Een team leiden?
De kans is groot dat je veel tijd besteedt aan het nadenken over hoe je communiceert en of je het wel goed doet. Dat is geen verrassing. Effectieve communicatie is tenslotte de basis van een gezond team.
Studies hebben ook het belang van communiceren aangetoond, met bevindingen zoals:
- Teams met goede verbindingen ervaren een20-25% meer productiviteit Onproductieve vergaderingen als gevolg van slechte communicatie kosten grote bedrijven in de VS meer dan$100 miljoen per jaar Maar liefst97% van de werknemers gelooft dat hoe ze communiceren invloed heeft op hoe efficiënt ze zijn op de werkplek
Om een effectieve communicatiestrategie voor de werkplek te creëren, moeten leiders begrijpen en overwegen welke soorten communicatievaardigheden het beste passen bij de gegeven situatie. Hoewel sommige manieren van communiceren voor de hand liggend lijken, zit het venijn in de details met hoe je elke benadering toepast en begint met het leren van lichaamstaaltips.
Om je te helpen je
team communiceert
overweeg 12 communicatiestrategieën die veel voordelen hebben, ongeacht de grootte van je team. 🚀
Waarom zijn communicatiestrategieën belangrijk?
Je hoeft geen raketgeleerde te zijn om erachter te komen waarom communicatiestrategieën voor de werkplek zo belangrijk zijn, maar de voordelen zijn het waard om te benadrukken.
- Distribueer essentiële kennis beter: Door open kanalen te creëren voor effectieve communicatie op de werkplek, zoals regelmatig geplande vergaderingen, bedrijfsnieuwsbrieven en functioneringsgesprekken, krijgen werknemers de kennis die ze nodig hebben om hun rollen te begrijpen en hun verantwoordelijkheden te beheren. Een open communicatiestrategie biedt teams betere mogelijkheden omhun KPI's te halen. 📈
- Stimuleer het gezamenlijk oplossen van problemen: Het bevorderen van een omgeving vansamenwerking in teams en het oplossen van problemen op de werkplek door werknemers aan te moedigen omte brainstormen en samen oplossingen te vinden. 🧠
- Houd alleen effectieve en noodzakelijke vergaderingen: Een van de meest voorkomende vormen van teamcommunicatie isdoor middel van een vergadering. Maar onnodige en onproductieve vergaderingen zijn nadelig voor effectieve communicatie. Daarom moet je je alleen richten op de kritieke gesprekspunten, die je vóór het gesprek of de bijeenkomst moet schetsen. ⏰
- Moedig afstemming aan : Een groot probleem voorteams op afstand is het niet op elkaar afgestemd zijn vanwege de verschillende tijdzones. Uwproject communicatie abonnement moet manieren overwegen omrelaties tussen teams te versterken-of ze nuteamleden op afstand of niet door regelmatigiedereen op één lijn. 👯
- Vertrouwen opbouwen en transparantie behouden: Transparantie is de sleutel tot elke communicatiestrategie wanneerhet managen van een team. Zorg voor een omgeving van actief luisteren zodat je vertrouwen opbouwt. 🤝
12 Communicatiestrategieën
Zonder duidelijke team communicatie de projecten halen de eindstreep niet en de groei stokt. Daarom is het voor het succes van je team van cruciaal belang dat je de communicatiestrategieën kent en toepast die het beste werken voor je team.
Laten we eens duiken in onze top 12 van communicatiestrategieën die je meteen voor je team kunt gebruiken:
1. Gebruik meerdere soorten communicatie
Je team moet op meerdere manieren kunnen communiceren, waaronder persoonlijke gesprekken, e-mail, telefoongesprekken, videogesprekken en chatten. Het gebruik van verschillende methoden zorgt ervoor dat iedereen in het team op dezelfde pagina zit en toegang heeft tot de informatie die ze nodig hebben.
Vermeld leden van het team rechtstreeks in taken met de optie om een notificatie te sturen
Als u bijvoorbeeld oplossingen voor teamcommunicatie zoals ClickUp gebruikt, met de mogelijkheid om uw teamleden te taggen en te vermelden in taken, documenten en meer, stelt u uw team in staat om te communiceren terwijl ze werken. Dit vermindert context wisselen wat het proces om werk gedaan te krijgen vergemakkelijkt.
