هل صادفت يومًا موقفًا تتأخر فيه مهمة ما، وعندما تسأل عن السبب، يقول لك عضو الفريق: "أوه، لكنني كنت أنتظر شيئًا أحتاجه"؟
التبعيات هي أحد أكبر أسباب التأخير في أي مشروع. إذا لم تقم بتخطيط التبعيات بشكل فعال، فلن تتأخر فحسب، بل ستترك أعضاء فريق المشروع يعبثون في انتظار اكتمال المهمة السابقة.
في إدارة المشاريع، يمكن أن يكون لهذا الأمر عواقب مالية وسمعة وتحفيزية.
في منشور المدونة هذا، نستكشف مفهوم التأخر الزمني وكيف يمكن أن يساعدك على تخطيط المشاريع بشكل أفضل، ومنع التأخير، وزيادة استخدام الموارد إلى أقصى حد، وتحقيق النتائج المرجوة.
ما هو زمن التأخير؟
يشير وقت التأخير في إدارة المشاريع إلى التأخير بين المهام التي تعتمد على بعضها البعض. إنها فترة الانتظار قبل أن يبدأ النشاط اللاحق حتى بعد الانتهاء من النشاط السابق.
إذا سبق لك أن كنت في مؤتمر فيديو وقال لك أحدهم: "هناك تأخير في هذه المكالمة"، فأنت تعرف بالفعل ما هو وقت التأخير. إنه التأخير بين قول زميلك لشيء ما واستقبالك له حتى تتمكن من الرد عليه. في أفضل الأحوال، يمكن أن يحبط الأشخاص في المكالمة. وفي أسوأ الأحوال، يمكن أن يجعل المكالمة بأكملها غير منتجة.
لذا، فإن فهم وقت التأخير وأسبابه وعواقبه أمر بالغ الأهمية لنجاح إدارة المشروع.
نظرة عامة شاملة عن وقت التأخير في إدارة المشاريع
ببساطة، وقت التأخير هو مفهوم الجدولة والتخطيط الذي يمثل تأخيرًا أو انتظارًا غير متوقع بين المهام اللاحقة.
كيف يتم حساب زمن التأخير؟
نقيس زمن التأخير بالوحدات ذات الصلة بجدولة المشروع، مثل الساعات أو الأيام أو الأسابيع.
إذا كانت المهمة أ (النشاط السابق) تنتهي في اليوم الأول والمهمة ب (النشاط اللاحق) لا يمكن أن تبدأ إلا بعد ثلاثة أيام، فإن زمن التأخر هو ثلاثة أيام.
ما هي خصائص زمن التأخير؟
فيما يلي بعض الخصائص الرئيسية لزمن التأخر.
غير متوقع: نادرًا ما يكون التأخر متوقعًا. يحدث دون سابق إنذار أو تحذير. على سبيل المثال، مرض أحد أعضاء الفريق أو تعطل الآلات.
غير مرغوب فيه: وقت التأخر هو "تأخير" في سير العملية، مما يضر بالمشروع.
غير مرغوب فيه: نظرًا لأن وقت التأخير غير متوقع، فلا يمكن توقعه. لذلك، لا يمكن تحديده إلا في وقت لاحق والاستجابة له.
التأثيرات اللاحقة: يؤدي التأخر في أي جزء من مرحلة المشروع إلى تأثيرات لاحقة على مختلف المهام والمراحل الرئيسية. على سبيل المثال، في مشروع برمجيات ما، إذا تأخر تحليل الجودة بسبب انتهاء صلاحية الاشتراك في برنامج أتمتة الاختبار، فإن مهام النشر و DevOps ستتأخر أيضًا.
ما هو الغرض من وقت التأخير؟
وقت التأخير هو مقياس لوقت التأخير. يساعدك على متابعة مبادئ إدارة المشروع وتحسين النتائج من خلال:
قياس الكفاءة: يشير زمن التأخير إلى مستوى عدم الكفاءة في العملية. وهي الخطوة الأولى في تحسين سير العمل.
تحديد الثغرات: إذا تسببت خطوة معينة في العملية في حدوث تأخير، فإن زمن التأخير يلقي الضوء على الفجوة التي يجب سدها.
