هل سبق لك أن بدأت مشروعاً لتراه ينحرف عن مساره بشكل كبير؟ هذا هو زحف النطاق في العمل، وهو مأزق شائع في معظم المشاريع - من تطوير البرمجيات والتسويق إلى البناء والآلات الثقيلة وحتى مبادرات القطاع العام.
وقد وجدت شركة ماكنزي أن مشروع واحد فقط من كل 200 مشروع من مشاريع تكنولوجيا المعلومات استوفى جميع معايير نجاح المشروع الثلاثة (الميزانية والجدول الزمني والفوائد).
ولكن هناك حل يمكن لخطة إدارة النطاق المصممة جيدًا أن تبقي مشروعك على المسار الصحيح وتوفر المال.
هل تريد تجنب العواقب المكلفة لتأخير المشروع و زحف النطاق ? تحدد قائمة المراجعة المفيدة هذه الخطوات اللازمة لإنشاء بيان نطاق المشروع المثالي لأي صناعة.
فهم بيان نطاق المشروع
بيان نطاق المشروع هو وثيقة رسمية تحدد حدود المشروع وتحدد ما هو مدرج وما هو غير مدرج. وهو يضمن فهم فريق المشروع لأهدافه وإنجازاته وقيوده.
يحتوي بيان نطاق المشروع عادةً على أربعة عناصر رئيسية:
- أهداف المشروع: الأهداف والنتائج المحددة التي يهدف المشروع إلى تحقيقها
- المنجزات: المخرجات "الملموسة" التي سيتم إنتاجها
- مشتملات (واستثناءات) النطاق: مهام أو أنشطة أو مكونات محددة للمشروع يتم تضمينها (أو لا يتم تضمينها) في المشروع
- القيود: القيود أو القيود التي قد تؤثر على المشروع
يمكن أن يساعد إنشاء بيان واضح المعالم لنطاق المشروع في منع زحف النطاق وإبقاء المشروع على المسار الصحيح. يخدم بيان نطاق المشروع هذه الأغراض:
- يقلل من المخاطر: من خلال تحديد حدود المشروع بوضوح، فإنه يساعد على التخفيف من المخاطر المرتبطة بزحف النطاق وتجاوز التكاليف والتأخير في الجدول الزمني
- تحسين الكفاءة: بما أنك تعرف ما هو مهم منذ البداية، يمكنك تخصيص الموارد وإدارة ميزانيتك بشكل أفضل
- يحافظ على رضا أصحاب المصلحة: بما أن الجميع يوافقون مسبقاً على مخرجات المشروع، يمكنك تقليل التعارضات وزحف النطاق في المستقبل
- يعمل كنقطة مرجعية: عندما تنشأ حالات عدم اليقين أو عندما يتغير أعضاء الفريق، يمكن أن يكون بيان نطاق المشروع مصدراً موثوقاً للحقيقة
وباختصار، يوفر بيان نطاق المشروع الوضوح والتوجيه والتحكم، مما يؤدي إلى إنجاز المشروع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية المحددة.
## كيفية كتابة بيان نطاق المشروع (مع أمثلة)
الآن بعد أن رأينا ما هو بيان نطاق المشروع ولماذا تحتاج إلى واحد، دعنا ندخل في كيفية إنشاء بيان لنطاق المشروع من أجل توجيه أكثر دقة للمشروع ومواءمة أفضل للفريق. سنقوم أيضًا بفحص كيفية استخدام أدوات إدارة المشروع مثل ClickUp دعم العملية، ومساعدة الفرق على تنظيم المهام وتتبع التقدم المحرز والتعاون بكفاءة.
إليك ملخص سريع للخطوات الرئيسية:
قائمة مراجعة سريعة لإنشاء بيان نطاق المشروع
- تحديد الغرض من المشروع
- وضع خطة للموارد
- وضع قائمة بالمخرجات
- تحديد قيود المشروع
- صياغة بيان نطاق المشروع
- تنفيذ عملية التحكم في التغيير
والآن، دعنا نستكشف ذلك بالتفصيل.
