في نوفمبر 2021، تصدرت البرتغال عناوين الصحف في نوفمبر 2021، حيث حظرت البرتغال على الرؤساء الاتصال بالموظفين بعد ساعات العمل. وقد طبقت فرنسا نسختها من هذا القانون - "الحق في قطع الاتصال" - منذ عام 2016.
لسوء الحظ، لسنا جميعاً محميون من رسائل العمل بعد ساعات العمل. ولكن إليك الخبر السار: إذا كنت تستخدم الرسائل الفورية في العمل باستخدام Slack، يمكنك وضع بعض الحدود لتحقيق توازن أفضل بين العمل والحياة الشخصية من خلال إيقاف الإشعارات مؤقتًا.
يمكنك أيضًا احترام وقت زملائك من خلال جدولة الرسائل لتخرج في أوقات محددة. قد يكون يوم عملك قد بدأ، لكن زملاءك في جميع أنحاء العالم في حالة خمول. أو ربما تكون أكثر إنتاجية في الليل بينما يكون الآخرون نائمين بالفعل. ربما ترغب في جدولة الرسائل المتكررة.
في جميع هذه السيناريوهات، تضمن جدولة رسائل Slack الخاصة بك لتصل في الوقت المناسب عدم تطفلك على ساعات عمل أي شخص في غير أوقات العمل.
سلاك هي واحدة من أكثر أدوات التواصل استخداماً على نطاق واسع ل التعاون في الوقت الحقيقي . دعونا نرى كيف يمكنك جدولة رسائل Slack وتحويل الأداة من مصدر للمقاطعات المستمرة إلى أداة قوية لـ تواصل الفريق .
كيفية جدولة الرسائل في Slack
جدولة الرسائل على Slack بسيطة مثل كتابة رسالة واحدة. إليك كيفية القيام بذلك:
الخطوة 1: افتح محادثتك
توجه إلى المحادثة أو قناة Slack حيث تريد جدولة رسالتك. قم بصياغة رسالتك كما تفعل عادةً.
عبر سلاك
الخطوة 2: الوصول إلى خيار الجدولة
بمجرد أن تصبح رسالتك جاهزة، ابحث عن سهم القائمة المنسدلة بجوار أيقونة الطائرة الورقية أو زر الإرسال. سيؤدي النقر فوق هذا إلى الكشف عن خيار جدولة الرسالة لوقت لاحق.
عبر Slack
الخطوة 3: تعيين الوقت
بعد تحديد خيار الجدولة، ستظهر قائمة منبثقة تحتوي على فترات زمنية مختلفة. هنا، يمكنك تحديد الوقت الذي تريد إرسال رسالتك فيه بالضبط.
عبر Slack
يمكنك تحديد الوقت الموصى به (إذا كان ذلك يناسبك) أو اختيار "وقت مخصص"، والذي يسمح لك بتحديد وقت مختلف لإرسال رسالتك.
الخطوة 4: تخصيص التاريخ والوقت
الآن، حدد التاريخ والوقت المحددين لإرسال رسالتك. تتيح لك هذه المرونة التخطيط لإرسال الرسالة وفقاً لسير عملك أو المناطق الزمنية لفريقك.
عبر Slack
بمجرد ضبط الوقت، انقر على زر "جدولة الرسالة". تهانينا، لقد تم وضع رسالتك الآن في قائمة الانتظار لوقت لاحق! وقد استخدمت أسلوباً أنيقاً اختراق سلاك لتعزيز الإنتاجية.
ومع ذلك، هذا ليس كل شيء.
هل تعلم أنه يمكنك تعديل أو إعادة جدولة أو إلغاء رسائلك المجدولة قبل إرسالها؟ يتيح لك كل من تطبيق سطح المكتب وجهازك المحمول القيام بذلك.
الخطوة 5: عرض الرسائل المجدولة
بعد الجدولة، ستظهر لك مطالبة بعرض رسائل Slack المجدولة. سيؤدي النقر على هذا إلى نقلك إلى قسم المجدولة داخل Slack.
عبر سلاك بدلاً من ذلك، يمكنك الوصول إلى هذا القسم مباشرةً من اللوحة السريعة على الجانب الأيسر في مساحة عمل Slack. سيظهر فقط بمجرد أن يكون لديك رسالة في قائمة الانتظار.
