دعونا نهيئ المشهد. 🎥
أنت مدير مشروع في شركة تطلق منتجًا جديدًا - أمر مثير!
لقد قضيت ساعات في تنظيم خارطة طريق المشروع المثالية وشهور في محاولة وضع أفكار فريقك موضع التنفيذ.
لقد حددت أهدافًا ذكية وقابلة للقياس، وأنشأت خطط طوارئ ووضعت في الحسبان بعض الوقت الاحتياطي في حالة ظهور أي تحديات غير متوقعة. ومع ذلك، لا يزال مشروعك متأخرًا waaaaaaay عن الركب. 🤯
إذاً، ماذا تفعل؟ هل تفزع؟ تقلب الطاولة؟ تتصل بمدرب حياتك؟
_لا!
خذ نفساً عميقاً وابدأ العمل على إيجاد طرق استراتيجية لتعويض الوقت الذي فقدته. 🤓
تعال معنا في هذه الرحلة بينما نستكشف واحدة من أشهر أدوات التخطيط للحاق بالركب في إدارة المشاريع، ومتى يتم استخدامها، وكيفية تطبيقها بنجاح!
Netflix/
_/ href/ _https://giphy.com/gifs/kimmyschmidt-unbreakable-kimmy-schmidt-uks-l41YbfCAysLOjFSA8 GIPHY /%href/
## مرحبًا اسمي \\\\\\\\\\\ ومشروعي متأخر عن الجدول الزمني
إن التأخر عن المشروع أمر شائع للغاية وفي مرحلة ما يحدث للجميع! وفي بعض الأحيان، يكون الأمر خارجًا عن إرادتك تمامًا.
يمكن أن يؤدي نقص المواد، وسوء التواصل، والإرهاق، والأهداف غير المحددة إلى تراكم المشاكل وتراجعك أسرع مما تعتقد، ولكن هناك أدوات يمكنك استخدامها كمدير مشروع من أجل اللحاق بالجدول الزمني الخاص بك للوفاء بالموعد النهائي
وهنا يأتي دور تقنيات ضغط الجدول الزمني. هذه هي الطرق التي تساعدك على البقاء على المسار الصحيح لـ إكمال المشروع بحلول التاريخ الأصلي . 🙌🏼
بالإضافة إلى ذلك، هذه التقنيات متعددة الاستخدامات للغاية ويمكن تطبيقها على جميع أنواع المشاريع.
قد يجد مهندسو المنتجات المتمرسون والمطورون والمصممون والمديرون هذه التقنيات شائعة إلى حد ما، لكن العاملين في مجالات البناء والطب والعقارات وجدوا أيضًا نجاحًا في تطبيق هذه الأدوات في صناعاتهم! وعلى وجه الخصوص، تقنية التتبع السريع.
يعد التتبع السريع في إدارة المشاريع أحد أكثر أدوات ضغط الجدول الزمني شيوعًا، وعلى الرغم من أنك لا تريد بالضرورة أن تعتاد استخدامه، إلا أن التتبع السريع ليس بأي حال من الأحوال قبلة الموت بالنسبة لك الجدول الزمني للمشروع .
المكافأة:
_/مرجع/ https://clickup.com/blog/contingency-plan-templates// قوالب خطة الطوارئ* %/%href/_
!
## ما هو التتبع السريع في إدارة المشاريع؟
نحن سعداء جداً بسؤالك.
التتبع السريع في إدارة المشاريع هو أن يتم تنفيذ المهام التي كان من المخطط أصلاً أن تتم واحدة تلو الأخرى بالتوازي أو بالتداخل الجزئي مع مهام أخرى.
أي تنفيذ مهام متعددة في وقت واحد لمشروع واحد، ودون التأثير على نطاق المشروع! لذلك ستظل ملتزمًا بالموعد النهائي. 😎
لا يكون التتبع السريع خيارًا متاحًا إلا إذا كانت المهام المتداخلة لا تعتمد على بعضها البعض وتقع على المسار الحرج -يعرف أيضًا بسلسلة المهام الرئيسية في مشروعك التي تحدد تاريخ التسليم النهائي.
فكّر المعالم أو سباقات السرعة في انقر فوق !
