الأداة الجديدة لكفاءة الوكالة الفائقة: التواصل غير المتزامن

تايلر جيليسبي* مؤسس لديه 2X تخارجات يحب بناء وتوسيع نطاق الأعمال الخدمية. وُلِد ونشأ في كولورادو، ويمكنك أن تجد تايلر مسافرًا، حيث يقيم في كولومبيا وكولورادو. يحب الثقافة اللاتينية والإسبانية ورقص السالسا. حاليًا، يشارك تايلر أفكاره هنا* .

إذا كان هناك شيء واحد سئم منه أصحاب الوكالات فهو هذا: ـ الاجتماعات

يستمر الناس في الحديث عن مدى عدم جدوى الاجتماعات وكيف أن إشعارات "سلاك" التي لا تنتهي لا تساعد في شيء سوى رفع مستويات التوتر. حتى أن الاجتماعات تسمى " قاتلة للإنتاجية ."

ويذهب المستشار الإداري بيتر دراكر إلى حد القول: "الاجتماعات هي أحد أعراض سوء التنظيم. وكلما قلّت الاجتماعات كان ذلك أفضل."

لا توجد طريقة أخرى لصياغة ذلك: معظم الاجتماعات تمتص الوقت الإنتاجي.

ألا تصدقني؟ فقط ألقِ نظرة على بعض البيانات.

" تقرير حالة الاجتماعات 2019 " الصادر عن Doodle، وهي أداة لإدارة الوقت عبر الإنترنت، بيانات من 19 مليون اجتماع، كما تم إجراء مقابلات (مع أكثر من 6500 مهني) من جميع أنحاء الولايات المتحدة والمملكة المتحدة وألمانيا وسويسرا. واكتشف التقرير أن المهنيين يقضون أكثر من ساعتين (أسبوعياً!) في اجتماعات لا طائل من ورائها.

كما وجد التقرير نفسه أن أكثر من ثلث المهنيين يعتقدون أن الاجتماعات غير الضرورية هي أكبر تكلفة على مؤسساتهم.

ويكشف التقرير أيضًا أن اجتماعات العمل غير المنتجة تكلف الشركات 541 مليار دولار أمريكي من الإنتاجية ووقت الموظفين الضائع.

ودعونا لا ننسى حركة العمل من المنزل التي تسارعت وتيرتها بسبب الجائحة. في حين أن الظروف المتغيرة كان ينبغي أن تكون سبباً كافياً للشركات لتحليل الاتجاهات وإيجاد طرق جديدة للعمل، إلا أنها قامت بترجمة نفس العمليات (والمشاكل) إلى الفضاء الرقمي.

👉 نصيحة احترافية: إليك أكثر من 25 أداة عمل عن بُعد لجعل العمل عن بُعد أكثر سهولة وفقًا ل ورقة عمل التي أعدتها جامعة هارفارد وكلية ستيرن لإدارة الأعمال بجامعة نيويورك، والتي نظرت في البيانات الوصفية لثلاثة ملايين مستخدم من جميع أنحاء أمريكا الشمالية وأوروبا والشرق الأوسط، أن متوسط مدة الاجتماعات قد انخفض بنسبة 20 في المائة بسبب الجائحة. ومع ذلك، فقد زاد عدد الاجتماعات بنسبة 13 في المئة. أضف إلى ذلك " إرهاق التكبير " و يا فتى، هل صحتك العقلية في خطر؟

أليس من الغريب، إن لم تكن هناك كلمة أفضل، أن تظل تمثيلية الاجتماعات المزعجة في المكتب قائمة حتى في عام 2021؟ لقد كان الناس مهووسين بتعزيز الإنتاجية لسنوات حتى الآن؛ ويبدو أن جيل الألفية يحمل ازدراءً أكبر بكثير من الجيل إكس. أصبح العمل عن بُعد بشكل متزايد ومع ذلك... لا تزال الاجتماعات سائدة، وتظل جزءًا "لا يتجزأ" من العمل.