2. Basisregels voor communicatie instellen
Stel richtlijnen op voor hoe en wanneer teamleden moeten communiceren. Dit kan bijvoorbeeld gaan over verwachte reactietijden, het gebruik van verschillende communicatieplatforms en wie er een CC moet krijgen bij bepaalde e-mails. 📝
Dit geldt ook voor vergaderingen, waarschijnlijk een van de werktaken die een groot deel van de middelen van je team in beslag nemen. Overweeg om basisregels in te stellen voor mondelinge communicatie en hoe leden binnen vergaderingen moeten communiceren (d.w.z. geef van tevoren aan wat de verwachtingen zijn voor voorbereidend werk).
3. Communicatiesilo's elimineren
Het is moeilijk om ervoor te zorgen dat iedereen in het team bij de communicatie betrokken is als je geen digitale hulpmiddelen hebt die dat gemakkelijk maken. Dit geldt vooral als je werkt met hybride teams -wat betekent dat sommige leden van het team op afstand en op kantoor werken.
Met de functie ClickUp tabellen kunt u een communicatiematrix maken zonder het dashboard te verlaten
Niemand mag buiten het gesprek worden gehouden en daarom elimineert goede communicatie silo's. Uw communicatiestrategie moet een klein selectie van communicatiemiddelen voor op de werkplek zodat je jezelf niet te veel uitbreidt met te veel zakelijke hulpmiddelen .
ClickUp's sjabloon voor communicatiematrix downloaden
4. Zorg voor een aangewezen facilitator
Wijs één persoon aan om het communicatieproces te vergemakkelijken en ervoor te zorgen dat iedereen zijn punt op tijd kan maken. Probeer vergaderingen altijd productief en bij de Taak te houden.
Maar als je nog een stapje verder wilt gaan, wijs dan de verantwoordelijkheid toe aan iemand in het team om de communicatie in de gaten te houden buiten de vergaderingen om. Een aangewezen facilitator helpt bij het eigendom van de Taken en vult de gaten op.
5. Gebruik realtime samenwerkingstools
Bewaak projectupdates, beheer workflows en werk samen met het team, allemaal vanuit uw ClickUp-werkruimte
communiceer gemakkelijk met de vele ingebouwde project tools van Whiteboard, perfect om te brainstormen en ideeën uit te wisselen
Real-time samenwerkingstools, zoals ClickUp mindmaps teams, Whiteboards en Docs bieden een geweldige manier om met elkaar te communiceren en tegelijkertijd aan projecten te werken.
Zie Whiteboards als een zandbak waar teams visuele en schriftelijke communicatievormen gebruiken om ideeën te delen en te verfijnen. Het beste deel is dat de tools van Whiteboard eenvoudig te gebruiken en aanpasbaar genoeg zijn voor teams om onderweg te raadplegen en te bewerken.
6. Duidelijke doelen voor teams stellen
Het hebben van duidelijke en meetbare doelen is essentieel voor teams om bij te blijven en ervoor te zorgen dat iedereen naar dezelfde doelen toe werkt. ClickUp's functies voor doelen maken het gemakkelijk om doelen in te stellen, bij te houden en doelen van teams te bereiken met veel zichtbaarheid.
Blijf op schema om je doelen te bereiken met duidelijke tijdlijnen, meetbare targets en automatisch bijhouden van voortgang
Maak traceerbare doelen die verbonden zijn met uw werk, zodat u targets kunt meten en tijdlijnen kunt visualiseren. In termen van communicatiestijlen gebruikt het zowel geschreven als visueel communicatie om je team verbonden te houden met doelen .
7. Stimuleer tweerichtingscommunicatie
Voor effectieve communicatie moet het tweerichtingsverkeer zijn. Als ze zeggen: "It takes two to tango", dan geldt dat ook voor communicatie op de werkvloer. 💃
Moedig leden van het team aan om vragen te stellen en hun ideeën openlijk te delen. Dit helpt om een meer verenigd team op te bouwen dat werkt vanuit dezelfde ideeën en feedback.
8. Gebruik apps voor het delen van schermen
Deel schermopnamen om uw boodschap nauwkeurig over te brengen zonder dat u een e-mailketen of een persoonlijke vergadering nodig hebt
Apps voor het delen van schermen zoals ClickUp's gereedschap Clip zijn uiterst nuttig voor teams op afstand. Ze stellen leden van het team in staat om hun werk in realtime met elkaar te delen en er tegelijkertijd voor te zorgen dat iedereen op de hoogte is van de voortgang op één lijn zit en kan samenwerken .
