يعد العمل باستخدام قوائم المراجعة طريقة ممتازة لتحسين الإنتاجية والتحفيز. تساعد قوائم المراجعة على إنتاج عمل خالٍ من العيوب من خلال تقسيم المهام المعقدة إلى سلسلة من الخطوات المتسلسلة التي يسهل اتباعها.
تساعد قوائم المراجعة أيضًا على ضمان الاتساق والاكتمال في المهمة. وأفضل ما في الأمر هو أنها قابلة للمشاركة، مما يعني أن أي فرد يتولى المهمة بعدك لديه نفس التوجيهات لإكمالها.
تُعد قوائم المراجعة طريقة رائعة لتفريغ المهام المهمة من ذهنك ووضعها على الورق حتى تتذكر القيام بها.
هناك العديد من الأدوات، بما في ذلك تطبيقات قوائم التدقيق ومحرّر مستندات Google, تطبيقات قائمة المهام وغيرها الكثير، متاحة على الإنترنت لإنشاء قوائم مهام مخصصة.
اختر محرر مستندات Google إذا كنت تريد أداة لمساعدتك في إنشاء قوائم المراجعة ومشاركتها عبر فريقك لتبسيط سير العمل وتعزيز الإنتاجية.
تابع القراءة لمعرفة كيفية إنشاء قوائم المراجعة بسهولة على محرّر مستندات Google.
## كيفية إنشاء قائمة مراجعة في محرّر مستندات Google
سيساعدك إنشاء قوائم مراجعة في محرر مستندات Google على مساعدة فريقك في العمل بمعلومات محدثة ومتسقة. إليك أنواع قوائم المراجعة التي يمكنك إنشاؤها على هذا النظام الأساسي.
- قوائم المراجعة التفاعلية: تسمح لك قوائم المراجعة هذه بإدراج مربعات اختيار مقابل العناصر. يمكن "التأشير" على مربعات الاختيار عند اكتمال عنصر في قائمة المراجعة. يظهر هذا العنصر بعد ذلك مع شطب على الصفحة
- إنشاء قوائم التحقق من القوائم النقطية: إذا قمت باستيراد قائمة ذات تعداد نقطي من مصدر آخر، مثل جداول بيانات Google أو مستند Word، إلى مستندات Google، يمكنك تحويلها مباشرةً إلى قائمة مراجعة. قد لا تكون بالضرورة تفاعلية ولكن قد تحتوي على أيقونات ثابتة بدلاً من ذلك.
دعنا نتعلم كيفية إنشاء قائمة مرجعية في محرّر مستندات Google.
كيفية إدراج مربعات الاختيار في مستندات Google
فيما يلي دليل تفصيلي خطوة بخطوة حول إدراج مربعات الاختيار في قائمة العناصر المتاحة في محرر مستندات Google لإنشاء قوائم مرجعية. باستخدام هذه الطريقة، قد تبدو عناصر القائمة الخاصة بك كقائمة مراجعة، ولكنها ستظل ثابتة.
الخطوة 1: ضع المؤشر في المكان الذي تريد أن تظهر فيه خانة الاختيار الجديدة.
الخطوة 2: اختر "إدراج" من شريط التنقل في مستندات جوجل.
الخطوة 3: انتقل إلى عنصر شريط القوائم "أحرف خاصة" وانقر فوقه.
الخطوة 4: في مربع الحوار المفتوح، أدخل كلمة أساسية للحرف الخاص الذي تريده أو ارسمه في المربع الموجود أسفل حقل النص.
الخطوة 4: في مربع الكلمة الرئيسية، اكتب "تحديد" يمكنك أيضًا رسم علامة اختيار في منطقة الرسم.
الخطوة 5: بمجرد أن تعرض الواجهة مربعات الاختيار وعلامات الاختيار، يمكنك تحديد الحرف الخاص الذي تريد عرضه في قائمتك.
تذكر أن هذه أحرف ثابتة، ولا يمكنك التفاعل معها. إذا كنت ترغب في إنشاء قائمة تدقيق ديناميكية وتعاونية، دعنا نلقي نظرة على كيفية إنشاء قائمة تدقيق تفاعلية في محرّر مستندات جوجل.
