أنت تدير مشروعًا في جداول بيانات جوجل، وهي فوضى. يكتب أحد أعضاء الفريق "قيد التنفيذ" كتحديث للحالة بينما يكتب زميل آخر "قيد التنفيذ"، ويتركها شخص آخر فارغة.
في مثل هذه الحالة، ماذا لو كان لكل خلية قائمة منسدلة صغيرة خاصة بها حيث يمكن لفريقك ببساطة اختيار "قيد التنفيذ" أو "قيد التنفيذ" أو "قيد التنفيذ"؟
لتوفير الوقت والحفاظ على اتساق البيانات، يجب أن تعرف كيفية إضافة قائمة منسدلة في جداول بيانات جوجل. القائمة المنسدلة تجعل إدخال البيانات ليس فقط أسهل بل مضمونة تمامًا.
أنشئ قوائم منسدلة مخصصة بدون متاعب. جرّب ClickUp اليوم!
/%ctaBtn/
في هذه المقالة، سوف تكتشف كيفية إنشاء وتخصيص هذه القوائم المفيدة (سواء كنت استخدام قوالب جداول البيانات أو إنشاء واحد من الصفر).
🧠 حقيقة ممتعة: اسم Google هو في الواقع تحريف طريف لكلمة "googol"، وهي كلمة للرقم 1 متبوعًا ب 100 صفر - وهي إشارة مناسبة لمهمتهم في تنظيم بحر لا نهاية له من المعلومات
⏰ ملخص 60 ثانية
فيما يلي ملخص سريع عن ماذا وأين وكيف ولماذا للقوائم المنسدلة في جداول بيانات جوجل:
- إضافة قوائم منسدلة في جداول بيانات جوجل لتبسيط وتوحيد بياناتك
- إنشاء القوائم المنسدلة بقيم محددة مسبقًا أو البيانات الموجودة، وإضافة لمسات شخصية باستخدام الترميز اللوني والإعدادات المتقدمة
- تعديل أو تخصيص أو إزالة القوائم المنسدلة بسهولة باستخدام لوحة قواعد التحقق من صحة البيانات
- على الرغم من أن القوائم المنسدلة في جداول بيانات Google مفيدة للمهام الأساسية، إلا أن القوائم المنسدلة في جداول بيانات Google لها قيود، بما في ذلك الحد الأقصى لعدد الأحرف ومشكلات الأداء مع مجموعات البيانات الكبيرة
- أدوات مثلكليك أب تقدم ميزات أكثر تقدمًا، بما في ذلك تكامل المهام، والحقول المخصصة، والأتمتة، مما يجعلها بديلاً قويًا لجداول بيانات جوجل لإدارة المشاريع المعقدة
## كيفية إنشاء قائمة منسدلة في جداول بيانات جوجل
يمكنك إنشاء قوائم منسدلة في جداول بيانات جوجل باستخدام كل من القيم المحددة مسبقًا والبيانات الموجودة. لنبدأ بإنشاء ورقة جوجل مع حقلين: اسم الطالب وجامعته.
بدلاً من كتابة أسماء الجامعات يدويًا في كل مرة، يمكنك تبسيط إدخال البيانات عن طريق إعداد قائمة منسدلة.
كيفية إضافة قائمة منسدلة في جداول بيانات جوجل بقيم محددة مسبقًا
- افتح جدول البيانات وحدد العمود أو نطاق الخلايا الذي تريد القائمة المنسدلة فيه
- حدد نطاق الخلايا التي ترغب في إضافة القائمة المنسدلة إليها بحيث تتبع جميع الخلايا نفس القواعد
- الآن، في القائمة العلوية، انقر على البيانات، ومن القائمة المنسدلة، اختر التحقق من صحة البيانات. يمكنك أيضًا النقر بزر الماوس الأيمن فوق الخلايا المحددة واختيار القائمة المنسدلة مباشرةً
- في لوحة قواعد التحقق من صحة البيانات، حدد "القائمة المنسدلة" ضمن المعايير واكتب القيم المحددة مسبقًا بدلاً من "الخيار 1" و"الخيار 2" وهكذا. في مثالنا، سنقوم بإدخال أسماء الجامعات
- بمجرد إدخال القيم الخاصة بك، انقر فوق تم. القائمة المنسدلة الخاصة بك الآن جاهزة للاستخدام
والآن، عند النقر فوق أي من الخلايا المحددة، سترى قائمة منسدلة نظيفة بقيمك المحددة مسبقًا.
