كيفية استخدام تقنيات رسم خرائط العمليات لتحقيق كفاءة الأعمال

هل تساءلت يوماً كيف كان الناس يتنقلون قبل اختراع الخرائط؟ بمساعدة موقع الشمس والنجوم.

في منتصف المشروع، إذا كنت تشعر بأنك ترى النجوم، فأنت بحاجة إلى خريطة - خريطة عملية. دعنا نرى بعض خريطة العملية التقنيات وكيف يمكنك استخدامها لتحسين كفاءة الأعمال.

ما هي تقنيات تخطيط العمليات؟

تقنيات رسم خرائط العمليات هي أساليب منهجية تُستخدم لتوثيق وتحليل وتحسين الخطوات المتضمنة في عملية الأعمال بشكل مرئي. هناك العديد من تقنيات رسم خرائط العمليات، مثل مخططات سير العمل، ومخططات تدفق البيانات، ومخططات نمذجة العمليات التجارية، ومخططات SIPOC، وما إلى ذلك. قبل أن ندخل في التفاصيل، دعنا نفهم الأساسيات.

ما هو رسم خرائط العمليات التجارية؟

تخطيط العمليات التجارية هو التمثيل المرئي لتسلسل الخطوات المتضمنة في أي عملية تجارية. وهو يوفر صورة موحدة للعملية من البداية إلى النهاية.

أكثر أساليب رسم خرائط العمليات وضوحًا هو المخطط الانسيابي الذي يمثل بشكل بياني تسلسل الإجراءات أو الخطوات الخاصة بالعملية. قد يبدو المخطط الانسيابي لعملية حل شكاوى العملاء على النحو التالي.

تلقي شكوى العميل > تقييم الشكوى > تحديد الأولوية > تعيين أولوية > إسنادها إلى مسؤول خدمة العملاء > حل الشكوى > إغلاق التذكرة > جمع الملاحظات.

ماذا تتضمن خريطة العملية؟

تتضمن خرائط العمليات النموذجية ما يلي.

• الإجراءات التي يقوم بها المستخدمون لتعزيز العملية
• نقاط اتخاذ القرار حيث يقرر المستخدمون مسار العمل
• اتجاه التدفق بناءً على القرارات
• نقاط البداية والنهاية التي تشير إلى بداية العملية ونهايتها

اعتمادًا على مدى تعقيد مشروعك، قد يكون لديك العديد من المكونات الأخرى، لكن هذه المكونات الأربعة تمثل الأساسيات.

كيف يختلف تخطيط العمليات عن نمذجة العمليات التجارية؟

في حين أن المصطلحين يبدوان متشابهين ولديهما بعض التداخل، إلا أن تخطيط العمليات التجارية يختلف عن نمذجة العمليات التجارية.

فنمذجة عمليات الأعمال هي نهج كمي يعتمد على البيانات لتحديد العمليات المعقدة، في حين أن تخطيط العمليات هو نظرة نوعية لكيفية إدراك أصحاب المصلحة لعملياتهم.

وعلاوة على ذلك، تميل النمذجة إلى أن تكون مفصلة وشاملة، حيث تنظر إلى العملية من وجهات نظر متعددة، في حين أن رسم الخرائط يكون أكثر وضوحًا بشكل عام، مع التركيز على تسلسل الأنشطة.

يضع رسم خرائط العمليات التجارية الأساس لفهم العمليات الحالية وكيف يعتقد كل صاحب مصلحة أنها يجب أن تكون. وهذا يوفر العديد من الفوائد.

أهمية وفوائد تقنيات رسم خرائط العمليات التجارية

يمكن إجراء تخطيط العمليات التجارية باستخدام تقنيات مختلفة، كل منها مناسب لأغراض محددة. وأياً كان الطريق الذي تسلكه، فإن الفوائد كثيرة.

رؤية أفضل: رسم خرائط العمليات التجارية يصور بوضوح كيفية عمل العمليات داخل المؤسسة. وبهذه الطريقة، يعرف الجميع ما هو متوقع حدوثه.

على سبيل المثال، إذا كان من المتوقع أن يقوم كبير المطورين بإجراء مراجعة التعليمات البرمجية فور اكتمال الترميز، فإن خريطة العملية ستوضح لكليهما.

