Неделя вечер е и вие преглеждате седмичните актуализации на екипа си. На хартия всички са заети. Проектите са „в процес на изпълнение“. Екипите работят усърдно. И все пак, по някакъв начин, най-важните инициативи – тези, свързани с вашите тримесечни цели – изглеждат затънали в пясъчни дюни.
Звучи ли ви познато?
Ако кимате с глава, значи изпитвате това, което аз наричам „невидимата такса“ на лошото изпълнение на проекти. Това е скритата цена, която отличава успешните организации от тези, които работят също толкова усилено, но постоянно не успяват да постигнат желаните резултати.
Реалната цена на хаоса при изпълнението
Като главен оперативен директор на ClickUp, аз управлявам близо 700 души в много различни екипи – от маркетинг и продажби до данни и системи. В даден момент моят екип работи по 30 до 40 много важни инициативи по целия свят. Благодарение на този опит – и безброй разговори с колеги мениджъри – научих, че провалът в управлението на проекти рядко се случва за една нощ.
Вместо това, проектите умират „от хиляда малки удара“.
Това е одобрението, което трябваше да се случи в първата стъпка, но се появи едва в петата. Това са екипи, които преоткриват колелото, защото бизнес процесите не са стандартизирани. Това е блестящият сътрудник, който се изчерпва, защото се дави в срещи за обсъждане на статуса, вместо да създава стойност.
Това не са драматични провали, които правят заглавия в медиите. Това са тихите ерозии на инерцията, които се натрупват с времето и създават това, което аз наричам „зомби проекти“ – инициативи, които изглеждат живи на повърхността, но всъщност са в застой.
Въздействието върху ръководството е реално:
- Инициативите, които трябва да стимулират бъдещия растеж, се забавят
- Екипите плащат невидим данък под формата на излишна работа
- Високопроизводителните служители се изчерпват от оперативния хаос, а не от значимата работа.
- Организациите жертват инерцията, която е от решаващо значение за конкурентното предимство
Защо традиционните инструменти създават повече проблеми, отколкото решават
Повечето организации все още управляват сложни, междуфункционални проекти, като използват електронни таблици и имейли като основни инструменти за координация. Преди да се присъединим към ClickUp, това беше и нашата реалност – изпълнение на проекти в електронни таблици, където най-добрият начин да се преодолеят комуникационните пропуски беше да се копираме един друг в имейл вериги. Представете си, че се опитвате да координирате симфоничен оркестър, в който всяка секция чете различни ноти, а диригентът може да чува само един инструмент наведнъж.
Този фрагментиран подход създава три критични точки на провал:
1. Хаос в комуникацията: Когато актуализациите по проекта се съдържат в имейл кореспонденция, важната информация се губи. Някой забравя да включи ключов заинтересован в копие, създавайки изцяло нова кореспонденция без пълен контекст. Скоро се озовавате с множество версии на истината и решения, взети въз основа на непълна информация.
2. Скрити точки: Без видимост в реално време на показателите за ефективност и ключовите индикатори за ефективност, мениджърите работят с остаряла информация. Когато проблемите излязат на повърхността при официалните прегледи, те вече са причинили каскадни забавяния в зависимите инициативи.
3. Ръчно облагане Екипите прекарват непропорционално много време в административни разходи – актуализиране на таблици, изготвяне на отчети за състоянието и търсене на информация, която би трябвало да е автоматично достъпна. Това „облагане“ намалява времето, което е на разположение за високоценна работа, която действително променя нещата.
Как AI превръща изпълнението от реактивно в предсказуемо
Изкуственият интелект не само автоматизира задачите – той променя начина, по който успешните организации подхождат към изпълнението на проекти. Ето как AI инструментите и AI системите създават нова парадигма:
Централизирана интелигентност
Вместо да търсите информация за състоянието на проекта в различни инструменти, AI създава единна визия, в която цялата работа, комуникация и решения се намират на едно място. Екипите си сътрудничат директно в рамките на задачите, а ръководителите получават информация в реално време, без да се налага да правят постоянни проверки.
Предсказуемо решаване на проблеми
Традиционното управление на проекти е реактивно – откривате проблемите, след като те вече са причинили забавяния. AI анализира историческите данни, за да идентифицира модели във всичките ви проекти и да определи рисковете, преди те да се материализират. Той отбелязва рисковите зависимости, ресурсите, които се превръщат в пречки, и инициативите, които губят инерция. Това е особено ценно при управлението на сложни данни в различни отдели. Това е силата на предсказуемото изпълнение на проекти, използващо данни, базирани на прозрения.
Автоматизирана оркестрация
AI елиминира ръчната работа, като автоматизира рутинните задачи:
- Създаване на изпълнителни резюмета от дейността по проекта
- Създаване на стандартизирани отчети и табла
- Препращане на решенията към подходящите заинтересовани страни
- Проследяване на зависимости и автоматично маркиране на конфликти
Това ви освобождава време, което можете да посветите на подобряване на познанията си за поведението на клиентите и постигане на стратегическите цели.
Ускорение, съобразено с контекста
AI не само автоматизира, но и ускорява вземането на решения, като предоставя подходящ контекст точно когато е необходимо. Тя може да извади на повърхността подобни решения от миналото, да идентифицира експерти по темата и дори да изготви първоначални препоръки въз основа на исторически данни за проекти.