PeacockTV/
_/ href/ _https://giphy.com/gifs/parksandrec-parks-and-recreation-rec-L3zOdtzj6lfsFYJ6Sw GIPHY /%href/
من الأماكن المفيدة للبدء هو إلقاء نظرة على خارطة طريق مشروعك وتحديد المهام التي تشير إلى متى يتجه مشروعك إلى المرحلة التالية. عادةً ما تكون المهام الأولى أو الأخيرة في تلك المراحل مؤشرات جيدة! سيعطيك هذا فكرة عن المهام التي قد تتسبب في عوائق محتملة إذا تمت محاولة تنفيذها بالترادف.
يمكنك فقط تتبع المهام الموجودة على المسار الحرج لأن تلك المهام هي المهام التي تحرك الأمور فعليًا إلى الأمام ولا تعتمد على مهام أخرى قد تعيق إنجازها.
المزيد عن المسار الحرج هنا ._
لكن ClickUp، هل هناك أدوات أخرى لضغط الجداول الزمنية؟
لماذا نعم، نعم يوجد.
التحطيم هو أداة أخرى شائعة لضغط الجدول الزمني التي يستخدمها العديد من مديري المنتجات قد يفكرون في الوقت الذي يقررون فيه ما إذا كانوا سيقررون التعقب السريع أم لا.
تعطل المشروع هو عملية ضخ موارد إضافية في نشاط أو مهمة ما، بدلاً من تعديل خارطة الطريق الأصلية أو تواريخ البدء. مثل التتبع السريع، لا يؤثر التعطيل على تاريخ التسليم النهائي عند تنفيذه بنجاح، ويمكن تطبيقه فقط على المهام الموجودة في المسار الحرج.
ولكن من بين العديد من تقنيات ضغط الجدول الزمني المتوفرة، هناك قاعدة عامة جيدة تتمثل في تجربة استخدام التتبع السريع أولاً لأنه لا توجد تكلفة إضافية، ويمكنك أيضًا استخدام التتبع السريع في نفس الوقت مع تقنياتك الأخرى.
دورة مكثفة في تعطل المشروع
إذا كنت تعلم أن لديك الوسائل اللازمة لتخصيص مواد وموارد خارجية لمشروعك، فقد يبدو التعطل حلاً أسرع من التتبع السريع، لكن التكلفة ليست التحدي الوحيد الذي يجب أخذه بعين الاعتبار.
فمن خلال تطبيق موارد إضافية على المهام القائمة، فإنك تقوم بتوزيع المزيد من العمل على المزيد من الأشخاص، الأمر الذي يمكن أن يتحول إلى حالة "الكثير من الطهاة في المطبخ" أسرع مما يمكنك أن تقول كويديتش.
Warner Bros/
_/مرجع/ _https://giphy.com/gifs/funny-film-harry-potter-sOoX5jiJhVb0I GIPHY /%href/
قد تعاني المشاريع القادمة أيضًا من سحب أعضاء الفريق الإضافيين من مهام أخرى للعمل على مشروع آخر قيد التنفيذ. لذلك، تتطلب خطة التعطل الخاصة بك نفس القدر من الاستراتيجية والنية التي تتطلبها خطة التتبع السريع، لأن الأمر لا يعني أن إحدى الأداة أكثر فعالية من الأخرى، ولكن عليك أن تعرف أيهما ستعمل بشكل أفضل لحالتك.
ومع ذلك، هناك الكثير من الفوائد للتحطم عند تنفيذه بنجاح - بما في ذلك التسلسل الذي لم يتغير!
ألقِ نظرة واقعية وموضوعية على التكاليف الإضافية للموارد الخارجية، والتزم بها. وهذا يشمل الموظفين والمواد.
ضع في اعتبارك أن التعطيل لا يصلح إلا للأنشطة التي سيؤدي فيها الدعم الإضافي إلى تقصير مدة المهمة بالفعل. لذلك عندما تقوم بتفويض المهام إلى أعضاء الفريق الخارجي، تأكد من أن جميع المشاركين يعرفون بالضبط ما يقومون به لتجنب تكرار العمل والأخطاء وغيرها من المزالق الإنتاجية.
في حين يمكن استخدام التعطل في وقت واحد مع التتبع السريع، إلا أنه قد يكون محفوفًا بالمخاطر و مكلفًا. لذا نقترح عليك المتابعة بحذر. 🚧
الجانب السلبي لاستخدام هاتين التقنيتين في نفس الوقت هو زيادة الميزانية والإرهاق مع زيادة عدد الأشخاص الذين يعملون ويقومون بمهام متعددة وإضافة مهام من مشاريع جديدة عليهم.