تحديد أوجه القصور: في الأعمال إدارة العمليات ، تحدد الخرائط أوجه القصور والتكرار والاختناقات في عملياتها.

على سبيل المثال، إذا أظهرت خريطة عملية الشراء وجود موافقات متعددة لعمليات الشراء الروتينية، فقد تقوم الشركة بتبسيط ذلك من خلال تحديد عتبات أعلى للمراجعة الإدارية، وبالتالي تسريع عمليات الشراء.

تبسيط الاتصالات: جيد أدوات تخطيط العمليات الكشف عن أي ثغرات في الاتصال أو التكرار الناتج عن نقص تدفق المعلومات. يمكنك استخدام هذه البيانات لتعيين بروتوكولات اتصال أفضل.

رضا الموظفين: عندما يعرف أعضاء الفريق الخطوات قبل عملهم وبعده، فمن المرجح أن يكونوا أكثر تفكيراً في مخرجاتهم. على سبيل المثال، عندما يعرف محلل الأعمال أن الميزة ستخضع للاختبار، فإنهم يكتبون قصص المستخدمين ومعايير القبول بشكل أوضح.

الأتمتة: هذه هي الفائدة الأهم. يتيح تخطيط العمليات أتمتة عمليات الأعمال من خلال:

• تحديد تدفق العمليات وتسلسل الخطوات
• تحديد التبعيات والتداخلات
• حساب الوقت والجهد لكل خطوة
• قياس تأثير كل خطوة على الخطوة التالية
• تنظيم الخطوات في تسلسل قابل للتكرار والأتمتة

من خلال كل هذه المعلومات، يمكن للشركات أتمتة العمليات بذكاء، مما يتيح لأعضاء الفريق التركيز على أنشطة أكثر استراتيجية.

بعد أن انتهينا من الحديث النظري عن رسم خرائط العمليات التجارية، دعنا ندخل في الممارسة العملية. فيما يلي أهم تقنيات تخطيط عمليات الأعمال التي يمكنك تطبيقها على احتياجاتك اليوم.

تقنيات رسم خرائط العمليات التجارية

اعتمادًا على طبيعة العملية الخاصة بك، ومدى تعقيدها، وأصحاب المصلحة المعنيين، وتأثيرها على الأعمال التجارية، وما إلى ذلك، يمكنك الاختيار من بين العديد من تقنيات تخطيط العمليات المتقدمة. نناقش هنا أهم هذه التقنيات.

1. تقنيات سير العمل

سير العمل هو سلسلة من الخطوات التي يتبعها الأشخاص أو الآلات لإكمال مهمة أو تحقيق هدف ما. يمكن أن يكون ذلك بسيطًا، مثل سحب الأموال من ماكينة الصراف الآلي، أو معقدًا، مثل تجميع هاتف ذكي.

يمكن استخدام تقنيات رسم خرائط سير العمل القائمة على سير العمل للعملية بأكملها، مهما كانت معقدة. تستخدم المؤسسات أيضًا هذه التقنية لرسم خرائط سير العمل لسير العمل.

على سبيل المثال، قد يكون لفريق التطوير سير عمل البرمجة. وقد يكون لدى الفريق الهندسي سير عمل نشر متصل بسير عمل البرمجة. وقد يكون لدى فريق DevOps سير عمل لصيانة التطبيق يتضمن كلاهما.

إليك كيفية استخدام تقنيات سير العمل لتخطيط سير العمل الخاص بك.

تحديد نوع سير العمل

سير العمل من أربعة أنواع. ابدأ تخطيط سير العمل الخاص بك عن طريق تحديد نوع العملية الخاصة بك.

متسلسلة: في عمليات سير العمل المتسلسلة، يتم تنفيذ المهام بترتيب معين، واحدة تلو الأخرى. خذ على سبيل المثال سحب الأموال من ماكينة الصراف الآلي؛ حيث تقوم بتنفيذ الخطوات في تسلسل من إدخال بطاقتك إلى سحب بطاقتك.

آلة-حالة-آلة: سير العمل في حالة الآلة هي عندما تسير العملية ذهابًا وإيابًا. على سبيل المثال، أثناء تطوير تجربة المستخدم لتطبيق جوال، قد تقوم بإجراء العديد من اختبارات المستخدم والبحث ذهابًا وإيابًا قبل إجراء التصميم النهائي.

