الفضول حول إدارة تكامل المشاريع_؟
في حين قد يبدو الأمر معقدًا، فإن إدارة تكامل المشروع هي ببساطة ربط الأجزاء المختلفة من عمل مشروعك معًا.
إنها مثل تجميع أثاث إيكيا ؟
باستثناء أن إدارة تكامل المشروع أسهل بكثير مما تبدو عليه، _ وليس العكس_
سنتناول في هذه المقالة ما هي إدارة تكامل المشاريع، ولماذا تحتاج إليها, الخطوات التي تدخل فيها تجعل إدارة المشاريع المتكاملة أمرًا في غاية السهولة.
لننطلق
ما هي إدارة المشاريع المتكاملة؟
تشير إدارة تكامل المشروع إلى العمليات والأنشطة التي تنسق جميع عناصر مشروعك. وهي مفيدة بشكل خاص عندما يتضمن مشروعك فرق متعددة الوظائف وسوف تستفيد من نهج أكثر توحيدًا لإدارة المشروع.
وبعبارة أخرى، فإن الإدارة المتكاملة للمشروع (IPM) هي كل ما تفعله للتأكد من أن أجزاء وأجزاء مشروعك تعمل معًا.
_مثل ما فعله "نيك فيوري" لفرقة المنتقمون!
في إطار الإدارة المتكاملة للمشاريع، تقوم بتحديد وتحديد ودمج وتنسيق مجموعة العمليات الفردية للمؤسسة مثل أقسام العمل والمشتريات والتسليمات وما إلى ذلك.
وفي بعض الأحيان، يعني ذلك إجراء مفاضلات بين أي هدف متنافس ومجموعة عمليات داخل مؤسستك.
ما هو الغرض من الإدارة المتكاملة للمشاريع؟
في المشاريع التقليدية، من المعتاد جدًا أن فرق من مختلف الأقسام للعمل معًا. ويمكنك أن تتوقع نهجًا متسقًا ومتكاملًا إلى حد كبير لإدارة المشروع عبر هذه الفرق حيث تعمل جميعها نحو هدف مشترك.
لا!
فمعظم الفرق تعمل في فرق عمل خاصة بها.
_وكأنهم في جزر منفصلة، معزولين بصمت لاسلكي
نعم، أخبار سيئة لمشروعك ومنظمتك.
لحسن الحظ، هذا بالضبط ما تساعد إدارة تكامل المشاريع في وضع حد له.
لا مزيد من العمل في صوامع أو جزر.
مع نهج الإدارة المتكاملة للمشروع، يمكنك إضافة الاستقرار والوحدة إلى:
- إدارة الموارد
- الجداول الزمنية المتراكمة
- التواصل المفتوح
- مراقبة التكاليف
- إدارة الجودة
- مشاركة أصحاب المصلحة
دعنا نتطرق إلى كيفية إعداد ذلك:
ما هي عمليات إدارة تكامل المشاريع الست؟
هناك ست خطوات حاسمة في إدارة تكامل المشروع:
- إنشاء ميثاق المشروع
- إجراء التحكم في التغيير إليك نظرة أفضل على كل عملية من عمليات إدارة تكامل المشروع هذه:
1. إنشاء ميثاق المشروع
عادةً ما يكون تحديد ميثاق المشروع هو الخطوة الأولى في رحلة تكامل المشروع.
الميثاق عبارة عن وثيقة قصيرة تسرد النطاق ومخرجات المشروع، ومعلومات عن أصحاب المصلحة وراعي المشروع، ومعلومات أخرى ضرورية مثل الميزانية والمخاطر.
إنه أحد أصول العملية التنظيمية الهامة التي تعترف رسميًا بوجود مشروع وتسمح لمدير المشروع باستخدام موارد الشركة لأنشطة المشروع. إنها أسهل طريقة لجعل الجميع على نفس الصفحة حول المشروع منذ البداية.
فكر في ميثاق المشروع كعقد من نوع ما، عقد ملزم طوال دورة حياة المشروع.
