كيفية إنشاء مخطط تقارب

أنت تنظم معرضاً فنياً مجتمعياً وطلبت من الفنانين المحليين تقديم أفكارهم. وسرعان ما تبدأ الملاحظات اللاصقة بالتراكم مع الاقتراحات - اللوحات التجريدية والمنحوتات الخزفية والعروض الفنية الحية وورش العمل الحرفية وغيرها.

إن العدد الهائل من الأفكار مثير ولكنه مربك للغاية، مما يجعل من الصعب رؤية كيف يتناسب كل شيء مع بعضه البعض.

ألن يكون من الأسهل تجميع هذه الأفكار في فئات، مثل "المعارض" و"ورش العمل" و"العروض"؟

هذا بالضبط ما يفعله مخطط التقارب. فهو يساعدك على تنظيم الأفكار ذات الصلة في خطة منظمة - تمامًا مثل فرز أفكار معرضك الفني في فئات واضحة لإنشاء خطة فعالية متماسكة.

في هذه المقالة، سنستكشف كيف يمكنك استخدام مخططات التقارب لتوجيه عملية صنع القرار وحل المشكلات في مكان العمل. ولكن قبل ذلك، دعنا نوضح الأساسيات.

ما هو مخطط التقارب؟

مخطط التقارب هو أداة بصرية لتنظيم المهام، أو الأفكار، أو نتائج البحث في مجموعات ذات مغزى. إنه مفيد بشكل خاص أثناء جلسات العصف الذهني أو تخطيط المشاريع، حيث يساعد على فهم المعلومات المعقدة من خلال إبراز الأنماط والمواضيع التي قد لا تكون واضحة للوهلة الأولى.

عبر النموذج المرئي سواءً كنت مصممًا أو مدير مشروع أو باحثًا أو صانع قرار في مجال الأعمال، فإن مخططات التقارب ستكون إضافة موفرة للوقت لسير عملك.

أصل مخطط التقارب وتطويره

على الرغم من أن فكرة تجميع البيانات ليست جديدة، إلا أنه لم تكن هناك مصطلحات أو طريقة موحدة لها منذ بضعة عقود مضت.

تم تقديم مصطلح "مخطط التقارب" (المعروف أيضًا باسم طريقة KJ) لأول مرة بواسطة جيرو كاواكيتا، عالم أنثروبولوجيا ياباني, في الستينيات. طور هذه الطريقة لتجميع البيانات الإثنوغرافية الهائلة التي جمعها خلال استكشافاته في جبال الهيمالايا.

وفي نهاية المطاف، شقّ رسم خرائط التقارب طريقه إلى عالم الشركات، مما ساعد المؤسسات على جمع المعلومات وتحليلها بشكل منهجي ومنهجي، والتعامل مع حل المشاكل بشكل تعاوني. وسرعان ما اكتسبت هذه الطريقة رواجاً كبيراً، لا سيما في مجالات تصميم تجربة المستخدم وتخطيط المشاريع.

وبمرور الوقت، أصبح مع مرور الوقت عنصرًا أساسيًا في مختلف الممارسات الإدارية، بما في ذلك إدارة الجودة الشاملة (TQM) و Six Sigma.

ما هو تخطيط التقارب؟

رسم خرائط التقارب هو عملية إنشاء مخطط تقارب

مخطط التقارب مقابل رسم الخرائط الذهنية

تعد كل من المخططات التقريبية والخرائط الذهنية أدوات لتنظيم المعلومات، لكنها تعمل بطرق مختلفة قليلاً. في الأساس، يقوم مخطط التقارب بتجميع العناصر المتشابهة بناءً على علاقاتها الطبيعية.

من ناحية أخرى، يبدأ التخطيط الذهني بفكرة مركزية ويتفرع بأفكار ذات صلة. وهي الأنسب للعصف الذهني واستكشاف الجوانب المختلفة لموضوع واحد.

