"É melhor prevenir do que remediar" é uma frase tão clichê, certo?
Ainda assim, alguns gerentes de projeto negligenciam a obtenção dos dados que poderiam ajudá-los a evitar que os projetos descarrilassem. Mas a questão é a seguinte: mesmo os projetos mais cuidadosamente elaborados planos de projeto não estão livres de problemas.
E é quase inevitável que surjam problemas durante o ciclo de vida do projeto. Eles podem ser desvios do metas do projeto ou o fracasso total do projeto.
Independentemente disso, evitar esses problemas em tempo hábil é o trabalho do gerente de projetos e o objetivo dos KPIs para o gerenciamento de projetos.
Continue lendo e conheça nossa seleção de KPIs de gerenciamento de projetos (com exemplos). Queremos que você saiba o que cada indicador significa e identifique os que fazem mais sentido para o desempenho do seu projeto.
O que são KPIs de gerenciamento de projetos?
Os KPIs de gerenciamento de projetos - ou indicadores-chave de desempenho - são as variáveis relevantes para medir o desempenho do projeto ou o caminho para a conclusão bem-sucedida do projeto. As indicações que você obtém ao medir e, às vezes, combinar essas variáveis têm duas finalidades:
- Os KPIs no gerenciamento de projetos determinam o progresso de seu projeto (ou o cronograma do projeto)
- Os KPIs de gerenciamento de projetos revelam os pontos fracos de seu projeto e as possíveis variáveis que levariam ao fracasso
Por exemplo, seus indicadores-chave de desempenho podem revelar pontos fracos em um processo, um responsável ou uma tarefa. Mas cabe a você, como gerente de projeto ou líder de equipe, fazer as correções ou melhorias para eliminar ou fortalecer esses pontos antes que seja tarde demais.
Como os KPIs são usados para determinar um projeto bem-sucedido
Os KPIs no gerenciamento de projetos não dependem da subjetividade. Em vez disso, eles se baseiam em dados quantitativos - geralmente um valor mensurável que você pode comparar com as metas do seu projeto.
No entanto, você não deve usar os KPIs no gerenciamento de projetos e as métricas de desempenho de forma intercambiável. Porque os KPIs são métricas - ambos medem o sucesso do projeto. Mas nem todas as métricas são importantes o suficiente para se tornarem KPIs.
leia nosso artigo sobre_ Métricas de KPI **Para saber mais!
Outra distinção da qual você deve estar ciente é a diferença entre objetivos e principais resultados e indicadores-chave de desempenho. A maioria dos Exemplos de OKR que você encontrará funcionam como uma estrutura para definição de metas, enquanto os KPIs medem fatores que contribuem para atingir essas metas e os resultados desejados.
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A equipe geral do projeto precisa chegar a um acordo sobre os principais indicadores de desempenho para avaliar a saúde do projeto e saber como é o sucesso. Mas seus objetivos não são apenas respostas às suas desafios do gerenciamento de projetos são eles que determinarão a direção e o raciocínio de um projeto específico.
Se você precisar de mais informações para separar melhor os dois, consulte nosso_ Guia de OKRs vs. KPIs_ !
15 KPIs de gerenciamento de projetos que você precisa saber
Muitos exemplos de KPIs de gerenciamento de projetos estão por aí, esperando que você os encontre. Mas queremos que você se concentre em apenas alguns deles até entender a ligação entre os KPIs e as metas do projeto.
Além disso, aprender um número limitado de KPIs para começar ajuda você a ser seletivo. Porque a tentação de usar todos os KPIs para o gerenciamento de projetos na face da Terra é simplesmente contraproducente.
Você deve descartar os KPIs que não indicam de fato o sucesso do seu projeto. E você só desenvolverá a capacidade de identificar esses indicadores com a experiência.
Também não se pode sobrecarregar os gerentes de projeto e as equipes com muitos dados. Cada indicador-chave de desempenho deve ser significativo e em quantidades digeríveis para que sua equipe possa agir com base nele. Você deve contar com os KPIs no gerenciamento de projetos para realinhar a equipe com suas metas gerais.