Наръчникът на мениджъра: Лидерство в ерата на изкуствения интелект
Въз основа на моя опит в мащабирането на изпълнението в ClickUp, ето как лидерите могат да използват AI, за да трансформират изпълнението в своята организация:
1. Проверете разходите си за изпълнение
Както споменах, екипите често плащат невидима такса, защото постоянно преоткриват колелото. Процесите на преглед са нарушени, а процесите на одобрение са нарушени. Нещо, което трябваше да обсъдят в първата стъпка, сега обсъждат в петата стъпка. Тази такса често прави разликата между успеха и провала.
2. Изисквайте видимост в реално време
Спрете да приемате седмичните отчети за състоянието като основен източник на информация за проекта. Въведете системи, които ви осигуряват постоянна видимост на състоянието на проекта, разпределението на ресурсите и възникващите рискове. Таблото за управление, задвижвано от AI, трябва да предоставя полезна информация, която да ви помогне да ръководите проактивно, а не реактивно.
- Кои инициативи са изложени на риск от пропускане на крайните срокове?
- Къде ресурсите се превръщат в пречка?
- Какви зависимости могат да провалят няколко проекта?
3. Елиминирайте дълговете от вземане на решения
Неизпълнените решения – забавени или избегнати решения – често са основната причина за забавяния в проектите. Използвайте AI, за да оптимизирате вземането на решения в управлението на проекти: автоматично препращайте решенията към подходящите заинтересовани страни, предоставяйте подходящ контекст и исторически прецеденти и проследявайте скоростта на вземане на решения като ключов показател.
4. Инвестирайте в изграждането на инерция
Доброто изпълнение не се състои само в завършването на задачите – то е свързано с изграждането на неудържим импулс. AI помага чрез:
- Създаване на автоматизирано отбелязване на победите, за да се повиши моралът
- Идентифициране и възпроизвеждане на успешни модели на изпълнение
- Предоставяне на екипите на ясна представа за това как тяхната работа се отразява на резултатите
5. Разширете влиянието си като лидер
Като ръководител, способността ви да разблокирате екипите и да им давате насоки е най-важната ви дейност. AI усилва това чрез:
- Автоматично откриване на проблеми, които изискват вниманието на ръководството
- Предоставя обобщен контекст, за да можете бързо да разберете сложни ситуации
- Това ви позволява да добавите стойност в реално време, вместо да чакате планирани прегледи.
Необходимостта от лидерство: уважение към човешките способности
Ето какво ме държи буден през нощта: талантливи хора, които работят невероятно усърдно, но не успяват поради нефункциониращи рамки за изпълнение.
Бях в ситуации, в които членовете на екипа работят цяла нощ по нещо, само за да се окажат в положение, в което постоянно редактират и прередактират, защото процесът на преглед и одобрение не е бил ясен от самото начало. В крайна сметка те работят в хаос и паника, не защото им липсват способности, а защото системите са ги подвели.
Лидерите имат задължението да разкриват човешкия потенциал, а не да го обременяват с ненужна сложност.
Когато внедряваме системи за изпълнение на проекти, базирани на изкуствен интелект, ние не само подобряваме ефективността, но и показваме уважение към времето, таланта и човешкия опит на нашите екипи. Ние позволяваме по-добри резултати от проектите, като премахваме конфликтите и създаваме яснота.
Конкурентната реалност: изпълнението е новият фактор за диференциация
На днешния пазар не е достатъчно да имате добри идеи. Успешни са организациите, които могат да изпълняват по-бързо, да се адаптират по-бързо и да се учат от своите модели на изпълнение. AI ви дава три конкурентни предимства:
Скорост: Автоматизираните работни процеси и вземането на решения в реално време съкращават сроковете за изпълнение.
Гъвкавост: Прогнозните прозрения ви позволяват да реагирате, преди проблемите да се превърнат в кризи.
Мащаб: AI ви позволява да поддържате качеството на изпълнението, докато растете, без да увеличавате пропорционално разходите.
Организациите, които все още разчитат на ръчни, несъвместими процеси на изпълнение, всъщност се конкурират с пишещи машини в света на компютрите.
Следващата ви стъпка: вижте AI изпълнението в действие
Ако това съответства на вашия опит като лидер, ви каня да се присъедините към предстоящото ни виртуално събитие: Изпълнение на проекти в ерата на изкуствения интелект на 23 юли в 12:00 ч. PST.
По време на тази сесия ще ви покажем как изпълнението на проекти с помощта на изкуствен интелект може да централизира, автоматизира и ускори вашите инициативи. Ще видите реални примери за това как да използвате изкуствен интелект за:
- Автоматизирано планиране и разпределение на ресурсите
- Проследяване в реално време и идентифициране на рискове
- Интелигентни отчети и изпълнителни табла
- Междинна координация и комуникация
Какво ще получите:
- Демонстрации на живо на изпълнение на проекти, задвижвани от изкуствен интелект
- Цялостен наръчник за преминаване от ръчно управление към интелигентна автоматизация
- Пълен запис на събитието за вашия екип
- Безплатна консултация и одит на вашите текущи процеси
Разликата между успеха и провала на една организация никога не е била по-малка. По моя опит, тази разлика често се свежда до отличното изпълнение.
Запазете мястото си още днес →
Не позволявайте още едно тримесечие да мине, докато се чудите защо упоритата работа не води до революционни резултати. Присъединете се към нас и открийте как инструментите, задвижвани от изкуствен интелект, могат да трансформират способността на вашия екип да постига реални резултати по проектите с по-малко забавяния и повече яснота.
Гаурав Агарвал е главен оперативен директор в ClickUp, където отговаря за всички операции, свързани с приходите, и ръководи близо 700 души в глобални екипи. Той е разширил операциите в множество технологични компании с висок растеж и е страстен привърженик на идеята за разкриване на човешкия потенциал чрез интелигентни системи.