تنظيم الأفكار والمشاريع، وإضافة مهام قابلة للتتبع، وإنشاء مسارات منطقية، وإزالة المهام الزائدة عن الحاجة باستخدام طريقة عرض الخريطة الذهنية في ClickUp

دعنا نفهم الاختلافات بين مخططات التقارب والخرائط الذهنية بمثال:

مخطط التقارب: لنفترض أن فريق تسويق المحتوى لديك مواضيع العصف الذهني لسلسلة مدونة جديدة حول "استراتيجيات وسائل التواصل الاجتماعي الفعالة" تقوم بجمع أفكار مختلفة، مثل

• دراسات حالة لحملات ناجحة
• نصائح لاستخدام التحليلات
• استعراض أدوات وسائل التواصل الاجتماعي
• استراتيجيات لزيادة المشاركة

يمكنك كتابة هذه الأفكار على ملاحظات لاصقة ثم تجميعها بناءً على أوجه التشابه.

في هذه العملية، ستجد أن "دراسات الحالة للحملات الناجحة" و"استراتيجيات زيادة المشاركة" تندرج تحت فئة "قصص النجاح"، بينما تندرج "نصائح لاستخدام التحليلات" و"مراجعات أدوات التواصل الاجتماعي" تحت فئة "نصائح عملية".

وهذا كل شيء - لديك الموضوعات الرئيسية لسلسلة مدونتك.

خريطة ذهنية: الآن، لنفترض أنك تنشئ استراتيجية محتوى لسلسلة المدونة نفسها. لذلك تبدأ بـ "استراتيجيات وسائل التواصل الاجتماعي" في وسط خريطتك الذهنية. ومن هناك، تقوم بإنشاء فروع للعناصر الرئيسية مثل "أنواع المحتوى" و"قنوات التوزيع" و"الجمهور المستهدف" و"مقاييس النجاح".

تحت "أنواع المحتوى"، تتفرع إلى "الأدلة الإرشادية" و"الرسوم البيانية" و"دروس الفيديو"

تحت "قنوات التوزيع"، يمكنك أن تتفرع إلى "ميتا" و"لينكد إن" و"إنستغرام"

وها أنت ذا - لديك خريطة مرئية لرؤية المواضيع والمواضيع الفرعية للفكرة الأساسية.

دليل خطوة بخطوة لإنشاء مخطط التقارب

سنرشدك خلال عملية إنشاء مخطط تقارب. اتبع هذه الخطوات الست، وستكون جاهزًا لاختصار مجموعات البيانات المعقدة والوصول إلى المعلومات الأساسية.

1. حدد المشكلة

في بعض الأحيان، يمكن أن يؤدي تناول المشكلة من منظور جديد إلى تحقيق اختراقات. ولذلك، اسأل نفسك ما إذا كانت إعادة تنظيم المعلومات بشكل مختلف قد يجعل المشكلة أكثر قابلية للفهم والإدارة.

إذا كانت الإجابة بنعم، فإليك الخطوة الأولى لإنشاء مخطط تقارب - حدد بوضوح المشكلة/الموضوع الذي تريد معالجته والأهداف التي تريد تحقيقها من خلال إنشاء المخطط.

لذا، خذ بعض الوقت للتفكير في المشكلة المطروحة و حدد بالضبط ما الذي تحاول حله أو فهمه. هل تحتاج إلى اتخاذ قرار مهم؟ أو هل هناك مشروع لا يسير كما هو متوقع؟ يساعدك التحديد الدقيق للمشكلة على جمع المعلومات ذات الصلة.

تعمل مخططات التقارب بشكل جيد عندما تدور أهدافك/توقعاتك حول:

• تحليل بيانات أبحاث العملاء
• توليد أفكار لمشاريع جديدة
• تحديد المشكلات في عملياتك الحالية

في هذه الخطوة، يمكنك استخدام مستندات ClickUp . يمكنك العمل في الوقت الفعلي مع فريقك عن بُعد لسرد المشاكل الرئيسية التي تواجهها والأهداف التي تريد تحقيقها من خلال إنشاء مخطط تقارب. نظرًا لأنه يتيح لعدة أشخاص التحرير في وقت واحد، يمكن للجميع تدوين أفكارهم في أقصر وقت.

