Hogyan számoljuk ki a befejezéskor becsült költséget (EAC) a projektekben?

A McKinsey felmérése szerint a projektek átlagosan 30-45%-kal túllépik a költségvetést és az ütemtervet. A „megaprojektek” – amelyek közül néhány értéke meghaladja az 1 milliárd dollárt – alaposabb vizsgálata azt mutatja , hogy a költségek 79%-kal túllépik a kezdeti költségvetési becsléseket.

Ez rávilágít a megvalósítás nyilvánvaló kihívásaira, de rámutat a projekt jóváhagyásakor elvégzett rossz költség- és ütemterv-becslésekre is.

Az egyik fő oka annak, hogy a projektek túllépik a költségvetést és késnek, a pontatlan becslések. A projektmenedzserek gyakran küzdenek ezzel a problémával, és különböző keretrendszereket hoztak létre annak megoldására. Az EAC (becslés a befejezéskor) koncepciója egy ilyen keretrendszer.

Ebben a blogbejegyzésben megismerjük ezt a projektbecslési technikát, megtanuljuk, hogyan kell kiszámítani az EAC-t, és felfedezzük annak üzleti felhasználási lehetőségeit.

Mi az EAC (befejezéskori becslés)?

A befejezéskori becslés (EAC) egy olyan kifejezés, amelyet a projekt befejezésekor felmerülő teljes költség előrejelzésére használnak. Ez egy folyamatos számítás, amely a projekt életciklusa alatt figyelemmel kíséri a becslésekben bekövetkező változásokat.

A projekt megkezdése előtt az EAC-nek meg kell egyeznie a költségvetéssel. Ez azt jelenti, hogy a projekt végén pontosan annyit költött, amennyit becsült.

A projekt során azonban számos kihívással vagy külső eseménnyel szembesülhet.

Ezek a váratlan kiadások növelik a projekt költségeit. Az EAC segít valós időben előre jelezni a projekt módosított összköltségét, figyelembe véve ezeket a többletköltségeket.

Hogyan számoljuk ki az EAC-t?

Először határozzuk meg ezeket a fogalmakat, majd nézzük meg a számításokat egy példán keresztül.

Tegyük fel, hogy elindított egy szoftverfejlesztési projektet, amelynek teljes költségvetése (BAC) 20 000 dollár.

Eddig a munka 50%-át végezte el a tervezett idő 40%-ában, és 12 000 dollárt költött. A projektmenedzsmentben a megszerzett érték az elvégzett munka mennyisége a költségvetésben szereplő értékhez viszonyítva. Tehát a számítás egyszerűsítése érdekében a munka 50%-ának 10 000 dollárba kellett volna kerülnie, ami a megszerzett érték.

Így a befejezéskori becslés képlete a következő lenne: 20 000 + (12 000-10 000) = 22 000 dollár.

Ha most azon tűnődik, hogy „hogyan lehet biztosan tudni, hogy a projekt következő részei sem fognak többe kerülni?”, akkor jó úton jár!

Vessünk egy pillantást az EAC kiszámításának más, finomabb módszereire is.

Költségteljesítmény-index (CPI): A projekt kiadásainak hatékonysági mutatója. A megszerzett érték és a tényleges költség hányadosaként számolják ki. Ha a CPI > 1, akkor a tervezettnél kevesebbet költ, ha pedig CPI < 1, akkor túlkölt.

Az előző példát folytatva: a megszerzett érték 10 000 dollár, a tényleges költség pedig 12 000 dollár. Tehát a CPI = 10 000/12 000 = 0,83.

Tehát, ezt a képletet használva, az EAC = 20 000 / 0,83 = 24 390 dollár.

Ebben az esetben látható, hogy a képlet feltételezi, hogy a jövőbeli kiadások ugyanolyan mértékben változnak, mint a múltban.

Ugyanebben a példában, ezzel a képlettel, EAC = 12 000 + [(20 000 – 10 000)/0,83] = 24 048 dollár.