اقرأ أيضًا: قائمة مراجعة إدارة المشاريع المكونة من 9 نقاط للمدراء
1. معرفة "ماذا" و "لماذا
يعد فهم الغرض من مشروعك أمرًا أساسيًا لإنشاء بيان نطاق واضح ومقنع (ونجاح المشروع). ويتضمن ذلك تحديد أهداف المشروع واحتياجات العمل والنتائج المرجوة.
إليك بعض الأسئلة التي يمكنك طرحها على نفسك خلال هذه المرحلة:
- ما هي المشكلة التي يحلها المشروع؟
- ما هي النتائج أو الفوائد المرجوة؟
- كيف يتوافق هذا المشروع مع الأهداف العامة للمؤسسة؟
هذه الخطوة هي نجمة الشمال التي توجه اختياراتك وقراراتك أثناء صياغة خطة مشروعك. أحضر فريق مشروعك بالكامل (أو على الأقل أصحاب المصلحة الرئيسيين المعنيين بالمشروع) خلال هذه المرحلة. لن يجلب أعضاء الفريق المختلفون وجهات نظر متنوعة في المناقشة فحسب، ولكن عندما تشركهم في وقت مبكر، سيشعرون أيضًا بأنهم أكثر استثمارًا في نتيجة المشروع.
استخدم أداة اللوحة البيضاء الافتراضية لجعل المناقشة أكثر تفاعلية (خاصةً إذا كنت تعمل عن بُعد أو فريقاً مختلطاً). على سبيل المثال قالب السبورة البيضاء لنطاق مشروع ClickUp يمكن أن يساعدك على تبادل الأفكار معًا كفريق وإنشاء مسودة أولية لنطاق مشروعك.
قم بالعصف الذهني لنطاق مشروعك باستخدام قالب السبورة البيضاء لنطاق مشروع ClickUp
القالب عبارة عن أداة مرئية وتعاونية مصممة لتنظيم وإدارة جميع جوانب نطاق مشروعك. ويوفر مساحة مركزية لتتبع أنشطة المشروع والموارد والتسليمات والجداول الزمنية، مما يضمن عدم إغفال أي شيء. يأتي مع مربعات منفصلة لكل خطوة من خطوات خطة نطاق مشروعك:
- المعلومات: اجمع كل البيانات والحقائق ذات الصلة التي ستشكل المشروع. وهذا يضمن حصول الجميع، بما في ذلك مدير المشروع، على نفس المعلومات الأساسية
- التبرير: شرح الأساس المنطقي وراء كل قرار يتم اتخاذه خلال المشروع. وهذا يساعد على مواءمة أعضاء الفريق مع هدف المشروع وتوجهه
- النطاق: تحديد نطاق المشروع - ما هو مشمول وما هو مستبعد من المشروع. وهذا يضمن وضوح الحدود ويمنع سوء الفهم
- الأهداف: تحديد النتائج والأهداف المرجوة من المشروع. وهذا يساعد على توجيه تقدم المشروع وقياس مدى نجاحه
- المخرجات: تحديد المخرجات أو النتائج الملموسة التي سيحققها المشروع. وهي بمثابة معايير لتتبع التقدم المحرز والإنجاز
- الاستثناءات:حدد ما ليس جزءًا من المشروع لتجنب زحف النطاق. يحدد هذا القسم التوقعات لما لن تتم معالجته أو تسليمه
- الافتراضات: تحديد الافتراضات الأساسية والتحيزات المحتملة التي تؤثر على المشروع. يساعد الاعتراف بها على توقع المخاطر والتخطيط للطوارئ
هذا يضع أساسًا متينًا لبقية أجزاء عملية تخطيط المشروع مما يمنحك المزيد من الوضوح عند تخصيص الموارد أو تحديد خطة مشروعك.