اقرأ أيضًا: 20 نموذجًا مجانيًا لقائمة المهام من ClickUp
إنشاء قائمة مهام من القوائم النقطية
تختلف خطوات القائمة النقطية في محرر مستندات Google قليلاً عن تلك الخاصة بتحويلها إلى قائمة مرجعية. إليك كيفية إنشاء واحدة:
الخطوة 1: اكتب العناصر الموجودة في قائمة المراجعة الخاصة بك واحدًا تلو الآخر، كل عنصر في سطر جديد (أو إذا كان لديك أنشأت قائمة مرجعية في Excel واستوردها من هناك).
الخطوة 2: حدد كل النص الخاص بك عن طريق الضغط باستمرار على المؤشر لأسفل.
الخطوة 3: انتقل إلى أيقونة القائمة النقطية على شريط الأدوات الموجود في الزاوية العلوية اليمنى من صفحتك وانقر عليها لتحويل النص إلى قائمة نقطية مرتبة.
الخطوة 4: الآن، انتقل الآن إلى أيقونة القائمة النقطية نفسها مرة أخرى وانقر على سهم القائمة المنسدلة بجوارها.
الخطوة 5: ستلاحظ قائمة منسدلة أخرى تسمى "قائمة التدقيق" - انقر على السهم المجاور لها.
الخطوة 6: اختر بين وضع خط يتوسطه خط للعناصر المحددة وآخر بدونه، حسب تفضيلاتك. بمجرد الانتهاء من ذلك، سيتم تحويل قائمتك النقطية إلى قائمة تدقيق تفاعلية.
الخطوة 6: يمكنك تحديد المربعات أو إلغاء تحديدها، وسيظهر الخط الذي يتوسطه خط إذا كنت قد حددت هذا الخيار من قائمة قائمة التحقق.
أنشئ قائمة مراجعة مباشرة على الصفحة
على الصفحة هي طريقة مختصرة سريعة لتحويل قوائمك التعداد النقطي مباشرةً وبسرعة إلى قوائم مرجعية على الصفحة نفسها. تعمل هذه الطريقة بشكل أفضل عندما يكون لديك أيضًا قائمة طويلة من العناصر ذات العناصر المتداخلة.
يتيح لك هذا الاختصار القيام بكل شيء في الحال دون التنقل عبر شريط الأدوات للحصول على الخيارات الصحيحة. اتبع التعليمات أدناه:
الخطوة 1: قم باستيراد قائمتك المرقمة أو النقطية إلى محرر مستندات Google وتأكد من صحة تداخل وترتيب القائمة المرقمة أدناه.
الخطوة 2: بمجرد الانتهاء من إصلاح كل شيء، ضع المؤشر فوق التعداد النقطي العلوي.
الخطوة 3: الآن، انقر نقرًا مزدوجًا فوق الرمز النقطي لتمييز جميع الرموز النقطية في وقت واحد.
الخطوة 4: انقر بزر الماوس الأيمن على الرمز النقطي العلوي مرة واحدة يتم تمييز جميع الرموز النقطية. سيتم فتح قائمة على الصفحة.
الخطوة 5: في شريط القائمة هذا، ستلاحظ وجود خانة اختيار واحدة أسفل خيارات النمط النقطي مباشرةً - انقر عليها.
الخطوة 6: ستلاحظ أن جميع عناصر القائمة الموجودة أسفل الرموز النقطية المميزة أصبحت الآن بتنسيق قائمة المراجعة الجديد.
الخطوة 7: كرر العملية نفسها لجميع مستويات الرموز النقطية المتداخلة في قائمتك لتحويل كل شيء في الصفحة إلى عنصر واحد في قائمة التحقق.
ستساعدك هذه الطريقة في إنشاء قائمة مرجعية تفاعلية يمكن تحديدها أو إلغاء تحديدها من الصفحة.
اقرأ أيضًا: أفضل 10 تطبيقات لقائمة المراجعة اليومية للحفاظ على الإنتاجية في عام 2024
## قيود إنشاء قائمة مراجعة لمحرر مستندات Google
يعد محرر مستندات Google منصة تعاون ممتازة لأولئك الذين يستخدمون مساحة عمل Google. ومع ذلك، فإن لها قيودًا فيما يتعلق بقوائم المراجعة.
