في بداية هذا العقد، كان وجد مكتب إحصاءات العمل الأمريكي أن الخسارة التراكمية في الناتج في قطاع الأعمال غير الزراعية في الولايات المتحدة بسبب تباطؤ إنتاجية العمل بلغت 10.9 مليون دولار أمريكي. اتصل ماكينزي بـ هذا النمو في الإنتاجية بأنه "ضعيف في أحسن الأحوال."

وبعد مرور سنوات، تغير السيناريو. لأول مرة منذ عقود نشهد نموًا في الإنتاجية حيث تكتشف المؤسسات كيفية الاستفادة من الأدوات الحديثة في العمل عن بُعد والتعاون والذكاء الاصطناعي وإدارة المشاريع لتلبية احتياجاتها.

تتطلب استدامة هذه الظاهرة الحديثة والبناء عليها نهجًا استراتيجيًا لإدارة العمل. في منشور المدونة هذا، نوضح لك كيفية استخدام استراتيجيات إدارة المشاريع التي تم اختبارها عبر الزمن والأدوات الرقمية الحديثة للارتقاء بنتائج أعمالك.

ما هي استراتيجيات إدارة المشاريع؟

استراتيجيات إدارة المشاريع هي مجموعة من الأهداف والمناهج والعمليات وأفضل الممارسات والأدوات المستخدمة لتنفيذ مشاريع الأعمال. تتميز استراتيجية إدارة المشاريع الجيدة بما يلي:

• التفكير في الصورة الكبيرة: فهي تحدد الصورة الأكبر والأهداف والرؤية
• النظرة طويلة المدى: تنظر إلى المشاريع على مدى 3-5 سنوات
• قابلية التطبيق على مستوى المنظمة: عادةً ما يتم وضع استراتيجيات إدارة المشاريع على المستوى التنظيمي أو على مستوى الإدارة لتحقيق كفاءة أفضل
• المواءمة: يتم مواءمتها مع أهداف وعمليات المنظمة
• الاتساق: تتسم بالاتساق: كأساس، من غير المرجح أن تتغير هذه الاستراتيجيات على المدى القصير

استراتيجية المشروع مقابل استراتيجية إدارة المشروع

للتوضيح، تصف استراتيجية المشروع كيفية تنفيذ فريق المشروع لعمله. وهي تقتصر على مستوى المشروع وتحدد ماذا ولماذا وكيف ينبغي القيام بالأشياء. يقوم مدير/قائد المشروع بتحديدها ووضع اللمسات الأخيرة عليها، مع مدخلات وتعليقات من الرعاة.

على سبيل المثال، قد تتضمن استراتيجية المشروع مقدار الوقت الاحتياطي الذي يجب إضافته إلى كل مرحلة من مراحل المشروع أو كيفية التعامل مع زحف النطاق خلال مسار المشروع.

استراتيجية إدارة المشروع هي الطريقة التي تدير بها المنظمة بأكملها مشاريعها. وغالباً ما يتم تطبيقها على المستوى التنظيمي، حيث يتم تصميمها من قبل القيادة العليا، مع استثمار كبير في عمليات وأدوات إدارة المشاريع.

في استراتيجية إدارة المشروع، تدور القرارات حول ما إذا كنت تختار برنامج مجاني لإدارة المشاريع ، وكيفية إنشاء أنظمة المراقبة، وتعيين ممارسات المراجعة، وما إلى ذلك.

سواء كنت تدير مشروعًا صغيرًا أو مشروعًا ضخمًا، يمكن لاستراتيجيات إدارة المشاريع الفعالة أن تحدث فرقًا كبيرًا. دعنا نرى كيف.

أهمية الإدارة الفعالة للمشاريع

يشدد تطوير البرمجيات الرشيقة على الحاجة إلى "فرق ذاتية الإدارة"

قد تسأل، _'عندما أقوم بتوظيف أعضاء الفريق المهرة وتمكينهم من اتخاذ القرارات، لماذا أحتاج إلى إدارة المشروع؟

إليك كيف تدعم الإدارة الفعالة للمشاريع أساس كل عمل تجاري.