تعاون مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين على مستندات ClickUp Docs واكتب المشاكل التي تواجهها

2. اجمع المعلومات

بمجرد أن تفهم المشكلة بوضوح، يحين وقت جمع المعلومات. وهنا يأتي دور العصف الذهني.

أشرك الفرق متعددة الوظائف وأصحاب المصلحة الخارجيين في هذه العملية. سيأتون بآراء مختلفة وستحصل على مجموعة واسعة من المدخلات.

لا تتراجع عن تدوين كل فكرة مهما كانت صغيرة أو غير تقليدية.

تعمل هذه الخطوة بشكل رائع إذا كتب الجميع أفكارهم على ملاحظات لاصقة قديمة جيدة. ومع ذلك، عندما تكون المدخلات كثيرة، قد ترغب في اتخاذ الطريق الرقمي لالتقاط البيانات وتحليلها بشكل فعال. ClickUp Whiteboards وهي منصة للتعاون المرئي في الوقت الحقيقي، ستكون مناسبة تمامًا لجلسة العصف الذهني الخاصة بك. توفر هذه الأداة لوحة إبداعية حيث يمكن لأعضاء فريقك كتابة الملاحظات وإضافة الأشكال والرسم اليدوي ووضع أفضل أفكارهم على الطاولة.

عقد جلسات عصف ذهني على سبورة ClickUp Whiteboards والعمل جنبًا إلى جنب مع فريقك للتوصل إلى أفكار إبداعية

يمكنك أيضًا ربط المهام والملفات والمستندات ذات الصلة من مساحة عمل ClickUp الخاصة بك لجعل الملاحظات أكثر سياقًا.

يحب مستخدمو ClickUp السبورات البيضاء:

لقد ساعدت ميزة _ClickUp فريقنا في التواصل عن بُعد في مناطق زمنية مختلفة ومعرفة ما يجري في المشروع دون الحاجة إلى عقد اجتماعات غير ضرورية أو طلب معلومات من الأشخاص عبر البريد الإلكتروني أو Slack. تساعدنا ميزة السبورة البيضاء على تبادل الأفكار حول العمليات وسير العمل وتعيين المهام في الوقت الفعلي

دانييل بلوش، مدير مشروع، EDforTech

3. فرز المعلومات وتجميعها

مع وضع جميع أفكارك، فإن الخطوة التالية هي فرزها وتجميعها في فئات. ابدأ بمراجعة العناصر المجمعة و تحديد المواضيع أو الأنماط المشتركة.

على سبيل المثال، إذا كنت تعمل على تحسين خدمة العملاء، يمكنك إنشاء فئات مثل "ملاحظات العملاء" و"تدريب الموظفين" و"تحسينات العملية" قم بتسمية كل فئة بوضوح وقم أيضًا بتنظيم العناصر داخل كل مجموعة بترتيب منطقي.

مع هذا الترتيب، يمكنك تصور العلاقات بين أجزاء مختلفة من المعلومات ورؤية الصورة الأكبر.

يمكنك استخدام انقر فوق الخرائط الذهنية (داخل ClickUp Whiteboards) لتوضيح العلاقة بين الأفكار. تمكّنك الأداة من:

• تقسيم الأفكار المعقدة إلى وحدات صغيرة من أجل الوضوح
• تعديل الأفكار أو حذفها أو إعادة تنظيمها لتناسب متطلباتك
• إضافة أفكار إلى الخريطة وتحويلها إلى مهام قابلة للتنفيذ
• إعادة تنظيم الخريطة باستخدام إعادة التخطيط والحفاظ على التسلسل الهرمي

تصور كيف تنبثق الأفكار المتعددة المرتبطة من فكرة مركزية باستخدام الخرائط الذهنية ClickUp Mind Maps

على سبيل المثال، تحت عنوان "تدريب الموظفين"، يمكن أن يكون لديك فئات فرعية مثل "التدريب على المهارات الشخصية" و"التدريب على دعم الدردشة" و"التدريب التقني". توفر الخريطة الذهنية صورة شاملة للأوجه المختلفة لمهمة/فكرة واحدة.

