كيفية إنشاء نموذج في أسانا

هل سبق لك أن واجهت صعوبة في جمع الملاحظات أو إدارة الطلبات أو إجراء الاستبيانات؟ من الصعب جمع المعلومات الصحيحة والحفاظ عليها منظمة.

هذا هو السبب في أن نماذج Asana مفيدة للغاية. باستخدام هذه الميزة، يمكنك تبسيط عملية جمع المعلومات من فريقك أو عملائك أو العملاء أو العملاء المحتملين. إنها طريقة مباشرة للحفاظ على تنظيم جميع ملاحظاتك وطلباتك الواردة مع بقية بيانات مشروعك.

دعنا نستكشف خطوة بخطوة كيفية إنشاء نموذج Asana.

كيفية إنشاء نموذج في أسانا

يمكن أن تساعدك نماذج أسانا على البدء في جمع الملاحظات/طلبات الاستقبال بسرعة. الخبر السار؟ يمكنك إنشاء نماذج أسانا وتعديلها وإعدادها ونشرها في ست خطوات بسيطة.

1. إنشاء النموذج

اتبع هذه الخطوات لإنشاء نموذج في أسانا:

• قم بالوصول إلى مشروع في حسابك في Asana
• انتقل إلى قائمة تخصيص
• انتقل إلى إضافة وانقر على النماذج. قم بتخصيص محتوى النموذج الخاص بك وفقًا لمتطلباتك
• اضغط على نشر

تكون النماذج جزءًا من مشاريع أسانا الخاصة بك. عندما يملأ أحد المستجيبين نموذجًا ويرسله، يظهر النموذج كمهمة جديدة داخل المشروع. بشكل افتراضي، يأخذ النموذج نفس اسم المشروع الذي هو جزء منه، ولكن يمكنك تعديل الاسم والوصف.

عبر أسانا

2. إضافة عناوين إلى النموذج

أضف عناوين لترتيب الأسئلة في أقسام. هذا يجعل النموذج أسهل على العينين ويوجه المستجيبين بشكل أفضل.

إليك كيفية القيام بذلك:

• انقر على علامة تبويب محتوى النموذج
• مرر لأسفل إلى قسم المحتوى
• انقر على العنوان
• قم بسحب وإسقاط العنوان إلى الموضع الذي تريده داخل النموذج

بدلاً من ذلك، مرر مؤشر الماوس فوق النموذج الخاص بك وانقر فوق + إضافة عنوان.

عبر أسانا

3. الوصول إلى النماذج الخاصة بك

تساعدك أداة النماذج في صفحتك الرئيسية في Asana على الوصول إلى النماذج الحديثة والمفضلة لديك في مكان واحد.

يمكنك إنشاء نموذج جديد مباشرةً من الأداة بالنقر على زر + إضافة جديد.

إذا كنت تريد إضافة المزيد من الأدوات إلى الصفحة الرئيسية، انتقل إلى الزاوية العلوية اليمنى وانقر على تخصيص.

عبر أسانا

4. إدارة إعدادات النموذج

من علامة التبويب الإعدادات (الموجودة بجانب علامة التبويب محتوى النموذج)، يمكنك اتخاذ الإجراءات التالية:

• تحديد حقل لعنوان المهمة
• تعيين مخصص افتراضي لكل واجب مرسل في النموذج
• نسخ جميع الردود إلى وصف المهمة
• التحكم في من يمكنه الوصول إلى النموذج
• إضافة رسالة تأكيد
• إضافة زر لإضافة تقديم آخر

عبر أسانا

5. السماح بالمرفقات في النموذج

قد تتطلب بعض الأسئلة من المستجيبين إرسال مرفقات، مثل الصور وملفات PDF وغيرها من المستندات.

عندما يرسل شخص ما نموذجًا يحتوي على مرفقات، يتم ربط المرفقات تلقائيًا بالمهمة التي تم إنشاؤها في مشروع Asana الخاص بك.

لإضافة مرفق إلى نموذج، انقر على أيقونة المرفقات أسفل قائمة الأسئلة.

عبر أسانا

بعد إضافة سؤالك، سيكون لديك خيار:

• تغيير/تعديل اسم السؤال وإضافة وصف للسؤال
• السماح بمرفقات متعددة
• تبديل حقل مطلوب إلى تشغيل أو إيقاف تشغيله

عبر أسانا

6. معاينة النموذج الخاص بك

أثناء إنشاء النموذج الخاص بك، يمكنك معاينته بالنقر فوق عرض النموذجومعرفة كيف يظهر للمستجيبين.

عبر أسانا

7. شارك النموذج الخاص بك

بمجرد إنشاء النموذج الخاص بك، انقر فوق مشاركة النموذج. اختر أذونات الوصول للنموذج: أي شخص لديه الرابط (مشاركة عامة) أو المؤسسة فقط (مشاركة خاصة). انقر فوق تم.