التنبؤ بزمن التأخير: على الرغم من أن زمن التأخر ليس مقياسًا تنبؤيًا/وقائيًا، إلا أنه يمكن أن يساعد في تحديد الاختناقات المحتملة للدورة التالية. على سبيل المثال، إذا تسببت آلة معينة في حدوث تأخيرات متكررة، يمكنك التخطيط لاستبدالها/إصلاحها.
بناء الدعم الاحتياطي: في كثير من الأحيان، ينتج التأخر عن أوجه القصور في العملية. على سبيل المثال، إذا كان لديك مطور واحد فقط في الفريق، فحتى إجازته يمكن أن تتسبب في حدوث تأخير. يمكن أن يساعدك فهم ذلك في بناء نسخة احتياطية.
ما هي بعض مؤشرات التأخر الشائعة الاستخدام في إدارة المشاريع؟
المؤشرات المتأخرة هي مقاييس التأخر الزمني في المشاريع. يتم حسابها بعد الحدث، أو اكتمال المشروع لتقييم الأداء.
في إدارة المشاريع، بعض المؤشرات المتأخرة شائعة الاستخدام هي:
- التأخير الزمني: الفرق بين التاريخ المخطط له والتاريخ الفعلي لتسليم المهمة
- التأخير الزمني: التأخير الذي يلحق بالمشروع نتيجة التأخر في مهمة معينة
- فقدان الإنتاجية: خسارة الإنتاجية: الوقت غير المنتج الذي أمضاه أعضاء الفريق الذين كانوا ينتظرون إنجاز المهمة السابقة
- خسارة الإيرادات: خسارة الإيرادات: الخسارة المحتملة في المبيعات/الإيرادات أو العقوبات بسبب التأخير
غالبًا ما يتم الخلط بين الوقت المتأخر والمهلة الزمنية، وهو مفهوم مهم آخر في إدارة المشاريع. لنلقِ نظرة على مدى تشابههما أو اختلافهما.
المهلة الزمنية مقابل التأخر المهلة الزمنية هو الوقت الإجمالي المستغرق لإكمال المشروع من البداية إلى النهاية.
على عكس زمن الدورة، الذي يقيس المدة التي يستغرقها إنشاء المنتج - مثل تطوير ميزة أو صنع القهوة - يقيس زمن المهلة الزمنية المدة بين طلب العميل ووصول المنتج إليه، بما في ذلك الخدمات اللوجستية وخدمة العملاء وما إلى ذلك. لقد قمنا بتغطية المزيد عن وقت الدورة مقابل المهلة الزمنية في تدوينة سابقة
الأكثر أساسية معادلة المهلة الزمنية هي المهلة الزمنية = تاريخ اكتمال المشروع - تاريخ بدء المشروع. ومع ذلك، أثناء التخطيط لمشروع ما، يقوم المديرون بحسابه على أنه إجمالي الوقت المستغرق لإكمال كل مهمة في المشروع ووقت الانتظار اللازم، إن وجد.
تساعد المهلة الزمنية مديري المشروع في جدولة المهام/الموارد. فهو يساعدهم على فهم التبعيات وجدولة العمل وفقًا لذلك. لنأخذ مثالاً بسيطًا على مشروع برمجيات.
قد تكون المهلة الزمنية للتطوير يومين - الاختبار يوم واحد، والنشر يوم واحد. إذا بدأ المشروع يوم الاثنين، فيمكن لمديري المشاريع تعيين المهام للمطورين من الاثنين إلى الثلاثاء، ومحللي الجودة ليوم الأربعاء، ومحللي الجودة ليوم الأربعاء، ومحللي التطوير ليوم الخميس.
على عكس الوقت المتأخر، فإن المهلة الزمنية هي أداة تنبؤية/تخطيطية. الاختلافات الرئيسية بين الاثنين هي كما يلي.
| المهلة الزمنية | الوقت المتأخر | |
|---|---|---|
| الوقت الأولي هو الوقت المستغرق لإكمال المشروع من البداية إلى النهاية | الوقت المتأخر هو التأخير أو زمن التأخير بين خطوتين متتاليتين | |
| أداة تنبؤية: تستخدم للجدولة الفعالة | أداة استرجاعية: | تُستخدم لقياس الأداء |
| يمكن التنبؤ بها ولا يمكن تجنبها | غير متوقعة ويمكن تجنبها |
_الاختلافات بين المهلة الزمنية السابقة والوقت المتأخر
على الرغم من اختلافهما، إلا أن كلاً من المهلة الزمنية والوقت المتأخر مهمان في قياس أداء المشروع. وإليك الطريقة.