👀 هل تعلم؟ تسمح لك جداول بيانات جوجل بربط القوائم المنسدلة عبر أوراق متعددة، مما يسهل توحيد الخيارات والحفاظ على اتساق بياناتك في جميع أنحاء المصنف.
كيفية إضافة قائمة منسدلة في جداول بيانات جوجل مع البيانات الموجودة
من الأسهل إنشاء قائمة منسدلة بالبيانات الموجودة. إليك ما يمكنك فعله إذا كنت تريد تحويل بيانات خلايا متعددة إلى قائمة منسدلة:
- حدد جميع الخلايا التي تحتوي على البيانات الموجودة التي تريدها كخيارات في القائمة المنسدلة
- الآن، انقر بزر الماوس الأيمن فوق النطاق المحدد من الخلايا واختر خيار القائمة المنسدلة
- في الجزء الذي يفتح، تحقق من الخيارات المنسدلة المختلفة، وقم بتعيين أي ألوان محددة تريدها، ثم انقر فوق "تم
- قائمتك المنسدلة جاهزة!
💡 نصيحة احترافية: لجعل القائمة المنسدلة أسرع، فقط اكتب "@القائمة المنسدلة" في أي خلية من خلايا جوجل. سيؤدي هذا إلى فتح لوحة حيث يمكنك الاختيار من بين مقبض القوائم المنسدلة المعدة مسبقًا وإضافة القائمة المنسدلة الجديدة الخاصة بك.
إدارة القوائم المنسدلة في جداول بيانات جوجل
بمجرد إضافة القوائم المنسدلة إلى جدول البيانات الخاص بك، قد يأتي وقت تحتاج فيه إلى تعديلها أو إزالتها تمامًا. لحسن الحظ، الأمر بسيط للغاية - لا يوجد تعقيدات
مطلوبة.
إليك كيفية إدارة قوائمك المنسدلة:
تحرير قائمة منسدلة موجودة
يعد تحرير قائمة منسدلة موجودة أمرًا سهلاً إلى حد ما باستخدام جداول بيانات Google Sheets.
- حدد الخلية أو الخلايا التي تريد تحريرها
- إمّا أن تنقر على أيقونة التحرير، التي تشبه القلم الرصاص، أو انقر بزر الماوس الأيمن فوق الخلية واختر التحقق من صحة البيانات من القائمة
- في لوحة قواعد التحقق من صحة البيانات، حدد موقع قسم المعايير وقم بإضافة أو تحرير القيم في القائمة. على سبيل المثال، يمكنك إضافة جامعة أخرى، مثل "Yale"، إلى القائمة
- احفظ جميع التعديلات بالنقر فوق الزر "تم" في الزاوية اليمنى
إزالة قائمة منسدلة
الأمر مشابه تقريبًا لتحرير قائمة منسدلة. حدد رمز التحرير أو انتقل إلى لوحة قواعد التحقق من صحة البيانات وانقر فوق إزالة قاعدة لإزالة القائمة المنسدلة بأكملها.
💡 نصيحة احترافية: لا تؤدي إزالة القاعدة إلى حذف البيانات الموجودة في الخلية - لذا إذا كنت تريد قائمة فارغة، فسيتعين عليك مسح محتوى الخلية يدويًا.
تخصيص قائمة منسدلة
يمكنك إضافة لمسة شخصية إلى قائمتك المنسدلة عن طريق تخصيصها.
