10 najlepszych programów do kontroli wersji dokumentów w 2024 roku

Czy kiedykolwiek przypadkowo usunąłeś lub zepsułeś aktualną wersję dokumentu? Zdarza się to najlepszym z nas.

Oprogramowanie do kontroli wersji dokumentów jest w takich przypadkach zabezpieczeniem. Jeśli coś pójdzie nie tak, zawsze możesz wrócić do poprzedniej wersji, przywrócić ją i uniknąć tych "ups" momentów.

Bez oprogramowania do zarządzania dokumentami z kontrolą wersji, każdy ma swoją kopię i nie można mieć pewności, kto ma najnowszą wersję. Oprogramowanie do kontroli dokumentów utrzymuje porządek, zapewniając, że wszyscy są na tej samej stronie (dosłownie!) poprzez zarządzanie różnymi wersjami procesów biznesowych.

Zapoznajmy się z 10 najlepszymi wersjami oprogramowania do kontroli dokumentów na rok 2024, przeanalizujmy ich mocne i słabe strony oraz zbadajmy, w jaki sposób mogą one pomóc w rozwoju Twojego biznesu.

Czego należy szukać w oprogramowaniu do kontroli wersji dokumentów?

Wybierając najlepszy system kontroli wersji dokumentów dla swojego Businessu, nadaj priorytet funkcjom, które odpowiadają Twoim potrzebom. Oto kilka kluczowych funkcji, na które warto zwrócić uwagę:

1. Śledzenie historii wersji: Solidne oprogramowanie do kontroli wersji przechowuje szczegółową historię zmian w dokumentach, pokazując każdego właściciela i jego edycje. Funkcja ta zapewnia przejrzystość i odpowiedzialność oraz umożliwia porównywanie wersji, dzięki czemu użytkownicy mogą w razie potrzeby powrócić do poprzednich wersji
2. Współpraca w czasie rzeczywistym: Włączenie funkcjiwspółpraca w czasie rzeczywistym ma kluczowe znaczenie. Możliwość dodawania komentarzy i adnotacji ułatwia płynną pracę zespołową, ułatwiając wielu użytkownikom jednoczesną pracę nad tym samym dokumentem
3. Elastyczna kontrola dostępu: Zarządzanie tym, kto może uzyskać dostęp do czego jest kluczowe, szczególnie w przypadku wrażliwych informacji. Oprogramowanie powinno oferować elastyczną kontrolę dostępu, zapewniając w ten sposób, że tylko autoryzowany personel może wyświetlać lub edytować określone dokumenty
4. Intuicyjny interfejs: Intuicyjna konstrukcja zapewnia użytkownikom, niezależnie od ich wiedzy technicznej, łatwą nawigację po oprogramowaniu
5. Możliwości integracji: Możliwości integracji pozwalające platformie zarządzania dokumentami harmonijnie współpracować z istniejącymi narzędziami, dzięki czemu można być bardziej wydajnym
6. Funkcje tworzenia kopii zapasowych: Oprogramowanie powinno zapewniać solidne funkcje tworzenia kopii zapasowych, aby zapobiec utracie danych i zapewnić bezpieczeństwo poufnych dokumentów, nawet w nieprzewidzianych okolicznościach
7. Skalowalność: Wraz z rozwojem organizacji, rozwiązanie do zarządzania dokumentami powinno się rozwijać. Skalowalność gwarantuje, że oprogramowanie do kontroli wersji dokumentów poradzi sobie z rosnącym obciążeniem danymi i użytkownikami, bez uszczerbku dla wydajności
8. Szkolenie: Wiele osób współpracujących nad tym samym dokumentem może prowadzić do nieporozumień, zwłaszcza jeśli nie wiedzą, jak korzystać z narzędzia i jego funkcji. Narzędzie powinno więc posiadać kompleksowe materiały szkoleniowe, które pozwolą na powodzenie wdrożenia oprogramowania

10 najlepszych programów do kontroli wersji dokumentów w 2024 roku

Podczas gdy oprogramowanie do zarządzania dokumentami są dostępne na rynku, niektórym z nich może brakować istotnych funkcji. Przyjrzeliśmy się różnym opcjom i sprawdziliśmy ich zalety i wady, aby przedstawić 10 najlepszych programów do kontroli wersji dokumentów. Sprawdźmy, kto znalazł się na tej liście!