Van még egy másik mutató is, a ütemezési teljesítményindex. Határozzuk meg, hogy ez mit jelent.

Ütemezési teljesítményindex (SPI): Az SPI a CPI időbeli megfelelője. A becsült befejezési időhöz viszonyított előrehaladás hatékonyságát méri. A megszerzett érték és a tervezett érték hányadosaként számolják ki. Ha SPI > 1, akkor az ütemterv előtt jár. SPI = 1 azt jelenti, hogy az ütemtervnek megfelelően halad. Ha SPI < 1, akkor az ütemterv mögött jár.

A fenti példában, ha a munka 50%-át a tervezett idő 40%-ában végezte el, akkor az SPI = (50% BAC) / (40% BAC) = 10 000/8000 = 1,25.

Tehát az EAC = 12 000 + [(20 000 – 10 000) / (0,83 x 1,25)] = 22 375 USD

Az alulról felfelé építkező becslés a befejezésig az összes fennmaradó feladat felülvizsgált becsléseire utal. Ez gyakran manuálisan történik.

Ha zavarba ejti Önt, hogy ugyanazon számításhoz öt különböző képlet létezik, mi segítünk.

Mikor kell használni az egyes EAC-képleteket?

Ezeknek a képleteknek a célja ugyanaz, azaz az EAC kiszámítása. Az EAC kiszámításához használt képlet azonban a kontextustól függ, beleértve a projekt jellegét, a hatást gyakorló eseményeket és azok költségvonzatait. Nézzünk meg néhány forgatókönyvet.

A költségteljesítmény stabil + a múltbeli trendek folytatódnak

EAC = BAC / CPI

Ha úgy találja, hogy projektje nem hatékony vagy túllépi a költségvetést, és várhatóan ez a tendencia továbbra is fennmarad, használja a fenti képletet.

Ez a módszer feltételezi, hogy a költségek bármilyen eltérései rendszerszerűek és a projekt fennmaradó részében egyenletesen fennmaradnak. Alkalmazható stabil, jól kezelt projektekre, amelyek teljesítményében kevés a változékonyság.

Költségeltérések vannak + a jelenlegi hatékonysági trend folytatódik

EAC = AC + [(BAC – EV) / CPI]

Ha költségeltéréseket tapasztalt, de azok várhatóan követni fogják a jelenlegi teljesítménytendenciákat, használja a fenti képletet. Ez a megközelítés olyan projektekben praktikus, ahol a eltérések várhatóan stabilizálódnak, tükrözve a folyamatos költséghatékonyságot.

Ezzel a módszerrel figyelembe veheti a múltbeli eltéréseket, miközben a jelenlegi termelékenységi szintek alapján előrejelzi a jövőbeli költségeket, így ez a módszer dinamikus, de kezelhető projektekhez alkalmas.

A költségeltérések rendellenességek + a jövőben meg fog egyezni az eredeti becslésekkel

EAC = AC + (BAC – EV)

Ha a költségeltérések elszigetelt esetek, és úgy véli, hogy a projekt a fennmaradó munkákra vonatkozóan az eredeti költségvetés szerinti ütemben fog haladni.

Ez a módszer akkor megfelelő, ha egyszeri események, például váratlan kezdeti beállítási költségek vagy korai hatékonysági problémák olyan eltéréseket okoznak, amelyek a projektcsapat szerint nem fognak megismétlődni.

Költségeltérés + ütemterv-eltérés

EAC = AC + [(BAC – EV) / (CPI × SPI)]

Ha az ütemterv jelentős tényező a teljes költség előrejelzésében, akkor a fenti képlet a legalkalmasabb. Ez a módszer a költséghatékonyság mellett az ütemterv késedelmét is figyelembe veszi a fennmaradó munkák költségének előrejelzésében. Ez a módszer különösen hasznos olyan projektek esetében, amelyek túllépik a költségkeretet és késnek az ütemtervvel.