يمكنك أيضًا تضمين نماذج Asana على مواقع الويب. للقيام بذلك، مرة أخرى، انقر على مشاركة النموذج. انقر على نسخ الرمز لنسخ مقتطف رمز التضمين. الصق مقتطف رمز التضمين في موقع الويب الوجهة حيث تريد عرض النموذج.

يمكنك أيضًا النقر ببساطة على نسخ الرابط ولصق رابط النموذج في رسالة بريد إلكتروني أو رسالة دردشة لمشاركة أسرع.

قيود استخدام أسانا لإنشاء النماذج

تقدم نماذج أسانا طريقة منظمة لجمع المعلومات من أعضاء الفريق أو أصحاب المصلحة، ولكن لها بعض العيوب:

• محدودية التخصيص: تأتي ميزة نماذج Asana مع خيارات التخصيص الأساسية، مثل إضافة شعار الشركة وتغيير العنوان. إنها مقيدة تمامًا إذا كنت بحاجة إلى تغيير لون النموذج أو إضافة حقول مخصصة متعددة لتناسب متطلباتك
• لا إنشاء مهام بناءً على ردود النموذج: عند إرسال نموذج، يتم إنشاء مهمة جديدة للمشروع الذي يوجد فيه النموذج. لسوء الحظ، لا يمكنك إنشاء مهام مباشرة بناءً على استجابات النموذج. لذلك، لا يمكنك استخدام الاستجابات لتوجيه أتمتة سير العمل
• منطق تفرعي/شرطي محدود: تقدم نماذج Asana ما يصل إلى خمسة مستويات من التفرعات، والتي يمكن أن تكون مقيدة إذا كنت بحاجة إلى منطق شرطي أكثر تعقيدًا. من الصعب إدارة سيناريوهات جمع البيانات الدقيقة أو تفاعلات النماذج الديناميكية

اقرأ أيضًا: أسانا مقابل ClickUp: ما هي أداة إدارة الفريق الأفضل في عام 2024؟

إنشاء النماذج باستخدام ClickUp

عندما يكون جمع البيانات من خلال النماذج جزءًا أساسيًا من سير عملك، فأنت بحاجة إلى أداة قوية قابلة للتكيف بدرجة كبيرة، وتساعدك على أن تكون أكثر توجهاً نحو العمل مع الردود التي تلتقطها، وتسمح لك بإنشاء نماذج بديهية يحكمها المنطق، ومناسبة لجميع الصناعات. ClickUp هي إحدى هذه الأدوات التي تلبي جميع الاحتياجات. قد تعرف ClickUp لميزات إدارة المهام وميزات التعاون الجماعي، ولكنه يحتوي أيضًا على أداة إنشاء نماذج متقدمة لتسوية التجاعيد في عملية جمع البيانات.

دعنا نرى كيف يمكنك إنشاء نموذج وتخصيصه في ClickUp.

1. استخدم طريقة عرض النماذج في ClickUp لإنشاء النماذج وتحريرها

الخطوة الأولى هي إنشاء نموذج داخل مساحة عمل ClickUp الخاصة بك باستخدام عرض نموذج ClickUp .

إليك كيفية القيام بذلك:

1. انقر فوق علامة الحذف ... أو أيقونة إنشاء جديد + بجانب المساحة التي تريد إضافة عرض النموذج إليها

2. حدد إنشاء جديد، ثم نموذج

إنشاء النماذج وتحريرها وتخصيصها ومشاركتها بسهولة باستخدام طريقة عرض النماذج في ClickUp

لقد قمت بإنشاء النموذج الجديد، ويمكنك تحديد موقعه من الشريط الجانبي. أضف اسمًا ووصفًا للنموذج لسهولة التعرف عليه.

ستجد حقول المهام على الجانب الأيسر، بما في ذلك الأولوية، وتاريخ البدء، وتاريخ الاستحقاق، والمرفق، وتقدير الوقت ، و المُعيَّن ، على سبيل المثال لا الحصر. اسحب الحقول المطلوبة من اللوحة اليسرى وأسقطها في النموذج الخاص بك.

يدعم ClickUp أيضًا التخصيص الشامل، وذلك بفضل الحقول المخصصة. فهي تساعدك على تخصيص النموذج الخاص بك لأغراض مختلفة. الحقول المخصصة في ClickUp تتضمن النص، والنص الطويل، والموقع الإلكتروني، والقائمة المنسدلة، والبريد الإلكتروني، والهاتف، والتاريخ، وخانة الاختيار، والرقم، والمال، و التسميات، وغيرها.

