أنواع الاتصالات الإلكترونية في الأعمال التجارية

هل تساءلت يومًا كيف يمكن لرسالة بريد إلكتروني سريعة أن تُنشئ صفقة بملايين الدولارات أو كيف تتعاون الفرق المنتشرة عبر القارات بسلاسة؟ مرحباً بك في التواصل الإلكتروني في مجال الأعمال - حيث تغذي التبادلات الرقمية التجارة العالمية.

يشير التواصل الإلكتروني في الأعمال التجارية إلى أي تبادل رقمي للمعلومات داخل المؤسسات أو فيما بينها. لقد أحدثت ثورة في كيفية إدارة الأعمال بدءاً من نقاط وشرطات التلغراف إلى روبوتات الدردشة التي تعمل بالذكاء الاصطناعي اليوم.

في حين أن الطرق التقليدية مثل الاجتماعات الفردية توفر لمسة شخصية، فإن النماذج الرقمية الحديثة توفر اتصالاً فورياً وتبادلاً ثرياً للبيانات. ومع ذلك، فإنها تجلب أيضاً تحديات مثل الحمل الزائد للمعلومات ومخاطر الأمن السيبراني.

في هذا الدليل، سوف نستكشف أنواع الاتصالات الإلكترونية، ونتناول قضايا الامتثال، ونقدم خطة تنفيذ خطوة بخطوة.

أنواع الاتصالات الإلكترونية

نظرًا لوجود العديد من الخيارات للاتصالات الإلكترونية، فأنت بحاجة إلى فهم نقاط قوة كل وسيلة وتعيين الوظائف الأساسية لها. دعنا نستكشف أبرز أنواع الاتصالات التجارية التي تعتمد على الوسائل الإلكترونية.

البريد الإلكتروني: للتواصل الرسمي والتوثيق الرسمي

البريد الإلكتروني أو البريد الإلكتروني هو أقدم أشكال التواصل الإلكتروني الذي لا يزال ملائمًا في أماكن العمل اليوم.

وفقًا لتقرير راديكاتي 361.6 مليارات رسالة بريد إلكتروني ستتم مشاركتها على مستوى العالم هذا العام وحده!

لقد صمد البريد الإلكتروني أمام اختبار الزمن لأنه يُستخدم على نطاق واسع باعتباره وسيلة التواصل الرسمية. إنه رائع لأغراض حفظ السجلات، وهو مرن بما يكفي لاستخدامه في الوضعين المتزامن وغير المتزامن.

ومع ذلك، فإن الحجم الهائل من رسائل البريد الإلكتروني التي نتلقاها كل يوم يمكن أن يؤدي إلى زيادة التحميل على صندوق الوارد، مما يجعل من الضروري تنفيذ استراتيجيات فعالة لإدارة البريد الإلكتروني. هذا هو المكان الذي يمكن أن تُحدِث فيه أدوات الاتصال وإدارة العمل المتكاملة فرقاً كبيراً.

اقرأ أيضًا: 100 مثال لرسالة احترافية خارج المكتب

الرسائل الفورية: للأسئلة السريعة والإجابات الفورية-رسمية وغير رسمية

ازدادت شعبية منصات المراسلة الفورية بسبب وجود طلب على الاتصالات غير الرسمية والمتزامنة. احتاج الناس إلى بدائل البريد الإلكتروني للمحادثات في الوقت الحقيقي والتبادلات الحساسة للوقت.

لقد أحدثت المراسلة الفورية ثورة في التواصل في مكان العمل، حيث توفر وسائط سريعة وغير رسمية في كثير من الأحيان للتواصل بين أعضاء الفريق. تشمل المنصات الشائعة ما يلي:

• Slack: معروف بتنظيمه القائم على القنوات وتكامله
• مايكروسوفت تيمز: مدمجة مع Office 365 لسير عمل سلس
• WhatsApp: غالبًا ما يُستخدم للتواصل الدولي (والترويجي)

اقرأ أيضًا: 25 حيلة من حيل سلاك لتحسين التواصل في مكان العمل بينما توفر هذه المنصات وظائف رائعة، إلا أنها غالباً ما تكون موجودة بمعزل عن عملك. في نهاية المطاف، ينتهي بك الأمر بالحفاظ على العديد من تطبيقات التواصل في مكان العمل .

