Vasárnap este van, és áttekinti csapata heti jelentéseit. Papíron mindenki elfoglalt. A projektek „folyamatban vannak”. A csapatok keményen dolgoznak. Mégis, valahogy a legfontosabb kezdeményezések – azok, amelyek a negyedéves célokhoz kapcsolódnak – mintha megrekedtek volna a homokban.
Ismerősnek tűnik?
Ha bólintasz, akkor azt tapasztalod, amit én a rossz projektvégrehajtás „láthatatlan adójának” nevezek. Ez az a rejtett költség, amely megkülönbözteti a sikeres szervezeteket azoktól, amelyek ugyanolyan keményen dolgoznak, de folyamatosan elmaradnak a várakozásoktól.
A végrehajtási káosz valódi költsége
A ClickUp ügyvezető igazgatójaként közel 700 embert irányítok számos különböző csapatban – a marketingtől és az értékesítéstől az adatokig és a rendszerekig. Csapatom bármelyik pillanatban 30–40 nagyon fontos kezdeményezésen dolgozik világszerte. Ezzel a tapasztalattal – és számtalan beszélgetéssel más vezetőkkel – megtanultam, hogy a projektmenedzsmentben a kudarc ritkán történik egyik napról a másikra.
Ehelyett a projektek „ezer apró vágás által halnak meg”.
Ez az a jóváhagyás, amelynek az első lépésben kellett volna megtörténnie, de csak az ötödik lépésben került napvilágra. Ez az, amikor a csapatok újra feltalálják a kereket, mert az üzleti folyamatok nincsenek szabványosítva. Ez az, amikor a tehetséges munkatárs kiég, mert ahelyett, hogy értéket teremtene, a státuszmegbeszélésekbe fullad.
Ezek nem olyan drámai kudarcok, amelyek címlapra kerülnek. Ezek a lendület csendes eróziói, amelyek idővel összeadódnak, és létrehozzák azt, amit én „zombi projekteknek” nevezek – olyan kezdeményezéseket, amelyek a felszínen élnek, de alapvetően megrekedtek.
A vezetői hatása valós:
- A jövőbeli növekedést elősegítő kezdeményezések megakadnak
- A csapatok láthatatlan adót fizetnek a felesleges munkáért
- A kiemelkedő teljesítményű munkatársak inkább az operatív káosz miatt égnek ki, mint a jelentőségteljes munka miatt.
- A szervezetek feláldozzák a versenyelőny szempontjából kritikus lendületet
Miért okoznak a hagyományos eszközök több problémát, mint amennyit megoldanak?
A legtöbb szervezet még mindig táblázatok és e-mailek segítségével kezeli a komplex, többfunkciós projekteket, mint elsődleges koordinációs eszközöket. Mielőtt csatlakoztunk a ClickUp-hoz, ez volt a mi valóságunk is – a projekteket táblázatokban hajtottuk végre, ahol a kommunikációs hiányosságok áthidalásának legjobb módja az volt, hogy egymást másoltuk be az e-mailekbe. Képzelje el, hogy egy szimfonikus zenekart próbál koordinálni, ahol minden szekció más kottát olvas, és a karmester egyszerre csak egy hangszert hall.
Ez a fragmentált megközelítés három kritikus hibalehetőséget eredményez:
1. Kommunikációs káosz: Amikor a projektfrissítések e-mail szálakban jelennek meg, a kritikus információk elvésznek. Valaki elfelejti CC-ben megjelölni egy fontos érdekelt felet, ami egy teljesen új szálat hoz létre, teljes kontextus nélkül. Hamarosan többféle verziója lesz az igazságnak, és a döntések hiányos információk alapján születnek.
2. Láthatósági vakfoltok: A teljesítménymutatók és a legfontosabb teljesítményindikátorok valós idejű láthatósága nélkül a vezetők elavult információk alapján működnek. Mire a problémák a hivatalos felülvizsgálatok során felszínre kerülnek, azok már láncreakciószerű késedelmet okoztak a függő kezdeményezésekben.
3. Manuális adó A csapatok aránytalanul sok időt töltenek adminisztratív feladatokkal – táblázatok frissítésével, állapotjelentések írásával és olyan információk felkutatásával, amelyek automatikusan elérhetők lennének. Ez az „adó” csökkenti a valóban eredményes, nagy értékű munkára fordítható időt.
Hogyan alakítja át az AI a végrehajtást reaktívból prediktívvé?