4. إنشاء مخطط التقارب

حان الوقت الآن لترتيب معلوماتك المجمعة في مخطط تقارب. ضع فئاتك وعناصرك على سبورة بيضاء ورتبها بطريقة تمثل علاقاتها بصرياً.

بالإضافة إلى ذلك، استخدم الخطوط أو الأسهم أو غيرها من الروابط البصرية لإظهار كيفية ارتباط الفئات والأفكار المختلفة.

لا تخف من إعادة ترتيب الأشياء أثناء عملك؛ فالهدف هو إنشاء مخطط يوصل الروابط والأنماط داخل بياناتك بشكل فعال.

إذا كنت تستخدم ClickUp Whiteboards، يمكنك سحب أفكارك وإسقاطها وإعادة ترتيبها وإضافة إشارات مرئية (أسهم، وصلات، ترميز لوني، إلخ) لتصنيف سلس.

حدد مخطط التقارب الخاص بك على ClickUp Whiteboards وقم بتخصيصه ليناسب سير عملك

اقرأ أيضًا: أفضل 10 بدائل ومنافسين لبرنامج Lucidchart للرسوم البيانية في عام 2024

5. مراجعة وتنقيح مخطط التقارب الخاص بك

بمجرد وضع المخطط الخاص بك، خذ خطوة للوراء وقم بتحليل التخطيط. تأكد من أن الرسم التخطيطي يتضمن جميع المجموعات والعناصر وأن الروابط تعكس بدقة العلاقات بين أجزاء المعلومات المختلفة.

التمس الملاحظات من أعضاء الفريق أو أصحاب المصلحة الرئيسيين للحصول على وجهات نظرهم وتحديد أي ثغرات أو مجالات للتحسين. بناءً على الملاحظات، قم بإجراء التعديلات اللازمة، إن وجدت.

كن مستعدًا - خلال هذه الخطوة، قد تضطر إلى إعادة تنظيم الفئات، أو إضافة/حذف معلومات، أو توضيح الروابط.

تجعل ClickUp Whiteboards هذه الخطوة في غاية السهولة. يمكن لفريقك الداخلي وأصحاب المصلحة التعاون مباشرة على السبورة البيضاء وإجراء تغييرات على مخطط التقارب حسب الحاجة. لا حاجة للتواصل عبر البريد الإلكتروني ذهاباً وإياباً أو المكالمات - أنجز العمل في منصة واحدة.

قم بمراجعة وتعديل مخطط التقارب بالتعاون مع فريقك على ClickUp Whiteboards

6. تحديد الأولويات والتصرف

أخيراً، استخدم مخطط التقارب لتحديد أولويات الفئات ووضع خطة عمل. ابحث عن المواضيع أو المجموعات الرئيسية التي تسلط الضوء على المجالات الأكثر أهمية التي تحتاج إلى الاهتمام.

على سبيل المثال، إذا كشف الرسم البياني أن غالبية المشكلات تنتمي إلى فئة "ملاحظات العملاء"، فيمكنك تناولها أولاً.

ضع خطة لمعالجة كل مجال من المجالات ذات الأولوية، وحدد المسؤوليات وحدد جداول زمنية واضحة. أثناء تنفيذك لهذه الخطط، تتبع التقدم المحرز وقم بإجراء تعديلات على خطتك أثناء التنقل بناءً على النتائج والملاحظات.

على لوحات ClickUp Whiteboards، من السهل الانتقال من فهم المشكلة إلى اتخاذ إجراءات فعالة. عندما تحدد فكرة/مشكلة تحتاج إلى اتخاذ إجراء فوري، يمكنك إنشاء مهمة ClickUp مباشرةً من لوح المعلومات الخاص بك.