هذا النوع من التبديل بين السياقات يؤدي إلى نتائج عكسية--- بحث من جمعية علم النفس الأمريكية (APA) إلى أن التبديل المتكرر بين المهام يمكن أن يقلل من الإنتاجية بنسبة تصل إلى 40%، حيث يحتاج الدماغ إلى وقت لإعادة التوجيه بين المهام. انقر فوق ، وهي منصة شاملة لإدارة المشاريع والإنتاجية، تقدم حلاً لهذا التحدي من خلال ClickUp Chat . تساعدك هذه الأداة على تجنب ضريبة تبديل الرسائل الفورية من خلال دمجها مباشرةً مع مهامك.

تعاون في الوقت الفعلي مع أصحاب المصلحة لتعيين المهام وتتبعها وإكمالها بشكل أسرع باستخدام ClickUp Chat

هذه برنامج الاتصال الداخلي يسمح للفرق بـ

• مناقشة المهام والمشاريع في سياقها - يتم ربط كل محادثة تلقائيًا بالمهمة ذات الصلة
• مشاركة الملفات والتحديثات دون تبديل المنصات
• تنظيم المحادثات حسب المواضيع أو المشاريع لسهولة الرجوع إليها
• تحويل الرسائل إلى مهام على الفور، بنقرة واحدة
• احصل على ملخصات فورية بالذكاء الاصطناعي من سلاسل محادثاتك للحاق بالركب بسرعة دون قراءة مئات الرسائل

من خلال إبقاء المحادثات مرتبطة بعملك، تساعد ClickUp Chat على تقليل سوء التواصل وزيادة الإنتاجية، مما يجعلها أداة لا تقدر بثمن في ترسانة اتصالاتك الإلكترونية.

إليك الطريقة روزانا هنغاريا ، مديرة المشروع، اختبرت هذه الفوائد بشكل مباشر:

نقلت ClickUp جميع الاتصالات من قنوات مختلفة مثل رسائل البريد الإلكتروني والمحادثات والواتساب إلى مكان واحد. لذا، تعرف إلى أين تذهب للعثور على المعلومات التي تحتاجها.

روزانا هنغاريا، مديرة مشروع

وسائل التواصل الاجتماعي: لسد الفجوة بين الشركات وعملائها

مع توسع شبكة الاتصالات الإلكترونية لتعكس الاتجاهات الحالية، أصبحت منصات التواصل الاجتماعي جزءاً لا يتجزأ من مكوناتها، حيث تؤدي دوراً مزدوجاً كأدوات قوية للتواصل والتسويق للشركات.

• يعد LinkedIn، الذي يضم أكثر من 800 مليون عضو، منصة رائعة للمهنيين للتواصل مع بعضهم البعض، ومتابعة أخبار الصناعة والشخصيات المؤثرة، وتصفح الوظائف والتقدم إليها، وتطوير علاقات التواصل، والبحث عن الكفاءات وغيرها
• تطبيقات أخرى مثل X (تويتر سابقًا) وInstagram وFacebook تستخدمها العلامات التجارية للبقاء على اتصال مع العملاء، والتسويق للعملاء المحتملين، والحفاظ على صورة إيجابية للعلامة التجارية

وتوفر صناديق البريد الوارد في هذه التطبيقات نفس الحلول الفورية منخفضة المخاطر التي يفضلها الناس. إذا كان تحسين دعم العملاء وصورة العلامة التجارية أمرًا تتطلع إلى القيام به، فعليك استخدام وسائل التواصل الاجتماعي.

في الواقع 87% من المسوقين الذين شملهم الاستطلاع في تقرير وسائل التواصل الاجتماعي الخاص ب HubSpot يعتقد أن المستهلكين سيجدون العلامات التجارية على وسائل التواصل الاجتماعي أكثر من محركات البحث!