عبر Slack
الخطوة 6: تحرير رسالتك
إذا كنت ترغب في إجراء تغييرات، ما عليك سوى التمرير فوق رسالتك المجدولة والنقر على أيقونة القلم الرصاص على اليمين، والتي تمثل التحرير. يتيح لك ذلك تعديل المحتوى في حقل الرسالة قبل إرسالها.
عبر Slack
الخطوة 7: ضبط الوقت المجدول
إذا كنت بحاجة إلى تغيير وقت رسالتك، فانقر على أيقونة الساعة بجوار أيقونة التعديل. سيسمح لك ذلك بتعديل التاريخ والوقت، مما يضمن وصول رسالتك في الوقت الذي تريده بالضبط.
عبر سلاك
الخطوة 8: إلغاء أو حذف الرسالة المجدولة
لا تشعر بالثقة بشأن الرسالة أو التوقيت بعد الآن؟ لا تقلق!
يمكنك إلغاء أو حذف الرسالة المجدولة بالنقر على الخيارات المناسبة. يمنحك هذا تحكماً كاملاً في إدارة المشروع في Slack .
عبر سلاك
الخطوة 9: شاهد البث المباشر
أخيرًا، عندما يحين الوقت المحدد، ستظهر رسالتك تلقائيًا في القناة المخصصة مثل أي رسالة Slack عادية أخرى. الأمر بهذه البساطة. يمكنك أيضًا جدولة الرسائل المتكررة بهذه الطريقة.
ومع ذلك، تذكر أنه لا يمكنك إرسال رسائل مجدولة للرد على موضوع أو محادثة جارية.
استخدام روبوتات سلاك لأتمتة الاتصالات
في حين أن ميزة الإرسال المجدول الأصلية في Slack هي إحدى طرق أتمتة الاتصال، يمكنك أيضًا الاعتماد على روبوتات Slack Bots للقيام بنفس الشيء.
روبوتات Slack هي برنامج أو أداة أتمتة تتفاعل مع المستخدمين داخل مساحة عمل Slack.
يمكن برمجة الروبوتات لإرسال رسائل Slack في أوقات محددة، مثل ميزة الجدولة الأصلية، لكنها تُستخدم عادةً في مهام أكثر تعقيداً، مثل إدارة سير العمل، أو الاستجابة لمدخلات المستخدم، أو التكامل مع أدوات ومنصات أخرى - مثل ClickUp وGitHub وGoogleDocs وغيرها - لتوفير تحديثات سلسة عن العمل الذي يتم إنجازه خارج Slack.
فيما يلي بعض الطرق الأكثر شيوعًا لاستخدام روبوتات Slack لجدولة الرسائل والتذكيرات والتحديثات:
- رسائل ترحيب آلية للموظفين الجدد: يمكن لروبوتات سلاك تعريف الموظفين الجدد بالقنوات ذات الصلة وتزويدهم بالموارد الأساسية للتأهيل
- مطالبات الوقوف اليومي: يمكن للبوت أن يذكّر أعضاء الفريق تلقائيًا بإرسال تحديثات الموقف في وقت محدد كل يوم
- تحديثات وملخصات المهام: يمكن للروبوت نشر تحديثات حالة المهام تلقائيًا، مما يضمن توافق أعضاء الفريق حول من يعمل على ماذا وإلى أي مدى وصلت كل مهمة
- إشعارات بالمهام المستحقة: يمكن للبوت المدمج مع أدوات إدارة المشاريع مثل ClickUp، إخطار المستخدمين عند اقتراب المواعيد النهائية أو عند اكتمال المهام
- تذكيرات للاجتماعات أو الأحداث: يمكن للروبوتات تذكير الفرق بالاجتماعات أو المواعيد النهائية القادمة، مما يضمن عدم تفويت أي شخص للحظات الحرجة
تعمل هذه الرسائل والردود الآلية على توفير وقت أعضاء الفريق وتضمن أن يكون التواصل سريعاً وملائماً وفعالاً.
محدودية استخدام روبوتات Slack في التواصل
تعد روبوتات Slack طريقة ممتازة لأتمتة المهام وإرسال التذكيرات والإجابة على الاستفسارات داخل القناة. إنها مثل وجود مساعد مساعد متاح على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع.
