كيفية إنشاء قالب في Excel

هل شعرت يومًا بأنك عالق في حلقة مفرغة، تعيد إنشاء جدول البيانات نفسه مرارًا وتكرارًا؟ أو _ ربما تحاول إنجاز الأمور بسرعة ولكنك تجد نفسك محبطًا تبدأ من الصفر في كل مرة؟

إذا كان هذا يبدو مألوفًا، فقد حان الوقت للتعرف على القوالب. فهي توفر لك هيكلًا جاهزًا يوفر لك الوقت ويساعدك على إكمال مهامك خالية من المتاعب

سواء كان ذلك لإعداد الميزانية، أو تتبع المهام، أو تنظيم عملك، فإن القوالب تغني عن الحاجة إلى إعادة إنشاء نفس التخطيط في كل مرة، مما يجعل الحياة أسهل كثيرًا.

في هذه المدونة، سنوضح لك في هذه المدونة كيفية إنشاء قوالب في Excel حتى تتمكن من العمل بذكاء وليس بجهد أكبر.

_هل أنت مستعد لتبسيط مهامك؟

كيفية إنشاء قالب في Excel؟

إنشاء قالب Excel مخصص أمر بسيط. يمكنك تحديد القوالب الموجودة وتحويلها إلى قوالب مخصصة أو البدء من الصفر. دعنا نرى كيف يمكنك إنشاء قالب في Excel.

الخطوة 1: افتح مصنفًا جديدًا

للبدء، قم بتشغيل Excel لفتح مصنف جديد أو استخدم أحد جداول بيانات Excel التي تريد تحويلها إلى قالب مخصص. سيكون هذا المصنف بمثابة الأساس لملف قالب Excel الخاص بك.

via

٪ / href/ https://www.microsoft.com/en-in/microsoft-365/excel Microsoft Excel /%href/

💡 نصيحة احترافية: فكر في الغرض الذي ستستخدم قالب Excel من أجله. سواء كان ذلك في تعقب المشروع أو الفاتورة أو ورقة الميزانية، فأنت تريد أن يكون تخطيط قالب Excel الخاص بك مطابقًا للعمل.

الخطوة 2: قم بتخصيص قالب Excel الخاص بك

تخصيص قوالب Excel الخاصة بك هو المكان الذي يحدث فيه السحر. ابدأ بإدخال التفاصيل بجميع العناصر المطلوبة في قالب Excel الخاص بك. أضف الرؤوس والجداول والعمليات الحسابية، ولا تنسَ تطبيق التنسيق الشرطي والفلاتر والصيغ لجعل قوالب Excel ديناميكية.

على سبيل المثال، إذا كان قالب الميزانية الشهرية، فقم بإعداد فئات مثل "الدخل" و"المصروفات" وأضف صيغًا لحساب الإجماليات.

💡 نصيحة احترافية: يجب أن يحتوي قالب Excel القياسي على علامة تبويب "حول القالب" لمساعدة المستخدمين الآخرين على الوصول إلى القالب بسلاسة.

الخطوة 3: قفل وحماية القالب الخاص بك

إذا كنت قلقًا بشأن قيام شخص ما بإفساد الصيغ الخاصة بك، فقم بقفل خلايا محددة في ملف Excel الخاص بك حتى يتمكن الآخرون من إدخال البيانات في مناطق معينة دون تغيير بنية قالب Excel الخاص بك.

للقيام بذلك، قم بتمييز الخلايا التي تريد قفلها، ثم انتقل إلى علامة التبويب "مراجعة" وانقر على "حماية الورقة" يمكنك حتى إضافة كلمة مرور إذا لزم الأمر.

عبر

_/مرجع/ _https://www.microsoft.com/en-in/microsoft-365/excel Microsoft Excel /%href/

تذكّر أن تترك خلايا الإدخال (مثل الأسماء أو الأرقام) غير مؤمّنة في قوالب Excel الخاصة بك مع حماية حقول الحساب أو البيانات الثابتة.

الخطوة 4: احفظ كقالب

بمجرد الانتهاء من وضع اللمسات الأخيرة على المصنف الخاص بك، احفظه كقالب. توجه إلى علامة التبويب "ملف" وانقر على زر "حفظ باسم". اختر موقعًا، ومن القائمة المنسدلة لتنسيق الملف، اختر "قالب Excel" (\ * .xltx) هذا يضمن لك البدء بنسخة نظيفة في كل مرة تفتح فيها القالب.

💡نصيحة سريعة: إذا كنت تقوم بحفظ مصنف كقالب Excel للمرة الأولى، قم بتعيين موقع القوالب الشخصية الافتراضية.

