"الكفاءة هي تحسين ما يتم إنجازه بالفعل" كتب بيتر دراكر، الأب الروحي للإدارة الحديثة، أثناء مناقشته لها كعامل رئيسي في تحسين الأعمال التجارية.

في مختلف الصناعات والمناطق الجغرافية والأحجام والأنواع، تُعد الكفاءة طريقة أساسية لزيادة ربحية الشركات. سواء أكان تحسين خط التصنيع، أو تقليل وقت توصيل البيتزا، أو تحسين إنتاجية المطورين، فإن الكفاءة تقلل التكاليف وتزيد من الإيرادات.

في منشور المدونة هذا، نستكشف نوعًا محددًا من الكفاءة - كفاءة التدفق - والذي يفتح منظورًا جديدًا في إدارة العمليات.

ما هي كفاءة التدفق؟

كفاءة التدفق هي نسبة الوقت النشط الذي تقضيه في أداء مهمة ما مقابل الوقت الإجمالي الذي تستغرقه المهمة.

لنأخذ مثالاً على ذلك إعداد البيتزا. عادةً ما يتضمن تحضير العجينة وصنع الصلصة وتجميع البيتزا وخبزها وتقديمها للزبون على الطاولة.

• إذا استغرقت كل خطوة من هذه الخطوات الخمس دقيقتين، فإن الوقت المستغرق في أداء المهمة هو 10 دقائق
• ومع ذلك، إذا كان هناك تأخير لمدة 6 دقائق لأن الفرن غير متوفر، فإن إجمالي الوقت الذي تستغرقه المهمة هو 16 دقيقة
• كفاءة التدفق هي 10/14، أي 62.5%

في إدارة المشاريع المعاصرة، يعتبر تحقيق كفاءة تدفق عالية مرادفًا للتميز التشغيلي. لذا، فإن حساب ذلك بدقة هو الخطوة الأولى لتحسين عملياتك.

كيف تحسب كفاءة التدفق لديك؟

حساب كفاءة التدفق هو عملية مباشرة تنطوي على فهم الوقت المستغرق في العمل النشط مقابل إجمالي وقت دورة العمل لمهمة أو مشروع ما.

إليك دليل تفصيلي خطوة بخطوة لمساعدتك في تتبع كفاءة التدفق بدقة.

1. حدد ما تستلزمه "المهمة

اعتمادًا على العمل الذي تقوم به، يمكن أن تكون المهمة خطوة واحدة أو سلسلة من الخطوات المتعددة. لحساب كفاءة التدفق، تحتاج إلى معرفة ما يشكل مهمتك.

على سبيل المثال، كفريق هندسة برمجيات، إذا كانت "مهمتك" هي إطلاق ميزة، فقد تتضمن

• التصميم
• التطوير
• الاختبار
• النشر

إذا كنت تستخدم أداة لإدارة المشاريع مثل ClickUp، فقد يكون لديك بالفعل هذا التقسيم. إذا لم يكن كذلك، فلا مشكلة! أي أداة رسم خرائط العمليات يمكن أن تساعدك في تخطيطها. يمكنك أيضًا استخدام ClickUp Whiteboard لتخطيط سير العمل التعاوني للفريق.

تخطيط العملية باستخدام ClickUp

2. حساب وقت العمل النشط

وقت العمل النشط هو الأسابيع/الأيام/الساعات التي يتم فيها العمل بنشاط على المهمة. في مشروع البرنامج الذي رأيناه أعلاه، هذا هو عدد الساعات التي يقوم فيها المصمم بترميز البرنامج أو يقوم محلل الجودة بإجراء الاختبارات.

أفضل طريقة لالتقاط هذه المعلومات هي تتبع الوقت في كل مهمة. تتبع وقت النقر فوق تتبع الوقت يسمح لكل عضو في الفريق بتتبع وقت عمله النشط من خلال بدء تشغيل مؤقت أو إضافته يدويًا.

كن أكثر تنظيماً واستفد من وقتك بشكل أفضل باستخدام خاصية ClickUp لتتبع وقت المشروع

لنفترض أن فريق هندسة البرمجيات يعمل على كل مهمة بالطريقة التالية.

• التصميم: 10 ساعات
• التطوير: 24 ساعة
• الاختبار: 4 ساعات
• النشر: 2 ساعة

يبلغ إجمالي وقت العمل الفعلي 40 ساعة أو أسبوع عمل للفرد الواحد.