ومع ذلك، على الرغم من هذه الفوائد، هناك بعض القيود التي تستحق الدراسة.
يمكن أن يساعدك فهم هذه التحديات في تقييم ما إذا كان Slack هو الأنسب لفريقك أو إذا كان هناك أدوات التواصل غير المتزامن قد تكون أكثر ملاءمة.
1. يمكن أن تكون الروبوتات مشتتة للانتباه
بينما تقدم روبوتات Slack ردودًا سريعة وآلية على الأسئلة، إلا أنها قد تخلق أيضًا الكثير من الضوضاء. وعلى الرغم من أن الحصول على إجابات فورية على الأسئلة أمر مفيد، إلا أن التدفق المستمر لإشعارات الروبوتات - من التحديثات إلى إشارات الفريق - يمكن أن يقطع تركيزك.
يمكن أن يربك الموظفين بسهولة، مما يجعل من الصعب التركيز على المهام المهمة في ظل وجود ثرثرة إضافية في الخلفية.
2. روبوتات سلاك لها ثمن باهظ
الجانب السلبي الأكبر ل Slack هو التكلفة، خاصةً عند إضافة الروبوتات.
يبدأ سعر Slack من 7.25 دولار لكل مستخدم لخطة Pro. وهذا لا يبدو مرتفعاً جداً إلى أن يبدأ فريقك في النمو، وفجأةً ستجد نفسك أمام فاتورة أعلى بكثير كل شهر.
وكلما زاد عدد المستخدمين الذين تضيفهم، زادت التكلفة. قد تحتاج بعض الفرق إلى التفكير فيما إذا كانت بدائل سلاك بميزات مماثلة أو أفضل قد تكون خيارًا أكثر فعالية من حيث التكلفة.
3. تحتاج الروبوتات إلى صيانة دورية
مثلها مثل أي روبوتات أخرى، فإن روبوتات Slack ليست مثالية خارج الصندوق. فهي تعتمد على البيانات والأوامر التي تزودها بها.
إذا لم تكن المعلومات محدثة، فقد يواجه الروبوت الخاص بك صعوبة في تقديم إجابات قيّمة. هذا يعني أنه للحفاظ على عمل الروبوت الخاص بك بكفاءة، ستحتاج إلى تحديثه بانتظام. مع نمو فريقك وتوسع قنوات Slack، قد يكون الحفاظ على هذه الروبوتات مرهقًا.
4. يمكن أن تملأ الروبوتات مساحة التخزين
إحدى المشكلات الأقل شهرة هي مقدار مساحة التخزين التي يوفرها Slack - وهي ليست كبيرة. نظرًا لأن الروبوت الخاص بك يساعد في أتمتة المهام وإرسال الملفات، فسوف يساهم في حدود بيانات Slack.
بمجرد الوصول إلى هذه الحدود، سيبدأ سلاك في حذف الملفات والرسائل القديمة. يمكن أن يصبح هذا مشكلة إذا كانت روبوتاتك تولد الكثير من البيانات أو إذا كنت تعتمد على سلاك لتخزين سجل الاتصالات أو المستندات المهمة.
5. الإبداع ليس من نقاط قوة البوتات
أخيرًا، بقدر ما يمكن أن تساعد الروبوتات في المهام اليومية، فإنها تفتقر إلى عنصر واحد حاسم: الإبداع
الروبوتات رائعة في الاستجابة للأوامر المحددة مسبقًا ولكنها لا تساعد كثيرًا في حل المشكلات المعقدة أو التفكير خارج الصندوق
في السيناريوهات التي تتطلب الابتكار أو التفكير النقدي، ستحتاج إلى اللمسة البشرية لمعالجة المشكلة.
يمكنك التغلب على بعض هذه القيود من خلال إقران Slack بمنصة شاملة لإدارة المشاريع مدعومة بالذكاء الاصطناعي مثل ClickUp.
تعزيز تواصل الفريق باستخدام ClickUp وSlack
يقدم كل من Slack وClickUp أدوات لتعاون الفريق، ولكن إذا كنت قارن بين ClickUp و Slack كل منهما يحقق نتائج في مجالات مختلفة. ومع ذلك، فإن الجمع بين نقاط قوتهما معاً يجعلهما ثنائي العمل الجماعي المثالي، مما يجعل التعاون أكثر سلاسة من أي وقت مضى.