📌 📌مثال:
لنفترض أنك شركة إنشاءات تحتاج إلى تجديد مبنى مكتبي. إليك ما ستكون "أسبابك" (أهدافك):
**_تحسين كفاءة الطاقة في المبنى ووظائفه وجمالياته لتلبية احتياجات المستأجرين المتغيرة وتقليل تكاليف التشغيل
2. وضع خطة موارد
بمجرد تحديد أهداف مشروعك، حان الوقت لتقييم الموارد اللازمة لتحقيقها. يجب عليك متطلبات المشروع يمكن أن تشمل تحديد الأشخاص والمعدات والمواد والميزانية المطلوبة.
قم بإشراك أصحاب المصلحة الرئيسيين عند وضع هذه الخطة لضمان الاستماع إلى الجميع، خاصة إذا كنت تعمل مع فرق متعددة الوظائف. من أفضل الممارسات الأخرى التخطيط للطوارئ. قد يكون هذا الأمر بسيطًا مثل احتساب موظف في إجازة خلال فترة المشروع أو شيء أكثر حدة مثل التأخير في موافقة الحكومة أو لوجستيات المواد.
علاوةً على ذلك، من خلال التخطيط لتكاليف المشروع وموارده مسبقاً، سيكون لديك فهم أوضح لمتطلباته، مما يساعدك على إبقائه ضمن الميزانية.
اقرأ أيضًا: 20 دورًا رئيسيًا في المشروع وتأثيرها على نجاح المشروع 📌مثال:
بالنسبة لمثال تجديد مبنى مكتبي ليكون موفرًا للطاقة، إليك ما يمكن أن تتضمنه خطة تخصيص الموارد:
- الموارد البشرية: المهندسين المعماريين، والسباكين، والكهربائيين، وعمال البناء، ومديري الموقع، وما إلى ذلك
- المعدات والمواد: معدات البناء ومواد البناء واللوازم الكهربائية وما إلى ذلك
- الميزانية: تكلفة البناء، ورسوم المهندس المعماري والمهندس، وتكلفة المواد، وتكاليف العمالة، وصندوق الطوارئ
- الجداول الزمنية: المعالم الرئيسية وخطط المناوبة والمزيد
3. ضع قائمة بالمخرجات
هذه هي النتائج الملموسة التي سيتم تسليمها إلى رعاة المشروع والعملاء في نهاية المشروع. وهي أيضًا معيار لقياس نجاح المشروع وما إذا كان يسير على المسار الصحيح. هناك أمران مهمان يجب أخذهما في الاعتبار عند تحديد مخرجات المشروع وهما
- التأكد من أن المخرجات واقعية وقابلة للتحقيق ضمن قيود المشروع
- ربط كل ناتج قابل للتسليم بموعد نهائي أو إطار زمني محدد - معالم المشروع التي يمكنك استخدامها لتتبع ما إذا كان سيتم تسليم المشروع في الوقت المحدد
تحديد المهام المحددة المدرجة (ضمن النطاق) والمستبعدة (خارج النطاق) من المشروع في هذه المرحلة.
📌مثال:
فيما يلي بعض النواتج التي سيحتاجها مبنى المكاتب الذي تم تجديده والموفر للطاقة
- الموافقة على التصاريح: الحصول على التصاريح والموافقات اللازمة من السلطات المحلية (شهر واحد)
- تحسين كفاءة الطاقة: تحسين كفاءة الطاقة: الإضاءة، والبناء المستدام، والألواح الشمسية، وما إلى ذلك (ثلاثة أشهر)
- تحديث الديكورات الداخلية: ديكور عصري وغرف مطورة وتغييرات في التصميم (شهران)
- شهادة إتمام: شهادة إتمام: الحصول على شهادة إنجاز من مفتش المبنى (أسبوع واحد)
يمكن أن تشمل الأعمال الخارجة عن النطاق تأثيث مساحة المكتب، وتنسيق الحدائق، وما شابه ذلك - على الرغم من ارتباطها بتجديد المكتب، إلا أنها ليست جزءاً من مشروعك.