من المهم أن نلاحظ هنا أن الاختبار الذي يستغرق أربع ساعات لا يعني أنه يمكن إنجازه في نصف يوم. اعتمادًا على التوافر والقدرة والإلحاح والأولوية وما إلى ذلك، يمكن لمحلل الجودة القيام بذلك مرة واحدة أو توزيعه على مدار أسبوع.

3. حساب إجمالي وقت الدورة الزمنية

إجمالي وقت الدورة هو المدة من وقت بدء المهمة إلى وقت اكتمالها، بما في ذلك وقت العمل النشط ووقت الخمول. ويقاس هذا عادةً بالأيام/الأسابيع بدلاً من الساعات.

أبسط طريقة لحساب إجمالي وقت الدورة هي تاريخ الانتهاء - تاريخ البدء. لذا، إذا بدأ التصميم في الأول من يناير واكتمل النشر في 28 يناير، فإن زمن الدورة هو أربعة أسابيع.

باستخدام ClickUp، يمكنك تعيين تاريخ بدء وتاريخ انتهاء لكل مهمة، مما يجعل من السهل للغاية العثور على وقت الدورة.

4. حساب كفاءة التدفق

بمجرد حصولك على إجمالي الوقت النشط وإجمالي وقت الدورة، استخدم الصيغة أدناه لقياس كفاءة التدفق.

كفاءة التدفق = (زمن العمل النشط/زمن الدورة الإجمالي)× 100

توسيع المثال أعلاه كفاءة التدفق = (شخص واحد في الأسبوع/4 شخص في الأسبوع)×100 = 25%

5. تعلم فجوات كفاءة التدفق

في مثالنا أعلاه، 75% من الوقت، أو ثلاثة أسابيع للشخص الواحد، ليس وقت عمل نشط. هذا هو الوقت المستغرق في الانتظار/الخمول: انتظار الملاحظات، أو انتظار أعضاء الفريق الآخرين لإكمال مهامهم، أو انتظار الموافقة للانتقال إلى المرحلة التالية.

يبدأ تحسين كفاءة التدفق بتقليل وقت الانتظار. قبل أن نوضح لك كيفية وضع كفاءة التدفق في سياق المقاييس الأخرى ذات الصلة,

مؤشرات الأداء الرئيسية الأخرى المتعلقة بكفاءة التدفق

في حين أن مقياس كفاءة التدفق مهم لمديري المشاريع، إلا أنه لا يعني الكثير بمفرده. على سبيل المثال، عند كفاءة التدفق بنسبة 25%، هل أعضاء الفريق منتجون؟

في ظاهر الأمر، قد يبدو ذلك وكأن فريقك يضيع 75% من وقته. لكن هذا ليس صحيحاً. قد تعمل فرقك على أربع ميزات (أي التدفقات) بالتوازي، وتكون منتجة بنسبة 100% من الوقت.

لتجنب مثل هذا الالتباس، من الضروري فهم كفاءة التدفق فيما يتعلق بالمقاييس الأخرى.

الإنتاجية

يقيس الإنتاجية مقدار العمل المنجز في فترة معينة. وهو مؤشر مباشر على إنتاجية الفريق. بالنسبة لفريق هندسة البرمجيات، فإن الإنتاجية هي عدد الميزات التي تم إطلاقها في فترة زمنية معينة.

لذا، قد يقوم فريقك بإطلاق عشر ميزات في أربعة أسابيع، ويكون معدل الإنتاجية هو عشرة، على الرغم من أن كفاءة التدفق لا تزال 25%.

المهلة الزمنية المهلة الزمنية هو إجمالي الوقت المستغرق من طلب المهمة إلى تسليمها. ويشمل كلاً من وقت العمل النشط ووقت الخمول. في تطوير المنتج، يكون هذا الوقت من وقت تقديم العميل أو عضو فريق العمل طلبًا إلى وقت دفعه إلى الإنتاج.

وبالإضافة إلى وقت العمل النشط/وقت الدورة الزمنية النشطة، يشمل وقت المهلة الزمنية أيضًا الوقت المستغرق لكتابة قصص المستخدمين، وتحديد أولوياتهم، وتعيين الموارد، وما إلى ذلك. لذا، إذا كان فريقك مشغولاً للأشهر الستة القادمة مع الإصدارات المخطط لها بالفعل، فقد تكون المهلة الزمنية سبعة أشهر، حتى لو كانت كفاءة التدفق 25%.

استخدام الموارد

يتتبع استخدام الموارد مدى فعالية استخدام الفريق أو المؤسسة لمواردها المتاحة، بما في ذلك الموظفين والأدوات والوقت.