التخطيط والجدولة
تساعد المهلة الزمنية مديري المشاريع في تخطيط المهام والأنشطة التابعة لها بناءً على أهداف إدارة الوقت . يساعد الوقت المتأخر في بناء حالات الطوارئ.
على سبيل المثال، إذا كانت المهلة الزمنية لمشروع التطوير 10 أيام، يمكنك جدولة المهام وفقًا لذلك. إذا كان متوسط وقت التأخير في المشاريع السابقة يومين، فيمكنك تضمين ذلك في جدولك الزمني والتخطيط للتسليم في 12 يومًا.
قالب المخطط الزمني لمشروع ClickUp Gantt
لرؤية كيفية تأثير التبعيات على أزمنة التقدم والتأخر
استخدام الموارد وتحسينها
يساعد زمن المهلة الزمنية على استخدام الموارد بفعالية، بينما يساعد زمن التأخر في إنشاء نسخة احتياطية.
على سبيل المثال، يمكنك استخدام المهلة الزمنية لتعيين المهام بترتيب تدفق العملية. واستخدام الوقت المتأخر لتوظيف موارد إضافية أو استئجار آلات. قد يتغير هذا بناءً على ما إذا كان المشروع لمرة واحدة أو متكررًا.
إدارة الأداء
تُقاس المهلة الزمنية مقابل الأهداف، في حين أن وقت التأخر المثالي هو صفر.
على سبيل المثال، إذا كان الوقت المقدر لتطوير ميزة ما هو 16 ساعة، فهذا هو الوقت المستهدف لهذه المهمة. إذا استغرق المطور وقتًا أطول، فإن أداءه لا يلبي التوقعات.
تحديد أهداف المهلة الزمنية وإدارة الأداء على ClickUp
ومع ذلك، فإن وقت التأخير هو عندما يحصلون على إجازة مرضية أو عندما يتعطل جهاز الكمبيوتر الخاص بهم. لذلك، فإن هذا لا يتعلق بأدائهم ولا يظهر في مراجعاتهم. ومع ذلك، فإن هذا التأخير يؤثر على إنجاز المشروع ويجب أن يؤخذ في الاعتبار أثناء مراجعة المشروع/المشروع.
المساءلة
المهلة الزمنية هي مسؤولية جماعية، وكل عضو في الفريق ومدير المشروع مسؤول عن الحفاظ على مهلة زمنية جيدة. وقت التأخير هو عدم كفاءة العملية، وهو مسؤولية القيادة.
العوامل المؤثرة على المهلة الزمنية والتأخر في الإنتاج
هناك عدة عوامل يمكن أن تؤثر على المهلة الزمنية والتأخر في إدارة الجدول الزمني للمشروع، سواءً بشكل إيجابي أو سلبي. بعض العوامل الرئيسية هي كما يلي.
توافر الموارد: إذا كانت الموارد متوفرة بسهولة، فإن المهل الزمنية ستكون أقصر والعكس صحيح. من ناحية أخرى، إذا كانت بعض الموارد متوفرة وبعضها غير متوفر، فقد يكون هناك تأخير في الوقت. على سبيل المثال، إذا كان لديك مطورون ولكن ليس لديك عدد كافٍ من المختبرين، فسيكون هناك تأخر بين هاتين المرحلتين من التطوير.
الترابطات: طبيعة تبعيات المشروع تؤثر على أزمنة المهلة والتأخر. تميل التبعيات القوية، حيث لا يمكن بدء مهمة ما حتى الانتهاء من المهمة السابقة، إلى زيادة أزمنة التأخير. في المقابل، قد تسمح المهام ذات التبعيات المرنة بتقليل أزمنة التأخير من خلال تداخل المهام.
تعقيد المشروع: من المرجح أن تشهد المشاريع المعقدة ذات المهام والمراحل المترابطة المتعددة أزمنة تأخير طويلة. ويرجع ذلك إلى زيادة الحاجة إلى التنسيق وضمان الجودة بين المهام.