- إضافة تنسيق شرطي لتحسين التصور (على سبيل المثال، إضافة لون إلى جميع الجامعات في القائمة المنسدلة)
- انقر فوق خيارات متقدمة لتضمين نص مساعدة أو تعيين قواعد لرفض المدخلات عندما يقوم المستخدمون بإدخال بيانات غير صالحة
- استخدم القوائم المنسدلة المحددة مسبقًا لإعداد القوائم بشكل أسرع
اقرأ أيضًا: كيفية دمج البيانات من جداول بيانات متعددة في جداول بيانات جوجل؟
قيود استخدام جداول بيانات جوجل لإنشاء القوائم
على الرغم من أن جداول بيانات جوجل تقدم ميزات قوية لإنشاء قوائم منسدلة، إلا أن لها بعض القيود:
- قيود الأحرف في القوائم المنسدلة: عند إدخال عناصر يدويًا لقائمة منسدلة يدويًا، هناك حد أقصى لعدد الأحرف يبلغ 256 حرفًا للقائمة بأكملها. يمكن أن يكون هذا مقيدًا عند التعامل مع قوائم واسعة النطاق
- رسائل الخطأ المخصصة المحدودة: بينما يمكنك إعدادالتحقق من صحة البيانات في جداول بيانات جوجل لإظهار التحذيرات أو رفض المدخلات غير الصالحة، فإن تخصيص رسائل الخطأ محدود إلى حد ما، مما قد لا يساعد المستخدمين في تصحيح مدخلاتهم
- مشاكل في الأداء مع مجموعات البيانات الكبيرة: يمكن أن يؤدي استخدام التحقق من صحة البيانات على مجموعات البيانات الكبيرة في بعض الأحيان إلى مشاكل في الأداء، مما يتسبب في حدوث تأخيرات أو تأخر عند التفاعل مع جدول البيانات
اقرأ أيضًا:
كيفية استخدام جداول بيانات جوجل كقاعدة بيانات (تعليمات خطوة بخطوة)
استخدام ClickUp لإنشاء القوائم وإدارتها
بينما توفر جداول بيانات Google أساسًا متينًا لإدارة البيانات, ClickUp يوفر بيانات أكثر قوة بكثير وميزات إدارة المشاريع التي تبسط حياتك.
وباعتباره تطبيق كل شيء للعمل، يجمع ClickUp بين إدارة المهام والتعاون وأدوات إعداد التقارير المتقدمة في منصة واحدة سلسة. على عكس جداول بيانات Google Sheets، التي تتطلب صيغًا معقدة وجهدًا يدويًا لتتبع التقدم أو تحليل البيانات، يعمل ClickUp على تبسيط سير عملك بميزات بديهية مثل لوحات المعلومات المخصصة والأتمتة والتعاون في الوقت الفعلي.
على سبيل المثال، فإن انقر فوق عرض الجدول يرتقي بتجربة التعامل مع البيانات من خلال ميزات مصممة خصيصًا للعمل وإدارة المشاريع. إنه يشبه وجود جدول بيانات مع قوى خارقة مصممة لاستخلاص رؤى مفيدة من البيانات، وتتبع المهام بسرعة، ومراقبة التقدم المحرز.
انقر فوق عرض الجدول
تجاوز جداول البيانات وتحسين إدارة البيانات باستخدام طريقة عرض الجدول في ClickUp
طريقة عرض الجدول في ClickUp هي طريقة عرض جدول قابلة للتخصيص بديل لجداول بيانات جوجل الذي يمزج بين المألوف في جداول البيانات وإدارة المهام القوية.
في جداول بيانات Google Sheets، غالبًا ما يعني إعداد مهام سير العمل المعقدة المصارعة مع الصيغ أو إضافة مدخلات بيانات يدوية. أما في ClickUp، فيمكنك بسهولة إنشاء حقول مخصصة لتتبع ما يهمك بالضبط - نص أو قوائم منسدلة أو تواريخ أو أشرطة تقدم أو حتى حقول محسوبة - دون الحاجة إلى مهارات متقدمة في جداول البيانات.
