كيفية دمج البيانات من جداول بيانات متعددة في Excel

سواء كنت تتعامل مع بيانات المبيعات من مختلف المناطق، أو التقارير المالية من مختلف الأقسام، أو ملاحظات العملاء عبر عدة قنوات، يبقى التحدي قائماً: كيف يمكنك دمج كل هذه المعلومات بكفاءة في مجموعة بيانات واحدة متماسكة؟

إن التنقل بين جداول البيانات، ونسخ البيانات ولصقها يدويًا في ملفات Excel لدمج البيانات، وتتبع التغييرات أثناء القيام بذلك أمر غير فعال ويزيد من خطر حدوث أخطاء فادحة.

لحسن الحظ، يوفر Excel أدوات وتقنيات قوية لتبسيط دمج البيانات. في هذه المدونة، سنرشدك في هذه المدونة إلى الطرق الأساسية لدمج البيانات بفعالية في أوراق Excel.

ستتعلم كيفية دمج جدولي بيانات في Excel، وتبسيط سير عملك، وتحسين الدقة، وتعزيز قدراتك في تحليل البيانات. هيا بنا نبدأ.

ما هو دمج البيانات في جداول بيانات Excel؟

يتضمن دمج البيانات في Microsoft Excel دمج البيانات من عدة أوراق Excel في ورقة واحدة. تساعدك هذه العملية على تحليل مجموعات البيانات الكبيرة المبعثرة عبر ملفات Excel متعددة.

يُعد الدمج أمرًا مهمًا بالنسبة للشركات، حيث غالبًا ما يلزم دمج البيانات الموجودة في جداول بيانات متعددة من أقسام أو مواقع أو أنظمة مختلفة في ورقة واحدة للحصول على نظرة عامة شاملة.

إن معرفة كيفية دمج جدولي بيانات Excel يجعل من السهل تحويل البيانات والعثور على أنماط ورؤى شاملة.

فوائد دمج ملفات Excel المتعددة

تمنحك معرفة كيفية دمج جدولي بيانات Excel فائدتين واضحتين:

• تحليل البيانات بشكل مبسط: دمج جدولي بيانات Excel يغني عن التبديل بين مصادر البيانات المتعددة. كما أنه يبسط تطبيق الصيغ وإنشاء التقارير وتصور البيانات. على سبيل المثال، يمكنك دمج بيانات المبيعات لمختلف المتاجر من ملفات Excel متعددة في جدول بيانات Excel واحد لتحليل أداء المبيعات الإجمالي ومقارنة أداء المتجر بسهولة.
• تعاون أفضل: بمجرد دمج أوراق Excel، يمكن لأعضاء فريقك العمل معًا بشكل أكثر كفاءة ومشاركة الرؤى في ورقة عمل واحدة بدلاً من أوراق عمل مختلفة. على سبيل المثال، يمكن لفريق التسويق لديك دمج أوراق Excel التي تحتوي على بيانات من قنوات مختلفة (وسائل التواصل الاجتماعي والبريد الإلكتروني وتحليلات الموقع الإلكتروني) في ملف Excel واحد حتى يتمكن أعضاء الفريق من تحليل مراجعات الأداء وإجراء تعديلات على الاستراتيجية في جدول بيانات واحد.

كيفية دمج جدولي بيانات في جدول بيانات Excel

1. إعداد البيانات لدمج عدة جداول بيانات

قبل إنشاء قاعدة بيانات Excel ، تأكد من أن المعلومات في ملفات Excel الخاصة بك نظيفة وموحدة ومنظمة

• تنظيف البيانات: تأكد من خلو البيانات من الأخطاء والتكرارات قبل دمج أوراق Excel
• التوحيد القياسي: استخدم تنسيقات متسقة للتواريخ والأرقام والنصوص في جميع الأوراق
• التنظيم: هيكلة البيانات بطريقة تدعم الدمج بسهولة

بدلاً من ذلك، تجنب عملية الإعداد اليدوي عن طريق باستخدام قوالب قاعدة البيانات التي تم إنشاؤها مسبقًا . توفر هذه القوالب بنية تنظيمية وتساعدك على تكرار الصفحات والعمليات الشائعة.