إليك كيف يمكن أن يؤدي دمج Slack مع ClickUp إلى تبسيط سير عملك:
1. حافظ على مزامنة Slack مع ClickUp لإدارة المشاريع بسلاسة
بواسطة دمج ClickUp مع Slack فإنك تقوم بتحويل Slack إلى أكثر من مجرد أداة تواصل.
اجمع بين إمكانات إدارة المشروع والتعاون من خلال تكامل ClickUp Slack
الـ تكامل ClickUp Slack يتيح لك تحويل رسائل Slack بسرعة إلى مهام في ClickUp. يمكنك حتى إنشاء المهام مباشرةً من أي رسالة عن طريق كتابة /ClickUp new، وإرسالها مباشرةً إلى لوحة تحكم إدارة المشروع.
إنشاء المهام وإدارتها على ClickUp عبر Slack باستخدام تكامل ClickUp-Slack
يحافظ هذا على تنظيم المحادثات ويساعدك على تلقي إشعارات في الوقت الفعلي في Slack حول تحديثات الحالة أو التعليقات أو تقدم المشروع.
2. ابقَ على اتصال مع المحادثات في الوقت الفعلي انقر فوق الدردشة يعيد تعريف تعاون الفريق من خلال توحيد المحادثات والعمل في منصة واحدة سلسة، على عكس Slack، حيث تظل الدردشات والمهام منفصلة. مع ClickUp Chat، تحدث المناقشات مباشرةً إلى جانب المشاريع والمهام والمستندات، مما يؤدي إلى إنشاء مصدر واحد للحقيقة والتخلص من التبديل بين السياقات.
مع الميزات المدعومة بالذكاء الاصطناعي داخل الدردشة، يمكنك:
- إنشاء المهام مباشرةً من الرسائل
- إنشاء علاقات للربط بالسياق الصحيح في جميع الأوقات
- إنشاء ملخصات في الوقت الفعلي ومتابعة المناقشات المترابطة دون قراءة كل رسالة على حدة
تعاون في الوقت الفعلي باستخدام ClickUp Chat للحفاظ على مهامك ومحادثاتك في مكان واحد
علاوة على ذلك، تضمن ميزة المتابعة عدم ضياع الرسائل الرئيسية وعناصر الإجراءات في المحادثة من خلال فرز المعلومات المهمة لسهولة تتبعها.
وبالمثل، تتيح ميزة SyncUps إجراء مكالمات فيديو ومكالمات صوتية مباشرة في مساحة العمل الخاصة بك، وإنشاء عناصر الإجراءات والملخصات من المناقشات تلقائياً.
قبل ميزة ClickUp، كانت الاجتماعات والاتصالات عبر البريد الإلكتروني ذهاباً وإياباً تؤدي إلى ثقب أسود حيث كانت العناصر تُترك دون أن تُرى أو تُراقب. ونتيجةً لذلك، لم تكن تتم مراجعة المهام في الوقت المحدد، ولم يكن أحد يعرف كيف تسير عملية التطوير الإبداعي الآن، أصبح بإمكان كل فرد في الفريق أن يرى بوضوح متى يحين موعد استحقاق بنود العمل والدردشة والتعاون ضمن المهام
سامانثا دينجيت، مديرة مشروع مدير مشروع في شركة ديجز
3. إدارة المهام دون عناء مع التعليقات المخصصة
إحدى أقوى ميزات المنصة هي انقر فوق تعيين التعليقات . تتيح لك هذه الميزة تعيين مهام محددة لأعضاء الفريق مباشرةً داخل المحادثة باستخدام انقر فوق @التعليقات .
قم بمعالجة المشكلات على الفور عن طريق تعيين المهام مباشرة في التعليقات داخل ClickUp Chat
تخيل أن يكون لديك تحديث مهم أثناء الدردشة - بدلاً من المخاطرة بنسيانه، يمكنك تحويل هذا التعليق على الفور إلى مهمة للشخص المسؤول. هذا الأمر مثالي للحفاظ على التفاصيل المهمة من الانزلاق من خلال الثغرات.
💡 نصيحة احترافية: اتّباع الخطوات المناسبة آداب الركود مثل استخدام سطور موضوع واضحة والحد من @الإشارات، يضمن تواصلًا أكثر سلاسة للفريق ويقلل من التشتت غير الضروري.