1. ClickUp

współpracujący pulpit nawigacyjny ClickUp ułatwia tworzenie, śledzenie i realizację zadań

ClickUp to kompleksowa platforma wydajności i współpracy zaprojektowana dla teamów każdej wielkości, aby mogły pracować razem bez zakłóceń.

Jest to idealna aplikacja do tworzenia firmowych wiki i dokumentów technicznych oraz do dokumentowania funkcji produktu, procesów w dziale oraz indywidualnych zadań i obowiązków. Dokumenty ClickUp funkcja kontroli wersji pozwala chronić dokumenty za pomocą kontroli prywatności i edycji oraz przypisuje własność poprzez dodanie właścicieli i współpracowników. Twórz połączenia, które mogą być udostępniane wyłącznie określonemu zespołowi, gościom lub członkom publicznym, zapraszając ich.

Można także przeglądać historię zmian wprowadzonych w dokumencie lub w razie potrzeby przywrócić poprzednie wersje.

_ClickUp umożliwia połączenie zadań z dokumentami, dzięki czemu masz wszystko w jednym miejscu!

Z Wykrywanie współpracy na żywo przez ClickUp funkcja, dzięki której wszyscy w obszarze roboczym mogą jednocześnie edytować dokumenty, tworzyć listy informacji, dodawać etykiety, zadania i opisy celów, i zarządzać zmianami . Co więcej, platforma natychmiast aktualizuje wszystko w czasie rzeczywistym.

Śledź wielu członków zespołu edytujących jednocześnie, w czasie rzeczywistym dzięki funkcji edycji na żywo ClickUp

Najlepsze funkcje ClickUp

• Dodawaj nagłówki, tabele, banery, etykiety, komentarze, zakładki, obrazy, wideo i połączone linki, umożliwiającefektywne udostępnianie wiedzy* Wspólna edycja dokumentów w czasie rzeczywistym
• Wykorzystaj szablony, aby zachować spójny wygląd dokumentów
• Oszczędzaj czas i do zrobienia więcej dzięki funkcjom Focus mode, Page Details i Archive
• Powielanie publicznie udostępnianego dokumentu
• Chroń swoje dokumenty przed niechcianymi zmianami, wybierając plan Business Plus
• Tworzenie etykiet dokumentów w celu ich łatwego wyszukiwania

• Szybko pisz, formatuj, podsumowuj i edytuj zawartość, korzystając z funkcjiClickUp AI

  Limity ClickUp

• Może mieć krzywą uczenia się dla początkujących użytkowników
• Niektóre funkcje nie są w pełni dostępne w aplikacji mobilnej

Cennik ClickUp

• Free Foreverr
• Unlimited: $7/miesiąc za użytkownika
• Business: $12/miesiąc za użytkownika
• Enterprise: Kontakt w sprawie wyceny
• ClickUp Brain: Dostępny we wszystkich płatnych planach za $5/członka obszaru roboczego/miesiąc

ClickUp oceny i recenzje

• G2: 4.7/5 (9000+ recenzji)
• Capterra: 4.7/5 (3900+ recenzji)

2. Adobe Acrobat

via Adobe Acrobat Adobe Acrobat to oprogramowanie, które pomaga tworzyć, edytować i zarządzać plikami PDF. Możesz konwertować dokumenty z różnych formatów do plików PDF, a także dodawać funkcje zabezpieczeń, takie jak hasła lub uprawnienia do podpisów, aby chronić swoje pliki.

Funkcja kontroli wersji aktualizuje numer wersji za każdym razem, gdy dokument jest modyfikowany. Umożliwia także porównywanie zmian i zapisywanie różnych wersji.

Ponadto można kompleksowo modyfikować dokumenty PDF za pomocą narzędzi do edycji Adobe Acrobat, w tym tekstu, obrazów i formatów.

