كيفية تتبع التقدم المحرز في مشروعك بفعالية

عندما تكون مشغولاً بإدارة العديد من المشاريع، فإن آخر ما تحتاجه هو الضغط الإضافي المتمثل في التأخر عن جدولك الزمني.

يمكن أن تؤدي الانتكاسات مثل التخصيص غير السليم للموارد، وزحف النطاق، وغير ذلك من الاضطرابات غير المتوقعة إلى تأخير مشروعك، وأحيانًا إلى أجل غير مسمى.

لهذا السبب بالتحديد يجب أن تتعلم كيفية تتبع تقدم المشروع.

يساعدك تتبع تقدم مشروعك طوال دورة حياته على اتخاذ قرارات مستنيرة في كل مرحلة وتعديل أنشطة المشروع للبقاء على المسار الصحيح.

في هذه المدونة، نناقش بعض أفضل الممارسات والاستراتيجيات التي يمكنك استخدامها لتتبع تقدم المشروع.

التحديات في تتبع تقدم المشروع ## التحديات في تتبع تقدم المشروع

بصفتك مدير مشروع أو قائد فريق، ربما تكون قد واجهت العديد من التحديات عند تتبع المشاريع وتسجيل حالة المهام من البداية وحتى اكتمال المشروع بنجاح. تتضمن بعض أكثرها شيوعًا التي لاحظناها ما يلي:

• عدم وجود أهداف واضحة: قد لا يكون للمشاريع أهداف ونتائج محددة بوضوح - مما يؤدي إلىزحف النطاقوالذي بدوره يجعل من الصعب الالتزام بالجدول الزمني للمشروع
• التواصل غير السليم: يمكن أن يؤدي ضعف التواصل بين أصحاب المصلحة وأعضاء الفريق إلى حدوث ارتباك حولمخرجات المشروعوالأهداف والجداول الزمنية والمسؤوليات
• عدم اتساق جمع البيانات: يؤدي عدم وجود عملية منظمة لجمع البيانات إلى تقارير مرحلية غير مكتملة، مما يجعل من الصعب تقييم حالة المشروع
• عدم وجود تحديثات في الوقت الحقيقي: بدون تحديثات منتظمة في الوقت الحقيقي، قد تجد صعوبة في تحديد المشكلات ومعالجتها بشكل استباقي

10 طرق لتتبع تقدم المشروع

إذا كنت تتطلع إلى تتبع وقياس التقدم المحرز في المشروع، فإليك 10 خطوات يجب اتباعها.

1. ضع أهدافًا ومعالم واضحة

اجلس مع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة لمناقشة أهداف المشروع بالتفصيل. قسّم هذه الأهداف إلى معالم رئيسية بحيث يعرف فريقك بالضبط ما يجب تحقيقه في كل مرحلة من مراحل المشروع.

على سبيل المثال، إذا كان هدفك هو إطلاق موقع إلكتروني للتجارة الإلكترونية في غضون ستة أشهر، فإن المعالم الرئيسية معالم المشروع ستبدو كما يلي:

• الشهر 1: وضع اللمسات الأخيرة على نطاق المشروع وتجميع فريق المشروع
• الشهر 2: الشهر 2: استكمال أبحاث السوق وتوثيق متطلبات الموقع الإلكتروني
• الشهر 3: وضع اللمسات الأخيرة على تصميم الموقع الإلكتروني وتطوير استراتيجية تجربة المستخدم

في هذه العملية، تعمل المعالم الرئيسية في هذه العملية كنقاط مرجعية خلال المشروع، مما يتيح لك قياس التقدم الفعلي للمشروع مقابل الجدول الزمني.

استخدم أهداف النقر لتحديد أهداف واضحة وقابلة للتتبع لمشروعك. أضف الجداول الزمنية والأهداف لكل هدف حتى تعرف بالضبط كيف يتقدم مشروعك.

تتبّع أهدافك وصولاً إلى أهم مؤشرات الأداء الرئيسية واحصل تلقائيًا على عروض مفصّلة لتقدمك

اقرأ المزيد: أفضل 10 تطبيقات لتتبع الأهداف لعام 2024

2. تعيين مسؤوليات واضحة

إذا كنت لا تريد أن يستخدم أعضاء الفريق عبارة "لم أكن على علم بذلك"، فأنت بحاجة إلى تحديد مسؤوليات واضحة عن كل مهمة في قائمة مهام مشروعك.

ابدأ بتقسيم مشروعك إلى مراحل. أضف المهام تحت كل مرحلة وراجعها مع أصحاب المصلحة قبل وضع اللمسات الأخيرة على قائمة مهامك.