Organizamos uma lista selecionada de KPIs por quatro áreas comuns de sucesso do projeto:
KPIs de orçamento do projeto
Gerenciar o dinheiro e os recursos pagos de um projeto sem um orçamento seria um desastre prestes a acontecer. E, francamente, seria financeiramente irresponsável. É por isso que os gerentes de projeto definem um orçamento real logo no início de um projeto. E monitoram continuamente a variação de custo em relação à variação do orçamento durante todo o processo de conclusão do projeto.
É simples adicionar valores monetários às tarefas para manter os orçamentos do projeto sob controle
Talvez seja necessário aumentar ou reduzir o orçamento do seu projeto devido a despesas ou projetos cancelados. Além disso, talvez você queira realocar todo o orçamento do projeto ou apenas partes dele para outras atividades, pacotes de trabalho ou até mesmo para vários projetos.
Vamos dar uma olhada em alguns KPIs de projeto para gerenciar seu orçamento de forma mais eficaz:
1. Índice de desempenho de custos (CPI)
Fórmula: CPI = EV / AC, onde
- EV (ou valor ganho, que significa o custo planejado do trabalho real concluído) = % do trabalho executado * orçamento para fazer 100% do trabalho
- AC (ou custo real) = dinheiro gasto com o trabalho realizado
Resultado: Se CPI < 1, então o custo do projeto está atualmente acima do esperado.
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2. Desvio de custo (CV)
Fórmula: CV = EV - AC
Resultado: Se CV < 0, então o custo real do projeto está atualmente acima do esperado.
3. Valor planejado (PV)
Fórmula: PV = BAC * trabalho programado, onde
- BAC (orçamento na conclusão) = orçamento aprovado
- Trabalho programado = trabalho que se espera que seja concluído em um determinado momento
Exemplo: O PV é de US$ 23.000 se 100% do trabalho tiver um custo previsto de US$ 100.000 e 77% do trabalho tiver sido programado.
MARCANDO O ORÇAMENTO PLANEJADO **Dica profissional: Compare o PV com o AC e ajuste o orçamento do seu projeto de acordo para obter o melhor retorno sobre o investimento ROI . Use essas informações em projetos futuros e continue avaliando para obter informações mais precisas.
4. Tempo do ciclo de criação do orçamento
Esse é o tempo gasto na elaboração do orçamento do projeto. Inclui todas as atividades - especialmente o planejamento - envolvidas na elaboração e na concordância com o orçamento mais realista.
QUAL É O VALOR PLANEJADO? Dica profissional: Correlacione esse KPI com outros KPIs para entender se o tempo gasto em um orçamento planejado foi suficiente para atender ao valor planejado sucesso ou metas do projeto .
5. Número de itens de linha no orçamento
Em um orçamento de itens de linha, as despesas são agrupadas por categorias, como fases ou pacotes de trabalho. Um número baixo de itens de linha nesse tipo de orçamento indicará que o rastreamento dos gastos orçamentários será mais difícil.
6. Número de iterações orçamentárias
Esse é o número de versões que o orçamento de seu projeto teve antes da aprovação final. Um número excessivo de iterações indica que os gerentes de projeto provavelmente passaram tempo suficiente planejando o orçamento, conforme esperado.
O CUSTO ORÇADO ESTÁ LEVANDO AO SUCESSO? Dica profissional: Compare esse KPI com outros indicadores para desdobrar a relação entre o tempo de planejamento do orçamento e o sucesso do projeto. Isso o ajudará a medir o progresso em direção a
Pontualidade
Em termos simples, o gerenciamento de projetos envolve duas coisas: dinheiro e tempo. E o objetivo é alcançar todos os marcos dentro do orçamento e do prazo.
Mas se o seu projeto tiver muitas fases, pacotes de trabalho e atividades, isso já é um desafio. Estimar quantas tarefas você terá, a duração para concluir essas tarefas, os recursos disponíveis e a variação do cronograma se torna complexo.
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E como resultado, execução do projeto pode atrasar o cronograma e as empresas perdem dinheiro. Aqui estão alguns exemplos kPIs do cronograma do projeto para ajudá-lo a evitar a perda de marcos, de modo que toda a sua equipe permaneça dentro do cronograma.
7. Índice de desempenho do cronograma (SPI)
Fórmula: SPI = EV / PV
*Exemplo: Se 53% do trabalho planejado foi concluído e o orçamento para realizar 100% do trabalho é de US$ 100.000, então o SPI é 0,53 (ou 53%). O cálculo é (53% \ $100.000) / $100.000.