حوّل الأفكار إلى مهام قابلة للتنفيذ على سبورة ClickUp البيضاء

بفضل أكثر من 15 لوحة قابلة للتخصيص طرق عرض ClickUp يمكنك تتبع التقدم بالطريقة التي تريدها - سواء كنت تبحث عن عرض شامل لسير العمل بأكمله أو عرض دقيق لمهمة معينة. إليك بعض طرق العرض التي قد تجدها مفيدة:

• طريقة عرض جانت: تقدم مخططًا زمنيًا مرئيًا للمهام، وتوضح كيفية تداخلها وتفاعلها مع بعضها البعض. يمكنك رؤية الجدول الزمني للمشروع والتبعيات في لمحة سريعة من خلال هذا العرض
• عرض التقويم: يعرض المهام بناءً على تواريخ استحقاقها بتنسيق تقويم شهري أو أسبوعي أو يومي. تتيح لك طريقة العرض إدارة المواعيد النهائية وتخطيط جدول عملك بشكل أفضل
• طريقة عرض القائمة: توفر طريقة عرض مفصلة وخطية للمهام. يمكنك تجميع المهام بناءً على الأولوية، وتاريخ الاستحقاق، والمُعيَّن، والحالة، والمزيد

يمكنك أيضًا تخطي هذه الخطوات وإنشاء مخطط بياني مباشرةً باستخدام قوالب مخطط تقارب مثل قالب مخطط التقارب الخاص ب ClickUp . باستخدام هذا الإطار القابل للتخصيص، يمكنك سرد أفكارك، وتجميع الأفكار المتشابهة في فئات، وتحديد أولويات العناصر المهمة، وتصور التقدم المحرز في المهام، كل ذلك في مساحة موحدة.

تنزيل هذا القالب

التقط الأفكار، وقم بتجميع الأفكار المتشابهة، وحدد الأنماط، وقم بتبسيط عملية اتخاذ القرار باستخدام قالب مخطط التقارب من ClickUp

مع وجود هذا القالب بجانبك، يمكنك:

• التعاون مع أعضاء الفريق عن بُعد
• تنظيم كميات كبيرة من البيانات والأفكار بسرعة
• تصنيف البيانات بدقة وتحديد الأنماط
• تسريع عملية اتخاذ القرار

من بحث المستخدم وتحسين العمليات والتخطيط الاستراتيجي إلى تنظيم المحتوى، يمكنك إنشاء مخطط تقارب لأغراض مختلفة ووضع خطة عمل محكمة. علاوة على ذلك، تُبقيك أدوات التصور الأصلية، بما في ذلك طرق عرض القائمة وجانت وعبء العمل والتقويم، على اطلاع دائم على تقدم المهام.

استخدامات متعددة الاستخدامات لمخططات التقارب

دعنا نستكشف كيف يمكنك تنفيذ مخططات التقارب في جوانب مختلفة من إدارة المشروع:

مخططات التقارب في التفكير التصميمي

التفكير التصميمي هو نهج لحل المشكلات يركز على تطوير حلول مبتكرة مصممة خصيصًا لتلبية احتياجات المستخدمين. وهو ينطوي على خمس مراحل غير خطية - التعاطف، والتعريف، والتفكير، والنموذج الأولي، والاختبار. تُعد مخططات التقارب مفيدة في العديد من هذه المراحل.

• في مرحلة التعاطف، حيث يكون الهدف هو فهم المستخدمين بعمق من خلال طرق مثل المقابلات والملاحظات، يساعدك مخطط التقارب على تصنيف كميات كبيرة من البيانات النوعية
• في مرحلة التحديد، تسمح لك المجموعات من مخطط التقارب الخاص بك بالتركيز على المشاكل المتكررة التي يواجهها المستخدمون

مخططات التقارب وسادس سيجما

تهدف منهجية Six Sigma إلى تحسين عمليات الأعمال وتقليل العيوب لتحقيق جودة وأداء شبه مثاليين. وهي تتبع إطار عمل DMAIC (تحديد، وقياس، وتحليل، وتحسين ومراقبة)، وتتيح لك المخططات التقريبية التنقل في كل خطوة من هذه الخطوات بنهج منظم.

