Как да изчислите оценката при завършване (EAC) в проектите

Проучване на McKinsey установи, че средно проектите надхвърлят бюджетите и графиците си с 30-45%. По-задълбочен поглед върху проучването на „мегапроекти“, някои от които са на стойност над 1 милиард долара, показва , че разходите надхвърлят с 79% първоначалните бюджетни прогнози.

Това подчертава очевидните предизвикателства при изпълнението, но също така посочва неточните оценки на разходите и графика при одобряването на проекта.

Една от основните причини за надхвърляне на бюджета и закъснението на проектите е неточната оценка. Проектните мениджъри често се сблъскват с този проблем и са създали различни рамки за неговото решаване. Концепцията за оценка при завършване (EAC) е една от тях.

В тази публикация в блога ще разберем тази техника за оценяване на проекти, ще научим как да изчисляваме EAC и ще разгледаме нейното приложение в бизнеса.

Какво е EAC (оценка при завършване)?

„Оценка при завършване“ (EAC) е термин, използван за прогнозиране на общата стойност на проекта при неговото завършване. Това е непрекъснато изчисление, което следи за промени в оценките по време на жизнения цикъл на проекта.

Преди началото на проекта EAC трябва да е равен на бюджета. Това означава, че в края на проекта ще сте изразходвали толкова, колкото сте предвидили.

Въпреки това, по време на проекта може да се сблъскате с няколко предизвикателства или външни събития.

Тези неочаквани разходи се добавят към разходите по проекта. EAC помага да се прогнозира коригираната обща стойност на проекта в реално време, като се отчитат тези допълнителни разходи.

Как да изчислите EAC?

Нека първо дефинираме тези термини и след това да разгледаме изчислението чрез пример.

Да предположим, че сте започнали проект за разработка на софтуер с общ бюджет (BAC) от 20 000 долара.

Досега сте изпълнили 50% от работата за 40% от времето и сте похарчили 12 000 долара. Спечелената стойност в управлението на проекти е количеството работа, което сте изпълнили, изразено в бюджетирана стойност. За да улесним изчисленията, 50% от работата би трябвало да ви струва 10 000 долара, което е вашата спечелена стойност.

Следователно формулата за оценка при завършване ще бъде 20 000 + (12 000-10 000) = 22 000 долара.

Сега, ако се чудите „как можете да сте сигурни, че следващите части от проекта също няма да струват повече?“, браво!

Нека разгледаме и други, по-нюансирани начини за изчисляване на EAC.

Индекс на разходната ефективност (CPI): Степента на ефективност на разходите по проекта. Изчислява се, като се раздели спечелената стойност на действителните разходи. Ако CPI > 1, разходите ви са по-малко от планираните, а ако CPI < 1, разходите ви са по-големи от планираните.

Продължавайки предишния пример, вашата спечелена стойност е 10 000 долара, а действителните разходи са 12 000 долара. Следователно CPI = 10 000/12 000 = 0,83.

Така, използвайки тази формула, вашата EAC = 20 000 / 0,83 = 24 390 долара.

В този случай виждате, че формулата предполага, че бъдещите ви разходи ще следват същата степен на промяна като в миналото.

В същия пример, с тази формула, EAC = 12 000 + [(20 000 – 10 000)/0,83] = 24 048 долара.

Тук има и друг показател – индекс на изпълнението на графика. Нека го дефинираме.

Индекс на изпълнението на графика (SPI): SPI е времевият еквивалент на CPI. Той измерва ефективността на напредъка ви спрямо очакваното време за завършване. Изчислява се, като се раздели спечелената стойност на планираната стойност. Ако SPI > 1, вие сте предсрочно. SPI = 1 означава, че сте в график. Ако SPI < 1, вие сте зад графика.

Както в горния пример, ако сте завършили 50% от работата си за 40% от времето, вашият SPI = (50% от BAC) / (40% от BAC) = 10 000/8000 = 1,25.