أو كما يقال في مسلسل صراع العروش:
"على مرأى من السبعة أنا هنا أختم هذين الكيانين: المشروع_ ومدير المشروع
من هذا اليوم، وحتى نهاية المشروع، أنتما ملك لبعضكما البعض."
على الأقل هذا ما نعتقد أنهم قالوه.
لـ إنشاء ميثاق مشروع ، يجب أن يكون لديك أولاً معرفة كافية بـ
- خلفية المشروع وتفاصيل حالة العمل
- وصف نطاق المشروع والغرض منه
- مخاطر المشروع وافتراضاته وقيوده وتبعياته
- المنجزات
- متطلبات المشروع
- معايير نجاح المشروع
- معالم المشروع وجداوله الزمنية
- أصحاب المصلحة المعنيون وأدوار فريق المشروع
- ميزانية المشروع
بمجرد توفر كل ما تحتاجه، يمكنك إنشاء ميثاق المشروع.
_ولكن أين يمكنك إنشاء واحد؟
بالتأكيد، يمكنك القيام بذلك بالطريقة الصعبة جداً باستخدام أدوات مثل Excel أو Word.
أو يمكنك اتباع الطريق السهل (والذكي) وإنشاء الميثاق باستخدام ClickUp المستندات .
انتظر، ما هو النقر فوق؟
انقر فوق
هو واحد من
برنامج إدارة المشاريع الأعلى تقييمًا
تستخدمه الفرق عالية الأداء لإدارة المشاريع بفعالية.
هل ذكرنا أنه أيضًا مجانًا؟
_تشا تشينغ!
كيفية إنشاء ميثاق مشروع باستخدام ClickUp
استخدم ClickUp المستندات لإنشاء المستندات الداخلية والخارجية ومواقع الويكي وقواعد المعرفة وغير ذلك الكثير.
يعد إنشاء ميثاق مشروع باستخدام المستندات أمرًا سهلاً للغاية.
وبمجرد كتابة جميع المعلومات الضرورية في المستند، يمكنك بسهولة:
- تخصيص مظهره
- إجراء تحرير النص المنسق
- تضمين عناوين URL
- تنظيم حقوق الوصول
- تداخل الصفحات لتصنيف أفضل
- إضافة تعليقات لإجراء تعديلات
لمزيد من المعلومات حول المشروع ، راجع هذه المقالات:_
- ما هو ميثاق المشروع؟ (الدليل النهائي)
- كيفية صياغة ميثاق المشروع (مع مثال)
2. وضع خطة إدارة المشروع
ربما يكون وضع خطة متكاملة هو الخطوة الأكثر أهمية على الإطلاق في عملية إدارة المشروع.
فبدون خطة مناسبة لإدارة المشروع، قد ينتهي بك الأمر إلى فوضى عارمة.
أهداف غير واضحة، ومواعيد نهائية فائتة، وتقديرات غير دقيقة للميزانية... والقائمة لا تنتهي.
من ناحية أخرى، ستساعدك خطة المشروع المنسقة جيدًا على تجاوز المواعيد النهائية بسهولة. ستعطي جميع أقسام مشروعك فكرة عما يجب اتباعه وكيفية التنسيق معًا على العمل.
ولكن ما هي خطة إدارة المشروع؟
خطة إدارة المشروع هي قائمة شاملة لجميع عمليات وخطوات المشروع لإرشادك إلى إنجاز المشروع.
اعتبرها خطة للخطط
يمكن أن تتضمن خطة إدارة المشروع أي مجال معرفي مثل:
- خطة إدارة النطاق
- خطة تحسين العمليات
- خطة الموارد البشرية
- خطة الاتصالات
- خطة إدارة الجودة
- خطة المشتريات اقرأ المزيد عن هذه الخطط. بالمقارنة مع ميثاق المشروع، فإن خطة المشروع هي وثيقة مشروع أكثر تفصيلاً بكثير لأنها تغطي جميع جوانب تنفيذ المشروع.