لا تفي قوائم تدقيق مستندات Google بمعايير الكفاءة عندما تكون عمليات تنفيذ المهام معقدة ويعمل عدة أشخاص على المستند في وقت واحد. فيما يلي خمسة مجالات رئيسية تقصر فيها قوائم المراجعة في محرّر مستندات Google.
- التخصيص المحدود: الخيار الحقيقي الوحيد هو ما إذا كنت تريد وضع خط يتوسطه خط للعناصر المكتملة. بخلاف ذلك، فإن أنماط قوائم المراجعة كلها متشابهة. قد يؤدي هذا إلى حدوث ارتباك عندما يكون لديك قوائم مراجعة متعددة في نفس المستند تحتاج إلى ترميزها بالألوان لفهم أفضل
- لا تعيينات: لا يمكنك تعيين عناصر قائمة المراجعة لأعضاء فريقك بشكل منفصل. يمكنك كتابة أسمائهم مقابل العناصر المسؤولة عنها أو وضع علامات عليها باستخدام معرّفات المستخدمين الخاصة بهم، ولكن هذه ليست طريقة فعالة للفت انتباه أحد المشاركين إلى عنصر في قائمة المراجعة. خاصةً بالنسبة لقوائم المراجعة الأكبر حجمًا التي يعمل فيها عدة أشخاص معًا، من الضروري وجود نظام أكثر كفاءة لتعيين المهام يمكن دمجه بسهولة مع قائمة المراجعة نفسها
- قوائم المراجعة الثابتة: المرئيات الكامنة في محرر مستندات Google أساسية للغاية. فهي ليست تفاعلية بما فيه الكفاية (بخلاف تحديد أو إلغاء تحديد المربعات) لجعلها جذابة للمستخدمين. من الضروري توفير شكل من أشكال مشاركة المستخدمين على الواجهة لإبقائهم متحمسين لتصفح قائمة التدقيق - قد تجد صعوبة في القيام بذلك في مستندات جوجل
- عملية طويلة للمشاركة أو التصدير: العملية الأولية لمشاركة قائمة مراجعة مع فريق الأعضاء بأكمله طويلة. هذا لأن الواجهة تتطلب منك كتابة معرّفات البريد الإلكتروني لكل عضو من أعضاء الفريق الذين ترغب في العمل على قائمة المراجعة. تخيل الاضطرار إلى كتابة 10 أو 20 معرّف بريد إلكتروني! بالإضافة إلى ذلك، ستحتاج إلى تعيين الوصول والأدوار لكل شخص في القائمة. هذه عملية تستغرق وقتًا طويلاً للغاية وليست مثالية لقوائم التحقق
- عملية طويلة لبدء قوائم المراجعة: من المفترض أن يكون محرر مستندات Google نظامًا أساسيًا للمستندات. إنه ليس تنسيقًا مخصصًا لقوائم المراجعة. هناك عملية معينة عندما تريد إنشاء قوائم تدقيق، ويصبح الأمر أكثر تعقيدًا عند إنشاء قائمة تدقيق متعددة المستويات. لا يمكنك البدء في استخدام قوائم المراجعة في محرر مستندات Google على الفور، حيث أن هناك عملية بدء طويلة قد تستغرق وقتاً طويلاً
لذلك، فإن العمل مع قوالب القائمة المرجعية للإعداد السريع والتعاون أفضل.
## إنشاء قوائم مراجعة باستخدام ClickUp
إذا كنت تريد طريقة أكثر فاعلية وجاذبية للعمل مع قوائم التدقيق، فإن ClickUp لديه العروض المناسبة.
يوفر لك ClickUp مجموعة من قوالب القوائم التي يمكنك استخدامها لتفصيل قوائمك الأسبوعية أو اليومية أو المشاريع أو مهام المهام . قوائم المراجعة هذه ملائمة للتعاون ويمكن إعدادها على الفور دون أي تأخير.
دعنا نلقي نظرة.