متطلبات أصحاب المصلحة: يمكن أن تؤدي إجراءات مراقبة الجودة الصارمة أو عمليات الموافقة الأطول إلى إطالة فترة التأخير/التأخير حيث تنتظر المشاريع تأكيدًا للمضي قدمًا.
سياسات إدارة المخاطر: من المرجح أن يكون للمشاريع ذات استراتيجيات إدارة المخاطر الصارمة فترات تأخير أقصر لأن المديرين سيكونون قد عالجوا بشكل استباقي التأخيرات والحوادث المحتملة.
واعتمادًا على السبب والتأثير والعواقب، يمكن قياس أزمنة التأخير وإدارتها وتقليلها لتحسين سير العمل. إليك الطريقة.
كيفية التعامل مع زمن التأخير وإدارته في إدارة المشاريع
يمكن أن يكون وقت التأخير عائقًا كبيرًا أمام التنفيذ الفعال للمشروع، وهو ما يحتاج إلى التقليل من وقت التأخير وإدارته باستمرار. إليك بعض النصائح والاستراتيجيات لتحقيق ذلك باستخدام أداة قوية لإدارة المشاريع مثل ClickUp.
خريطة التبعيات
حتى أبسط المشاريع لها مهام تابعة. على سبيل المثال، تعتمد الفواتير على توقيع العميل على المشروع. تساعد معرفة هذه التبعيات في التخطيط بشكل أفضل.
عندما تقوم بإعداد مشروعك باستخدام انقر فوق المهام وربط المهام التابعة لها ومعرفة تأثيرها على المهل الزمنية. يمكنك أيضًا استخدام طريقة المسار الحرج لتقدير وقت المشروع بدقة.
تخطيط أي مشروع وتنظيمه والتعاون في أي مشروع مع إدارة المهام المخصصة
تتبع الوقت
شجِّع كل عضو في الفريق على تتبع الوقت لمهامه. يساعد ذلك مديري المشاريع على تقدير المهل الزمنية بدقة. انقر فوق تتبع وقت المشروع يسمح لك ببدء مؤقت وإيقافه، أو إضافة نطاق زمني، أو إضافة ساعات/دقائق لكل مهمة ومهمة فرعية. هناك أيضًا العديد من قوالب إدارة الوقت داخل ClickUp لمساعدتك في تقدير الوقت بفعالية.
الجدول الزمني الصحيح
استخدم تقديرات الوقت والتبعيات و المسار الحرج لجدولة مشروعك بأفضل المهل الزمنية وأقل فترات تأخير.
جدولة: حدد مواعيد نهائية لكل مهمة وتصور المشروع باستخدام عرض تقويم ClickUp . تأكد من أنه معقول وقابل للتحقيق.
تعيين: خصص المهام لأعضاء الفريق بناءً على مهاراتهم وتوافرهم. يعد عرض ClickUp Workload View مكانًا رائعًا للحصول على رؤى حول جدولة الموارد . على سبيل المثال، إذا كنت تواجه تأخيرًا في نشر زيادة ما بسبب عدم وجود موارد كافية لـ DevOps، استخدم طريقة عرض عبء العمل لإعادة تخصيص أعضاء الفريق من مهام الصيانة غير الحرجة.
تصور أي مشروع وإدارته باستخدام مخططات جانت الخاصة ب ClickUp
توضيح: استخدم عرض مخطط جانت البياني في ClickUp لرؤية التبعيات والمهام المتداخلة في الجدول الزمني لمشروعك.
على سبيل المثال، تعتمد مراجعة التعليمات البرمجية على إكمال الترميز. تحقق مما إذا كان من المقرر أن تكتمل الأخيرة قبل الأولى. وإلا، قم بسحب وإسقاط المواعيد النهائية.
إذا كنت جديدًا في إدارة المشاريع المعقدة ذات التبعيات، فإن ClickUp قوالب مشروع مخطط جانت البياني هنا للمساعدة.
احتفظ بالوقت المؤقت: حتى لو كانت تقديراتك الزمنية دقيقة، يجب أن تتوقع بعض التأخيرات. يمكن أن يساعد وضع مخازن مؤقتة بشكل استراتيجي في جداول المشروع في إدارة وقت التأخير بفعالية.