Najlepsze funkcje programu Adobe Acrobat

• Łatwa współpraca poprzez tworzenie wersji dokumentów i porównywanie zmian
• Wpisywanie komentarzy, dodawanie odręcznych rysunków i podświetlanie tekstu w celu przekazania opinii
• Wprowadzanie rozszerzonych zmian, takich jak dodawanie tekstu i stron, przycinanie i obracanie stron, modyfikowanie obrazów i poprawianie literówek
• Dodawanie, usuwanie i zmiana kolejności stron za pomocą prostej funkcji "przeciągnij i upuść"
• Konwersja plików do formatu PDF i odwrotnie z zachowaniem formatu
• Łatwe udostępnianie plików poprzez ich kompresję bez utraty jakości

Adobe Acrobat limits

• Może mieć znaczną krzywą uczenia się dla początkujących
• Użytkownicy zgłaszają sporadyczne problemy z kompatybilnością

Ceny Adobe Acrobat

• Acrobat Reader: Free
• Acrobat Standard: $12.99/miesiąc
• Acrobat Pro: 19,99 USD/miesiąc
• Acrobat for Teams: Od 22,19 USD/miesiąc za użytkownika

Oceny i recenzje Adobe Acrobat

• G2: 4.5/5 (3200+ recenzji)
• Capterra: 4,7/5 (ponad 10 200 recenzji)

3. QT9 QMS

via QT9 QMS QT9 QMS to oprogramowanie do zarządzania jakością z funkcjami zarządzania i kontroli dokumentów. Umożliwia udostępnianie kontrolowanych dokumentów zespołowi i innym użytkownikom, takim jak dostawcy i niestandardowi klienci.

Funkcja kopii wzorcowej i kopii wyświetlanej umożliwia łatwe zarządzanie zmianami. Użytkownicy doceniają funkcję automatycznej archiwizacji, dzięki czemu można pracować tylko z tym, co jest istotne.

QT9 QMS pomaga organizować dokumenty, rozwiązywać problemy, przeprowadzać audyty i zarządzać dostawcami. Zapewnia również, że Business przestrzega procesów, usprawnia swoją pracę i śledzi informacje o jakości, aby podejmować mądrzejsze decyzje dotyczące ciągłych ulepszeń.

Najlepsze funkcje QT9 QMS

• Centralne połączenie zapisów dokumentacji w wielu lokalizacjach
• Korzystanie z wielu narzędzi obejmujących różne aspekty zgodności
• Elektroniczna oś czasu zmian wprowadzonych w dowolnym dokumencie
• Wykorzystanie analiz w czasie rzeczywistym do śledzenia zmian
• Wysyłanie powiadomień e-mail w celu sprawdzenia dokumentów
• Przypisywanie osób zatwierdzających i zapewnianie zgodności z podpisem elektronicznym

QT9 QMS Limitations

• Może stanowić wyzwanie w integracji z innymi systemami lub oprogramowaniem
• Niestandardowa konfiguracja może stanowić wyzwanie

Ceny QT9 QMS

• Kontakt w sprawie cen

QT9 QMS oceny i recenzje

• G2: 4,8/5 (ponad 40 recenzji)
• Capterra: 4,7 (ponad 70 recenzji)

4. MasterControl

via MasterControl MasterControl to kompleksowe oprogramowanie do zarządzania jakością. Sprawia, że zadania związane z jakością są płynniejsze i bardziej wydajne, szczególnie w branżach podlegających regulacjom prawnym.

Oprogramowanie do zarządzania rewizjami dokumentów pozwala firmom kontrolować rewizje dokumentów i utrzymywać ich zaktualizowane wersje w systemie internetowym. Dokumenty te mogą być następnie udostępniane użytkownikom praktycznie w dowolnym miejscu.

Narzędzie ułatwia zarządzanie szkoleniami, kontrolę zmian, audyty i zgodność, zapewniając zgodność ze standardami branżowymi i wymogami regulacyjnymi. Ponadto użytkownicy uwielbiają jego przepływy pracy zatwierdzania, które zmniejszają opóźnienia.