إذا كانت كفاءة التدفق لديك 25% و استخدام الموارد أيضًا 100%، فمن الواضح أنه لا يمكنك القيام بالمزيد من العمل. إذا كان استخدام الموارد 25% أيضًا، فهذا يعني أن لديك القدرة على القيام بالمزيد من العمل.

أفضل إدارة الموارد مع عرض عبء العمل بالنقر فوق عرض عبء العمل

حدود العمل الجاري (WIP) ### حدود العمل الجاري (WIP)

تقيد حدود WIP عدد المهام أو المشاريع التي يمكن أن تكون قيد التنفيذ في أي وقت معين. يتم استخدامه لضمان تركيز الجهود على إكمال المهام قبل البدء في مهام جديدة، وبالتالي تقليل أزمنة الدورات وزيادة الإنتاجية.

تساعد حدود WIP في زيادة كفاءة التدفق من خلال تحديد أولويات المهام التي بدأت بالفعل.

يمكن أن تكون هذه المقاييس معًا مفيدة في تحسين كفاءة التدفق باستمرار. إليك كيفية استخدامها في عمليات التحسين الخاصة بك.

## نصائح لتحسين كفاءة التدفق

الخطوة الأولى لتحسين كفاءة التدفق هي حسابها بدقة وتحديد الثغرات. بناءً على تلك المعلومات، جرّب النصائح التالية.

تعيين حدود العمل الجاري (WIP)

يجب أن يكون من الواضح عدم بدء عمل جديد عندما تكون المهام الحالية غير مكتملة. يمكن أن يؤدي وجود الكثير من المهام المفتوحة إلى تأخيرها جميعًا. يمكن أن يساعد الترتيب الجيد للأولويات المتراكمة في زيادة قيمة العناصر قيد التطوير.

استخدم ClickUp لتعيين حدود WIP على اللوحات، مما يضمن أن أعباء العمل يمكن التحكم فيها وأن كل مهمة تحظى بالاهتمام الذي تستحقه.

تعيين حدود WIP على ClickUp

ومع ذلك، يمكن أن يؤدي ذلك إلى نتائج عكسية في المؤسسات المعقدة للمهام متعددة الخطوات. على سبيل المثال، إذا جعلت مطورًا ينتظر حتى يتم نشر الميزة، فسيكون لديك ما لا يقل عن ثماني ساعات من وقت الخمول، مما يؤثر على كفاءة التدفق لديك.

استخدم حدود WIP بالتعاون مع إنتاجية الفريق وعبء العمل والإنتاجية لتحسين النتائج.

أتمتة سير العمل

أتمتة المهام البسيطة والمتكررة من أجل تبسيط العملية التدفق. تستخدم الفرق الهندسية أتمتة الاختبار طوال الوقت لتحقيق ذلك.

باستخدام برنامج ClickUp لإدارة المشاريع، يمكن لمديري المشاريع أيضًا أتمتة المهام الإدارية مثل تعيين المستخدمين وإنشاء التقارير وإرسال المتابعات/الإشعارات.

تعمل الأتمتة على تحسين كفاءة التدفق المتوسط من خلال:

تحرير المهام الإدارية: إذا كانت الفجوة في كفاءة التدفق ناتجة عن مدير المشروع قيود الموارد في مراجعة جميع المهام المكتملة، يمكن للأتمتة القضاء عليها بشكل فعال

منع التأخير: يمكن أن يساعدك إعداد تذكيرات تلقائية لإعلامك بالتأخيرات/التأخيرات في التعامل مع الموقف مسبقًا

القضاء على التبعيات والاختناقات: لنفترض أن المصمم قد أكمل خطوته ويحتاج إلى تعيين مطور. عندما يكون ذلك يدويًا، فإن ذلك يعتمد على مدى توفر مدير المشروع.

عندما تقوم بأتمتة هذه العملية، يمكن أن تنتقل المهام تلقائيًا من قائمة "التصميم" إلى قائمة "التطوير"، والتي يمكن للمطورين من خلالها تعيين المهام لأنفسهم وبدء العمل. لا يؤدي ذلك إلى تحسين الكفاءة فحسب، بل يؤدي أيضًا إلى خلق الملكية والمساءلة بين أعضاء الفريق.

تبسيط العمليات وتحديد الاختناقات باستخدام ClickUp

إدارة الموارد بشكل أفضل تخصيص الموارد يلعب دورًا رئيسيًا في كفاءة التدفق في عملية معقدة ومتعددة الخطوات. على سبيل المثال، يستغرق تصميم ميزة أربع ساعات لتصميم ميزة و24 ساعة لتطويرها. هذا يعني أنه في الوقت الذي يستغرقه المطور في البرمجة، يمكن للمصمم إنشاء ست ميزات.