عبر

_/مرجع/ _https://www.microsoft.com/en-in/microsoft-365/excel Microsoft Excel /%href/

يمكنك أيضًا اختيار حفظها كقالب ممكّن للماكرو لأتمتة المهام المتكررة وتبسيط العمليات للمصنفات الجديدة. يوفر الوقت ويعزز الكفاءة من خلال تقليل العمل اليدوي.

via

@/مرجع/ https://www.microsoft.com/en-in/microsoft-365/excel Microsoft Excel /%href/

الخطوة 5: استخدام قالب Excel الخاص بك ومشاركته

لإعادة استخدام قوالب Excel التي أنشأتها، انتقل إلى قائمة "ملف"، وانقر على "جديد"، ثم حدد قوالب Excel المحفوظة من قسم "القوالب الشخصية".

عبر

_/ href/ _https://www.microsoft.com/en-in/microsoft-365/excel Microsoft Excel /%href/

إذا كنت بحاجة إلى مشاركة قالب Excel الخاص بك مع الآخرين، ما عليك سوى تنزيله وإرساله بالبريد الإلكتروني أو حفظه في خدمة سحابية حيث يمكن للجميع الوصول إلى نفس القالب.

💡 نصيحة احترافية: تتيح مشاركة قوالب Excel عبر خدمة سحابية التعاون في الوقت الفعلي، مما يضمن عمل الجميع من نفس الإصدار.

كيفية تحديد قالب قياسي في Excel

بدلًا من إنشاء قالب Excel جديد من البداية، يمكنك استخدام قوالب مصممة مسبقًا ومتوفرة في مكتبة قوالب Excel من Microsoft Office Online. إليك الطريقة:

الخطوة 1: افتح مصنفًا جديدًا

لتحديد قالب Excel قياسي، افتح أولاً مصنف Excel وانقر على "جديد" ستجد هنا بعض قوالب Excel القياسية.

الخطوة 2: حدد قالبًا محددًا مسبقًا

الآن، اختر قالبًا يناسب متطلباتك وانقر عليه نقرًا مزدوجًا لاستخدام هذا القالب. على سبيل المثال، إذا كنت ترغب في إنشاء ميزانية شركة، اختر قالب "ميزانية الشركة الشهرية".

الخطوة 3: تخصيص القالب الحالي

بمجرد فتح قالب Excel الذي اخترته، ستجد ملخص الميزانية وأوراق منفصلة لإدخال الدخل والمصروفات. إذا لزم الأمر، يمكنك إضافة عناصر أخرى إلى الملخص وربطه بصيغة من أوراق أخرى.

عبر

_/مرجع/ _https://www.microsoft.com/en-in/microsoft-365/excel Microsoft Excel /%href/

في علامة التبويب "الدخل"، يمكنك إدخال القيم الفعلية والتقديرية وإضافة أو طرح بنود حسب تدفقات الدخل الخاصة بك.

عن طريق: مايكروسوفت إكسل وبالمثل، يمكنك تحرير ورقة المصروفات.

via

٪ / href/ https://www.microsoft.com/en-in/microsoft-365/excel Microsoft Excel /%href/

الخطوة 4: الحفظ كقالب

لحفظ قالب Excel الخاص بك، توجه إلى علامة التبويب ملف وانقر على زر "حفظ باسم". اختر موقعًا، ومن القائمة المنسدلة لتنسيق الملف، اختر قالب إكسل (*.xltx).

via

_/مرجع/ _https://www.microsoft.com/en-in/microsoft-365/excel Microsoft Excel /%href/

يمكنك أيضًا اختيار حفظه كقالب ممكّن للماكرو لأتمتة المهام المتكررة. يوفر الوقت ويعزز الكفاءة من خلال تقليل العمل اليدوي.

via

٪ / href/ https://www.microsoft.com/en-in/microsoft-365/excel Microsoft Excel /%href/

قيود إنشاء قالب في Excel

على الرغم من أن MS Excel أداة متعددة الاستخدامات، إلا أن لها العديد من القيود المتعلقة بإنشاء القوالب واستخدامها. البحث تشير إلى أن الأخطاء في جداول بيانات Excel يمكن أن يكون لها تداعيات مالية، مما يؤدي إلى نفقات غير متوقعة وتؤثر سلبًا على نتائج مشاريع الأعمال.

إليك بعض العيوب الأكثر شيوعًا في إنشاء قوالب إكسل:

محدودية التعاون

للتعاون على قالب Excel، تحتاج إلى تنزيله ومشاركته، مما قد يؤدي إلى إصدارات متعددة من ملفات Excel و يخلق ارتباكًا حول أحدث جدول بيانات.