إذن لماذا تعتبر الاجتماعات إذن غير منتجة عندما يتعلق الأمر بتنمية وكالتك وإدارة فريق العمل عن بُعد؟ على الرغم من أن هذا السؤال قد يتطلب إجابة أطول، إلا أنه باختصار، يمكننا إلقاء اللوم على العوامل التالية:

• عدم وجود جدول أعمال واضح قبل بدء الاجتماع
• عدم التحضير من قبل القادة والموظفين قبل الاجتماع
• وجود عدد كبير جدًا من الأشخاص في الاجتماعات (أعني هل نحتاج حقًا إلى حضور راشيل من الموارد البشرية في كل اجتماع؟)
• الخروج عن الموضوع
• المتأخرون الذين غالبًا ما يعرقلون سير الاجتماع الجاري بينما يتدافعون في الوقت نفسه وهم جاهلون لجزء من الوقت الذي يحضرون فيه الاجتماع
• المشتتات الرقمية

ألا يجعلك ذلك تتساءل عما إذا كانت هناك طريقة أفضل وأكثر إنتاجية وأقل إرهاقًا لإدارة الأعمال و إدارة سير العمل ? طريقة تمكن الجميع من تحقيق أقصى استفادة من يوم العمل؟ طريقة يمكن من خلالها للعاملين عن بُعد الذين يعيشون في مناطق زمنية مختلفة أن يجتمعوا معًا للتعاون بكفاءة وتحقيق الأهداف دون الحاجة إلى حرق زيت منتصف الليل؟

طريقة يمكننا من خلالها توديع إرهاق زووم إلى الأبد؟

إدخال التواصل غير المتزامن. 👋

لقد تحولت إلى العمل بشكل غير متزامن قبل بضع سنوات. خذ على سبيل المثال برنامجي الإرشادي. أنا أشارك في الاستثمار والشراء وتقديم الاستشارات في أعمال الخدمات في برنامج الإرشاد المنتج وهو برنامج شهري بنسبة 1:1 يتم تشغيله بشكل غير متزامن تمامًا. لقد تمكنت من مساعدة الأعمال التجارية المثيرة للاهتمام من جميع أنحاء العالم على التوسع إلى ستة أرقام شهريًا بفضل العمل بشكل غير متزامن.

ما أدركته هو ما يلي: الطريقة غير المتزامنة تعمل بشكل رائع بالنسبة لمعظم الوكالات وهياكل الشركات؛ فهي تعزز الإنتاجية وتمنح الأشخاص الوقت للعمل في وقتهم الخاص. وكذلك التفكير والتحضير وإنشاء استجابات أكثر تعمقًا لمشكلات X، وما إلى ذلك.

إذن ما هو التواصل غير المتزامن؟

عبر Productized.Services لا يوجد شيء تقني. إذا كان هناك أي شيء، فإن التواصل غير المتزامن هو هبة من السماء للوكالات التي تعمل مع العاملين عن بُعد في جميع أنحاء العالم.

وفقًا ل منشور على المدونة بواسطة منصة الموارد البشرية عن بُعد الذي يساعد على توظيف المواهب من جميع أنحاء العالم، "العمل غير المتزامن مفهوم بسيط: قم بأقصى ما تستطيع بما لديك، ووثق كل شيء، وانقل ملكية المشروع إلى الشخص التالي، ثم ابدأ العمل على شيء آخر."

وببساطة، التواصل غير المتزامن هو التواصل الذي لا يتطلب وقتًا للإرسال. يتواصل كل فرد في الفريق في وقته الخاص. يتواصل الأشخاص بطريقة لا تتطلب حضور الشخص الآخر.

إذا تلقيت رسالة من أحد الزملاء، لا أحتاج إلى الرد عليها على الفور. كما لا أحتاج إلى أن أخبر زميلي في الفريق أن يتصل بي (أي لا يلزم أن يكون كلاهما أو جميع الأطراف المعنية حاضرين).