التخصيص لا ينتهي عند هذا الحد. انتقل إلى أيقونة الترس في الزاوية العلوية اليمنى لتغيير خيارات النموذج الخاص بك (متاح في باقة Business Plus وما فوق). إليك لمحة سريعة عما يمكنك تكوينه باستخدام خيارات النموذج:

• الصورة الرمزية: اختر الصورة التي تريد أن تظهر في أعلى النموذج الخاص بك
• المُعيَّن: اختر المعينين الافتراضيين لكل إرسال للنموذج
• رسالة الرد: اختر رسالة الرد: إنشاء رسالة مخصصة للمستخدمين الذين يكملون النموذج
• الألوان: اختر لون أزرار النموذج الخاص بك
• العلامة التجارية: إخفاء العلامة التجارية ClickUp من النماذج الخاصة بك
• إرسال رد آخر: أضف رابطًا لإرسال رد آخر على صفحة تأكيد إرسال النموذج حتى يتمكن المستخدمون من إرسال ردود متعددة على نفس النموذج

أفضل شيء في عرض نموذج ClickUp هو مرونته. فهو يدعم المنطق الشرطي ويقوم بتحديث الأسئلة ديناميكيًا بناءً على الإجابات. تتيح لك هذه الميزة، التي تدعم ما يصل إلى 25 قاعدة لكل حقل قرار، التقاط بيانات أكثر دقة (متوفرة في خطتي Business Plus و Enterprise Plans).

على سبيل المثال، يمكنك إنشاء قاعدة تعرض تلقائيًا حقل "تاريخ الاستحقاق" عندما يختار المستجيب "عاجل" كأولوية.

إنشاء نماذج بديهية باستخدام المنطق الشرطي والقواعد في طريقة عرض نموذج ClickUp

من المزايا الأخرى لهذه الأداة تعدد استخداماتها. سواء كانت كنت معلمًا يجمع المعلومات أو إدارة طلبات الميزات وإصلاح الأخطاء كجزء من فريق البرمجيات ، يمكنك تكييف طريقة عرض نموذج ClickUp لتناسب مجال عملك.

اقرأ أيضًا: 14 أفضل برامج إنشاء النماذج (الميزات والإيجابيات والسلبيات والتسعير)

2. إنشاء مهام قابلة للتتبع من النماذج الخاصة بك

تعمل نماذج ClickUp على تبسيط عملية الاستلام في مؤسستك لمختلف المهام الروتينية، بما في ذلك جمع ملاحظات المنتج, التعامل مع طلبات المشاريع والطلبات الإبداعية، وإدارة طلبات تكنولوجيا المعلومات، وتوجيه العملاء المحتملين للمبيعات، وإجراء استبيانات رضا الموظفين . ولكن هذه هي البداية فقط.

بمجرد التقاط الردود في حقول النموذج، يمكنك تحويلها إلى حقول قابلة للتتبع مهام النقر فوق المهام المضمنة في سير عملك وتعيين أعضاء الفريق لاتخاذ الإجراءات المناسبة. على سبيل المثال، إذا أبلغت إحدى ملاحظات المنتج عن خطأ في النظام، يمكنك تحويل الرد إلى مهمة وتعيينها إلى فريق التطوير لديك.

تحويل استجابات النموذج الخاص بك إلى مهام قابلة للتتبع باستخدام طريقة عرض نموذج ClickUp

اقرأ أيضًا: 10 برامج أتمتة النماذج لجمع البيانات وتحليلها

3. استخدم القوالب لتسريع إنشاء النماذج

على الرغم من أن ClickUp يجعل إنشاء النماذج وتخصيصها سريعًا، فقد ترغب أحيانًا في البحث عن نماذج معدة مسبقًا يمكنك البدء في استخدامها على الفور (أو بعد إجراء تغييرات طفيفة).

خمن ماذا؟ لدى ClickUp العديد من قوالب النماذج الجاهزة للاستخدام لحالات استخدام مختلفة. سواء كان ذلك قوالب نماذج الملاحظات أو قوالب نماذج التسجيل المعممة، هناك العديد من الخيارات للاختيار من بينها. كل ما عليك فعله هو تنزيل القالب، وتعديل الحقول والحالات لتناسب متطلباتك، وستكون جاهزًا للانطلاق!

دعنا نلقي نظرة على بعض القوالب الشائعة من مكتبة ClickUp:

قالب نموذج ملاحظات ClickUp

إذا كانت مؤسستك تجمع الملاحظات من العملاء/المستخدمين والشركاء عبر أقسام متعددة، فإن نموذج قالب نموذج ملاحظات ClickUp سيكون مناسباً

قم بتنزيل هذا القالب

اجمع التعليقات على المنتجات والخدمات باستخدام قالب نموذج التعليقات الخاص ب ClickUp

على سبيل المثال، إذا كانت شركتك شركة SaaS، فقد ترغب في معرفة شعور المستخدمين حول تجربة الإعداد لمنتجك وتجربة المستخدم وتفاعلهم مع دعم العملاء من خلال نماذج مختلفة. يسمح لك هذا القالب القابل للتخصيص بإنشاء نماذج مصممة خصيصًا لكل غرض، ويجعل البيانات المجمعة مركزية لسهولة الوصول إليها.