Najlepsze funkcje MasterControl

• Uproszczenie pracy dzięki zautomatyzowanym cyklom pracy
• Lokalizacja wszystkich dokumentów w jednym miejscu i ścieżka audytu ze znacznikiem czasu
• Wykorzystanie narzędzi do śledzenia, zarządzania i poprawy jakości dzięki scentralizowanej platformie
• Śledzenie czasu inspekcji i kontroli dzięki aktualizacjom na czas
• Utrzymywanie zaktualizowanych wersji dzięki kontroli dokumentów
• Zapewnienie zgodności z przepisami dzięki zaawansowanym narzędziom

MasterControl Limity

• Wdrożenie może być trudne i czasochłonne ze względu na jego złożoność
• Niestandardowe oprogramowanie wymaga specjalnych umiejętności, przez co jest mniej elastyczne dla niektórych użytkowników

Ceny MasterControl

• Kontakt w sprawie cen

MasterControl oceny i recenzje

• G2: 4.3/5 (280+ recenzji)
• Capterra: 4,6/5 (ponad 130 recenzji)

5. Sierra QMS

via Sierra QMS Sierra QMS to przyjazne dla użytkownika oprogramowanie do zarządzania jakością, które zarządza zadaniami jakości dla organizacji. Koncentruje się na kontroli dokumentów, działaniach naprawczych i zarządzaniu audytami w celu przestrzegania standardów branżowych.

Funkcja kontroli dokumentów pozwala kontrolować widoczność i uprawnienia dla każdego przypisanego użytkownika. Ponadto wyróżnia się funkcją przetwarzania języka naturalnego (NLP), która pozwala dowiedzieć się, gdzie należy dodać zawartość, aby uzyskać lepsze pokrycie tematu.

Najlepsze funkcje Sierra QMS

• Automatyczne przypisywanie zadań szkoleniowych do użytkowników z łatwym dostępem do SOP i polityk
• Monitorowanie statusu dokumentów dzięki niestandardowym powiadomieniom i raportowaniu
• Organizowanie i zarządzanie dokumentami dzięki solidnemu systemowi prowadzenia dokumentacji
• Przesyłanie szablonów w celu zachowania spójności dokumentów

Limity Sierra QMS

• Może mieć problemy z połączeniem lub płynną pracą z innym oprogramowaniem lub narzędziami spoza systemu
• Może nie oferować zaawansowanych możliwości analizy danych

Ceny Sierra QMS

• Kontakt w sprawie cen

Sierra QMS oceny i recenzje

• Capterra: Za mało recenzji
• G2: Niedostępne

6. HotDocs

via HotDocs HotDocs jest dokumentem oprogramowanie do automatyzacji które pomaga szybko i łatwo tworzyć dokumenty.

Dzięki wtyczce HotDocs Author można śledzić różne wersje szablonów, które zostały utworzone. Pozwala również na udostępnianie roli twórcy szablonów innym członkom zespołu i utrzymuje zorganizowane repozytorium wszystkich plików szablonów.

HotDocs wykorzystuje dwa rodzaje kontroli wersji: scentralizowaną i rozproszoną, w oparciu o lokalizację repozytorium plików.

Możesz tworzyć szablony dla różnych dokumentów, takich jak umowy lub formularze, a następnie automatycznie wypełniać szczegóły. Oszczędza to czas i zapewnia dokładność poprzez ograniczenie ręcznej pracy podczas generowania powtarzających się dokumentów.