A költségtrendek kiszámíthatatlanok

EAC = AC + alulról felfelé építkező becslés

Ha projektje teljesítménye kiszámíthatatlan, vagy a költségtrendek már nem megbízható mutatói a jövőbeli teljesítménynek, használja a fenti képletet.

A CPI vagy SPI alapú képletek helyett ez a módszer a fennmaradó munkát a nulláról újra becsüli, és hozzáadja az eddig felmerült tényleges költségekhez, így pontosabbá téve azt.

Ha még mindig nem teljesen világos az EAC kiszámítása, itt talál egy rövid bevezetőt.

Az EAC kiszámításának lépései

Top-down EAC megközelítés

A fenti öt képlet közül négy top-down megközelítést alkalmaz. Ez azt jelenti, hogy már meglévő költségvetésekre és múltbeli teljesítményekre támaszkodnak.

A fenti képlet használatához és az EAC kiszámításához kövesse az alábbi lépéseket.

Alulról felfelé építkező EAC-megközelítés

Az alulról felfelé építkező megközelítés során az összes fennmaradó munka költségét újra kell számolni, és hozzá kell adni a eddig felmerült tényleges költségekhez. Ez a módszer biztosítja a legpontosabb és legrészletesebb becslést, mivel figyelembe veszi a projekt aktuális állapotát és a hatókörben bekövetkezett változásokat.

Valójában egy jó eszközzel mindez sokkal könnyebbé válik.

Eszközök az EAC kiszámításához

A számítás egyszerű, alapvető aritmetika. Ha tehát minden adat rendelkezésre áll, egy számológép is elegendő a feladat elvégzéséhez. Kezdjük a legegyszerűbb eszközökkel az EAC kiszámításához.

Táblázatok az EAC kiszámításához

A képletmezők segítségével automatizálhatja az EAC kiszámítását. Például nyomon követheti az összes költséget egy lapon, egy cellában a teljes összeggel. A projekt előrehaladását egy másik lapon követheti nyomon, egy cellában a eltéréseket figyelve.

Ezek alapján kiszámíthatja a megszerzett értéket ezekkel az adatokkal.

Bár a táblázatok nagyon népszerűek és könnyen használhatók, teljesen manuálisak. Az összes adatot magának kell bevinnie a táblázatokba. Ez hibalehetőségekkel jár és unalmas lehet. A pénzügyi csapatok számára készült ClickUp eszközzel jobb eredményeket érhet el.

Az EAC kihasználása a ClickUp segítségével

Egy átfogó projektmenedzsment platform, mint például a ClickUp használata biztosítja, hogy az EAC számításokhoz szükséges összes adat már rendelkezésre álljon.

Projektköltség-kezelés: Bármely külső eszközt integrálhat, amelyet a kiadások nyomon követésére használ, hogy automatikusan kiszámítsa az AC-t a ClickUp-ban.

Haladás nyomon követése: A ClickUp projektmenedzsment eszközként lehetővé teszi, hogy valós időben kövesse nyomon a haladást. A beállított feladatok alapján automatikusan kiszámítja az elvégzett munka mennyiségét.

Ütemezés figyelemmel kísérése: A kezdési és befejezési dátumok, valamint az egyéni dátummezők segítségével részletesen nyomon követheti a projekt ütemtervét. Ez segít kiszámítani az ütemezés eltéréseit, amelyekre az EAC méréséhez van szükség.

Erőforrásköltségek: Ha egy projektet idő- és anyagköltség (T&M) modell alapján számláz, akkor minden csapattagnak nyomon kell követnie a ledolgozott időt. A ClickUp Tasks segítségével csapata bármilyen eszközről nyomon követheti az időt, jegyzeteket fűzhet hozzá, címkéket rendelhet hozzá, és az időt számlázhatónak (vagy nem számlázhatónak) jelölheti. Emellett lehetővé teszi az idő összesítését a feladatok és alfeladatok között.