• استخدملوحة كانبان الخاصة بـ ClickUp لإنشاء أعمدة مختلفة لتمثيل كل مرحلة من مراحل المشروع
• قم بتجميع المهام المقابلة تحت كل عمود مع المواعيد النهائية ومستويات الأولوية. يمكنك نقل كل مهمة عبر اللوحة باستخدام وظيفة السحب والإفلات
• قم بتعيين هذه المهام لأعضاء الفريق المناسبين. سيتلقون إشعارًا بمجرد تعيين المهمة، مما يعني عدم وجود مساءلة في غير محلها

إلقاء نظرة سريعة على المهام والمشاريع في لمحة واحدة وسحب المهام وإفلاتها وفرزها وتصفيتها دون عناء باستخدام طريقة عرض لوحة كانبان القابلة للتخصيص بالكامل

💡 نصيحة احترافية: قياس الوقت المقدر للانتهاء من خلال النظر في المهام والأنشطة المختلفة والتأخيرات المحتملة. استخدم هذا كمعيار لتحديد جداول زمنية واقعية وتحديد أولويات المهام الضرورية لتبسيط المشروع وتحسين الكفاءة

3. الاحتفاظ بوثائق مفصلة

إذا كنت قد قضيت وقتًا في إعداد وثائق إدارة المشروع وتحديثها - خطط المشروع، وسجلات التغيير، وسجلات المخاطر، و تقارير حالة المشروع -أنت تعرف كيف أن هذه التفاصيل عادةً ما تكون مبعثرة عبر سلاسل البريد الإلكتروني والملاحظات والمحادثات وجداول البيانات التي لا نهاية لها.

عندما لا تكون المستندات الهامة مركزية في مساحة مشتركة، قد يكون الوصول إليها صعباً ويستغرق وقتاً طويلاً. سيتعين عليك أن تطلب من العديد من أصحاب المصلحة الوصول إليها والتنقيب في أدوات متعددة (وورد، باوربوينت، مايكروسوفت تيمز، مستندات جوجل، إلخ)، وقد لا تتمكن من العثور على أحدث إصدارات هذه المستندات.

ماذا لو قلنا لك أنه يمكنك توحيد جميع المستندات والمعلومات المتعلقة بالمشروع في مستودع مركزي باستخدام مستندات ClickUp ?

استخدم خيارات التنسيق المدمجة فيه لمساعدتك في تنظيم المستند بدقة، وإضافة أقسام، وتحميل الصور، وتضمين مقاطع الفيديو بحيث يسهل على الجميع فهمه. بالإضافة إلى ذلك, اكتشاف التعاون يسمح لأصحاب المصلحة بتحرير المستند في الوقت الفعلي، مما يضمن تحديث المعلومات دائمًا.

فكّر في المستندات كمصدر واحد للحقيقة يساعد الجميع على العمل من المعلومات نفسها، مما يقلل من الرقابة ويقلل من التأخير.

يتيح مستندات النقر فوق مستندات النقر التنسيق الغني وأوامر الشرطة المائلة، مما يتيح لك العمل بكفاءة أكبر

💡 نصيحة احترافية : فكر في استخدام قوالب تعقب تقدم المشروع كمخطط محدد مسبقًا للإشراف على التقدم المحرز وتنظيم المعلومات المهمة مركزيًا وتوفير الوقت الثمين دون التضحية بسلامة مشروعك

4. جدولة اجتماعات الحالة المنتظمة

تتيح اجتماعات الفريق المنتظمة للجميع مناقشة التقدم المحرز وتقديم تحديثات عن حالة مهامهم. إنها وسيلة لأعضاء فريقك لمعرفة ما تم إنجازه وما هو معلق وما هو متبقي من الوقت المتبقي.

وبصفتك مديرًا، يمكنك من خلال ذلك تحديد إشارات الدخان قبل أن تتحول إلى مشاكل كاملة ومنع التأخير في الجدول الزمني. تساعد عمليات التحقق المنتظمة جميع أعضاء الفريق على التنسيق بشكل أفضل وتشجع على حل المشاكل بشكل جماعي.

يمكنك عقد اجتماع يومي للاستعداد يدوم من 15 إلى 20 دقيقة، حيث يشارك الجميع خلاله آخر المستجدات حول ما سار على ما يرام وما هو الخطأ الذي حدث وما يخططون لتحقيقه اليوم.

ومن ناحية أخرى، يمكن عقد اجتماعات أسبوعية مدتها 30-60 دقيقة تتضمن مناقشة الأهداف طويلة الأجل وتحديات المشروع وتقارير الحالة.