يمكنني فقط الرد على الرسالة في وقتي الخاص. هذا لا يعني أن التواصل غير المتزامن لا ينطوي على جداول زمنية أو مواعيد نهائية تندرج ضمن اختصاص إدارة المشروع. بل يعني فقط أن كل شخص في الفريق على دراية بالمواعيد النهائية المطروحة ويحترمها. في هذه العملية، لاحظت الفرق في جميع أنحاء العالم أن مستويات الإنتاجية تتعزز مع انخفاض الوقت الذي يقضيه الفريق في اجتماعات لا طائل من ورائها بشكل كبير.

أما التواصل المتزامن، من ناحية أخرى، فهو التواصل الذي يجب أن يكون فيه كلا الطرفين (أو جميع الأطراف) حاضرين في نفس الوقت. تعد اجتماعاتك العادية في المكتب، أو اجتماعات Zoom، أو حتى زملائك الذين يتوقعون منك الرد عليهم فوراً على Slack، أمثلة على التواصل المتزامن.

يمكن أن يلخص ذلك تجربة معظم الأشخاص مع المؤسسات النموذجية:

عبر تويتر بعض الأدوات التي تستخدمها حاليًا هي أمثلة على الأدوات التي يمكن استخدامها للتواصل بشكل غير متزامن، مثل البريد الإلكتروني, واتساب (أحب الملاحظات الصوتية!), تلوح في الأفق , جامب شير وحتى تكبير (ميزة التسجيل التلقائي). من ناحية أخرى، قد يعني التواصل المتزامن حضور الاجتماعات وجهاً لوجه (!!) أو الاجتماعات الافتراضية أو الردود على Slack أو المكالمات الهاتفية البسيطة.

يوفر التواصل غير المتزامن العديد من المزايا عند مقارنته بالتواصل المتزامن، بدءًا من كونه أكثر إنتاجية إلى احترام وقت زملائك في الفريق.

5 طرق لإعادة صياغة المحادثة

1. التواصل غير المتزامن يعني زيادة المرونة في ساعات عملك

عبر Productized.Services عندما تتواصل بشكل غير متزامن، فإنك تتواصل في وقتك الخاص. هذا يعني أنه إذا كنت مشغولاً (أو تمر بيوم سيء)، فأنت لست بحاجة للرد على الفور.

التواصل بشكل غير متزامن يعني احترام "العامل البشري" في العمل. فالبشر ليسوا آلات. لدينا أيام جيدة وأيام سيئة، لدينا أيام منتجة وأيام أقل إنتاجية. التواصل غير المتزامن يعني فهم هذا الأمر وإعطاء البشر في فرق العمل مساحة للمناورة.

على سبيل المثال، أنا بومة ليلية وأنتج أفضل ما لدي بين الساعة 1 صباحًا و5 صباحًا. وبفضل التواصل غير المتزامن، يمكنني الاستيقاظ والتألق في فترة الظهيرة وإنجاز عملي ربما بجودة أفضل مما لو كنت مجبراً على الحضور في الساعة التاسعة صباحاً.

2. يؤدي التواصل غير المتزامن إلى مزيد من ساعات العمل دون إزعاج وزيادة الإنتاجية

عبر Productized.Services تخيل هذا: أنت في حالة من التدفق. الشمس مشرقة، وأنت تنجز عملك، وذهنك صافٍ ومركز. ثم بوووم. تتلقى مكالمة. عليك أن ترد عليها. والأسوأ من ذلك، تسمع الصوت المخيف لمكالمة سكايب واردة. "هل تمزح معي؟" تفكر في نفسك مباشرة قبل أن تبتسم ابتسامة عريضة وتصلح نظارتك وتحيي عميلك أو زميلك في الفريق. "مرحبًا، أنا فقط أقوم بإجراء مكالمة لأتفقد أحوالك!". يتبع ذلك حديث صغير، وقليل من الحديث عن العمل، ثم بعد عشر دقائق تعود إلى حالة التدفق التي تبعث على السعادة.

_أوه، كم نتمنى أن تسير الأمور على هذا النحو!