إدارة التغيير

تحتاج الشركات إلى التغيير. فالأسواق تتطور. ويطلب العملاء منتجات وخدمات جديدة. قد لا تكون منهجية إدارة المشروع التي اخترتها في بداية عملك التجاري ملائمة بعد الآن. بل إنها قد تعيقك.

تساعد أدوات إدارة المشاريع الفعالة في تتبع الماضي و التنبؤ بالمستقبل.

إدارة المهام

يمكن أن يتضمن المشروع بضع عشرات إلى آلاف المهام التي يجب إنجازها. والأهم من ذلك أن هذه المهام مترابطة، حيث يؤثر إكمال إحداها على المهمة التي تليها، وتزيد من المهام التي تليها.

إن الاستراتيجية الصحيحة لإدارة المشروع تمنع التفاصيل الصغيرة من السقوط في الشقوق.

إدارة الأفراد

الموظفون، والمقاولون، والموارد المشتركة، وكبار المديرين والمديرون المبتدئون والمتوسطون، والاستشاريون، والجهات الراعية، والمدققون، والعملاء - هناك أنواع كثيرة من الأشخاص المشاركين في كل مشروع.

تضمن الإدارة الفعالة للمشروع أن يساهم كل شخص في أداء دوره دون تعارض مع الآخر.

إذا كنت لا تزال غير مقتنع، فإليك الفوائد اليومية لإدارة المشاريع الاستراتيجية.

الفوائد الرئيسية لإدارة المشاريع الاستراتيجية

التوجيه: تمنح الإدارة الجيدة للمشروع كل فرد في الفريق التوجيه. فهي تحشد كل عضو في الفريق نحو الأهداف المشتركة على الطريق الصحيح.

التحكم: من المرجح أن يكون المشروع الذي تتم إدارته بفعالية في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية. تقلل إدارة المشروع من الهدر وتحسّنه استخدام الموارد .

المرونة: عندما يكون لدى مدير المشروع رؤية واضحة لكل جانب من جوانب المشروع، يمكنه التنبؤ بالمخاطر والاستجابة لها بشكل أفضل. ويمكّن الفريق من التكيف مع المواقف المتطورة.

رضا الموظفين: توفر الإدارة الفعالة للمشروع الوضوح لفرق العمل. فهم يعرفون عملهم وكيفية مساهمته في المؤسسة. وهذا يجنبهم الارتباك ويحسن تجربة الموظفين.

رضا أصحاب المصلحة: عندما تتم إدارة المشروع بشكل جيد، فإنه يتمتع بالقدرة على التنبؤ. يمكن لمديري المشاريع التواصل بثقة مع أصحاب المصلحة.

لتحقيق كل هذا وأكثر، تحتاج إلى استراتيجيات قوية لإدارة المشروع. إليك هذه الاستراتيجيات.

استراتيجيات إدارة المشاريع الأساسية

كل مؤسسة فريدة من نوعها. خذ الاستراتيجية أدناه كمبدأ توجيهي عام وخصصها حسب احتياجاتك. لمزيد من النجاح وتحسين النتائج، استخدم ClickUp لفرق إدارة المشاريع لتنفيذ هذه الاستراتيجيات. في هذا القسم، نوضح لك كيف.

1. تحديد أهداف ونطاق المشروع بشكل واضح

"هل يمكنك أن تخبرني، من فضلك، ما هو الطريق الذي يجب أن أسلكه من هنا؟ سألت أليس القط شيشاير. قال القط: "هذا يعتمد إلى حد كبير على المكان الذي تريدين الوصول إليه".