تصف خطة إدارة المشروع عناصر ميثاق المشروع، مثل:
- الأهداف والغايات
- الجدول الزمني
- العمليات القياسية
- الأدوار والمسؤوليات
_لكن ما لم تكن الدكتور سترينج، فإن وضع خطط داخل خطط داخل خطط بمفردك لن يكون سهلاً
يعد وضع خطة لإدارة المشروع أمرًا معقدًا إلى حد ما، ولكن لا يجب أن يكون الأمر مرهقًا للأعصاب تمامًا.
مع برامج إدارة المشاريع مثل ClickUp, تخطيط المشروع قد تصبح هوايتك المفضلة.
مع ClickUp، يمكنك:
- تعريف وتعيينالمهام,المهام الفرعية، وقوائم المراجعة: إنشاء مهام ومهام فرعية لأجزاء المشروع المختلفة وتعيين عضو من الفريق لكل مهمة. قسّم المهام إلى أنشطة أصغر لإدارة المشروع ضمن قائمة تدقيق، وقم بشطبها أثناء تقدمك.
- إعدادالأهداف: يقوم ClickUp تلقائيًا بتحديث النسبة المئوية الإجمالية لتقدم المشروع عند إكمال مشروع معينأهداف المشروع وأنشطة المشروع. سيساعدك تحديد الأهداف مسبقًا على تتبع تقدم المشروع لاحقًا.
- المكانالمعالم الرئيسية:: تقسيم المشاريع إلى عدة مراحل مع معالم رئيسية تفصل بين كل مرحلة من مراحل المشروع. يمكن استخدام علامات التقدم هذه لتمييز التقدم الكبير الذي أحرزه فريق مشروعك أو نهاية مرحلة أساسية في مشروعك.
3. إدارة تنفيذ المشروع
تنفيذ المشروع هي بلا جدال مرحلة أريد أن أسحب شعري. وغالبًا ما تكون المرحلة الأطول والأكثر تعقيدًا في دورة حياة مشروعك حيث تقوم بتنفيذ خطتك الموضوعة بإتقان.
ومعظم الفرق تجد نفسها دائمًا في هذه المرحلة:
بمجرد أن تصبح خطة مشروعك جاهزة، ابقَ استباقيًا لضمان أن تنفيذ مشروعك فعليًا يسير وفقًا للخطة. تتبع الأمور بنشاط للتأكد من أن جميع فرق وأقسام مشروعك لديها كل ما تحتاجه للتعاون بفعالية.
تذكّر، بصفتك مدير مشروع أنت الشخص الذي يصدر الأوامر خلال مرحلة تنفيذ المشروع.
وعادة ما تتضمن مرحلة التنفيذ في عملية إدارة تكامل المشروع ما يلي:
- معالجة العديد من مهام المشروع وتسليماته
- إدارة تعاون فريق المشروع
- ضمان تحقيق المعالم الرئيسية
- التوصية بالتغييرات إلى جانب الإجراءات الوقائية والتصحيحية
- الإبلاغ عن حالة المشروع إلى أصحاب المصلحة المعنيين
- جدولة الاجتماعات مع فريق القيادة لمعالجة التحديثات والعقبات التي تواجه المشروع
_لا مشكلة!
مع ClickUp، لم يكن تنفيذ الخطة الرئيسية للمشروع أسهل من أي وقت مضى:
- اختر من بينطرق عرض متعددة مثللوحة,صندوق,التقويموالمزيد لإدارة سير العمل من زوايا مختلفة. على سبيل المثال، إذا كنتكانبان فاستخدم طريقة عرض اللوحة لتصور المهام فيلوحة كانبانحسب الحالة,التاريخ,الأولوية,المخصص لهإلخ.
- استخدمعرض عبء العمل لتخطيط وتصور ومراقبة قدرة فريقك. يساعدك هذا علىالاستفادة من الموارد بشكل مثالي.