على الرغم من أن هذه قائمة أساسية، إلا أننا نقترح عليك التعمق في قائمة مراجعة إدارة المشروع. يمكنك استخدام أداة مثل قوائم مراجعة ClickUp لإنشاء قوائم هرميّة - لضمان عدم ترك أي مهمة دون تدقيق، وعدم إهمال أي مهمة.
قم بتوثيق مخرجاتك باستخدام قوائم تدقيق ClickUp Checklists
أفضل ما في قوائم مراجعة المهام هي أنها أكثر من مجرد قائمة بسيطة. يمكنك
- تعيين عنصر قائمة معين لشخص ما
- استخدام التعليقات لإضافة المزيد من السياق حول العنصر
- تداخل عناصر القائمة لتصنيف أفضل
والأفضل من ذلك كله، حفظ قوائم المراجعة كقوالب لإعادة استخدامها في المشاريع المستقبلية.
💡 نصيحة احترافية: لماذا تتوقف عند قوائم المراجعة فقط لتسليماتك؟ يمكنك أيضًا إنشاء قالب قائمة مراجعة يمكن لفريقك نسخه واستخدامه لكل بيان لنطاق المشروع - مما يؤدي إلى تبسيط وتوحيد نطاق المشروع العملية والهيكل.
4. تحديد قيود المشروع
أنت تعرف ما هي مخرجاتك. حان الوقت لمعرفة ما الذي يمنعك من إنجازها. قد يكون هذا قيد الوقت (الضغط لإنهاء المشروع ضمن إطار زمني محدود دون التأثير على جودة العمل)، أو قيد الميزانية (إعطاء العميل ما يحتاجه ولكن ضمن الميزانية المخصصة)، أو حتى قيد الموارد (إيجاد الفريق المناسب للمهمة).
من خلال تحديد هذه المشكلات في وقت مبكر من مرحلة المشروع، يمكنك وضع استراتيجيات للتخفيف من تأثيرها خلال دورة حياة المشروع وضمان إتمامه بنجاح.
📌مثال على ذلك:
قد تواجه بعض المعوقات عند بدء مشروع تجديد مكتبك.
- الحاجة إلى إكمال التجديد خلال غير ساعات العمل لتقليل تعطيل المستأجرين إلى أدنى حد ممكن
- محدودية توافر عمال البناء المهرة في المنطقة
- مقاومة المستأجرين للانتقال المؤقت أثناء التجديدات
- الامتثال لمعايير ولوائح المباني الخضراء
5. صياغة بيان نطاق المشروع
الآن بعد أن حددت أهداف مشروعك وموارده والتحديات المحتملة التي تواجهه، حان الوقت لتوحيد النتائج التي توصلت إليها في بيان رسمي لنطاق المشروع. ستكون هذه الوثيقة بمثابة خارطة طريق لمشروعك، حيث ستعمل كخارطة طريق لمشروعك، وتحدد معايير مشروعك - المنجزات والجداول الزمنية وغير ذلك.
سيتضمن مستند نطاق مشروعك أقسامًا منفصلة لـ الأهداف، والمخرجات (مع الجداول الزمنية)، والاستثناءات، واستثناءات الافتراضات، والقيود. فيما يلي بعض النصائح لصياغة بيان النطاق الخاص بك:
- استخدم لغة واضحة وموجزة لتجنب الغموض
- حدد بوضوح أي مصطلحات تقنية أو مختصرات قد تكون غير مألوفة لأصحاب المصلحة
- تقسيم النطاق إلى مكونات أصغر وأكثر قابلية للإدارة
وأخيراً، شارك مسودة بيان النطاق مع أصحاب المصلحة المعنيين واحصل على ملاحظاتهم.