قائمة على القواعد: هذه هي عمليات سير عمل إذا-هذا-هذا-ذلك، وإن لم تكن بهذه البساطة. قد يكون لبعض القرارات خيارات متعددة، يتفرع كل منها إلى تدفقات عملية متعددة.

متوازي: عندما يكون سير العمل متوازيًا، تحدث العمليات/المهام في وقت واحد. يحتوي التصنيع المرن على العديد من تدفقات العمل المتوازية.

التعرف على المكونات المختلفة

يتضمن كل سير عمل مكونات مختلفة مثل:

• المهام: كل خطوة/نشاط يتم إجراؤه في سير العمل
• العلاقات: التبعيات والارتباطات بين المهام في سير العمل
• الأدوار: الأدوار: من هو المسؤول عن كل مهمة (ليس من الضروري أن يكون أفراداً، بل يمكن أن تكون أدواراً مثل مدير المشروع أو المطور أو ما إلى ذلك)
• الاتجاهات: تدفق المعلومات (هذا أمر بالغ الأهمية خاصةً في سير عمل الآلة الحكومية)
• إجراءات التشغيل القياسية: إجراءات التشغيل القياسية للمهام ضمن سير العمل

قم بتضمين كل هذه التفاصيل في وثائق سير العمل.

إنشاء مخطط سير العمل

باستخدام المكونات المختلفة للعملية الخاصة بك، قم بإنشاء مخطط لسير العمل، مع تحديد المهام، ومن سيقوم بها، وبأي ترتيب، وبأي معايير. فيما يلي بعض أمثلة على مخطط سير العمل للإلهام.

قم بإنشاء مخططات سير العمل لاحتياجات عملك باستخدام ClickUp

2. مخططات تدفق البيانات

إذا كان سير العمل يتعلق بالإجراءات/الأنشطة، فإن تدفق البيانات يتعلق بالمعلومات. توضح المخططات البيانية لتدفق البيانات كيفية انتقال البيانات من المدخلات إلى المخرجات من خلال عملية ما، مع تسليط الضوء على المصادر والوجهات ونقاط التخزين والمسارات.

وهي تساعد في رسم خريطة لأنظمة المعلومات، مما يجعلها مفيدة بشكل خاص في البرمجيات والعمليات كثيفة البيانات.

مخطط تدفق البيانات (المصدر: ويكيميديا كومنز )

لرسم مخطط تدفق البيانات، استخدم المكونات التالية.

• دوائر أو مستطيلات مستديرة للعمليات التي توضح كيفية تحويل البيانات داخل النظام
• مستطيلات أو خطوط مفتوحة لمخازن البيانات، مثل الملفات أو قواعد البيانات أو المستودعات
• مربعات أو مستطيلات للكيانات الخارجية مثل مصادر البيانات أو الوجهات خارج حدود النظام
• أسهم لتدفق البيانات، وربط العمليات ومخازن البيانات والكيانات الخارجية

أثناء استخدام مخططات تدفق البيانات، من المهم ملاحظة أنه لا يوجد تدفق تحكم. هذا يعني أن هذا المخطط لا يحتوي على تدفقات مشروطة أو قواعد قرار أو حلقات. يمكن تمثيلها كمخططات تدفق متصلة بمخطط تدفق البيانات.

3. نموذج عملية الأعمال والترميز (BPMN)

نموذج وترميز عمليات الأعمال هو مجموعة من المبادئ التوجيهية لإنشاء تمثيل بياني للعمليات في المؤسسة. ويوفر مجموعة شاملة من الرموز والترميزات التي يسهل فهمها من قبل جميع أصحاب المصلحة في الأعمال.

نموذج عملية الأعمال والترميز (المصدر: ويكيميديا كومنز )

تعد BPNM الأنسب للعمليات التي تحتاج إلى فهمها من قبل الفرق الفنية ومحللي الأعمال والقادة والعملاء. فيما يلي الرموز الموصى بها وكيفية استخدامها.

حدد كائنات التدفق: وهي تمثل المهام أو الأحداث أو العمل المنجز في العملية. على سبيل المثال، قد تمثل عقدة المهمة التحقق من رصيد العميل في عملية تحويل الطلب إلى نقد.