وفقًا لـ البحث الذي أجرته غلوريا مارك من جامعة كاليفورنيا في إيرفين، أن معظم الأعمال المتقطعة تستأنف في المتوسط خلال 23 دقيقة و15 ثانية. هذه هي التكلفة الزمنية لتبديل المهام. لكن ليس هذا فقط. فأنت لا تعود ببساطة إلى ما كنت تفعله بالضبط، بل عليك أن تعيد ترتيب الأفكار في ذهنك وإعادة تنظيمها وربما إكمال مهمة أو اثنتين قبل أن تعود إلى نفس الحالة التي كنت عليها قبل الانقطاع.

يتخلص التواصل غير المتزامن من هذا الاحتمال ويسمح لك باختيار وقتك الخاص للعمل. علاوةً على ذلك، يمكنك الانفصال عن العالم إذا اخترت ذلك (إغلاق هاتفك، ربما؟) أثناء العمل والتركيز بالكامل على المهمة التي بين يديك.

3. من طبيعة الاتصالات غير المتزامنة أن تترك وراءها أثرًا ورقيًا، أي أن هناك تنظيمًا أفضل للبيانات والحقائق

عبر Productized.Services عادةً ما يعني الاتصال المتزامن أن بعض ما تمت مناقشته في الاجتماعات قد يضيع ما لم يقم شخص ما بتدوين ملاحظات المحادثة بشكل صريح. وبالطبع، لديك دائمًا أدوات مثل تسجيل الفيديو Zoom.

ومع ذلك، فإن ذلك يعني مراجعة الاجتماع بأكمله للعثور على ما تبحث عنه. وإذا كنت مثلي وتشاهد مقاطع الفيديو بسرعة مضاعفة مرتين أو تتخطى أجزاءً كبيرة، فقد يفوتك شيء مهم. وحتى إذا لم تفعل، فأنت تعلم أن مهمة تصفح الفيديو بأكمله مملة وغير ممتعة مع إهدار الكثير من الوقت.

من ناحية أخرى، فإن الاتصال غير المتزامن يترك وراءه أثرًا ورقيًا، ففي النهاية هذه هي الطريقة التي يعمل بها! وجود أثر ورقي مفيد بشكل خاص في حالة المشاريع المعقدة.

هناك مزايا مختلفة للاحتفاظ بسجل لتواصلك مع زملائك في الفريق. فهو يقلل من فرص حدوث أي ارتباك أو سوء تواصل. في أي وقت تشعر فيه بالارتباك، يمكنك دائمًا العودة وإلقاء نظرة على المحادثة. في حال كنت تعتقد أن شيئًا ما لم يتم توضيحه أو يتطلب المزيد من التوضيح، فأنت تعرف بالضبط ما الذي يجب أن تسأله لزملائك في الفريق أو لعميلك.

تفقد موقعنا

href/ https://clickup.com/blog/communication-plan-templates// قوالب خطة الاتصالات* *%/href/_

!

4. التواصل غير المتزامن مثالي للتعاون مع المواهب من جميع أنحاء العالم

عبر Productized.Services إذا كنت تدير وكالة أو تعمل في إحدى الوكالات، فمن المحتمل أنك تتواصل وتعمل كثيرًا مع أشخاص من جميع أنحاء العالم. إذا كانت هذه هي الحالة، فإن التواصل غير المتزامن هو منقذك! التواصل غير المتزامن يعني تعاوناً أسهل للفرق البعيدة لأن المنطقة الزمنية لم تعد عائقاً بعد الآن. علاوة على ذلك، مع كون التواصل غير المتزامن أحد أسلحتك السرية، ستكون أكثر انفتاحًا للعمل مع المواهب من جميع أنحاء العالم. وهذا يعني حلاً أفضل للمشكلات بفضل منظور متعدد الثقافات (وهو أمر أساسي للعديد من الشركات في عصر العولمة المفرطة اليوم) إلى جانب أن تصبح صاحب عمل جذاباً للمواهب التي تفضل العمل عن بُعد - من المسافرين المتحمسين إلى الأمهات الجدد.