Automatikus számítások: Szereti a táblázatok egyszerűségét a képletek beállításához? A ClickUp segítségével ezt megteheti! Használja feladatok és projektek numerikus adatait az EAC automatikus kiszámításához, amely valós időben frissül.

Valós idejű jelentések: Az EAC egy jövőbeli mutató, egy előrejelzés. Ahhoz azonban, hogy ne lépje túl a költségvetést vagy az ütemtervet, a jelenben kell módosításokat végrehajtania. A ClickUp Dashboards ebben segíthet.

A tényleges kiadások és a tervezett költségvetés folyamatos figyelemmel kísérése lehetővé teszi a költségtúllépések gyors azonosítását és a korrekciós intézkedések meghozatalát. Ez segít elkerülni a költségvetési meglepetéseket, és biztosítja, hogy az érdekelt felek folyamatosan tájékozottak legyenek a projekt pénzügyi helyzetéről.

A minőségbiztosítási eszközök és technikák szerepe a projekt sikerében

Az EAC-t számológéppel vagy akár papírral és tollal is kiszámíthatja. A minőségi eszközök és technikák azonban pontosabbá és hatékonyabbá tehetik a folyamatot. Íme, hogyan.

Adatminőség: Az Ön által használt eszközök határozzák meg az adatok minőségét. A ClickUp-hoz hasonló, már a projekthez kapcsolódó információkat gyűjtő eszközök biztosítják az adatok minőségét, például a változó ütemtervet, az időbecsléseket, a kiadásokat stb.

Integrációk: Egy átfogó eszköz külső forrásokból is gyűjt adatokat. Ha például egy külső eszközzel követi nyomon az időt, azt API-k segítségével importálhatja a ClickUpba.

Automatizálás: Az EAC-hez hasonló mutatók kiszámítása jelentős erőforrásokat igényelhet a projektmenedzsertől. Az automatizálási eszközök megkönnyíthetik ezt a feladatot. Emellett a trendelemzés és a Monte Carlo-szimulációk segítségével könnyebbé válik a pontosabb előrejelzés.

Megismételhetőség: A megfelelő eszközök keretrendszereket, költség-haszon elemzési sablonokat és becslési sablonokat is biztosítanak a projektmutatók kiszámításához és nyomon követéséhez.

Töltse le ezt a sablont

A ClickUp projektköltség-elemzési sablonja egy azonnal használható, teljes mértékben testreszabható, kezdőknek is könnyen kezelhető keretrendszer a projektelemzéshez. Az automatikus számítási oszlop részletes költségbontási struktúrát ad, megkönnyítve a számításokat.

Az EAC előnyei a projektmenedzsmentben

Ha ezek a számítások kissé bonyolultnak tűnnek, mérlegelje őket az általuk nyújtott előnyökkel szemben.

✅ Költségmegtakarítás: Amit nem lát, azt nem tudja megtakarítani. Az EAC segítségével megfigyelheti és mérheti a költségtúllépéseket, amelyeket enyhítő stratégiákkal szabályozhat.

✅ Kockázatfelismerés: A teljesítmény trendjeinek elemzésével azonosíthatja a potenciális hatékonysági hiányosságokat és a projektköltségekkel kapcsolatos kockázatokat, mielőtt azok jelentős problémákká fajulnának.

✅ Érdekelt felekkel való kommunikáció: Az EAC konkrét adatokat szolgáltat az érdekelt feleknek a projekt pénzügyi helyzetéről. A rendszeres frissítések bizalmat építenek az érdekelt felek között és bizonyítják a felelősségvállalást.

✅ Döntéshozatal: Az EAC olyan hasznos információkkal látja el a csapatokat, amelyek segítségével megalapozott döntéseket hozhatnak előre nem látható változások esetén. Pontos és naprakész adatok alapján átcsoportosíthatja az erőforrásokat, módosíthatja a projekt hatókörét vagy költségcsökkentő intézkedéseket hozhat.