💡 نصيحة احترافية: _نصيحة احترافية

/href/ https://clickup.com/blog/project-status-report-template// قوالب تقرير حالة المشروع /%%href/

_ لمراقبة صحة مشروعك والتقدم المحرز فيه. يمكن تخصيص هذه القوالب حسب نوع المشروع والتفاصيل التي تريد تتبعها حتى تتمكن من البدء في إدارة الجدول الزمني لمشروعك بسرعة

5. تنفيذ أساليب مناسبة لتتبع التقدم المحرز تتبع تقدم المشروع بدون تحديد طرق التتبع التي يجب استخدامها يشبه التنقل في رحلة على الطريق بدون نظام تحديد المواقع العالمي (GPS).

استخدم مزيجًا من الأساليب النوعية والكمية لتتبع تقدم مهامك وأنشطتك بكفاءة:

• تتضمن الأساليب الكمية رصد البيانات العددية مثل معدلات إنجاز المهام، وتتبع الوقت، وتباين الميزانية، وبيانات الإنتاجية
• الأساليب النوعية تشمل ملاحظات أصحاب المصلحة، وملاحظات العملاء، وملاحظات الاجتماعات، والتعليقات، ووثائق المشروع إذا كنت تريد إطارًا محددًا مسبقًا لتتبع تقدم المشروع، فاستخدم قالب تعقب مشروع ClickUp .

تحميل هذا القالب

قالب تعقب المشروع من ClickUp

يوفر بنية شاملة مع العديد من طرق العرض المخصصة لمساعدتك على تتبع المهام المختلفة في المشروع وتصور الجداول الزمنية. كما يتيح لك أيضًا الحصول على نظرة عامة سريعة على التقدم المحرز وعرض المهام حسب الفئة والمُعيَّن وتاريخ الاستحقاق.

💡 نصيحة احترافية: استخدم انقر فوق تتبع وقت المشروع لتتبع الوقت الذي يقضيه أعضاء الفريق في المهام والأنشطة الفردية. ادمج هذه الرؤى في جدول زمني لتحديد المهام التي تستهلك من وقت فريقك وكيف يمكن تحسينها

احصل على نظرة عامة على جميع المهام التي تستهلك نطاق عمل فريقك باستخدام ميزة تتبع وقت المشروع في ClickUp

6. استخدام منهجيات رشيقة

يستخدم مديرو المشاريع منهجيات أجايل لتقسيم المشاريع المعقدة إلى تكرارات أصغر تسمى سباقات السرعة.

وبدلاً من تقديم النتائج في نهاية المشروع، تركز منهجيات أجايل على تقديم قيمة إضافية في نهاية كل مرحلة من مراحل المشروع أو سباق السرعة. تجعل دورات التسليم الأقصر تتبع التقدم المحرز وإجراء التعديلات في الوقت المناسب أسهل بكثير.

أهم ثلاث فوائد لاستخدام تقنيات إدارة المشاريع الرشيقة تشمل:

• القدرة على التعامل مع الأولويات المتغيرة
• تعزيز الرؤية لأصحاب المصلحة
• تحسين مواءمة الأعمال

اثنان من أكثر أطر العمل الرشيقة شيوعًا هما Scrum و Kanban.

سكروم

يتم تقسيم العمل إلى تكرارات مقسمة إلى مربعات زمنية، وهي نقاط تفتيش منتظمة لقياس التقدم المحرز. يتراوح طول كل مربع من 1-4 أسابيع تقريبًا، ويجب إكمال مجموعة محددة من الأنشطة خلال هذا الإطار الزمني.

يتم تقسيم العمل إلى قالب إدارة سكرم الرشيقة الرشيقة يوفر سير عمل قابل للتخصيص لإدارة عملية تطوير Agile Scrum الخاصة بك. يمكنك استخدام حالات مخصصة لإنشاء مراحل مختلفة للمشروع وفهم كيفية تقدم المهمة على طول هذه المراحل.

تحميل هذا القالب

ClickUp Agile Scrum Management قالب إدارة Agile Scrum

كانبان

العمل يتم تصوير العمل كمراحل مختلفة في سير العمل. يمكن أن تكون المراحل "المهام التي يجب إنجازها" و"قيد التنفيذ" و"قيد المراجعة" حدد عدد المهام تحت كل مرحلة للحفاظ على سير عمل ثابت.

استخدم نقر فوق قالب كانبان لتمثيل سير عمل مشروعك. تسمح لك الحقول المخصصة بتصنيف المهام وفقًا لمرحلتها وإضافة تفاصيل حول المهمة لتحسين رؤية ما تم إنجازه وما هو معلق.