إليك ما قاله أحد العملاء حول كيفية تحسين ClickUp لتخطيط المشروع:
يمكن تكييف برنامج ClickUp مع ما يقرب من أي حاجة لإدارة المشروع _. إنه تقني بما فيه الكفاية للتعامل مع المشاريع الكبيرة المشتركة بين الإدارات على مدار العام، ولكنه قابل للتخصيص للعمل كقائمة مراجعة يومية بسيطة
كايلي هاتش، مدير العلامة التجارية، نبض الرعاية المنزلية
إذا كانت هذه هي المرة الأولى التي تنشئ فيها بيان النطاق أو كنت ترغب في تحسينه، فإن قالب خطة إدارة النطاق ClickUp يمكن أن يكون مفيدًا.
ما عليك سوى ملء قالب خطة إدارة النطاق ClickUp للحصول على نطاق مشروع أنيق وموحد
هذا قالب نطاق المشروع يوفر نهجًا منظمًا لإنشاء وإدارة بيان النطاق الخاص بك ويتضمن أقسامًا ل:
- أهداف المشروع: تحديد أهداف المشروع للحفاظ على تركيز الجميع على النتائج المرجوة
- بيان المشكلة: تحديد المشكلة الأساسية التي سيعالجها المشروع لتبرير ضرورته
- المهام داخل النطاق/خارج النطاق: توضيح المهام المضمنة أو المستبعدة لمنع زحف النطاق
- المنجزات: ضع قائمة بالنتائج الملموسة المتوقعة في كل مرحلة من مراحل المشروع
- الموافقة: وضع معايير الحصول على موافقات أصحاب المصلحة لضمان المصادقة الرسمية
ينظم قالب نطاق المشروع هذا جميع المعلومات المتعلقة بالنطاق في مكان واحد، مما يساعد المديرين على إدارة التغييرات بكفاءة وضمان بقاء المشاريع في الوقت المحدد وضمن الميزانية.
بالإضافة إلى ذلك ميزات التعاون في ClickUp -التعليقات، والعلامات، والتحرير في الوقت الفعلي- تسهّل على فريقك العمل على المستند معًا.
اجعل تواصل الفريق متزامناً وضمن السياق مع ميزات التعاون في ClickUp
📌مثال:
إليك ما سيبدو عليه النطاق النهائي لبيان المشروع:
عنوان المشروع: مشروع تحديث مبنى المكاتب
أهداف المشروع:
- تحسين كفاءة الطاقة في المبنى
- تحسين وظائف المبنى لتلبية احتياجات المستأجرين العصريين
المنجزات:
- مساحات مكتبية تم تجديدها بتشطيبات وتخطيطات محدثة
- تحسين الإضاءة الموفرة للطاقة
- نظام أمني محسّن
- مناطق مشتركة محدثة (مثل الردهة ودورات المياه)
مشتملات النطاق:
- الإصلاحات الهيكلية
- ترقيات الاستدامة
- التصميم الداخلي والتشطيبات الداخلية
استثناءات النطاق:
- شراء الأثاث والمعدات
- أنشطة التسويق والتأجير
الافتراضات:
- سيتم الحصول على التصاريح والموافقات اللازمة على الفور
- السلامة الهيكلية للمبنى سليمة
- توافر التمويل الكافي لاستكمال المشروع
القيود:
- ضيق الموعد النهائي المحدد بستة أشهر
- نقص العمالة الماهرة
معايير القبول:
- اجتياز المبنى للفحص وتلبية معايير كفاءة الطاقة
- اكتمال المشروع في حدود الميزانية والجدول الزمني المحددين
📌هذا مثال آخر على تنظيم حدث: مؤتمر سنوي.