ومع ذلك، قد تكون إدارة حسابات وسائل التواصل الاجتماعي المتعددة أمراً صعباً. يمكن أن يساعد دمج استراتيجية وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بك مع إدارة مشروعك بشكل عام في تحسين هذه العملية وضمان اتساق الرسائل عبر جميع المنصات.

منصات التواصل عبر الفيديو: للمزامنة في الوقت الفعلي

أصبحت منصات الفيديو لا غنى عنها، خاصة مع ظهور العمل عن بُعد.

بعض من هذه المنصات المنتشرة في كل مكان هي:

• Zoom: برنامج لعقد مؤتمرات الفيديو معروف بموثوقيته وسهولة استخدامه
• Skype: برنامج رائد في مجال مكالمات الفيديو، ولا يزال يُستخدم على نطاق واسع في الاتصالات الدولية
• جوجل ميت: وهي أداة بسيطة ومستخدمة على نطاق واسع لعقد مؤتمرات الفيديو، وتشكل جزءًا من مساحة عمل جوجل

على الرغم من أن هذه الأدوات رائعة للاجتماعات في الوقت الفعلي، إلا أنها لا تحل دائمًا مشكلة التواصل غير المتزامن في الفرق الموزعة.

وعلى الصعيد غير المتزامن، شاع استخدام أداة Loom لمشاركة تسجيلات الشاشة، والتي تتقن كليك أب كليب .

تم تصميم ClickUp Clips للمواقف التي لا تكفي فيها الكلمات لشرح الأمور. لاستخدام ClickUp Clips، افتح أي محادثة في ClickUp واستخدم أيقونة الفيديو لتسجيل شاشتك بسرعة (مع تعليق صوتي بالطبع!) وإرسالها مباشرةً إلى المستلمين. إنها أسهل طريقة لمشاركة الملاحظات، وتسليط الضوء على الأخطاء، وإنشاء البرامج التعليمية، وإرسال العروض التوضيحية.

إنشاء تسجيلات الشاشة ومشاركتها على الفور مع الصوت مع أصحاب المصلحة دون تبديل علامات التبويب باستخدام ClickUp Clips

تسمح هذه الميزة لأعضاء الفريق بـ

• تسجيل رسائل فيديو قصيرة لشرح الأفكار المعقدة
• تقديم ملاحظات مرئية حول المشاريع
• إنشاء برامج تعليمية أو إرشادات سريعة
• تقليل الحاجة إلى عقد اجتماعات مطولة، وتحسين الإنتاجية الإجمالية

أفضل ما في ClickUp Clips هو أنه يمكنك أن تسأل ClickUp Brain ، مساعد الذكاء الاصطناعي متعدد الأغراض من ClickUp، لنسخ الفيديو وتحليله لقاعدة المعرفة.

على عكس Loom، لن تضطر إلى إدارة تطبيق منفصل للمقاطع. جميع تسجيلات الشاشة والمهام المرتبطة بها موجودة داخل ClickUp، مما يجعله حلاً أصلياً.

في حين أن استخدام وسائل متعددة للتواصل الإلكتروني جعلنا أكثر إنتاجية وكفاءة، إلا أنه يمكن أن يكون له العديد من المزالق أيضاً. فالاعتماد المفرط على هذه الأدوات يمكن أن يشتت الانتباه ويشل التواصل والعلاقات الشخصية، كما أن تكاليف التبديل بين السياقات مرتفعة، وعلينا الانتباه إلى مخاطر الأمن والامتثال.

مخاطر الاتصالات الإلكترونية والامتثال

على الرغم من فوائدها العديدة، إلا أن قنوات التواصل الإلكترونية تنطوي على مخاطر محتملة يجب على الشركات معالجتها:

• تهديدات الأمن السيبراني: التصيد الاحتيالي عبر البريد الإلكتروني، والبرمجيات الخبيثة، وانتهاكات البيانات
• مخاوف الخصوصية: ضمان بقاء المعلومات السرية آمنة
• الامتثال القانوني والتنظيمي: الالتزام بقوانين حماية البيانات مثل اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)