- إنشاءحالات مخصصة لمراحل مختلفة في عملية أو سير عمل محدد. على سبيل المثال، حالةتطوير البرمجيات الرشيقة يمكن أن يحتوي سير العمل على مرحلة "التحديث المطلوب" بينما يمكن لوكالة تسويق المحتوى استخدام شيء مثل "أفكار المحتوى"
كن مفصلاً ومبدعاً كما يحلو لك!
4. مراقبة عمل المشروع
عندما تكون منغمسًا في العمل، من السهل أن تغفل عن مدى التقدم الذي أحرزته، أو عن مقدار ما يجب إنجازه.
من أجل إدارة فعالة للمشروع، يجب عليك مراقبة أداء المشروع بانتظام ومقارنته بخط الأساس المحدد للمشروع. من المهم أيضًا مراقبة مدى جودة عمل الجميع معًا وما إذا كانت أقسام مشروعك موحدة كما تريدها أن تكون.
اطرح أسئلة مثل
- _هل نحن ملتزمون بالجدول الزمني؟
- _هل الجميع قادرون على التعاون بفعالية؟
- _ما هي المهمة التي تعيق التقدم؟
- _ما مدى السرعة التي نحتاجها للوفاء بالمواعيد النهائية؟
- ما هو تقسيمالعملفيفريقالمشروع_؟
بدون الأداة المناسبة، فإن الإجابة على مثل هذه الأسئلة والتصرف بناءً عليها أمر مستحيل.
ولكن مع وجود الأداة الصحيحة مثل ClickUp، يصبح الأمر سهلاً للغاية.
تتيح لك أداة إدارة المشروع هذه:
- إنشاء تفاعليةمخططات جانت لمواكبة تقدم المشروع وإدارة المواعيد النهائية والتعامل مع الاختناقات. اقرأ المزيد عن مخططات جانت هنا.
- تصوّر نشاط عمل فريقك باستخدام المخطط البيانينبض خاصية
- استخدم خاصيةلوحات المعلومات للبقاء على اطلاع على مشاريعك من خلال الرسوم البيانية المختلفة مثلحرق,حرق,السرعةوتراكمي الرسوم البيانية
هذه مراقبة المشروع تساعدك الميزات على تحديد المشكلات المحتملة بسرعة، وإعطاء تنبيه لفريق المشروع الخاص بك، وتعديل خطة المشروع وفقًا لذلك.
5. إجراء التحكم في التغيير
في أي مشروع، سيتعين عليك التعامل مع مجهول غير متوقع.
هذه أشياء خارجة عن السيطرة المباشرة على المشروع ويمكن أن تعرقل تقدم المشروع.
_لا تقلق. فهذا كله جزء من اللعبة
تحتاج فقط إلى نظام ضمن استراتيجية إدارة التكامل لديك لمعالجة أمور مثل طلب أحد أصحاب المصلحة إجراء تعديلات إضافية، وعدم توفر الموارد.
من الضروري وجود عملية متكاملة للتحكم في التغيير يمكنها معالجة طلب التغيير والموافقة عليه بسهولة. إنها واحدة من أذكى الطرق لضمان أن تظل عملياتك موحدة ومتصلة، بغض النظر عن أي عوائق في المشروع على طول الطريق.
_ولكن كيف تفعل ذلك؟
في حين أن وجود مستند ينص على طلب التغيير يمكن أن يساعدك، إلا أنه لا يمكنه التعامل مع حجم وتكرار معظم التغييرات المرتجلة التي يمكن أن تنشأ.
بدلاً من ذلك، يمكنك ببساطة إرسال رسائل بريد إلكتروني ذهاباً وإياباً حول التغييرات المعتمدة.
ومع ذلك، فإن هذا ليس بطيئًا للغاية فحسب، بل سيكون من الصعب الحفاظ على المساءلة عن التحكم المتكامل في التغيير.
ClickUp يحل هذه المعضلة في إدارة التغيير من خلال
- التدقيق ميزة تعمل مع ملفات PDF و PNG و GIF و JPEG و WEBP. تتيح لك مركزية الملاحظات وتسريع عملية الموافقة على طلب التغيير والمزيد.