تنزيل هذا القالب

قالب كانبان الخاص بـ ClickUp

اقرأ المزيد: دليل ClickUp للمنهجيات الرشيقة لفرق تطوير البرمجيات

7. استخدم مخططات جانت لتصور الجداول الزمنية

تُستخدم مخططات جانت لتصور بداية المشروع ونهايته عبر جدول زمني.

عندما يحتوي الجدول الزمني لمشروعك على عدة معالم رئيسية لتمييز تقدم المشروع إلى جانب المهام والتسليمات والجداول الزمنية - توفر مخططات جانت عرضًا واضحًا للجدول الزمني للمشروع، حيث توضح للجميع متى يجب أن تبدأ المهمة ومتى يجب أن تكتمل.

• استخدمانقر فوق عرض مخطط جانت البياني لتنظيم مهامك على طول جدول زمني وتحديد الأولويات لكل مهمة
• أنشئ المهام على طول الجدول الزمني وأضف التبعيات بحيث تعرف بالضبط المهام الفرعية التي يجب إكمالها والمدة التي ستستغرقها
• شارك الجدول الزمني مع فريقك حتى يتلقى الجميع تحديثات في الوقت الفعلي عند اكتمال مهمة ما أو عند تعديل الجدول الزمني للمشروع

_تتبع التقدم المحرز والمعالم الرئيسية والتبعيات على جدول زمني مرئي مشترك مع فريقك من خلال عرض مخطط جانتت البياني في ClickUp

💡 نصيحة احترافية: استخدم مراقبة المشروع لتوقع المخاطر المحتملة والتأخيرات وتجاوزات الميزانية المحتملة واتخاذ إجراءات سريعة لتصحيحها. ويضمن ذلك بقاء المشروع على المسار الصحيح، مما يزيد من فرص تحقيق نتائج ناجحة وعالية الجودة

8. استخدام تقارير متسقة

قد يقوم أعضاء الفريق في كثير من الأحيان بتجميع تقارير ببيانات غير متسقة أو غير دقيقة، مما قد يؤدي إلى اتخاذ قرارات خاطئة ويجعل من الصعب تحديد المشاكل في الجداول الزمنية لتسليم المشروع .

تجنب ذلك عن طريق:

• وضع مبادئ توجيهية واضحة لإعداد التقارير
• التأكيد على ماهية مقاييس المشروع ومؤشرات الأداء الرئيسية التي يجب تتبعها، بالإضافة إلى الأشكال والتكرار ومصادر المعلومات
• التأكد من استخدام نفس المعايير بشكل متسق لقياس التقدم المحرز بحيث لا يكون هناك أي غموض أو التباس

الحل؟ إنشاء واستخدام قوالب موحدة لجميع التقارير. تثقيف أعضاء فريقك حول أهمية التقارير الموحدة من أجل تتبع التقدم المحرز بشكل أفضل.

على سبيل المثال, قالب تقرير تقدم المشروع الخاص ب ClickUp يتضمن كل ما تحتاجه لإبقاء أصحاب المصلحة وأعضاء الفريق على اطلاع دائم بتقدم المشروع.

تحميل هذا القالب

قالب تقرير تقدم المشروع ClickUp

يقدم القالب طرق عرض متعددة لتصور عملك بشكل مختلف. تتيح لك طرق العرض المخصصة إضافة تفاصيل مهمة لإدارة وتتبع المهام بسهولة. يمكنك أيضًا تعيين إشعارات في الوقت الفعلي للحصول على تحديثات في الوقت المناسب في كل مرة يتم فيها إكمال إجراء أو مهمة.

9. تجميع تقارير المشاريع الفعالة

يمكن أن يعطي تقرير شامل رؤية واضحة لحالة المشروع وإنجازاته. ويسلط الضوء على كيفية استخدام الموارد المختلفة ويوفر بيانات عن مؤشرات الأداء الرئيسية للمشروع (مؤشرات الأداء الرئيسية). تقيس هذه المقاييس أداء المشروع وتتبع مسؤوليات كل عضو من أعضاء الفريق.

تتيح لك لوحة معلومات ClickUp إنشاء تقارير مفصّلة عن تقدم المشروع، وعرض البيانات المتعلقة بالمهام والأنشطة المختلفة في مكان واحد، وتتبع مؤشرات الأداء الرئيسية المهمة مقاييس المشروع .

لوحة معلومات ClickUp قابلة للتخصيص بالكامل، ويمكنك تقديم البيانات المهمة بشكل جميل باستخدام المخططات أو الرسوم البيانية أو غيرها من أدوات التصور. أضف أزرارًا تفاعلية، مثل الأزرار والقوائم المنسدلة، لتسهيل تصفية البيانات والحصول على رؤى قابلة للتنفيذ حول تقدم المشروع.