تلعب شركة Proofpoint، التي أسسها إريك هان الرئيس التنفيذي السابق للتكنولوجيا في شركة نت سكيب دورًا حاسمًا في التخفيف من هذه المخاطر. وباعتبارها شركة رائدة في مجال الأمن السيبراني، تقدم Proofpoint حلولاً

• الحماية من التهديدات القائمة على البريد الإلكتروني
• ضمان الامتثال للوائح حماية البيانات
• توفير تدريب الموظفين على أفضل ممارسات الأمن السيبراني

تراقب Proofpoint أيضاً تطبيقات اتصالات الأعمال ، يساعد الفرق القانونية من خلال التصور القوي للبيانات، ويبسط الامتثال من خلال توفير رؤية واضحة لتدفقات التقاط البيانات.

يعد تنفيذ تدابير أمنية قوية والبقاء على اطلاع على الثغرات المحتملة أمرًا بالغ الأهمية للحفاظ على سلامة الاتصالات الإلكترونية في الأعمال التجارية. لهذا السبب من المهم اختيار أدوات الاتصال التي تعطي الأولوية للأمان والامتثال.

تحسين الاتصالات الإلكترونية في الأعمال التجارية

وفقًا لإحصائيات الاتصالات الخاصة بـ Project.co لعام 2024, 70% من الموظفين يشعرون أنهم يخسرون الوقت في العمل بسبب مشاكل التواصل. ولكن الأمر ليس كله كئيباً.

يمكنك اتخاذ تدابير استباقية لتحسين نظام التواصل الإلكتروني في العمل. في حين أن أدوات مثل Proofpoint تعالج المخاوف الأمنية، فإن تطبيق أفضل الممارسات يمكن أن يعزز كفاءة التواصل بين فريقك بشكل كبير.

إليك بعض الاستراتيجيات لتحسين التواصل الإلكتروني في العمل:

تنفيذ سياسات تواصل واضحة

• وضع توقعات لأوقات الاستجابة
• تحديد الاستخدام المناسب لقنوات الاتصال المختلفة
• وضع مبادئ توجيهية لمشاركة المعلومات الحساسة

كن مهذبًا ومختصرًا في اتصالات العمل

• احترام وقت المتلقين من خلال الدخول في صلب الموضوع بسرعة
• الحفاظ على النبرة المهنية، حتى في القنوات غير الرسمية

اختر قناة الاتصال المناسبة للرسالة

• استخدم البريد الإلكتروني للاتصالات الرسمية أو عند الحاجة إلى التوثيق
• اختر المراسلة الفورية للأسئلة أو التحديثات السريعة
• الاستفادة من مكالمات الفيديو للمناقشات المعقدة أو اجتماعات الفريق

اجعل سطور الموضوع موجزة ووصفية

• تمكين المستلمين من فهم محتوى الرسالة بسرعة
• تحسين إمكانية البحث في رسائل البريد الإلكتروني وتنظيمها

قم بتنظيف الاتصالات الرقمية وتنظيمها بانتظام

• أرشفة رسائل البريد الإلكتروني والرسائل القديمة
• استخدم المجلدات أو العلامات لتصنيف المعلومات المهمة
• إلغاء الاشتراك من القوائم البريدية غير الضرورية

تعزيز التدابير الأمنية

• فرض كلمات مرور قوية مكونة من 14 حرفًا أبجدية رقمية وفريدة من نوعها لتطبيقات الاتصال وتغييرها بشكل دوري
• استخدام تشفير قوي كلما كان ذلك متاحًا لمنع هجمات القوة الغاشمة
• تشديد التحكم في الوصول من خلال المصادقة متعددة العوامل والشبكات الافتراضية الخاصة لتحسينالاتصالات الهجينة
  • ممارسة خطط الاستجابة للحوادث للتخفيف من وقت التعطل وحماية البيانات الحساسة

باتباع هذه الممارسات، يمكن للشركات تعزيز فعالية وأمن اتصالاتها الإلكترونية، مما يعزز بيئة عمل أكثر إنتاجية وحماية.

