Jak vypočítat odhad při dokončení (EAC) v projektech

Průzkum společnosti McKinsey zjistil, že projekty v průměru překračují svůj rozpočet a harmonogram o 30–45 %. Hlubší pohled na studii „megaprojektů“, z nichž některé mají hodnotu přes 1 miliardu dolarů, ukazuje, že náklady překračují původní odhady rozpočtu o 79 %.

To poukazuje na zjevné problémy při realizaci, ale také na nedostatečné odhady nákladů a harmonogramu při schvalování projektu.

Jedním z hlavních důvodů, proč projekty překračují rozpočet a jsou zpožděné, jsou nepřesné odhady. Projektoví manažeři se s tímto problémem často potýkají a vytvořili různé rámce, jak jej řešit. Jedním z nich je koncept odhadu při dokončení (EAC).

V tomto blogovém příspěvku se seznámíme s touto technikou odhadování projektů, naučíme se, jak vypočítat EAC, a prozkoumáme její využití v podnikání.

Co je EAC (odhad při dokončení)?

Odhad při dokončení (EAC) je termín používaný k předpovědi celkových nákladů projektu při jeho dokončení. Jedná se o průběžný výpočet, který sleduje veškeré změny v odhadech během životního cyklu projektu.

Před zahájením projektu by EAC měl být rovný rozpočtu. To znamená, že na konci projektu budete mít utraceno přesně to, co jste odhadovali.

V průběhu projektu však můžete čelit několika výzvám nebo vnějším událostem.

Tyto neočekávané výdaje zvyšují náklady projektu. EAC pomáhá předpovídat upravené celkové náklady projektu v reálném čase a zohledňuje tyto dodatečné náklady.

Jak vypočítat EAC?

Nejprve si definujme tyto pojmy a poté si výpočet ukážeme na příkladu.

Řekněme, že jste zahájili projekt vývoje softwaru s celkovým rozpočtem (BAC) ve výši 20 000 $.

Dosud jste dokončili 50 % práce za 40 % času a utratili jste 12 000 $. Získaná hodnota v projektovém řízení je množství práce, které jste dokončili, vyjádřené v rozpočtové hodnotě. Pro zjednodušení výpočtu by vás tedy 50 % práce mělo stát 10 000 $, což je vaše získaná hodnota.

Váš odhad při dokončení by tedy byl 20 000 + (12 000-10 000) = 22 000 $.

Pokud si nyní kladete otázku: „Jak si můžete být jisti, že následující části projektu nebudou také dražší?“, pak jste na správné cestě!

Podívejme se také na další, jemnější způsoby výpočtu EAC.

Index nákladové výkonnosti (CPI): Míra efektivity výdajů vašeho projektu. Vypočítá se vydělením získané hodnoty skutečnými náklady. Pokud je CPI > 1, utrácíte méně, než bylo plánováno, a pokud je CPI < 1, utrácíte více, než bylo plánováno.

V návaznosti na předchozí příklad je vaše vydělaná hodnota 10 000 $ a vaše skutečné náklady jsou 12 000 $. CPI tedy činí 10 000/12 000 = 0,83.

Pomocí tohoto vzorce tedy vaše EAC = 20 000 / 0,83 = 24 390 $.

V tomto případě vidíte, že vzorec předpokládá, že vaše budoucí výdaje budou následovat stejnou míru změny jako v minulosti.

Ve stejném příkladu s tímto vzorcem je EAC = 12 000 + [(20 000 – 10 000)/0,83] = 24 048 $.

Existuje ještě jedna metrika, a to index výkonnosti harmonogramu. Pojďme si ji definovat.

Index výkonnosti harmonogramu (SPI): SPI je časový ekvivalent CPI. Měří efektivitu vašeho pokroku ve srovnání s odhadovaným časem dokončení. Vypočítá se vydělením získané hodnoty plánovanou hodnotou. Pokud je SPI > 1, jste před harmonogramem. SPI = 1 znamená, že jste v harmonogramu. Pokud je SPI < 1, jste za harmonogramem.

Stejně jako v výše uvedeném příkladu, pokud jste dokončili 50 % práce za 40 % času, vaše SPI = (50 % BAC) / (40 % BAC) = 10 000/8 000 = 1,25.

Vaše EAC tedy činí 12 000 + [(20 000 – 10 000) / (0,83 x 1,25)] = 22 375 $.