A mesterséges intelligencia nem csupán automatizálja a feladatokat, hanem megváltoztatja a sikeres szervezetek projektvégrehajtási megközelítését is. Az AI-eszközök és AI-rendszerek így hoznak létre egy új paradigmát:
Központosított intelligencia
Ahelyett, hogy több eszközön keresztül kellene keresnie a projekt állapotát, az AI egységes nézetet hoz létre, ahol minden munka, kommunikáció és döntés egy helyen található. A csapatok közvetlenül a feladatokon belül együttműködnek, és a vezetők folyamatos ellenőrzés nélkül is valós idejű áttekintést kapnak.
Prediktív problémamegoldás
A hagyományos projektmenedzsment reaktív: a problémákat akkor fedezi fel, amikor azok már késedelmet okoztak. Az AI elemzi a korábbi adatokat, hogy azonosítsa az összes projektben fellelhető mintákat, és felismerje a kockázatokat, mielőtt azok megvalósulnának. Jelzi a kockázatos függőségeket, a szűk keresztmetszeteket okozó erőforrásokat és a lendületüket vesztő kezdeményezéseket. Ez különösen értékes a különböző részlegek közötti komplex adatok kezelése során. Ez a prediktív projektvégrehajtás ereje, amely adat alapú betekintést használ.
Automatizált koordináció
Az AI automatizálja a rutin feladatokat, így megszünteti a manuális munkát:
- Vezetői összefoglalók készítése a projekt tevékenységéből
- Szabványosított jelentések és irányítópultok létrehozása
- A döntések továbbítása a megfelelő érdekelt feleknek
- A függőségek nyomon követése és a konfliktusok automatikus jelzése
Ezáltal több idő marad az ügyfelek viselkedésének jobb megértésére és a stratégiai célok elérésére.
Kontextusérzékeny gyorsítás
Az AI nem csak automatizál, hanem felgyorsítja a döntéshozatalt is, mivel pontosan akkor biztosít releváns kontextust, amikor arra szükség van. Felhozhat hasonló korábbi döntéseket, azonosíthat szakértőket, és akár kezdeti ajánlásokat is kidolgozhat a korábbi projektadatok alapján.
Az ügyvezetői kézikönyv: Vezetés az AI korában
A ClickUpnál szerzett végrehajtás-skálázási tapasztalataim alapján a vezetők az alábbiak szerint tudják kihasználni az AI-t a szervezetük végrehajtásának átalakításához:
1. Ellenőrizze végrehajtási adóját
Mint már említettem, a csapatok gyakran láthatatlan adót fizetnek, mert újra és újra feltalálják a kereket. A felülvizsgálati folyamatok nem működnek, és a jóváhagyási folyamatok sem. Amit az első lépésben kellett volna megbeszélniük, azt most az ötödik lépésben vitatják meg. Ez az adó gyakran dönti el a siker és a kudarc közötti különbséget.
2. Valós idejű láthatóságot követeljen
Ne fogadja el többé a heti állapotjelentéseket a projektinformációk elsődleges forrásaként. Vezessen be olyan rendszereket, amelyek folyamatos áttekintést nyújtanak a projekt állásáról, az erőforrások elosztásáról és a felmerülő kockázatokról. Az AI-alapú irányítópultok olyan hasznos információkat kell, hogy nyújtsanak, amelyek segítségével proaktív módon, nem pedig reaktív módon vezethet.
- Mely kezdeményezéseknél fennáll a határidő túllépésének kockázata?
- Hol alakulnak ki erőforrás-szűkületek?
- Milyen függőségek tehetik tönkre több projektet?
3. Szüntesse meg a döntési adósságot
A döntési adósság – azaz a késleltetett vagy elkerült döntések – gyakran a projektkésések fő oka. Használja az AI-t a projektmenedzsmentben a döntéshozatal egyszerűsítésére: automatikusan továbbítsa a döntéseket a megfelelő érdekelt feleknek, biztosítsa a releváns kontextust és a korábbi precedenseket, és kövesse nyomon a döntéshozatal sebességét, mint kulcsfontosságú mutatót.
4. Fektessen be a lendület felépítésébe
A kiváló végrehajtás nem csak a feladatok elvégzéséről szól, hanem egy megállíthatatlan lendület felépítéséről is. Az AI a következőképpen segít:
- Automatizált ünneplés létrehozása a győzelmekért, hogy növelje a morált
- A sikeres végrehajtási minták azonosítása és megismétlése
- A csapatok számára világos áttekintést nyújtani arról, hogy munkájuk hogyan kapcsolódik az eredményekhez
5. Növelje vezetői hatását
Vezetőként a leghatékonyabb tevékenységed az, ha felszabadítod a csapatokat és irányt mutatsz nekik. Az AI ezt a következőképpen erősíti:
- Automatikusan felveti azokat a kérdéseket, amelyek vezetői figyelmet igényelnek
- Összefoglaló kontextust nyújtunk, hogy gyorsan megérthesse a komplex helyzeteket.