قائمة المراجعة الأسبوعية ### قائمة المراجعة الأسبوعية
قالب قائمة المراجعة الأسبوعية لـ ClickUp
نظم مهامك الأسبوعية بفعالية باستخدام قالب قائمة التدقيق الأسبوعية ClickUp . يتيح لك هذا القالب رسم مهامك اليومية والتخطيط لأسبوعك حتى آخر نشاط.
قائمة المراجعة هذه قابلة للتخصيص تمامًا لمساعدتك:
- قم بتعيين حالات مخصصة للمهام مثل ملغاة، مكتملة، قيد الإنجاز، قيد التنفيذ، إلخ.
- استخدام حقول مخصصة مثل نوع المهمة أو التسلسل أو الشعور بالرضا لمساعدتك على تصور تقدم المهام في قائمة التحقق الخاصة بك بشكل صحيح
- استفد من طرق العرض المخصصة مثل التقويم الأسبوعي، والمهام المكتملة، والمهام التي يجب إنجازها، والمزيد للحصول على فهم أفضل لكيفية وضع مهامك مقابل جدول زمني
- استخدم تخصيص إدارة المشروع لدمج التحذيرات التبعية، وأتمتة المهام، وسلاسل التعليقات، والمزيد مع قائمة التحقق الخاصة بك
كيفية استخدام هذا القالب
من السهل للغاية البدء في استخدام هذا القالب في ClickUp. إليك الطريقة:
- قم بعمل قائمة بالمهام التي تحتاج إلى إكمالها في أسبوع باستخداممستندات ClickUp
- حدد الأولويات لكل مهمة من هذه المهام باستخدامعرض لوحة ClickUp لتصور أسبوعك بأكمله وتعيين الأولويات
- استخدمانقر فوق عرض الجدول لإنشاء قائمة تدقيق قابلة للتخصيص بدرجة كبيرة للتعاون مع فريقك
- تتبع تقدم المهام التي تم إنشاؤها في قائمة المراجعة باستخدامعرض تقويم ClickUp قائمة المراجعة هذه هي الخيار الأفضل إذا كنت تريد قائمة مراجعة قابلة للتخصيص يمكنك تصورها وتعديلها كما تريد، وهو أمر غير ممكن مع محرر مستندات Google.
قوائم مهام النقر فوق قوائم التحقق من المهام
إنشاء قوائم مراجعة للمهام بسهولة داخل مهمة لتعيين المهام بسهولة باستخدام قائمة مراجعة المهام ClickUp Task Checklist قوائم مهام ClickUp Task Checklists هي قوائم تدقيق خاصة ضمن مهمة في ClickUp كقائمة مهام، مما يسهّل إسناد العناصر الموجودة في قائمة التدقيق القابلة للنقر إلى أعضاء الفريق المختلفين.
استخدم قوائم المراجعة هذه من أجل:
- إنشاء قوائم متداخلة مع العديد من العناصر الفرعية حسب الحاجة
- سحب وإسقاط كل عنصر في قائمة المراجعة إلى موضع جديد، وتحرير أسرع (على عكس محرر مستندات Google، حيث تكون العناصر ثابتة وتحتاج إلى إعادة تدقيق)
- قم بتعيين العناصر في قائمة المراجعة هذه لأعضاء فريقك بشكل فردي لتسهيل التعاون والمساءلة والمسؤولية لكل فرد في الفريق
- تحويل قوائم المراجعة الخاصة بك إلى قوالب يمكن استخدامها كتنسيق قياسي للقوائم المستقبلية
كيفية استخدام قائمة المراجعة هذه
إليك كيفية الوصول إلى قوائم مراجعة المهام من داخل مهمة ClickUp:
- افتح المهمة التي تريد إنشاء قائمة مراجعة فيها
- مرر لأسفل إلى علامة التبويب "عناصر الإجراءات" وحددها
- انقر على أيقونة "+" لبدء إنشاء قائمة التحقق الخاصة بك
### انقر فوق Brain
الاستفادة من قوة الذكاء الاصطناعي في ClickUp لإنجاز المهام بسلاسة
استفد من قوة الشبكة العصبية الرائدة في العالم في مهامك ومستنداتك وأشخاصك لربط كل شيء في مساحة عملك الرقمية مع ClickUp Brain . تتيح لك هذه الأداة طرح أسئلة حول عملك، ومواقع الويكي الخاصة بالشركة، والخطط والرؤى، والمنتجات، والمزيد.