على سبيل المثال، يمكن أن تؤدي إضافة مخزن مؤقت بين مرحلتي تكامل النظام واختبار قبول المستخدم في مشروع التطوير إلى استيعاب التأخيرات غير المتوقعة دون التأثير على تاريخ انتهاء المشروع.
التواصل
يمكن أن تتسبب فجوات التواصل في تأخيرات وتأخيرات غير ضرورية. ولمنع ذلك، تواصل بشكل استباقي ومنتظم.
- تُمكِّن التعليقات المتداخلة في مهام ClickUp الفرق من طرح الأسئلة على بعضها البعض والحصول على إجابات في سياقها، مما يمنع التأخير في مشاركة المعرفة
- تُظهر طريقة عرض ClickUp Chat جميع المحادثات في مكان واحد، حتى لا تتأخر فرقك في الردود
- أتمتة ClickUp القضاء على العمل المزدحم، ومنع التأخر في المهام الإدارية
- تذكيرات ClickUp المساعدة في البقاء على رأس المواعيد النهائية والمسؤوليات وأي شيء آخر يحتاج إلى اهتمام
الأهم من ذلك، مراقبة وتحسين
أوقات التأخير هي أحد أعراض المشكلات النظامية. تشير أوقات التأخير المتكررة إلى وجود خلل ما في مكان ما. لإصلاح العملية، راقب تقدم المشروع بانتظام. ClickUp Dashboards تمكنك من رؤية جميع التقارير التي تحتاجها في مكان واحد. على سبيل المثال، إذا كنت ترغب في رؤية جميع المهام المتأخرة حسب معدل التأخير، يمكنك إعداد أداة لذلك على ClickUp.
استخدم هذه التقارير لتحديد الأسباب الجذرية للتأخير والتخلص منها بشكل منهجي.
استخدم لوحات معلومات ClickUp لتصور مؤشرات الأداء الرئيسية على مستوى المؤسسة في الوقت الفعلي
تحسين مهام سير العمل لتقليل أوقات التأخير في جدول المشروع باستخدام ClickUp
كل مشروع عبارة عن تدفق معقد من الأنشطة والمعلومات. التأخير نتيجة انتظار شخص ما لشيء ما أمر لا مفر منه تقريبًا.
ومع ذلك، تعتمد الإدارة الجيدة للمشروع على القضاء على مثل هذه التأخيرات. إذا كنت تنوي إكمال المشروع حسب المتطلبات وفي الوقت المحدد وفي حدود الميزانية، فلا يمكنك تحمل التأخير.
تم تصميم برنامج ClickUp الشامل لإدارة المشاريع لمنع ذلك. فهو يتضمن ميزات قوية لتحسين سير عمل المشروع للقضاء على التأخير غير الضروري. من تقدير الوقت اللازم إلى الاطلاع على التقارير المرحلية في الوقت الفعلي، يحتوي ClickUp على كل ما تحتاجه للبقاء على رأس مشروعك.
ابقَ في الوقت المحدد في كل مرة. جرّب ClickUp مجاناً اليوم !
الأسئلة الشائعة حول وقت التأخير
1. ما هو مثال على زمن التأخر؟
وقت التأخر هو التأخير غير المتوقع بين عملية وأخرى.
في تطوير البرمجيات، يمكن أن يكون هذا هو فترة الانتظار بين الترميز ومراجعة التعليمات البرمجية بسبب استدعاء المطور الأقدم إلى مشروع آخر.
في التصنيع، من الأمثلة على التأخير الزمني هو التأخير في تسليم قطعة غيار واحدة نتيجة لمشاكل في سلسلة التوريد.
2. ما هي الكلمة الأخرى للوقت المتأخر؟
كلمة أخرى لوقت التأخر هي "فترة الانتظار" يشير هذا المصطلح إلى الفترة الزمنية التي لا يحدث خلالها أي نشاط منتج في مهمة معينة.
3. ما هو زمن التأخر وفترة الانتظار؟
كلاهما من مفاهيم الجدولة المستخدمة في إدارة المشاريع لإدارة تسلسل المهام الجارية.
وقت التأخير هو التأخير أو فترة الانتظار بين المهام. وعادةً ما يكون غير متوقع وينتج عن خطأ/حادث.
الوقت المستغرق هو الوقت المنقضي بين بدء العملية وإتمامها. وهو الوقت المقدر الذي تستغرقه جميع المهام في التسلسل لإكمالها.