لويس كارول، أليس في بلاد العجائب

تتمثل الاستراتيجية الأساسية والأكثر أهمية لإدارة المشروع في تحديد أهداف المشروع. أثناء القيام بذلك، ركز على ما يعنيه نجاح المشروع بالنسبة لك وحدد ذلك كنتيجة.

يمكن أن تكون أهدافك "تطوير تطبيق للهاتف المحمول لحجز المواعيد" أو "تصميم حملة تسويقية لعيد الشكر"

لـ تجنب تحديات إدارة المشاريع لاحقًا، اجعل أهدافك

• متوازنة: لا تكن مبهمًا للغاية، مثل "جعل الحياة أكثر بساطة"، مما قد يسبب شلل التحليل. أو أن تكون محددة للغاية بحيث لا يكون لدى فريق المشروع مجال للإبداع
• محدوداً: محدوداً: حددنطاق العمل اللازمة لتحقيق الأهداف المذكورة. ارسم حدودًا واضحة حول التضمينات والاستثناءات
• SMART: ضع أهدافًا محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة ومحددة زمنيًا (SMART).

إدارة أهداف المشروع باستخدام ClickUp

بمجرد تعيين أهدافك وتحديد نطاق المشروع، اجعلها مرئية لكل أصحاب المصلحة. انقر فوق الأهداف طريقة بسيطة ومرئية للقيام بذلك. يمكنك إنشاء أهداف كبيرة، وتحديد الأهداف، وتنظيمها في مجلدات، وتعيينها للأشخاص، وتتبع التقدم المحرز في الوقت الفعلي، وتعديل المشاريع أثناء تقدمك، كل ذلك في مكان واحد!

إذا لم تكن متأكدًا من الأهداف التي تحددها، فاستكشف بعض أمثلة على إدارة المشاريع . شاهد كيف تقوم المنظمات الناجحة بتحديد الأهداف واستلهم منها.

2. وضع خطة شاملة للمشروع

الآن بعد أن عرفت إلى أين تذهب، حان الوقت لوضع خطط سفرك ✈️. بالنسبة لأي مدير مشروع، يعد هذا أحد أكثر أجزاء العمل استهلاكا للوقت. فهو ينطوي على التوفيق بين جوانب متعددة من المشروع وجمعها جميعًا معًا من أجل التنفيذ المتماسك.

لا تقلق بعد. فلدينا المساعدة.

ابدأ بتفريغ الأفكار

قبل أن تجلس فعليًا للتخطيط، اجمع كل جوانب المشروع في مكان واحد. قم بتدوين الأهداف والمتطلبات والموارد والميزانيات ومعايير النجاح وأي شيء آخر تجده ذا صلة في مكان واحد ومركزي. من الجيد تحليل أصحاب المصلحة مفيد هنا أيضًا.

لا تحاول فهمها الآن. فقط اجمعها كلها معًا في الوقت الحالي. إذا كنت تحب تنسيق مخطط تفصيلي مدرج, مستندات ClickUp طريقة رائعة لتوثيق ذلك. إذا كنت شخصًا مرئيًا انقر فوق الخرائط الذهنية يحتوي على لوحة رائعة يمكنك إلقاء الأشياء عليها.

قم بالعصف الذهني بشكل تعاوني ووثق بوضوح باستخدام ClickUp Docs

نظم أفكارك

يجب أن يمنحك تمرين العصف الذهني صورة أوضح لكل ما تحتاجه لتخطيط مشروعك. والآن، لتبدأ في تنظيمه. يساعدك تنظيم مشروعك على اتخاذ قرارات بشأن من سيعمل على ماذا، والمدة التي سيستغرقها شيء ما، وما إلى ذلك.

قم بإعداد العمل على برنامج إدارة المهام . في ClickUp، يمكنك إنشاء المهام مباشرةً من المستندات والخرائط الذهنية مما يجعل الانتقال من الفكرة إلى العمل أكثر سلاسة. إذا كنت تفضل سجلاً نظيفاً، فلا داعي للقلق. أنشئ مشاريعك وأضف المهام كما تأتيك.