بالإضافة إلى ذلك، في حالة فشل التتبع السريع، يلجأ العديد من مديري المشاريع إلى الانهيار على أي حال! لذا، إذا كان مشروعك متأخرًا عن الجدول الزمني وكنت جديدًا على تقنيات ضغط الجدول الزمني، فخذها أداة واحدة في كل مرة 🙂
الوقت المثالي للتتبع السريع ⏰
في حين أن اللجوء إلى التتبع السريع للمشروع قد يبدو وكأنه علامة حمراء، إلا أنه في الواقع أكثر شيوعًا مما تعتقد.
توخَّ الحذر عند تحديد عدد المرات التي تستخدم فيها هذا الأسلوب، ولكن هناك أسباب أخرى لاستخدامه إلى جانب مجرد التأخر في المشروع، لذلك لا داعي للشعور بالحرج!
يمكنك استخدام التتبع السريع في إدارة المشاريع عندما تريد إنهاء مشروع ما للحصول على السبق في فرصة جديدة، أو عندما يطلب منك أحد العملاء القيام بذلك، أو عندما يكون هناك ضغط لإنهاء مشروعك من أحد المنافسين - ولكن كن على دراية بالمخاطر!
كل نوع من أساليب ضغط الجدول الزمني يأتي مع مجموعة من المخاطر والتحديات الخاصة به، بما في ذلك التتبع السريع. ويتطلب مدير مشروع يعرف كل شيء بجدية. 🧐
مخاطر ومكافآت التتبع السريع
لحسن الحظ، عند التعقب السريع لخارطة طريق مشروعك، فإنك لا تستخدم سوى الموارد التي سبق أن خصصت لها ميزانية بالفعل، لذا فإن التكاليف الإضافية التي ستتحملها للبقاء على المسار الصحيح قليلة أو معدومة.
ومع ذلك، يمكن أن يكون التتبع السريع في إدارة المشروع محفوفًا بالمخاطر.
التتبع السريع هو في الأساس تعدد مهام مخطط له بعناية مع مخاطر أكبر. مثل أي جهد آخر متعدد المهام، يمكن أن تخرج الأمور بسهولة عن السيطرة قليلاً أثناء التوفيق بين عدة مواعيد نهائية في وقت واحد.
مع تعدد عناصر الإجراء التي تحدث في نفس الوقت، هناك فرصة أكبر لإعادة النظر في المهام المكتملة سابقًا وربما إعادة العمل عليها بالكامل.
هذا التعقيد الإضافي يمكن أن يعيق أيضًا جودة المشروع وكفاءته، وكل ذلك يمكن أن يبطئ الجدول الزمني الذي من المفترض أن تسرع خطة التتبع السريع الخاصة بك.
وعلى الرغم من أنك قد تتجنب بعض التكاليف الإضافية من خلال عدم استخدام موارد إضافية، احذر من الإرهاق!
PeacockTV/
_/ href/ _https://giphy.com/gifs/parks-and-recreation-leslie-knope-facepalm-c88aUoCbMvLcQ GIPHY /%href/
أنت وفريق العمل ستُضاف مهامك أنت وفريقك إلى عبء العمل في وقت أقرب مما تتوقع، وقد يبدو توفير المال أمرًا رائعًا على الورق ولكن الحفاظ على سعادة موظفيك والتوازن بين العمل والحياة الشخصية أمر لا يُقدر بثمن حقًا. ✨
ولكن لا تدع هذه المخاطر تمنعك من التعقب السريع لإدارة المشاريع تمامًا! هناك طرق لتجنب هذه المخاطر، ولن تتحسن مع هذه الأداة إلا من خلال الممارسة والتخطيط! كما نقول دائمًا هنا في ClickUp, التقدم نحو الكمال . 😎
اقتراحنا: التواصل ثم التواصل ثم التواصل مرة أخرى.
يبدو الأمر في غاية البساطة، لكنه ينجح... وهو أصعب قليلاً مما يبدو عليه.
يمكن لمدير المشروع الذي يعرف الجدول الزمني مثل ظهر يده ويمكنه إطلاع الفريق بسرعة على أي تغيير - حتى أدق التفاصيل - أن يبدد أي مشكلة في التتبع السريع التي تعترض طريقك.
خاصةً عندما يزداد عبء العمل على الفريق، ستحتاج إلى التأكد من أن الجميع يعرف ما يحدث، ومتى سيصبح ساري المفعول، و لماذا يتم تسريع المشروع، وكيف سيؤثر ذلك على عملهم.