4. التواصل بصرياً باستخدام مقاطع ClickUp Clips
إذا كنت متعلمًا بصريًا كليك أب كليب ستكون أداتك المفضلة. تتيح لك التقاط و مشاركة تسجيلات الشاشة مباشرة من داخل ClickUp.
تسجيل الأحداث المهمة وتحويلها إلى موارد باستخدام ClickUp Clips
على سبيل المثال، إذا احتاج فريق تكنولوجيا المعلومات إلى السير في عملية استكشاف الأخطاء وإصلاحها، فيمكنهم تسجيلها خطوة بخطوة، مما يضمن وصول جميع أعضاء الفريق إلى هذا الدليل عند الحاجة.
5. أتمتة الردود وجدولة الرسائل لتحقيق الكفاءة أتمتة ClickUp's Automation إلى المراسلة، مما يتيح لك إعداد الردود التلقائية وجدولة الرسائل عند الحاجة.
إنشاء مهام سير العمل التي تعمل على تبسيط إجراءات عملك باستخدام أتمتة ClickUp
هذا مفيد بشكل خاص لإرسال التذكيرات أو التحديثات أو الإشعارات الرئيسية دون الحاجة إلى التواجد هناك للضغط على "إرسال"
من خلال أتمتة الاتصالات، يمكنك التأكد من إرسال التحديثات المهمة إلى الأشخاص المناسبين في الوقت المناسب دون أن يفوتك أي شيء.
6. ابدأ بسهولة مع القوالب الجاهزة
Slack و ClickUp هما في جوهرهما أدوات لتبسيط التواصل.
لمساعدتك على البدء دون الشعور بالإرهاق، يوفر ClickUp قالباً فورياً للرسائل.
كما أن قالب الرسالة الفورية ClickUp يسمح لك بإنشاء مشاريع مخصصة لمواضيع محددة، ودعوة أعضاء الفريق المناسبين، والبحث عن الرسائل بسرعة. وهو مصمم لتتمكن من العمل بسرعة وتنظيم محادثاتك منذ اليوم الأول.
تجنّب المحادثات الفوضوية وعزّز التعاون مع قالب ClickUp للرسائل الفورية
مع ميزات لأرشفة المحادثات القديمة وتعيين إشعارات للتحديثات، تصبح إدارة التواصل أسهل بكثير.
باستخدام هذا القالب، يمكن لفريقك
- تنظيم جميع الرسائل في مكان واحد
- تحديد أولويات المحادثات الأكثر أهمية
- ضمان عدم تفويت أي رسالة مهمة
- التعاون بكفاءة أكبر بدون محادثات فوضوية
💡 نصيحة احترافية: استخدام قوالب خطة التواصل يمكن أن تساعدك على تحديد أهداف واضحة للتواصل الداخلي والخارجي، مما يجعل التعاون أكثر سلاسة.
أرسل الرسائل كالمحترفين باستخدام ClickUp
تُعد كيفية التواصل أمراً بالغ الأهمية لتشجيع بيئة عمل إيجابية وتعزيز الاحتفاظ بالموظفين. كشفت دراسة حديثة أن 9% من الموظفين يعتقدون أن التواصل في مكان عملهم دقيق ومفتوح وفي الوقت المناسب. ولكن لا يجب أن يكون هذا هو واقعك.
فباستخدام تكامل تطبيق ClickUp's Slack، يمكنك سد فجوات التواصل وضمان تلقي فريقك للتحديثات ذات الصلة في الوقت المناسب. ينتقل التواصل من الانعزال إلى الشفافية، ويمكن لفريقك التركيز على المساهمة بأفضل ما لديهم في كل مشروع.
الجزء الأفضل؟ مع ClickUp، يتم دمج كل ما تحتاجه للعمل - الرسائل، والمهام، والعروض، ولوحات المعلومات وغيرها - في مكان واحد. إن محادثات المنصة في الوقت الحقيقي، والقدرة على تحويل الرسائل المباشرة إلى مهام مفصّلة، وخيارات تصور المناقشات تجعلها أداة شاملة لإدارة المشروع. جرّب ClickUp مجانًا اليوم واستفد من مستوى جديد من الكفاءة!