2. استخدام خاصية التوحيد في ملفات Excel

تساعد ميزة "التوحيد" في Excel على دمج الأوراق من خلال دمج مجموعات بيانات متشابهة من عدة صفوف أو أعمدة أو أوراق عمل أو مصنفات متعددة.

مثال رقم 1: دمج البيانات من صفوف متعددة

لنفترض أن لديك بيانات مشتريات متجر للتجارة الإلكترونية مع معرف الطلب ومعرف SKU والكمية في ملف Excel.

عينة من بيانات مشتريات متجر التجارة الإلكترونية

تريد جمع كميات وحدات حفظ المخزون المتشابهة. يمكنك استخدام الخطوات التالية:

عملية خطوة بخطوة:

1. ابحث عن "توحيد" ضمن علامة تبويب البيانات.

العثور على الدالة 'دمج' في Excel

2. حدد الخلية التي تريد أن تظهر فيها البيانات الموحدة. انقر على الدالة 'توحيد'، وسيظهر مربع حوار على الشاشة. اختر زر السهم لأعلى وحدد النطاق المرجعي.

تحديد 'مرجع' في نافذة 'دمج' في نافذة 'دمج'

3. اختر النطاق المرجعي الذي ترغب في توحيده واضغط على Enter.

تحديد مجموعة البيانات في الدالة 'مرجع'

4. بعد تحديد النطاق، انقر فوق الزر 'إضافة' لإضافته كمرجع. حدد 'العمود الأيسر' للاحتفاظ بمعرّفات وحدات حفظ المخزون في الجدول الموحّد. انقر فوق "موافق" للمتابعة.

إضافة مراجع واختيار التسميات في نافذة "دمج

5. ستحصل على الكمية المجمعة حسب SKU في طريقة عرض بيانات المشتريات الموحدة.

طريقة العرض الملخص للكميات باستخدام ميزة "دمج" في Excel

مثال رقم 2 - دمج البيانات من أوراق عمل أو مصنفات متعددة

لنفترض أن لديك مجموعتي بيانات مختلفتين في ملفات Excel مختلفة.

1. حدد الخلية التي تريد أن تظهر فيها البيانات المدمجة

اختيار الدالة 'دمج' عند جمع البيانات من ورقتي عمل

2. انتقل إلى الدالة "توحيد" وقم بتوفير مرجع الخلية عن طريق التبديل إلى علامة تبويب الورقة الأولى (على سبيل المثال، الورقة 1) وحدد النطاق الذي تريد جمعه (على سبيل المثال، A1: A10). بعد ذلك، انتقل إلى الورقة التالية (على سبيل المثال، الورقة 2) وحدد النطاق (على سبيل المثال، A1:A10). كرر هذه الخطوة حتى تصل إلى الورقة الوجهة. انقر فوق "موافق" للمتابعة.

تحديد مراجع من أوراق عمل متعددة

3. سيتم دمج البيانات بنجاح من أوراق عمل متعددة.

بيانات موحدة من أوراق عمل متعددة

💡 نصيحة احترافية:

a. يمكن أيضًا أن تكون الخلايا المرجعية من مصنفات مختلفة. لنفترض أن لديك خمس أوراق عمل Excel مختلفة تحتوي على معلومات المبيعات الشهرية. يمكنك إنشاء طريقة عرض موحدة باستخدام وظيفة "توحيد" والإشارة إلى أوراق العمل الخمسة. سوف يسحب Excel المعلومات من تلك الخمسة، مما يمنحك عرضًا شاملًا.

b. باستخدام الدالة 'توحيد'، بالإضافة إلى الجمع، يمكنك أيضًا العثور على العد أو المتوسط أو الحد الأدنى أو الحد الأدنى أو الحد الأقصى عبر صفوف أو أوراق عمل أو مصنفات مختلفة. قم بالتبديل إلى أي من هذه الدوال في قائمة "توحيد" للحصول على النتائج المطلوبة.

3. استخدام دوال Excel للتوحيد

يحتوي Excel على دوال مدمجة تساعدك في العثور على البيانات من أوراق عمل مختلفة ودمجها بناءً على مفتاح مشترك. دعنا نرى كيف تعمل.

أ. VLOOKUP

عملية خطوة بخطوة:

1. قم بإعداد بياناتك وتأكد من وجود العمود الرئيسي (على سبيل المثال، العمود A) في كلا ملفي Excel.