Natuurlijk zijn er ook tools zoals Zoom waarmee teams hun scherm in realtime kunnen delen. 💻
Het is een kwestie van de juiste mix van tools vinden om eventuele haperingen in de werkstroom van een team op te lossen. Op deze manier wordt de informatieoverdracht een fluitje van een cent en verandermanagement effectief gebeurt.
9. Complexe onderwerpen opsplitsen
Verdeel complexe onderwerpen in kleinere brokken zodat ze makkelijker te begrijpen zijn. Dit omvat het ontleden van problemen in kleinere, beter beheersbare Taken, zodat je je op één aspect tegelijk kunt concentreren.
Visualiseer en beheer uw productroadmap in de weergave ClickUp Tijdlijn
Presentaties, documenten, sjablonen , matrices en hulpmiddelen zoals Whiteboards zijn allemaal nuttig bij het uitsplitsen van complexe Taken en tijdlijnen van projecten zodat er niets door de mazen van het net valt.
Een voordeel van het gebruik van deze tools is dat ze allemaal referentieerbaar zijn, zodat teams altijd op de hoogte blijven.
10. Centraliseer uw communicatie-inspanningen
Centraliseren, centraliseren, centraliseren. Vaak worden communicatie-inspanningen van teams verspild door een paar fouten in het teammanagement. Dit kan verschillende oorzaken hebben, zoals:
- Een onsamenhangende tech stack
- Geen referentiekader voor hoe projecten moeten worden aangepakt
- Losgekoppelde documenten die op te veel verschillende platforms staan
Wanneer communicatie gecentraliseerd is, houden teams hun gesprekken, taken en projecten beter bij in één ruimte. Dit vermindert het wisselen tussen taken en contexten en helpt je team zich te concentreren op wat belangrijk is.
Het is belangrijk om in gedachten te houden dat communicatiestrategieën - mits goed gebruikt - teams helpen voortgang te boeken met het werk zelf in plaats van zich te verliezen in managementtaken. Een grote stap in die richting begint met het centraliseren van de manier waarop je communiceert en informatie deelt.
11. Houd regelmatig vergaderingen met het team
Het houden van regelmatige vergaderingen is een geweldige manier om ervoor te zorgen dat iedereen op de hoogte is van zijn taken en met elkaar synchroniseert . Team vergaderingen bieden ook een geweldige kans voor open discussie en samenwerking.
Alles wat niet duidelijk is, wordt verduidelijkt en teams mogen alle mogelijke problemen ter sprake brengen. Gewone vergaderingen van teams zijn meestal mondeling, maar je moet niet vergeten om visuele en schriftelijke communicatie toe te voegen om je punten over te brengen.
12. Geef prioriteit aan 1-op-1 communicatie
Teamleiders moeten niet vergeten om prioriteit te geven aan één-op-één communicatie . Om de vruchten van deze vergaderingen te plukken, heb je sterke communicatieve vaardigheden nodig op je werkplek.
Begin met het plannen van regelmatige vergaderingen met teamleden om specifieke onderwerpen te bespreken. Gebruik deze tijd om regelmatig positieve feedback te geven zodat de leden van het team zich veilig en gewaardeerd voelen. Hier begin je met het leren van lichaamstaal en andere non-verbale communicatie.
Eén-op-één vergaderingen geef leden van het team de kans om vragen te stellen ideeën uit te wisselen en problemen op te lossen. Houd deze vergaderingen regelmatig en zorg voor duidelijke basisregels voor communicatie.
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/02/1-on-1s-Template-by-ClickUp™.png 1-op-1 sjabloon door ClickUp /$$img/
Stel duidelijke rollen en verwachtingen in tijdens uw 1-op-1 vergaderingen met dit sjabloon van ClickUp
Als u hulp nodig hebt bij het krijgen van een 1-op-1 vergadering cadans van de grond te krijgen, kunt u een ClickUp sjabloon gebruiken om sneller van start te gaan! Eenvoudig uw vergaderingen instellen en bijhouden 1-op-1 vergaderingen met de ClickUp 1-op-1 sjabloon !