عنوان المشروع: المؤتمر الصناعي السنوي
أهداف المشروع:
- استضافة فعالية تروج للعلامة التجارية وبيان رسالتك
- خلق فرص للحاضرين للتواصل والتواصل مع بعضهم البعض
المنجزات:
- مكان انعقاد المؤتمر
- جدول أعمال المؤتمر
- قائمة المتحدثين
- نظام التسجيل وحجز التذاكر
- إدارة الفعاليات في الموقع
- تقرير تقييم ما بعد المؤتمر
مشتملات النطاق:
- اختيار المكان وحجزه
- توظيف وإدارة المتحدثين
- التماس الرعاية وإدارتها
- التخطيط للفعالية والتنسيق لها
- الخدمات اللوجستية في الموقع (مثل التسجيل والطعام والمشروبات والمعدات السمعية والبصرية)
استثناءات النطاق:
- أنشطة التسويق والترويج المستمرة بعد المؤتمر
- فعاليات التواصل بعد المؤتمر
- نشر وقائع المؤتمر
الافتراضات:
- توفر التمويل الكافي لتغطية جميع التكاليف
- الحصول على التصاريح والموافقات اللازمة
- توفر عدد كافٍ من الموظفين لإدارة المؤتمر
القيود:
- ميزانية محدودة
- ضيق الموعد النهائي
- توفر المكان
معايير القبول:
- ردود فعل إيجابية من الحضور حول تجربة المؤتمر
- اكتمال الفعالية في حدود الميزانية والجدول الزمني المحددين
اقرأ أيضًا: 15 نموذجاً مجانياً لإدارة المشاريع
6. تنفيذ عملية التحكم في التغيير
أخيرًا، تحتاج إلى إنشاء إطار عمل لمراجعة التغييرات المقترحة والموافقة عليها أو رفضها - بحيث تتماشى مع أهداف المشروع ولا تضر بنطاقه أو جدوله الزمني أو ميزانيته.
يمكنك القيام بذلك من خلال إنشاء نظام للتحكم في التغيير. إليك كيفية القيام بذلك:
- أولاً، قم بإنشاء لجنة (ثلاث لجان (ثلاثة لجان هو عدد جيد) تقوم بمراجعة جميع طلبات التغيير
- بعد ذلك، ضع عملية يمكن من خلالها لأعضاء الفريق الآخرين طلب تعديل نطاق مشروعك
- أخيرًا، قم بتحليل ما إذا كان التغيير المقترح يتناسب مع النطاق الحالي لمشروعك
استخدم نموذجاً يشبه نماذج ClickUp -لأتمتة هذه العملية. يمكن لأعضاء الفريق اقتراح التغيير وتبريره. ثم يمكن للجنة بعد ذلك مراجعته ومشاركة قرارها وسببه، مما يسهل العملية برمتها.
قم بتوحيد عملية التحكم في التغيير باستخدام ClickUp Forms
من خلال تنفيذ عملية التحكم في التغيير، يمكنك إدارة التغييرات في مشروعك بفعالية وتقليل المخاطر وتجنب التكاليف غير الضرورية.
أبقِ مشروعك على المسار الصحيح مع بيان النطاق (و ClickUp)
تحديد نطاق العمل هو الخطوة الأولى لإعداد مشروعك من أجل تسليم ناجح وفي الوقت المحدد. وهذا ما يجعل بيان النطاق أفضل صديق لمديري المشاريع - مما يمنحهم خارطة طريق واضحة توضح لهم ما يجب القيام به والمخاطر التي يجب تجنبها وكيفية تجنبها.
في الوقت نفسه، يعيش نطاق مشروعك في مستند، بينما يتم تتبع المشروع الفعلي في أداة إدارة المهام الخاصة بك. وللحصول على سير عمل أكثر سلاسة (وشمولية)، يمكنك التفكير في استخدام حل شامل مثل ClickUp.
باستخدام ClickUp، يمكنك صياغة بيان نطاق مشروعك، وتحويل المخرجات إلى مهام قابلة للتنفيذ، وحتى تتبع الوقت. إنه حل شامل لإدارة كل شيء بدءًا من بيانات نطاق المشروع إلى المهام وجهود تخفيف المخاطر. اشترك في ClickUp مجاناً واطلع على كيفية تبسيطه لإدارة نطاق المشروع وتنفيذه.