ارسم الكائنات المتصلة: هذه تمثل تدفق المعلومات أو العمل - خط متصل برأس سهم متصل يشير من نشاط إلى آخر. تمثل الخطوط المنقطة تدفق الرسائل أو الارتباط.

تنظيمها في خطوط سباحة: تشير هذه إلى الفئات أو أصحاب المصلحة الذين يؤدون المهام المختلفة في العملية. على سبيل المثال، في نظام معالجة الفواتير، قد يتم تقسيم المهام إلى مسارات للبائعين والعملاء وفرق التمويل وفرق المبيعات وما إلى ذلك.

المخطط الانسيابي لمخطط مسار السباحة الخاص بـ ClickUp لتخطيط العمليات الخاصة بك

استخدم القطع الأثرية: إظهار كيفية طلب البيانات أو إنتاجها بواسطة الأنشطة. على سبيل المثال، قد يكون كائن البيانات عبارة عن أمر تم إنشاؤه ثم تحديثه من خلال خطوات عملية مختلفة.

4. مخططات لغة النماذج الموحدة (UML)

لغة النمذجة الموحدة (UML) هي لغة نمذجة تستخدم لتصور تصميم النظام. يتم استخدام لغة النمذجة الموحدة UML على نطاق واسع في هندسة البرمجيات لتصوير هياكل وسلوكيات المكونات المختلفة.

وعلى الرغم من تسميتها بهذا الاسم، إلا أنها ليست لغة برمجة بل مجموعة من المبادئ التوجيهية والمفردات لتصور الأنظمة. يركز كل مخطط UML على جانب مختلف من النظام، مما يسهل على أصحاب المصلحة فهم تصاميم البرمجيات المعقدة.

أثناء رسم خرائط العمليات التجارية، استخدم نوع UML الذي يناسبك. هناك فئتان داخل UMLs.

المخططات الهيكلية

الرسوم البيانية الهيكلية هي الأفضل للجوانب الثابتة للنظام، مثل بنية التعليمات البرمجية المصدرية، بما في ذلك المكونات والفئات والكائنات وترتيباتها.

على سبيل المثال، قد يوضح الرسم البياني للفئات لمنصة وسائط اجتماعية بالتفصيل كيفية تنظيم ملفات تعريف المستخدمين والمنشورات والتعليقات والرسائل وترابطها.

مخططات سلوكية

المخططات السلوكية هي الأفضل للجوانب الديناميكية للنظام، حيث توضح كيفية تفاعل العناصر داخل النظام وتغيرها بمرور الوقت. توضح هذه المخططات تدفق التحكم من نشاط إلى آخر، والتفاعلات بين العناصر، واستجابات النظام للأحداث.

على سبيل المثال، يمكن لمخطط تسلسلي لنظام تتبع الأخطاء أن يوضح عملية الإبلاغ عن خطأ، بما في ذلك التفاعلات بين المستخدم وواجهة النظام وقاعدة البيانات، مع تسليط الضوء على كيفية تصرف النظام استجابة لإجراءات المستخدم وأحداث النظام.

5. مخططات SIPOC

يرمز SIPOC إلى الموردين والمدخلات والعمليات والمخرجات والعملاء. وهي أداة تُستخدم في التصنيع وتجارة التجزئة وسلسلة التوريد والصناعات ذات الصلة لرسم خريطة عامة عالية المستوى للعمليات.

مخططات SIPOC هي الأفضل لإنشاء نظرة شاملة لمشهد الأعمال. وهو يغطي من البداية إلى النهاية، بما في ذلك:

• الموردون الذين يقدمون المدخلات اللازمة للعملية، والذين يمكن أن يكونوا من داخل مؤسستك أو من البائعين الخارجيين
• المدخلات، بما في ذلك المواد أو المعلومات أو الموارد اللازمة لتنفيذ العملية
• العملية والأنشطة عالية المستوى التي تحول المدخلات إلى مخرجات. تتكون مخططات SIPOC عادةً من 5 إلى 7 خطوات للحفاظ على البساطة والوضوح
• المخرجات، مثل المنتجات أو الخدمات أو المعلومات التي تولدها العملية
• العملاء، سواءً كانوا داخليين أو خارجيين للعملية

باستخدام أي من هذه التقنيات، يمكنك جني فوائد تبسيط العمليات التجارية والتحسين والأتمتة. بغض النظر عن الأسلوب الذي تستخدمه، إليك كيفية إنشاء خريطة فعالة لعمليات الأعمال.