Dit sjabloon downloaden
Soorten communicatiestrategieën
In het algemeen zijn er vier belangrijke communicatiestrategieën die je kunt overwegen wanneer je met je team werkt. Laten we elke communicatiestrategie in detail bespreken, zodat je weet welke het beste werkt in jouw situatie of rol:
Verbale communicatie
Wanneer werknemers verbale taal gebruiken om informatie uit te wisselen, gebruiken ze verbale communicatie. Of het nu gaat om een persoonlijk gesprek, een presentatie of een vergadering in Zoom, uw doel is om effectief te communiceren via verbale interacties.
Begin en neem deel aan vergaderingen rechtstreeks vanuit uw Taken met ClickUp's Zoom-integratie
Voor de beste één-op-één communicatie moet u rekening houden met uw verbale vaardigheden, zoals effectief ideeën uitleggen, ter zake komen en luisteraars betrokken houden.
Non-verbale communicatie
Bij non-verbale communicatie brengen werknemers boodschappen over zonder woorden te gebruiken. Dit omvat lichaamstaal, gezichtsuitdrukkingen, gebaren of zelfs oogcontact. Van alle communicatiestrategieën is dit vaak de meest cruciale om te begrijpen.
Non-verbale communicatie geeft context aan de verbale boodschap. En uiteindelijk helpt het je om non-verbale signalen van werknemers op te pikken. Niet iedereen wil direct communiceren via een gesprek.
Met de opkomst van virtuele communicatie kan het een stuk lastiger zijn om lichaamstaal, toon en andere non-verbale signalen op te pikken die in het echt makkelijker te zien zijn.
Daarom wordt het aanbevolen om camera's aan te hebben als je met een team een Zoom-gesprek voert. Het begrijpen van non-verbale communicatie is belangrijk om communiceren op afstand omdat het helpt om context te bieden en het risico op misverstanden te minimaliseren.
Schriftelijke communicatie
E-mails, memo's, nieuwsbrieven, aantekeningen en zelfs symbolen zijn allemaal voorbeelden van schriftelijke communicatie. Er komt veel kijken bij effectieve communicatiestrategieën door gewoon te schrijven - alles van de woorden die je kiest, je zinsbouw en de manier waarop je schrijft telt als je op deze manier communiceert.
ClickUp Docs maakt rijke opmaak en slash commando's efficiënter werken
Op het werk wisselen werknemers informatie uit via schriftelijke documenten in vele formulieren. Deze vorm van communicatie is nuttig omdat het een permanent verslag van het gesprek mogelijk maakt, zodat iedereen het gemakkelijk kan raadplegen en nakijken.
Eén enkel kennisbank systeem om vanuit te werken maakt het gemakkelijker om met meerdere collega's te delen en elimineert de kans op verkeerde interpretaties. Deze communicatiestrategie is ook een uitstekende manier voor managers om taken en verantwoordelijkheden te delegeren .
Bonus: Interne communicatiesoftware !
Visuele communicatie
Visuals zoals diagrammen, grafieken, video's en foto's worden gebruikt om boodschappen over te brengen via visuele communicatie. Dit is een van de meest effectieve communicatiestrategieën, omdat het helpt om complexe concepten te ontleden en begrijpelijker te maken.
ClickUp Whiteboards gebruiken als een visueel samenwerkingshulpmiddel voor elke behoefte
Visuals-achtig ClickUp Whiteboards -helpen context toe te voegen aan de boodschap, waardoor deze gemakkelijker te begrijpen is. Daarom bestaan er prentenboeken. Bovendien kun je met dit soort communicatiestrategieën complexe concepten uitleggen, sneller beslissingen nemen, de betrokkenheid bij vergaderingen vergroten en kun je er gemakkelijk naar verwijzen.
Communicatiestrategieën gebruiken met uw team in ClickUp
Door de juiste hulpmiddelen, strategieën en communicatiemethoden te gebruiken, kunt u de communicatie en samenwerking tussen teams verbeteren. Het doel is om ervoor te zorgen dat iedereen aan dezelfde doelen werkt en dat kunt u het beste doen met een goede communicatiestrategie.
Nog beter is het om real-time samenwerkingstools te gebruiken om teamcommunicatie te centraliseren, zodat iedereen toegang heeft tot de informatie die ze nodig hebben. ClickUp biedt een breed bereik aan functies om precies dat te doen!
Gebruik ClickUp's realtime samenwerkingstools, functie voor het bijhouden van doelen, extensie voor schermopnames en sjablonen voor vergaderingen om teams op één lijn te houden en productiviteit te behouden.
Scherp uw communicatiestrategie aan met ClickUp! Begin vandaag nog gratis !