إليك الطريقة:

| ### مخططات التقارب في اتخاذ القرارات

من الصعب تحليل مجموعة كبيرة من نقاط البيانات أو الأفكار أو الملاحظات واتخاذ قرارات ملموسة بناءً على هذا التحليل. يمكن أن يكون مخطط التقارب أداة قوية لفرز كل شيء في فئات واضحة ومنظمة.

على سبيل المثال، إذا كان فريقك يقوم بعصف ذهني لميزات جديدة لمنتج ما، فقد تتلقى عشرات الاقتراحات. باستخدام مخطط التقارب، يمكنك تجميع الأفكار المتشابهة معًا وتحديد الموضوعات/الأولويات المشتركة بسرعة.

كما أنها تُظهر أيضًا كيف تتوافق أجزاء المدخلات المختلفة معًا، مما يسهل على أعضاء فريقك التوصل إلى توافق في الآراء واتخاذ قرارات مستنيرة.

اقرأ أيضًا: 10 قوالب مجانية لمخطط السياق

مخططات التقارب في تجربة المستخدم

في تصميم تجربة تجربة المستخدم، تمكّنك مخططات التقارب من فهم البيانات النوعية التي تجمعها من أبحاث العملاء، مثل المقابلات أو الاستطلاعات.

على سبيل المثال، لنفترض أن بعض العملاء يتحدثون عن صعوبات في التنقل في الموقع الإلكتروني بينما يشير آخرون إلى نقص خيارات التخصيص.

يتيح لك مخطط التقارب تجميع هذه الملاحظات في مجموعات بناءً على موضوعاتها المشتركة، مثل "مشكلات التصفح" أو "طلبات الميزات"، ويمكنك البدء في ملاحظة الأنماط في احتياجات المستخدمين ونقاط الألم لديهم.

اقرأ أيضًا: إنشاء مخطط سير العمل: دليل خطوة بخطوة

مخططات التقارب في أجايل

تقوم فرق العمل الرشيقة بالتوفيق بين المهام والأفكار المتعددة في وقت واحد، وتعتبر مخططات التقارب مثالية للحفاظ على تنظيم الأمور بشكل جيد. وإليك الطريقة:

• أثناء تنقيح السجل الخلفي، قد يكون لديك العديد من قصص المستخدمين أو المهام التي تحتاج إلى فرز. باستخدام مخطط التقارب، يمكنك تجميع القصص ذات الصلة وتحديد أولوياتها بشكل أكثر فعالية
• أثناء تخطيط الطباعة، هذه الرسوم البيانيةتساعدك على تصور وتنظيم المهام وجعل عملية التخطيط أكثر سلاسة
• في مستقبلات أجايل، تعمل المخططات التقاربية كأداة رائعة لتجميع الملاحظات وتحديد المشكلات المتكررة حتى تتمكن الفرق من تحديد مجالات التحسين وصياغة خطط قابلة للتنفيذ

اقرأ المزيد: أنواع الرسوم البيانية لتصور البيانات

تنظيم البيانات الرئيسية باستخدام ClickUp

عند إنشاء مخططات تقارب مع مجموعات بيانات أولية ضخمة (ومعقدة)، لن تفي الملاحظات اللاصقة المادية بالغرض. أنت بحاجة إلى أداة رقمية قوية لتنظيم الأفكار بفعالية، وفهم علاقاتها، ومن ثم اتخاذ إجراءات ذات مغزى.

وهنا يأتي دور ClickUp للإنقاذ. وباعتبارها منصة تعاون مرئي وإدارة بيانات، فهي تتيح لك التقاط الأفكار ورسم الروابط وترميز الأفكار بالألوان لتوضيحها. يمكنك أيضًا ربط الأفكار بالمهام، وتعيين المسؤوليات، وتتبع التقدم المحرز، كل ذلك في مكان واحد.

قم بإنشاء مخططات تقارب في لمح البصر- ابدأ مع ClickUp اليوم !