Najlepsze funkcje HotDocs

• Oszczędność czasu dzięki szablonom wielokrotnego użytku dla różnych typów formularzy lub umów
• Połącz repozytorium kontroli wersji z obszarem roboczym i wprowadzaj zmiany w pliku szablonu bezpośrednio z obszaru roboczego
• Automatyzacja danych powstania szablonów przy jednoczesnym spotkaniu się z wewnętrznymi wytycznymi marki i wymogami zgodności branżowej
• Zmniejszenie liczby błędów w dokumentacji prawnej dzięki funkcji automatyzacji

Limity HotDocs

• Tworzenie niektórych złożonych szablonów może wymagać umiejętności programistycznych
• Ograniczona kompatybilność z niektórymi systemami operacyjnymi lub starszymi wersjami oprogramowania

Ceny HotDocs

• Kontakt w sprawie cen

HotDocs oceny i recenzje

• G2: 4.4/5 (80+ recenzji)
• Capterra: 4,1/5 (ponad 60 recenzji)

7. Seismic

via Seismic Seismic to platforma, która pomaga Businessowi zarządzać i optymalizować zawartość sprzedażową i marketingową. Centralizuje wszystkie zasoby związane z zawartością, takie jak prezentacje, dokumenty i wideo, dostarczając narzędzia do tworzenia, organizowania i udostępniania tych materiałów.

Seismic oferuje kontrolę wersji dokumentów, gdzie można zarządzać kontrolami i uprawnieniami. Pozwala sprawdzić, kiedy plik został przesłany i czy określona część jest poufna. Ponadto archiwizuje i zachowuje poprzednie wersje plików oraz utrzymuje ścieżkę audytu.

Najlepsze funkcje Seismic

• Zaawansowane narzędzia analizy danych dla marketingu i sprzedaży
• Efektywne organizowanie i zarządzanie materiałami związanymi ze sprzedażą
• Połączenie z różnymi systemami lub oprogramowaniem, umożliwiające płynny cykl pracy iudostępnianie danych* Wykorzystanie LiveDocs do automatyzacji i personalizacji zawartości

Limity sejsmiczne

• Małe firmy mogą uznać to rozwiązanie za drogie w porównaniu z innymi alternatywami
• Ustawienie jest czasochłonne

Ceny Seismic

• Kontakt w sprawie cen

Oceny i recenzje Seismic

• G2: 4,7/5 (ponad 1400 recenzji)
• Capterra: 4,6/5 (ponad 200 recenzji)

8. Dokumenty Google

via Google Docs Dokumenty Google to internetowe narzędzie do edycji tekstu od Google, które pomaga użytkownikom tworzyć, edytować i współpracować nad dokumentami w czasie rzeczywistym. Oferuje przyjazny dla użytkownika interfejs i posiada różne opcje edycji podobne do tradycyjnych edytorów tekstu.

Oparte na chmurze narzędzie umożliwia płynną współpracę między wieloma użytkownikami dzięki takim funkcjom jak autozapis i łatwy dostęp z dowolnego urządzenia z dostępem do Internetu. Funkcja kontroli dokumentów umożliwia dostęp do poprzednich wersji w formacie znacznika czasu.

Integracja z obszarami roboczymi Google i możliwość eksportowania dokumentów w różnych formatach dodatkowo zwiększają jego użyteczność.

Najlepsze funkcje Dokumentów Google

• Współpraca nad dokumentem z wieloma użytkownikami w czasie rzeczywistym
• Sprawdzanie, czy ktoś zaktualizował dokument od czasu jego ostatniego widoku
• Tworzenie różnych rodzajów dokumentów za pomocą biblioteki szablonów
• Nazywanie do 40 wersji w dowolnym dokumencie w celu łatwej identyfikacji

Ograniczenia Dokumentów Google

• Wersja offline ma ograniczone możliwości, co wpływa na dostępność i funkcje edycji
• Oferuje mniej zaawansowanych funkcji formatu w porównaniu do niektórych tradycyjnych edytorów tekstu

Ceny Dokumentów Google

• Free
• Business Starter: $7.20/miesiąc na użytkownika
• Business Standard: $14.40/miesiąc na użytkownika
• Business Plus: 21,60 USD/miesiąc na użytkownika
• Enterprise: Kontakt w sprawie ceny

Dokumenty Google - oceny i recenzje

• G2: 4,6/5 (42200+ recenzji)
• Capterra: 4,7/5 (ponad 28000 recenzji)

9. Microsoft Word

via Microsoft Microsoft Word to popularne oprogramowanie służące do tworzenia i edycji dokumentów tekstowych, takich jak listy, raporty czy CV. Jest to zazwyczaj narzędzie wykorzystywane przez firmy do tworzenia dokumentacji i raportowania.