Odhad nákladů na dokončení projektu zdola nahoru se týká revidovaných odhadů všech zbývajících úkolů. To se často provádí ručně.

Pokud vás mate pět různých vzorců pro stejný výpočet, máme pro vás pomoc.

Kdy použít jednotlivé vzorce EAC

Účel těchto vzorců je stejný, tj. zjistit EAC. Vzorec, který použijete k výpočtu EAC, však závisí na kontextu, včetně povahy projektu, událostí s dopadem a jejich nákladových důsledků. Projděme si několik scénářů.

Nákladová výkonnost je stabilní + budou následovat minulé trendy

EAC = BAC / CPI

Pokud zjistíte, že váš projekt vykazuje určitou neefektivitu nebo překročení rozpočtu a očekáváte, že to bude pokračovat stejným tempem, použijte výše uvedený vzorec.

Tato metoda předpokládá, že jakékoli odchylky v nákladech jsou systémové a budou přetrvávat rovnoměrně po celou zbývající dobu trvání projektu. Je použitelná pro stabilní, dobře řízené projekty s malou variabilitou výkonu.

Existují rozdíly v nákladech + bude následovat současný trend efektivity

EAC = AC + [(BAC – EV) / CPI]

Pokud jste zaznamenali odchylky v nákladech, ale očekáváte, že budou následovat současné trendy výkonu, použijte výše uvedený vzorec. Tento přístup je praktický u projektů, u nichž se očekává stabilizace odchylek odrážející průběžnou nákladovou efektivitu.

Pomocí této metody zohledníte minulé nesrovnalosti a zároveň odhadnete budoucí náklady na základě aktuální produktivity, což je vhodné pro dynamické, ale zvládnutelné projekty.

Rozdíly v nákladech jsou anomálie + budoucnost bude odpovídat původním odhadům

EAC = AC + (BAC – EV)

Pokud se jedná o ojedinělé případy odchylek nákladů a vy se domníváte, že projekt bude pokračovat podle původního rozpočtu pro zbývající práce.

Tato metoda je vhodná v případě, že jednorázové události, jako jsou neočekávané počáteční náklady na nastavení nebo počáteční neefektivita, způsobují odchylky, u nichž projektový tým neočekává, že se budou opakovat.

Rozdíl v nákladech + rozdíl v harmonogramu

EAC = AC + [(BAC – EV) / (CPI × SPI)]

Pokud je harmonogram významným faktorem pro předpovídání celkových nákladů, je výše uvedený vzorec nejvhodnější. Upravuje předpověď nákladů na zbývající práci zohledněním zpoždění harmonogramu a nákladové efektivity. Tato metoda je zvláště užitečná pro projekty, které překračují rozpočet a jsou zpožděné.

Trendy v nákladech jsou nepředvídatelné

EAC = AC + odhad zdola nahoru

Pokud je výkonnost vašeho projektu nepředvídatelná nebo trendy v nákladech již nejsou spolehlivými ukazateli budoucí výkonnosti, použijte výše uvedený vzorec.

Místo spoléhání se na vzorce založené na CPI nebo SPI tato metoda zahrnuje nové odhadnutí zbývající práce od nuly a její přidání k dosud vynaloženým skutečným nákladům, což ji činí přesnější.

Pokud vám výpočet EAC stále není zcela jasný, zde je krátký úvod.

Kroky pro výpočet EAC

Top-down přístup k EAC

Čtyři z pěti výše uvedených vzorců používají přístup shora dolů. To znamená, že vycházejí z již existujících rozpočtů a minulých výkonů.

Chcete-li použít výše uvedený vzorec a vypočítat EAC, postupujte podle těchto kroků.

Přístup EAC zdola nahoru

Přístup zdola nahoru zahrnuje přepočet nákladů na všechny zbývající práce od nuly a jejich připočtení k dosud vynaloženým skutečným nákladům. Tato metoda poskytuje nejpřesnější a nejpodrobnější odhad, protože zohledňuje aktuální podmínky projektu a případné změny v rozsahu.

S dobrým nástrojem to bude mnohem snazší.

Nástroje pro výpočet EAC

Výpočet je jednoduchý, jedná se o základní aritmetiku. Pokud tedy máte k dispozici všechna data, stačí vám k tomu kalkulačka. Začněme nejjednodušším nástrojem pro výpočet EAC.