من الفكرة إلى العمل باستخدام الخرائط الذهنية ClickUp Mind Maps

إدخال التفاصيل

لكل مهمة، قم بتضمين جميع المعلومات الضرورية، مثل:

• أي مهام فرعية يجب إكمالها أثناء تنفيذ تلك المهمة
• الموعد النهائي الذي يجب إكمالها فيه
• التبعيات، سواء في المنبع أو المصب
• المستخدمون المسؤولون عن المهمة
• قوائم التحقق من معايير القبول

الأتمتة على مستوى الفضاء باستخدام ClickUp

استخدم أيًا من عشرات من أتمتة ClickUp لتسهيل هذه المهمة. على سبيل المثال، يمكنك تعيين مُعيّنات لجميع المهام الجديدة في موقع ما، مثل مجلد أو مساحة عمل.

بلورة خطة المشروع

بمجرد الانتهاء من ملء التفاصيل، فقد حان الوقت لمعرفة ما إذا كانت خطتك عملية بالفعل. يفضل مديرو المشاريع الذين يستخدمون ClickUp القيام بذلك باستخدام طريقة عرض التقويم.

إدارة الجدول الزمني المرئي باستخدام ClickUp

ال عرض تقويم ClickUp نظرة عامة واضحة ومرئية لما يحدث في أي وقت. إذا كانت هناك تداخلات وتبعيات وعطلات وما إلى ذلك، يمكنك رؤيتها جميعًا هنا. ما هو أكثر من ذلك؟ يمكنك فقط سحب وإسقاط المهام أو تمديدها لضبط المواعيد النهائية من هنا.

أثناء ذلك، يمكنك تبسيط تخصيص الموارد الخاصة بك. استخدم انقر فوق طرق عرض عبء العمل للتأكد من توفر الفريق الذي تقوم بتجميعه لهذا المشروع.

إذا كان كل ذلك يبدو وكأنك ترعى القطط، فنحن نتفهم ذلك. فيما يلي بعض الاستراتيجيات الأكثر فاعلية مجتمعة في استراتيجية واحدة شاملة قالب إدارة مشروع ClickUp .

يمكّن هذا القالب ذو المستوى المتقدم مديري المشاريع من تخطيط المشاريع المعقدة التي تتضمن فرق عمل متعددة الوظائف بكفاءة. مع العديد من طرق العرض، والحالات المخصصة، والحقول المخصصة، فإن هذا القالب هو الأساس لنظام إدارة المشاريع القوي.

إذا كان هذا معقدًا جدًا بالنسبة لك، فجرب أيًا من هذه قوالب إدارة المشاريع أو قوالب خطة المشروع .

3. تمكين التواصل والتعاون الفعال

كل مشروع عبارة عن مجموعة من الأجزاء المتحركة. ولكي يعمل كآلة مزيتة جيدًا، فإن الشيء الوحيد الذي يجب تجنبه تمامًا هو ثغرات التواصل في مكان العمل . أثناء بناء استراتيجية إدارة المشروع الخاص بك، استثمر في تعزيز التواصل الإيجابي والتعاون.

العمليات: ضع بروتوكولات تواصل واضحة وقم بإعداد أدوات التعاون في إدارة المشاريع .

على سبيل المثال، إذا احتاجت فرقك إلى مناقشة الأمور المتعلقة بمهمة معينة، شجعهم على استخدام قسم التعليقات ضمن مهام ClickUp Tasks. فهذا يخلق سياقاً ويساعد في نقل المعرفة.

لتجنب عناء الذهاب إلى كل مهمة للتحقق مما إذا كان هناك تعليق، استخدم انقر فوق الدردشة . احصل على جميع الرسائل في مكان واحد، وجاهزة لفرقك لاتخاذ إجراءات بشأنها.