Така че, вашата EAC = 12 000 + [(20 000 – 10 000) / (0,83 x 1,25)] = 22 375 долара

Оценката отдолу нагоре до завършване се отнася до ревизираните оценки за всички оставащи задачи. Това често се прави ръчно.

Ако сте объркани от пет различни формули за едно и също изчисление, ние сме ви подготвили помощ.

Кога да използвате всяка формула за EAC

Целта на тези формули е една и съща, а именно да се определи EAC. Въпреки това, формулата, която използвате за изчисляване на EAC, зависи от контекста, включително естеството на проекта, събитията, които оказват влияние, и техните финансови последици. Нека разгледаме няколко сценария.

Финансовите резултати са стабилни + тенденциите от миналото ще се запазят

EAC = BAC / CPI

Ако установите, че проектът ви е неефективен или бюджетът е надхвърлен и очаквате това да продължи със същия темп, използвайте горната формула.

Този метод предполага, че всички отклонения в разходите са системни и ще се запазят еднакви в останалата част от проекта. Той е приложим за стабилни, добре управлявани проекти с малка вариативност в изпълнението.

Съществуват различия в разходите + ще се следва текущата тенденция за ефективност

EAC = AC + [(BAC – EV) / CPI]

Ако сте имали отклонения в разходите, но очаквате те да следват текущите тенденции в изпълнението, използвайте горната формула. Този подход е практичен при проекти, при които се очаква отклоненията да се стабилизират, отразявайки текущата ефективност на разходите.

С помощта на този метод отчитате минали несъответствия, като същевременно прогнозирате бъдещи разходи въз основа на текущите нива на производителност, което го прави подходящ за динамични, но управляеми проекти.

Разликите в разходите са аномалии + бъдещето ще съответства на първоначалните прогнози

EAC = AC + (BAC – EV)

Ако отклоненията в разходите са изолирани случаи и смятате, че проектът ще продължи по първоначалния бюджет за оставащата работа.

Този метод е подходящ, когато еднократни събития, като неочаквани начални разходи за настройка или ранни неефективности, причиняват отклонения, които проектният екип не очаква да се повторят.

Отклонение в разходите + отклонение в графика

EAC = AC + [(BAC – EV) / (CPI × SPI)]

Ако графикът е важен фактор за прогнозиране на общата стойност, горната формула е най-подходяща. Тя коригира прогнозата за оставащите разходи, като отчита закъсненията в графика и ефективността на разходите. Този метод е особено полезен за проекти, които са над бюджета и изостават от графика.

Тенденциите в разходите са непредсказуеми

EAC = AC + оценка отдолу нагоре

Ако изпълнението на проекта ви е непредсказуемо или тенденциите в разходите вече не са надеждни показатели за бъдещото изпълнение, използвайте горната формула.

Вместо да разчитате на формули, базирани на CPI или SPI, този метод включва преоценка на оставащата работа от нулата и добавянето й към действителните разходи, направени до момента, което го прави по-точен.

Ако все още имате неясноти относно изчисляването на EAC, ето кратко въведение.

Стъпки за изчисляване на EAC

Подход „отгоре-надолу“ към EAC

Четири от петте формули по-горе използват подход „отгоре-надолу”. Това означава, че те се основават на вече съществуващи бюджети и минали резултати.

За да използвате горната формула и да изчислите EAC, следвайте тези стъпки.

Подход „отдолу нагоре“ към EAC

Подходът „отдолу нагоре“ включва преизчисляване на разходите за цялата оставаща работа от нулата и добавянето им към действителните разходи, направени до момента. Този метод осигурява най-точна и подробна оценка, тъй като отчита текущите условия на проекта и всички промени в обхвата му.

Всъщност, един добър инструмент може да улесни значително всичко това.

Инструменти за изчисляване на EAC

Изчислението е просто, това е основна аритметика. Така че, ако разполагате с всички данни, калкулаторът ще свърши работа. Нека започнем с най-простите инструменти за изчисляване на EAC.

Спредовски таблици за изчисляване на EAC

С помощта на формулни полета можете да автоматизирате изчисляването на EAC. Например, можете да проследявате всички разходи в един раздел, с клетка за общата сума. Можете да проследявате напредъка на проекта в друг раздел с клетка за наблюдение на отклоненията.