كيف تنشئ خطة اتصالات إلكترونية لفريقك

والآن، دعنا الآن نستكشف كيف يمكنك دمج النصائح المذكورة أعلاه وتنفيذ خطة تواصل قوية خطوة بخطوة.

1. مراجعة خطة التواصل الحالية

قبل أن تبدأ في إنشاء طريقة تواصل إلكترونية جديدة تمامًا، تحقق مما إذا كانت الشركة لديها بالفعل خطة تواصل قائمة. إذا كانت الإجابة بنعم، قم بتسليط الضوء على ما نجح من قبل وما يمكن تحسينه.

قم بإجراء تحليلات SWOT و PEST للحصول على صورة أوضح. بمجرد معرفة موقف الشركة، يصبح من الأسهل تحسين أو تنفيذ استراتيجية جديدة.

قم بـ قالب خطة التواصل من ClickUp هو قالب شامل يخزن استراتيجية التواصل الخاصة بك.

يمكن استخدامه كمرجع ومساعدة الأشخاص على تطوير فكرة متسقة لما يجب أن يبدو عليه التواصل المثالي، بدءاً من تفاصيل المشروع وأهدافه إلى أصحاب المصلحة والأدوات والتقييم.

تحميل هذا القالب

قالب خطة التواصل ClickUp

يمكن أن يساعدك هذا القالب في:

• تنظيم استراتيجية التواصل الخاصة بك
• تتبع الأهداف الخاصة بالتواصل والتقدم المحرز فيها
• التأكد من أن جميع أعضاء الفريق على نفس الصفحة

يوفر هذا النموذج إطاراً منظماً لتطوير وتنفيذ خطة التواصل الخاصة بك، مما يسهل على الجميع التوافق على استراتيجية التواصل الخاصة بفريقك.

2. تحديد الأهداف والمعايير

الآن للجزء المثير. لديك عنصران أساسيان في استراتيجية التواصل الخاصة بك: الأهداف التي يجب تحقيقها وقواعد اللعبة.

كما نوقش أعلاه، عليك اختيار القنوات ذات المغزى لأهداف عملك. بعد ذلك، عليك أن تقنن المعايير حتى تعرف الأطراف الخارجية ما يمكن توقعه منك.

على سبيل المثال، إذا كان أحد مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك هو تحسين التواصل مع العملاء، فعليك العمل على إمكانية تسليم البريد الإلكتروني، وتتبع البريد الإلكتروني، وموجزات ما قبل الاجتماعات وما بعدها، وبروتوكولات الرسائل.

حدد مقدار ما تريد مشاركته حول مشروع ما، ومتى يجب أن يتوقع العملاء التحديثات، وكيف يجب أن تبدو التسليمات. انتقل إلى التفاصيل وأنشئ قوالب لتبسيط كل شيء. بدلاً من ذلك، يمكنك استخدام أحد قوالب خطة التواصل الخاصة بـ ClickUp للحصول على السبق.

3. شرح التوقعات

على الصعيد الداخلي، تسير الأمور بسلاسة أكبر عندما تعرف الفرق ما يتوقعه مديروها منهم. والأمر متروك لك لشرح ذلك بالتفصيل.

شارك صفحة واحدة تشرح فيها أسلوبك الإداري، وما تحبه وما لا تحبه في العمل، وتفضيلاتك في التواصل، وتوقعات الفريق. سيساعد ذلك الموظفين على فهمك بشكل أفضل.

كما أن قالب العمل معي [Manager] قالب من ClickUp هو مكان رائع للبدء. يمكنك تعديل الصفحة لإضافة المزيد من المعلومات، وتخصيصها بشكل أكبر، وتضمين العلاقات والمراجع لتوضيح الأمور.

تحميل هذا القالب

قالب ClickUp العمل معي [Manager]

باستخدام هذا القالب، يمكنك

• تحديد أسلوبك القيادي، وعملية اتخاذ القرار، والطرق المفضلة لإعطاء/تلقي الملاحظات
• تحسين الشفافية في العلاقات بين المديرين والموظفين
• وضع توقعات واضحة لتواصل الفريق وأدائه
• توضيح نهجك في دعم نمو أعضاء الفريق وتطورهم

هذا يقلل من النزاعات بين أصحاب المصلحة ويمنع سوء التواصل، وهو ما يقودنا إلى الخطوة التالية.