دردشة ClickUp الجديدة كلياً

الموارد: إتاحة جميع موارد المشروع للفريق بأكمله. سواء كانت وثيقة المتطلبات أو الخطة أو الجدول الزمني أو المعرفة من المشاريع السابقة. ادمج جميع الموارد في ClickUp Docs لسهولة الوصول إليها.

هذا لا يعني أنه يجب عليك جلب جميع بياناتك إلى ClickUp، بل على العكس، يمكنك ببساطة دمج أدواتك الحالية وتمكين البحث المتصل ب ClickUp !

البحث المتصل عبر عشرات التطبيقات داخل ClickUp

عقلية: هذا جانب أساسي في تشجيع التعاون الفعال. قد لا يطلب أعضاء فريقك الانطوائيون أو الخجولون المساعدة بنشاط. بل قد لا يتكلمون حتى يتم التحدث إليهم، فاحرص على الاطمئنان عليهم. ادعهم لمشاركة آرائهم بصيغة يرتاحون لها وأظهر لهم أنك تقدرها.

4. ممارسة إدارة المخاطر والتخفيف من حدتها

يتعرض كل مشروع اليوم لمخاطر الخروج عن الميزانية، والتأخير، وتعطل التكنولوجيا، وعدم توفر القوى العاملة، وعدم اليقين في السوق، وما إلى ذلك. استبق هذه المخاطر باتخاذ خطوات للتخفيف من حدتها أو إعداد استجاباتك.

تقييم

قم بإجراء تقييمات شاملة للمخاطر. قم بتضمين عوامل المخاطر المالية والتشغيلية والتنظيمية والتنظيمية والخارجية. عند تحديد المخاطر، قم أيضًا بتحديد التأثير المحتمل.

تقييم المخاطر

قم بإعداد أنظمة لتجنب الوقوع في هذه المخاطر على الإطلاق. قم بتضمين الامتثال كجزء من مشروعك. إذا كنت تتوقع أن تنفد أموالك في منتصف المشروع، فاطلب الحصول على دفعة مقدمة أو قرض أو استثمار إضافي.

قم بإنشاء قائمة مراجعة إدارة المشروع لتحديد المخاطر والتخفيف من حدتها باستمرار.

خطة

يصعب التخفيف من بعض المخاطر، حتى لو كنت تعلم أنها قد تحدث. على سبيل المثال، عدم توفر أحد أعضاء الفريق المهمين لأسباب صحية/شخصية هو خطر شائع. لكن توظيف موارد احتياطية قد يصبح مكلفاً للغاية.

لمثل هذه الحالات، ضع خطة. قد ترغب في إنشاء قائمة من المتعاقدين للاستفادة منها أو إعادة توزيع العمل بين أعضاء الفريق الحاليين. فكر فيما ستفعله.

5. مراقبة ومراقبة تقدم المشروع والتحكم فيه

تغطي استراتيجية الإدارة الجيدة للمشروع دورة حياة المشروع بأكملها - التخطيط والتنفيذ والتقييم. وكجزء من استراتيجيتك، ضع تدابير لرصد التقدم المحرز والتحكم فيه.

ضع مؤشرات الأداء الرئيسية: ضمن أهداف المشروع، قم بتعيين مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لكل فرد.

رصد النتائج: استخدم نظام إعداد التقارير مثل ClickUp Dashboards لمراقبة أداء المشروع عبر مؤشرات الأداء الرئيسية في الوقت الفعلي.

مراقبة إدارة المشروع باستخدام لوحات معلومات ClickUp Dashboards

إجراء المراجعات: قم بإجراء محادثات دورية مع الفريق حول تقدم المشروع. قد تكون هذه المراجعات بأثر رجعي أو مراجعات سريعة أو مراجعة فردية. استخدم ذلك لتحديد المشكلات وإجراء التعديلات.