على الرغم من أن التتبع السريع لا ينبغي أن يؤثر على نطاق مشروعك، إلا أنه سيظل هناك العديد من المواعيد النهائية الجديدة لكل مهمة على طول الطريق، وكلما أسرعت في جعل فريقك على نفس الصفحة مع هذه التغييرات، كان ذلك أفضل!
لن يضر أيضًا أن تشارك المخاطر المذكورة أعلاه التي ينطوي عليها التتبع السريع حتى لا تكون أنت (أو مدير مشروعك) الوحيد الذي يبحث عن عقبات محددة قبل تاريخ التسليم.
حسنًا، قد يبدو هذا كثيرًا. ولكن هذا فقط لأننا نريد التأكد من أنك مستعد وجاهز لتنفيذ أفضل خطة تتبع سريع على الإطلاق!
إليك طريقة واحدة للقيام بذلك.
كيفية التتبع السريع لمشروعك
لا يتعلق الأمر بأن التتبع السريع أفضل من جميع أدوات ضغط الجدول الزمني الأخرى، ولكن الأمر يتعلق بمعرفة الأدوات المناسبة لك! وكيفية وضعها موضع التنفيذ.
قبل أن تقفز إلى أي محاولة لتسريع الجدول الزمني لمشروع متأخر، تأكد من أنك مستعد مع برنامج إدارة المشاريع لمساعدتك في إدارة جميع الأجزاء المتحركة في مكان واحد.
مثل انقر فوق !
قم بتنزيل ClickUp والوصول إليه على أي جهاز وفي أي وقت
ClickUp هو حل قوي لإدارة العمل مع مئات الأدوات لتبسيط عمليات إدارة مشروعك من خلال دمج عمليات إدارة المشاريع الخاصة بك المهام , المستندات والتواصل، و التقدم في منصة واحدة
يوفر التعاون والتخصيص في صميم كل ميزة لإبقاء فريق المشروع بأكمله على اطلاع دائم والحفاظ على الشفافية في كل مرحلة من مراحل مشروعك.
والأكثر من ذلك، فهو يتكامل مع أكثر من 1,000 أداة أخرى لتتماشى بسلاسة مع مجموعتك التقنية الحالية وتضمن عدم إضاعة الوقت عندما يتعلق الأمر بتوفير الوقت في مشاريعك! حتى تلك المتأخرة قليلاً. 🙌🏼 سباقات السرعة في ClickUp مساعدتك في تخطيط مدة مشروعك ومهامك بكفاءة في أي جدول زمني وتصور عبء العمل الخاص بك مع أكثر من 15 مشاهدة بما في ذلك جانت , اللوحة و الخرائط الذهنية -"مكسب كبير" لمديري المشاريع في فرق متعددة الوظائف .
رسم علاقة بين المهام والمهام المتطلبة في طريقة عرض جانت في ClickUp
بينما يمكن لـ ClickUp إيواء وتنظيم أصولك كالمحترفين، فإن التتبع السريع لا يحدث من تلقاء نفسه. فالأمر يتطلب تخطيطاً دقيقاً بقدر ما تتطلبه خارطة طريق مشروعك الأصلي، ولدينا النصائح التي تساعدك على البدء في خمس خطوات بسيطة. 🖐🏼
5 خطوات للتتبع السريع
على الرغم من اختلاف احتياجات كل مشروع عن الآخر، إلا أن أي محاولة لإعادة صياغة الجدول الزمني الحالي تستغرق وقتًا لا بأس به وكفاءة لا بأس بها لإشراك الفريق بأكمله.
يمكن أن تتأثر خطة التتبع السريع التي تقوم بإنشائها بعدد المهام المتأخرة والمهام التابعة والتوقيت وسبب تأخر المشروع في المقام الأول، ولكن هذه الخطوات الخمس ستساعدك على تحديد ما إذا كانت هذه الأداة مناسبة لك وكيفية إعادة العمل مرة أخرى.
1. حدد المشاكل لتحديد أهدافك.
ألقِ نظرة على متطلبات مشروعك، وأهدافك الأصلية، وأهدافك، وأولوياتك، و المعالم الرئيسية . حدد الأماكن والأسباب التي أوصلت مشروعك إلى هذه النقطة واسأل نفسك ما إذا كان التتبع السريع يمكن أن يحل المشكلة، أو من المحتمل أن يسبب المزيد من المشاكل.