إعداد البيانات المراد دمجها باستخدام الدالة VLOOKUP في Excel

2. انقر فوق الخلية التي تريد أن تظهر فيها نتيجة VLOOKUP.

3. أدخل صيغة VLOOKUP وحدد الخلية التي تحتوي على قيمة البحث في الورقة الحالية (على سبيل المثال، A2).

توحيد البيانات باستخدام صيغة "VLOOKUP" في Excel

4. قم بالتبديل إلى الورقة التي تريد سحب البيانات منها (على سبيل المثال، الورقة 2) وحدد النطاق الذي يتضمن عمود المفتاح والبيانات التي ترغب في استرجاعها (على سبيل المثال، أ: ب). أدخل رقم العمود في صفيف الجدول لاسترداد البيانات. على سبيل المثال، إذا كنت تريد بيانات من العمود B، أدخل 2.

5. حدد بحث النطاق عن طريق كتابة FALSE للعثور على تطابق تام وإغلاق الصيغة. اسحب بيانات العمود لأسفل لرؤية القيم المدمجة بالكامل.

6. بعد ذلك، سترى البيانات مدمجة في Excel.

ب. INDEX-MATCH

INDEX-MATCH هو بديل أكثر مرونة من VLOOKUP لدمج أوراق متعددة.

عملية خطوة بخطوة:

1. لدمج البيانات، افتح مصنف Excel الذي يحتوي على الأوراق التي تريد دمجها.

2. قم بإعداد بياناتك وتأكد من وجود العمود الرئيسي (على سبيل المثال، العمود A) في كلا ملفي Excel. تأكد من أن بياناتك منظمة بشكل جيد، وانقر على الخلية التي تريد أن تظهر فيها نتيجة INDEX-MATCH.

3. انتقل إلى 'البيانات'> 'التحقق من صحة البيانات'. ثم حدد 'قائمة' ضمن علامة التبويب 'السماح'.

4. الآن، حدد النطاق من الورقة الأولى التي تريد دمجها.

دمج البيانات باستخدام صيغة INDEX MATCH في Excel

5. سترى زر القائمة المنسدلة مع نطاق الخلايا الذي حددته في الخطوة السابقة.

إنشاء قائمة باستخدام ميزة "التحقق من صحة البيانات

6. ابدأ بكتابة جزء MATCH من الصيغة للعثور على موضع قيمة البحث. ثم، حدد الخلية التي تحتوي على قيمة البحث في الورقة الحالية (على سبيل المثال، A2). اكتب فاصلة.

7. قم بالتبديل إلى الورقة التي تريد البحث عن البيانات منها (على سبيل المثال، الورقة 2) وحدد النطاق الذي يحتوي على عمود المفتاح (على سبيل المثال، الورقة 2:A:A). اكتب فاصلة، ثم اكتب 0 للمطابقة التامة. أغلق الدالة MATCH باستخدام قوس.

8. والآن، قم بتداخل الدالة MATCH داخل الدالة INDEX لاسترداد القيمة المقابلة. اكتب 'INDEX(' لبدء الصيغة. بعد ذلك، انتقل إلى الورقة التي توجد فيها البيانات المراد استرجاعها (على سبيل المثال، الورقة2) وحدد النطاق الذي يحتوي على البيانات (على سبيل المثال، الورقة2:B:B). اكتب فاصلة والصق دالة MATCH التي قمت بإنشائها مسبقًا (على سبيل المثال، MATCH(A2، الورقة2:A:A، 0)). أغلق دالة INDEX بقوس.

صيغة INDEX-MATCH في Excel

أفضل الممارسات لتوحيد البيانات

لا يكفي معرفة كيفية دمج جدولي بيانات في Excel. فالالتزام بأفضل الممارسات أثناء دمج البيانات في Excel يضمن دقة بياناتك وموثوقيتها.

إليك بعض الممارسات الأساسية التي يجب اتباعها:

الحفاظ على تنسيقات بيانات متسقة

قبل أن تقوم بدمج ملفات Excel وبدء التحليل، قم بتنسيق البيانات للحفاظ على الاتساق بين جميع أوراق Excel. يمكن أن تؤدي التنسيقات غير المتسقة إلى حدوث أخطاء وتعقيدات أثناء عملية الدمج.