- مقطع ميزة تسمح لك بتسجيل مقاطع الفيديو (مع الصوت) ومشاركتها مع فريقك للحصول على اقتراحات سريعة بشأن الجوانب التي ترغب في تغييرها
6. إغلاق المشروع
بعد كل عملك الشاق، اكتمل مشروعك أخيراً، وحان الوقت لقول الكلمات السحرية "أغلق المشروع!"
لكن انتظر، لا تزال هناك أشياء قد ترغب في مراجعتها:
- ما مدى نجاح العمليات المعتمدة في المشروع؟
- هل اتبعنا النهج الصحيح لإدارة المشروع؟
- هل هناك أيأهداف المشروع لم نتمكن من تحقيقها؟
- هل كان بإمكاننا تحسين بعض جوانب المشروع؟
_تراجع تناول كوباً من القهوة في يدك. وتأمل
الآن، عليك أن تأخذ الوقت الكافي للتحدث مع أعضاء فريق المشروع وأصحاب المصلحة المعنيين. قدم لهم جولة حول المهام التي تم إنجازها والمراحل التي تم تحقيقها. إنها طريقة رائعة للحصول على ملاحظات موحدة حول ما يمكنك تحسينه للمشاريع المستقبلية.
ستحتاج أيضًا إلى إرسال مستندات إكمال المشروع إلى عميلك، بما في ذلك أي مرفقات مهمة، وتفاصيل الفواتير، وأدلة المستخدم، وما إلى ذلك.
ClickUp مثالي لجميع حالات الاستخدام هذه:
- أذونات مخصصة تسمح لك بدعوة العملاء إلى مساحة مشروعك دون المساس بالخصوصية
- المشاركة العامة تساعدك على مشاركة أي شيء تقريبًا في ClickUp مع الآخرين. الجدول الزمني,الخريطة الذهنية، مهام محددة... سمّها ما شئت.
- استخدمالدردشة لمناقشة الإنجازات مع فريق المشروع الخاص بك، والتخطيط لحفلات النجاح، والمزيد من الأمور الأخرى
ها أنت ذا، جميع الخطوات الست في القيام بعمل رائع في إدارة تكامل المشروع.
ما هي فوائد تنفيذ إدارة تكامل المشاريع؟
لقد تحدثنا عن كل شيء يتعلق بإدارة المشاريع المتكاملة باستثناء شيء واحد.
_ما الذي ستستفيد منه؟
الفوائد الرئيسية لتطبيق الإدارة المتكاملة للمشاريع هي:
- تنسيق أفضل: إدراج جميع العمليات والمهام، وتقسيم الأدوار والمسؤوليات، ومراقبة كيفية أداء المشروع، وما إلى ذلك، مما يمنح المشاريع هدفًا واتجاهًا
- توفير الوقت: من خلال التعامل بشكل استباقي مع الموارد المشتركة والجداول الزمنية المتداخلة، يمكن لإدارة المشاريع المتكاملة تحسين كفاءة العمل داخل الفرق وتقليل وقت الخمول
- المساءلة: يحافظ مدير المشروع وأعضاء فريق المشروع وأصحاب المصلحة المعنيين على التواصل المستمر. وهذا يساعد على إدارة التوقعات بشكل أفضل ويخلق شعوراً بالمساءلة.
الخلاصة
من إنشاء ميثاق المشروع إلى إغلاق المشروع بنجاح، تساعدك الإدارة المتكاملة للمشروع على تنسيق الأجزاء المختلفة للمشروع بكفاءة.
ولكن لا يمكنك دمج جميع أجزاء المشروع بمفردك.
لإدارة تكامل المشروع بنجاح، تحتاج إلى برنامج مجاني لإدارة المشاريع مثل ClickUp
مع الكثير من الميزات من تخطيط القدرات إلى إدارة المشاريع عن بُعد ، يمكن أن تساعدك ClickUp على جميع جبهات تسليم المشاريع المتكاملة. احصل على ClickUp مجاناً اليوم وقم بتوصيل كل شيء في مساحة مشروعك في لمح البصر!