6. تقييم ما بعد المشروع والتعلم

لا ينتهي المشروع عند التسليم. فالإنجاز الناجح للمشروع هو عندما تتعلم شيئًا مفيدًا يمكنك استخدامه في المستقبل. اجعل عملية التقييم والتعلم - أي التحسين المستمر - جزءًا من استراتيجية إدارة مشروعك.

انظر إلى الأرقام: بمجرد انتهاء المشروع، قم بإجراء تقييم كمي. اطرح الأسئلة التالية وقم بتدوين الأرقام.

• هل حققت أهدافك؟
• هل أنجزت المشروع في الوقت المحدد؟
• هل كنت في حدود الميزانية؟
• هل خسرت أي جزء من الميزانية بسبب المخاطر غير المحسوبة؟

اعثر على المعنى: بالإضافة إلى ذلك، ابحث أيضًا عن مدخلات نوعية. استخدم الأسئلة التالية لتوجيه تلك المحادثة.

• هل رعاة المشروع سعداء بالتسليم؟
• هل أعضاء الفريق مرهقون؟
• إذا أتيحت لهم الفرصة، ما الذي يودون فعله بشكل مختلف؟
• ما الذي تعلموه من هذا المشروع ويمكنهم الاستفادة منه في المستقبل؟

قم بتوثيق هذه الأمور بعناية للرجوع إليها لاحقاً. جرّب انقر فوق الدماغ للجمع بين قوى إدارة المشاريع والذكاء الاصطناعي . استخدمه لتزويدك بالمعلومات، وأتمتة تعبئة البيانات، والمساعدة في الكتابة، والتدقيق الإملائي، والتدقيق الإملائي، والنسخ وغير ذلك.

اقرأ أيضًا:📖 اقرأ أيضًا: بارع حيل إدارة المشاريع

## وفر الوقت وكن أكثر إنتاجية مع ClickUp

الإنتاجية في العمل المعرفي وحش غريب. يدرك مديرو المشاريع الناجحون أن الاجتماعات جزء لا يتجزأ من العمل المعرفي لأنها تساعد على خلق الأفكار ومن ثم صقلها للتطبيقات العملية.

التحقق من الحقائق: منذ انتشار الوباء، أدت الاجتماعات ورسائل البريد الإلكتروني وأنشطة التعاون الإضافية المرتبطة بالعمل عن بُعد إلى العمل لمدة 48 دقيقة إضافية في اليوم . ومع ذلك، فإن معظم الناس يرون أن الاجتماعات تمثل مشكلة في الإنتاجية.

في استطلاع HBR ، قال 71% من المشاركين أنهم يجدون الاجتماعات "غير منتجة وغير فعالة" وقال 64% منهم إن ذلك يكلفهم وقتًا من الأفضل أن يقضوه في التفكير العميق.

أحد الأسباب الرئيسية لذلك هو عدم وجود طريقة بسيطة للاستفادة من السياق. وتتفاقم المشكلة عندما إدارة مشاريع متعددة .

على سبيل المثال، تصبح عملية تسليم التصميم والتطوير أكثر استهلاكا للوقت بشكل لا نهائي في أماكن العمل البعيدة إذا كانت الوثائق غير واضحة. قد يعاني محللو الجودة لاحقًا إذا لم يكن لديهم إمكانية الوصول إلى سياق المشروع بأكمله.

يتيح ClickUp ذلك بالضبط. وباعتباره مساحة عمل افتراضية وأداة شاملة لإدارة المشاريع، يقوم ClickUp بدمج جميع المعارف التنظيمية في مكان واحد ليتمكن كل عضو من أعضاء الفريق من الوصول إليها بنقرة زر واحدة. فهو يوفر أداة فريدة لإدارة المشاريع، وإدارة الأفراد، وإدارة المعرفة، وغير ذلك الكثير.

ضع استراتيجيات إدارة مشروعك موضع التنفيذ على نطاق واسع. جرّب ClickUp مجاناً اليوم.