4. وصف الأدوار والمسؤوليات

نظرًا لأن التواصل هو حجر الأساس للتعاون، يمكنك أن تطلب من الموظفين مشاركة دفاتر واحدة مماثلة مع زملائهم ومديريهم. يجب أن تتضمن أسلوب عملهم، وقنوات الاتصال المفضلة لديهم، وجداولهم الزمنية، من بين معلومات أخرى ذات صلة.

واستناداً إلى هذه البيانات، يمكن للمدراء إسناد المهام إلى الأشخاص الأكثر مهارة في التعامل معها والتخطيط وفقاً لذلك. وبهذه الطريقة، يتم الاستفادة من المهارات بشكل كامل مع بناء الثقة.

يمكن للموظفين تحسين إنتاجيتهم باستخدام قالب العمل معي [فردي] من ClickUp . هذه قابلة للتخصيص بالكامل مستندات ClickUp التي يمكن تحريرها وتوسيعها لتشمل البيانات ذات الصلة.

تحميل هذا القالب

قالب ClickUp العمل معي [فردي]

يمكنك استخدام هذا القالب لـ

• تخصيص أقسام لتفضيلات العمل، وأساليب التواصل، وأساليب التغذية الراجعة
• تعزيز الوعي الذاتي ومساعدة أعضاء الفريق على التفكير في عادات عملهم
• تسهيل التفاهم بشكل أفضل بين أعضاء الفريق، مما يقلل من سوء التواصل
• مشاركة استراتيجيات العمل الشخصية بسهولة عبر الفريق

يمكن ربط هذه المستندات بما يلي مهام النقر فوق المهام لرؤية أفضل داخل مساحة العمل.

5. إنشاء خيارات النسخ الاحتياطي

ماذا يحدث عندما تكون هناك فجوة معرفية؟ أو عندما يكون أحد أعضاء الفريق الأساسيين غير متاح بسبب حالة طارئة؟ يحتاج مديرو المشاريع إلى الاستعداد لمواجهة حالات التعطيل.

أنشئ مصفوفة تصعيد عندما تحتاج المهام إلى اهتمام خاص واشرح هذه المصفوفة لجميع أصحاب المصلحة. يجب عليك أيضًا تفصيل قنوات الاتصال الاحتياطية حتى يستمر العمل بسلاسة. عندما تقوم بترتيب ذلك، سيقل احتمال إصابة الموظفين بالذعر إذا واجه العمل عقبة.

تهانينا! أنت الآن في طريقك إلى منع حدوث مشاكل في التواصل والاستفادة القصوى من جميع وسائل الاتصال الإلكترونية في العمل!

عزز اتصالاتك الإلكترونية

أحدثت الاتصالات الإلكترونية ثورة في مجال الأعمال، حيث توفر سرعة ومرونة لا مثيل لها. ومع ذلك، فهي تجلب معها تحديات: مخاطر الأمن الإلكتروني، والحمل الزائد للمعلومات، والحاجة إلى سياسات واضحة.

ولتحقيق الازدهار، يجب على الشركات اختيار قنوات الوسائط الإلكترونية المناسبة، وتنفيذ إجراءات أمنية قوية، ووضع أفضل الممارسات. قد تكون إدارة أدوات متعددة أمراً مربكاً، ولكن الحلول موجودة.

يدمج ClickUp قنوات التواصل المختلفة في منصة واحدة، مع ميزات مثل ClickUp Chat للرسائل النصية السياقية و ClickUp Clips للتواصل غير المتزامن عبر الفيديو.

تعمل المنصة على تبسيط سير العمل، وتعزيز التعاون، والحفاظ على الأمان، ومعالجة العديد من التحديات التي ناقشناها.

هل أنت مستعد لتعزيز تواصل فريقك وإنتاجيته؟ اشترك في ClickUp اليوم واستمتع بوصول مريح إلى اتصالات أعمال سلسة ومتكاملة.