يمكّنك ClickUp Brain من:
- أتمتة تحديثات التقدم، والمهام، وعمليات الاستعداد، وعناصر العمل، والمهام الفرعية، وتخطيطها وتعبئتها تلقائيًا
- الكتابة باستخدام أداة الكتابة الخاصة به التي تتكيف مع أسلوبك وتُنشئ مسودات متشابهة. يمكنك أيضًا الوصول إلى أداة مدمجة للتدقيق الإملائي ويمكنك إنشاء ردود سريعة
- إنشاء قوائم تدقيق سريعة والحصول على المساعدة في إضافة عناصر الإجراءات، وربط قوائم التدقيق مع أدوات أو أشخاص آخرين، والحصول على تحديثات التقدم تلقائيًا. هذه الوظيفة غير متوفرة في محرر مستندات Google، الذي يوفر لك قائمة مرجعية أساسية فقط مع قيود شديدة
يمكن أن يساعدك ClickUp Brain على فعل المزيد مع مهارات إدارة المهام والتي لا يمكنك القيام بها باستخدام مستندات Google Docs.
كيفية استخدام ClickUp Brain لقوائم المراجعة
يساعدك ClickUp Brain على إنشاء مهام أو مستندات من إنشاء الذكاء الاصطناعي مع قوائم مراجعة مملوءة مسبقًا وفقًا لاحتياجات عملك. هناك طريقتان للقيام بذلك باستخدام ClickUp Brain:
1. من نموذج الذكاء الاصطناعي في شريط الأدوات:
- انقر على أيقونة "AI" في شريط الأدوات. أو بدلاً من ذلك، إذا كان لديك نظام تشغيل ويندوز، اضغط على 'Alt + K'، وإذا كان لديك نظام ماك، اضغط على 'Option + K'
- أدخل المطالبة وانقر على "رجوع" أو "إدخال
- بمجرد الانتهاء، عدِّل المحتوى من خلال خيارات مثل "نسخ" و"إعادة إنشاء" و"أخبر الذكاء الاصطناعي بما يجب فعله بعد ذلك
- بعد ذلك، انقر على "+ إنشاء" واختر "مهمة" أو "مستند" لفتح أي من الخيارين
- أدخل اسمًا ومعلومات أخرى مطلوبة
2. من مشروط إنشاء العناصر في شريط الأدوات:
- انقر فوق الزر '+ جديد'
- اختر 'مهمة' أو 'مستند' من مشروط إنشاء العناصر
- حدد الخيار 'الكتابة باستخدام الذكاء الاصطناعي'
- أدخل مطالبتك في مربع النص "نقاط الحديث" واختر من القائمة المنسدلة "نبرة الصوت" و"الإبداع
- انقر على علامة التبويب "إنشاء
- بمجرد إنشاء النص، قم بتحريره من خلال "إدراج" و"نسخ" و"إعادة إنشاء" و"أخبر الذكاء الاصطناعي بما يجب القيام به بعد ذلك
- انقر على خيار 'إنشاء مهمة' أو 'إنشاء مستند'
- انقر على تبديل "خاص" لجعل مهمتك أو مستندك عامًّا
ادخل إلى ClickUp Brain من أي مكان في مساحة عملك إلى جانب عملك الحالي.
## ما جعل قوائم المراجعة أكثر ديناميكية وتفاعلية ه
قوائم المراجعة جزء لا يتجزأ من الإنتاجية والتحفيز في مكان العمل. حتى خارج مكان العمل، تساعد قوائم المراجعة الأفراد على البقاء منظمين في أعمالهم اليومية وإنجاز المهام كجزء من برنامج إدارة المهام .
استفد من مجموعة من قوائم المراجعة والأدوات التي يوفرها ClickUp لتسهيل تنفيذ المهام بكفاءة في شكل قوائم مراجعة مرنة ومتعددة الاستخدامات. يمكنك استكشاف المزيد من حلول ClickUp مباشرةً على الموقع الإلكتروني.
إذا كنت ترغب في البدء باستخدام قوائم المراجعة اليوم, قم بالتسجيل مجانًا على ClickUp.