Microsoft Word umożliwia kontrolę wersji dokumentu, zapewniając dostęp do wszystkich poprzednich wersji w formacie tylko do odczytu.

Najlepsze funkcje programu Microsoft Word

• Wykorzystanie różnych narzędzi formatu do zmiany wyglądu tekstu, wstawiania obrazów i tworzenia profesjonalnie wyglądających dokumentów
• Współpraca w czasie rzeczywistym dzięki funkcji udostępniania dokumentów
• Dostęp do wersji głównych lub podrzędnych w zależności od wymagań

Limity Microsoft Word

• Wymaga regularnej aktualizacji
• Uzyskanie dostępu do pełnego zakresu aplikacji Microsoft Office, w tym programu Word, może wymagać zakupu zakończonego oprogramowaniaPakiet Office. Może to być jednak kosztowne dla niektórych użytkowników

Ceny Microsoft Word

• Wersja Free na ograniczony okres czasu
• Niestandardowe licencje dla osób fizycznych i firm

Oceny i recenzje Microsoft Word

• G2: 4.7/5 (1790+ recenzji)
• Capterra: 4.7/5 (ponad 2000 recenzji)

10. monday.com

via Monday.com monday.com to system zarządzania projektami, w którym zespoły mogą wspólnie zarządzać cyklami pracy, zadaniami i projektami. Zapewnia wizualny interfejs z konfigurowalnymi tablicami, osiami czasu i pulpitami, dzięki czemu zespoły mogą organizować zadania, śledzić postępy i skutecznie się komunikować.

monday.com kontroluje i utrzymuje wersje dokumentów oraz przechowuje wszystkie pliki w tym samym miejscu. Ułatwia to przeglądanie i zatwierdzanie zawartości w porównaniu do śledzenia wielu dokumentów za pośrednictwem e-maili.

najlepsze funkcje monday.com

• Podgląd, pobieranie i dodawanie adnotacji do każdej wersji
• Usuwanie starszych wersji w celu uniknięcia bałaganu
• Łatwiejsze zarządzanie projektami dzięki intuicyjnemu wizualnie interfejsowi
• Tworzenie i niestandardowe cykle pracy
• Śledzenie i zarządzanie projektami w czasie rzeczywistym

monday.com limits

• Może być skomplikowane dla niektórych użytkowników
• Użytkownicy mogą wymagać wyższych planów, aby uzyskać dostęp do zaawansowanych funkcji

monday.com ceny

• Do użytku osobistego: Free
• Podstawowy: 12 USD/miesiąc za licencję
• Standard: $14/miesiąc za licencję
• Pro: 24 USD/miesiąc za licencję
• Enterprise: Kontakt w sprawie ceny

Monday.com oceny i recenzje

• G2: 4,7/5 (ponad 9900 recenzji)
• Capterra: 4.6/5 (4580+ opinii)

Czytaj więcej: Monday Alternatives

Kontroluj wersje, aby kontrolować jakość

Oprogramowanie do kontroli wersji dokumentów jest dokładnym narzędziem do współpracy w zespole. Tworzy hub, w którym Twój zespół może pracować nad najnowszym dokumentem, dzięki czemu nie ma zamieszania spowodowanego sprzecznymi edycjami i utraconymi danymi. Wybierz narzędzie, dzięki któremu wszystko będzie uporządkowane i wolne od chaosu.

Jeśli jeszcze nie dokonałeś wyboru, to do zrobienia jest ClickUp!

Zaawansowane oprogramowanie ClickUp jest dostawcą przyjaznego dla użytkownika interfejsu, który śledzi zmiany, utrzymuje szczegółową historię wersji, umożliwia łatwe przywracanie wersji i wiele więcej! Oprócz systemu kontroli wersji dokumentów, ClickUp oferuje również zarządzanie zadaniami i funkcje zarządzania projektami, aby usprawnić cykl pracy.

A więc Zarejestruj się w ClickUp już dziś, aby usprawnić pracę i współpracę swoich Teams.