لذا، حتى في أكثر التفسيرات فجاجةً، يحتاج هذا المشروع إلى 1/6 مصمم لكل مطور. أو ستة مطورين لكل مصمم. قد يتطلب هذا بعض تسوية الموارد .

فهم التفاصيل الدقيقة وتخطيط الموارد وفقًا لذلك. تخلص بنشاط من الاختناقات وخطط لتدفق العمل بسلاسة. انقر فوق إدارة الموارد مصممة لتمكين ذلك بالضبط.

للحصول على السبق في التخطيط الفعال للموارد، قم بتكييف وتخصيص

قالب تخطيط الموارد

.

تشجيع تعاون الفريق

تحدث معظم أوجه القصور في التدفق أثناء عمليات التسليم. قد يحتاج المصمم والمطور إلى بضع ساعات لنقل المعرفة قبل أن يتمكن الأخير من بدء العمل النشط على تلك الميزة. يحتاج تحسين هذه العملية إلى تحسين تعاون الفريق بشكل أفضل.

تمكّن ميزات التعاون في ClickUp، مثل التعليقات المتداخلة، والمستندات المشتركة، والتحرير في الوقت الفعلي، وعرض الدردشة، وما إلى ذلك، أعضاء الفريق من التواصل والتعاون دون عناء.

هل لديك سؤال؟ اترك تعليقاً. لا تعرف معايير القبول؟ ابحث عن وصف المهمة. هل تريد المزيد عن حالة الاستخدام؟ اقرأ قصة المستخدم على مستندات ClickUp. ما زلت غير متأكد؟ انظر من هو المتصل بالإنترنت واتصل به للحصول على المساعدة!

ينشئ ClickUp مساحة عمل افتراضية قوية تقلل من فجوات التواصل وتجعل سير العمل أكثر كفاءة.

أبقِ عينيك دائمًا على الجائزة

الرؤى ذات الصلة والدقيقة والهادفة هي أساس تحسين الكفاءة. قم بإعداد عمليات إعادة النشر في الوقت الفعلي على لوحات معلومات ClickUp مخصصة للمقاييس التي تهتم بها، بما في ذلك كفاءة التدفق.

تتبع كفاءة التدفق على لوحة معلومات ClickUp Dashboard

## تحسين كفاءة التدفق باستخدام ClickUp

السؤال الأساسي الذي يحرك أي مبادرة للتميز التشغيلي هو "هل هذا أفضل ما يمكننا القيام به؟ وغالبًا ما تكون الإجابة بالنفي.

من أجل التحسين المستمر، تحتاج المؤسسات اليوم إلى نهج استراتيجي للقضاء على الثغرات وتقليل أوجه القصور وتحسين سير العمل. يتضمن هذا النهج الرؤى والعمل والأتمتة. يتيح ClickUp كل ذلك وأكثر.

مع لوحات المعلومات و أدوات إعداد التقارير مصممة لتعزيز الإدارة الجيدة للمشروع، يعتمد ClickUp على البيانات.

من خلال دمج الملاحظات، والمهام، والمشاريع، والموارد، والأدوات التعاونية في منصة واحدة، يجعل ClickUp من السهل اتخاذ الإجراءات اللازمة.

قوالب مصممة مسبقًا، وأكثر من 100 عملية أتمتة، و ClickUp Brain، مما يمكّنك من التركيز على ما يهمك.

أنشئ منتجات أفضل، من البداية وحتى النهاية وما بعدها. جرّب ClickUp مجانًا اليوم .

أسئلة حول كفاءة التدفق

1. لماذا نقيس كفاءة التدفق؟

نقيس كفاءة التدفق لتقليل الوقت غير المنتج/المتوقف في سير العمل. تضمن كفاءة التدفق الجيدة إمكانية شحن المنتج بمجرد الانتهاء من العمل النشط.

2. ما أهمية كفاءة التدفق؟

كفاءة التدفق هي النسبة بين العمل النشط وإجمالي وقت التسليم. وهي مهمة لأنها تساعد المؤسسات على تقليل الوقت الذي تستغرقه لخدمة طلب العميل. على سبيل المثال، إذا كنت تحتاج إلى يومين من وقت العمل النشط لإنشاء منتج، ولكن لديك دورة زمنية مدتها 20 يومًا للتسليم، فإن كفاءة التدفق لديك هي 10%.

وهذا يوضح أنه من خلال تقليل وقت الدورة، يمكنك زيادة الإنتاجية وزيادة الإيرادات بشكل كبير.