إذا سألتنا، فإن العمل عن بُعد والتواصل غير المتزامن هو حلقة حميدة.

5. التواصل غير المتزامن يعني ردود فعل أفضل وأكثر مراعاة وصدقاً

عبر Productized.Services يؤدي التواصل غير المتزامن إلى الحصول على تعليقات أفضل وتواصل أكثر صدقًا. إليك السبب:

• يساعد على تجنب الاستجابات غير المتوقعة-التواصل غير المتزامن يمنح الناس فرصة للتفكير والتأمل ثم الاستجابة. وهذا يعني ردود فعل أفضل ومدروسة أكثر.
• يشجع على الصراحة -التواصل غير المتزامن يمنح الأشخاص الذين قد لا يحبون فكرة التحدث في الاجتماعات (نحن نتحدث إليكم أيها الانطوائيون) القدرة على التعبير عن آرائهم. إذا كانت الاجتماعات تجعلك تشعر بأنك في موقف حرج، فإن التواصل غير المتزامن يناسبك
• تأثير التثبيط عبر الإنترنت تأثير التثبيط عبر الإنترنت هو عدم وجود ضبط النفس الذي يشعر به المرء نتيجة التواصل عبر الإنترنت مقارنة بالتواصل الشخصي

عندما تجمع بين العوامل الثلاثة معًا، ستحصل على وصفة لتلقي ردود فعل أفضل وصادقة ومدروسة.

كيفية التواصل بشكل غير متزامن

عبر Productized.Services تتضمن بعض الأنشطة التي يتم تنفيذها بشكل أفضل بمساعدة الاتصال غير المتزامن ما يلي:

• الإعلانات الأسبوعية
• انطلاقات الفريق الأسبوعية
• تقديم أعضاء الفريق الجدد
• تحرير المستندات
• التحضير للاجتماعات
• تخطيط القدرات
• الاستحقاقات المالية الشهرية
• الاستعدادات اليومية

إذن، كيف نجحت الشركات الأخرى التي تستخدم التواصل غير المتزامن كشكل أساسي للتواصل، في الاستفادة من قوة المزامنة؟ إليك بعض الأدوات التي قد تساعدك.

الأدوات التي نوصي بها لمساعدة زملائك في الفريق على التواصل غير المتزامن

توجد اليوم أدوات متعددة يمكن أن تساعد فريقك على التعاون والتواصل بشكل غير متزامن. ومع ذلك، أدت ثورة العمل عن بُعد إلى ظهور العديد من الأدوات في السوق. وهذا يجعل أدوات الاتصال عن بُعد الصناعة تنافسية للغاية، حيث تكون كل أداة جديدة هي أداة التحسين "الثورية" التالية. لذا فكرنا أن نساعدك من خلال تقديم بعض الأدوات التي نجحت معنا.

البريد الإلكتروني 📧

أوه، الأداة الموثوقة التي يجب أن تستمر في التفوق في كل شيء- العمل. إليك سبب اعتبار البريد الإلكتروني جزءًا ضروريًا من التواصل غير المتزامن.

1. غالبًا ما تكون مدروسة لا ردود فعل متهورة عندما يتعلق الأمر بإرسال رسائل البريد الإلكتروني.
2. إنها سهلة الاستخدام للغاية والجميع يعرف بالفعل كيفية إرسال واستقبال رسائل البريد الإلكتروني.
3. تميل رسائل البريد الإلكتروني إلى أن تكون في صميم الموضوع.
4. ويمكن استخدامها لمشاركة الصور والمستندات بسهولة.