📌مثال
تتساءل عن كيفية استخدام الحقول المخصصة في Clickup لتسهيل عملك؟ إليك بعض الأمثلة السريعة لحالات الاستخدام الشائعة:
- فرق العقارات: استخدم القوائم المنسدلة لتصنيف العقارات (على سبيل المثال، "للبيع"، "تحت التعاقد"، "مباع") والحقول الرقمية لتتبع أسعار العقارات أو العمولات
- فرق تطوير المنتجات: أضف أشرطة التقدم إلى المهام لإظهار مراحل التطوير، من مرحلة التفكير إلى الإنتاج
- مخططو الفعاليات: قم بإنشاء حقول لتواريخ الفعاليات، وجهات اتصال العملاء، ومعلومات المكان، ومربعات اختيار للمهام المكتملة مثل حجز الأماكن أو إرسال الدعوات
تخيّل طريقة عرض الجدول فيClickUp كجدول بيانات تقليدي - ولكن تم ترقيته بقدرات خارقة. يمثل كل صف في "طريقة عرض الجدول" مهمة كاملة الوظائف يمكنك إدارتها بدقة داخل الواجهة نفسها.
لا مزيد من التنقل بين الأدوات أو علامات التبويب.
قم بتنظيم بياناتك الفوضوية باستخدام طريقة عرض الجدول ClickUp Table View
هناك عدد قليل من الميزات الأخرى التي تميز ClickUp Table View عن جداول البيانات الأخرى.
تعيين المهام دون عناء
كل صف في الجدول هو مهمة يمكن تعيينها على الفور لأعضاء الفريق. على سبيل المثال، إذا كنت تخطط لإطلاق منتج، يمكنك تعيين مهام مثل "تصميم لافتات تسويقية" أو "كتابة بيانات صحفية" مباشرةً إلى أعضاء فريقك.
تحديد الأولويات في لمحة سريعة
أضف حقلاً للأولويات إلى طريقة عرض الجدول لتمييز ما يحتاج إلى الاهتمام أولاً بشكل مرئي. على سبيل المثال، في تقويم المحتوى، يمكنك وضع علامة على المقالات كأولوية "عالية" أو "متوسطة" أو "منخفضة"، مما يساعد فريقك على التركيز على المهام الأكثر أهمية.
إرفاق ملفات للسياق
هل تحتاج إلى مشاركة الملفات مع فريقك؟ أرفق نماذج التصميم، أو جداول البيانات، أو المستندات مباشرةً بمهام طريقة عرض الجدول. إذا كنت تقوم بتنسيق حملة، فإنك تقوم بـ الفريق الإبداعي تحميل مسودات التصميم للحصول على تعليقات فورية - كل ذلك دون مغادرة ClickUp.
إضافة التبعيات
تضمن التبعيات تدفق المهام بالترتيب الصحيح. على سبيل المثال، لا يمكن أن تبدأ مهمة "إطلاق الحملة الإعلانية" حتى يتم وضع علامة "إنهاء التصميمات الإعلانية". يساعد إعداد ذلك في طريقة عرض الجدول على تجنب الارتباك وإبقاء المشروع على المسار الصحيح.
علاوة على ذلك، تضمن تحديثات ClickUp في الوقت الفعلي أن يظل جميع أعضاء فريقك متزامنين. عندما يقوم شخص ما بتحرير مهمة أو تعديل حقل أو تحديث حالة، يكون ذلك مرئيًا على الفور لجميع المتعاونين.
انتقل من جداول البيانات المملة إلى طريقة عرض الجدول ClickUp Table View الجذابة بصريًا اليوم!
يوفر ClickUp أيضًا فلاتر متقدمة يمكنك استخدامها لتضييق نطاق مهامك بناءً على حقول مثل المواعيد النهائية أو المكلفين.
ClickUp: أكثر من مجرد صفوف وأعمدة
ClickUp ليس مجرد بديل لجداول البيانات. فهو يجمع بين إدارة المشاريع وإدارة المعرفة والدردشة - وكل ذلك مدعوم بالذكاء الاصطناعي الذي يساعدك على العمل بشكل أسرع وأكثر ذكاءً.