- Lehetővé teszi, hogy valós időben hozzáadott értéket teremtsen, ahelyett, hogy a tervezett felülvizsgálatokra kellene várnia.
A vezetés alapvető követelménye: az emberi képességek tisztelete
Az alábbiak miatt nem tudok aludni éjszaka: tehetséges emberek hihetetlenül keményen dolgoznak, de a hibás végrehajtási keretrendszer miatt nem érnek el sikereket.
Voltam már olyan helyzetben, amikor a csapat tagjai egész éjszaka dolgoztak valamiben, csak azért, hogy aztán folyamatosan szerkeszthessék és újra szerkeszthessék, mert a felülvizsgálati és jóváhagyási folyamat nem volt egyértelmű a kezdetektől fogva. Végül káoszban és pánikban dolgoztak, nem azért, mert nem voltak képesek rá, hanem mert a rendszerek cserbenhagyták őket.
A vezetőknek kötelességük felszabadítani az emberi kapacitást, nem pedig felesleges bonyodalmakkal terhelni azt.
Amikor AI-alapú projektvégrehajtási rendszereket vezetünk be, nem csak a hatékonyságot javítjuk, hanem tiszteletet tanúsítunk csapataink ideje, tehetsége és emberi szakértelme iránt is. A súrlódások eltávolításával és a világosság megteremtésével jobb projekt eredményeket érünk el.
A versenyképesség valósága: a végrehajtás az új megkülönböztető tényező
A mai piacon nem elég csak jó ötletekkel rendelkezni. Azok a szervezetek nyernek, amelyek gyorsabban tudnak végrehajtani, gyorsabban tudnak alkalmazkodni és tanulni tudnak a végrehajtási mintáikból. Az AI három versenyelőnyt biztosít:
Sebesség: Az automatizált munkafolyamatok és a valós idejű döntéshozatal lerövidítik a végrehajtási határidőket.
Agilitás: A prediktív betekintés lehetővé teszi, hogy a problémák válságba torkollása előtt változtasson a stratégián.
Skálázhatóság: Az AI segítségével a növekedés során is fenntarthatja a végrehajtás minőségét anélkül, hogy arányosan növelné az általános költségeket.
Azok a szervezetek, amelyek még mindig manuális, egymástól független végrehajtási folyamatokra támaszkodnak, lényegében írógépekkel versenyeznek a számítógépek világában.
A következő lépés: Nézze meg az AI végrehajtását a gyakorlatban
Ha ez összhangban van a vezetői tapasztalataival, akkor szeretettel meghívom Önt a közelgő virtuális rendezvényünkre: Projektvégrehajtás az AI korában július 23-án, 12:00 órakor (PST).
Ebben a szekcióban bemutatjuk, hogyan lehet az AI-alapú projektvégrehajtással központosítani, automatizálni és felgyorsítani kezdeményezéseit. Valós példákat láthat arra, hogyan lehet az AI-t felhasználni a következőkre:
- Automatizált tervezés és erőforrás-elosztás
- Valós idejű nyomon követés és kockázatfelismerés
- Intelligens jelentések és vezetői irányítópultok
- Funkciók közötti koordináció és kommunikáció
Mit kapsz:
- Élő bemutatók az AI-alapú projektvégrehajtásról
- Átfogó útmutató a manuális menedzsmentről az intelligens automatizálásra való áttéréshez
- Teljes eseményfelvétel a csapat számára
- Ingyenes konzultáció és a jelenlegi folyamatok auditja
A szervezeti siker és kudarc közötti különbség még soha nem volt ilyen kicsi. Tapasztalatom szerint ez a különbség gyakran a kiváló végrehajtáson múlik.
Ne hagyja, hogy újabb negyedév teljen el azzal, hogy azon töpreng, miért nem hoz a kemény munka áttörő eredményeket. Csatlakozzon hozzánk, és fedezze fel, hogyan alakíthatják át az AI-alapú eszközök csapata képességét, hogy kevesebb késedelemmel és nagyobb átláthatósággal valósítsák meg a projekt eredményeit.
Gaurav Agarwal a ClickUp operatív igazgatója, ahol az összes bevételi műveletet felügyeli és közel 700 főt irányít a globális csapatokban. Több gyorsan növekvő technológiai vállalatnál bővítette a műveleteket, és szenvedélyesen foglalkozik az emberi potenciál felszabadításával intelligens rendszerek segítségével.