يمكنك أيضًا استخدام قوالب Excel المعدة مسبقًا أثناء تتبع مشروع ما حتى يتمكن فريقك من العمل بنفس التنسيق والحفاظ على الاتساق بين جميع ملفات Excel.

إليك بعض النصائح لتحقيق الاتساق:

• تنسيقات التاريخ الموحدة: تأكد من أن جميع التواريخ بنفس التنسيق (على سبيل المثال، MM/DD/YD/YYYYY أو DD/MM/YYYYYY)
• تنسيقات نصية موحدة: استخدم نفس حالة الأحرف (أحرف كبيرة أو صغيرة) ونفس التهجئة لإدخالات النص
• تنسيقات أرقام متناسقة: تأكد من أن الأرقام، خاصة تلك التي تحتوي على أرقام عشرية، تتبع نمطاً موحداً

تحديث البيانات بانتظام

ضع جدولاً زمنياً روتينياً لتحديثات البيانات في ملفات Excel حتى يكون لدى أعضاء فريقك معلومات محدثة دائماً.

بما أن العديد من أعضاء الفريق قد يقومون بتحديث بياناتك عرض هيكل تقسيم العمل في Excel . تضمن WBS توافق الجميع حول نطاق العمل والأهداف والتوقعات

فيما يلي بعض النصائح لتحديث البيانات:

• حدد فترات زمنية منتظمة: بناءً على طبيعة بياناتك، حدد تحديثات يومية أو أسبوعية أو شهرية
• أتمتة التحديثات: استخدم ميزات Excel مثل Power Query لتحديث البيانات المستوردة من مصادر خارجية تلقائيًا
• المراجعة للتأكد من دقتها: تحقق دوريًا من البيانات بحثًا عن الأخطاء أو التناقضات التي قد تحدث أثناء التحديثات

نسخ البيانات احتياطيًا بانتظام

قد يكون فقدان البيانات كارثياً، خاصة عند التعامل مع مجموعات البيانات الكبيرة في مصنفات Excel. تضمن لك النسخ الاحتياطية المنتظمة إمكانية استرداد بياناتك إذا قام شخص ما بحذفها عن طريق الخطأ أو إذا تعرضت للتلف.

إليك بعض النصائح لنسخ بياناتك احتياطيًا:

• أتمتة النسخ الاحتياطية: استخدم خيارات النسخ الاحتياطي المدمجة في Excel أو أدوات الطرف الثالث لأتمتة عملية النسخ الاحتياطي
• تخزين النسخ الاحتياطية بأمان: احتفظ بالنسخ الاحتياطية في مواقع آمنة، مثل خدمات التخزين السحابية أو محركات الأقراص الصلبة الخارجية
• التحكم في الإصدارات: عند دمج عدة ملفات Excel، احتفظ بنسخ احتياطية مختلفة للبيانات لتتبع التغييرات والعودة إلى الإصدارات السابقة إذا لزم الأمر

قيود استخدام Excel

بينما يساعدك برنامج Excel في معظم عمليات التحليل والدمج، إلا أن له بعض القيود التي يجب أن تكون على دراية بها، خاصةً عند العمل على مهام معقدة أو واسعة النطاق. فيما يلي بعض القيود التي يجب أن تضعها في الاعتبار:

• مشاكل الأداء مع مجموعات البيانات الكبيرة: قد يعاني Excel من مشاكل في الأداء عند التعامل مع مجموعات البيانات الكبيرة جدًا. فمع زيادة عدد الصفوف والأعمدة، يمكن أن تصبح العمليات أبطأ بكثير، مما يؤدي إلى تأخيرات وأعطال محتملة.
• الدوال المعقدة: يوفر Excel العديد من الدوال، ولكن كلما ازدادت العمليات الحسابية تعقيدًا، يصبح من الصعب إدارتها واستكشاف الأخطاء وإصلاحها. قد يكون من الصعب تنفيذ الصيغ المتداخلة ومهام معالجة البيانات المتقدمة وصيانتها، خاصةً إذا لم يكن لديك محللون متخصصون لصيانتها. أدوات Excel للذكاء الاصطناعي أن تبسط هذه الصيغ المعقدة وتساعدك في التغلب على بعض القيود، إن لم يكن كلها.
• ميزات تعاون محدودة في الوقت الحقيقي: لا تزال ميزات التعاون في Excel، رغم تحسنها مع تكامل Microsoft 365، بحاجة إلى تحسين مقارنةً بـأدوات التعاون المخصصة الأخرى في السوق. يمكن أن تواجه تعارضات ومشكلات في المزامنة مع التحرير في الوقت الفعلي، خاصةً عندما يقوم العديد من أعضاء الفريق بإجراء تغييرات في وقت واحد.