✅ Teljesítménykövetés: Az EAC segít nyomon követni a projekt teljesítményét a tervezett költségekhez és ütemtervhez viszonyítva. Ezeket az adatokat felhasználhatja visszajelzés adására a csapatoknak, a projekt költségvetésének kezelésére, az ütemterv meghosszabbításának tervezésére stb.

✅ Költségvetési előrejelzés: Pontos és folyamatos becslést kap a teljes költségről, így nyomon követheti, mennyire tartja be a projekt költségvetését. Ez kiváló alapot jelenthet a jövőbeli költségvetés, tervezés és projektirányításhoz.

Ahhoz, hogy ezeket az előnyöket kiaknázhassa, el kell kerülnie néhány gyakori hibát.

Az EAC kiszámításakor elkerülendő gyakori hibák

Bár egyszerűnek tűnik, a kis hibák rossz betekintéshez, hatástalan döntésekhez vezethetnek, és kontraproduktívak lehetnek. Íme néhány gyakori hiba és azok elkerülésének módja.

Helytelen képlet használata: Ha jelentős ütemterv-késedelemmel járó projektben az EAC-t BAC / CPI képlet alapján számolják ki, akkor figyelmen kívül hagyják az időhatékonyság hiányának hatását, ami túlságosan optimista becsléshez vezet.

Vegye figyelembe az összes tényezőt, és válassza ki a legmegfelelőbb képletet.

Helytelen feltételezések: Ha feltételezzük, hogy a múltbeli teljesítmény tökéletesen tükrözi a jövőbeli teljesítményt, az torzíthatja az EAC számításokat.

Tegyen ésszerű, tényekre alapuló feltételezéseket.

Az AC vagy EV figyelmen kívül hagyása: Az EAC számítások nagymértékben függnek a pontos tényleges költségek és a megszerzett érték számításaitól. Ha néhány kiadást kihagy, vagy pontatlanul számítja ki a megszerzett értéket, akkor félrevezető előrejelzésekhez juthat.

Összpontosítson arra, hogy adatai pontosak legyenek.

A határidő-késedelmek figyelmen kívül hagyása: Ha az EAC-számításokba nem veszik figyelembe a határidő-késedelmeket, az gyakran a teljes költségek alulbecsléséhez vezet. Például egy erőforráshiány miatt hónapokkal elhalasztott projekt valószínűleg magasabb bérköltségekkel, berendezésbérleti díjakkal vagy büntetésekkel jár.

Ennek kiküszöbölése érdekében mindig vegye figyelembe a késedelmek költségekre gyakorolt hatását.

Elavult EAC használata: Az EAC nem egyszeri számítás. Ez egy dinamikus mutató, amely napról napra változik. Ha a hatókör megváltozik, a költségteljesítmény-index ingadozik vagy a ütemezés csúszik, az eredeti EAC már nem fogja tükrözni a projekt valós helyzetét.

Ezért ajánlott rendszeresen kiszámítani az EAC-t, hogy pontosan tükrözze a jelenlegi helyzetet.

Tartsa kézben projektje mutatóit a ClickUp segítségével

Egy olyan világban, ahol a költségtúllépések olyan gyakoriak, egyszerűen azzal, hogy a költségvetésen belül, határidőre teljesít, hatalmas versenyelőnyt szerezhet. Ezt csak úgy érheti el, ha rendszeres időközönként nyomon követi a költségeket és az ütemterveket a költségvetéshez viszonyítva.

A ClickUp hatékony projektmenedzsment platformja ezt gyerekjátékká teszi. Automatikusan rögzíti az adatokat, lehetővé teszi a számításokat, és valós időben áttekintést nyújt a projekt állapotáról.

A valós idejű irányítópultok, testreszabható költségmezők, ütemterv-nyomon követés és munkaterhelés-kezelés hatékony módszert kínálnak az EAC egyszerű kiszámításához és nyomon követéséhez.

Próbálja ki még ma ingyen a ClickUp-ot!