Въз основа на това можете да изчислите спечелената стойност с тези данни.

Въпреки че са широко разпространени и лесни за използване, електронните таблици са изцяло ръчни. Трябва да въведете всички данни в таблиците сами. Това е податливо на грешки и може да стане досадно. Можете да се справите по-добре с инструмент като ClickUp за финансови екипи.

Използване на EAC с ClickUp

Използването на цялостна платформа за управление на проекти като ClickUp гарантира, че всички данни, необходими за изчисленията на EAC, вече са на ваше разположение.

Управление на разходите по проекта: Можете да интегрирате всеки външен инструмент, който използвате за проследяване на разходите, за да изчислявате автоматично AC в ClickUp.

Проследяване на напредъка: Като инструмент за управление на проекти, ClickUp ви позволява да имате реално време изглед на вашия напредък. Въз основа на задачите, които сте задали, той автоматично изчислява количеството извършена работа.

Мониторинг на графика: С помощта на полета за начална дата, крайна дата и персонализирани дати можете да проследявате графика на проекта си в най-малките подробности. Това ви помага да изчислите отклоненията от графика, които са ви необходими за измерване на EAC.

Разходи за ресурси: Ако фактурирате проект по модела „време и материали“ (T&M), всеки член на екипа трябва да проследява времето, през което е работил. С ClickUp Tasks вашите екипи могат да проследяват времето от всяко устройство, да добавят бележки, да присвояват етикети и да маркират времето като фактурируемо (или не). То също така позволява обобщаване на времето за задачи и подзадачи.

Автоматични изчисления: Харесвате ли простотата на електронните таблици за създаване на формули? С ClickUp можете да го направите! Използвайте числовите данни от задачите и проектите си, за да изчислите EAC автоматично, актуализирано в реално време.

Отчитане в реално време: EAC е показател за бъдещето; това е прогноза. За да сте сигурни, че няма да надхвърлите бюджета или сроковете, обаче, трябва да направите корекции в настоящето. ClickUp Dashboards може да ви помогне в това.

Непрекъснатото наблюдение на действителните разходи спрямо планирания бюджет ви позволява бързо да идентифицирате надхвърляния на разходите и да предприемете коригиращи действия. Това помага да се предотвратят изненади в бюджета и гарантира, че заинтересованите страни остават информирани за финансовото състояние на проекта.

Ролята на инструментите и техниките за качество в успеха на проекта

EAC може да се изчисли с калкулатор или дори с хартия и химикал. Качествените инструменти и техники обаче могат да направят процеса по-точен и ефективен. Ето как.

Качество на данните: Инструментите, които използвате, определят качеството на данните. Инструмент като ClickUp, който вече събира информация, свързана с проекта, гарантира качеството на данните, като променящ се график, прогнози за времето, разходи и др.

Интеграции: Комплексният инструмент събира данни и от външни източници. Например, ако проследявате времето с външен инструмент, можете да го импортирате в ClickUp с API.

Автоматизация: Изчисляването на показатели като EAC може да отнеме значителна част от времето на проектния мениджър. За да улесните тази задача, можете да използвате инструменти за автоматизация. Те могат да улеснят и прогнозирането с помощта на анализ на тенденциите и симулации по метода Монте Карло.

Възможност за възпроизвеждане: Подходящите инструменти предоставят и рамки, шаблони за анализ на разходите и ползите, както и шаблони за оценка, с които да изчислявате и проследявате показателите на проекта.

Изтеглете този шаблон

Шаблонът за анализ на разходите по проекта на ClickUp е готов за употреба, напълно персонализируем и лесен за начинаещи инструмент за анализ на проекти. Колоната за автоматично изчисление предоставя подробна структура на разходите, което улеснява изчисленията.

Предимства на EAC в управлението на проекти

Ако всички тези изчисления ви се струват прекалено сложни, нека ги сравним с ползите, които предлагат.