استخدام ClickUp لإدارة بيانات جداول البيانات

ClickUp هو واحد من أفضل برامج جداول البيانات برامج في السوق. يجعل من السهل تنظيم المهام وتحرير مجموعات البيانات الكبيرة. عرض الجدول في ClickUp واجهة شبيهة بجداول البيانات لتحليل البيانات، بحيث يمكن للمستخدمين الإلمام ببرنامج Excel والاستمتاع بميزات تحليل البيانات المحسّنة.

قم بترتيب جميع مهامك على شبكة إلى جانب تفاصيلها الرئيسية، بما في ذلك الحالة وتاريخ الاستحقاق والمكلفين والمزيد، باستخدام طريقة عرض الجدول في ClickUp

تنظّم طريقة عرض الجدول المهام وتفاصيلها (مثل المكلفين والحالة وتواريخ الاستحقاق) في شكل شبكة منظمة. وهي مفيدة بشكل خاص لإدارة وتصور كميات كبيرة من البيانات بكفاءة.

باستخدام طريقة عرض الجدول، يمكنك:

• استخدام خيارات تصفية وتجميع قوية للعثور على مجموعات بيانات محددة وتصنيفها بسرعة
• إخفاء الأعمدة وتثبيتها لتسهيل فرز المعلومات وتتبعها
• سحب الأعمدة وإسقاطها لتنظيم أكثر كفاءة لبيانات طريقة عرض الجدول

سحب المهام وإفلاتها على جدول النقر فوق طريقة عرض جدول النقر لتنظيم بسيط

إليك مقارنة سريعة بين طريقة عرض جدول ClickUp Table View و Excel:

مقارنة بين ClickUp وExcel

إدارة جداول البيانات وقواعد البيانات باستخدام ClickUp

الحصول على طرق عرض متقدمة لإدارة البيانات

مع ClickUp، يمكنك الحصول على طرق عرض قوية لإدارة البيانات تسهل تنظيم بياناتك وتحليلها.

تتيح طريقة عرض الجدول للمستخدمين تصفية بياناتهم وفرزها وتخصيصها بكفاءة، مما يسهل إدارة مجموعات البيانات الكبيرة. تدعم المنصة أيضًا العديد من طرق العرض، مثل عرض الجدول واللوحة والتقويم، مما يعزز رؤية بياناتك وإمكانية الوصول إليها عبر تنسيقات مختلفة.

الاستفادة من قوالب جداول البيانات

يوفر ClickUp مجموعة متنوعة من قوالب جداول البيانات المُنشأة مسبقًا التي يمكن تخصيصها لحالات استخدام مختلفة. تساعد هذه القوالب المستخدمين على البدء بسرعة والحفاظ على ممارسات متسقة لإدارة البيانات.

تحميل هذا القالب

قالب جدول البيانات القابل للتحرير من ClickUp

على سبيل المثال قالب جدول البيانات القابل للتحرير من ClickUp مثالي لتتبع الميزانيات والنفقات. تم تصميم قالب القائمة لمساعدتك في إنشاء وإدارة وتخزين السجلات المالية بطريقة منظمة. فهو يساعدك

• التخلص من الإدخال اليدوي باستخدام عمليات استيراد البيانات الآلية
• إنشاء صيغ ومعادلات مخصصة لتحليل الأرقام بسرعة
• تتبع التقدم المحرز في المشاريع أو الاستثمارات باستخدام مرئيات بديهية

تحميل هذا القالب

قالب جدول بيانات ClickUp

وبالمثل قالب جدول البيانات الخاص ب ClickUp مثالي لإدارة علاقات العملاء. فهو يتيح لك جمع معلومات العملاء المهمة ويساعدك على إدارة كل عميل بكفاءة. ولتصنيف العملاء، يمكنك الحصول على مجموعة متنوعة من الحالات المخصصة، مثل "نشط" و"غير نشط" وما إلى ذلك، وما يصل إلى ست طرق عرض مختلفة لتصور البيانات.