في ClickUp لوحات المعلومات يمكنك بسهولة تحديد "الحالة الصحية" العامة لمشروعك من خلال نظرة عامة عالية المستوى لتقدم مشروعك. اعرض عدد المعالم الرئيسية في مشروعك، وعبء العمل الحالي لفريقك وأدائه و سباقات السرعة في غضون ثوانٍ
احصل على نظرة عامة عالية المستوى لتقدم مشروعك في لوحات المعلومات في ClickUp
2. استعرض جدول مشروعك الحالي.
اسأل نفسك
- ما مقدار الوقت الذي تحتاجه للتعافي؟
- ما المهام الموجودة على المسار الحرج؟
- ما هي المهام التي تعتمد على مهام أخرى؟
- ما هو تأثير هذه التغييرات على عبء عمل كل فرد؟
قبل تعديل جدولك الزمني الحالي، تأكد من قدرتك على الإجابة عن كل سؤال من هذه الأسئلة لتجنب المشاكل الإضافية ومخاطر التعقب السريع في المستقبل!
3. ابحث عن فرص المسار السريع الخاصة بك.
تذكر، يمكنك فقط تتبع المهام الموجودة على المسار الحرج بسرعة. قم بتداخل المهام التي لا تعتمد على بعضها البعض، وإذا لم تكن قد فعلت ذلك بالفعل، فقم بتحويل هذه المهام إلى معالم في ClickUp!
يتم تمييز المهام التي يتم تحويلها إلى معالم رئيسية عن المهام الأخرى بشكل ماسي على الجدول الزمني للمشروع . سيُظهر لك فتح المعالم الرئيسية أيضًا على الفور أي علاقات مهام وتبعيات يجب وضعها في الاعتبار.
نصيحة احترافية أخرى؟ اعرض الجدول الزمني لمشروعك على شكل مخطط جانت أو خريطة ذهنية للحصول على تمثيل مرئي أكثر لما سيبدو عليه جدولك الزمني المضغوط.
وهل ذكرنا أن ClickUp يقدم كلاً من هذين العرضين و أكثر من 13 عرضًا آخر ? 👀
4. انظر إلى مواردك. هل خطة المسار السريع الخاصة بك واقعية؟
انظر إلى عبء عمل المسار السريع المحتمل لفريقك و إنشاء سباقات السرعة لتقسيم المهام المتبقية إلى أطر زمنية قابلة للتطبيق.
يمكن أن يساعدك ذلك على البقاء على رأس المواعيد النهائية الجديدة ومراقبة مجموعة المهام التي سيتم تنفيذها في أي وقت بسهولة.
قم بإنشاء وإدارة وتخصيص السباقات في ClickUp أو راجع مركز القالب إلى أتمتة عملية إدارة المشروع مع الاستغناء عن الأعمال المتكررة
5. مراقبة تقدمك.
يستدعي التتبع السريع أكثر من مجرد خطة محكمة أو حتى مدير مشروع قوي - فأنت تحتاج أيضًا إلى منصة قوية للبقاء على رأس العمل الذي أنجزته.
تواصل بشكل متكرر ومباشر مع فريقك في مكان يسهل الوصول إليه. يمكن لنظام إدارة العمل المتكامل مثل ClickUp أن يساعد في تبسيط عمليات مشروعك مع الاستغناء عن الحاجة إلى التحقق من علامات التبويب والبرامج المختلفة لإرسال رسائل سريعة.
تحقق بشكل متكرر من حالة مهامك قيد التنفيذ، وكذلك مع الفريق! تأكد من أن زملاءك يتأقلمون جيدًا مع التغييرات الجديدة وكن مستعدًا للدعم والتمحور مرة أخرى حسب الحاجة. لك هذا 💪🏼
HBOmax/ GIPHY
اركل الأشياء إلى أعلى مستوى
كرر وراءنا: التخلف عن الركب أمر طبيعي ويحدث للجميع في مرحلة ما.
فقط حاولي ألا تجعلي من ذلك عادة. 😉
أدوات ضغط الجداول الزمنية مثل التتبع السريع موجودة هنا لمساعدتك في تنظيم جدولك الزمني خطط المشروع لإنجاز الأمور في الوقت المحدد، حتى لو اتخذت خارطة الطريق بعض المنعطفات غير المتوقعة على طول الطريق.
لذا خذ نفساً عميقاً قليلاً، وشارك خطة التتبع السريع مع الفريق، وانتقل إلى حلول إدارة العمل مثل ClickUp لضبط وإدارة المواعيد النهائية بسهولة حسب الحاجة!