✅ Икономия на разходи: Не можете да спестите това, което не виждате. EAC ви позволява да наблюдавате и измервате превишенията на бюджета, които можете да контролирате с помощта на стратегии за смекчаване на последиците.

✅ Откриване на рискове: Чрез анализиране на тенденциите в изпълнението можете да идентифицирате потенциални неефективности и рискове, свързани с разходите по проекта, преди те да ескалират в значителни проблеми.

✅ Комуникация със заинтересованите страни: EAC предоставя конкретни данни, за да информира заинтересованите страни за финансовото състояние на проекта. Редовните актуализации изграждат доверие сред заинтересованите страни и демонстрират отчетност.

✅ Вземане на решения: EAC предоставя на екипите полезна информация, която им позволява да вземат информирани решения при възникване на непредвидени промени. Можете да преразпределите ресурсите, да коригирате обхвата на проекта или да приложите мерки за намаляване на разходите въз основа на точни и актуални данни.

✅ Проследяване на изпълнението: EAC ви помага да следите изпълнението на проекта спрямо планираните разходи и график. Можете да използвате тези данни, за да давате обратна връзка на екипите, да управлявате бюджетите на проектите, да планирате удължаване на графиците и др.

✅ Прогнозиране на бюджета: Получавате точна и текуща оценка на общите разходи, което ви позволява да проследявате доколко се придържате към бюджета на проекта. Това може да бъде чудесна информация за бъдещо бюджетиране, планиране и контрол на проекти.

За да се възползвате от тези предимства, трябва да избягвате някои често срещани грешки.

Често срещани грешки, които трябва да се избягват при изчисляване на EAC

Колкото и просто да звучи, малките грешки могат да доведат до погрешни заключения, неефективни решения и да имат обратен ефект. Ето някои често срещани грешки и как можете да ги избегнете.

Използване на грешна формула: Изчисляването на EAC като BAC / CPI в проект със значителни закъснения в графика пренебрегва влиянието на неефективното използване на времето, което води до прекалено оптимистична оценка.

Вземете предвид всички фактори и изберете най-подходящата формула.

Погрешни предположения: Предположението, че миналите резултати отразяват перфектно бъдещите резултати, може да изкриви изчисленията на EAC.

Направете разумни предположения, основани на факти.

Пренебрегване на AC или EV: Изчисленията на EAC зависят в голяма степен от точните изчисления на действителните разходи и спечелената стойност. Ако пропуснете няколко разхода или изчислите неточно спечелената стойност, може да се окажете с подвеждащи прогнози.

Съсредоточете се върху това да се уверите, че данните ви са точни.

Пренебрегване на закъсненията в графика: Неотчитането на закъсненията в графика при изчисленията на EAC често води до подценяване на общите разходи. Например, проект, забавен с месеци поради недостиг на ресурси, вероятно ще доведе до по-високи разходи за заплати, наем на оборудване или глоби.

За да избегнете това, винаги включвайте влиянието на закъсненията върху разходите.

Използване на остаряла EAC: EAC не е еднократно изчисление. Това е динамичен показател, който се променя с всеки изминал ден. Ако обхватът се промени, индексът на разходите се колебае или възникне забавяне в графика, първоначалната EAC вече няма да отразява реалността на проекта.

Ето защо се препоръчва да изчислявате EAC редовно, за да отразявате точно текущата ситуация.

Бъдете в крак с показателите на вашия проект с ClickUp

В свят, в който надхвърлянето на разходите е толкова често срещано, можете да се отличите значително, като просто изпълните проекта навреме и в рамките на бюджета. Единственият начин да постигнете това е да проследявате разходите и графиците спрямо бюджетите на редовни интервали.

Мощната платформа за управление на проекти на ClickUp прави това лесно. Тя автоматично събира данни, позволява изчисления и осигурява видимост в реално време за състоянието на проекта.

Неговите табла в реално време, персонализирани полета за разходи, проследяване на графика и управление на натоварването осигуряват ефективен начин за изчисляване и наблюдение на EAC без усилие.

Опитайте ClickUp безплатно още днес!