Tabulky pro výpočet EAC

Pomocí vzorců můžete automatizovat výpočet EAC. Můžete například sledovat všechny náklady na jedné kartě s buňkou pro celkovou částku. Průběh projektu můžete sledovat na jiné kartě s buňkou pro sledování odchylek.

Na základě těchto údajů můžete vypočítat získanou hodnotu.

Tabulky jsou sice velmi populární a snadno použitelné, ale také zcela manuální. Všechna data do tabulek musíte zadávat sami. To je náchylné k chybám a může být zdlouhavé. S nástrojem jako ClickUp pro finanční týmy to můžete dělat lépe.

Využití EAC s ClickUp

Používání komplexní platformy pro správu projektů, jako je ClickUp, zajišťuje, že všechna data potřebná pro výpočty EAC jsou již k dispozici.

Správa nákladů projektu: Můžete integrovat jakýkoli externí nástroj, který používáte pro sledování výdajů, a automaticky vypočítat AC v rámci ClickUp.

Sledování pokroku: Jako nástroj pro řízení projektů vám ClickUp umožňuje sledovat váš pokrok v reálném čase. Na základě úkolů, které jste nastavili, automaticky vypočítá množství dokončené práce.

Sledování harmonogramu: Díky polím pro datum zahájení, datum ukončení a vlastní data můžete podrobně sledovat časový harmonogram svého projektu. To vám pomůže vypočítat odchylky od harmonogramu, které potřebujete k měření EAC.

Náklady na zdroje: Pokud fakturujete projekt podle modelu času a materiálů (T&M), potřebujete, aby každý člen týmu sledoval čas, který odpracoval. S ClickUp Tasks mohou vaše týmy sledovat čas z jakéhokoli zařízení, přidávat poznámky, přiřazovat štítky a označovat čas jako fakturovatelný (nebo ne). Umožňuje také sčítání času napříč úkoly a podúkoly.

Automatické výpočty: Líbí se vám jednoduchost tabulek pro nastavení vzorců? S ClickUpem to můžete udělat! Použijte číselné údaje ze svých úkolů a projektů k automatickému výpočtu EAC, který se aktualizuje v reálném čase.

Reporting v reálném čase: EAC je metrika pro budoucnost; je to prognóza. Abyste však nepřekročili rozpočet nebo časový harmonogram, musíte provést úpravy v přítomnosti. ClickUp Dashboards vám s tím může pomoci.

Průběžné sledování skutečných výdajů ve srovnání s plánovaným rozpočtem vám umožní rychle identifikovat překročení nákladů a přijmout nápravná opatření. Pomáhá předcházet rozpočtovým překvapením a zajišťuje, že zúčastněné strany jsou informovány o finančním zdraví projektu.

Úloha kvalitních nástrojů a technik v úspěchu projektu

EAC lze vypočítat pomocí kalkulačky nebo dokonce papíru a tužky. Kvalitní nástroje a techniky však mohou tento proces zefektivnit a zvýšit jeho přesnost. Zde je návod, jak na to.

Kvalita dat: Kvalitu dat určují nástroje, které používáte. Nástroj jako ClickUp, který již shromažďuje informace související s projektem, zajišťuje kvalitu dat, jako je vyvíjející se harmonogram, odhady času, výdaje atd.

Integrace: Komplexní nástroj shromažďuje data také z externích zdrojů. Pokud například sledujete čas pomocí externího nástroje, můžete jej importovat do ClickUp pomocí API.

Automatizace: Výpočet metrik, jako je EAC, může zabírat značnou část času projektového manažera. K usnadnění této činnosti mohou pomoci automatizační nástroje. Ty také usnadňují lepší prognózy díky analýze trendů a simulacím Monte Carlo.

Replikovatelnost: Správné nástroje také poskytují rámce, šablony pro analýzu nákladů a přínosů a šablony pro odhady, které slouží k výpočtu a sledování metrik projektu.

Stáhnout tuto šablonu

Šablona pro analýzu nákladů projektu ClickUp je připravená k použití, plně přizpůsobitelná a pro začátečníky přátelská struktura pro analýzu projektů. Sloupec automatického výpočtu poskytuje podrobnou strukturu rozdělení nákladů, což usnadňuje výpočty.

Výhody EAC v projektovém řízení

Pokud se vám všechny tyto výpočty zdají příliš složité, zvažte je ve srovnání s výhodami, které nabízejí.

