväldigande, låt oss väga dem mot de fördelar de erbjuder.

✅ Kostnadsbesparingar: Du kan inte spara det du inte ser. EAC gör det möjligt för dig att observera och mäta budgetöverskridanden, som du kan kontrollera med hjälp av strategier för att minska dem.

✅ Riskdetektering: Genom att analysera trender i prestanda kan du identifiera potentiella ineffektiviteter och projektkostnadsrisker innan de eskalerar till betydande problem.

✅ Kommunikation med intressenter: EAC tillhandahåller konkreta data för att informera intressenter om projektets ekonomiska hälsa. Regelbundna uppdateringar skapar förtroende bland intressenterna och visar på ansvarstagande.

✅ Beslutsfattande: EAC förser teamen med praktiska insikter så att de kan fatta välgrundade beslut när oförutsedda förändringar uppstår. Du kan omfördela resurser, justera projektets omfattning eller genomföra kostnadsbesparande åtgärder baserat på noggranna och uppdaterade data.

✅ Prestationsspårning: EAC hjälper dig att övervaka projektets prestanda i förhållande till planerade kostnader och tidsplan. Du kan använda dessa data för att ge feedback till teamen, hantera projektbudgetar, planera förlängningar av tidsplanen etc.

✅ Budgetprognoser: Du får en exakt och löpande uppskattning av din totala kostnad, vilket gör att du kan spåra hur väl du håller dig till din projektbudget. Detta kan vara ett utmärkt underlag för framtida budgetering, planering och projektkontroll.

För att dra nytta av dessa fördelar finns det några vanliga misstag du måste undvika.

Vanliga misstag att undvika vid beräkning av EAC

Det låter enkelt, men små misstag kan leda till felaktiga insikter, ineffektiva beslut och kontraproduktiva resultat. Här är några vanliga misstag och hur du kan undvika dem.

Användning av fel formel: Att beräkna EAC som BAC / CPI i ett projekt med betydande förseningar i tidsplanen innebär att man bortser från effekterna av tidsineffektivitet, vilket resulterar i en alltför optimistisk uppskattning.

Beakta alla faktorer och välj den mest lämpliga formeln.

Felaktiga antaganden: Att anta att tidigare resultat perfekt återspeglar framtida resultat kan snedvrida EAC-beräkningarna.

Gör rimliga antaganden baserade på fakta.

Att förbise AC eller EV: EAC-beräkningar är starkt beroende av korrekta beräkningar av faktiska kostnader och intjänat värde. Om du missar några utgifter eller beräknar det intjänade värdet felaktigt kan du få missvisande prognoser.

Fokusera på att se till att dina data är korrekta.

Ignorera förseningar i schemat: Om man inte inkluderar förseningar i schemat i EAC-beräkningarna underskattar man ofta de totala kostnaderna. Till exempel kommer ett projekt som försenas med flera månader på grund av resursbrist sannolikt att medföra högre kostnader för löner, uthyrning av utrustning eller straffavgifter.

För att undvika detta bör du alltid ta hänsyn till hur förseningar påverkar kostnaderna.

Användning av föråldrad EAC: EAC är inte en engångsberäkning. Det är ett dynamiskt mått som utvecklas för varje dag som går. Om omfattningen ändras, kostnadsprestationsindexet fluktuerar eller tidsplanen förskjuts, kommer den ursprungliga EAC inte längre att återspegla projektets verklighet.

Därför rekommenderas det att du beräknar EAC regelbundet för att korrekt återspegla den aktuella situationen.

Håll koll på dina projektmått med ClickUp

I en värld där kostnadsöverskridanden är så vanliga kan du skapa en enorm konkurrensfördel genom att helt enkelt leverera i tid och inom budget. Det enda sättet att uppnå detta är att regelbundet spåra kostnader och scheman mot budgetarna.

ClickUps kraftfulla projektledningsplattform gör detta till en barnlek. Den samlar automatiskt in data, möjliggör beräkningar och ger realtidsinsyn i projektets hälsa.

Dess realtidsdashboards, anpassningsbara kostnadsfält, tidslinjespårning och arbetsbelastningshantering ger ett effektivt sätt att beräkna och övervaka EAC utan ansträngning.

Prova ClickUp gratis idag!