إليك كيفية تحقيق أقصى استفادة من هذا القالب:

• إنشاء استبيانات تلبي احتياجات العملاء المحددة
• التقاط بيانات مفيدة تساعدك على تحسين منتجاتك/خدماتك
• احصل على نظرة عامة سريعة عنملاحظات العملاء الردود عبر الأقسام
• تخصيص النموذج مع حقول مخصصة مثل فئة العميل وتاريخ الشراء والتقييم الإجمالي وسبب التقييم

قالب نموذج ClickUp قالب نموذج ClickUp هو قالب نموذج تسجيل عام يعمل بشكل جيد لجمع المعلومات من الحاضرين في فعالية ما. سواءً كان برنامجًا تدريبيًا أو ندوة أو ورشة عمل أو دورة تدريبية، يمكنك بسهولة تعديل هذا القالب لجمع مجموعة البيانات المناسبة.

قم بتنزيل هذا القالب

أنشئ نماذج تسجيل الفعاليات على الفور باستخدام قالب نماذج ClickUp

يمكّنك القالب من:

• إنشاء تنسيق متناسق لجمع البيانات
• التعامل مع أي عدد من عمليات إرسال النماذج، كبيرة كانت أم صغيرة
• تنظيم التقديمات لسهولة المراجعة
• إضافة أي حقل مخصص من اختيارك، مثل عنوان إرسال الفواتير وتاريخ الميلاد والتصنيف ورقم الاتصال
• وفر الوقت عن طريق إنشاء نماذج مخصصة بسرعة

بفضل طرق عرض اللوحة والقائمة والمستند والنموذج المدمجة، يمكنك مراجعة البيانات المجمعة بأي طريقة تريدها.

اقرأ أيضًا: أفضل 10 قوالب وأسئلة مجانية لمقابلات الخروج من العمل لفرق الموارد البشرية

4. شارك النموذج مع جمهورك

نموذجك قابل للمشاركة العامة بشكل افتراضي. لتعطيل المشاركة العامة وإغلاق النموذج، قم بتغيير مفتاح التبديل النشط الموجود في الزاوية العلوية اليمنى.

قم بتشغيل/إيقاف تشغيل التبديل النشط لفتح/تعطيل المشاركة العامة للنموذج في ClickUp

مشاركة النموذج بسيط للغاية - انسخ الرابط المباشر للنموذج وابدأ في مشاركته مع فرقك الداخلية وأصحاب المصلحة الخارجيين والعملاء وغيرهم. يمكنك أيضًا إضافة نموذج HTML إلى صفحتك المقصودة عبر قسم تضمين الرمز البرمجي.

يحب العملاء ميزة عرض نموذج ClickUp لبساطتها وسهولة استخدامها. إليك شهادة على ذلك:

"يتم تبسيط التواصل بين العملاء والمديرين التنفيذيين والمديرين باستخدام النماذج وتعيين المهام والقوائم. يعد ClickUp مثاليًا للعمل مع فرق العمل الكبيرة وإدارتها جميعًا باستخدام ميزة الفرق."."_ كريستيان غونزاليس ، المنسق الإداري، Cámara Nacional de Comercio, Servicios y Turismo de Guadalajara

إنشاء نماذج ديناميكية بتخصيصات واسعة النطاق باستخدام ClickUp

إذا كنت تبحث عن أداة مباشرة تتعامل بسهولة مع متطلبات النماذج الأساسية، فإن Asana هو خيار مناسب.

ولكن إذا كنت تتعامل مع تدفقات عمل أكثر تعقيدًا وتريد أداة إنشاء نماذج متعددة الاستخدامات عبر الإنترنت، فقد ترغب في البحث عن بدائل أسانا بما في ذلك نماذج جوجل ونماذج ClickUp.

يبرز ClickUp كخيار قابل للتطبيق هنا لأنه مصمم للتعامل مع تلك التفاصيل المعقدة ويمنحك المزيد من التحكم في كيفية عمل النماذج الخاصة بك. بالإضافة إلى ذلك، لا يتوقف الأمر عند جمع الردود؛ فهو يسمح لك بمتابعتها من خلال إنشاء مهام قابلة للتنفيذ مباشرةً وتتبع تقدمها.

إذاً، لماذا الانتظار؟ ابدأ مع ClickUp -إنشاء نماذج مخصصة بميزات متقدمة لالتقاط البيانات واستخدامها بفعالية.