للتعاون متعدد المستخدمين في الوقت الحقيقي في ملف Excel، تحتاج إلى استخدام الخدمات السحابية مثل OneDrive أو SharePoint، والتي تأتي بتكلفة إضافية.

تنسيق صارم

بمجرد إنشاء قوالب Microsoft Excel، يمكن أن يكون تعديل هيكلها - مثل إضافة ميزات أو أعمدة جديدة - مرهقًا. وغالبًا ما تتطلب التغييرات جهدًا يدويًا ويمكن أن تعطل التنسيق الحالي.

🔍مثال

تتطلب إضافة أعمدة أو صفوف جديدة تعديل الصيغ والتخطيطات. إذا كنت تنشئ قالب ميزانية لتتبع النفقات وتريد إضافة فئة نفقات جديدة، فقد يؤدي ذلك إلى تغيير محاذاة القالب بأكمله.

غياب الأتمتة

قوالب Microsoft Excel ثابتة بطبيعتها ولا توفر أتمتة مضمنة للمهام المتكررة. يجب على المستخدمين إدخال البيانات يدويًا أو تشغيل الصيغ أو تحديث الجداول، وهو ما قد يكون مستهلكًا للوقت

إذا كنت تدير قالب تقرير مالي شهري، فإن تحديث البيانات وإعادة حساب الأرقام كل شهر هي عملية يدوية. ويتطلب أتمتة مثل هذه المهام في Excel وحدات ماكرو معقدة، والتي يجد العديد من المستخدمين صعوبة في إعدادها.

مشاكل سلامة البيانات

نظرًا لأن المستخدمين غالبًا ما يقومون بتعديل ملفات قوالب MS Excel دون قيود، فقد تحدث أخطاء في إدخال البيانات بشكل متكرر. يساعد قفل الخلايا، ولكن هذا يحد من المرونة بالنسبة للمستخدمين الآخرين.

🔍مثال

في أحد قوالب إدارة المشاريع في برنامج Excel، قد يقوم أحد الأشخاص بإدخال التواريخ بتنسيق خاطئ، مما يتسبب في حدوث تعارض في الجدولة أو تأخير في تتبع المهام.

حجم الملف والأداء

يمكن لقوالب Excel الكبيرة التي تحتوي على بيانات واسعة النطاق أو أوراق متعددة أو صيغ معقدة أن تبطئ الأداء، خاصةً مع الأنظمة القديمة. يمكن أن يتسبب القالب الذي يحتوي على آلاف الصفوف وعلامات التبويب المتعددة في أن يستغرق تحميل Excel وقتًا طويلاً أو الأسوأ من ذلك أنه قد يتعطل بشكل متكرر.

لا توجد إدارة للمهام

قوالب مايكروسوفت Excel تفتقر إلى أدوات إدارة المشاريع المدمجة. إذا كنت تستخدم قالب Excel لتتبع المهام أو الجداول الزمنية، فمن الصعب مراقبة التقدم المحرز أو تعيين تذكيرات لتواريخ الاستحقاق.

إذا كنت تستخدم قوالب Office مخصصة لتتبع الجدول الزمني للمشروع، فستحتاج إلى تحديث حالات المهام يدويًا، ولا توجد طريقة للحصول على تذكيرات تلقائية للمواعيد النهائية.

إمكانيات محدودة لإعداد التقارير

في حين أن Excel يمكنه إنشاء مخططات ورسوم بيانية، إلا أنه يفتقر إلى القدرة على إنشاء تقارير ديناميكية قابلة للتخصيص أو لوحات معلومات Excel بناءً على البيانات في الوقت الفعلي. يجب تحديث أي تقارير يدوياً.

🔍مثال

في قالب تتبع المبيعات، يتطلب تحديث الرسوم البيانية لتعكس أحدث أرقام المبيعات إدخالاً يدوياً وإعادة تنسيقها.

تسلط هذه القيود الضوء على قيود Excel، خاصةً بالنسبة لمهام سير العمل المعقدة التي تتطلب المرونة والتعاون والأتمتة.

إنشاء قالب باستخدام ClickUp

تُعد قوالب Excel نقطة انطلاق رائعة لإدارة المشاريع أو الميزانية، ولكن مع توسعك في العمل بها يصبح من الصعب إدارتها. إذا وجدت أن Excel مقيدًا أيضًا، يجب عليك استكشاف ClickUp واحد من أدوات الإنتاجية الأعلى تقييمًا والتي توفر بديلاً قويًا ل مساعدة فريقك على العمل بذكاء أكبر . يمكن لقوالب ClickUp الديناميكية أن تلغي العمليات اليدوية وتوفر ميزات يفتقر إليها Excel.