✅ Úspora nákladů: Nemůžete ušetřit to, co nevidíte. EAC vám umožňuje sledovat a měřit překročení rozpočtu, které můžete kontrolovat pomocí strategií pro zmírnění dopadů.

✅ Detekce rizik: Analýzou trendů ve výkonnosti můžete identifikovat potenciální neefektivnosti a rizika projektových nákladů, než se z nich stanou závažné problémy.

✅ Komunikace se zainteresovanými stranami: EAC poskytuje konkrétní údaje, které informují zainteresované strany o finančním zdraví projektu. Pravidelné aktualizace budují důvěru mezi zainteresovanými stranami a prokazují odpovědnost.

✅ Rozhodování: EAC poskytuje týmům praktické informace, které jim umožňují činit informovaná rozhodnutí v případě neočekávaných změn. Na základě přesných a aktuálních údajů můžete přerozdělit zdroje, upravit rozsah projektu nebo zavést opatření ke snížení nákladů.

✅ Sledování výkonu: EAC vám pomáhá sledovat výkon projektu ve vztahu k plánovaným nákladům a harmonogramu. Tyto údaje můžete využít k poskytování zpětné vazby týmům, správě rozpočtů projektů, plánování prodloužení harmonogramu atd.

✅ Prognóza rozpočtu: Získáte přesný a průběžný odhad celkových nákladů, což vám umožní sledovat, jak dobře dodržujete rozpočet projektu. To může být skvělým podkladem pro budoucí rozpočtování, plánování a kontrolu projektů.

Abyste mohli těchto výhod využít, je třeba se vyvarovat některých častých chyb.

Časté chyby, kterých se je třeba vyvarovat při výpočtu EAC

I když to zní jednoduše, malé chyby mohou vést k nesprávným závěrům, neefektivním rozhodnutím a mít kontraproduktivní účinek. Zde je několik běžných chyb a tipů, jak se jim vyhnout.

Použití nesprávného vzorce: Výpočet EAC jako BAC / CPI v projektu s významnými zpožděními harmonogramu ignoruje dopad časové neefektivity, což vede k příliš optimistickému odhadu.

Zvažte všechny faktory a vyberte nejvhodnější vzorec.

Nesprávné předpoklady: Předpoklad, že minulý výkon dokonale odráží budoucí výkon, může zkreslit výpočty EAC.

Vytvářejte rozumné předpoklady založené na faktech.

Přehlédnutí AC nebo EV: Výpočty EAC závisí do značné míry na přesných výpočtech skutečných nákladů a získané hodnoty. Pokud opomenete některé výdaje nebo nesprávně vypočítáte získanou hodnotu, můžete skončit s zavádějícími prognózami.

Zaměřte se na to, aby vaše data byla přesná.

Ignorování zpoždění harmonogramu: Pokud do výpočtů EAC nezahrnete zpoždění harmonogramu, často dochází k podhodnocení celkových nákladů. Například projekt, který se kvůli nedostatku zdrojů zpozdí o několik měsíců, bude pravděpodobně vyžadovat vyšší náklady na mzdy, pronájem vybavení nebo pokuty.

Abyste tomu předešli, vždy zohledněte dopad zpoždění na náklady.

Používání zastaralého EAC: EAC není jednorázový výpočet. Jedná se o dynamický ukazatel, který se každý den mění. Pokud dojde ke změně rozsahu, kolísání indexu nákladové výkonnosti nebo zpoždění harmonogramu, původní EAC již nebude odpovídat skutečnosti projektu.

Proto se doporučuje pravidelně vypočítávat EAC, aby přesně odrážel aktuální situaci.

Mějte přehled o metrikách svého projektu s ClickUp

Ve světě, kde jsou překročení nákladů tak běžná, můžete vytvořit obrovský rozdíl tím, že jednoduše dodáte včas a v rámci rozpočtu. Jediným způsobem, jak toho dosáhnout, je pravidelně sledovat náklady a harmonogramy ve srovnání s rozpočty.

Díky výkonné platformě pro správu projektů ClickUp je to hračka. Automaticky zaznamenává data, umožňuje výpočty a poskytuje přehled o stavu projektu v reálném čase.

Díky dashboardům v reálném čase, přizpůsobitelným polím nákladů, sledování časové osy a správě pracovní zátěže můžete snadno a efektivně vypočítávat a sledovat EAC.

Vyzkoušejte ClickUp ještě dnes zdarma!