يجب أن تضع في اعتبارك أن رسائل البريد الإلكتروني غالباً ما تستخدمها الفرق التي تعتمد على التواصل المتزامن. إذن، ما الذي يجب أن تضعه في اعتبارك عند استخدام رسائل البريد الإلكتروني للتواصل غير المتزامن لفرقك؟ ضع بعض القواعد الأساسية مثل

• لا تتوقع ردوداً فورية
• اجعل رسائل البريد الإلكتروني طويلة أو قصيرة حسب الحاجة. (يفضل أن تكون قصيرة)
• أضف السياق أو أي تفاصيل ذات صلة يجب أن يعرفها المتلقي (أي اجعلها شاملة و/أو واضحة بذاتها)
• أعلم المرسل بالوقت الذي قد تستغرقه للرد على المرسل. يعد وضع توقعات واضحة عند التواصل بشكل غير متزامن أمرًا حيويًا - ليس فقط فيما يتعلق برسائل البريد الإلكتروني ولكن أيضًا في أي شكل من أشكال التواصل غير المتزامن

أدوات المراسلة 📲 سلاك كان يحصل على سمعة سيئة لأنه غالبًا ما يخلق ضغطًا عصبيًا بسبب الاضطرار إلى المشاركة باستمرار. ومع ذلك، لا يجب أن يكون الأمر على هذا النحو. تعتقد العديد من الفرق في جميع أنحاء العالم التي تتواصل بشكل غير متزامن أن Slack لا غنى عنه لتواصل فريقها. سلاك يترك وراءه أثرًا ورقيًا، ويمكن توسيع نطاقه بسهولة ويوفر الكثير من إمكانيات التكامل. ومع ذلك، فإنه يعمل بشكل أفضل عند استخدامه في الوقت الفعلي (عندما يكون جميع أعضاء الفريق المعني متصلين بالإنترنت معاً)، ويمكن أن يصبح مزدحماً، ويمكن أن تكون الإشعارات مزعجة. هناك بعض الأشياء التي يمكنك القيام بها من أجل

تحسين Slack للتواصل غير المتزامن مثل إيقاف تشغيل الإشعارات وإنشاء دليل إرشادات سلاك لفريقك. تويست هي أداة شائعة أخرى تستخدمها فرق العمل عن بُعد اليوم. تم إنشاء Twist بهدف تبسيط المحادثات وتنظيمها بحيث لا يضيع أي شيء مهم مع التأكد أيضًا من أن أعضاء الفريق لا يشعرون بالإرهاق بسبب صندوق الوارد (و/أو الاختلاط). كما أنه يتكون من ميزات يبدو أنه تم إنشاؤه مع مراعاة التواصل غير المتزامن. على سبيل المثال، لا يوجد مؤشر لإظهار ما إذا كان شخص ما متصلاً بالإنترنت أو غير متصل. يمكنك أيضًا اختيار من تريد إخطاره. علاوة على ذلك، فإنه يجعل من السهل جدًا استقطاب الوكالات والمتعاقدين والتعاون معهم. فرق مايكروسوفت أو سلاك: أيهما تختار؟

اتصال الفيديو 👨‍💻

Loom أداة قوية أخرى نوصي بها بشدة لفرق العمل عن بُعد. تساعدك Loom على إنشاء مقاطع فيديو قصيرة (إما لنفسك أو لشاشتك أو لكليهما)، وتحميلها على السحابة، ثم مشاركة عنوان URL مع زملائك في الفريق. يمكن لزملائك في الفريق إلقاء نظرة على الفيديو كلما سنح لهم الوقت. هذا مثال على الاستفادة من قوة الفيديو عند التواصل بشكل غير متزامن. ومن المثير للاهتمام أن الفريق الذي يقف وراء Loom يعمل عن بُعد ويستخدم Loom لإجراء اجتماعات غير متزامنة بأنفسهم.