Resultado: Se SPI < 1, então o projeto está atrasado.
O VALOR PLANEJADO FAZ SENTIDO PARA O SEU SPI? Dica profissional: Considere aumentar a eficiência de seus recursos se o SPI do seu projeto for < 1.
8. Variação do cronograma (SV)
Fórmula: SV = EV - PV
Resultado: Se SV < 0, então o projeto está atrasado.
Aviso: O SV é expresso em unidades monetárias, como dólares, e não em unidades de tempo, como dias ou meses.
O VALOR PLANEJADO FAZ SENTIDO PARA O SEU PROJETO? Dica profissional: considere aumentar a eficiência de seus recursos se o índice de desempenho do cronograma do seu projeto for < 1.
9. Capacidade de recursos (RC)
Fórmula: capacidade de recursos = horas de trabalho disponíveis por dia * número de dias úteis alocados para o projeto
MELHORES PRÁTICAS DE RC Dica: ajuste o cronograma do projeto para corresponder à capacidade de seus recursos ou traga mais membros da equipe para aumentar sua capacidade de recursos. A quantidade de tempo diário disponível deve excluir os intervalos. Como você está calculando o RC para um projeto específico, deve excluir o tempo gasto em outros projetos.
10. Porcentagem de conclusão no prazo
Fórmula: (número de projetos concluídos no prazo / número total de projetos) * 100%
Defina níveis de desempenho, especialmente um nível de baixo desempenho de, digamos, 90%. Em seguida, considere qualquer gerente de projeto com uma taxa de conclusão dentro do prazo abaixo desse nível como tendo um desempenho abaixo do esperado e sinalize-o para um plano de melhoria de desempenho .
11. Horas planejadas vs. horas reais
Fórmula: duração planejada - duração real, em que a duração planejada é o tempo programado para executar o trabalho e é uma estimativa
Resultado: Se < 0, então você subestimou o tempo do cronograma do projeto.
Qualidade
Os próximos KPIs avaliam como foi a execução de seus projetos. Mas eles também determinam se os resultados entregues atenderam às expectativas das partes interessadas, além de apenas as tarefas concluídas.
Certos KPIs de qualidade informam se a qualidade do trabalho realizado em seus projetos foi positiva. E outros KPIs de qualidade informam se o ambiente em que suas equipes executaram os projetos foi positivo. Em outras palavras, os KPIs de qualidade são medidas de felicidade do cliente ou do funcionário.
12. Taxa de rotatividade de funcionários
Fórmula: (número de funcionários que deixaram sua empresa / número médio de funcionários) * 100%
Resultado: Uma alta taxa de rotatividade de funcionários provavelmente dará origem à ineficiência do projeto, como marcos não cumpridos, despesas imprevistas e, no final das contas, baixa satisfação do cliente.
13. Pontuação do promotor líquido (NPS)
Esse KPI avalia a satisfação do cliente e a fidelidade à marca por meio de uma pesquisa com uma pergunta. O NPS é um número entre -100 e 100, que deve ser buscado na extremidade superior.
Se você possui ou gerenciar projetos para um único produto a pergunta da pesquisa seria: "Qual é a probabilidade de você recomendar nosso produto a seus amigos e colegas?" E se você for proprietário ou gerenciar projetos para uma marca de vários produtos, você ajustaria a pergunta e mencionaria "marca" em vez de "produto"
Os entrevistados da pesquisa NPS classificam a probabilidade de recomendar seu produto ou marca em uma escala de 0 a 10, sendo zero altamente improvável e dez extremamente provável. Então, dependendo de suas respostas, os entrevistados se enquadram em três categorias.
- **Promotores. Com uma pontuação de nove ou dez, os promotores são clientes fiéis que estão entusiasmados com seu produto ou marca e provavelmente indicarão sua oferta a outras pessoas.
- Passivos. Com pontuação de sete ou oito, os passivos estão satisfeitos com seu produto ou marca. No entanto, não estão satisfeitos o suficiente para divulgar o produto ou a marca, o que os torna vulneráveis a ofertas da concorrência.
- Detratores. Com uma pontuação de 0 a 6, os detratores estão insatisfeitos com seu produto ou marca e provavelmente não comprarão de você nunca mais. Na verdade, eles podem até convencer outras pessoas a não comprarem de você.