يوفر ClickUp قوالب مجانية مسبقة الصنع لكل شيء من إدارة المشاريع إلى إدارة المهام و إدارة المخزون مما يوفر عليك عناء البدء من الصفر. ليس ذلك فحسب، بل يمكنك أيضًا إنشاء قوالبك الخاصة على المنصة.

إليك بعض الفوائد المهمة لاستخدام قوالب ClickUp:

• التعاون في الوقت الفعلي: التعاون مع عدة مستخدمين للعمل على نفس المشروع في نفس الوقت، مع تتبع واضح للتغيير والتحكم في الإصدار
• ميزات إدارة المهام: تعيين المهام، وتحديد تواريخ الاستحقاق، وتتبع تقدم المشروع
• الأتمتة: أتمتة المهام المتكررة باستخدام ميزات الأتمتة في ClickUp، مما يجعل سير العمل أكثر كفاءة
• الاندماج: يدمج العديد من الأدوات حتى تظل جميع بياناتك متزامنة
• قابلية التوسع: إدارة مهام سير العمل المعقدة والفرق الكبيرة بسهولة، باستخدام ميزات ClickUp المتقدمة مثل مخططات جانت وتبعيات المهام

والآن، دعنا نتعلم كيفية إنشاء قوالب ClickUp واستخدامها.

الخطوة 1: الوصول إلى مركز قوالب ClickUp

ClickUp مركز القالب عبارة عن مكتبة من القوالب المعدة مسبقًا والقوالب التي قمت بحفظها! يمكنك أيضًا العثور على قوالب مجانية أنشأها أشخاص في مساحة العمل الخاصة بك أو مجتمع ClickUp.

تصفح مجموعة مختارة من القوالب الخاصة بالمساحات والمجلدات والقوائم والمهام والمحرّر والمستندات وطرق العرض وقوائم المراجعة في مركز القوالب

لإنشاء قالب:

• افتح مساحة العمل
• انقر فوق علامة الحذف ... لفتح قائمة الإعدادات
• اختر قوالب
• انقر على 'حفظ كقالب'
• من قسم "حفظ كقالب جديد"، اكتب اسم قالب لإنشاء قالب جديد
  • اختياري: أضف الوصف والعلامات وحدد خيارات المشاركة
• انقر على حفظ

قم بتحويل المشروع إلى قالب مع الجداول الزمنية والمكلفين بالمهام والمعلومات المهمة

الخطوة 2: تخصيص القالب الخاص بك

بمجرد تحديد قالب جديد أو إنشاء قالب جديد، يمكنك تحويله إلى قوالب مخصصة حسب متطلبات عملك. لتخصيص قالب موجود:

• انقر فوق علامة الحذف الموجودة بجوار العنصر أو من مهمة مفتوحة
  • يمكن الوصول إلى قوالب المستندات بشكل مختلف
• حدد مركز القوالب، ثم قم بتحديث القالب الحالي
• قم بتحديث الإعدادات حسب متطلباتك
  • استخدم كليك أب عرض الجدول للحصول على تجربة تشبه جداول البيانات مع وظائف إضافية مثل تبعيات المهام والتعليقات وتتبع الوقت

الخطوة 3: احفظ القالب الخاص بك وأعد استخدامه

بعد وضع اللمسات الأخيرة على القالب الخاص بك:

• انتقل إلى إجراءات القالب وانقر على "حفظ كقالب
• قم بتعيين القالب إلى مساحة عمل، مما يجعله متاحًا لجميع أعضاء الفريق

لمزيد من التفاصيل حول هذه العملية، راجع دليل ClickUp الرسمي على كيفية إنشاء القوالب .

إنشاء القوالب بسهولة باستخدام ClickUp

مع ClickUp، يصبح التعاون سلسًا؛ حيث يعمل كل عضو في الفريق من قالب واحد محدّث. وعلاوة على ذلك، فإن أدوات الأتمتة داخل ClickUp تلغي التحديثات اليدوية، كما أن مرونة المنصة تسمح بتخصيص أكبر لتلبية احتياجات مشروعك.

مع ClickUp، تحصل مع ClickUp على حل أكثر قوة وقابلية للتطوير يلغي الحاجة إلى العمليات اليدوية ويجمع فريقك في منصة موحدة.

هل أنت مستعد للارتقاء بقوالبك إلى المستوى التالي؟ اشترك مجانًا في ClickUp اليوم!