والفرق الرئيسي بين Zoom وLoom هو أنه بينما تستخدم الشركات Zoom لعقد اجتماعات متزامنة (مجرد بديل للاجتماعات الشخصية)، فإن Loom يستخدم لعقد الاجتماعات بشكل غير متزامن. يمكن استخدام Zoom لإجراء اجتماعات غير متزامنة أيضًا. ومع ذلك، ليس هذا ما يُعرف به في المقام الأول. رسالة مضغوطة هي أداة أخرى لمشاركة الفيديو تعمل بشكل رائع مع فرق العمل عن بُعد. تم إنشاء ZipMessage مع الحفاظ على التواصل غير المتزامن في المركز، ويتكون ZipMessage من ميزات تجعل التعاون عن بُعد أمرًا سهلاً. تتضمن بعض هذه الميزات مشاركة الروابط لمقاطع الفيديو، والرسائل المتبادلة ذهاباً وإياباً في صفحة واحدة، وقوالب الرسائل القابلة لإعادة الاستخدام، والتكامل مع Slack.

ملاحظات صوتية 🗣

لست من محبي المكالمات الهاتفية ولكنك لا تزال تريد أن تتدفق أفكارك بحرية أثناء التواصل؟ هل لديك وقت قصير ولا يمكنك صياغة بريد إلكتروني مثالي؟ هل ترغب في القيام بشيء أقل التزامًا ويتطلب وقتًا أقل من عمل فيديو؟ الملاحظات الصوتية للإنقاذ. أدوات مثل واتساب و ياك يسمح للفرق البعيدة بإرسال ملاحظات صوتية يمكن لأعضاء فريقك الرد عليها في أي وقت. الأمر الرائع في Yac هو أنه يأخذ المفهوم الشائع للملاحظات الصوتية ويجعله ملائمًا للأعمال. يتيح لك تطبيق Yac تسجيل شاشتك، ويتكامل مع Slack، وتأتي كل ملاحظة صوتية مع نسخ صوتي في حالة رغبتك في قراءتها.

أدوات إدارة المشاريع 💻 ✅ أدوات إدارة المشاريع

عندما تكون إدارة فريق التي تتواصل بشكل غير متزامن في المقام الأول، تصبح الإدارة الرائعة للمشروع جزءًا لا يتجزأ من نجاح المشروع. يتطلب التأكد من عمل فرق العمل عن بُعد بطريقة فعالة (وفي الوقت المناسب) من أجل تحقيق أهداف المشروع أداة رائعة لإدارة المشروع. إدخال انقر فوق . 👋 🎉

يأخذ ClickUp جميع المعلومات المهمة ويضعها كلها في مكان واحد. يمكنك تعيين المهام لأعضاء الفريق، والتعاون مع الأعضاء، وإدارة المشاريع بأكملها على ClickUp. يأتي مع القدرة على إنشاء قوائم المهام، وإدارة جدول فريقك، وتبسيط سير العمل. الدليل النهائي لخرائط الطريق في إدارة المشاريع في عام 2021

التوثيق ومشاركة الوثائق 📂

لا تنظر إلى أبعد من جوجل درايف عندما يتعلق الأمر بإنشاء المستندات ومشاركتها. إن الشيء الرائع في منتجات Google (المستندات وجداول البيانات والعروض التقديمية والعروض التقديمية وغيرها) هو أنها تتكامل بسلاسة مع معظم البرامج كخدمة الأخرى التي تستخدمها الشركات عن بُعد. كما أنها مصممة للحفاظ على التعاون في المركز. يمكن للمرء أن يذهب إلى حد القول إنه لا غنى عنها عندما يتعلق الأمر بالعمل في فرق العمل عن بُعد والتواصل بشكل غير متزامن.

أشياء يجب الحذر منها عند التواصل عن بُعد بشكل غير متزامن

عبر Productized.Services لقد تعرفنا حتى الآن على المزايا الهائلة للتواصل غير المتزامن. نعلم الآن أن الاستفادة من التواصل غير المتزامن يعني فريق عمل أكثر إنتاجية، وربما أكثر سعادة. يأتي التواصل غير المتزامن للإنقاذ حيث يفشل التواصل المتزامن.

مع ذلك، وكما هو الحال مع كل شيء تقريبًا، من الضروري أن نتعرف أيضًا على عيوب التواصل غير المتزامن. على الرغم من عدم وجود الكثير منها، إلا أنه من المهم أن نضع في اعتبارنا تلك الموجودة بالفعل.