Fórmula: % de promotores - % de detratores
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Transforme detratores em promotores para aumentar os níveis de fidelidade de seus clientes. Você pode criar formulários personalizados para obter feedback crítico de seus clientes para ajudá-lo a aumentar seu NPS.
Eficácia
Os KPIs abaixo medem a relação custo-benefício de seu projeto. E isso está intimamente relacionado à forma como você utiliza seus recursos.
Eles estão gastando tempo no trabalho do projeto de forma eficaz? E você está gastando dinheiro com seus recursos de forma eficaz?
Em outras palavras, você está gastando mais tempo e dinheiro em seu projeto do que o dinheiro que cobrará de seus clientes? Os KPIs de eficácia são indicadores que o ajudam a tirar conclusões sobre a variação de custos entre os projetos.
14. Utilização faturável
Esse é o seu KPI de referência para avaliar o desempenho dos membros da sua equipe durante a execução do trabalho do projeto. Ele fornece informações sobre o tempo que sua equipe gastou para gerar receita e a receita que você realmente obterá de seus clientes.
Fórmula: (número de horas faturáveis/número de horas gastas em trabalho de projeto) * 100%
EVITE QUEIMAR SUA EQUIPE Dica profissional: Não busque a utilização máxima. Isso maximizaria sua receita, mas sua força de trabalho correria o risco de se esgotar, o que tem um preço para você.
15. Custo médio por hora
Some todos os custos para dar aos seus funcionários as condições para executar seu projeto com sucesso. Esses custos podem variar de salários e benefícios dos funcionários a equipamentos de escritório, para citar alguns.
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Compare o custo médio por hora com os resultados de seu projeto. Se os últimos superarem os primeiros, então sua equipe usou o tempo do projeto ou as horas planejadas de forma eficaz. Como resultado, você também gastou seu dinheiro de forma eficaz!
Quem se beneficia com os KPIs das configurações?
Empresas: Qualquer empresa que pretenda melhorar continuamente as operações, monitorar o desempenho e garantir o sucesso geral do projeto se beneficiará da definição de KPIs. Eles acrescentam uma medida quantificável aos objetivos, tornando mais fácil para as empresas acompanhar o progresso e tomar decisões baseadas em dados. Os KPIs oferecem às empresas a capacidade de ter uma visão em tempo real de suas operações e de corrigir o curso, se necessário.
- KPIs de negócios de varejo
- KPIs de negócios de manufatura
- KPIs de negócios de comércio eletrônico
- KPIs de negócios baseados em serviços
Gerentes de projeto: Para os gerentes de projeto, a definição de KPIs é crucial para a operação contínua das tarefas e para a realização dos objetivos do projeto. Os KPIs oferecem um roteiro claro dos resultados esperados, diluindo projetos complexos em partes gerenciáveis. Eles fornecem aos gerentes de projeto uma maneira de medir se a equipe está no caminho certo ou se são necessários ajustes, minimizando assim os riscos envolvidos.
- KPIs de gerenciamento de projetos de construção
- KPIs de operações de TI
- KPIs de marketing digital
- KPIs do planejador de eventos
Como rastrear KPIs de gerenciamento de projetos
Depois de escolher seus KPIs para o gerenciamento de projetos, você ou seus gerentes de projeto devem monitorá-los.
Você pode começar criando um Painel de KPI do Excel . Mas se o seu projeto for complexo, com grandes orçamentos, precisar de várias partes interessadas e recursos e envolver várias restrições de cronograma e dependências de tarefas, você precisará de uma abordagem de gerenciamento de projetos mais robusta!
É aí que entramos em ação com o ClickUp.
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Além disso, o ClickUp permite associar tarefas de diferentes equipes a uma única meta mensurável. Juntamente com cronogramas claramente definidos, nosso software permite que você acompanhe as metas automaticamente. Mas não para por aí! Use o ClickUp para rastrear a conclusão de fases e até mesmo OKRs.
Vincule tarefas a metas. Em seguida, organize as metas relacionadas em pastas para um acompanhamento automático e geral do progresso em um único local. Experimente
e descubra como é o monitoramento adequado dos KPIs para o gerenciamento de projetos!