كيفية إنشاء خريطة فعالة لعمليات الأعمال

أنت بحاجة إلى البحث والوضوح وأداة مصممة لغرض معين مثل ClickUp لإنشاء خريطة عملية. إليك دليل تفصيلي خطوة بخطوة لاستخدامها في رسم خريطة لعملياتك.

تحديد النطاق والأهداف

تتضمن كل عملية عدة خطوات. لتعيين العملية بشكل فعال، تحتاج إلى تحديد نطاقها، ومستوى التفاصيل المطلوبة، وما تأمل في تحقيقه من خلالها. على سبيل المثال، إذا كنت تقوم بتخطيط عملية المشتريات، يمكن أن يكون النطاق من البداية إلى النهاية أو مجرد جزء منها، مثل اختيار البائع.

من الجيد برنامج تخطيط تدفق القيمة في تحديد مستوى التفصيل الذي تحتاجه. قبل أن تبدأ العمل، استخدم مستندات ClickUp للحصول على وثائق العملية، بما في ذلك النطاق والحواجز الواقية لجهودك.

جمع البيانات

اجمع كل المعلومات الضرورية حول العملية، بما في ذلك الخطوات والمهام والمدخلات والمخرجات ونقاط اتخاذ القرار والأدوار المعنية.

تعد مقابلة أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة طريقة رائعة لجمع هذه المعلومات. يمكنك أيضًا استخدام نماذج ClickUp لمسح أصحاب المصلحة لجمع البيانات المدببة.

التقط الردود لاتخاذ إجراء سريع مع نماذج ClickUp

تحديد نقطتي البداية والنهاية

حدد بوضوح أين تبدأ العملية وأين تنتهي. وهذا يضع حدود خريطة العملية التفصيلية ويضمن تضمين جميع الأنشطة ذات الصلة.

بالنسبة لمثال المشتريات، قد تبدأ العملية بتحديد الحاجة وتنتهي باستلام البضائع والدفع للمورد.

سد الثغرات

ضع نقطتي البداية والنهاية في أي من أدوات تخطيط العمليات . ثم قم بإضافة كل خطوة ونقطة قرار قمت بتوثيقها بالتتابع. تأكد من استخدام رموز تخطيط العمليات القياسية لتحقيق الاتساق والوضوح. ClickUp Whiteboard تمنحك لوحة نظيفة لرسم خريطة واضحة لعمليتك على النحو الذي تراه مناسبًا. إذا كنت ترى أوجه قصور وترغب في طرح أفكار جديدة، استخدم ClickUp الخرائط الذهنية لبناء سيناريوهات.

استخدم خرائط ClickUp الذهنية لإنشاء سيناريوهاتك

إذا كنت حديث العهد بتخطيط العمليات، جرّب بعض نماذج ClickUp:

• قالب تخطيط العمليات من ClickUp مثالي للمبتدئين. مع الحالات والقوائم المخصصة، يسمح لك بتتبع المهام والأنشطة بفعالية
• للحصول على نسخة أكثر تقدمًا، جرّبقالب السبورة البيضاء لخريطة العمليات من ClickUp
  • يوفر ClickUp أيضًا الكثير منقوالب تخطيط تدفق القيمة للتخطيط الفعال وتوفير الوقت

تعيين المسؤوليات

قم بدمج مخططات السباحة في خريطة العمليات الخاصة بك لتحديد المسؤوليات عبر الأدوار أو الأقسام المختلفة. على سبيل المثال، يمكن أن تُظهر لوحات السباحة المنفصلة لفريق المشتريات وقسم الشؤون المالية والبائعين الكيان المسؤول عن الموافقة والدفع والتسليم في لمحة سريعة.

التحقق من صحة العملية

بمجرد اكتمال المسودة الأولية لخريطة العملية، قم بمراجعتها والتحقق من صحتها مع أصحاب المصلحة المشاركين في العملية. تضمن هذه الخطوة أن تعكس الخريطة بدقة العملية في العالم الحقيقي وتتضمن جميع التفاصيل الضرورية.