1. قد لا يكون التواصل غير المتزامن أفضل شكل من أشكال التواصل عندما يكون الهدف هو بناء العلاقات

البشر حيوانات اجتماعية. نحب أن نشعر بالتواصل. وفي عالم الأعمال، على وجه الخصوص، فإن إنشاء العلاقات ورعايتها أمر بالغ الأهمية. إن التواصل غير المتزامن مهووس بالإنتاجية والحفاظ على انسيابية كل شيء لدرجة أننا قد نفشل في التواصل مع بعضنا البعض على المستوى الإنساني. لقد علمتنا الجائحة، على وجه الخصوص، مدى أهمية التواصل الإنساني.

2. التواصل غير المتزامن ليس رائعاً للمهام العاجلة أو الفورية

عندما تحتاج إلى إنجاز شيء ما على الفور، قد يكون أفضل أمل لك بالفعل هو "القفز على مكالمة سريعة" هذا هو السبب في أن العديد من مديري المشاريع، حتى عندما يكونون من محبي التواصل غير المتزامن، يوصون بمعرفة المهام التي يمكن تنفيذها بشكل غير متزامن وأيها قد يكون من الأنسب للتواصل المتزامن. قد يكون من المفيد أيضًا إنشاء قائمة بالأسباب التي تجعل من الأفضل التواصل بشكل متزامن. ثم مرة أخرى، قد لا ينجح هذا الأمر إذا كان الفريق مكونًا بشكل رئيسي من العاملين المتعاقدين.

3. قد يؤدي أيضًا إلى استخلاص محادثة

في بعض الأحيان، مرة أخرى، قد يكون من مصلحة الجميع رفع سماعة الهاتف وإجراء مكالمة. أو إجراء مكالمة عبر Zoom ومشاركة الشاشة وشرح المهمة. الاتصال غير المتزامن لا يسمح بهذه الإمكانية.

كل شيء يتلخص في التواصل الجيد. إذا كان هناك شيء ما يستغرق وقتاً طويلاً دون داعٍ، فقد يكون أفضل رهان لعضو الفريق هو إرسال رسالة وطلب اجتماع سريع. كما نوصي أيضًا بجعل جدول أعمال الاجتماع واضحًا وضوح الشمس وتوضيحه مسبقًا. ففي نهاية المطاف، الهدف الأساسي من التواصل غير المتزامن هو احترام وقت الآخرين وضمان بقاء مستويات الإنتاجية عالية.

أنت جاهز الآن!

يعد التواصل غير المتزامن دليلاً على حقيقة أن الموظفين وأعضاء الفريق هم أشخاص بالغون لا يحتاجون إلى المراقبة أو الإدارة باستمرار. يمكن أن يُتوقع منهم أن يقوموا بعملهم في وقتهم الخاص وأن يقوموا به بشكل جيد. ففي نهاية المطاف، يسعى الناس في جميع أنحاء العالم اليوم بشكل استباقي ليصبحوا أكثر وعياً وإنتاجية. هذا، إلى جانب حقيقة أن العمل عن بُعد هو في ازدياد (وهو اتجاه لن يتوقف في أي وقت قريب)، يعني أن المزامنة هي شكل الاتصال في المستقبل.

إذا كنت ترغب في معرفة المزيد حول كيفية الاستفادة من قوة التواصل غير المتزامن، إلى جانب طرق أخرى قابلة للتنفيذ لتوسيع نطاق أعمالك الخدمية، أقترح عليك الاطلاع على هذا الكتاب عن 12 استراتيجية قابلة للتنفيذ الذي كتبته (بعد بحث مكثف، إذا جاز لي أن أضيف) قبل بضعة أشهر. إنه مجاني وسيكون ذا قيمة كبيرة لعملك.

لذا ... ماذا تنتظر؟ استفد منه ووفر الوقت واغوص في المياه الصافية الجميلة للعمل المنتج. 🙌