تعاون في الوقت الفعلي

تتمثل إحدى ميزات ClickUp البارزة في قدرته على تسهيل التعاون في الوقت الفعلي. يمكن لأعضاء فريقك العمل في نفس الوقت على نفس الطاولة، مما يضمن تحديث الجميع بأحدث المعلومات.

يقلل هذا المستوى من التعاون من مخاطر التغييرات المتضاربة ويحسن إنتاجية الفريق. يتكامل ClickUp أيضًا مع العديد من أدوات الاتصال، مثل Slack وMicrosoft Teams، مما يعزز الجهود التعاونية.

بصرف النظر عن الجداول، يمكنك أيضًا التعاون في مستندات ClickUp حيث يمكنك التحرير جنبًا إلى جنب مع فريقك. يمكنك الإشارة إلى الآخرين في التعليقات وتحويل النص إلى مهام، وهو ما يقودنا إلى الفائدة التالية.

التكامل مع المهام

يدمج ClickUp بيانات جداول البيانات بسلاسة مع المهام والمشاريع، مما يسمح باتباع نهج موحد لإدارة المشاريع. مهام ClickUp يتيح لك ربط البيانات مباشرةً بمهام محددة، وتعيين المواعيد النهائية، وتعيين المسؤوليات، وتتبع التقدم المحرز، كل ذلك داخل المنصة نفسها.

تعاون في الوقت الفعلي على مستندات ClickUp Docs، وقم بالإشارة إلى الآخرين بالتعليقات، وقم بتعيين عناصر الإجراءات لهم، وقم بتحويل النص إلى مهام قابلة للتتبع للبقاء على اطلاع على الأفكار

على سبيل المثال، يمكن لفريق التسويق لديك إنشاء مهام لكل نشاط من أنشطة الحملة، مثل منشورات وسائل التواصل الاجتماعي ومقالات المدونات والنشرات الإخبارية عبر البريد الإلكتروني في ClickUp. يتم ربط كل مهمة بصف في عرض جدول ClickUp، مما يسمح لأعضاء الفريق بتحديث الحالات وتتبع التقدم المحرز في الوقت الفعلي.

أتمتة إدارة البيانات

يقدم ClickUp أكثر من 100 وصفة أتمتة لتسريع مهامك الروتينية وإدارة المشاريع. أتمتة ClickUp يحتوي على ذكاء اصطناعي مدمج يمكنه إنشاء الأتمتة على الفور باستخدام المشغلات. يمكنك تعديل هذه الإجراءات قبل النشر، بحيث تكون دائمًا متحكمًا.

بالإضافة إلى ذلك، يمكنك الوصول إلى قوالب الأتمتة للأعمال المتكررة، مثل تعيين المهام، ونشر التعليقات، وتغيير الحالات، لتتمكن من تشغيل مشروعك في غضون دقائق.

دمج البيانات بسرعة باستخدام ClickUp

أنت تعرف الآن كيفية دمج جدولي بيانات Excel. لقد رأينا كيف أن طرق الدمج المختلفة تتطلب جميعها صيغًا ودوال. بدلاً من ذلك، يمكنك استخدام ClickUp لإجراء تحليل أسرع وأفضل وأكثر تقدمًا. دون الحاجة إلى تذكر الخطوات والصيغ.

ClickUp Table view هو البديل المثالي لبرنامج Excel. فواجهته سهلة الاستخدام وميزات الأتمتة القوية تجعل إدارة البيانات أمرًا في غاية السهولة. حان الوقت للتخلي عن الصيغ المعقدة وتبسيط تحليل بياناتك. بالإضافة إلى ذلك، مع ClickUp، ستحصل مع ClickUp على مجموعة من المزايا الإضافية التي لا تجدها في Excel: التوثيق التعاوني، وتتبع المهام، وتحديد الأهداف، ولوحات المعلومات، والتواصل في الوقت الفعلي، وغير ذلك الكثير. اشترك في ClickUp اليوم مجانًا .