كما أنها فرصة لتحديد التناقضات أو أوجه القصور التي أغفلناها.

تحليل وتحسين

قم بتحليل العملية بحثًا عن أوجه القصور أو الاختناقات أو التكرار باستخدام خريطة عملية تم التحقق من صحتها. اطلب التعليقات وقم بوضع قائمة مختصرة بأفكار للتحسين، مثل إعادة تنظيم الخطوات، أو إزالة الاختناقات، أو إعادة تعيين المسؤوليات، أو إدخال أدوات جديدة.

نفذ هذه التحسينات في العملية وراقب التقدم المحرز باستمرار.

قم بتوجيه أعمالك في الاتجاه الصحيح من خلال رسم خرائط العمليات على ClickUp

تؤدي خريطة العمليات الجيدة بالضبط ما هو مكتوب على العلبة - إعطاء التوجيه لكل من يستخدمها. وهذا هو السبب في أنها واحدة من أكثر التقنيات شيوعًا التي تستخدمها الشركات في جميع أنحاء العالم.

وعلى الرغم من فعاليتها، إلا أن رسم خرائط العمليات يمكن أن يكون صعبًا بدون الأدوات المناسبة. تم تصميم برنامج ClickUp لإدارة المشاريع مع وضع هذه الاحتياجات في الاعتبار.

فمع اللوحات البيضاء والخرائط الذهنية وقوائم المهام وقوائم المراجعة والقوالب، يمنحك ClickUp كل ما تحتاجه لإنشاء خرائط عمليات شاملة بأي أسلوب تفضله.

ابدأ برسم خرائط العمليات الصغيرة. جرّب ClickUp مجاناً اليوم .

الأسئلة الشائعة حول خرائط العمليات التجارية

1. ما هي الخطوات الأربع لرسم خرائط العمليات الفعالة؟

الخطوات الأربع لرسم الخرائط الفعالة هي:

1. تحديد النطاق
2. جمع البيانات
3. تخطيط العملية
4. التحليل والتحسين

2. ما هي المستويات الخمسة لرسم خرائط العمليات؟

المستويات الخمسة لرسم خرائط العمليات، على أساس التفصيل، مرتبة من النظرة العامة الأوسع نطاقاً إلى التوثيق الأكثر تفصيلاً، هي:

1. خريطة تدفق القيمة: نظرة شاملة للوظائف أو العمليات الأساسية للأعمال أو العمليات الأساسية
2. مستوى عالٍ: عرض عام للعمليات الرئيسية داخل كل وظيفة أساسية
3. مستوى النشاط: عرض مكبّر لكل نشاط داخل العملية، بما في ذلك تسلسل المهام ونقاط اتخاذ القرار
4. مستوى المستخدم: منظم حسب المهام/الأنشطة التي يكون كل مستخدم مسؤولاً عنها
5. مستوى المهام: المستوى الأكثر تفصيلاً، حيث يوفر تعليمات خطوة بخطوة لتنفيذ كل مهمة في العملية

3. ما هو مثال على تخطيط العمليات؟

تأمل مثالاً بسيطًا على تخطيط العملية لاستعلام عن خدمة العملاء.

ابدأ: يقوم العميل بتقديم استفسار. يمكن أن يكون ذلك من خلال أي قناة، مثل البريد الإلكتروني أو الهاتف أو نموذج ويب.

تسجيل الاستفسار: يتم تسجيل الاستفسار على شكل تذكرة في نظام تتبع بمعرف فريد وأولوية. وغالباً ما يتم ذلك تلقائياً.

تعيين المسؤولية: يتم تعيين ممثل للاستفسار بناءً على التوافر، وخطورة/أولوية التذكرة، وما إلى ذلك.

حلّ المشكلة: يقوم الممثل المعين بمراجعة الاستفسار وتنفيذ الإجراءات المطلوبة ثم الرد على العميل. قد تنطوي هذه الخطوة على عدة خطوات فرعية بناءً على مدى تعقيد الاستفسار.

الإغلاق: يقوم المندوب بوضع علامة على التذكرة على أنها مغلقة بعد تأكيد العميل. ردود الفعل: يتم إرسال استبيان تلقائيًا إلى العميل لجمع الملاحظات.