احصل على عرض شامل لحالات المشاريع والمهام المتبقية في فريقك أو قسمك باستخدام لوحات معلومات ClickUp

10. استخدم أداة إدارة المشاريع

عند معرفة كيفية تتبع تقدم المشروع بفعالية، فإن أفضل رهان لك هو استخدام برنامج لإدارة المشاريع.

A أداة إدارة المشروع مصدرًا مركزيًا لتخزين جميع المعلومات المتعلقة بالمشروع وميزات متعددة لتحسين التعاون وأتمتة المهام وتتبع المشاريع وإدارة المهام.

على سبيل المثال، فإن برنامج ClickUp لإدارة المشاريع يقدم العديد من الميزات القوية التي تجعل التخطيط وترتيب أولويات عملك أسهل.

تشيلسي بينيت، مديرة مشاركة العلامة التجارية في لولو برس عن كيفية قيام ClickUp بتبسيط كفاءة فريقهم:

_ إن منصة إدارة المشاريع ضرورية لفريق التسويق، ونحن نحب أن تساعدنا على البقاء على اتصال مع الأقسام الأخرى. نحن نستخدم ClickUp حرفيًا كل يوم، في كل شيء. لقد كانت مفيدة جدًا لفريقنا الإبداعي وجعلت سير عملهم أفضل وأكثر كفاءة

تشيلسي بينيت، مديرة مشاركة العلامة التجارية في Lulu Press

إليك كيف يمكن لمديري المشاريع استخدام ClickUp لتحسين سير عمل مشاريعهم.

• إنشاء المهام وتعيينها لأعضاء الفريق مع تواريخ الاستحقاق باستخداممهام ClickUp
  • تعاون مع أعضاء فريقك ووفر تحديثات في الوقت الفعلي في لمح البصر باستخدامعرض الدردشة ClickUp
    • تبادل الأفكار مع فرق العمل افتراضيًا على لوحة رقمية باستخدامClickUp Whiteboards
      • قم بإنشاء مهام سير عمل فعالة لفريقك وأتمتة المهام المتكررة من خلال الاختيار من بين أكثر من 100 عملية أتمتة باستخدامأتمتة ClickUp
        • استخدم ClickUp Dashboards لإعداد تقارير مفصلة عن المشروع في كل مرحلة من مراحله
• قم بإنشاء تحديثات المشروع، وتجميع ملاحظات الاجتماعات، وتلخيص المستندات في وقت قصير باستخدام الذكاء الاصطناعي الخاص ب ClickUp -ClickUp Brain

_يمكن لـ _ClickUp AI إنشاء أنواع مختلفة من المستندات مثل ملخصات المشاريع، وخطط الدروس، وغيرها من المستندات لتسريع سير عملك

💡 نصيحة احترافية: استخدم قوالب إدارة المشاريع لتوفير الوقت وتسريع إنجاز مشروعك. ما عليك سوى توصيل المعلومات ذات الصلة في الهياكل المبنية مسبقًا حتى تتمكن فرقك من إدارة مهامها بسرعة

الخطوة الأولى نحو التتبع الفعال لتقدم المشروع

التتبع الفعال للمشروع هو أبعد ما يكون عن الإدارة الدقيقة. إنه مزيج منهجي من التواصل الواضح، والتوثيق التفصيلي، وسير العمل المبسّط، وإعداد التقارير الفعالة.

بصفتك مدير مشروع، يجب أن تتبنى الممارسات الصحيحة للحفاظ على نظرة عامة واضحة لتقدم مشروعك وتحديد المشكلات بسرعة.

ومع ذلك، قد يكون من الصعب الانتقال من الصفر إلى واحد في وقت قصير عند تنفيذ أفضل الممارسات التي ذكرناها أعلاه. وبدلاً من ذلك، تمهّل في ذلك من خلال اتخاذ خطوة تلو الأخرى.

على سبيل المثال، ستكون الخطوة الأكثر عملية هي تطبيق أداة مرنة لإدارة المشاريع مثل ClickUp التي يمكن تخصيصها لتناسب احتياجات فريقك. ويمكنك البدء بتجربة الميزات الأساسية مثل لوحات معلومات ClickUp، وطرق العرض، والقوالب المبنية مسبقًا، والمهام، والانتقال تدريجيًا إلى ميزات أكثر تقدمًا كلما اعتدت على الأداة. اشترك في ClickUp اليوم واكتشف كيف تجعل وظائف المنصة القوية تتبع التقدم المحرز أمرًا سهلاً للغاية.