هل تعبت من تحديث حالات المهام يدوياً؟ أتمتة ClickUp تتيح لك أتمتة المهام الروتينية. يمكنك تعيين قواعد مخصصة لتغيير الحالات أو إخطار أعضاء الفريق أو تعيين المهام بناءً على مشغلات محددة..,
📌على سبيل المثال:
- نقل مهمة ما تلقائيًا إلى "قيد التقدم" عندما يبدأ أحد أعضاء الفريق العمل عليها
- إعلام أصحاب المصلحة عندما يتم وضع علامة "مكتمل" على إحدى المهام
- تعيين المهام إلى أعضاء فريق محددين بناءً على الحقول المخصصة مثل القسم أو نوع المشروع
إعداد وإدارة العديد من المهام التلقائية باستخدام أتمتة ClickUp Automations
الخلاصة؟ تُعد طريقة عرض الجدول في ClickUp مفيدة لإدارة مهام سير العمل أو تتبع التقدم المحرز عبر فرق مختلفة.
وبالمثل، فإن عرض قائمة النقرات يبسط إدارة المهام من خلال تنظيم البيانات في قوائم واضحة وقابلة للتنفيذ. وهو يركز على تحديد الأولويات والتسلسل الهرمي للمهام، مما يسهل تقسيم المشاريع المعقدة إلى خطوات يمكن إدارتها.
استخدم طريقة عرض قائمة ClickUp List View للحصول على منظور مرتب بوضوح لجميع مخرجاتك في مكان واحد
عند استخدامهما معًا، توفر طرق العرض هذه مرونة سلسة: ابدأ بـ "طريقة عرض الجدول" لإدخال البيانات التفصيلية وتحليلها، ثم انتقل إلى "طريقة عرض القائمة" للتركيز على التنفيذ وتحديد الأولويات.
على عكس جداول بيانات Google Sheets، يضمن هذا التكامل الديناميكي بقاء فريقك متناسقًا، مع ربط كل معلومة مباشرةً بالمهام القابلة للتنفيذ.
أخيرًا، قم بإقران طريقة عرض الجدول مع ClickUp Dashboards, التي تسحب البيانات من جداول متعددة لتصور الاتجاهات والمقاييس الرئيسية مثل معدلات إنجاز المهام أو توزيع عبء العمل.
امنح فريقك تصورات واضحة لأهدافهم ومهامهم باستخدام لوحات معلومات ClickUp Dashboards
باختصار، يمكن ل ClickUp تغيير طريقة إدارتك لعملك من خلال ميزاته المتقدمة وتكاملاته القوية.
اقرأ أيضًا: أفضل 10 أدوات ذكاء اصطناعي مجانية لجداول بيانات جوجل لتحسين جداول بياناتك
'إسقاط' الإجهاد باستخدام ClickUp
جداول بيانات جوجل هي واحدة من أكثر جداول البيانات استخدامًا برامج جداول البيانات ، والقوائم المنسدلة طريقة فعالة لتحويل البيانات الفوضوية إلى رؤى منظمة ومنسقة بشكل جيد.
ولكن ماذا لو كان بإمكانك تنظيم ليس فقط بياناتك بل مشروعك بأكمله؟ تقدم ClickUp حلاً مثالياً.
بينما يمكنك أيضًا استخدام جداول بيانات جوجل لإدارة المشاريع فإن ClickUp يندمج بشكل أفضل بكثير في نظام بيئي أوسع. فهو يوفر طريقة أكثر ديناميكية لإدارة المهام والمواعيد النهائية وفرق العمل - كل ذلك في مكان واحد.
إنه يشبه الترقية من خزانة ملابس إلى خزانة ملابس - أكثر اتساعًا وذكاءً وأسلوب عرض مصمم خصيصًا لاحتياجاتك.
"تخلص" من ضغوطك وتخلص من تحديات إدارة مشروعك- اشترك في حساب ClickUp المجاني الخاص بك اليوم!